1 Archiwizacja
Do kogo kierowany jest system do archiwizacji? Dla kogo? Informacja i jej dostępność są bardzo ważne z perspektywy funkcjonowania firmy. Zeskanowanie dokumentu, opisanie go i przekazanie do składowania to dopiero początek. Ogromne znaczenie mają kwestie związane z bezpieczeństwem i integralnością zasobów archiwum oraz narzędzia pozwalające na szybkie odnalezienie odpowiednich danych.
Dla kogo? Profesjonalne narzędzia dedykowane archiwizacji są w pełni skalowalne i mogą być elastycznie dopasowane do konkretnych potrzeb organizacji. Sprawdzą się w: korporacjach firmach i instytucjach z sektora prywatnego i publicznego przedsiębiorstwach MŚP
Narzędzia dedykowane archiwizacji są skierowane do organizacji, które: Dla kogo? chcą zoptymalizować wykorzystanie dostępnej powierzchni biurowej obsługują dużą liczbę dokumentów realizują pracochłonne działania związane z obsługą dokumentacji papierowej są zobowiązane do zabezpieczania poufności bądź długoterminowego magazynowania dokumentów są zobowiązane do śledzenia cyklu życia dokumentów i systematycznego niszczenia nieaktualnych zasobów w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa muszą monitorować udostępnienia dokumentów cechuje je rozproszona struktura organizacyjna nie wdrożyły elektronicznego obiegu dokumentów, a wszystkie dokumenty funkcjonują w formie papierowej wdrożyły elektroniczny obieg dokumentów, ale posiadają dokumenty historyczne w formie papierowej
Dotyczy Ciebie? Czy się z tym spotkałeś? dokumenty są przechowywane w różnych, często nieodpowiednich miejscach w firmie brakuje kompletnego, centralnego spisu inwentaryzacyjnego dokumentów pracownicy poświęcają wiele czasu na wyszukiwanie dokumentów w segregatorach, koszulkach, szufladach, szafach i biurkach
zarchiwizowane dokumenty są często niekompletne Dotyczy Ciebie? przechowywane dokumenty zajmują dużą powierzchnię biurową zarządzanie dokumentami nie jest scentralizowane wielokrotnie ponoszone są te same koszty dokumenty mogą zostać utracone na skutek wypadków losowych, takich jak: kradzież, zalanie, pożar, naruszenie reguł bezpieczeństwa, itp.
RICOH Solution Jak to rozwiązać? kompletność dokumentacji (żadna kartka nie może zaginąć) precyzja opisu (aby łatwo było odnaleźć informację) dostępność zarówno papierowego oryginału jak i zeskanowanego obrazu szybki i precyzyjny mechanizm wyszukiwania dokumentów
Zapewniamy: zastosowanie najnowszych rozwiązań z dziedziny archiwistyki wraz z unikalnym systemem archiwizacji dokumentacji RICOH Solution know-how i doświadczenie zdobyte na całym świecie kompleksową usługę realizujemy wszelkie możliwe prace związane z dokumentacją Klienta
RICOH Solution Kompleksowa usługa obejmuje: I etap odebranie, spisanie oraz skategoryzowanie archiwalnych dokumentów II etap przetworzenie archiwum przygotowanie do skanowania skanowanie opisanie dokumentów przygotowanie do składowania w archiwum sprawdzenie poprawności procesu/danych III etap przyjęcie dokumentów do archiwum /magazynu
IV etap bieżąca obsługa Proces wypożyczania oryginałów może być realizowany jednorazowo (jako przejęcie archiwum) lub w trybie ciągłym. Odbiór dokumentów może być realizowany na terenie całego kraju lub jako centralna lokalizacja odbioru dokumentów w regionie. RICOH Solution realizacja procesu wypożyczania oryginałów (przesyłania skanów na żądanie) z monitorowaniem historii udostępnień planowe niszczenie dokumentów
Czy ktoś już tego używał? Succes Story Grupa składająca się z kilkunastu spółek z branży konferencyjno-wydawniczej postanowiła w znaczący sposób zredukować koszty back- -office. Po szczegółowej analizie potrzeb przyjęto rozwiązanie, w którym funkcjonuje: jeden centralny sekretariat z dostępem do repozytorium dokumentów oraz narzędzi umożliwiających bieżące skanowanie jeden centralny dział księgowy oraz kadrowo-płacowy z dostępem do repozytorium dokumentów i narzędzi umożliwiających bieżące skanowanie dostęp do repozytorium dokumentów oraz narzędzi umożliwiających bieżące skanowanie dla kierowników projektów
KONTROLA JAKOŚCI Praca z plikami Eksport do DMS Archiwizacja cyfrowa i papierowa Skanowanie i digitalizacja KOMPLEKSOWA USŁUGA Odbiór dokumentów Przygotowanie do skanowania Klasyfikacja ZARZĄDZANIE PROJEKTEM Czy ktoś już tego używał?
Czy ktoś już tego używał? Funkcjonalność archiwum wszystkich dokumentów, które jest dostępne przez www obejmuje: umowy z Klientami wyciągi bankowe dokumentację kadrową dokumenty sprzedażowe spółek dokumenty zakupowe spółek Usługa Skanowanie wsteczne i bieżące Dzięki tej usłudze uzyskano znaczne obniżenie kosztów wynikające z: szybkości działania i możliwości panowania nad rozliczeniami między spółkami skrócenia czasu na ustalenie stanu faktycznego poszczególnych spraw/projektów (o 80%)
www.ricoh.pl