Warszawa, 7 kwietnia 2014 ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY I. Opis przedmiotu zamówienia. Firma Inwenta sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, jako beneficjent Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Województwa Mazowieckiego 2007-2013, realizujący w ramach Działania 8.1.1 projekt pn. Interim Manager- Zawód przyszłości, w ramach umowy POKL.06.01.01-14-007/13, zaprasza do złożenia oferty dotyczącej usługi cateringowej i wynajmu sal szkoleniowych na terenie miasta Warszawa. Zaproszenie dotyczy kodów CPV: 55120000-7 usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji, 55500000-5 usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków, 55300000-3 usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków. II. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych III. Termin i miejsce wykonania zamówienia Warszawa. Szkolenie będzie obejmować 11 dni szkoleniowych dla 6 grup po 10 osób w terminach od około 25 kwietnia do końca sierpnia 2014 r. IV. Miejsce, sposób i termin składania ofert. 1) Prosimy o złożenie oferty w siedzibie firmy Inwenta pod adresem: ul. Koszykowa 69/3, 00-667 Warszawa lub drogą mailową, na adres ewa.szyjkowska@inwenta.pl. 2) Nieprzekraczalny termin składania ofert mija w dniu 23 kwietnia 2014 do godz. 12:00. 3) Oferty złożone po 23 kwietnia 2014 do godz. 12:00 nie będą rozpatrywane. 4) Wybór ofert i sporządzenie protokołu nastąpi w dniu 23 kwietnia 2014. V. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków Wymagania formalne: posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiadają wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego; posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; nie są podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: 1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % udziałów lub akcji; 3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; 4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. (wymagany dokument: wypełnione i podpisane oświadczenie według wzoru, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania); Dysponują potencjałem technicznym organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi dysponują co najmniej: 1 salą szkoleniową o powierzchni min 30 m2 Restauracją bądź bufetem, zapewniającym wyżywienie uczestników szkoleń (wymagany dokument: wypełniony i podpisany formularz ofertowy według wzoru, który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania);. VI. Składowe oferty: a) Propozycje ceny dla wymienionych usług: Rodzaj usługi i opis wymaganego standardu minimum Wyżywienie Przerwy kawowe serwowane powinny być poza salą szkoleniową (lub w wydzielonym miejscu na sali, nie kolidującym z trwającym szkoleniem). Lunch w restauracji/ stołówce/bufecie, w miejscu szkolenia bez konieczności wychodzenia uczestników i uczestniczek poza budynek, w którym realizowane jest szkolenie. Oczekujemy przygotowania trzech przerw kawowych wg następującego, proponowanego schematu: Godz. 8.45 kawa, herbata, woda, Godz. ok. 11.00 uzupełnienie kawy, herbaty, wody oraz ciasteczka i soki, Godz. ok. 15.30 uzupełnienie kawy, herbaty, wody oraz ciasteczka i/lub owoce i soki, Lunch ok. godz. 13.00 - oczekujemy posiłku dwudaniowego z napojami Sala szkoleniowa dla grup złożonych z 10 osób Standard sali szkoleniowej: - sala klimatyzowana -dostęp światła dziennego- możliwość ustawienie stołów w podkowę, z możliwością swobodnego
poruszania się po sali w trakcie ćwiczeń w grupach - flipchart z flamastrami, - opcjonalnie ekran a) Cenę jednostkową dla każdego elementu wymienionego w powyższym zestawieniu obejmującą wszystkie koszty z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług) b) Doświadczenie w obsłudze biznesowych grup szkoleniowych w ramach długoterminowej współpracy (oceniane na podstawie referencji) c) Dokument KRS lub wpis do ewidencji gospodarczej nie starszy niż 6 miesięcy VII. Sposób przygotowania ofert: a) Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, do wykorzystania formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 2. b) Oferta powinna zawierać ceny netto i brutto poszczególnych, wykazanych w zestawieniu elementów. c) Cena powinna być podana w złotych polskich. d) Ceny podane w ofercie nie podlegają zmianom przez cały okres obowiązywania umowy. UWAGA: Finalnie Zamawiający nie gwarantuje złożenia zamówienia na całość oferty. VIII. Kryteria wyboru: a) Całkowity koszt oferty 90 % wagi oferty b) Własne zaplecze gastronomiczne, gwarantujące atrakcyjne przerwy kawowe, dwudaniowy lunch z napojami 10%, c) Suma: 100% Za najkorzystniejszą zostanie uznana ta oferta, która spełni wymagany standard minimum zamieszczony w zapytaniu, uzyska najwyższą końcową ocenę (najwyższą wartość procentową, maksymalnie 100%) zaś jej koszt będzie się mieścił w kosztach przewidzianych budżetem projektu. Sposób przyznawania punktacji: a. kryterium a) całkowity koszt oferty - Zamawiający będzie badał średnią cenę dla całej oferty, sumując ceny jednostkowe poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu sala konferencyjna, trzy uzupełnianie przerwy kawowe i lunch dla grupy 10 osób oraz trenera/trenerki. Najlepsza oferta otrzymuje maksymalną punktację zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (50%). Pozostałe oferty otrzymują punktację wyliczoną w następujący sposób: łączny koszt najlepszej oferty/ łączny koszt analizowanej oferty x 50% b. kryteria b) za każdy potwierdzony element opisu kryterium Zamawiający przyznaje odpowiednią wagę wymienioną powyżej. Wagi podlegają sumowaniu. IX. Wymagania związane z EFS: Możliwość ustawienia bannera promującego EFS w sali i umieszczenie plakatu promocyjnego na drzwiach.
X. Wybór i ogłoszenie zwycięzcy: a) W dniu 23.04.2014 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty, b) Za najkorzystniejszą zostanie uznana ta oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę (najwyższą wartość punktową, maksymalnie 100%), spełni pozostałe wymagania zamieszczone w zaproszeniu ofertowym oraz będzie mieścić się w cenach przewidzianych w budżecie projektu. W przypadku nie podjęcia lub niewystarczającego podjęcia negocjacji cenowych przez Oferenta, który otrzymał najwyższą wartość punktową, negocjacje cenowe zostaną podjęte z oferentem znajdującym się na kolejnej pozycji pod względem uzyskanych punktów, aż do wyboru oferty najkorzystniejszej, która będzie się mieścić w kosztach przewidzianych w budżecie projektu c) Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja składająca się ze Specjalistki ds. logistyki i szkoleń Pani Ewa Szyjkowska oraz jednego z właścicielek Inwenty Sp. z o.o. Pani Beaty Bukowskiej. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty najkorzystniejszej z punku widzenia spełnienia kryteriów oceny, zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji, d) Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy. e) Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zaproszenia, f) O wyborze najkorzystniejsze oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi dnia 23 kwietnia 2014r. Niniejsze zaproszenie ofertowe nie zobowiązuje Inwenty Sp. z o.o. do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zaproszenia nie zobowiązuje Inwenty Sp. z o.o. do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Inwenty Sp. z o.o. nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. XI Osoba upoważniona do kontaktu z Oferentami: 1) Informacji dotyczących przedmiotu zakupu można uzyskać drogą mailową: Ewa Szyjkowska, ewa.szyjkowska@inwenta.pl Zamówienie prowadzone jest w trybie pozaustawowym. Zamawiający podpisze umowę z Oferentem, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę. Wybrany Oferent zostanie poinformowany pisemnie o terminie i miejscu podpisane umowy. XI. Wykonawca składając ofertę wyraża zgodę na zamieszczenie w umowie zapisu:
1. Zobowiązania Wykonawcy w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2020 roku. 2. Oświadczenia Wykonawcy, że posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia oraz że nie zachodzą wobec niego przesłanki do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, określone w art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) 3. Oświadczenia wykonawcy, że nie jest podmiotem powiązanym z Inwenta Sp. z o.o osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Inwenta Sp. z o.o czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Załącznik 1 OŚWIADCZENIE Składając ofertę do zaproszenia dotyczącego usługi cateringowej i wynajmu sal szkoleniowych na terenie miasta Warszawa w ramach projektu pt.: Interim Manager zawód przyszłości, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego - oświadczamy, że: a) posiadamy uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; b) posiadamy wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego (w załączeniu dosyłamy oryginał lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem, potwierdzającą wpis do EDG lub KRS); c) posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponujemy osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; d) znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; e) nie zachodzą wobec nas przesłanki do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, określone w art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) f) nie jesteśmy podmiotem powiązanym z GROW Galecki i Pietrzak SJ lub POLSAT MEDIA Sp. z o.o. osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między GROW Galecki i Pietrzak SJ lub POLSAT MEDIA Sp. z o.o. lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: i. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; ii. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % udziałów lub akcji; iii. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; iv. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. g) ceny wskazane w Ofercie uwzględniają wszystkie koszty związane z realizacją umowy i są cenami stałymi w okresie obowiązywania umowy; h) uważamy się za związanych niniejszą ofertą na czas wskazany w zapytaniu ofertowym; i) wyrażamy zgodę na oznakowanie sal szkoleniowych dostarczonymi przez Zamawiającego materiałami o wizualizacji zgodnej z wymogami POKL; j) zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy w terminie wskazanym przez Zamawiającego...., dnia... Miejscowość, data..... Podpis osoby (osób) upoważnionej do występowania w imieniu Wykonawcy Czytelny podpis albo podpis i pieczątka z imieniem i nazwiskiem i pieczęć firmowa
Załącznik 2 FORMULARZ DO WYPEŁNIENIA PRZEZ OFERENTA Do zaproszenia ofertowego dotyczącego usługi cateringowej i wynajmu sal szkoleniowych na terenie miasta Warszawa w ramach projektu pt.: Interim Manager zawód przyszłości, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Nazwa Oferenta Dane teleadresowe + dane osoby odpowiedzialnej za ofertę Ogólna informacja o obiekcie CZEŚĆ A OFERTA CENOWA Opis kryterium Cena * (prosimy o podanie cen Cena sali szkoleniowej na 1 dzień szkolenia Dzienna stawka żywieniowa dla 1 osoby (całodzienna przerwa kawowa i obiad dwudaniowy z zestawem surówek i napojami) jednostkowych we wskazanych miejscach) Netto Brutto * Przez cenę jednostkową Zamawiający rozumie cenę wynajmu sali szkoleniowej na 1 dzień szkolenia, wyżywienie 1 lunch, 1 całodzienna przerwa kawowa dla 1 osoby. CZEŚĆ B KRYTERIA JAKOŚCIOWE Kryterium Wyżywienie Opis elementów kryterium własne zaplecze gastronomiczne, gwarantujące atrakcyjne przerwy kawowe, dwudaniowy lunch w tym samym budynku, w którym realizowane jest szkolenie Obiekt posiada proszę wpisać TAK (jeśli wymagane ile), obiekt nie posiada proszę wpisać NIE Dodatkowa informacja o kryterium..., dnia... Miejscowość, data..... Podpis osoby (osób) upoważnionej do występowania w imieniu Wykonawcy. pożądany czytelny podpis albo podpis i pieczątka z imieniem i nazwiskiem