Rozliczenia świadczeń INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA
Spis treści Rozdział 1 Informacje o programie Rozdział 2 I 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.2.7 2.2.8 2.2.9 2.2.10 Rozliczenia... świadczeń 2-6 Import... umów z NFZ 2-7 Przegląd... danych umowy 2-7 Wprowadzanie... danych o rozliczeniach 2-10 Przegląd... pobytów/wizyt 2-11 Weryfikacja... i uzupełnianie danych rozliczeniowych 2-13 Sprawozdawczość... rozliczeniowa 2-14 Eksport... świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych (I faza) 2-14 Import... potwierdzeń I fazy 2-16 Tworzenie... sprawozdań rozliczeniowych dla NFZ 2-17 Modyfikacja... sprawozdań rozliczeniowych dla NFZ 2-20 Przegląd... danych sprawozdań rozliczeniowych dla NFZ 2-20 Eksport... rozliczeń świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych (II faza) 2-21 Import... potwierdzeń II fazy 2-22 Szablony... 2-23 Rachunki... 2-23 Wydruki... 2-24 Zestawienie... kosztów UE 2-24 Raport z... wykonanych świadczeń 2-25 2.3 2.3.1 Sprawozdawczość... pozostała 2-26 Deklaracje... 2-26 Przegląd... deklaracji 2-27 Dane... deklaracji 2-28 Wprowadzenie... deklaracji 2-29 Wycofanie... konkretnej deklaracji 2-30 Zbiorcze... wycofanie deklaracji 2-31 Zbiorcze... kopiowanie deklaracji 2-31 Usunięcie... deklaracji 2-32
Spis treści Zestawienie... deklaracji 2-32 Zmiana... roku szkolnego 2-33 Sprawozdania... POZ 2-34 Weryfikacje... deklaracji POZ 2-35 Rachunki... deklaracji POZ 2-36 Import listy... deklaracji z pliku XLS 2-36 Import deklaracji... POZ 2-36 Eksport... deklaracji POZ 2-37 2.3.2 2.3.3 2.3.4 Tworzenie... miesięcznego sprawozdania ze zrealizowanych świadczeń POZ 2-39 Eksport... danych zbiorczych o świadczeniach POZ 2-41 Eksport... kolejek oczekujących 2-42 II
Rozdział 1 Informacje o programie
Informacje o programie 1 Informacje o programie System InfoMedica umożliwia rozliczanie umów zawartych pomiędzy świadczeniodawcą, a Narodowym Funduszem Zdrowia w otwartym formacie wymiany danych. Podstawą prawną jest Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 14 grudnia 2006. 1-2
Rozdział 2
2 Komunikacja między świadczeniodawcą, używającym systemu InfoMedica, a płatnikiem w otwartym formacie wymiany danych zakłada rezygnację z modułów pośredniczących tj. KS-SWD i Pakiet Świadczeniodawcy. To system InfoMedica obsługuje komunikację z płatnikiem na podstawie zdefiniowanych w rozporządzeniu Ministra Zdrowia komunikatów. Poniższa instrukcja zawiera jasne i przejrzyste wskazówki służące rozliczeniu z Narodowym Funduszem Zdrowia. Wymiana danych między świadczeniodawcą, a płatnikiem określona w otwartym formacie, składa się z 4 faz: Ø Faza I wysłany przez świadczeniodawcę komunikat świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych Ø Potwierdzenie I fazy komunikat potwierdzenia danych o świadczeniach ambulatoryjnych i szpitalnych otrzymany z NFZ Ø Faza II wysłany przez świadczeniodawcę komunikat rozliczenia świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych Ø Potwierdzenie II fazy otrzymany z NFZ komunikat potwierdzenia rozliczenia świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych Komunikaty te mają postać dokumentów XML. Aby komunikacja z NFZ przebiegała prawidłowo konieczne jest zdefiniowanie odpowiedzialnych za nią parametrów systemu. Trzy poniższe zrzuty prezentują ich przykładowe ustawienia: 2-4
2-5
2.1 Rozliczenia świadczeń Aby możliwe było rejestrowanie i rozliczanie świadczeń realizowanych podczas wizyty pacjenta w szpitalu, pracowni diagnostycznej czy gabinecie przychodni należy: zaimportować elektroniczną wersję umowy (umów) z NFZ: Import umów z NFZ 7 w czasie rejestrowania danych pobytu/wizyty wprowadzić dane rozliczeniowe Wprowadzanie danych o rozliczeniach 10 wykonać eksport świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych do NFZ: Eksport świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych (I faza) 14 wykonać import potwierdzeń I fazy: Import potwierdzeń I fazy 16 utworzyć sprawozdania rozliczeniowe dla każdej z umów w ramach miesiąca: Tworzenie sprawozdań rozliczeniowych dla NFZ 17 wykonać eksport rozliczeń świadczeń: Eksport rozliczeń świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych (II faza) 21 zaimportować potwierdzenia II fazy: Import potwierdzeń II fazy wygenerować rachunki: Rachunki 23 22 2-6
2.1.1 Import umów z NFZ Aby zaimportować umowę z Oddziałem Wojewódzkim NFZ kliknij w oknie głównym programu Importy > Umowy i słowniki. Pojawi się okno Import umów NFZ. Znajdź na dysku plik umowy z rozszerzeniem *.umxu, następnie kliknij przycisk. Nastąpi import umowy ze wskazanego pliku. Aby zapisać do pliku raport z wykonanego importu kliknij. 2.1.2 Przegląd danych umowy Lokalizacja: Słowniki > Umowy Aby przejrzeć listę zaimportowanych umów wejdź w okno Umowy 2007. Aby przejrzeć plan wybranej umowy, zaznacz ją na liście obowiązujących umów i kliknij widoczny na rysunku. Pojawi się okno Plan umowy nr [...], w którym sprawdzisz szczegółowe dane wskazanej umowy, takie jak nazwa pakietu świadczeń, kod produktu, cena, wartość i miejsca wykonania, z dokładnością do miesiąca. 2-7
Aby przejrzeć dane wybranej pozycji pakietu (czyli wchodzące w jego skład świadczenia) kliknij przycisk 2-8
2-9
2.1.3 Wprowadzanie danych o rozliczeniach Dane o rozliczeniach rejestrowane są w modułach systemów InfoMedica, InfoMedica PRO czy MiniInfoMedica w przeznaczonych do tego miejscach. Podana ścieżka m. Oddział > Oddział > Pacjenci > Przegląd (F5) > Rozliczenia wywołuje typowe okno do wprowadzenia danych rozliczeniowych: Aby dodać nowe rozliczenie w trybie edycji kliknij. Wybierz ze słownika produktów kontraktowych produkt, który może być realizowany w ramach umowy na wybranym oddziale. Następnie używając przycisku ze słownika świadczeń obowiązujących na danym oddziale wybierz wykonane u pacjenta świadczenie. Określ datę od i datę do dla tego rozliczenia: data od podpowie się z daty rozpoczęcia pobytu lub daty zakończenia poprzedniego rozliczenia w tabelce. Data do powinna zostać określona zgodnie z datą zakończenia świadczenia, może również podpowiedzieć się automatycznie, jeśli pacjent jest już wypisywany z oddziału (na liście pacjentów ma status [Wypisywany] ). W przypadku, kiedy pacjent jest wypisywany, a data do w rozliczeniu jest pusta program sam zapyta, czy uzupełnić ją datą zakończenia pobytu. Po wprowadzaniu tych informacji program automatycznie, na podstawie planu umowy (patrz: Przegląd danych umowy 7 ) podpowie numer umowy, wyróżnik i krotność (z możliwością jej zmiany, ale tylko w 2-10
tych świadczeniach, których schemat krotności realizacji (wynikający z planu umowy) jest określony jako: krotność całkowita podana przez użytkownika lub krotność podana przez użytkownika. W przypadku, kiedy krotność jest określona w planie umowy jako krotność=1 lub jest nią osobodzień, wyliczonej przez program krotności nie można zmienić!) Pamiętaj! Produkty i świadczenia widoczne w słownikach podczas rejestrowania rozliczeń na oddziale czy w innych jednostkach organizacyjnych szpitala/przychodni występują w planie umowy dla danego oddziału/gabinetu w danym miesiącu. 2.1.4 Przegląd pobytów/wizyt Lokalizacja: Dane rozliczeniowe > Pobyty > W oknie tym możesz przeglądać wszystkie zrealizowane wizyty. Otwiera się ono z filtrem na wizyty zrealizowane w bieżącym miesiącu. Za pomocą przycisku nad tabelką możesz przeglądać dane zaznaczonego pobytu/wizyty, dane pacjenta, którego pobyt/wizyta dotyczy, dane skierowania czy przepustki. 2-11
W dolnej części pierwszego okna widoczne są rozliczenia wprowadzone podczas wizyty. Przyciski widoczne u dołu okna umożliwiają wprowadzenie nowego rozliczenia (patrz: Wprowadzanie i modyfikacja danych o rozliczeniach 10 ) lub przegląd rozliczeń wprowadzonych podczas trwania pobytu/wizyty. 2-12
2.1.5 Weryfikacja i uzupełnianie danych rozliczeniowych Lokalizacja: Dane rozliczeniowe > Weryfikacja pobytów Aby zweryfikować dane rozliczeniowe pobytu/wizyty wejdź w okno Weryfikacja i uzupełnianie danych rozliczeniowych 2007 Otwiera się ono z filtrem na pobyty/wizyty zrealizowane w bieżącym miesiącu. Za pomocą przycisku widocznego nad tabelką możesz przeglądać dane zaznaczonego pobytu/wizyty. W dolnej części okna widoczne są rozliczenia wprowadzone podczas pobytu/wizyty. Z tego poziomu możesz dodać nowe rozliczenie, zmodyfikować już istniejące, ustalić miesiąc i rok sprawozdawczy, jeśli zachodzi taka potrzeba. Za pomocą filtru w polu Wynik weryfikacji możesz wyszukiwać pobyty/wizyty z wynikiem weryfikacji: Ø bez błędów, Ø błędy walidacji, Ø błędy potwierdzenia fazy rejestracji (I fazy), Ø błędy potwierdzenia fazy rozliczeniowej (II fazy), Ø informacje i ostrzeżenia potwierdzenia fazy rejestracji (I fazy), 2-13
Ø informacje i ostrzeżenia potwierdzenia fazy rozliczeniowej (II fazy), Ø wszystkie błędy. Po odnalezieniu wizyty, w której rozliczenie znajduje się w jednej z faz z błędem, kliknij przycisk. Pojawi się okno Wynik weryfikacji, w którym znajdziesz szczegółowy raport dotyczący błędu, który ułatwi Ci poprawienie błędnej pozycji. Po poprawieniu danych kliknij przycisk, który spowoduje, że błędna pozycja zniknie z listy. Przyciski widoczne u dołu okna umożliwiają wprowadzenie nowego rozliczenia (patrz: Wprowadzanie i modyfikacja danych o rozliczeniach 10 ) lub przegląd rozliczeń wprowadzonych podczas trwania wizyty. 2.2 Sprawozdawczość rozliczeniowa Program rozlnfz umożliwia sprawozdawanie do OW NFZ w otwartym formacie wymiany danych informacji na temat zrealizowanych świadczeń szpitalnych i ambulatoryjnych, zarejestrowanych we wszystkich modułach systemów InfoMedica, InfoMedica PRO i MiniInfoMedica. W I fazie, do płatnika eksportowany jest komunikat o zrealizowanych świadczeniach szpitalnych i ambulatoryjnych (I fazy). Zwrotnie przesyłany jest komunikat zawierający potwierdzenie poprawności wczytanych przez system płatnika informacji o zestawach świadczeń (potwierdzenie I fazy) lub informacje o ewentualnych problemach i błędach. Celem II fazy jest przygotowanie i wyeksportowanie sprawozdania finansowego. Aby móc zamknąć sprawozdanie finansowe, dane wysłane w komunikacie II fazy muszą zostać zatwierdzone komunikatem potwierdzenia II fazy przesłanym przez płatnika. Na podstawie szablonu rachunku przesłanego w pliku potwierdzenia II fazy należy wygenerować rachunek dla OW NFZ. 2.2.1 Eksport świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych (I faza) Lokalizacja: Eksport > Świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych Aby wyeksportować dane ewidencyjne o zrealizowanych świadczeniach szpitalnych i ambulatoryjnych (I faza), w oknie Eksport świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych (1-szej fazy) podaj nazwę katalogu, gdzie zapisywane będą pliki eksportu (można go ustawić w parametrze konfiguracyjnym: SYSTEM.NFZEkspImp\sciezkaEksp ). Wybierz umowę i miesiąc, za który wykonujesz eksport (możesz określić czy eksport ma dotyczyć wszystkich lat czy też chcesz go ograniczyć do wybranej umowy i miesiąca). Uwaga! Jeśli jesteś świadczeniodawcą z terenu: Dolnośląskiego OW NFZ, Śląskiego OW NFZ, Opolskiego OW NFZ, Pomorskiego OW NFZ, 2-14
Łódzkiego OW NFZ, Małopolskiego OW NFZ, Podkarpackiego OW NFZ, Lubuskiego OW NFZ eksportowane pliki muszą być zaszyfrowane (algorytm P.G.P.) i skompresowane (zip.) oraz wysyłane pocztą elektroniczną. Aby w/w pozycje były zaznaczone domyślnie, dokonaj odpowiednich ustawień parametrów w module Administrator: Konfiguracja >Parametry > Ustawienia systemu: Ø SYSTEM.NFZEksImp\Szyfruj Ø SYSTEM.NFZEksImp\Kompresuj Ø SYSTEM.NFZMail\Email Aby wykonać eksport kliknij przycisk Aby zapisać raport z eksportu użyj przycisku Wykonując eksport danych, wykonywany może być także import potwierdzeń z NFZ. 2-15
2.2.2 Import potwierdzeń I fazy Lokalizacja: Importy >Potwierdzenie świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych Po przejściu podanej ścieżki pojawi się okno Import komunikatów potwierdzenia. Uwaga! Pamiętaj, że wykonując eksport danych, podczas tej operacji wykonywany jest także import potwierdzeń z NFZ. 2-16
2.2.3 Tworzenie sprawozdań rozliczeniowych dla NFZ Lokalizacja: Sprawozdania > Sprawozdania finansowe > Nowe (F7) Celem II fazy wymiany danych pomiędzy świadczeniodawcą, a płatnikiem w otwartym formacie jest przygotowanie sprawozdania finansowego. Po otrzymaniu potwierdzenia I fazy, rozliczenia należy przypisać do sprawozdania finansowego. Warunkiem wygenerowania nowego sprawozdania jest określenie miesiąca i umowy, której ma ono dotyczyć. W oknie Sprawozdania 2007 określ miesiąc, a w panelu zaawansowanego wyszukiwania wybierz w polu Numer umowy właściwą umowę. Następnie kliknij przycisk. Utworzenie nowego sprawozdania zostanie potwierdzone informacją: Pojawi się okno: 2-17
Wybierz z listy produkt, a następnie kliknij przycisk. 2-18
Następnie, wskaż te pozycje rozliczenia, które powinny znaleźć się na nowym sprawozdaniu, klikając przycisk. Tak przygotowane sprawozdanie należy wyeksportować do NFZ. Służy do tego funkcja Eksport rozliczeń świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych 21 Sprawozdanie może zostać zamknięte dopiero po odebraniu potwierdzenia II fazy. Służy do tego przycisk Możesz w ramach danego miesiąca utworzyć nagłówki sprawozdań jednorazowo dla każdej z umów. Służy do tego funkcja dostępna tutaj: Sprawozdania finansowe > Generowania sprawozdań. Wystarczy określić miesiąc, dla którego mają zostać wygenerowane sprawozdania i kliknąć przycisk 2-19
2.2.4 Modyfikacja sprawozdań rozliczeniowych dla NFZ Lokalizacja: Sprawozdania > Sprawozdania finansowe > Nowe (F6) Modyfikacja sprawozdania rozliczeniowego polega na stworzeniu korekty (pozycji korygujących usuwających wcześniejsze rozliczenia i dodających nowe) do wygenerowanego sprawozdania. Tworzy się ją w analogiczny sposób jak nowe sprawozdanie. Sposób ten został opisany w rozdziale Tworzenie sprawozdań rozliczeniowych dla NFZ 17. Aby usunąć sprawozdanie należy użyć przycisku Możliwe jest usunięcie sprawozdania tylko z ostatniego miesiąca w ramach umowy. 2.2.5 Przegląd danych sprawozdań rozliczeniowych dla NFZ Sprawozdania > Sprawozdania finansowe > Dane (F5) Wyszukiwanie zaawansowane: Listę sprawozdań i korekt możesz zawęzić do: numeru umowy statusu sprawozdania: - wszystkie, - niezatwierdzone, - zatwierdzone, - potwierdzone z błędem Po zawężeniu listy sprawozdań ustaw się na wybranym i używając przycisku wybranego sprawozdania. przejrzeć szczegóły 2-20
2.2.6 Eksport rozliczeń świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych (II faza) Lokalizacja: Eksport > Rozliczeń świadczeń ambulatoryjnych i szpitalnych Aby wyeksportować sprawozdanie rozliczeniowe (II faza) w oknie Eksport rozliczenia świadczeń ambulatorynych i szpitalnych (2-giej fazy) podaj nazwę katalogu, gdzie zapisywane będą pliki eksportu (można go ustawić w parametrze konfiguracyjnym: SYSTEM.NFZEkspImp\sciezkaEksp ). Wybierz umowę i miesiąc, za który wykonujesz eksport. Uwaga! Jeśli jesteś świadczeniodawcą z terenu: Dolnośląskiego OW NFZ, Śląskiego OW NFZ, Opolskiego OW NFZ, Pomorskiego OW NFZ, Łódzkiego OW NFZ, Małopolskiego OW NFZ, Podkarpackiego OW NFZ, Lubuskiego OW NFZ eksportowane pliki muszą być zaszyfrowane (algorytm P.G.P.) i skompresowane (zip.) oraz wysyłane pocztą elektroniczną. 2-21
Aby w/w pozycje były zaznaczone domyślnie, dokonaj odpowiednich ustawień parametrów w module Administrator: Konfiguracja >Parametry > Ustawienia systemu: Ø SYSTEM.NFZEksImp\Szyfruj Ø SYSTEM.NFZEksImp\Kompresuj Ø SYSTEM.NFZMail\Email Aby wykonać eksport kliknij przycisk Aby zapisać raport z eksportu użyj przycisku Wykonując eksport danych, każdorazowo w pierwszej kolejności wykonywany jest import potwierdzeń z NFZ. 2.2.7 Import potwierdzeń II fazy Lokalizacja: Komunikacja >Import danych Aby zaimportować z NFZ potwierdzenia w zakresie wyeksportowanych sprawozdań rozliczeniowych II fazy skorzystaj z opcji służącej do importu zewnętrznych plików. Uwaga! Pamiętaj, że wykonując eksport danych, podczas tej operacji wykonywany jest także import potwierdzeń z NFZ. 2-22
2.2.8 Szablony Lokalizacja: Sprawozdania > Szablony rachunków Wraz z zaimportowaniem potwierdzeń dla sprawozdań rozliczeniowych II fazy importowane są także szablony rachunków, na podstawie których wystawione zostaną faktury. Znajdziesz je na formatce Szablony rachunków. Dla pacjentów przyjętych na podstawie przepisów o koordynacji oraz dla pacjentów z decyzją wójta, burmistrza, prezydenta otrzymasz osobne szablony rachunków. Za pomocą przycisku możesz wprowadzić nową fakturę na podstawie szablonu. Przycisk umożliwi Ci przegląd wybranego szablonu. 2.2.9 Rachunki Lokalizacja: Sprawozdania > Rachunki Tutaj znajdziesz listę wszystkich wystawionych rachunków. Listę możesz ograniczyć do: wybranego numeru rachunku, statusu: anulowany, wprowadzony, zatwierdzony, miesiąca, umowy. Aby dodać nowy rachunek kliknij. Po stwierdzeniu poprawności danych wprowadzonego rachunku należy go zatwierdzić. Służy do tego przycisk. Aby wycofać (anulować) rachunek użyj przycisku Aby wprowadzić korektę kliknij przycisk Korekta. Pamiętaj, że możliwe jest utworzenie korekty tylko do takiego rachunku, który został wcześniej zatwierdzony. 2-23
2.2.10 Wydruki W programie możliwe jest wykonanie wydruków przydatnych podczas procesu rozliczenia z NFZ. Są to opisane poniżej: Zestawienie rzeczywistych kosztów świadczeń udzielonych pacjentom uprawnionym do świadczeń na podstawie przepisów o koordynacji i Raport z wykonanych świadczeń. 2.2.10.1 Zestawienie kosztów UE Lokalizacja: Sprawozdania > Raporty > Zestawienie kosztów UE W podanej ścieżce dostępny jest zdefiniowanych przez producenta wydruk Zestawienie rzeczywistych kosztów świadczeń udzielonych pacjentom uprawnionym do świadczeń na podstawie przepisów o koordynacji, przydatny w zakresie sprawozdawczości rozliczeniowej. Przed jego wykonaniem dostępny jest podgląd dokumentu. Możesz tutaj określić m.in. ustawienia wydruku oraz liczbę kopii. 2-24
2.2.10.2 Raport z wykonanych świadczeń Lokalizacja: Sprawozdania > Raport z wykonanych świadczeń Możliwe jest wydrukowanie listy wykonanych świadczeń według określonych przez Ciebie warunków. Słuzy do tego poniższe okno: Raport możesz wydrukować, albo zapisać do pliku XLS. 2-25
2.3 Sprawozdawczość pozostała Pozostałe raporty i sprawozdania dostępne w programie mmedica opisane zostały w następnych podrozdziałach: Tworzenie miesięcznego sprawozdania ze zrealizowanych świadczeń POZ 39 Eksport danych zbiorczych o świadczeniach POZ 41 Eksport kolejek oczekujących 42 2.3.1 Deklaracje Pacjentom ubezpieczonym w NFZ przysługują bezpłatne świadczenia zdrowotne w ramach opieki zdrowotnej udzielane przez: - lekarzy, - pielęgniarki, - położne środowiskowe/rodzinne oraz pielęgniarki w środowisku szkolnym i wychowawczym. Wiąże się z tym wybór lekarza, pielęgniarki i położnej/środowiskowej spośród osób posiadających umowę z odpowiednim Oddziałem Wojewódzkim NFZ. Wybór następuje w drodze złożenia stosownej deklaracji wskazującej na wybór konkretnego lekarza, pielęgniarki, położnej i nie obowiązuje tu rejonizacja. Ubezpieczny może złożyć deklaracje na jednego lekarza, pielęgniarkę czy położną POZ i nie ma obowiązku zapisywania całej rodziny do tej samej osoby udzielającej świadczeń. Deklaracja, którą składa pacjent powinna być dostępna w każdej placówce podstawowej opieki zdrowotnej. Jedynym ograniczeniem jakie może zaistnieć podczas składania deklaracji, są limity podopiecznych przypadających na jedną osobę udzielajacą świadczenia. Deklaracja wiąże się również z procesem zmiany lekarza, pielęgniarki lub położnej i zdarzenie to może mieć miejsce nie częściej niż dwa razy w roku co związane jest z określoną procedurą. Funkcje związane z obsługą deklaracji znajdują się w m. Statystyka Przychodni (zaróno InfoMedica, jak i InfoMedica PRO). Ich opis znajduje się w poniższym rozdziale. 2-26
2.3.1.1 Przegląd deklaracji Lokalizacja: m. Statystyka Przychodni > Deklaracje > Przegląd deklaracji Po przejściu też ścieżki Pojawi się okno Lista Deklaracji: w którym dostępne są: dane deklaracji, dane pacjenta, wprowadzenie nowej deklaracji, usunięcie deklaracji, zbiorcze wycofanie deklaracji, zbiorcze kopiowanie deklaracji, Pozycje na liście deklaracji mogą się powtarzać, ponieważ jedna osoba może mieć złożone deklarację do: lekarza, pielęgniarki bądź położnej. 2-27
2.3.1.1.1 Dane deklaracji Lokalizacja: m. Statystyka Przychodni > Deklaracje > Przegląd deklaracji > Dane F5 Funkcjonalność pozwala na podgląd danych szczegółowych deklaracji pacjenta. Na formatce znajdują się dane nieedytowalne (których nie możesz zmieniać) oraz takie, które możesz zmieniać jeżeli zachodzi taka konieczność, tj. adres zamieszkania, adres zameldowania, pola w sekcji dane deklaracji, zakładka personelu (np.: wybór lekarza, medycyny szkolnej itd.). W oknie Danych deklaracji możesz wprowadzać zmiany za pomocą dostępnych słowników: miejscowości (gmin), tytułu praw do świadczeń, typów podopiecznych (powiązanie typów podopiecznych z typami deklaracji), podtypów deklaracji (uczeń, student, żołnierz), personelu (personel odpowiadający deklaracjom), 2-28
szkół (w przypadku medycyny szkolnej). 2.3.1.1.1.1 Wprowadzenie deklaracji Lokalizacja: m. Statystyka Przychodni > Deklaracje > Przegląd deklaracji > Dane F5 Aby wprowadzić nową deklarację wybierz przycisk, który spowoduje otwarcie okna umożliwiającego edycję. Wybierz pacjenta korzystając ze słownika oraz uzupełnij dane dane deklaracji. W przypadku wybrania osoby ze słownika jej dane automatycznie uzupełnią się na formatce deklaracji (warunkiem jest obecność tych danych w systemie). W przypadku, kiedy osoba nie występuje w słowniku - jej dane musisz wprowadzić ręcznie. Wprowadzając dane adresowe należy wprowadzić co najmniej nazwę miejscowości, jeżeli nie jest znany dokładny adres zameldowania. Podczas wypełniania pól edycji należy korzystać ze słowników dostępnych na formatce: słownik pacjentów, miejscowości (gmin), tytułu praw do świadczeń, typów podopiecznych (powiązanie typów podopiecznych z typami deklaracji), podtypów deklaracji (uczeń, student, żołnierz), 2-29
personelu (personel odpowiadający deklaracjom), szkół (w przypadku medycyny szkolnej), W przypadku kiedy dany pacjent ma już złożoną deklarację, w sekcji Dane deklaracji pojawi się komunikat, który o tym poinformuje. Aby wprowadzić nową deklarację w miejsce istniejącej już w systemie: wybierz personel, określ datę zgłoszenia, wypełnij pole: Który raz w tym roku. Uwaga! Wypełniając zakładki: Lekarz, Pielęgniarka, Położna, Medycyna szkolna - możesz równocześnie złożyć kilka różnych deklaracji dla jednego pacjenta. 2.3.1.1.1.2 Wycofanie konkretnej deklaracji Lokalizacja: m. Statystyka Przychodni > Deklaracje > Przegląd deklaracji > Dane F5 > Wycofaj deklarację Jeśli chcesz wycofać wybraną deklarację, kliknij przycisk. Pojawi się okno Wycofanie deklaracji. Uzupełnij Dane wycofania określające: status deklaracji, datę wycofania i wybierz przycisk. Pojawi się komunikat żądający potwierdzenia operacji wycofania deklaracji. Po potwierdzeniu zamiaru wycofania deklaracji pojawi się okno informujące o procesie wycofywania z informacją czy operacja się powiodła czy też nie. Jeśli wystąpił błąd, komunikat również o tym poinformuje. 2-30
Po potwierdzeniu komunikatu pojawi się okno podsumowania operacji wycofania deklaracji. 2.3.1.1.2 Zbiorcze wycofanie deklaracji Lokalizacja: m. Statystyka Przychodni > Deklaracje > Przegląd deklaracji > Zbiorcze wycofanie deklaracji Aby zbiorczo wycofać deklaracje kliknij przycisk, który spowoduje pokazanie się okna o tej samej nazwie. W sekcji Zakres deklaracji wybierz listę deklaracji do wycofania zaznaczając jedną z opcji: zaznaczone pozycje ( ), wszystkie deklaracje ( ). Liczby w nawiasach informują o ilości pozycji, które zostaną wycofane. W sekcji Dane wycofania określ status deklaracji wybierając pozycje z listy rozwijanej (podaj przyczynę wycofania) oraz wprowadź datę. Kliknij aby rozpocząć proces. Wyświetli się okno komunikatu wymagające potwierdzenia zamiaru wycofania deklaracji. Potwierdzenie wyboru zainicjuje akcję wycofania oraz spowoduje wyświetlenie komunikatu Podsumowania, który zaprezentuje szczegółowe informacje dotyczące wykonanej operacji. 2.3.1.1.3 Zbiorcze kopiowanie deklaracji Lokalizacja: m. Statystyka Przychodni > Deklaracje > Przegląd deklaracji > Zbiorcze kopiowanie deklaracji Funkcja umożliwia kopiowanie deklaracji złożonych w placówce, znajdujących się w systemie, przypisanych do wybranej osoby personelu lub grupy (listy aktywnej), do nowej listy aktywnej określonego personelu, bez konieczności przepisywania indywidualnych deklaracji pojedynczo. Aby zbiorczego kopiować deklaracje kliknij przycisk, który spowoduje pokazanie się okna o tej samej nazwie. W sekcji Zakres kopiowania wybierz jedną z opcji: zaznaczone pozycje ( ) - kopiowane zostaną dane zaznaczonej na liście deklaracji, wszystkie deklaracje ( ) - kopiowane zostaną wszystkie deklaracje. Liczby w nawiasach informują o ilości pozycji, które zostaną skopiowane. Z listy rozwijalnej w polu Nowa lista aktywna wybierz grupę personelu, do której chcesz skopiować deklaracje (lekarze, pielęgniarki, położne, medycyna szkolna). Po wypełnieniu wymaganych pól kliknij. 2-31
Pojawi się komunikat żądający potwierdzenia zamiaru wykonania operacji kopiowania. Potwierdzenie wyboru zainicjuje akcję kopiowania, a następnie spowoduje wyświetlenie komunikatu Podsumowania, który zaprezentuje szczegółowe informacje dotyczące wykonanej operacji. 2.3.1.2 Usunięcie deklaracji Lokalizacja: m. Statystyka Przychodni > Deklaracje > Przegląd deklaracji > Usuń F8 Aby usunąć deklarację zaznacz pozycję na liście deklaracji i wybierz przycisk. Operacja spowoduje wyświetlenie komunikatu (rys. poniżej), żądającego potwierdzenia chęci usunięcia danych przez użytkownika. Potwierdzenie spowoduje usunięcie deklaracji. W przypadku gdy deklaracja została wcześniej wyeksportowana, operacja usunięcia jej z systemu nie powiedzie się. Pojawi się komunikat informujący o statusie deklaracji. 2.3.1.3 Zestawienie deklaracji Lokalizacja: m. Statystyka Przychodni > Deklaracje > Zestawienie deklaracji Aby przejść do zestawienia deklaracji wybierz Deklaracje > Zestawienie deklaracji Otworzy się okno Zestawienie deklaracji, w którego dolnej części (grupowanie, sortowanie) możesz wskazać kryteria wg których chcesz deklaracje uszeregować. U góry okna (wyszukiwanie podrzędnych danych), możesz wyfiltrować tylko interesujące Cię deklaracje. Wyszukiwanie danych podrzędnych Wyszukiwanie (zaawansowane) danych podrzędnych umożliwia wyszukanie deklaracji wg: PESEL podopiecznego, PESEL zgłaszającego, daty podpisania deklaracji, daty wycofania deklaracji, 2-32
numeru instalacji, personelu. Aby rozpocząć wyszukiwanie wypełnij co najmniej jedno z pól i kliknij. Grupowanie, sortowanie Zaznaczając kolejne pozycje w sekcji Grupowanie, sortowanie określamy precyzyjnie warunki wyświetlania wg ściśle określonych parametrów. Numeracja poszczególnych pól określa kolejność kolumn w zestawienia równocześnie informacje w nich zawarte do wcześniej określonych warunków. Przykład: (1) - Wg daty podpisania, (2) - Wg statusu deklaracji, (3) - Wg typu podopiecznego. Taka numeracja oznacza, że pozycje będą zliczane i prezentowane wg daty podpisania, a w jej obrębie wg statusu deklaracji, dalej zawężone zostaną do typu podopiecznego. Aby wykonać zestawienie deklaracji zaznacz w sekcji Grupowanie, sortowanie szczegółowe warunki i kliknij przycisk, który spowoduje, że w dolnej cześci okna wyświetlone zostaną deklaracje uporządkowane wg określonych wcześniej parametrów. 2.3.1.4 Zmiana roku szkolnego Lokalizacja: m. Statystyka Przychodni > Deklaracje > Zmiana roku szkolnego Aby zmienić rok szkolny dla wybranych deklaracji, wybierz opcję Zmiana roku szkolnego, która wywołuje okno o tej samej nazwie. W sekcji Szkoła: wybierz placówkę, określ typ szkoły, 2-33
wypełnij pole rok szkolny (po wypełnieniu pierwszego pola roku szkolnego i przejściu kursorem w inne pole, np. w pole Data wycofania, pozostałe lata w polach roku szkolnego uzupełnią się same). W sekcji Ostatnie klasy wprowadź datę wycofania. Na końcu zatwierdź dane. W przypadku poprawnie wypełnionych pozycji i zatwierdzeniu danych pojawi się komunikat żądający potwierdzenia zamiaru dokonania zmiany roku szkolnego w wybranych deklaracjach spełniających określone kryteria. Po potwierdzeniu treści komunikatu zainicjowany zostanie proces zmiany roku szkolnego. W sekcji Postęp dostępny jest podgląd przebiegu procesu kopiowania. Na zakończenie pojawi się komunikat podsumowujący operację zmiany roku szkolnego dla wybranych deklaracji. 2.3.1.5 Sprawozdania POZ Lokalizacja: m. Statystyka Przychodni > Deklaracje > Sprawozdania POZ Okno to przeznaczone jest do tworzenia sprawozdań trojakiego rodzaju: deklaracje POZ, porady POZ, sprawozdanie zbiorcze z wykonanych świadczeń POZ. Rodzaj sprawozdania określasz wybierając go z rozwijalnej listy. 2-34
Możesz tworzyć je dla poszczególnych miesięcy - miesiąc także wskaż na liście. Sprawozdania POZ tworzone są automatycznie, na podstawie zarejestrowanych w systemie informacji. 2.3.1.6 Weryfikacje deklaracji POZ Lokalizacja: m. Statystyka Przychodni > Deklaracje > Weryfikacje deklaracji POZ W oknie tym pojawiają się informacje nt. weryfikacji deklaracji dla wybranej umowy za dany miesiąc otrzymane w potwierdzeniu z OW NFZ Po kliknięciu przycisku pojawi się lista weryfikacji. Za pomocą przycisku Wyniki weryfikacji deklaracji (F5) można podejrzeć wyniki weryfikacji : poprawne czy błędne. 2-35
2.3.1.7 Rachunki deklaracji POZ Lokalizacja: m. Statystyka Przychodni > Deklaracje > Rachunki deklaracji POZ Dla wybranej umowy POZ w zakresie wybranego miesiąca możesz w tym miejscu przeglądać rachunki z deklaracjami POZ, w statystycznym rozbiciu pozycji na grupy analityczne. Formatka prezentuje liczbę deklaracji dla określonego kryterium i kategorii. 2.3.1.8 Import listy deklaracji z pliku XLS Lokalizacja: m. Statystyka Przychodni > Deklaracje > Przegląd deklaracji Import deklaracji dotyczy importu medycyny szkolnej. Aby przejść do importu deklaracji wybierz opcję Import deklaracji z pliku XLS, który powoduje otwarcie okna Import deklaracji medycyny szkolnej z pliku XLS. Wypełnij pola tego okna, korzystając z list rozwijalnych oraz dostępnych słowników. Wymagane jest: określenie Ścieżki do pliku XLS z danymi do importu, którą należy wskazać korzystając z przycisku wypełnienie pola Data podpisania deklaracji. Po uzupełnieniu wymaganych pól użyj przycisku, który wywoła akcję importu. 2.3.1.9 Import deklaracji POZ Lokalizacja: m. rozlnfz > Importy > Deklaracji POZ Po przejściu w/w ścieżki pojawi się okno Importy. Aby zaimportować potwierdzenia deklaracji z pliku XLS kliknij przycisk kliknij. Aby wykonać import potwierdzenia deklaracji z poczty, kliknij. Jeśli chcesz zapisać raport z importu, kliknij. Możesz w każdej chwili przerwać import używając przycisku.. Podaj jego lokalizację i 2-36
2.3.1.10 Eksport deklaracji POZ Lokalizacja: m. rozlnfz >Eksport > Deklaracji POZ. Po przejściu w/w ścieżki pojawi się okno Eksport: Podaj nazwę pliku, numer umowy i miesiąc, za który wykonujesz eksport. Określ zakres eksportu - masz do wyboru trzy możliwości: sprawozdanie całościowe, sprawozdanie przyrostowe, eksportuj niepotwierdzone. Uwaga! Jeśli jesteś świadczeniodawcą z terenu: Dolnośląskiego OW NFZ, Śląskiego OW NFZ, Opolskiego OW NFZ, Pomorskiego OW NFZ, Łódzkiego OW NFZ, Małopolskiego OW NFZ, Podkarpackiego OW NFZ, 2-37
Lubuskiego OW NFZ eksportowane pliki muszą być zaszyfrowane (algorytm P.G.P.) i skompresowane (zip.) oraz wysłane pocztą elektroniczną. Aby w/w opcje były zaznaczone domyślnie, dokonaj odpowiednich ustawień parametrów w module Administrator: Konfiguracja >Parametry > Ustawienia systemu: Ø SYSTEM.NFZEksImp\Szyfruj Ø SYSTEM.NFZEksImp\Kompresuj Ø SYSTEM.NFZMail\Email Użytkownicy z terenów innych niż w/w OW NFZ powinni skontaktować się z Oddziałem Wojewódzkim NFZ do którego przesyłają dane i ustalić formę wysyłki (czy zaszyfrowane, czy skompresowane i czy wysyłka pocztą elektroniczną). Aby wykonać eksport kliknij przycisk Aby zapisać raport z eksportu użyj przycisku 2-38
2.3.2 Tworzenie miesięcznego sprawozdania ze zrealizowanych świadczeń POZ Lokalizacja: Eksport > Porad lekarskich Miesięczne sprawozdanie ze zrealizowanych świadczeń POZ generowane jest, jak pozostałe sprawozdania w czasie jego eksportu, w oknie Eksport porad lekarskich. Podaj nazwę, pod jaką chcesz zapisać plik eksportu, wybierz umowę i miesiąc, za który wykonujesz eksport. Przed eksportem możesz określić, czy plik ma zostać zaszyfrowany, skompresowany, czy chcesz od razu wysłać go pocztą elektroniczną. Uwaga! Jeśli jesteś świadczeniodawcą z terenu: Dolnośląskiego OW NFZ, Śląskiego OW NFZ, Opolskiego OW NFZ, Pomorskiego OW NFZ, Łódzkiego OW NFZ, Małopolskiego OW NFZ, Podkarpackiego OW NFZ, 2-39
Lubuskiego OW NFZ eksportowane pliki muszą być zaszyfrowane (algorytm P.G.P.) i skompresowane (zip.) oraz wysyłane pocztą elektroniczną. Aby w/w pozycje były zaznaczone domyślnie, dokonaj odpowiednich ustawień w module Administrator: Konfiguracja >Parametry > Ustawienia systemu: Ø SYSTEM.NFZEksImp\Szyfruj Ø SYSTEM.NFZEksImp\Kompresuj Ø SYSTEM.NFZMail\Email Użytkownicy z terenu innych niż w/w OW NFZ powinni skontaktować się z Oddziałem Wojewódzkim NFZ do którego przesyłają dane i ustalić formę wysyłki (czy zaszyfrowane, czy skompresowane i czy wysyłka pocztą elektroniczną). Aby wykonać eksport kliknij przycisk. Aby zapisać raport z eksportu użyj przycisku. 2-40
2.3.3 Eksport danych zbiorczych o świadczeniach POZ Lokalizacja: Eksport > Dane zbiorcze o świadczeniach udzielonych w ramach POZ Eksport ten, podobnie jak większość dostępnych eksportów możliwy jest dla wybranej umowy, za dany miesiąc. Plik z danymi możesz zaszyfrować, skompresować i wysłać pocztą elektroniczną po zakończonym eksporcie. 2-41
2.3.4 Eksport kolejek oczekujących Lokalizacja: Eksport > Kolejek oczekujących 1.1 Program rozlnfz zapewnia możliwość eksportu do NFZ danych kolejek oczekujących w obowiązującym formacie dwojakiego typu: Ø statystyka - zawierający informacje na temat liczby osób oczekujących w danej kolejce, średniego rzeczywistego i szacunkowego czasu oczekiwania, z określeniem przypadków pilnych i stabilnych, Ø lista osób - zawierający szczegółowe dane pacjentów oczekujących w kolejkach oczekujących, także z podaniem kategorii: "pilny", "stabilny". Określ miesiąc sprawozdawczy i podaj nazwę pliku, pod jakim chcesz zapisać dane. Podobnie, jak w przypadku innych eksportów, raport z danymi tworzony jest podczas funkcji eksportu. Dane możesz, jak w przypadku każdego innego importu do NFZ wysłać pocztą, skompresowane i zaszyfrowane. Uwaga! Pamiętaj, aby dla każdej kolejki stworzyć statystykę dla eksportowanego miesiąca: Słowniki > Kolejki oczekujących > Dane > Edycja > Nowa 2-42