Warszawa, 25 maja 2016 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-C.431.4.1.2016 Pan Zdzisław Biszewski Dyrektor Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 197b ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 575), zwanej dalej ustawą oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 września 2015 r w sprawie przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli (Dz.U z 2015 r poz. 1477) zespół inspektorów: Jolanta Truszewska kierownik Oddziału Polityki Społecznej w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w Ciechanowie Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie oraz Sławomir Ozdarski inspektor wojewódzki w Oddziale Polityki Społecznej w Delegaturze - Placówce Zamiejscowej w Ciechanowie Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie przeprowadzili w dniach 18-20 kwietnia 2016 r. kontrolę doraźną w Wojewódzkim Ośrodku Adopcyjnym w Warszawie Oddziale Zamiejscowym w Ciechanowie. Zakres kontroli obejmował realizację niektórych zadań ustawowych w ośrodku adopcyjnym w latach 2012-2015, w tym procedur przysposobienia, m.in. kwalifikacja dzieci zgłoszonych do adopcji, z uwzględnieniem kwalifikacji dzieci do przysposobienia związanego ze zmianą miejsca zamieszkania dziecka poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, przygotowanie i kwalifikacja osób zgłaszających gotowość do przysposobienia dziecka oraz udziału pracowników ośrodka adopcyjnego w okresowej ocenie sytuacji dziecka, w okresie od 1 stycznia 2012 r. do 31 grudnia 2015 r.
Wyniki kontroli zostały przedstawione w arkuszu ustaleń kontroli, podpisanym bez zastrzeżeń w dniu 29 kwietnia 2016 r. przez Panią Iwonę Zmitrowicz kierownika Oddziału Zamiejscowego w Ciechanowie Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego w Warszawie. Na podstawie art. 197d ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. Ośrodek Zamiejscowy w Ciechanowie działa na postawie statutu Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej przyjętego Uchwałą Nr 158/11 Sejmiku Województwa Mazowieckiego z dnia 24 października 2011 r., znowelizowanego Uchwałą Nr 116/12 z dnia 21 maja 2012 r. W znowelizowanym statucie zawarto zapis, że w ramach Centrum działają Oddziały m. in. w Ciechanowie. Zarządzeniem Nr 8/2012 Dyrektora Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej z dnia 1 lutego 2012 r. wprowadzony został regulamin organizacyjny Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego w Warszawie, w ramach którego zgodnie z 8 regulaminu funkcjonuje WOA Oddział w Ciechanowie. W latach 2012-2015, w ramach promowania idei adopcji, kierownik Ośrodka uczestniczył w różnego rodzaju spotkaniach, imprezach oraz uroczystościach na terenie 8 powiatów (ciechanowskiego, żuromińskiego, mławskiego, płońskiego, pułtuskiego, nowodworskiego, przasnyskiego i makowskiego), na terenie których działa Ośrodek. Co najmniej raz w roku był gościem audycji radiowych w lokalnej rozgłośni radiowej. Nawiązana była ścisła współpraca z powiatowymi centrami pomocy rodzinie, sądami, szpitalami, placówkami opiekuńczowychowawczymi oraz ośrodkami pomocy społecznej. Organizowane były również zajęcia edukacyjne dla klientek ośrodka pomocy społecznej oraz spotkania tematyczne dla przedstawicieli podmiotów współpracujących z ośrodkiem adopcyjnym. Jakość przebiegu etapu poszukiwań rodziny przysposabiającej na terenie kraju oraz kwalifikacja dzieci do przysposobienia, w tym kwalifikacja dzieci związana ze zmianą dotychczasowego miejsca zamieszkania dziecka na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na miejsce zamieszkania w innym państwie po wyczerpaniu wszystkich możliwości znalezienia kandydata do przysposobienia tego dziecka na terenie kraju. Po zakwalifikowaniu dziecka do adopcji przez ośrodek adopcyjny w pierwszej kolejności poszukiwani są kandydaci na rodzinę adopcyjną znajdujący się na liście Ośrodka w Ciechanowie. W przypadku niepozyskania kandydata do przysposobienia dziecka
dokumenty udostępniane są Wojewódzkiemu Ośrodkowi Adopcyjnemu w Warszawie. Po tym, jak dane dziecka ukażą się w wojewódzkim banku danych Ośrodek oczekuje 55 dni na zgłoszenie kandydatów na rodzinę adopcyjną z terenu najpierw województwa mazowieckiego, a potem z terenu całego kraju. W tym czasie pracownicy Ośrodka współpracują z innymi ośrodkami utrzymując kontakt telefoniczny i e-mailowy przekazując informacje o poszukiwaniu rodziny. Mimo przesłanej informacji do WBD nadal poszukuje się rodziny gotowej do przysposobienia, uwzględniając pojawienie się nowych kandydatów, którzy ukończyli szkolenie i uzyskali pozytywna opinię kwalifikacyjną. Jeśli w tym czasie kandydaci się nie zgłoszą, to Ośrodek wnioskuje o zakwalifikowanie dziecka do adopcji zagranicznej za pośrednictwem ośrodka adopcyjnego prowadzącego centralny bank danych. Ośrodek adopcyjny sporządza i gromadzi dokumentację dziecka zgłoszonego do adopcji oraz dokonuje kwalifikacji dziecka do adopcji. Kwalifikacja dziecka obejmuje: 1.diagnozę medyczną i psychologiczną dziecka, 2.określenie specyfiki potrzeb dziecka w kontekście prawidłowego doboru rodziny, 3. ustalenie sytuacji prawnej rodzeństwa, 4. dokonaną przez psychologa ocenę stopnia możliwości nawiązania przez dziecko więzi emocjonalnej w nowej rodzinie, 5. analizę aktualnych więzi dziecka z bliskimi mu osobami, 6. analizę całościowej sytuacji dziecka w celu zbadania czy przysposobienie leży w jego najlepszym interesie, dokonaną na podstawie opinii, o której mowa w art. 139a ust.1 pkt.1,2,4 i 5 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. W przypadku przysposobienia międzynarodowego analizowana jest również prawidłowość prowadzenia poszukiwania kandydata do przysposobienia na terenie kraju. W związku z powyższym tę część zadania oceniono pozytywnie.
Kwalifikacja dzieci zgłoszonych do przysposobienia oraz prowadzenie dokumentacji z tego zakresu. Ośrodek Adopcyjny w Ciechanowie swoim zasięgiem obejmuje 7 powiatów: ciechanowski, pułtuski, płoński, mławski, żuromiński, makowski, nowodworski i przasnyski. Procedury adopcyjne zostały wprowadzone zarządzeniem Dyrektora Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej z dnia 12 kwietnia 2015 roku w sprawie wprowadzenia Zasad monitorowania i realizacji procesów adopcyjnych w województwie mazowieckim Do Ośrodka zgłaszane są dzieci do adopcji przez organizatorów rodzinnej pieczy zastępczej, sądy, dyrektorów placówek opiekuńczo-wychowawczych. Kwalifikacja dzieci do przysposobienia odbywa się na posiedzeniach Komisji ds. Adopcji na podstawie: Kart dzieci, dostępnych dokumentów oraz opinii, o których mowa w art. 139a ust. 1 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. Zgodnie z art. 164 ust. 2 pkt 2 ustawy ośrodek adopcyjny po powzięciu informacji o dziecku uzasadniającej zakwalifikowanie dziecka do przysposobienia niezwłocznie sporządzał kartę dziecka. Tylko w 1 przypadku stwierdzono, że karta dziecka sporządzona była przez pcpr, a nie przez ośrodek adopcyjny. Z zapisów w rejestrze dzieci zgłoszonych do ośrodka w Ciechanowie wynika, że zdarzały się sporadyczne przypadki przekroczenia terminu przeznaczonego na kwalifikację dziecka do adopcji. Dotyczyło to okresu 2012-2014, kiedy to obowiązywał 14 dniowy termin wyznaczony na kwalifikację. Z pisemnych wyjaśnień udzielonych przez kierownika ośrodka wynika, że dotyczyło to dzieci z unormowaną sytuacją prawną, ale bez ustanowionego opiekuna prawnego. Po uzyskaniu informacji o ustanowieniu opiekuna prawnego procedurę kwalifikacyjną załatwiano terminowo. Na podstawie analizy dokumentacji dzieci stwierdzono, że Ośrodek nie występował o uzupełnienie dokumentacji dziecka wymienionej w art. 139a, w oparciu o przepis atr.164 ust 2 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. Kierownik Ośrodka skierowała do organizatorów rodzinnej pieczy zastępczej z terenu działania Ośrodka pisma z prośbą o każdorazowe dołączanie do spraw dzieci zgłoszonych do Ośrodka załączników wymienionych w art.139a ust.1 pkt. 1,2,4,5,6. W przypadku braku tych załączników kierownik Ośrodka występuje o nie w rozmowie telefonicznej. Kwalifikacji dziecka do adopcji dokonuje Komisja ds. Adopcji, która działa w oparciu o Regulamin Komisji ds. Adopcji Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej wprowadzony zarządzeniem nr 1/2015 dnia 10 lutego 2015 r przez dyrektora Wojewódzkiego Ośrodka
Adopcyjnego w Warszawie. W skład Komisji ds. Adopcji wchodzą; przewodniczący kierownik Ośrodka oraz członkowie pracownicy merytoryczni Ośrodka. Wszystkie posiedzenia Komisji są protokołowane. W latach 2012 do 2015 łącznie zgłoszono 472. dzieci do adopcji, z tego zakwalifikowano do przysposobienia 102. Do adopcji międzynarodowej zakwalifikowano 28. W roku: 2012 do adopcji zgłoszono 242 dzieci, w tym zakwalifikowano 28 2013 do adopcji zgłoszono 93 dzieci, zakwalifikowano 32 2014 do adopcji zgłoszono 72, zakwalifikowano 20 2015 do adopcji zgłoszono 65, zakwalifikowano 22 W sumie niezakwalifikowano w tym okresie 341 dzieci. Głównymi przyczynami niekwalifikowania dzieci do przysposobienia były silne więzi z rodziną zastępczą spokrewnioną i niezawodową oraz chęć utrzymania kontaktu z rodziną biologiczną. Przeszkodą okazywał się również wiek dziecka i przejawy demoralizacji. Czasami starsze dzieci nie wyrażały zgody na adopcję. W okresie objętym kontrolą do Ośrodka w Ciechanowie zgłoszono także rodzeństwa: 47 rodzeństw w 2012 roku, zakwalifikowano 5 17 rodzeństw w 2013 roku, zakwalifikowano 4 8 rodzeństw w 2014 roku, zakwalifikowano 2 10 rodzeństw w 2015 roku, zakwalifikowano 3 Łącznie zgłoszono do adopcji 82 rodzeństwa, z tego zakwalifikowano do przysposobienia 14. Rodzeństwa zgodnie z obowiązującymi przepisami nie były rozdzielane. Zgodnie z zapisem art. 165 ustawy rodzice, którzy adoptowali dziecko informowani byli o możliwości adopcji jego rodzeństwa. Zapiski o informowaniu rodzin znajdują się w kartach kontaktu z rodziną.
W okresie kontrolowanym dokonano w sumie 88 adopcji, w których Ośrodek Adopcyjny w Ciechanowie był odpowiedzialny za zakwalifikowanie dziecka do przysposobienia krajowego. Natomiast łączna liczba adopcji zakończonych w poszczególnych latach przedstawiała się następująco: 2012 zakończono 26 adopcji 2013 zakończono 25 adopcji 2014 zakończono 23 adopcje 2015 zakończono 22 adopcje W związku z powyższym tę część zadania oceniono: pozytywnie z uchybieniami. Kwalifikacja kandydatów do przysposobienia dziecka. Zarządzeniem nr 2/2015 z dnia 10 lutego Dyrektora Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego w Warszawie wprowadzono instrukcję dotycząca sposobu prowadzenia dokumentacji kandydatów do przysposobienia wraz ze wzorami dokumentów. W okresie objętym kontrolą do Ośrodka Adopcyjnego w Ciechanowie zgłosiło się odpowiednio; w 2012 roku 25 kandydatów na rodziców adopcyjnych, w tym pozytywną opinię kwalifikacyjną uzyskało 7, w 2013 roku 21 kandydatów, w tym pozytywną opinię uzyskało 24, w 2014 roku 26 kandydatów, pozytywną opinię uzyskało 18, w 2015 roku 22 kandydatów, pozytywna opinię uzyskało 21. Przy pierwszym kontakcie z rodziną sporządzana jest Karta rozmowy wstępnej. Zgodnie z art. 172 ust.5 przed skierowaniem kandydata do przysposobienia dziecka na szkolenie ośrodek adopcyjny dokonuje wstępnej oceny. Kandydaci proszeni są o złożenie następujących dokumentów: wniosek (prośba) rodziny skierowana do Ośrodka określająca cel współpracy, odpis skrócony aktu małżeństwa,
zaświadczenia o zarobkach lub oświadczenie o stanie majątkowym, źródłach dochodu, opinia z miejsca pracy, tylko w przypadku wykonywania pracy związanej z dziećmi, życiorys, zaświadczenie lekarskie o ogólnym stanie zdrowia, zaświadczenie od lekarza psychiatry dotyczące stanu zdrowia i braku przeciwwskazań do adopcji lub pełnienia funkcji rodziny zastępczej, zaświadczenie z poradni przeciwalkoholowej, zaświadczenie o niekaralności. Po złożeniu wymaganych dokumentów i wstępnej diagnozie kandydaci starają się o uzyskanie wstępnej kwalifikacji do odbycia szkolenia. Po odbyciu szkolenia kandydaci otrzymują świadectwo ukończenia szkolenia. Następnie Komisja ds. Adopcji podejmuje decyzję o kwalifikacji rodziny na rodzinę adopcyjną. Jeżeli jest pozytywna, to sporządzana jest opinia kwalifikacyjna. Wszystkie posiedzenia komisji są protokołowane. Sytuacje odmowy kwalifikacji kandydatów na rodziców adopcyjnych nie miały miejsca. Rodziny, które na etapie wstępnego diagnozowania nie spełniały kryteriów były informowane o braku możliwości dalszej współpracy. Zdarzały się sytuacje, że rodziny z pozytywną opinią kwalifikacyjną rezygnowały z adopcji dziecka. Przyczyny utraty kandydatów to: zajście kobiety w ciążę, rezygnacja z procedury sądowej, niewłaściwa motywacja, rozwód. Takich rezygnacji w latach 2012 2015 było10, na 63, którym wydano pozytywną opinię kwalifikacyjną. W zakresie kwalifikacji kandydatów gromadzenie i prowadzenie dokumentacji jest zgodne z instrukcją dotyczącą sposobu jej prowadzenia. W dokumentacji rodziny znajduje się Karta propozycji dziecka. Zawiera między innymi zapis dotyczący decyzji rodziny w kwestii adopcji proponowanego dziecka. Powodami nieprzyjęcia przez rodzinę zaproponowanego dziecka były: zmiana decyzji dotyczącej płci dziecka, nienawiązanie emocjonalnej więzi przy kontakcie z dzieckiem.
Zgodnie z przepisami ustawy art.156 ust.1 pkt.9 oraz art. 160 ust. 2 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 roku o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej Ośrodek Adopcyjny w Ciechanowie realizował zadanie w obszarze udzielania wsparcia psychologiczno-pedagogicznego kandydatom na rodziców adopcyjnych, rodzinom, które przysposobiły dziecko oraz kobietom w ciąży, które zgłosiły zamiar pozostawienia dziecka do adopcji. W 2012 roku udzielono w sumie 94 porad, w 2013 roku 70 porad, w roku 2014 - udzielono 68 porad i w roku 2015 83 porady. Porady udzielane były w kontakcie osobistym, telefonicznie lub e-mailem. W związku z powyższym tę część zadania oceniono pozytywnie. Udział pracowników Ośrodka Adopcyjnego w okresowej ocenie sytuacji dziecka oraz współpraca z organizatorem rodzinnej pieczy zastępczej. Pracownicy ośrodka biorą udział w okresowej ocenie sytuacji dziecka zgodnie z zapisami art. 130 i art. 137 ustawy. Organizatorzy rodzinnej pieczy zastępczej oraz placówki opiekuńczowychowawcze zapraszają przedstawicieli Ośrodka Adopcyjnego na posiedzenia Zespołów do spraw okresowej oceny sytuacji dziecka. Ośrodek Adopcyjny w Ciechanowie obejmuje obszar 8 powiatów. Pracownicy ośrodka adopcyjnego starają się, w miarę możliwości kadrowych, uczestniczyć w jak największej liczbie spotkań. Z posiedzeń Zespołów w placówkach opiekuńczowychowawczych sporządzane są krótkie informacje. Natomiast z posiedzeń organizatorów rodzinnej pieczy zastępczej, do dokumentacji Ośrodka Adopcyjnego załączane są skserowane protokoły z posiedzeń Zespołów. W latach 2012 2015 przedstawiciel Ośrodka uczestniczył w 37 posiedzeniach Zespołów ds. okresowej oceny dziecka w placówkach opiekuńczo-wychowawczych oraz w 164. posiedzeniach Zespołów zwoływanych przez organizatorów rodzinnej pieczy zastępczej. Na terenie powiatu płońskiego funkcjonuje Zakład Opiekuńczo-Leczniczy dla dzieci z całego kraju. Od 2014 roku posiedzenia Zespołu odbywają się na terenie ZOL-u. W posiedzeniach tych uczestniczą również przedstawiciele ośrodka adopcyjnego. W latach 2014 2015 odbyło się 5. spotkań Zespołu. W związku z powyższym tę część zadania oceniono pozytywnie.
Uwagi: Dokładać wszelkich starań, aby kwalifikacja dzieci do adopcji odbywała się zgodnie z terminami zawartymi w ustawie o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. Wobec przedstawionej oceny i ustaleń kontrolnych dotyczących działalności Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego w Warszawie Oddziału Zamiejscowego w Ciechanowie nie ma konieczności wydania zaleceń pokontrolnych. Zgodnie z art. 197d ust. 2 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 575) kontrolowana jednostka może w terminie 7 dni od dnia otrzymania zaleceń pokontrolnych, zgłosić do nich zastrzeżenia do Wojewody Mazowieckiego na adres: Mazowiecki Urząd Wojewódzki, Wydział Polityki Społecznej, Plac Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa. W przypadku nieuwzględnienia przez Wojewodę Mazowieckiego zastrzeżeń oraz w przypadku nie zgłoszenia zastrzeżeń do zaleceń należy w terminie 30 dni powiadomić o sposobie realizacji zaleceń Wydział Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, a w przypadku ich uwzględnienia należy mieć na uwadze zmiany wynikające z powyższego faktu. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wiesława Kacperek-Biegańska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej KIEROWNIK Oddziału Polityki Społecznej Jolanta Truszewska INSPEKTOR WOJEWÓDZKI Sławomir Ozdarski