banking, insurance & capital markets System obsługi faktoringu Comarch Factoring 2.0
Banking, Insurance and Capital Markets 2 Najwyższa jakość obsługi faktoringu Na najwyższą na rynku najwyższą jakość rozwiązania Comarch Factoring składają się cztery cechy: Uniwersalność rozwiązania system pozwala na pełna obsługę procesów faktoringowych, od momentu złożenia przez klienta wniosku o umowę faktoringową, poprzez jej weryfikację i akceptację do obsługi poszczególnych wykupów oraz obsługę windykacyjną. Wielostronne wspomaganie rozwiązanie Comarch Factoring składa się z trzech elementów: systemu głównego - wspomagającego pracę pracowników faktora, portalu faktoranta - pozwalającego na stały dostęp do umów i poszczególnych wykupów oraz możliwość składania wniosków o wykup, portalu dłużnika - pozwalającego na śledzenie stanu zobowiązań. Pełne wspomaganie faktoringu zgodnego z Konwecją Ottawską (finansowanie dostawcy, prowadzenie rozliczeń finansowych, inkaso wierzytelności od dłużników, przyjęcie ryzyka wypłacalności od dłużnika) oraz dyskonta faktur (obsługa jedynie finansowania z możliwością kompensowania zobowiązań i należności faktoranta). Natychmiastowy wykup system pozwala na taką automatyzację umów, przy której faktorant może otrzymać środki z wykupu faktury już w godzinę od momentu złożenia wniosku o wykup.
Comarch Factoring Wprowadzenie 3 Obserwacja dynamiki wzrostu i perspektyw rozwoju rynku faktoringowego na skalę międzynarodową stanowiły podstawę opracowania przez Comarch nowoczesnego i kompleksowego rozwiązania w zakresie obsługi produktów finansowania handlu. Comarch Factoring jest rozbudowaną platformą informatyczną, dedykowaną do pełnej automatyzacji zadań związanych z factoringiem, a jej budowa i zakres funkcjonalny zapewniają użytkownikowi (bankowi lub niebankowej spółce faktoringowej) wyraźną przewagę konkurencyjną na rynku. System Comarch Factoring posiada szerokie możliwości funkcjonalne, obejmujące różnorodne obszary działalności faktoringowej (zarządzanie umowami, komunikacja, administrowanie wierzytelnościami, rozliczanie transakcji, itp.). Unikalność oraz innowacyjność rozwiązania Comarch Factoring została nagrodzona w 2007r. w konkursie Gazety Bankowej w kategorii Systemy transakcyjne. System podlega intensywnemu rozwojowi i dopasowywaniu do coraz nowszych potrzeb rynku. W chwili obecnej jest to najnowocześniejsze rozwiązanie informatyczne na polskim rynku faktoringowym. Budowa systemu Comarch Factoring jest webowym rozwiązaniem, pozwalającym na pełna obsługę procesów factoringowych, zarówno dla pracowników faktora, faktoranta jak i dłużnika. Dzięki oparciu systemu o rozwiązania internetowe, pozwala on na nieprzerwany dostęp do danych (24/7) oraz możliwość realizacji transakcji factoringowych przez pracowników faktoranta i dłużnika niezależnie od miejsca w jakim się znajdują. Odgrywa to szczególną rolę w połączeniu z szybkością realizacji transakcji factoringowych, obsługiwanych przez system Comarch Factoring możliwości wypłaty środków z tytułu wykupu faktury w ciągu jednej godziny. Daje to nową jakość prowadzenia biznesu możliwość otrzymywania przez wierzyciela płatności za transakcje handlowe w godzinę od wystawienia faktury odbiorcy towaru lub usługi. System składa się z trzech zasadniczych części, tworzących jedno rozwiązanie, oferowanych w węższym lub szerszym zakresie. Na pełną ofertę składają się trzy systemy: Comarch Factoring główny system transakcyjny, dedykowany dla faktorów. Portal faktoranta system dedykowany klientom faktora firmom korzystającym z usług factoringu. Portal dłużnika dedykowany wierzycielom w transakcjach handlowych, będących przedmiotem factoringu. Wdrażanie Szerokie doświadczenie Comarch we wdrażaniu systemu Comarch Factoring oraz dostępność gotowego, kompleksowego produktu IT, jest gwarancją udanego i szybkiego wdrożenia. Modułowa niezależność systemu pozwala na stopniową rozbudowę funkcjonalności o dodatkowe elementy, system może być wdrażany kompleksowo, w jednym etapie lub w rozbiciu prac na kilka etapów.
Banking, Insurance and Capital Markets 4 Pracownik faktora Rejestracja modyfikacja danych, ręczne uzgadnianie faktur COMARCH FACTORING Systemy zewnętrzne administracyjny centralny system zarządzania użytkownikami Interfejs użytkownika system płatności masowych system bankowości internetowej Wymiana za pomocą web-services: FAKTURY, SPŁATY, PRZELEWY MASOWE PRZY- CHODZĄCE, POLE- CENIA ZAPŁATY podstawowy system bankowości internetowej system międzynarodowych organizacji faktoringowych portal dłużnika Stany wierzytelności, powiadomienia portal WWW hurtownia danych ECOD system księgowy faktora portal faktoranta Faktury, stany wierzytelności, powiadomienia, rozliczenia E-faktura E-faktura Moduł komunikacyjny faktorant dłużnik Budowa systemu Comarch Factoring
Comarch Factoring Część operatorska systemu podstawowy Multiproduktowe podejście System umożliwia elastyczne definiowanie umów faktoringowych, do czego służy cały zestaw dedykowanych narzędzi i parametrów. Dzięki temu, oferowane rozwiązanie, w sposób bardzo ergonomiczny pozwala pokryć całość składowych umów faktoringowych dostępnych na rynku. Podstawowe produkty faktoringowe obsługiwane przez system to: Programy dyskontowe (zwykły, z dniami respektowymi, z wydłużonym okresem finansowania); Finansowanie zaliczkowe (zwykłe, z wydłużonym okresem finansowania); Faktoring odwrotny (dedykowany dla odbiorców); Faktoring wymagalnościowy; Faktoring administracyjny (zarządzanie wierzytelnościami bez finansowania); Faktoring ubezpieczony; Faktoring z funduszem gwarancyjnym; Faktoring zagraniczny w modelu dwóch faktorów (zarówno eksportowy jak i importowy) oraz factoring w modelu jednego faktora. Factoring z zabezpieczeniami (z obsługą gwarantów, poręczycieli). Faktoring samorządowy. Invoice Discounting. Automatyzacja transakcji Gotówka w godzinę Podstawową korzyścią użytkowania systemu Comarch Factoring jest możliwość zaoferowania faktorantowi takiej umowy, w ramach której może on otrzymywać zapłatę za fakturę prawie natychmiast. System pozwala na w pełni automatyczną realizację wykupu zaprezentowanej przez klienta faktury, począwszy od procesu prezentacji faktury a skończywszy na wypłacie środków. Rozwiązanie Comarch Factoring przygotowane jest do obsługi e-faktur wystawianych w systemach księgowych faktoranta i przesyłanych w postaci elektronicznej, za pośrednictwem Comarch ECOD. E-faktura, zaczytana do systemu, automatycznie może zostać zarejestrowana jako wniosek o wykup (elastyczna parametryzacja umów daje możliwość pełnej kontroli na tym etapie poprzez również manualne utworzenie wniosku). Jeżeli umowa dopuszcza automatyczną akceptację wniosków o wykup (jest to jeden z parametrów umowy), system, zaraz po jej zaczytaniu, dokona wykupu, obliczy wszystkie naliczenia związane z wykupem oraz dokona zlecenia przelewu na rzecz faktoranta do systemu księgowego faktora. Dalsze procesowanie uzależnione jest od szybkości przetwarzania w systemie księgowym faktora. Procesowanie Głównym celem, jaki postawili sobie twórcy systemu Comarch Factoring, było takie jego zbudowanie, aby zapewniał pełna automatyzację procesów factoringowych. System pozwala na automatyzację procesów w zakresie: Procesowania przedsprzedażowego i sprzedażowego Procesowania faktur Obsługi spłat i rozliczania umów Procesowanie przedsprzedażowe i sprzedażowe System Comarch Factoring umożliwia kompleksowe zarządzanie wnioskami o umowy factoringowe i samymi umowami a także zarządzanie relacjami z klientami oraz prowadzenie historii kontaktów z nimi. Nowa umowa rejestrowana jest w systemie najpierw w postaci wniosku, który w każdej chwili może być przekształcony w umowę factoringową lub zostać odrzucony. Aby można było zarejestrować wniosek, musi być wprowadzony klient, Klienta można wprowadzić manualnie lub poprzez import z systemów faktora. Proces rozpatrzenia wniosku factoringowego wymaga weryfikacji danych klienta oraz dłużników. W celu ułatwienia weryfikacji nowych klientów oraz dłużników na skalę masową, dostępne jest narzędzia wstępnej oceny klienta (scoring faktoringowy) oraz możliwość weryfikacji klienta w zewnętrznych bazach danych. System pozwala na rejestrowanie dowolnie skonfigurowanych umów factoringowych. W systemie zaszytych jest kilkadziesiąt parametrów, definiujących umowy. Istnieje możliwość określenia m.in.: typu regresu, limitów, rodzaju faktoringu, ograniczeń kwotowych i czasowych umowy, parametrów naliczania odsetek oraz opłat. W ramach definicji warunków umowy, istnieje możliwość ustawienia automatyzacji akceptacji wniosków 5
Banking, Insurance and Capital Markets 6 o wykup. Dla tak skonstruowanej umowy, wnioski o wykup, składane przez klientów będą podlegały automatycznemu wykupowi. Procesowanie faktur Biznes faktoringowy związany jest z przepływem dużej ilości dokumentacji i strumieni pieniężnych. W związku z tym automatyzacja procesowania faktur jest istotnym czynnikiem optymizacji działalności każdego faktora. System Comarch Factoring posiada różnostronne kanały wprowadzania danych poszczególnych faktur do systemu: Za pośrednictwem portalu klienta (wprowadzanie danych ręczne i plikowe); Za pośrednictwem portalu faktora (wprowadzanie danych ręczne i plikowe); Za pośrednictwem platformy Electronic Data Interchange (Comarch ECOD); Bezpośrednio z systemu finansowego faktoranta. Po wprowadzeniu danych, system umożliwia weryfikację danych oraz automatyczną obsługę wypłaty środków na rachunek klienta, potrącając odpowiednie opłaty i składki. Kontrola transakcji Transakcje realizowane w systemie Comarch Factoring (automatycznie lub ręcznie), kontrolowane są na każdym z etapów ich procesowania. W momentach krytycznych następuje weryfikacja możliwości kontynuacji transakcji, która determinuje dalszy ciąg przebiegu procesu. Momentem krytycznym będzie np. przyjęcie faktury do wykupu (weryfikacja danych z faktury z dostępnymi parametrami umowy faktoringowej, sprawdzenie tożsamości dłużnika, dostępności limitów finansowania oraz koncentracji, itp.). Brak pozytywnej weryfikacji powoduje blokadę transakcji, alert e-mailowy do upoważnionego pracownika oraz nadanie transakcji odpowiedniego statusu. Obsługa zabezpieczeń transakcji faktoringowych System umożliwia rejestrację i rozliczenie rynku wielu rodzajów zabezpieczeń operacji faktoringowych: Prowadzenie funduszu gwarancyjnego; Rejestracja poręczyciela i poręczeń; Ubezpieczenie transakcji faktoringowych (globalna polisa ubezpieczeniowa oraz cesja polisy faktoranta na faktora). System samodzielnie nalicza i rozlicza odpowiednie składki oraz w przypadku niewypłacalności dłużnika lub faktoranta system Comarch Factoring automatycznie obsługuje egzekucję kwoty objętej zabezpieczeniem. Obsługa spłat i rozliczanie umów Obsługa identyfikacji i rozliczania spłat jest jednym z najistotniejszych wymagań, stawianych systemom faktoringowym. Comarch Factoring posiada wysoce funkcjonalny mechanizm, pozwalający na automatyczne kojarzenie spłat z fakturami. System wykorzystuje w nim metodę identyfikacji spłat na podstawie numeru rachunku, z którego spłata została dokonana, kwoty spłaty i wielu innych informacji. System posiada również inne mechanizmy alokacji spłat, jak chociażby metoda FIFO (w pierwszej kolejności spłacane są wierzytelności najstarsze). Ponadto system posiada mechanizm całkowicie manualnego kojarzenia spłat z fakturami, co pozwala na pełna kontrolę płatności za faktury. E-faktury Innowacyjność rozwiązania Comarch Factoring polega również na wykorzystaniu operatora dokumentów elektronicznych ECOD jednego z liderów rynku EDI (Electronic Data Interchange) na świecie. Dzięki tej integracji w systemie Comarch Factoring możliwe są: wymiana dokumentów w postaci e-faktur, co znacznie przyspiesza proces obsługi transakcji faktoringowych oraz stanowi niewątpliwie atrakcyjną ofertę dla klienta faktora. archiwizacja fakur elektronicznych (ECOD Archiwum) automatyczny import e-faktur bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego faktoranta do Comarch Factoring (ECOD Connector) Dzięki integracji Comarch Factoring z platformą ECOD faktury będą mogły być wysyłane przez faktorantów do faktora w formie elektronicznej pojedynczo lub paczkami. Możliwość pracy off-line (np. podczas przygotowywa-
Comarch Factoring nia faktur do wysyłki) zmniejsza koszty obsługi procesu po stronie faktoranta (szczególnie w przypadku korzystania z modemu podczas łączenia się z Internetem). Platforma ECOD jest alternatywą do przesyłania faktur poprzez webowy interfejs systemu Comarch Factoring lub systemu bankowości internetowej (w przypadku integracji) i może również służyć do przesyłania licznych dokumentów handlowych między uczestnikami procesu faktoringowego (zapytań ofertowych, potwierdzeń terminów realizacji zamówienia, itp.). Za pośrednictwem ECOD-a dłużnik potwierdza wystawioną na niego fakturę. Platforma ma również możliwość automatycznego wysyłania alertów i powiadomień w postaci wiadomości SMS oraz e-mailowych. Moduły systemu Jedną z podstawowych zalet systemu jest owa budowa oraz możliwość wdrażania systemu w odpowiedniej konfiguracji. Generalnie system składa się z części podstawowej, stanowiącej nierozerwalny człon całego rozwiązania oraz ów dodatkowych, pozwalających na rozszerzanie możliwości systemu. Moduły zaznaczone kolorem ciemnym stanowią podstawę systemu, y zaznaczone kolorem jaśniejszym są rozszerzeniem funkcjonalności Comarch Factoring. Moduł umów i limitów Głównym zadaniem rozwiązania Comarch Factoring jest wspieranie celów biznesowych faktora, system umożliwia więc elastyczne definiowanie warunków współpracy z klientami. 7 PORTAL WWW FAKTURA POTWIERDZONA ALERTY I POWIADOMIENIA KLIENT FAKTURA, FAKTURA POTWIERDZONA ALERTY I POWIADOMIENIA ALERTY I POWIADOMIENIA FAKTURA DŁUŻNIK BANK Komunikacja poprzez ECOD pomiędzy uczestnikami procesu faktoringowego
Banking, Insurance and Capital Markets 8 W module zarządzania wierzytelnościami istnieje możliwość korzystania z dostępnych szablonów umów lub indywidualnego definiowania warunków współpracy z klientem. Kreator umów pozwala na poszerzanie oferty produktowej faktora o kolejne usługi finansowe. System pozwala również na przypisanie jednego dłużnika do kilku programów finansowania. Każdy natomiast program finansowania jest charakteryzowany przez zdefiniowanie kilkudziesięciu parametrów. Moduł transakcyjny System pozwala na automatyzację transakcji factoringowych. Przy odpowiedniej parametryzacji warunków umowy, istnieje możliwość zrealizowania wniosku o wykup faktory w pełni automatycznie, bez ingerencji operatora. Oczywiście wymaga to odpowiedniego zaufania ze strony Faktora w stosunku do klienta. W każdym innym przypadku automatyzacja może odnosić się do wybranych czynności lub cały proces obsługi faktury może odbywać się manualnie z kontrolą na dwie ręce. Pozytywnie zweryfikowana transakcja powoduje automatyczne obciążenie limitu dłużnika oraz limitu faktoranta w danym programie finansowania. System dokonuje automatycznie wszystkich naliczeń związanych z realizacją faktury: odsetek dyskontowych, opłat i prowizji, funduszu gwarancyjnego. Na podstawie tych wielkości oraz kwoty należnej z faktury dokonywane jest wyliczenie kwoty wypłacanej faktorantowi. Ponadto system pozwala na dokonywanie automatycznych kompensat należności faktoranta z jego zobowiązaniami. zarządzania użytkownikami raportowy zarządzania sprzedażą przedsprzedażowy administracyjny bezpieczeństwa umów i limitów transakcyjny obsługi płatności zarządzania ryzykiem powiadomień księgowy komunikacyjny Modułowa budowa systemu COMARCH FACTORING
Comarch Factoring Moduł obsługi płatności System pozwala na manualną lub automatyczna obsługę spłat dokonywanych przez dłużników. Istnieje możliwość identyfikacji płatności przychodzących i kojarzenia ich z konkretnymi umowami. Pracownik faktora może w systemie Comarch Factoring zarządzać metodami kojarzenia spłat z fakturami w obrębie danej umowy. Możliwe sposoby matchingu to: Algorytm automatycznego matchingu unikalny, rozbudowany algorytm umożliwiający automatyczne rozliczenie przelewu poprzez porównanie danych przelewu z danymi wykupionych faktur. Do identyfikacji faktur stosuje się szereg kryteriów czyniących to rozwiązanie wyjątkowo przystępnym (wykorzystuje się numery faktur, kwoty kapitału, kwoty naliczonych odsetek, tytuły przelewów, numery rachunków, itd..) Zastosowanie tej metody skraca znacznie czas wymagany na operacyjną obsługę transakcji factoringowych, a jednocześnie zapewnia bezpieczeństwo i trafny wybór faktury w trakcie operacji matchingu. FIFO automatyczne rozliczanie przelewów zgodnie z zasadą First In First Out (automatyczna spłata faktur począwszy od najstarszych wierzytelności) Matching ręczny pełna dowolność realizacji rozliczeń Każda spłata zrealizowana przez dłużnika rejestrowana jest w systemie Comarch Factoring (integracja z systemem bankowości internetowej), system automatycznie kojarzy spłatę z odpowiednią fakturą oczekującą na rozliczenie. Brak możliwości matchingu automatycznego, komunikowany jest odpowiedniemu pracownikowi Moduł bezpieczeństwa W systemie można definiować wiele polityk bezpieczeństwa zarówno w odniesieniu do użytkowników zewnętrznych jak i pracowników faktora, stanowiących zbiór zasad bezpiecznego logowania się oraz zarządzania profilami użytkowników (profil zbiór uprawnień do aplikacji). Dodatkowo zdefiniowane transakcje dokonywane w systemie przez klientów oraz pracowników faktora będą wymagały dodatkowego uwierzytelnienia użytkownika (podpis elektroniczny, akcept na 2 ręce,). Moduł administracyjny Elastyczność systemu oparta jest na szerokiej parametryzacji, zarówno w odniesieniu do umów jak i do ustawień globalnych systemu. Wartości parametrów globalnych obowiązują dla wszystkich umów w systemie. Istnieje jednak możliwość nadpisywania wartości globalnych, wartościami obowiązującymi dla poszczególnych umów. Moduł administracyjny pozwala m.in. na parametryzację: dostępnych walut, kursów walut (ustawiane manualnie lub zaczytywane z zewnątrz), oprocentowania karnego, parametrów kalendarza do naliczeń, bazowych stawek oprocentowania, stawek podatku VAT, parametrów związanych z okresami na umowach, definiowania treści powiadomień i monitów, procesów początku i końca dnia. Moduł powiadomień System faktoringowy posiada rozbudowane narzędzie do zarządzania monitami i powiadomieniami. Pracownik faktora w sposób bardzo ergonomiczny określa zestaw zdarzeń, wystąpienie których inicjalizuje automatyczne generowanie poszczególnych powiadomień. Powiadomienia mogą być generowane, m.in.: na X-dni przed terminem wymagalności faktury, X-dni po terminie płatności faktury wymagalnej, X-dni po wystąpieniu regresu, itp.. Odbiorcami powiadomień mogą być wszyscy uczestnicy procesu faktoringowego zarówno pracownicy faktoranta i dłużnika, jak i pracownicy faktora. Elastyczność tego narzędzia zapewnia możliwość samodzielnego definiowania przez pracowników faktora treści poszczególnych powiadomień oraz charakteru każdego zdarzenia. Dodatkowo system zawiera interfejs użytkownika do podglądu wszystkich wysłanych automatycznie powiadomień z rozbudowanym zestawem filtrów umożliwiających i szybkie i trafne odszukanie interesujących nas pozycji. Ze względu na kanał dystrybucji możemy wyróżnić różne rodzaje alertów: banery pojawiające się w formie komunikatu systemowego (informacja o powodzeniu, braku możliwość kontynuacji operacji) lub jako komunikaty ekranowe pojawiające się bezpośrednio po załogowaniu się użytkownika e-maile serwer pocztowy sms-y 9
Banking, Insurance and Capital Markets 10 kontakty telefoniczne przypominanie przez system o planowanym telefonie np. do klienta, wybrania połączenia telefonicznego z systemu oraz możliwość wprowadzenia komentarza po zakończonej rozmowie faks możliwość integracji z faksem w celu automatycznego przesyłu informacji do klienta przy użyciu faksu Ze względu na charakter alertu w Comarch Factoring można wyróżnić: komunikaty systemowe forma komunikacji systemużytkownik, np. po zaakceptowaniu transakcji/umowy, itp. system wyświetli informację o powodzeniu transakcji, podobnie w przypadku transakcji odrzuconej przez system system zakomunikuje użytkownikowi niepowodzenie transakcji oraz jego przyczynę powiadomienia standardowe (np. o braku spłaty w wyznaczonym terminie) - wysyłane jednorazowo lub cyklicznie do zdefiniowanych użytkowników systemu: pracowników faktora, faktoranta, dłużnika powiadomienia indywidualne zdefiniowane dla danego klienta, pracownika faktora zgodnie z ich zapotrzebowaniem (np. informacja o zbliżającym się terminie spłaty na x dni przed planowanym terminem spłaty) powiadomienia marketingowe dystrybuowane do klienta automatycznie informacje dotyczące np. nowych produktów w ofercie faktora, promocji, zmian tabeli opłat i prowizji itp. Moduł raportowy Korzystając z systemu faktoringowego użytkownik otrzymuje dostęp do wydajnego narzędzia do generowania raportów o różnorodnej strukturze. Rozwiązanie Comarch Factoring umożliwia generowanie zarówno bardzo prostych raportów jak również tworzenie raportów przekrojowych (definiowanie wymaganego zakresu danych poprzez zastosowanie filtrów, powiązań pomiędzy poszczególnymi informacjami oraz sortowanie ich wg zadanych kluczy). System posiada szeroki zakres parametrów filtrowania, możliwości definiowania i eksportowania raportów oraz przygotowania dedykowanych raportów dla klientów w wybranych formatach, tj. CSV, XML, HTML, PDF (możliwość łączenia kilku kryteriów, według których system ma przefiltrować dane). Dodatkowo system zawiera mechanizm automatycznej wysyłki zdefiniowanych wcześniej raportów na wskazany adres e-mail z określoną częstotliwością. Rozwiązanie to pozwala na planowanie wykonania raportów w określonym czasie i automatyzację tego zadania, co znacznie usprawnia wiele czynności operacyjnych wykonywanych w instytucjach faktoringowych. Przykłady raportów wygenerowanych poprzez filtrowanie: Raport z faktur przeterminowanych, Raport z faktur wg. ich statusu (spłacone częściowo), Raport z faktur, których termin ważności kończy się za X dni, Raport faktorantów, których nazwa zawiera dowolny ciąg znaków. Należy dodać, że poszczególne warunki filtrowania można łączyć, dzięki czemu możliwy jest szybki dostęp do wyszukiwanego zakresu danych. Zakres raportów gotowych oraz możliwości tworzenia nowych zależy od poziomu uprawnień użytkownika. Narzędzie raportowe dostępne zarówno po stronie faktora, jak i w portalu faktoranta lub dłużnika. Moduł zarządzania ryzykiem Podstawowy zakres funkcjonalny u to: Monitoring klienta Monitoring transakcji Wyliczanie wskaźników ryzyka Alokacja rezerw (tylko razem z em księgowym) Powiadomienia o zdarzeniach przekraczających przyjęty poziom ryzyka Wstrzymywanie możliwości przeprowadzania transakcji w określonych przypadkach Moduł komunikacyjny Czas oraz dostępność usługi to determinanty powodzenia oferty faktoringowej. Mając tego świadomość Comarch opracował rozwiązanie, automatyzujące i zapewniające nieprzerwaną komunikację między uczestnikami procesu faktoringowego w postaci: www kontakt poprzez aplikację webową
Comarch Factoring e-mail automatyczne oraz ręczne wysyłanie e-maili do partnerów (faktorantów, dłużników, firm ubezpieczeniowych, gwarantów, faktorów zagranicznych) mail możliwość seryjnych wydruków pism do klientów sms dzięki integracji z bramką sms (funkcjonalność dostępna wraz z em przedsprzedażowym) Moduł księgowy Comarch Factoring realizuje całość operacji księgowych wszystkich zdarzeń mających miejsce w systemie, w tym księgowań rezerw tworzonych na potrzeby transakcji faktoringowych. Integracja z systemem księgowym/księgą główną faktora pozwala na dostosowanie schematów księgowych do rozwiązań faktora i eksportowanie z Comarch Factoring gotowych księgowań. Moduł zarządzania użytkownikami DRACO Moduł zarządzania użytkownikami DRACO jest systemem klasy Access Management, którego niektóre funkcjonalności podlegają jednak pod klasę systemów Identity Management, co znacznie wzbogaca jego możliwości i zastosowanie. System swoim zakresem obejmuje szereg obszarów zarządzania dostępem do chronionych zasobów, zarządzania użytkownikami i ich uprawnieniami, zapewniając: Identyfikację użytkowników Autentykację (uwierzytelnianie) Autoryzację Prowadzenie pełnej rozliczalności (accounting) Stosowanie jednokrotnego logowania (single sign-on) Odzwierciedlenie struktury organizacyjnej Wsparcie w tworzeniu wirtualnych organizacji (konsorcjów) oraz zarządzanie w nich zasobami ludzkimi i aplikacyjnymi Centralne zarządzanie użytkownikami i ich uprawnieniami poprzez systemu grup oraz ról wielopoziomowych Korzystanie z kontekstów działania (użytkownik w różnych kontekstach w tej samej aplikacji może posiadać różny zestaw uprawnień) Wspieranie delegacji uprawnień (uprawnienia jednej osoby mogą być przekazane innej) Wspieranie kategoryzacji zasobów poziomy zaufania Wspiera dwuetapowego zatwierdzania uprawnień (jedna osoba nadaje uprawnienie, druga zatwierdza) Wielopoziomową administrację Moduł przedsprzedażowy System Comarch factoring umożliwia kompleksowe prowadzenie obsługi umów factoringowych, począwszy od rejestracji prospektu umowy (wniosku o umowę), przez weryfikację wniosku oraz uczestników transakcji handlowej, skończywszy na przekształceniu wniosku w umowę lub jego odrzuceniu. Nowa umowa jest rejestrowana w systemie w postaci wniosku, który w każdej chwili może zostać przekształcony w obowiązującą umowę faktorignową lub zostać odrzucony. W celu ułatwienia weryfikacji nowych klientów, składających wnioski, na skalę masową, dostępne jest narzędzie wstępnej oceny klienta (scoring factoringowy) oraz możliwość weryfikacji w zewnętrznych bazach danych. Istnieje możliwość rejestrowania ratingu poszczególnych firm, zarówno faktorantów jak i dłużników. System wspomaga w ten sposób proces podejmowania decyzji o zawarcie umowy factoringowej. Moduł obejmuje funkcjonalności: rejestracja wniosku wstępna ocena klienta scoring faktoringowy weryfikacja klientów w zewnętrznych oraz wewnętrznych bazach danych rejestracja podmiotów faktoringowych (faktorantów oraz dłużników) rejestracja firm ubezpieczeniowych, poręczycieli, faktorów zagranicznych Wieloetapowe definiowanie klienta w systemie rozpoczyna się od próby wyszukania klienta w bazie, poprzez wprowadzenia danych klienta prospektowego, weryfikację klienta pod kątem przyznawania limitów faktoringowych, aż po ostateczną jego rejestrację z systemie. Jedna baza danych klientów systemu Comarch Factoring oraz integracja z innymi systemami zarządzającymi danymi klientów umożliwia jednokrotne wprowadzanie i modyfikację danych klientów (faktorantów oraz dłużników). 11
Banking, Insurance and Capital Markets Poza możliwością rejestracji faktorantów oraz dłużników, ten umożliwia również rejestrację innych podmiotów faktoringowych takich, jak firmy ubezpieczeniowe, windykacyjne, poręczyciele oraz faktorzy zagraniczni. Przed rejestracją faktoranta system pozwala przeprowadzić wstępną ocenę scoringową klienta, dzięki integracji z systemem scoringowym. Klient może być poddany automatycznej weryfikacji w zewnętrznych oraz wewnętrznych bazach danych faktora. Moduł zarządzania sprzedażą W ramach Modułu zapewnione są następujące funkcjonalności: zarządzanie klientami: wprowadzanie i modyfikacja danych klientów obecnych i potencjalnych, przeglądanie danych klienta (w tym informacji o dochodowości), możliwość śledzenia kampanii, w których klient uczestniczy archiwizacja kontaktów z klientem, przeglądanie planowanych/zaległych kontaktów, przekazywanie kontaktów między sprzedawcami, terminarz służący planowaniu kontaktów portal wewnętrzny miejsce, w którym umieszczana jest aktualna informacja sprzedażowa dotycząca prowadzonych kampanii (prezentacje, skrypty sprzedażowe) oraz produktów (opisy produktów, taryfa opłat i prowizji, instrukcje obsługi itp.) plany sprzedażowe budowa i dystrybucja planów sprzedażowych z poziomu centralnego, aż do poziomu pojedynczego sprzedawcy, monitoring i raportowanie wyników sprzedaży (istotne wsparcie rozliczania konkursów sprzedażowych), zarządzanie siecią sprzedaży. 12 Portal faktoranta Portal faktoranta jest częścią rozwiązania Comarch Factoring, pomocną zbywcy w realizowaniu transakcji factoringowych. Funkcjonalność systemu składa się z trzech grup poleceń: Obsługa umów Obsługa administracyjna Raportowanie Obsługa umów factoringowych W ramach obsługi umów factoringowych, portal faktoranta pozwala zbywcy na: Przeglądanie danych własnych zbywcy oraz listy wszystkich dłużników, powiązanych z jego umowami. Istnieje możliwość wyszukiwania wskazanych dłużników, poprzez zadanie parametrów odpowiednich filtrów. System umożliwia na wyświetlanie szczegółowych informacji o wybranych dłużnikach. Przeglądanie umów factoringowych. W ramach funkcjonalności, system pozwala na: Podgląd parametrów wybranych umów, zawartych przez faktoranta, Przeglądanie listy dłużników w kontekście wybranej umowy, z możliwością filtrowania tej listy oraz wyświetlania szczegółów wybranych dłużników. Przeglądanie faktur: Przeglądanie listy faktur zarejestrowanych w ramach danej umowy, z możliwością wyszukiwania faktur według zadanych kryteriów oraz wyświetlania szczegółów faktury Dodawanie nowych faktur: Manualne dodawanie faktur system pozwala na manualne wprowadzanie wszystkich informacji o fakturach. W zależności od ustawień, system może wymagać zatwierdzania faktury na druga rękę.
Comarch Factoring Import faktur system umożliwia importowanie faktur z plików w formacie CSV. Akceptacja lub odrzucenie faktury funkcjonalność pozwala na akceptację wprowadzonej wcześniej faktury lub jej odrzucenie, przez operatora o wyższych uprawnieniach. Funkcjonalność jest opcjonalna, w zależności od ustawienia parametrów umowy factoringowej. Akceptacja zlecenia wymaga podpisania go kluczek elektronicznym. Obsługa dodatkowa Portal faktoranta, pozwala na obsługę dwóch kluczowych funkcjonalności: zarządzanie kluczami elektronicznymi oraz wymianę plikową z em głównym. Zarządzanie kluczami elektronicznymi. W ramach tej funkcjonalności system pozwala na: Generowanie nowych kluczy Przeglądanie listy kluczy pracowników firmy Przeglądanie listy kluczy własnych Aktywowanie kolejnych kluczy własnych Aktywowanie kluczy pracowników Blokowanie kluczy swoich I kluczy pracowników Ukrywanie/uwidacznianie kluczy własnych Obsługa wymiany plikowej Możliwość dokonywania wymiany plikowej jest dodatkową funkcjonalnością systemu, pozwalająca na zaczytywanie dowolnych plików umieszczonych w systemie (w module głównym) przez operatora u podstawowego. Pracownika faktoranta ma możliwość zaczytać z odpowiedniej lokalizacji, dowolny plik umieszczony tam przez operatora systemu. Raportowanie Raporty mogą być tworzone na podstawie definiowanych przez użytkownika szablonów, jako raporty z filtrem (raporty generowane na podstawie szeregu parametrów, których wartości określa użytkownik) lub jako raporty predefiniowane. Wszystkie raporty mogą być zapisywane do plików CSV lub PDF albo wydrukowane. Portal dłużnika Podobnie jak portal faktoranta, portal dłużnika jest opcjonalnym elementem rozwiązania Comarch Factoring. System ten służy do realizacji operacji na umowach factoringowych przez pracowników dłużnika. Funkcjonalność portalu dłużnika jest adekwatna do roli dłużnika w procesie faktoringowym i możliwości jego aktywności. Moduł pozwala na realizację następujących czynności: W zakresie obsługi faktur: Przeglądanie listy faktur wprowadzonych do systemu, z możliwością zapoznania się ze szczegółami faktury Możliwość potwierdzania faktury wyrażenia zgody na wykup (o ile wymaga tego umowa). Do momentu potwierdzenia przez dłużnika, faktura figuruje w systemie jako wniosek o wykup i nie może zostać wykupiona. W zakresie raportowania, system pozwala na generowanie predefiniowanych raportów, w tym faktury VAT, wystawianej przez faktora. Wszystkie raporty mogą być zapisywane do plików CSV lub PDF albo wydrukowane. W zakresie obsługi dodatkowej, system pozwala na dokonywanie komunikacji plikowej między dłużnikiem a faktorem w sposób analogiczny do portalu faktoranta. 13
Banking, Insurance and Capital Markets Korzyści operacyjne Zasadnicze korzyści z użytkowania systemu Comarch Factoring uzyskiwane są przez faktora dzięki jego kompleksowości, która jest zapewniona poprzez: rejestrację uczestników wszystkich procesu: faktorantów, dłużników, faktorów zagranicznych, ubezpieczycieli, poręczycieli; elastyczne definiowanie umów faktoringowych (kilkadziesiąt parametrów zmiennych umowy oraz indywidualny dobór opłat i prowizji); ręczne i plikowe wprowadzanie danych za pośrednictwem portalu faktoranta lub faktora; automatyczny import e-faktur z systemu finansowoksięgowego faktoranta lub platformy EDI; automatyczne naliczanie i rozliczanie prowizji i odsetek; obsługa zabezpieczeń, pełna księgowość, automatyczne uzgadnianie spłat, monitoring zdarzeń i system powiadomień, edytor treści powiadomień, sprawne administrowanie systemem (w zakresie parametryzacji biznesowej systemu jak i obsługi technicznej): zarządzanie użytkownikami, generowanie raportów przez pracownika faktora, faktoranta oraz dłużnika, automatyczne kompensacje należności ze zobowiązaniami klienta. Szybka wymiana dokumentów handlowych - faktur Dzięki integracji z Comarch ECOD (Elektroniczne Centrum Obiegu Dokumentów) faktoranci mogą przesyłać faktury elektroniczne (pojedynczo lub w postaci paczek faktur) bezpośrednio ze swojego systemu finansowoksięgowego do systemu Comarch Factoring (import automatyczny). ECOD jest rozwiązaniem unikalnym spełniającym wszystkie prawne wymogi obrotu e-fakturami. Umożliwia również przesyłanie wielu innych rodzajów dokumentów handlowych pomiędzy kooperującymi firmami: zapytań ofertowych, potwierdzeń terminów dostawy, itp. Praca z ECOD możliwa jest zarówno w trybie on-line, jak i off-line (zaleta dla małych firm korzystających z zasobów Internetu przez modem). Szybka i niezawodna komunikacja System zabezpiecza elektroniczną komunikację pomiędzy wszystkimi stronami transakcji: faktorem, faktorantem, dłużnikiem, zagranicznym faktorem-partnerem oraz firmą ubezpieczeniową (w przypadku ubezpieczania transakcji faktoringu zagranicznego). Każdy z uczestników transakcji korzysta ze skustomizowanego interfejsu dostosowanego do roli oraz uprawnień poszczególnych pracowników. Pełna księgowość Comarch Factoring, poza przetwarzaniem danych wejściowych, pozwala na realizowanie wszystkich, koniecznych zleceń księgowych, związanych z wykonanymi transakcjami. Gotowe księgowania przekazywane są do systemu księgowego faktora. Wygodny interfejs księgowy umożliwia przeglądanie szczegółów zapisów, związanych z danym zdarzeniem księgowym w kontekście klienta, dłużnika, umowy lub konkretnej transakcji. 14
Comarch Factoring Korzyści zintegrowanego rozwiązania Nowoczesna architektura SOA (Service Oriented Architecture) Comarch Factoring tworzy komfortową platformę integracyjną, komunikując się ze wszystkimi wymaganymi systemami, bazami danych oraz hurtowniami danych. Dla finalnego użytkownika dostęp do danych zawartych w kilku systemach nie wiąże się z koniecznością wielokrotnego logowania się: SSO (Single Sign-On), czyli mechanizm jednokrotnego logowania, pozwala na płynne poruszanie się po wielu systemach, dostępnych dla danego poziomu uprawnień poprzez wybór odpowiedniej zakładki. Również szata graficzna webowych interfejsów systemu jest idealnie zintegrowana z promowanym wizerunkiem faktora, przyczyniając się do wzrostu rozpoznawalności firmy przez klientów. Comarch może się poszczycić niepodważalną pozycją w zakresie integracji systemów. Firma została nagrodzona przez magazyn NetWorld w kategorii Sieciowa firma 10-lecia oraz w kategorii Integrator. Nasze doświadczenie potwierdzone przyznanymi wyróżnieniami jest gwarancją udanego wdrożenia i funkcjonowania naszych rozwiązań. Otwarta architektura rozwiązania Comarch Factoring zapewnia możliwie prostą integrację z systemami uczestników procesów faktoringowych: Centralny system zarządzania użytkownikami W przypadku dużych faktorów, stosujących centralne uwierzytelnianie użytkowników, nadawanie kont nowym użytkownikom i definiowanie ich szczegółowych uprawnień może odbywać się w systemie centralnym, a ustalanie charakterystycznych dla faktoringu praw użytkowników - opcjonalnie w systemie centralnym lub Comarch Factoring. Oczywiście Moduł Administracyjny Comarch Factoring może umożliwiać pełne zarządzanie użytkownikami. Import plikowy faktur, umów faktoringowych i danych klienta W celu ułatwienia wymiany informacji z zewnętrznymi systemami faktora i klienta, system faktoringowy pozwala na plikowe zaimportowanie zarówno dokumentów handlowych (faktur), jak i danych umów faktoringowych i danych klienta, które mogą być wcześniej przygotowane w innej aplikacji. Taki narzędzie nie tylko pozwala samodzielnie przeprowadzać migrację danych klienta, ale również istotnie zwiększyć obsługę transakcyjną klientów dzięki możliwościom plikowego importu paczek faktur w postaci elektronicznej po stronie aplikacji faktora lub po stronie aplikacji klienta. Obsługa faktoringu międzynarodowego Comarch Factoring pośredniczy w dwustronnym przesyłaniu komunikatów, pomiędzy kooperującymi. 15
Comarch SA Al. Jana Pawła II 39 a 31-864 Kraków Polska Tel: +48 12 64 61 000 faks: +48 12 64 61 100 e-mail: info@comarch.com Polska Kraków, Gdańsk, Katowice, Lublin, Łódź, Poznań, Szczecin, Warszawa, Wrocław Belgia Bruksela Finlandia Helsinki Francja Lille Litwa Wilno Niemcy Drezno Panama Panama City Rosja Moskwa Słowacja Bratysława Stany Zjednoczone Chicago, Miami Ukraina Kijów Zjednoczone Emiraty Arabskie Dubai www.finanse.comarch.pl www.comarch.com www.comarch.pl www.comarch.de www.comarch.ru Comarch jest wiodącym środkowoeuropejskim dostawcą biznesowych rozwiązań IT, które kompleksowo obsługują relacje z klientami i optymalizują działalność operacyjną oraz procesy biznesowe. Głównym atutem firmy jest głęboka wiedza branżowa, którą przekazujemy naszym klientom w postaci zintegrowanych systemów informatycznych w sektorach telekomunikacyjnym, usług finansowych, administracji publicznej, oraz dla dużych, średnich i małych przedsiębiorstw. Comarch zatrudnia ponad 2700 najwyższej klasy specjalistów w Europie, USA i na Bliskim Wschodzie. Spółka ComArch Spółka Akcyjna z siedzibą w Krakowie, Aleja Jana Pawła II 39A, zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000057567. Wysokość kapitału zakładowego Spółki wynosi 7.960.596,00 zł. Kapitał zakładowy został wpłacony w całości. NIP: 677-00 - 65-406 Copyright Comarch 2008. Wszystkie prawa zastrzeżone. Żadna część tej pracy nie może być powielana i rozpowszechniana, w jakiejkolwiek formie i w jakikolwiek sposób (elektroniczny, mechaniczny) włącznie z fotokopiowaniem, nagrywaniem na taśmy lub przy użyciu innych systemów, a także tłumaczona na jakikolwiek język bez pisemnej zgody Comarch S.A. (Wydawca). Wydawca dołożył wszelkich starań, aby informacje zawarte w tym dokumencie były zgodne z prawdą oraz wolne od błędów i braków. Wydawca zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w dokumencie bez informowania o tym. Fragmenty dokumentu mogą nie być zgodne z ostatnimi wersjami oprogramowania. Znaki handlowe Comarch są wyłączną własnością Comarch SA i nie mogą być wykorzystywane bez pisemnej zgody Wydawcy. Pozostałe znaki handlowe są własnością poszczególnych firm. PL-2008.04