Zarządzenie Nr 12 /SK/2010 Wójta Gminy Dębica z dnia 06 kwietnia 2010 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 12 /SK/2010 Wójta Gminy Dębica z dnia 06 kwietnia 2010 r. w sprawie określenia i wdrożenia audytu wewnętrznego w Urzędzie Gminy Dębica oraz jednostkach organizacyjnych Gminy Dębica. Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zm.) zarządzam, co następuje: 1 Zatwierdzam Kartę audytu wewnętrznego w Urzędzie Gminy Dębica oraz jednostkach organizacyjnych stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 2 Zarządzenie ma zastosowanie do zasad i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego w Gminie Dębica. 3 Zobowiązuję Kierownictwo Wydziału i wszystkich Referatów Urzędu Gminy Dębica oraz Kierownictwo Jednostek Organizacyjnych Gminy Dębica do zapoznania się z Kartą Audytu Wewnętrznego w Urzędzie Gminy Dębica. 4 Nadzór nad wykonaniem niniejszego Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy Dębica. 5 Zarządzenie wchodzi w życie z mocą obowiązującą od dnia podpisania. WÓJT GMINY DĘBICA STANISŁAW ROKOSZ

2 1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr Wójta Gminy Dębica z dnia.. r. KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO I. Postanowienia ogólne Karta Audytu Wewnętrznego, zwana dalej regulaminem, określa: zakres audytu wewnętrznego cele audytu wewnętrznego, 1 metodologię przeprowadzania audytu wewnętrznego w Urzędzie Gminy Dębica oraz innych jednostkach sektora finansów publicznych Gminy Dębica. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: 1. Kierowniku jednostki rozumie się Wójta Gminy Dębica 2. Urzędzie - rozumie się przez to Urząd Gminy Dębica; 2 3. audytorze wewnętrznym rozumie się zleceniobiorcę posiadającego kwalifikacje zawodowe, o których mowa w art. 286 ust.1 ustawy o finansach publicznych, z którym zawarta została umowa zlecenia; 4. Jednostce należy przez to rozumieć Gminę Dębica 5. komórce audytowanej należy rozumieć Urząd albo komórkę organizacyjną w Urzędzie Gminy Dębica oraz pozostałe jednostki organizacyjne Gminy Dębica. 6. zadaniu audytowym rozumie się przez to zapewniające zadanie audytowie oraz czynności doradcze; 7. zadaniu zapewniającym - należy przez to rozumieć zespół działań podejmowanych w celu dostarczenia niezależnej i obiektywnej oceny 8. czynnościach doradczych - należy przez to rozumieć, inne niż zadania zapewniające, działania podejmowane przez audytora wewnętrznego, których charakter i zakres jest uzgodniony z kierownikiem jednostki, a których celem jest przede wszystkim usprawnienie funkcjonowania jednostki 9. obszarze ryzyka - należy przez to rozumieć zdefiniowany na potrzeby audytu obszarach działalności jednostki 10. obszarze audytu rozumie się przez to każdy obszar ryzyka lub jego element w obrębie którego audytor wyodrębnił obszary ryzyka do przeprowadzenia zadania audytowego;

3 2 11. planie audytu rozumie się przez to roczny plan audytu wewnętrznego; 12. analizie ryzyka należy rozumieć udokumentowany, logicznie uporządkowany cykl działań, którego celem jest klasyfikacja wyodrębnionych obszarów ryzyka; analiza ryzyka w szczególności obejmuje identyfikację obszarów działalności jednostki oraz ocenę ryzyka we wszystkich zidentyfikowanych obszarach działalności jednostki, 13. cykl audytu rozumie się iloraz wyrażonego w latach czasu niezbędnego dla przeprowadzenia zadań audytowych we wszystkich, zidentyfikowanych obszarach ryzyka przy niezmienionych warunkach umowy oraz zasobach osobowych oraz liczby zadań do zaplanowanych do przeprowadzenia w roku którego plan dotyczy; 14. ustawie o finansach publicznych rozumie się przez to ustawę z dnia ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 15. akta bieżące audytu dokumentacja audytora wewnętrznego gromadzona w celu udokumentowania przebiegu i wyników audytu wewnętrznego. 16. akta stałe audytu - dokumentacja audytora wewnętrznego dotycząca obszarów ryzyka, które mogą być przedmiotem zadań audytowych. 17. umowa umowa cywilnoprawna stanowiąca podstawę do prowadzenia audytu wewnętrznego Audytem wewnętrznym jest działalność niezależna i obiektywna, której celem jest wspieranie kierownika jednostki w realizacji jej celów i zadań przez systematyczna ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze. 2. Audyt wewnętrzny w Gminie Dębica przeprowadza audytor wewnętrzny. 3. W czynnościach audytowych mają obowiązek uczestniczyć inne osoby wyznaczone przez audytora wewnętrznego do wykonania określonych czynności. 4. Audytor wewnętrzny realizując audyt wewnętrzny w Gminie Dębica kieruje się przepisami oraz wskazówkami zawartymi w Standardach audytu wewnętrznego oraz umowie. 5. Audytor wewnętrzny opracowuje, w uzgodnieniu z Wójtem Gminy Dębica, pisemne procedury audytu zawierające zwięzły opis stosowanej metodyki audytu wewnętrznego. 6. Audytor wewnętrzny obowiązany jest zgłaszać Wójtowi Gminy Dębica pisemnie wszelkie próby naruszenia niezależności audytora Audytem wewnętrznym w Gminie Dębica obejmuje się Urząd Gminy Dębica oraz wszystkie jednostki organizacyjne Gminy Dębica zaliczane do sektora finansów publicznych 2. Wszyscy pracownicy zatrudnieni w jednostkach organizacyjnych, o których mowa w 4 pkt.1, zobowiązani są uczestniczyć w procesie audytu.

4 3 3. W przypadku odmowy wykonywania lub niewykonania czynności niezbędnych do przeprowadzenia czynności audytowych przez pracowników jednostek organizacyjnych Gminy Dębica, audytor wewnętrzny przekazuje informację pisemną Kierownikowi Jednostki. II. Organizacja przeprowadzania audytu wewnętrznego 5 Audyt wewnętrzny przeprowadzany jest na podstawie planu audytu a w uzasadnionych sytuacjach, po uzgodnieniu z Kierownikiem jednostki, poza planem audytu Plan audytu przygotowuje audytor wewnętrzny w porozumieniu z Wójtem Gminy Dębica. 2. Plan audytu wewnętrznego na następny rok opracowywany jest i przedstawiany Kierownikowi jednostki do zatwierdzenia przed zakończeniem roku kalendarzowego. 3. Plan audytu opracowywany jest w oparciu o analizę ryzyka. 4. Przyjętą metodologię analizy ryzyka określa załącznik Analiza ryzyka. 5. Do końca stycznia każdego roku audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni oraz podejmowanych działań audytowych. 6. Plan audytu oraz sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego stanowią informację publiczną. 7 Po wdrożeniu audytu wewnętrznego w ciągu roku, audytor wewnętrzny ustala w formie pisemnej z Kierownikiem jednostki zadania audytowie do przeprowadzenia do końca roku oraz opracowuje plan audytu na rok następny Opracowując plan audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny sporządza listę wszystkich obszarów ryzyka w kolejności wynikającej z oceny ryzyka. 2. Audytor wewnętrzny, w celu opracowania planu audytu wewnętrznego przeprowadza analizę zasobów osobowych audytu i uwzględnia ją wraz z postanowienia umowy zlecającej prowadzenie audytu w procesie planowania.

5 Audytor wewnętrzny określa cykl audytu w oparciu o analizę ryzyka oraz analizę zasobów audytu. 2. Cykl audytu stanowi załącznik planu audytu Audytor wewnętrzny obowiązany jest prowadzić akta stałe i akta bieżące audytu wewnętrznego. 2. Akta audytu wewnętrznego stanowią własność Gminy Dębica. 3. Akta audytu mogą być udostępniane do wglądu Kierownikowi jednostki lub osobie przez niego upoważnionej. 4. W przypadku udostępnienia akt audytu audytor wewnętrzny odnotowuje ten fakt w notatce i załącza ją do udostępnionych akt. 5. Upoważnienie do udostępnienia akt audytu zostaje udzielone wyłącznie w formie pisemnej a jego oryginał audytor wewnętrzny załącza do udostępnianych akt. 6. Audytor wewnętrzny oznacza trwale na marginesie każdej udostępnionej strony akt audytu wewnętrznego fakt jej udostępnienia. Adnotacja wskazuje datę oraz osobę której udostępniono akta. 7. Kierownik jednostki zapewnia audytorowi wewnętrznemu warunki niezbędne dla bezpiecznego przechowywania akt audytu wewnętrznego Przed rozpoczęciem realizacji zadania zapewniającego w komórce audytowanej audytor wewnętrzny zawiadamia kierownika tej komórki o celu, zakresie zadania, kryteriach oceny oraz narzędziach i technikach przeprowadzenia zadania. 2. Audytor wewnętrzny przedkłada kierownikowi audytowanej komórki imienne upoważnienie do realizacji zadania audytowego wystawione przez Wójta Gminy Dębica. 3. Na żądanie kierownika audytowanej komórki audytor wewnętrzny obowiązany jest okazać dowód osobisty Przystępując do realizacji zadania zapewniającego audytor wewnętrzny przeprowadza analizę ryzyka w komórce objętej audytem w celu właściwej alokacji czasu przeznaczonego na realizację zadania. 2. Audytor wewnętrzny sporządza program zadania audytowego.

6 5 3. Audytor wewnętrzny może dokonać zmian w programie zadania audytowego. Zmiany powinny zostać udokumentowane. 13 Kierownik komórki audytowanej zapewnia audytorowi wewnętrznemu warunki niezbędne do przeprowadzenia audytu wewnętrznego, przedstawia żądane dokumenty oraz ułatwia terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników tej komórki Audytor wewnętrzny może przeprowadzić naradę otwierającą w celu przedstawienia informacji o których mowa w W naradzie otwierającej uczestniczy kierownik audytowanej komórki lub osoba przez niego upoważniona 3. Upoważnienie do udziału w imieniu kierownika w naradzie otwierającej musi mieć charakter pisemny W trakcie realizacji zadania audytowego audytor wewnętrzny może odbywać narady z pracownikami komórki, w której jest przeprowadzony audyt wewnętrzny. 2. Pracownicy audytowanej komórki mają obowiązek uczestniczyć w naradach organizowanych przez audytora wewnętrznego Pracownicy audytowanej komórki mają prawo, z własnej inicjatywy, złożyć audytorowi oświadczenie dotyczące przedmiotu zadania zapewniającego. 2. Oświadczenie składane jest w formie pisemnej lub do protokołu. 3. Audytor wewnętrzny ma obowiązek włączyć do akt bieżących utrwalone na piśnie oświadczenie pracownika audytowanej komórki jeśli spełnia warunek pkt Po zakończeniu zadania audytowego, audytor wewnętrzny przedstawia kierownikowi audytowanej komórki ustalenia dotyczące stanu faktycznego.

7 6 18 Audytor wewnętrzny może zwołać naradę zamykającą w celu przedstawienia wstępnych ustaleń zadania zapewniającego Po przedstawieniu wstępnych wyników zadania zapewniającego audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie z zadania zapewniającego. 2. Sprawozdanie podpisuje audytor wewnętrzny. 3. Sprawozdanie ze zrealizowanego zadania audytowego Audytor wewnętrzny przekazuje za potwierdzeniem kierownikowi audytowanej komórki. 4. W przypadku zadania zapewniającego dotyczącego kilku komórek audytor wewnętrzny może przekazać kierownikowi audytowanej komórki tylko tę część sprawozdania która dotyczy kierowanej komórki Po otrzymaniu sprawozdania bądź jego części kierownik audytowanej komórki, w terminie 10 dni może zgłosić wyłącznie w formie pisemnej: a. dodatkowe wyjaśnienia b. umotywowane zastrzeżenia 2. W przypadku otrzymania dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń spełniających wymóg pkt. 1b. audytor wewnętrzny, w miarę pojawiających się potrzeb, podejmuje dalsze czynności audytowe i jeśli uzna to za konieczne zmienia lub uzupełnia treść sprawozdania. 3. W przypadku odmowy uwzględnienia dodatkowych wyjaśnień oraz zastrzeżeń o których mowa w pkt. 1a audytor wewnętrzny przekazuje na piśmie swoje stanowisko kierownikowi audytowanej komórki. 4. Po upływie terminu określonego w pkt.1 audytor wewnętrzny przekazuje sprawozdanie albo uzupełnione bądź zmienione sprawdzanie Kierownikowi jednostki informując o tym fakcie kierownika audytowanej komórki Kierownik audytowanej komórki może, w terminie 14 dni od przekazania sprawozdania Kierownikowi jednostki przedstawić swoje stanowisko do sprawozdania.

8 7 2. Kierownik audytowanej komórki, w terminie 14 dni od otrzymania sprawozdania, wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację uznanych zaleceń, ustala harmonogram ich realizacji i powiadamia o tym fakcie Kierownika jednostki oraz audytora wewnętrznego. 1. W przypadku odnowy realizacji zaleceń przez kierownika audytowanej komórki Kierownik jednostki może określić zakres zaleceń do realizacji. W takim przypadku Kierownik jednostki ustala termin wdrożenia zaleceń i przekazuje tę informację w formie pisemnej Kierownikowi audytowanej komórki. 2. Informacja o zakresie zaleceń zleconych kierownikowi audytowanej komórki do wdrożenia przekazywana jest również audytorowi wewnętrznemu. 3. Po upływie terminów określonych przez Kierownika jednostki audytor wewnętrzny zwraca się z kierownika audytowanej komórki o przedstawienie informacji o zakresie realizacji zaleceń audytu W celu weryfikacji informacji dotyczących zakresu realizacji zaleceń audytu przekazanych przez kierownika audytowanej komórki Audytorowi wewnętrznemu może on przeprowadzić czynności sprawdzające w celu 2. Z przeprowadzonych czynności sprawdzających audytor wewnętrzny sporządza pisemną informację i przekazuje ją kierownikowi jednostki oraz kierownikowi audytowanej komórki Audytor wewnętrzny może wykonać czynności doradcze. 2. Czynności doradcze audytor wewnętrzny wykonuje po otrzymaniu pisemnego polecenia. 3. Polecenie wykonania czynności doradczych określa tematykę oraz zakres czynności doradczych. 4. Jeśli audytor wewnętrzny stwierdzi, że wykonanie czynności doradczych zagrozi realizacji planu audytu wewnętrznego informuje o tym Kierownika jednostki.