RAPORT. Polskie firmy nie chcą iść na rękę klientom. Plany polskich przedsiębiorstw dotyczących przejścia na faktury elektroniczne

Transkrypt

1 Polskie firmy nie chcą iść na rękę klientom RAPORT Plany polskich przedsiębiorstw dotyczących przejścia na faktury elektroniczne Zespół mailpro.pl MailPro Sp. z o.o.

2 S t r o n a 1 Wstęp Od początku 2011 roku, na mocy grudniowego rozporządzenia Ministerstwa Finansów, przedsiębiorcy mogą wysyłać faktury drogą elektroniczną. Nowe prawo to szansa na uproszczenie wzajemnych kontaktów między kontrahentami, obniżenie kosztów, a przede wszystkim duże udogodnienie dla klienta indywidualnego. Rozporządzenie nie nakłada na firmy obowiązku posiadania podpisu elektronicznego, a jedynie uzyskania zgody od klienta na nowy format dokumentu, wysyłki w formacie uniemożliwiającym edycję (czyli np. w plikach.pdf) oraz integralność (dokument u nadawcy i odbiorcy powinien wyglądać tak samo, należy więc zrezygnować z napisu Oryginał i Kopia ). Wszystkie przesłanki wskazują na to, że proces przechodzenia na faktury elektroniczne wygodniejsze dla klientów i tańsze dla przedsiębiorstw powinien postępować szybko i bez większych problemów. Jak zareagowały firmy? Czy chętnie zrezygnują z papierowych dokumentów? Czy klienci oczekują nowej formy dostarczania faktur? Przebadaliśmy 511 małych i średnich przedsiębiorstw (w większości korzystających już np. z usług marketingowych) oraz 1020 klientów indywidualnych pod kątem ich planów i oczekiwań odnośnie faktur elektronicznych. Wyniki prezentujemy w poniższym raporcie. Badanie przedsiębiorców oraz konsumentów zostało zrealizowane w dniach 1-4 lutego metodą CATI (Computer Assisted Telephone Interview czyli wspomagany komputerowo wywiad telefoniczny). Owocnej lektur życzy Zespół MailPro

3 S t r o n a 2 Faktury elektroniczne wciąż mało popularne Mimo, że nowe prawo obowiązuje już blisko dwa miesiące, wiele firm nie do końca orientuje się, jak funkcjonują i jak wdrożyć e-faktury we własnej firmie. Blisko 25% z nich słyszało o zmianie, ale nie do końca wie, z czym ona się wiąże, 46% jest świadomych nowego prawa, 19% doskonale orientuje się w zmianach, a aż 10% nigdy o nich nie słyszało.

4 S t r o n a 3 Spośród wszystkich przebadanych przedsiębiorstw zaledwie 13% wysyła faktury w formie elektronicznej. Podobnie jest z odbieraniem faktur tylko 20% wszystkich przedsiębiorstw otrzymuje od kontrahentów faktury inaczej, niż tradycyjną pocztą.

5 S t r o n a 4 Firmy niechętne zmianom Niewiele lepiej jest z chęcią wdrożenia nowych elektronicznych dokumentów. Choć tańsze i szybsze w wysyłce, nie cieszą się popularnością. Spośród wszystkich przebadanych firm 40% planuje przejść na e-faktury w czasie 1-2 lat, ale ponad połowa nie chce robić tego wcale.

6 S t r o n a 5 Przedsiębiorcy nie tylko nie planują zmian, ale wręcz nie chcą, by tego typu ułatwienia wprowadzili ich kontrahenci. Jedynie 13% ankietowanych przedsiębiorców chętnie zrezygnowałoby z papierowego obiegu dokumentów na rzecz dokumentów w formacie PDF.

7 S t r o n a 6 Wśród najczęściej wymienianych powodów, dla których przedsiębiorcy nie decydują się na elektroniczne faktury są: brak wyszkolonego personelu, brak odpowiednich narzędzi, niedostateczna wiedza na temat aspektów prawnych i opór kontrahentów.

8 S t r o n a 7 Z kolei firmy, które wysyłają lub zamierzają wysyłać w najbliższym czasie faktury pocztą, cenią sobie przede wszystkim oszczędność pieniędzy, krótki czas dostarczenia faktury oraz lepszą kontrolę nad dokumentami i oszczędność czasu pracowników. Niektóre z nich wskazują też na korzyść w postaci lepszej ochrony środowiska.

9 S t r o n a 8 Konsumenci chcą e-faktur Wyniki badań wśród przedsiębiorców są tym bardziej zaskakujące, że klienci indywidualni bardzo dobrze reagują na nowe prawo, wręcz oczekując od firm, by te zrezygnowały z papierowych dokumentów. Ponad 60% z nich jest bardzo otwarta na zmiany i chętnie zamieniłaby tradycyjne faktury na elektroniczne.

10 S t r o n a 9 Rzeczywistość jest jednak zupełnie inna. Choć w mediach ciągle pojawiają się informacje na temat kolejnych wielkich przedsiębiorstw rezygnujących z papierowego obiegu dokumentów sprzedaży, tylko 21% konsumentów otrzymało przynajmniej raz fakturę w formie elektronicznej. Pozostali są skazani na pocztę i papier.

11 S t r o n a 10 Wnioski Wyniki badania wyraźnie pokazują, że mimo ogromnego społecznego zainteresowania elektroniczną formą rozliczania się, przedsiębiorcy dość niechętnie podchodzą do zmian. Blisko 60% konsumentów chętnie zamieniłoby papier na dokument.pdf, podczas gdy tylko 40% firm planuje wdrożenie e-faktur. To bardzo zaskakująca wiadomość - w czasach, kiedy walka o każdego klienta jest naprawdę zacięta, gdy liczy się szybkość zarówno dostarczania informacji, jak i dokumentów, niechęć do wybrania tańszego i wygodniejszego środka rozliczeń wydaje się być zastanawiająca. Tym bardziej, że za tego typu rozwiązaniem optują osoby najważniejsze dla bytu każdej firmy, czyli klienci. Duże znaczenie może mieć tutaj poziom wiedzy przedsiębiorców. Wiedza na temat korzyści, jakie dają e-faktury jest wśród przedsiębiorców niedostateczna lub w zasadzie żadna. Świadczyć o tym może pojawiające się wśród odpowiedzi zdanie o braku personelu do obsługi faktur elektronicznych. Tymczasem jedną z ich największych zalet jest prosta, intuicyjna i szybka wysyłka, prosta nawet dla osób niezaznajomionych z komputerem. Z drugiej strony przedsiębiorstwa, które e-faktury już u siebie wdrożyły, są bardzo zadowolone z korzyści, jakie przynosi im elektroniczny obieg dokumentów. Cenią sobie szczególnie oszczędność czasu i pieniędzy, choć wiele z nich traktuje sprawę również w kategoriach wizerunkowych jako symbol zmian w nowoczesnej firmie lub możliwość zaprezentowania się jako przedsiębiorstwo przyjazne środowisku. W mediach często pojawiają się wzmianki o dużych przedsiębiorstwach, szczególnie z branży telekomunikacyjnej, które masowo zmieniają sposób rozliczania się z klientami, proponując im e-awizo, e-fakturę, a nawet dokumenty wyświetlane na ekranie telewizora. Tymczasem w naszych codziennych, zwykłych kontaktach przedsiębiorstwo-konsument skazani jesteśmy niezmiennie na papier,

12 S t r o n a 11 opóźnienia poczty, zagubione listy. Sytuacja ta, jak wskazują przeprowadzane przez nas badania, nie zmieni się aż do czasu wprowadzenia obowiązkowych elektronicznych faktur w 2020 roku. Albo do czasu, kiedy firmy faktycznie posłuchają swoich klientów. O autorach raportu Firma mailpro od momentu powstania w 2005 roku rozwija funkcjonalny system do zarządzania komunikacją i sms marketingową, wspierając firmy z różnych sektorów biznesu w skutecznej komunikacji za pomocą poczty elektronicznej. Na początku 2011 roku jako pierwsza w Polsce uruchomiła aplikację do masowej wysyłki faktur, umożliwiając dostarczanie dokumentów sprzedaży w sposób prosty, intuicyjny i szybki. U podstaw działalności firmy leży głębokie przekonanie, że podstawą sukcesów jej klientów są nie tylko nowoczesne rozwiązania technologiczne, lecz również szeroka wiedza i doświadczenie jej pracowników, będące integralną częścią oferty. W mailpro skuteczna komunikacja to zdecydowanie więcej niż zaawansowane rozwiązania technologiczne czy utarte strategie marketingowe.