INSTRUKCJA DOTYCZĄCA POSŁUGIWANIA SIĘ WYKAZEM WYKUPIONEGO MYTA I SZCZEGÓŁOWYM WYKAZEM JAZD W FORMIE ELEKTRONICZNEJ Poniższe informacje mają na celu ułatwienie posługiwania się plikami zawierającymi wykaz wykupionego myta oraz/ lub szczegółowy wykaz jazd. Rozmiar pliku do szczegółowego wykazu jazd zależy od liczby przeprowadzonych jazd oraz formatu przesyłanego pliku (PDF lub csv). Przypuszczalny rozmiar pliku na jeden pojazd i jeden miesiąc wynosi ok. 12 KB. Oznacza to, że rozmiar pliku przy 15 pojazdach wyniesie 180 KB. Jeżeli użytkownik posiada więcej pojazdów, rozmiar pliku ulegnie stosownemu zwiększeniu. Prosimy zwrócić uwagę na odpowiednią pojemność skrzynki odbiorczej. Rozmiar pliku do wykazu wykupionego myta jest mniejszy z uwagi na mniej szczegółowych informacji. Mimo to, w wyjątkowych sytuacjach, przesłanie pliku może być utrudnione z powodu małej pojemności skrzynki. Aby zagwarantować otrzymywanie przez Państwo załączników do emaila również w przypadku aktywacji programów firewallowych, powinni Państwo koniecznie wpisać adres nadawcy emaila bws.protokoll@tollcollect.de do ustawień Państwa programu firewallowego. Emaile pochodzące od nadawcy tego emaila są wówczas rozpoznawane jako bezproblematyczne i są dostarczane łącznie z załącznikami. W przypadku korzystania ze sposobu płatności Karta kredytowa w zaporze firewall zaleca się wpisać adres nadawcy TC_Fulfillment_Maut@toll-collect.de. Ponadto polecamy Państwu dołączyć powyższy adres nadawcy do książki adresowej Państwa programu emailowego (np. w programach Outlook, Lotus Notes ). Dodanie nowego kontaktu w programie Outlook Aby dołączyć nowy kontakt w programie Outlook należy otworzyć menu Datei (Plik), wybrać punkt Neu (Nowy), a potem Kontakt (Kontakt). Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, PL - Stan 11/2012 Strona 1 z 8
Otworzy się okno dialogowe dla nowych kontaktów emailowych, gdzie w rubryce E-Mail należy wpisać adres bws.protokoll@toll-collect.de oraz TC_Fulfillment_Maut@toll-collect.de. W rubryce Anzeigen als (Wyświetl jako) ukaże się automatycznie właściwa nazwa. Podane dane należy potwierdzić poprzez naciśnięcie przycisku Speichern und schließen (Zapisz i zamknij). W ten sposób nowy adres został zapisany do konktaktów programu Outlook. Dodanie nowego kontaktu w programie Lotus Notes Nowy kontakt w programie Lotus Notes można wprowadzić ręcznie w poniżej opisany sposób: Proszę otworzyć książkę adresową oraz wybrać kolejno punkty: "Akcja - Nowa Kontakt". Następnie należy do rybryk "Imię" i "Nazwisko" wpisać prawidłowe dane. W miejscu przeznaczonym na Adres emailowy proszę podać adres bws.protokoll@toll-collect.de oraz TC_Fulfillment_Maut@tollcollect.de. Dla zapisania nowego kontaktu proszę kliknąć na "Zapisz i zamknij. Jeśli chcą Państwo zapisać dodatkowe informacje dotyczące kontaktu, np. nazwę firmy, kilka dodatkowych numerów telefonów lub adresów emailowych, dane te mogą być zapisane w miejscach uwidocznionych poprzez zmianę zakładek na Służbowy lub Prywatny. Otwieranie załącznika emaila programem WinZip Ze względów bezpieczeństwa danych użytkownika znajdujące się w załączniku emaila pliki zostały spakowane oraz zakodowane ogólnie dostępnym programem WinZip. W przypadku, gdy nie posiadają Państwo jeszcze tego programu, dostępny jest on na stronie internetowej jego producenta (www.winzip.de). Podczas otwierania pliku program WinZip zażąda podania hasła. Hasło to składa się z następujących elementów: TC*numer wykazu wykupionego myta*. Aktualny numer wykazu wykupionego myta znajduje się każdorazowo w nagłówku emaila. Aby umożliwić upewnienie się, czy podane hasło jest prawidłowe, należy usunąć zaznaczoną opcję pola Kennwort verbergen (Ukryj hasło). Po deaktywacji tej opcji będzie można zobaczyć wpisane hasło i sprawdzić jego prawidłowość. Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, PL - Stan 11/2012 Strona 2 z 8
W efekcie nastąpi odszyfrowanie pliku. W zależności od wybranego formatu zaistnieje możliwość zapisania pliku PDF lub csv na komputerze. Aby zapobiec ewentualnym uszkodzeniom pliku zalecamy zapisanie rozkodowanego pliku na twardym dysku. Prosimy nie używać funkcji podwójnego kliknięcia na plik w celu jego otworzenia w programie WinZip. Otwieranie pliku PDF Plik PDF może zostać otworzony programem Acrobat Reader firmy Adobe oraz zostać wydrukowany. Jeśli nie posiadają Państwo jeszcze tego programu, może on zostać bezpłatnie pobrany na stronie internetowej producenta (www.adobe.de). Otwieranie pliku csv Microsoft Excel Poszczególne zbiory danych pliku csv oddzielone są od siebie średnikiem (csv = comma separated values). Plik nadaje się idealnie do tego, aby otworzyć go przy pomocy programów wykorzystujących tabele, np. Microsoft Excel. Uzyskane w ten sposób dane mogą być wówczas wykorzystywane do dalszych celów w uproszczonej formie. Bardzo prosimy o wykonanie krok po kroku wskazówek zawartych w tym informatorze, gdyż gwarantuje to prawidłowe przedstawienie danych: Proszę wystartować Excel i otworzyć nowy plik poprzez wybranie w menu Datei (Plik) opcji Neu (Nowy). Następnie należy wybrać w punkcie Daten (Dane) punkt Externe Daten importieren (Importuj dane zewnętrzne) oraz Daten importieren (Importuj dane). Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, PL - Stan 11/2012 Strona 3 z 8
Proszę wybrać w otwartym okienku katalog, w którym plik csv został zapisany. Proszę zaznaczyć plik oraz kliknąć na Öffnen (Otwórz). W następnym okienku pokazane zostaną trzy kroki w Textkonvertierungs-Assistenten (Kreatorze konwertowania tekstu). Krok pierwszy: należy wybrać rodzaj pliku jako Getrennt (Ograniczony) oraz potwierdzić wybór kliknięciem na Weiter (Dalej). Kroku drugi: proszę wybrać rybrykę ze znakami podziału, którymi są oddzielone zbiory danych. Proszę zaznaczyć Semikolon (Średnik) i skasować znak wyboru przy Tabstopp (Tabstop), a następnie kliknąć na Weiter (Dalej). Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, PL - Stan 11/2012 Strona 4 z 8
Krok trzeci: należy zaznaczyć drugą szpaltę tabeli, w której jako pierwsze słowo górnej linijki ukazać się powinno słowo Buchungsnummer. Gdy szpalta ta zaznaczona jest na kolor czarny, trzeba wybrać jako Datenformat der Spalten (Format danych w szpalcie) opcję Text (Tekst). Nastepnie można zamknąć kreatora poprzez kliknięcie na Fertig stellen (Zakończ). Kolejne okienko proszę potwierdzić kliknięciem na OK. Resultat importu pliku csv szczegółowym wykazem jazd do programu Excel wyglądać będzie podobnie do poniższego przykładu: Otrzymaną w ten sposób tabelę mogą Państwo dowolnie, stosownie do życzeń oraz potrzeb, formatować w programie Excel. Zawarte w pliku dane mogą być przetwarzane, a otrzymany w ten sposób zmieniony plik można bez problemu zapisać jako plik o nowej nazwie bądź też o innym, wybranym przez Państwo formacie. Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, PL - Stan 11/2012 Strona 5 z 8
Otwieranie pliku csv Microsoft Access Poniżej jest przedstawiony opis najważniejszych czynności związanych z importowaniem pliku CSV do aplikacji bazy danych Microsoft Access. Aby zoptymalizować proces dostosowywania danych do uwarunkowań operacyjnych, opisane czynności można udoskonalać w zależności od potrzeb. Otrzymany plik zapisz pod nową nazwą. Pamiętaj o nieużywaniu spacji (np. EFN20040713.csv). W przeciwnym razie niektóre programy będą miały trudności z prawidłowym odczytaniem nazwy pliku. Otwórz Microsoft Access i bazę danych. Datei Externe Daten Importieren (Plik Pobierz dane zewnętrzne Importuj) przejdź do okna wyboru pliku. Wybierz opcję Textdateien (Pliki tekstowe). Kliknij przycisk Importieren (Importuj). Zostaje uruchomiony kreator importu tekstu. Wybierz Mit Trennzeichen (Ograniczony znaki takie, jak przecinek lub tabulator rozdzielają pola). Kliknij przycisk Weiter (Dalej). Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, PL - Stan 11/2012 Strona 6 z 8
W oknie wybierz ogranicznik rozdzielający pola: Semikolon (Średnik) i zaznacz: Erste Zeile enthält Feldnamen (Pierwszy wiersz zawiera nazwy pól.) Kliknij przycisk Weiter (Dalej). W oknie kreatora importu tekstu wybierz numer wykupu: Typ danych Text (Tekst) i Indeksowany: Ja (Duplikate möglich (Tak (Powtórzenia OK)). Kliknij przycisk Weitere (Dalej). Numer wykupu zdefiniuj jako pole tekstowe i wprowadzenie potwierdź przyciskiem OK. Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, PL - Stan 11/2012 Strona 7 z 8
W oknie Kreatora importu tekstu wybierz opcję Kein Primärschlüssel (Bez klucza podstawowego). Kliknij przycisk Fertig stellen (Zakończ). Importowanie pliku CSV zostało zakończone. Wynik importu szczegółowego wykazu jazd: Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, PL - Stan 11/2012 Strona 8 z 8