PEŁNA DIGITALIZACJA dla początkujących

Transkrypt

1

2

3 O Autorze Viktor Mečiar IT Manager Viktor jest odpowiedzialny za nadzorowanie wewnętrznego rozwoju i wprowadzanie w życie rozwiązań oprogramowania dla Accace Group. Z 7 placówkami i ugruntowaną europejską siecią partnerów, Accace oferuje szeroki zakres usług outsourcingowych, a także konsultacji w zakresie księgowości, kadr i płac, podatków oraz doradztwa prawnego. z

4 Księgowość w chmurze Automatyzacja wprowadzania faktur Automatyzacja i usprawnienie procesu obiegu dokumentów SKUSIŁY CIĘ NOWE TRENDY?

5 Wydaje się oczywiste, że jeśli tylko zastąpimy ręczne wypełnianie dokumentów pełną digitalizacją, zaoszczędzimy pieniądze, czas pracy i jednocześnie sprawimy, że będzie ona bardziej efektywna. JEDNAK CZY TO NAPRAWDĘ TAKIE PROSTE?

6 Nasz krótki przewodnik pomoże Ci Znaleźć odpowiedź na kilka kluczowych pytań przed wyciągnięciem pochopnych wniosków odnośnie tego co pełna digitalizacja oznacza.

7 1. Czy Twoi dostawcy są wystarczająco wyrafinowani? Czy Twoje faktury są drukowane na papierze wątpliwej jakości? Czy Twój dostawca przesyła Ci faktury z kolorowym tłem, wyszukaną czcionką i dużym logiem? Ile poświęcasz czasu i innych zasobów na ręczne sortowanie, przepinanie i nadawanie kodów kreskowych dokumentom? Jeśli stawiasz czoło co najmniej jednemu z wymienionych problemów to szansa na osiągnięcie pełnej automatyzacji ekstrakcji danych z takich dokumentów jest bardzo niska.

8 Rada: idź o krok dalej Aby pozbyć się nieprzewidzianych kosztów i strat, należy rozpocząć implementację zmian na samym początku procesu, a dokładniej uzgodnić ze swoimi dostawcami, aby wysyłali faktury elektroniczne w postaci dokumentu PDF bądź poprzez elektroniczną wymianę danych (EDI). Przypomnienie: Unia Europejska wspiera i promuje wdrożenia elektronicznego obiegu fakturowania we wszystkich krajach członkowskich.

9 2. W jaki sposób należałoby uprościć procesy? Najważniejsze jest abyś wiedział jakie dane musisz wyeksportować ze swoich dokumentów. Czy potrzebujesz danych wyłącznie z nagłówka faktury czy wszystkie informacje zawarte w tekście? Wyodrębnianie wszystkich danych z dokumentu w ogóle nie jest efektywne. Należy się skupić wyłącznie na informacjach, które są niezbędne w programie księgowym oraz do sporządzania raportów.

10 Rada: Zachowaj jasną wizję! Czego oczekujesz od digitalizacji swoich faktur? Chcesz zaoszczędzić koszt utrzymania pracownika bądź czas spędzony nad konkretnymi zadaniami? Zwiększyć bezpieczeństwo przechowywania danych albo rozwiązać problem elektronicznej walidacji? Wszystkie wymienione czynniki mają wpływ na finalne rozwiązanie. Digitalizacja nie przyniesie zamierzonych efektów jeśli chcesz osiągnąć tylko jeden z wymienionych celów, bez świadomości pełnego obrazu.

11 3. Czy OCR to wszystko co potrzebujesz? Jakość danych wyodrębnionych z dokumentów może różnić się każdego miesiąca. Dzieje się tak ponieważ przetwarzanie dokumentów zależy od wielu aspektów, takich jak: jakość papieru aktualny stan urządzenia skanującego zmiany dotyczące zasad ekstrakcji (dodatkowe ustawienia) zmiany w prawie

12 Rada: Outsourcuj! Jeśli zdecydujesz się na digitalizację faktur (bądź innych dokumentów) możesz wybrać pomiędzy zakupem własnego oprogramowania OCR bądź przekazaniem tego zadania zewnętrznemu dostawcy. Outsourcing tego zadania zapewni Ci pełen zakres usług od konserwacji/aktualizacji dokumentów w celu zbierania, sortowania, skanowania czy ekstrakcji danych, aż po elektroniczną walidację, obieg dokumentów czy archiwum.

13 WNIOSEK

14 Elektroniczna obsługa - całkiem pozbawiona papieru! W świecie biznesu papierowe dokumenty znikają z naszych biur a trend ten będzie rósł z każdym dniem. Nawet przepisy prawne mówią o tym, iż tego typu forma dokumentacji nie jest ściśle wymagana. Idealnym rozwiązaniem byłoby absolutne zastąpienie systemów opartych o dokumentację papierową, na rozwiązania EDI, ISDOC bądź samo rozliczenie. Jest to na pewno właściwy krok ku stabilniejszej przyszłości.

15 Kochamy pomagać przedsiębiorcom Skontaktuj się z nami! odnosić sukcesy. Pozwól pomóc i sobie! O tulip ie