Prezydent Miasta Gliwice KG.0914-1-2/06 Gliwice, dnia 26 maja 2006 r. 2006-252729 Pani mgr Mariola Wrzosek Dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 31 w Gliwicach ul. Mickiewicza 65 Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 230-6951 Fax +48 (32) 231-2725 pm@um.gliwice.pl Urząd Miejski ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 231-3041 Fax +48 (32) 231-2725 Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) 239-1165 +48 (32) 239-1254 +48 (32) 239-1199 www.um.gliwice.pl WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach 16 stycznia 2006 r. oraz od 25 do 30 stycznia 2006 r. w Przedszkolu przez pracowników wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta nr KG.0914-1-2/06 z dnia 4 stycznia 2006 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 21 lutego 2006 r., wraz z aneksami nr 1 z dnia 27 marca 2006 r. i nr 2 z dnia 24 kwietnia 2006 r. których pojedyncze egzemplarze są w posiadaniu jednostki kontrolowanej. Przedmiot kontroli Sprawdzenie realizacji zaleceń pokontrolnych z kontroli przeprowadzonych w latach 2004-2005. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. W wyniku przeprowadzonej kontroli realizacji zaleceń pokontrolnych stwierdzono, że na: a) 36 zaleceń sformułowanych w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 3 lutego 2005 r. (znak KG.0914-0-19/04): - zrealizowano 18 zaleceń, co stanowi 50% ogółu wydanych zaleceń, - nie wykonano 5 zaleceń, co stanowi około 13,89% ogółu zaleceń, - nie w pełni zrealizowano 13 zaleceń, co stanowi 36,11% ogółu wydanych zaleceń, b) 3 zalecenia sformułowane w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 3 czerwca 2005 r.(znak KG.0914-2-19/05/4): - zrealizowano 2 zalecenia, co stanowi 66,66% ogółu wydanych zaleceń, - nie wykonano 1 zalecenia, co stanowi 33,34% ogółu wydanych zaleceń. Wnioski i zalecenia: Poniżej przedstawiam poszczególne uchybienia i nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli, wskazując zarazem wnioski i zalecenia zmierzające do ich usunięcia. 1. Główny księgowy zatrudniony od 1 stycznia do 28 kwietnia 2005 r. nie posiadał powierzonego zakresu obowiązków i odpowiedzialności wydanego w oparciu o przepisy ustawy o finansach publicznych z dnia 26 listopada 1998 r. (jt. Dz. U. z r. 2003 nr 15 poz. 148 z późn. zm.). Zalecenie nr 1. Do akt osobowych włączyć powierzony i przyjęty przez głównego księgowego zakres obowiązków i odpowiedzialności zgodny z wymogami ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. z r. 2005 nr 149 poz. 2104 z późn. zm.).
2. Obowiązujące w jednostce regulacje wewnętrzne w 2005 r. nie były wprowadzane zarządzeniami określającymi daty ich obowiązywania oraz podlegającymi rejestracji i numeracji. Nie wydano zarządzenia zawierającego wykaz obowiązujących w jednostce regulacji wewnętrznych. Zalecenie nr 2 Uporządkować regulacje wewnętrzne, poprzez wprowadzenie w życie zarządzenia ustalającego wykaz obowiązujących w jednostce regulacji wewnętrznych. W przyszłości zmiany w regulacjach wewnętrznych wprowadzać poprzez wydanie zarządzeń określających datę wprowadzenia ich w życie. 3. We wprowadzonych i obowiązujących w trakcie kontroli regulacjach wewnętrznych stwierdzono następujące uchybienia stanowiące nie dostosowanie się do wymogów zalecenia, a mianowicie: - Instrukcja kancelaryjna z dnia 18 marca 2005 r. nie zawiera ponumerowanych załączników przywołanych w treści regulacji, jednocześnie nie została przedstawiona pracownikom do zapoznania się z jej treścią, - Instrukcja obiegu dokumentów obowiązująca od dnia 1 maja 2005 r. wymienia jako organ akceptujący likwidację środka trwałego Zarząd Miasta Gliwice, tj. organ już niefunkcjonujący, - Regulamin wynagradzania nauczycieli z dnia 6 lipca 2005 r. zawiera zapisy dokonane ołówkiem, - Instrukcja archiwizacyjna brak zapoznania się z jej treścią przez pracowników prowadzących dokumentację archiwizacyjną, - Regulamin zfśs z dnia 17 lutego 2003 r. brak wykazu obowiązujących załączników oraz zapoznania się z jej treścią przez pracowników jednostki, - Schemat organizacyjny obowiązujący od 1 września 2003 r. nie uwzględnił zmian mających miejsce w związku z wprowadzeniem z dniem 1 stycznia 2005 r. stanowiska specjalisty ds. księgowości, - Regulamin wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami brak informacji o przekazaniu jego treści do wiadomości pracownikom, ponadto w rozdziale V 6 wymieniono organ nieistniejący tj. Zarząd Miasta Gliwice, - Regulamin pracy brak zapoznania pracowników z jego treścią oraz podpisu dyrektora. Dwie ostatnie regulacje, tj. Regulamin wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami i Regulamin pracy przedstawiono pracownikom jednostki do wiadomości w dniach 26 i 27 stycznia 2005 r. (w trakcie kontroli). Zalecenie nr 3 Usunąć ww. nieprawidłowości. 4. Zakładowy Plan Kont wymienia konto 140 Środki pieniężne w drodze jako konto służące do ewidencjonowania operacji z tytułu udzielanych pracownikom zaliczek gotówkowych, do których zastosowanie ma konto 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami. W planie nie opisano w sposób szczegółowy zasad prowadzenia gospodarki magazynowej dotyczącej opału, ponadto wymienia się 3030 różne wydatki na rzecz osób fizycznych, który to w jednostce nie ma zastosowania. 2
Zalecenie nr 4 Zakładowy Plan Kont doprowadzić do stanu zgodnego z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. (Dz. U. z r. 2001 nr 153 poz. 1752). 5. Brak ksiąg pomocniczych dla rozrachunków z rodzicami dzieci uczęszczających do przedszkola. Zalecenie nr 5 Zgodnie z art. 17 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z r. 2002 nr 76 poz. 694 z późn. zm.) założyć księgi pomocnicze umożliwiające identyfikację rozliczeń z poszczególnymi wierzycielami i dłużnikami, spełniające wymogi art. 16 ustawy o rachunkowości. 6. Przypadki braku sprawdzenia merytorycznego, formalno-rachunkowego oraz dat zatwierdzenia do wypłaty wydatków przez dyrektora i głównego księgowego, a także opisu przeznaczenia zakupionego sprzętu wraz z informacją o objęciu go ewidencją pomocniczą. Zalecenie nr 6 Dowody księgowe poddawać sprawdzeniu merytorycznemu, formalno-rachunkowemu oraz zatwierdzeniu do wypłaty przez upoważnione osoby, w opisie wskazywać cel wydatku, natomiast na dowodach zakupu środków trwałych wykazywać sposób zaewidencjonowania sprzętu. 7. Nieprzestrzeganie polecenia służbowego Prezydenta Miasta nr 17/03 z dnia 30 września 2003 r., jednostka wskazuje na dowodach księgowych informację z której wynika wyłącznie wartość pozostałych do wydatkowania środków. Zalecenie nr 7. Realizować w pełni zapisy polecenia służbowego Prezydenta Miasta nr 3/05 z dnia 14 marca 2005 r. 8. Nieprzestrzeganie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z r. 2005 nr 149 poz. 2104 z późn. zm.) w związku z niedokonywaniem w jednostce wstępnej oceny celowości zaciąganych zobowiązań finansowych i realizowanych wydatków. Zalecenie nr 8 Przestrzegać obowiązujących w jednostce procedur w zakresie kontroli celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. 9. Obecność pracowników w pracy nie jest odnotowywana na bieżąco. Brak nadzoru nad ewidencjonowaniem czasu pracy. Listy obecności nie zawierają oznaczenia stanowiska pracowniczego. Zalecenie nr 9 Zdyscyplinować pracowników w zakresie przestrzegania zakładowego Regulaminu Pracy. Wzmóc nadzór nad odnotowywaniem przez pracowników obecności w pracy oraz sposobem prowadzenia ewidencji czasu pracy. 10. Nieprzestrzeganie wymogów wynikających z art. 45 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z r. 2005 nr 149 poz. 2104 3
z późn.zm.) w zakresie realizacji przez głównego księgowego wstępnej kontroli zgodności zawieranych umów cywilnoprawnych z planem finansowym jednostki. Zalecenie nr 10 Umowy cywilnoprawne zawierać z zachowaniem wymogów procedury, o której mowa w art. 45 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. 11. Uchybienia w prowadzonej od 25 stycznia 2005 r. ewidencji ilościowowartościowej pozostałych środków trwałych, w postaci braku: - wskazania stanów ilościowych sprzętu tego samego rodzaju, - wypełnienia informacji w rubryce nr 14 przy likwidacji kolejnych pozycji wyposażenia, - wskazania dokumentu stanowiącego podstawę przychodu. Zalecenie nr 11 Usunąć uchybienia w ewidencji ilościowo-wartościowej pozostałych środków trwałych. 12. W ewidencji ilościowej pozostałych środków trwałych brak sumowania stanów ilościowych sprzętu danego rodzaju. Zalecenie nr 12 Usunąć braki w ewidencji ilościowej pozostałych środków trwałych. 13. Artykuły spożywcze wydawane są do kuchni na podstawie zeszytu, w którym brak potwierdzenia odbioru ze strony kucharki. Stwierdzono przypadki niewydawania artykułów składających się na jadłospis. Zalecenie nr 13 Wzmóc nadzór nad dokumentacją magazynu art. żywnościowych w celu wyeliminowania ww. uchybień. 14. W zakresie prowadzonej dokumentacji magazynowej stwierdzono następujące nieprawidłowości: jednostka nie sporządza wymaganych instrukcją wewnętrzną kwartalnych zestawień dotyczących magazynu opałowego wskazujących na ilość i wartość przychodów i rozchodów, kartoteki magazynowe środków czystości prowadzone w 2005 r. nie zawierały: - numeracji kartotek i stron, - kolejnych pozycji przychodów i rozchodów, - oznaczenia pieczęcią firmową, ponadto - brak jednolitości w zakresie prowadzonej ewidencji poprzez dopuszczenie do prowadzenia kartotek ilościowych wraz z kartotekami ilościowowartościowymi, - pozostawianie pustych miejsc, niezapisanych rubryk, - zamalowywanie wcześniejszych zapisów, - niechronologiczność zapisów. Dowody Magazyn Wyda nie zawierają: - precyzyjnego opisu przeznaczenia wydawanych artykułów, - zatwierdzenia przez dyrektora, - wskazania numeru faktury, - oznaczenia pieczęcią firmową, - wpisów oznaczeń kartotekowych wydawanych artykułów. 4
Zalecenie nr 14 Dokumentację magazynową sporządzać w sposób kompletny, staranny z uwzględnieniem wymogów zakładowej Instrukcji obiegu dokumentów oraz ustawy o rachunkowości, eliminując ww. uchybienia. 15. Nieprawidłowości w udzielaniu i rozliczaniu zaliczek gotówkowych, a mianowicie: - zaliczki udzielane są na podstawie wniosków, które zatwierdzone są do wypłaty wyłącznie przez głównego księgowego i nie zawierają daty sporządzenia dokumentu, - na wnioskach brak określenia rodzaju udzielonej zaliczki, tj. stała bądź okresowa, (zaliczki udzielane są na podstawie jednego wniosku na różne cele), - przy rozliczaniu zaliczek stosowany jest dokument zestawienie rachunków, z którego nie wynika kto jest zaliczkobiorcą i która zaliczka podlega rozliczeniu, dokument ten nie zawiera wskazania kwoty do zwrotu bądź do wypłaty przez zaliczkobiorcę wynikającą z rozliczenia zaliczki, - dokument rozliczenia zaliczki nie jest sprawdzony pod względem merytorycznym, formlno-rachunkowym oraz zatwierdzony do wypłaty przez dyrektora, - kwoty wynikające z rozliczeń pobierane są z banku przez głównego księgowego a nie przez zaliczkobiorcę, - zaliczki rozliczane są rachunkami potwierdzającymi wydatki zrealizowane przed pobraniem zaliczki, - nieprzestrzegane są procedury rozliczenia zaliczek z pracownikami, z którymi następuje rozwiązanie stosunku pracy, - zaliczki ewidencjonowane są na koncie 234, jednakże nadal stosowane jest jako uzupełniające konto 140 środki pieniężne w drodze dla ewidencjowania wypłaconych a nie rozliczonych środków. Zalecenie nr 15 Zaliczki rozliczać zgodnie z celem ustalonym we wniosku. Ewidencję udzielanych pracownikom zaliczek prowadzić zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych na koncie 234 dot. pozostałych rozrachunków z pracownikami. Przestrzegać komunikatu nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z r. 2003 nr 3 poz. 13) oraz regulacji wewnątrzzakładowych w zakresie udzielania pracownikom zaliczek. 16. Nieprawidłowości w gospodarowaniu zfśs polegające na: - nieokreśleniu w zakładowym Regulaminie zfśs zasad udzielania emerytom pożyczek mieszkaniowych i ich spłacania, - udzielaniu świadczeń socjalnych (dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników, do wypoczynku emerytów oraz administracji i obsługi) bez wniosków o ich przyznanie. Zalecenie nr 16 Dokonać uzupełnienia Regulaminu zfśs w zakresie dotyczącym udzielania i rozliczania pożyczek mieszkaniowych wypłacanych emerytom. 5
Bezwzględnie przestrzegać zasady przyznawania pomocy socjalnej na wniosek zainteresowanych świadczeniobiorców. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta (-) Z-ca Prezydenta Miasta Andrzej Karasiński 6