ecod Archiwum do przechowywania dokumentów elektronicznych Comarch ECOD Archiwum

Transkrypt

1 ecod Archiwum do przechowywania dokumentów elektronicznych Comarch ECOD Archiwum

2 Przedsiębiorstwa 2 Elektroniczne faktury Od czasu wejścia w życie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia roku, w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, e-faktura stała się w Polsce popularnym rozwiązaniem, które w dużym stopniu wpływa na podniesienie efektywności firmy głównie pracy działów finansowego i logistyki. Stosowanie e-fakturowania powoduje zmniejszenie liczby błędów wynikających z automatyzacji przetwarzania danych oraz wpływa na zwiększenie szybkości obiegu dokumentów. Główną zaletą fakturowania elektronicznego jest jednak zmniejszenie kosztów obiegu dokumentów, co jest związane z zaprzestaniem wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur i innych dokumentów w formie papierowej. Comarch w zakresie elektronicznego fakturowania oferuje kompleksowe rozwiązanie do przesyłania e-faktur poprzez Platformę Comarch ECOD (EDI) oraz rozwiązanie do ich elektronicznego archiwizowania.

3 Comarch ECOD Archiwum Elektroniczne archiwum 3 Comarch ECOD Archiwum jest jednym z modułów Platformy Comarch ECOD służącym do przechowywania dokumentów w wersji elektronicznej. Comarch ECOD Archiwum poza e-fakturami może przechowywać dowolne typy dokumentów elektronicznych, jakie Klient przesyła przez Platformę Comarch ECOD, np. zamówienia, awiza wysyłki, potwierdzenia dostawy. Aplikacja Comarch ECOD Archiwum została zaprojektowana w oparciu o następujące założenia: Zgodność z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dn r. Zgodność z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia , w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Comarch ECOD Archiwum umożliwia w sposób natychmiastowy, pełny i ciągły elektroniczny dostęp do faktur na żądanie organów podatkowych, w szczególności daje możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnia czytelność tych faktur. Integralność z Platformą Comarch ECOD Pełna integralność z Platformą Comarch ECOD, przez którą są przesyłane wszelkie dokumenty elektroniczne, w tym e-faktury. Bezpieczeństwo archiwizowanych faktur Brak możliwości ingerencji w przechowywane faktury z poziomu interfejsu użytkownika Comarch ECOD Archiwum. Po stronie Comarch spoczywa obowiązek spełnienia wymogów autentyczności i integralności danych podczas ich przesyłania i archiwizowania. Czytelny podgląd faktur Faktury przechowywane w Comarch ECOD Archiwum mają zagwarantowaną czytelność podczas całego okresu ich przechowywania. Historia operacji Aplikacja zapewnia pełną historię operacji wykonanych na dokumencie. System raportuje każdorazowe otwarcie dokumentu, jego przeczytanie i wydrukowanie oraz pobranie z podziałem na konkretnych użytkowników. Comarch ECOD Archiwum gwarantuje przechowywanie dokumentów przez wymagany ustawowo okres, który na żądanie Klienta może być wydłużony. W wersji podstawowej Comarch ECOD Archiwum to kompleksowy system do przechowywania i przeszukiwania archiwizowanych dokumentów według ustalonych kryteriów. Aplikację można rozbudować o dodatkowe funkcjonalności (Comarch ECOD Archiwum Plus): Pakiet Weryfikacja Pakiet Bezpieczeństwo Logowanie do aplikacji Comarch ECOD Archiwum Comarch ECOD Archiwum główne okno aplikacji

4 Przedsiębiorstwa 4 Architektura rozwiązania Comarch ECOD Archiwum Elektroniczne archiwum jest oferowane w modelu outsourcingowym. Dokumenty elektroniczne archiwizowane są w Comarch Data Center, a użytkownik ma do nich dostęp drogą elektroniczną poprzez aplikację webową. W modelu tym, Klient nie ponosi kosztów zakupu odpowiedniej infrastruktury IT oraz serwisowania i monitorowania aplikacji. Comarch gwarantuje wysoki poziom SLA i bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów. Istnieje ochrona przed nieuprawnionym dostępem do zasobów tylko administrator ze strony Klienta definiuje użytkowników i ich dostęp do zasobów archiwum. Comarch ECOD Archiwum umożliwia: archiwizację faktur i innych dokumentów w wersji elektronicznej, podgląd zawartości dokumentu w postaci czytelnej (graficzna prezentacja) oraz w oryginalnym formacie, szybkie wyszukiwanie i sortowanie dokumentów według podanych kryteriów, wydrukowanie dokumentu, rejestrowanie każdej operacji na dokumencie: pobranie pliku, podgląd dokumentu lub wydruk, dostęp do faktur drogą elektroniczną dla Urzędu Skarbowego, zarządzanie uprawnieniami użytkowników przez administratora po stronie Klienta. Wystawca faktury ECOD Archiwum Odbiorcy faktur Dostęp online do zasobów ECOD Archiwum PLATFORMA Comarch ECOD transmisja i konwersja dokumentów SLA 7x24 Wsparcie HELPDESK ECOD Architektura rozwiązania Comarch ECOD Archiwum

5 Comarch ECOD Archiwum Użytkownicy Użytkownicy Comarch ECOD Archiwum W podstawowej wersji Comarch ECOD Archiwum zasoby są dostępne dla dwóch rodzajów użytkowników, tj. dla administratora i zwykłego użytkownika: Administrator: użytkownik po stronie Klienta ze specjalnymi uprawnieniami. Definiuje on użytkowników i nadaje im prawa dostępu do dokumentów. Ma on możliwość dodawania i usuwania użytkowników oraz posiada dostęp do informacji o operacjach wykonanych przez użytkownika, takich jak np. pobranie faktury, czy jej wydruk. Administrator zarządzając uprawnieniami użytkowników, definiuje także dostęp do archiwum dla osób trzecich, np. pracownika Urzędu Skarbowego lub pracownika biura rachunkowego. Użytkownik: posiada prawa nadane mu przez administratora. Zwykły użytkownik może przeglądać, zapisać na dysk lokalny i wydrukować te faktury, do których posiada dostęp przyznany mu przez administratora. Jednym ze zwykłych użytkowników jest urzędnik skarbowy, który otrzymuje dostęp do określonych faktur w celu kontroli podatkowej. Użytkownicy Comarch ECOD Archiwum Plus W rozszerzonej aplikacji Comarch ECOD Archiwum Plus liczba użytkowników jest większa i zależy od pakietu. Pakiet Weryfikacja składa się z następujących użytkowników: Administrator: posiada takie prawa jak w podstawowej aplikacji Comarch ECOD Archiwum oraz dodatkowe uprawnienia, tj. dostęp do dokumentów we wszystkich trzech zakładkach (Dokumenty do zweryfikowania, Dokumenty nieprawidłowe, Dokumenty US) oraz możliwość przenoszenia dokumentów pomiędzy zakładkami, zarządzania prawami użytkowników i uruchamiania walidacji. Użytkownik: posiada dostęp do dokumentów w folderach Dokumenty do zweryfikowania oraz Dokumenty US. Nie może uruchamiać walidacji. Użytkownik uprzywilejowany: posiada prawa takie, jak administrator z wyłączeniem możliwości administracji użytkownikami. Użytkownik US: posiada dostęp tylko do dokumentów w folderze Dokumenty US. Brak możliwości uruchamiania walidacji. Pakiet Bezpieczeństwo posiada następujących użytkowników: Administrator: posiada takie prawa jak w podstawowej aplikacji Comarch ECOD Archiwum oraz dodatkowo może tworzyć wiele rodzajów użytkowników poprzez przyznawanie im różnych ról. Każda rola może składać się z różnych, z góry predefiniowanych uprawnień. Administrator zarządza również regułami autentykacji, czyli nadaje dostęp użytkownikom do aplikacji z określonych adresów IP. Użytkownik: posiada dostęp do wyznaczonych mu przez administratora dokumentów oraz posiada takie uprawnienia, jakie nadał mu administrator. Rodzaj i role użytkowników są określane przez administratora na podstawie listy uprawnień zdefiniowanych w aplikacji Comarch ECOD Archiwum Plus. Korzyści z wdrożenia elektronicznego archiwum: możliwość uruchomienia elektronicznych faktur bez papieru (e-faktury), zmniejszenie kosztów generowania, przesyłania i przechowywania dokumentów, szybki dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, łatwe wyszukiwanie pojedynczego dokumentu lub grupy dokumentów spełniających określone kryteria, usprawnienie obiegu dokumentów i danych, eliminacja wielokrotnego, manualnego wprowadzania danych do systemu, redukcja błędów związana z automatycznym przetwarzaniem dokumentów. 5

6 Przedsiębiorstwa Dodatkowe moduły funkcjonalne Comarch ECOD Archiwum Plus 6 Podstawowa wersja Comarch ECOD Archiwum może zostać rozbudowana o dodatkowe moduły funkcjonalne: Pakiet Weryfikacja oraz Pakiet Bezpieczeństwo. Pakiet Weryfikacja Służy do sprawdzania poprawności faktur znajdujących się w Comarch ECOD Archiwum Plus oraz ich grupowaniu pod względem zdublowanych dokumentów oraz wymaganych pól e-faktury i dodatkowych kryteriów biznesowych. Zakładki Pakietu Walidacja: Dokumenty do zweryfikowania : trafiają tu wszystkie dokumenty przeprocesowane przez Platformę Comarch ECOD. Dokumenty US : faktury poprawne, czyli niezdublowane i bez brakujących pól e-faktury, które są przeznaczone do kontroli skarbowej. Dokumenty nieprawidłowe : faktury zdublowane oraz błędne, np. brak wymaganych pól e-faktury. Wszystkie dokumenty po przeprocesowaniu przez Platformę Comarch ECOD trafiają do folderu Dokumenty do zweryfikowania. Tylko użytkownik z odpowiednimi prawami nadanymi mu przez administratora ma możliwość przeprowadzenia walidacji oraz zmiany lokalizacji określonych faktur z ogólnego folderu Dokumenty do zweryfikowania do folderu Dokumenty US, gdzie znajdują się dokumenty bez błędów i nie zdublowane, lub do folderu Dokumenty nieprawidłowe, gdzie zgromadzone są dokumenty błędne. Walidacja jakościowa Pozwala wykryć potencjalne błędy w archiwizowanych fakturach, zarówno pod względem zgodności pól e-faktury z wymaganiami ECR, jak i treści biznesowej dokumentu. Przykładowe kryteria biznesowe: data sprzedaży jest późniejsza niż data dokumentu, brak kodu PKWiU, gdy VAT jest różny od 22%, poprawność wyliczenia wartości VAT na podstawie stawki VAT, ceny netto i ilości zafakturowanej. Po wykonanej walidacji wyświetlone zostają dwie listy ze zweryfikowanymi dokumentami: lista dokumentów poprawnych, czyli spełniających dane kryteria walidacji, lista dokumentów błędnych, czyli nie spełniających danych kryteriów walidacji. Walidacja ilościowa Ma na celu wskazanie dokumentów, które zostały wielokrotnie przesłane przez Platformę Comarch ECOD. Wynik walidacji jest prezentowany w postaci listy faktur spełniających zadane kryteria walidacyjne. Po wykonanej walidacji użytkownik może przenieść faktury wyszczególnione jako zwielokrotnione do folderu Dokumenty nieprawidłowe. Użytkownik ma również dostęp do statystyki mówiącej o ilości zweryfikowanych faktur oraz o liczbie faktur zwielokrotnionych. Comarch ECOD Archiwum Plus Pakiet Bezpieczeństwo i Weryfikacja Pakiet Weryfikacja szczegóły błędów walidacji

7 Comarch ECOD Archiwum Pakiet Bezpieczeństwo Został opracowany z myślą o firmach, które mają zaostrzoną politykę bezpieczeństwa. Posiadając ten pakiet można dodatkowo zabezpieczyć dostęp do elektronicznego archiwum, np. wg adresów IP oraz przyznawać role użytkownikom na podstawie zdefiniowanych uprawnień. Dodatkowo jest historia operacji wykonanych na dokumentach: kiedy dokument został załadowany do archiwum, kto przenosił dokument do danego folderu, kto zatwierdził dokument. Profesjonalne wsparcie Funkcjonalność pakietu Bezpieczeństwo: nadawanie praw dostępu wg określonych adresów IP, przyznawanie ról użytkownikom na podstawie zdefiniowanych uprawnień, historia operacji na zarchiwizowanych dokumentach. 7 Kompleksowy system Call Center to nierozerwalna wartość dodana, jaką Comarch oferuje swoim klientom. Oferujemy zarówno rozwiązanie informatyczne, jak i bieżącą pomoc w jego obsłudze. Pracownicy Twojej firmy oraz wszyscy Twoi partnerzy biznesowi mogą liczyć na profesjonalną pomoc specjalistów Comarch. Zadzwoń do nas lub wyślij zapytanie: Comarch ECOD Call Center tel: +48 (12) (pon. pt. 7:00 20:00) ecod@comarch.pl Call Center to także zestaw dedykowanych narzędzi jak np: zarządzanie relacjami klientów Comarch ECOD, automatyczna obsługa zgłoszeń, zarządzanie planami szkoleń klientów Comarch ECOD, raportowanie problemów, realizacja kompleksowych podłączeń i zarządzanie planami podłączenia, wsparcie dla obsługi dokumentów elektronicznych. Pakiet Bezpieczeństwo reguły autentykacji Pakiet Bezpieczeństwo edycja roli

8 Comarch SA Al. Jana Pawła II 39 a Kraków Polska Tel: fax: info@comarch.pl Polska Kraków, Gdańsk, Katowice, Lublin, Łódź, Poznań, Szczecin, Warszawa, Wrocław Belgia Bruksela Finlandia Helsinki Francja Lille Litwa Wilno Niemcy Drezno Panama Panama City Rosja Moskwa Słowacja Bratysława Stany Zjednoczone Chicago, Miami Ukraina Kijów Zjednoczone Emiraty Arabskie Dubai Comarch jest wiodącym środkowoeuropejskim dostawcą biznesowych rozwiązań IT, które kompleksowo obsługują relacje z klientami i optymalizują działalność operacyjną oraz procesy biznesowe. Głównym atutem firmy jest głęboka wiedza branżowa, którą przekazujemy naszym klientom w postaci zintegrowanych systemów informatycznych w sektorach telekomunikacyjnym, usług finansowych, administracji publicznej, oraz dla dużych, średnich i małych firm. Comarch zatrudnia ponad 2500 najwyższej klasy specjalistów w Europie, USA i na Bliskim Wschodzie. Spółka ComArch Spółka Akcyjna z siedzibą w Krakowie, Aleja Jana Pawła II 39A, zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS Wysokość kapitału zakładowego Spółki wynosi ,00 PLN. Kapitał zakładowy został wpłacony w całości. NIP: Copyright Comarch Wszystkie prawa zastrzeżone. Żadna część tej pracy nie może być powielana i rozpowszechniana, w jakiejkolwiek formie i w jakikolwiek sposób (elektroniczny, mechaniczny) włącznie z fotokopiowaniem, nagrywaniem na taśmy lub przy użyciu innych systemów, a także tłumaczona na jakikolwiek język bez pisemnej zgody Comarch S.A. (Wydawca). Wydawca dołożył wszelkich starań, aby informacje zawarte w tym dokumencie były zgodne z prawdą oraz wolne od błędów i braków. Wydawca zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w dokumencie bez informowania o tym. Fragmenty dokumentu mogą nie być zgodne z ostatnimi wersjami oprogramowania. Znaki handlowe Comarch są wyłączną własnością Comarch SA i nie mogą być wykorzystywane bez pisemnej zgody Wydawcy. Pozostałe znaki handlowe są własnością poszczególnych firm. PL