Departament Teleinformatyki CZĘŚĆ II SIWZ SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA oraz zamodelowanie i wdrożenie Systemu do Monitorowania Realizacji Zobowiązań (MRZ) wraz z dostawą
Wstęp / Zadania systemu SPIS ZAWARTOŚCI CZĘŚCI II: 1. Wstęp... 4 1.1. Zadania systemu... 4 1.2. Słownik terminów i skrótów... 5 2. Wymagania biznesowe... 6 3. Koncepcja rozwiązania... 8 3.1. Wymagania dot. oferowanego rozwiązania... 8 3.2. Informacja na temat gotowych funkcjonalności (off-the-shelf) proponowanego rozwiązania... 8 3.3. Wymagania funkcjonalne... 9 3.3.1. Klasyfikacja zobowiązań... 9 3.3.2. Drzewo zależności zobowiązań... 9 3.3.3. Model uprawnień... 10 3.3.4. Poziomy uprawnień... 11 3.3.5. Role (funkcje) w systemie... 12 3.3.6. Stany realizacji - fazy... 12 3.4. Techniczne aspekty MRZ... 12 3.4.1. Listy (rekordy danych)... 12 3.4.2. Rejestr Zobowiązań... 13 3.4.3. Jednostki organizacyjne... 16 3.4.4. Formularz Karta Zobowiązania... 18 3.4.5. Przyciski... 18 3.4.6. Widoki... 19 3.4.6.1. Specyfikacja widoków i formularzy... 19 3.4.7. Załączniki... 20 3.5. Procesy... 21 3.5.1. Nałożenie zobowiązania... 21 3.5.1.1. Modyfikacja / uzupełnienie... 21 3.5.2. Akceptowanie do realizacji... 21 3.5.2.1. Propozycja Odrzucenia... 22 3.5.2.2. Z Propozycja zmiany terminu realizacji... 22 3.5.3. Realizacja zobowiązania... 23 3.5.3.1. Weryfikacja, czy istnieje zagrożenie zrealizowania w terminie... 23 3.5.4. Anulowanie zobowiązania wraz z podzadaniami... 23 3.5.4.1. Akceptowanie zmiany... 23 3.5.5. Delegowanie... 24 3.5.6. Zaakceptowanie realizacji... 27 3.5.7. Procesy cykl życia zobowiązania... 28 3.6. Monitorowanie i powiadomienia... 29 3.7. Import zobowiązań archiwalnych... 34 3.8. Interfejs Użytkownika i Strona główna MRZ... 34 3.9. Autoryzacja... 34 3.10. Historia zmian... 34 3.11. Raporty... 34 4. Wymagania techniczne... 37 Strona 2 z 42
Wstęp / Zadania systemu 4.1. Wolumen danych związanych z MRZ... 37 4.2. Założenia dotyczące platformy BPM... 37 4.3. Założenia dotyczące platformy SharePoint... 38 4.4. Dokumentacja... 38 4.5. Gwarancja... 42 4.6. Migracja do SharePoint 2013... 42 SPIS TABEL Tabela 1 Słownik terminów i skrótów... 5 Tabela 2 Listy w MRZ... 13 Tabela 3 Zakres danych w rejestrze zobowiązań (Karta Zobowiązania)... 13 Tabela 4 Specyfikacja widoków i formularzy... 19 Tabela 5 Przykładowe wartości Karty Zobowiązania i ich przenoszenie podczas delegowania... 26 Tabela 6 Specyfikacja komunikatów mailowych - powiadomienia... 29 Tabela 7 Zestawienie tabelaryczne zrealizowanych / niezrealizowanych Wniosków i Zaleceń za okres od do.. z obszaru... 35 Tabela 8 Zestawienie tabelaryczne zrealizowanych/niezrealizowanych Wniosków i Zaleceń (z obszaru Audyt) lub Zobowiązań (z obszaru Zarząd lub SIK) na dzień [data] z obszaru [JO odpowiedzialna za realizację zobowiązania]... 35 Tabela 9 Szacunkowy wolumen danych i maksymalnych parametrów obciążenia systemu.. 37 Tabela 10 Wyciąg ze standardu dokumentacji technicznej systemu obowiązującego w PSE S.A.... 39 SPIS RYSUNKÓW Rysunek 1 Obszary powstawania zobowiązań w Systemie MRZ... 9 Rysunek 2 Schemat procesów... 29 Strona 3 z 42
Wstęp / Zadania systemu 1. WSTĘP Niniejszy dokument opisuje ogólną koncepcję oraz wymagania szczegółowe narzędzia informatycznego wspierającego proces monitorowania realizacji zobowiązań w Grupie Kapitałowej PSE - Systemu Monitorowania Realizacji Zobowiązań (MRZ). Wymagania zostały przygotowywane pod kątem wykorzystania posiadanej przez Zamawiającego platformy SharePoint, jednakże Zamawiający dopuszcza narzędzie, które jej nie wykorzystuje. Jeżeli oferowany system zawarty w odpowiedzi na niniejsze zapytanie nie będzie jej wykorzystywał, wymagane jest, aby wszystkie opisane funkcjonalności i elementy posiadały w proponowanym systemie swój odpowiednik - pomimo opisu, który mógłby wskazywać jednoznacznie (np. nazwą) na wykorzystanie platformy SharePoint. 1.1. Zadania systemu Zadaniem Sytemu MRZ będzie zwiększenie dyscypliny i poprawa terminowości poprzez stałą kontrolę realizacji zobowiązań nakładanych na jednostki organizacyjne podczas posiedzeń Zarządu, SIK, w protokołach KBZ, raportach z realizacji zadań audytowych, a także w pozostałych obszarach powstawania zobowiązań. Strona 4 z 42
Wstęp / Słownik terminów i skrótów 1.2. Słownik terminów i skrótów W celu zapewnienia spójności i wyjaśnienia terminologii, wykorzystywanej w niniejszym dokumencie Tabela 1 poniżej wprowadza i definiuje następujące oznaczenia: Tabela 1 Słownik terminów i skrótów Lp. Termin/Skrót Opis 1 Zamawiający PSE S.A. - Polskie Sieci Elektroenergetyczne Spółka Akcyjna (uprzednio działająca pod firmą Polskie Sieci Elektroenergetyczne Operator S.A.) 2 Wykonawca Osoba fizyczna lub prawna, wybrana w postępowaniu w celu zrealizowania projektu. 3 Cienki klient Technologia tzw. cienkiego klienta (ang. thin client) oznacza, że do korzystania z aplikacji wystarczy dowolna stacja robocza wyposażona w przeglądarkę internetową. SharePoint Platforma aplikacyjna, służąca do udostępniania rozwiązań w postaci witryny (cienkiego klienta). 4 MRZ System Monitorowania Realizacji Zobowiązań, opisany niniejszym dokumentem, będący witryną na platformie SharePoint. 5 KBZ Komisja Badania Zakłóceń, jedna z czterech głównych komórek w strukturze organizacyjnej, będących nakładającym zobowiązanie w swoim obszarze (źródłem zobowiązań). 6 SIK Spotkanie Informacyjne Kierownictwa, jedna z czterech głównych komórek w strukturze organizacyjnej, będących nakładającym zobowiązanie w swoim obszarze (źródłem zobowiązań). 7 Rejestr Zobowiązań Rejestr (lista SharePoint) wszystkich zobowiązań ze wszystkimi atrybutami określającymi właścicieli, terminy, status realizacji, zobowiązania zależne itp. 8 WFE Serwer Front-End, WFE-Serwer lub zbiór serwerów, który odbiera zapytania przesyłane przez użytkowników lub NLB, uruchomiona jest na nim usługa IIS. 9 KZ Karta Zobowiązania, dokument zawierający niezbędne informacje dotyczące realizacji danego zadania. 10 Zobowiązanie Pojedyncze zadanie, opisane w Karcie Zobowiązania atrybutami precyzyjnie określającymi go w czasie, wskazującymi osoby odpowiedzialne oraz definiującymi produkt, będący wynikiem zrealizowania tego zadania. Zobowiązanie nałożone (delegowane) jest podzadaniem zadania. 11 BPMS Business Process Management Systems system zarządzania procesami biznesowymi. Strona 5 z 42
Wymagania biznesowe / Słownik terminów i skrótów 2. WYMAGANIA BIZNESOWE Wymagane jest, aby system MRZ umożliwiał: Nakładanie zobowiązań, a w szczególności: 1) Istnienie różnych źródeł zobowiązań (W_BIZ_R.003), 2) Wskazanie osoby odpowiedzialnej za realizację zobowiązania (W_INT_F.001), 3) Identyfikację w sposób jednoznaczny osoby odpowiedzialnej za realizację zobowiązania wraz z terminem realizacji (W_BIZ_R.002), 4) Wskazanie przez wprowadzającego nowe zobowiązanie jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za jego realizację (W_INT_F.001), Delegowanie zobowiązań: 5) Delegowanie zobowiązania na inna osobę, jako hierarchiczne dopisanie kolejnej osoby odpowiedzialnej (W_INT_F.001), Monitorowanie realizacji zobowiązań, a w szczególności: 6) Stałą kontrolę nad realizacją zobowiązań nakładanych na jednostki organizacyjne (W_BIZ_R.001), 7) Automatyczne generowanie, w formie wiadomości e-mail, powiadomień o terminach realizacji zobowiązań wynikających z nowych zaleceń (typy powiadomień oraz częstotliwość opisuje Tabela 6 Specyfikacja komunikatów mailowych). Funkcjonalność ta uwzględni zobowiązania nowe, realizowane oraz przeterminowane (we wszystkich stanach realizacji) (W_INT_F.002), 8) Zapewnienie możliwości generowania raportów (wraz z eksportem do MS Excel) dotyczących (W_INT_F.003): a) Zobowiązań niezrealizowanych w zadanym okresie; b) Zobowiązań zrealizowanych w zadanym okresie; c) Zobowiązań w odniesieniu do osoby/komórki organizacyjnej; d) Stan realizacji na określony dzień, 9) Ewidencjonowanie informacji o (W_INT_F.004): a) Aktualnym stanie realizacji zobowiązania; b) Terminach realizacji poszczególnych zaleceń, 10) Weryfikowanie zaleceń realizowanych przez wskazaną osobę (W_INT_F.005); Strona 6 z 42
Wymagania biznesowe / Słownik terminów i skrótów Pozostałe czynności, takie jak: 11) Akceptowanie poszczególnych kroków procesu i podejmowanie decyzji bez logowania do SharePoint, nawet z poziomu urządzeń mobilnych zautoryzowanych w domenie; 12) Wprowadzenie załączników do realizacji zobowiązań (W_INT_F.006); 13) Definiowanie uprawnień poszczególnych użytkowników w zakresie (W_INT_C.001): a) przeglądania informacji o zobowiązaniach; b) wprowadzania danych o realizacji zobowiązań; c) wprowadzania nowych zobowiązań; d) generowania raportów o zobowiązaniach. Strona 7 z 42
Koncepcja rozwiązania / Wymagania dot. oferowanego rozwiązania 3. KONCEPCJA ROZWIĄZANIA 3.1. Wymagania dot. oferowanego rozwiązania Zamawiający wymaga, aby oferowane rozwiązanie: 1) mogło zostać zaplanowane i być realizowane jako proces odzwierciedlający cykl życia zobowiązania, przedstawiony w punkcie 3.5 oraz Rysunek 2 na str. 29 niniejszego dokumentu jako maszyna stanowa ; 2) zostało wykonane, jako aplikacja (witryna) w technologii cienkiego klienta. 3) posiadało dostępne dla Zamawiającego narzędzie do graficznego modelowania procesów biznesowych (BPM). Do tego celu mogą zostać wykorzystane oprogramowanie klasy BPM, firmy IBM Express Edition opisane w punkcie 4.2 lub platforma Microsoft SharePoint 2010 (w przyszłości 2013), opisana w punkcie 4.3 niniejszego dokumentu, dostępne u Zamawiającego. Ponadto: 4) jeżeli wdrożenie rozwiązania MRZ pociągnie za sobą konieczność uzupełnienia lub zakupu dodatkowych licencji na oferowane rozwiązanie lub elementy składowe ponad te licencje, którymi w chwili ogłaszania postępowania Zamawiający dysponuje (tak jak przedstawiają pkt. 4.2 i 4.3), powinny one zostać uwzględnione w ofercie i wejść w skład całościowej jej wartości. 5) Obejmie instruktaż 5 administratorów w siedzibie Zamawiającego i obejmie swoim zakresem administrację i wykorzystanie zastosowanych do zamodelowania procesu narzędzi; 6) w ramach udzielonej 12-miesięcznej gwarancji obejmowało wsparcie techniczne i merytoryczne narzędzi, przy wykorzystaniu których został zamodelowany proces oraz rozwiązania w obszarach instalacji, konfiguracji oraz usuwania usterek mających swoje źródło w niezgodnym z wymaganiami działaniu rozwiązania. 3.2. Informacja na temat gotowych funkcjonalności (off-the-shelf) proponowanego rozwiązania Wykonawca oczekuje zamieszczenia informacji w Formularzu informacyjnym (załącznik), które z wymienionych w nim w Tabeli 2 funkcjonalności są w proponowanym rozwiązaniu realizowane z pudełka (off-the-shelf), a które wymagają dodatkowych prac programistycznych. Prac konfiguracyjnych procesu Zamawiający nie zalicza do prac programistycznych. Strona 8 z 42
Koncepcja rozwiązania / Wymagania funkcjonalne 3.3. Wymagania funkcjonalne 3.3.1. Klasyfikacja zobowiązań Ze względu na miejsce powstania zobowiązania, została wprowadzona następująca klasyfikacja (zobowiązania nakładane przez) wyznaczające obszar powstawania zobowiązania: 1) Posiedzenia Zarządu; 2) Spotkania SIK; 3) Protokoły KBZ; 4) Raporty z realizacji zadań audytowych; 5) Pozostałe dowolne inne obszary, w których mogą powstawać zobowiązania (dyrektorzy, kierownicy, kierownicy projektów itp.). Koncepcja uwzględnia rozszerzenie MRZ na pozostałe obszary. Rejestr Zobowiązań Miejsce powstania zobowiązania Posiedzenia Zarządu SIK Protokół KBZ Raport z realizacji zadań audytowych Pozostałe źródła zobowiązań Rysunek 1 Obszary powstawania zobowiązań w Systemie MRZ Zakłada się, że system umożliwi dołączenie kolejnych obszarów powstawania zobowiązań ( pozostałe źródła zobowiązań ), wykorzystujących ten sam schemat powstawania i proces realizacji zobowiązania, jaki został przyjęty dla głównych obszarów (Rysunek 1 powyżej). 3.3.2. Drzewo zależności zobowiązań Dopuszcza się delegowanie zadań pomiędzy departamentami, Jednostkami Organizacyjnymi, komórkami, jednakże niezbędne jest, aby pracownicy wszystkich wymienionych posiadali konta domenowe na serwerach AD, pomiędzy którymi będzie ustanowiona relacja zaufania. Przykład bardzo rozbudowanego drzewa delegowania podzadań (zależności zobowiązań) przedstawia Schemat 1 poniżej. Strona 9 z 42
Koncepcja rozwiązania / Wymagania funkcjonalne Przykład: drzewo zobowiązań, miejsce powstawania KBZ Posiedzenia Zarządu SIK Protokół KBZ Raport z realizacji zadań audytowych Pozostałe źródła zobowiązań Departament X1 Departament X2 JO Y1 Spółka Z Poziom 1 Poziom 2 Poziom 3 Poziom 4 Schemat 1 Przykład drzewa zależności zobowiązań 3.3.3. Model uprawnień Niezbędne jest, aby: 1) Nakładający zobowiązanie posiadał uprawnienia na poziomie odczytu do wszystkich delegowanych przez niego podzadań, które występują poniżej w drzewie, czyli zostały delegowane (nałożone) z tego zobowiązania. (Schemat 2 poniżej na str. 11 zawiera przykład dwóch drzew, wyróżnionych kolorami tła zielonym i niebieskim, do których będzie miał dostęp do odczytu nakładający, znajdujący się na poziomie 2) każdy użytkownik widzi w dół drzewa; 2) Monitorujący zobowiązanie posiadał uprawnienia na poziomie modyfikacji tylko do zobowiązania przez niego wprowadzonego, przy uwzględnieniu odpowiednich kroków procesu; 3) Każdy element, stanowiący niezależne zobowiązanie posiadał unikatowe uprawnienia (niedziedziczone z listy SharePoint, w której jest przechowywany o ile to będzie zasadne). Strona 10 z 42
Koncepcja rozwiązania / Wymagania funkcjonalne Przykład: drzewo zobowiązań, miejsce powstawania KBZ Posiedzenia Zarządu SIK Protokół KBZ Raport z realizacji zadań audytowych Pozostałe źródła zobowiązań Departament X1 Departament X2 JO Y1 Spółka Z Poziom 1 Poziom 2 Poziom 3 Poziom 4 Zadanie 0 Zadanie 1 Zadanie 2 Schemat 2 Widoczność zobowiązań zależnych (delegowanych podzadań) 3.3.4. Poziomy uprawnień 1) Każde zobowiązanie będzie posiadało niezależny zestaw uprawnień, nadawany na podstawie wartości odpowiednich pól dla odpowiednich Użytkowników z AD. 2) Wyznaczeni Użytkownicy będą mieli dostęp do wszystkich Zobowiązań w MRZ. 3) Zakłada się istnienie poziomów uprawnień, umożliwiających: a) podgląd danych w Karcie Zobowiązania; b) modyfikację (w tym wprowadzanie) danych (bez usuwania); c) współtworzenie danych wraz z nadawaniem uprawnień, bez usuwania (Administrator MRZ); d) pełną kontrolę (Właściciele witryny MRZ, administratorzy SharePoint), System powinien nadawać uprawnienia i realizować proces, zgodnie z cyklem życia zobowiązania (Rysunek 2). Jeżeli jest niezbędne, aby uprawnienia do poszczególnych zobowiązań były różne w różnych etapach realizacji, to Zamawiający dopuszcza taką koncepcję. Jednakże zakłada się, że cykl życia zobowiązania będzie realizowany przy pomocy udostępnienia we właściwych krokach Strona 11 z 42
Koncepcja rozwiązania / Techniczne aspekty MRZ odpowiednim Użytkownikom przycisków dotyczących tylko takich czynności, na które w danym kroku proces ten zezwala. 3.3.5. Role (funkcje) w systemie Zakłada się, że w systemie MRZ będą wyodrębnione następujące role: 1) Nakładającego zobowiązanie (np. prezes Zarządu), 2) Realizującego zobowiązanie (np. dyrektor), 3) Monitorującego zobowiązanie i raportującego (użytkownik wprowadzający do systemu). 4) MRZ Administrator administrator merytoryczny, z uprawnieniami do nadawania uprawnień; 3.3.6. Stany realizacji - fazy Poszczególne kroki realizowanego procesu są opisane stanami, zgodnie z poniższym wyszczególnieniem: 1) Utworzone (po kroku 1.0); 2) Nałożone (po kroku 1.1); 3) W realizacji (w kroku 3.0); 4) Odrzucone (przed krokiem 2.1); 5) Anulowane (po kroku 4.0, przed krokiem 7.0); 6) Anulowane nadrzędnie (anulowane przez zadanie nadrzędne); 7) Zaakceptowane zmiany (po kroku 4.1); 8) Delegowane (krok 5.0) status występujący, jako pierwszy status przed utworzone dla zobowiązania delegowanego; 9) Zrealizowane (krok 7.0 po kroku 6.0). Jeżeli dla sprawnej realizacji procesu wymagane będzie rozbudowanie bądź zmiana powyższej listy stanów, Zamawiający dopuszcza taką możliwość oczekując, że Wykonawca opisze zmianę w Koncepcji i uwzględni w dokumentacji powykonawczej. 3.4. Techniczne aspekty MRZ 3.4.1. Listy (rekordy danych) Niezbędne jest, aby MRZ zawierał zestaw takich list, na podstawie których było możliwe pełne zrealizowanie opisanych wymagań funkcjonalnych. Jeżeli Tabela 2 poniżej wymaga zmian lub uzupełnienia, to Zamawiający oczekuje od Wykonawcy ich wprowadzenia oraz opisania zastosowania nowych lub zmienionych list w koncepcji: Strona 12 z 42
Kategoria Koncepcja rozwiązania / Techniczne aspekty MRZ Tabela 2 Listy w MRZ LP Nazwa listy Przeznaczenie Opis 1 Rejestr zobowiązań 2 Jednostki Organizacyjne 3 Stany realizacji Rejestr przechowujący dane dotyczące nałożonych zobowiązaniach (Karta Zobowiązania) Wykaz jednostek organizacyjnych (JO), wybieranych w polu JO odpowiedzialna za realizację zobowiązania Wykaz miejsc powstawania zobowiązania, wybieranych w polu Nazwa stanu. (o ile będzie miała zastosowanie) 4 Autonumeracja (o ile będzie miała zastosowanie) 5 Zależności zobowiązań 3.4.2. Rejestr Zobowiązań Mechanizm przeszukiwania drzewa. (o ile będzie miała zastosowanie) Lista techniczna przechowująca informacje na temat połączeń podzadań z zadaniami Opis szczegółowy w pkt 3.4.2 niniejszego dokumentu (Tabela 3 poniżej) Lista słownikowa, aktualizowana przez Administratora merytorycznego (współtworzenie). 4 podstawowe obszary powstawania zobowiązania to: ZARZĄD, SIK, KBZ, AUDYT Zakłada się, że każda JO może być obszarem powstawania zobowiązania Słownik wykorzystywany w polu nr 4 i 8: Obszar powstawania zobowiązania JO odpowiedzialna za realizację zobowiązania Opis stanu, zgodny z opisem procesów w pkt. 3.3.6. Lista techniczna, przechowująca automatyczny numer (o ile będzie miała zastosowanie) TECHNICZNA: Na podstawie zawartości tej listy będzie wykonywane przeszukiwanie drzewa (zależności zadań), obliczenia ilości podzadań itp. o ile Wykonawca nie zaproponuje innego, wydajnego rozwiązania realizującego wszystkie wymagane funkcjonalności. Niezbędne jest, aby każde zobowiązanie posiadało zestaw takich pól (Karta Zobowiązania), aby na ich podstawie było możliwe pełne zrealizowanie opisanych wymagań funkcjonalnych. Jeżeli Tabela 3 poniżej wymaga zmian lub uzupełnienia, to Zamawiający oczekuje od Wykonawcy ich wprowadzenia oraz opisania zastosowania dla nowych lub zmienionych pól w koncepcji rozwiązania, Tabela 3 Zakres danych w rejestrze zobowiązań (Karta Zobowiązania) LP Nazwa pola Typ pola Wartość domyślna Uwagi / opis Strona 13 z 42
Realizujący Nakładający Treść Techniczne Koncepcja rozwiązania / Techniczne aspekty MRZ 1 ID zobowiązania Nie określono brak 2 Stan realizacji 3 4 Treść zobowiązania Opis Zobowiązania 5 Produkt 6 7 8 9 Obszar powstawania zobowiązania Nakładający zobowiązanie JO odpowiedzialna za realizację zobowiązania Realizujący zobowiązanie Odnośnik do listy, jednokrotny wybór. Pojedynczy wiersz tekstu Utworzo ne (do 255 znaków) brak Wiele wierszy tekstu (5 x 255 znaków) brak Pojedynczy wiersz tekstu (do 255 znaków) brak Odnośnik do listy, jednokrotny wybór, lista rozwijalna. Osoba z AD. Pojedyncza wartość. Odnośnik do listy, jednokrotny wybór, lista rozwijalna. Osoba z AD. Pojedyncza wartość. Brak Brak Brak Brak Pole wymagane. Niewyświetlane. Pole techniczne, wartości unikatowe. Przechowuje kolejny numer zadania/zobowiązania (autonumeracja), jednoznacznie identyfikujący każde zobowiązanie. Wykorzystywane m. in. do łączenia podzadań z zadaniami, przeszukiwania. (o ile zasadne wystąpienie, gdyż zamawiający dopuszcza, że Wykonawca zaproponuje i zastosuje dowolny, równoważny mechanizm umożliwiający powiązanie zobowiązań (zadań), spełniający wymagania funkcjonalne). Pole wymagane. Wyświetlane. Wartości z listy: stany realizacji. Zamawiający dopuszcza zastosowanie innego, alternatywnego mechanizmu, który będzie realizował podaną funkcjonalność (wymagane będzie opisanie proponowanego mechanizmu). Stan realizacji będzie ustawiany automatycznie, w zależności od stanu, w którym się znajduje aktualnie zobowiązanie. Pole wymagane. Wyświetlane. Pole opcjonalne. Wyświetlane. Dodatkowe pole służące do zamieszczenia szerszego opisu zobowiązania. Pole wymagane. Wyświetlane. Opis: Produkt realizacji zobowiązania. Pole wymagane. Wyświetlane. Wartości słownikowe. Opis: Nazwa obszaru, w którym powstało zobowiązanie. Pole wykorzystywane do klasyfikacji zobowiązań w celu wykonania późniejszych zestawień i raportów. Nie będzie wykorzystywane w celu nadawania uprawnień. Pole wymagane. Wyświetlane. Osoba, która nakłada zobowiązanie. Pole wymagane. Wyświetlane. Wartości słownikowe. Opis: JO właściwa dla osoby, na którą nakłada się zobowiązanie Pole wykorzystywane do klasyfikacji zobowiązań w celu wykonania późniejszych zestawień i raportów. Nie będzie wykorzystywane do nadawania uprawnień. Uprawnienia będą nadawane w procesie Delegowania dla konkretnych osób. Pole wymagane. Wyświetlane. Osoba, na którą zostało nałożone zobowiązanie. Strona 14 z 42
Termin i jego zmiana Delegowanie Koncepcja rozwiązania / Techniczne aspekty MRZ 10 JO współpracujące Odnośnik do listy, wielokrotny wybór brak Pole opcjonalne. Wyświetlane. Opis: JO współpracujące przy realizacji zobowiązania, o ile ma zastosowanie Pole wykorzystywane do klasyfikacji zobowiązań w celu wykonania późniejszych zestawień i raportów. Nie będzie wykorzystywane do nadawania uprawnień. Uprawnienia będą nadawane w procesie Delegowania dla konkretnych osób. Pole opcjonalne. Wyświetlane. Opis: Osoby z AD, które są wskazane do współpracy przez Monitorującego zobowiązanie 11 12 13 14 15 Przy współpracy z Delegowane do Termin rozpoczęcia realizacji Osoby z AD. Wielokrotny wybór Osoby z AD. Wielokrotny wybór Data brak brak Data aktualna Termin zakończenia realizacji Data brak Uzasadnienie zmiany Propozycja: Pojedynczy wiersz tekstu (do 255 znaków) brak Automatycznie otrzymują uprawnienia do odczytu danego zobowiązania. Uprawnienia do modyfikacji otrzymają po delegowaniu do nich zobowiązania. Pole opcjonalne. Wyświetlane. Opis: Osoby z AD, na które nałożone zostało zobowiązanie jako podzadanie. Użytkownik na Karcie Zadania nie będzie miał możliwości modyfikowania tego pola będzie ono uzupełniane automatycznie przez mechanizm obsługujący proces delegowania, pkt. 0, po zainicjowaniu przyciskiem Deleguj : Po delegowaniu (utworzeniu nowego zobowiązania delegowanego), Nakładający zobowiązanie (jako podzadanie) wskaże Użytkownika, który automatycznie otrzyma uprawnienia do modyfikacji nowego zobowiązania i przyjmuje funkcję Realizującego. Podczas delegowania podzadania. Pole wymagane. Wyświetlane. Opis: Nałożony termin rozpoczęcia realizacji zobowiązania. Pole wymagane. Wyświetlane. Opis: Nałożony termin zakończenia realizacji zobowiązania. Data, której nałożenie, akceptowanie, modyfikacja będzie się odbywało w ramach realizacji procesów opisanych w pkt. 3.5 Pole przechowujące uzasadnienie decyzji podejmowanych w procesach opisanych w pkt 3.5 Jeżeli zasadne będzie zastosowanie innego, alternatywnego mechanizmu, spełniającego funkcjonalność przechowywania historii zmian wraz z ich uzasadnieniami, niż np. wiersz tekstu z opcją dołącz zmiany lub wiersz tekstu z zapisanymi zmianami w historii wersji to Zamawiający dopuszcza takie rozwiązanie (niezbędny opis propozycji). Wymagane jest aby możliwe było odtworzenie pełnej historii / cyklu życia zobowiązania. Strona 15 z 42
Informacje dodatkowe monitorujący Koncepcja rozwiązania / Techniczne aspekty MRZ 16 17 Monitorujący Czy powiadomić nakładającego? Osoby z AD. Wielokrotny wybór Checkbox TAK / NIE brak Nie zaznaczo ne Pole wymagane. Wyświetlane. Osoba, która monitoruje zobowiązanie. Zakłada się, że osoba monitorująca będzie jednocześnie osobą, która wprowadza zobowiązanie do MRZ. Pole do uzupełnienia przez użytkownika. Monitorujący podczas wprowadzania do systemu zobowiązania dla każdego podejmuje decyzję czy powiadamiać nakładającego zobowiązanie o przekroczeniu terminu realizacji zobowiązania (K8.3) 18 19 Komentarz Procentowy wdrożenia zobowiązania 20 Numer protokołu 21 22 23 Data zakłócenia KBZ Zagrożenie realizacji Uwzględniono w raporcie Propozycja: Pojedynczy wiersz tekstu (do 255 znaków) brak Propozycja: Pojedynczy wiersz tekstu (do 255 znaków) brak Propozycja: Pojedynczy wiersz tekstu (do 255 znaków) brak Propozycja: Pojedynczy wiersz tekstu (do 255 znaków) brak Propozycja: Pojedynczy wiersz tekstu (do 255 znaków) brak Checkbox TAK / NIE brak Pole opcjonalne. Wyświetlane. Dołączanie zmian Pole opcjonalne. Wyświetlane. Komentarz uzupełniany ręcznie Pole opcjonalne. Wyświetlane. Komentarz uzupełniany ręcznie Pole opcjonalne. Wyświetlane. Komentarz uzupełniany ręcznie Pole opcjonalne. Wyświetlane. Komentarz uzupełniany ręcznie Pole opcjonalne. Wyświetlane. Pole, w którym będą zaznaczane zobowiązania, które nie będą uwzględniane w raportach Monitorujący jest osobą wprowadzającą do systemu. Dla 4 głównych obszarów powstawania zobowiązania Monitorujący zawsze jest różny od Nakładającego. 3.4.3. Jednostki organizacyjne Skrót obszaru Opis obszaru KBZ SIK Zarząd Audyt DZ BS Komisja Badania Zakłóceń System Informowania Kierownictwa Zarząd PSE S.A. Biuro Audytu Wewnętrznego Departament Zarządu Biuro Strategii i Organizacji Strona 16 z 42
Koncepcja rozwiązania / Techniczne aspekty MRZ Skrót obszaru Opis obszaru BI BA BK DP DS DE DI DO ZB DF DR BP DT DA DK BR Biuro Infrastruktury Krytycznej Biuro Audytu Wewnętrznego Biuro Komunikacji Departament Przesyłu Departament Rozwoju Systemu Departament Eksploatacji Departament Inwestycji Departament Usług Operatorskich Zespół BHP i Ochrony Ppoż. Departament Finansów i Kontrolingu Departament Rachunkowości Biuro Przetargów Departament Teleinformatyki Departament Administracji Departament Zarządzania Zasobami Ludzkimi Biuro Rozwoju Rynku Energii Pozostałe Jednostki Grupy Kapitałowej PSE: (byłe Spółki obszarowe) oraz PSE Inwestycje PSEZ-DZ PSEZ-RCN PSEW-DZ PSEW-RCN PSEPn-DZ PSEPn-RCN PSEPd-DZ PSEPd-RCN Jednostka DZ w PSE Oddział w Poznaniu (PSE-Zachód) Jednostka RCN w PSE Oddział w Poznaniu (PSE-Zachód) będąca odpowiedzialna za koordynację działań w zakresie realizacji zobowiązań wynikających z KBZ Jednostka DZ w PSE Oddział w Radomiu (PSE-Wschód) Jednostka RCN w PSE Oddział w Radomiu (PSE-Wschód), będąca odpowiedzialna za koordynację działań w zakresie realizacji zobowiązań wynikających z KBZ Jednostka DZ w PSE Oddział w Bydgoszczy(PSE-Północ) Jednostka RCN w PSE Oddział w Bydgoszczy(PSE-Północ), będąca odpowiedzialna za koordynację działań w zakresie realizacji zobowiązań wynikających z KBZ Jednostka DZ w PSE Oddział w Katowicach (PSE-Południe) Jednostka RCN w PSE Oddział w Katowicach (PSE-Południe), będąca odpowiedzialna za koordynację działań w zakresie realizacji zobowiązań wynikających z KBZ Strona 17 z 42
Koncepcja rozwiązania / Techniczne aspekty MRZ Skrót obszaru Opis obszaru PSEC-DZ PSEC-RCN PSEI-DZ Jednostka DZ w PSE Oddział w Warszawie (PSE-Centrum) Jednostka RCN w PSE Oddział w Warszawie (PSE-Centrum), będąca odpowiedzialna za koordynację działań w zakresie realizacji zobowiązań wynikających z KBZ] Jednostka DZ w spółce Obszarowej PSE Inwestycje S.A. Lista JO będzie uzupełniana w trakcie eksploatacji o podmioty, komórki organizacyjne, jednostki organizacyjne, departamenty, obszary biorące udział w procesie. 3.4.4. Formularz Karta Zobowiązania Formularz Karta Zobowiązania będzie wyświetlał i udostępniał dane dotyczące wybranego Zobowiązania do podglądu i modyfikacji Użytkownikom z uwzględnieniem ich poziomu uprawnień, a także funkcji którą pełnią i statusu realizacji danego zobowiązania. Proces realizacji zobowiązania będzie realizowany Wszystkie atrybuty określające 3.4.5. Przyciski Formularz Karta Zobowiązania oprócz prezentowanych danych (Tabela 3 powyżej) będzie udostępniała Użytkownikowi (nie będą wyszarzane) zgodnie z uprawnieniami właściwymi dla pełnionej przez niego funkcji (jako monitorującego lub realizującego zobowiązanie) następujące przyciski, automatycznie uruchamiające odpowiednie kroki (przejścia stanów) w procesie (Rysunek 2 poniżej, str. 29): 1) Nałóż (przejście z kroku 1.0 do kroku 1.1, opisane w pkt. 3.5.1); 2) Deleguj (przejście z kroku 3.0 do kroku 5.0, opisane w pkt. 3.5.5); 3) Akceptuj do realizacji (przejście z kroku 2.0 do kroku 3.0, opisane w pkt.3.5.2); 4) Zaproponuj odrzucenie (przejście z kroku 2.0 do kroku 2.1, opisane w pkt.3.5.2.1); 5) Zaproponuj inny termin (przejście z kroku 2.0 do kroku 2.2, opisane w pkt.3.5.2.2); 6) Zatwierdź zmianę (przejście z kroku 4.1 do kroku 1.0, opisane w pkt.3.5.4.1); 7) Odrzuć zmianę (przejście bez zmiany parametrów z kroku 4.1 do kroku 1.0, opisane w pkt.3.5.4.1); 8) Anuluj zobowiązanie (zadanie) wraz z podzadaniami (przejście z kroku 4.0 do kroku 7.0, opisane w pkt.3.5.4.1 podpunkt 4)); 9) Akceptuj realizację (przejście z kroku 6.0 do kroku 7.0, opisane w pkt. 3.5.6); 10) Odrzuć realizację (przejście z kroku 6.0 do kroku 4.0, opisane w pkt. 3.5.6); 11) Wyślij komunikat (opisane jako komunikat K8.0, Tabela 6 poniżej, na str. 29) Strona 18 z 42
Koncepcja rozwiązania / Techniczne aspekty MRZ Wykonawca może zaproponować zmiany w niniejszym punkcje, jeżeli Zamawiający pominął w opisie jakieś przyciski, a będą one pomocne Użytkownikowi lub niezbędne przy realizacji procesu. 3.4.6. Widoki W ramach Systemu MRZ użytkownikowi zostaną udostępnione następujące widoki standardowe: Wszystkie zobowiązania; Zobowiązania wg realizujących; Zobowiązania przeterminowane wg realizujących Specyfika środowiska SharePoint umożliwia administratorowi, po zakończeniu wdrożenia, definiowanie publicznych, natomiast Użytkownikom z uprawnieniami współtworzenia prywatnych, prostych widoków. Szczegółową specyfikację widoków opisuje Tabela 4. Jeżeli rozwiązanie nie będzie wykorzystywało platformy SharePoint, to wymagany jest inny mechanizm umożliwiający udostępnianie danych w postaci jak opisane w niniejszym punkcie. 3.4.6.1. Specyfikacja widoków i formularzy Tabela 4 Specyfikacja widoków i formularzy LP Nazwa Pola Wszystkie zobowiązania 1 ID zobowiązania Zobowiązania wg realizujących 2 Stan realizacji x x x 3 Treść zobowiązania Opis Zobowiązania x x x 4 Produkt x x x Zobowiązania przeterminowane wg realizujących 5 Obszar powstawania zobowiązania x x x 6 ID zobowiązania x x x 7 Nakładający zobowiązanie x x x 8 JO odpowiedzialna za realizację zobowiązania 9 Realizujący zobowiązanie x x 10 JO współpracujące x x x 11 Przy współpracy z x x x 12 Delegowane do x x x 13 Termin rozpoczęcia realizacji x x x 14 Termin zakończenia realizacji x x x 15 Uzasadnienie zmiany x x x 16 Komentarz x x x Strona 19 z 42
Koncepcja rozwiązania / Techniczne aspekty MRZ 17 Procentowy wdrożenia zobowiązania x x x 18 Numer protokołu x x x 19 Data zakłócenia KBZ x x x 20 Zagrożenie realizacji x x x 21 Uwzględniono w raporcie x x x 22 ZAŁACZNIKI x x x 23 Utworzony x x x 24 Utworzony przez x x x Filtry / Warunki brak brak Data realizacji > Dziś Utworzony (po Utworzony (po Utworzony (po dacie, dacie, od dacie, od od najnowszych) Sortowanie najnowszych) najnowszych) Grupowanie brak Realizujący zobowiązanie 1. Obszar powstawania zobowiązania; 2. Realizujący zobowiązanie 3.4.7. Załączniki System MRZ będzie umożliwiał załączenie plików do każdego Zobowiązania. Strona 20 z 42