P R O C E D U R A. Archiwizowanie akt Urzędu Miasta



Podobne dokumenty
Z A R Z Ą D Z E N I E NR 146 /2016 Burmistrza Miasta Nowy Dwór Mazowiecki z dnia 22 września 2016 r.

Instrukcja kancelaryjna Naczelnego Sądu Administracyjnego

WYŻSZA SZKOŁA BEZPIECZEŃSTWA z siedzibą w Poznaniu INSTRUKCJA ARCHIWALNA

P R O C E D U R A PN-EN ISO 9001:2009. Szkolenie i dokształcanie pracowników Urzędu Miasta Szczecin. Nr procedury P-II-10 Wydanie 9

P R O C E D U R A PN-EN ISO

2.0. ZAKRES PROCEDURY Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie wydziały i biura Urzędu Miasta Szczecin.

Zasady opracowywania i zarządzania Księgą Jakości

INSTRUKCJA ARCHIWALNA DLA URZĘDU GMINY PARCHOWO

PROCEDURA P V - 06 P R O C E D U R A

1.0. CEL Celem procedury jest ustalenie zasad organizowania szkoleń i dokształcania pracowników, zgodnie z potrzebami Urzędu Miasta Szczecin.

Zarządzenie Nr 327/2016 Burmistrza Obornik z dnia 01 lutego 2016 r.

2.0. ZAKRES PROCEDURY Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie wydziały i biura Urzędu Miasta Szczecin.

PROCEDURA P-II-04. Urząd Miasta SZCZECIN Wydanie 6

Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwizacji dokumentacji Szkoły Podstawowej Nr 56 w Lublinie I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Urzędzie Gminy w Płoskinia

2.0. ZAKRES PROCEDURY

9001:2009. Nr procedury P VI-01. Planowanie i przeprowadzanie auditów wewnętrznych SZJ. Urząd Miasta SZCZECIN. Wydanie 6

Imię i nazwisko Data Podpis

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt Miejskiego Oświatowego Zespołu Ekonomicznego w Tarnobrzegu

P-II-11 P R O C E D U R A. Aplikacja samorządowa

ZARZĄ DZENIE NR 34/07 Wójta Gminy Przytuł y z dnia 5 listopada 2007 roku

INSTRUKCJA ARCHIWALNA

ZARZĄDZENIE NR 29/W/2016 WÓJTA GMINY PIASKI. z dnia 1 lipca 2016 r.

Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie

PROCEDURA P-VI-04. Celem niniejszej procedury jest ustalenie zasad wykonywania kontroli przez wewnętrzne jednostki organizacyjne Urzędu Miasta.

ZARZĄDZENIE NR 37/W/2016 WÓJTA GMINY PIASKI. z dnia 16 sierpnia 2016 r.

ZASADY PRZEKAZYWANIA DOKUMENTACJI Z KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH DO ARCHIWUM URZĘDU MIASTA KRAKOWA. Określenia użyte w zasadach oznaczają:

Muzeum Regionalne w Siedlcach. Tytuł teczki

DECYZJA NR 46/07 SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO. z dnia 19 listopada 2007 r.

Instrukcja w sprawie zasad klasyfikowania oraz trybu postępowania przy przekazywaniu dokumentacji archiwalnej do Archiwum Uniwersytetu Gdańskiego

INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

W przypadku kiedy szkoła nie posiada JRWA przyjmuje klasyfikację zawartą w poniższej tabeli.

INSTRUKCJA O ORGANIZACJI I ZAKRESIE DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT. Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 2 w Kępnie

Uruchamianie zamówień publicznych powyŝej EURO

Procedura przejmowania tradycyjnych materiałów archiwalnych do Archiwum Narodowego w Krakowie

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT. w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej. w Milanowie

UNIWERSYTET WARSZAWSKI INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM W UNIWERSYTECIE WARSZAWSKIM

2.0. ZAKRES PROCEDURY

INSTRUKCJA O ORGANIZACJI I ZAKRESIE DZIAŁANIA ARCHIWUM

Specjalny Ośrodek Szkolno Wychowawczy w Dębowej Łące

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt Zespołu Szkół im. gen. Józefa Kustronia w Lubaczowie

INSTRUKCJA ARCHIWALNA AKADEMII WYCHOWANIA FIZYCZNEGO IM. JERZEGO KUKUCZKI W KATOWICACH

Michał Kaczmarczyk Ryszard Słoka

INSTRUKCJA GIMNAZJUM NR 1 IM. MICHAŁA JANASA W PACANOWIE. Organizacji i zakresu działania składnicy akt P A C A N Ó W U L.

INSTRUKCJA O ORGANIZACJI I ZAKRESIE DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO STAROSTWA POWIATOWEGO W GRYFINIE. Rozdział 1 Postanowienia ogólne

ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT W SPECJALNYM OŚRODKU SZKOLNO WYCHOWAWCZYM W DĘBOWEJ ŁĄCE

Zarządzenie Nr 345/2014 Prezydenta Miasta Tomaszowa Mazowieckiego z dnia 23 października 2014 roku.

Instrukcja Archiwalna. Postanowienia ogólne

ABC archiwum cyfrowego Czyli jak zapanować nad dokumentami w firmie. Dawid Żądłowski 2017

ISTRUKCJA. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Urzędzie Miejskim w Stawiskach. Rozdział I Postanowienia ogólne

WYTYCZNE DOTYCZĄCE PRZYGOTOWANIA I PRZEKAZANIA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH DO ARCHIWUM WOJSKOWEGO W TORUNIU

INSTRUKCJA. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

INSTRUKCJA o organizacji i zakresie działania składnicy akt w Szkole Podstawowej w Gierałtowcu

Instrukcja organizacji i zakres działania Archiwum Zakładowego Urzędu Miejskiego w ZAWIERCIU

... tytuł teczki ( hasło klasyfikacyjne z wykazu akt)

POWIATOWEGO CENTRUM POMOCY RODZINIE W ŚRODZIE WIELKOPOLSKIEJ

PROCEDURA NR 1.1 TYTUŁ: NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ I ZAPISAMI

Instrukcja archiwalna Politechniki Gdańskiej

INSTRUKCJA ARCHIWALNA SPIS TREŚCI: Rozdział 1 Przepisy ogólne

z dnia 30 października 2006 r. (Dz. U. z dnia 17 listopada 2006 r.)

I N S T R U K C J A W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO W OŚRODKU PRZETWARZANIA INFORMACJI

Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 32/2012 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 im. Kawalerów Orderu Uśmiechu w Lubaniu z dnia r.

INSTRUKCJA. w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt w Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół i Przedszkola w Grębocicach

Imię i Nazwisko Data Podpis Barbara Ledwon Michał Kaczmarczyk Ryszard Słoka

Pismo okólne Nr 2/2011 Burmistrza Miasta Kowalewo Pomorskie z dnia 24 marca 2011 r

Data zniszczenia lub przekazania do arch. państwowego Kat. akt. Liczba teczek

P R O C E D U R A P V-14. Zasady przygotowania corocznego informatora budŝetowego dla mieszkańców pt. Skąd mamy pieniądze i na co je wydajemy

z dnia 15 lipca 2015 r.

INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

Załącznik nr 8 do Regulaminu Kontroli Zarządczej INSTRUKCJA KANCELARYJNA ZESPOŁU SZKÓŁ W TUCHLINIE

ZARZĄDZENIE NR 3/2017R. KIEROWNIKA GMINNEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W POSTOMINIE. z dnia 8 lutego 2017 r.

SPIS TREŚCI. Rozdział 9 Przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B ) na makulaturę

INSTRUKCJA KANCELARYJNA ZWIĄZKU ŻOŁNIERZY WOJSKA POLSKIEGO

INSTRUKCJA O ORGANIZACJI I ZAKRESIE DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO W STAROSTWIE POWIATOWYM W GRYFINIE. Rozdział I Postanowienia ogólne

INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

Instrukcja organizacji i działania Składnicy akt oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w Ośrodku Pomocy Społecznej w Pysznicy

Z A R Z Ą D Z E N I E N R 1021 /2010 WÓJTA GMINY LUBIN z dnia 10 sierpnia 2010 r.

Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. Anna Domalanus

INSTRUKCJA O DZIAŁALNOŚCI SKŁADNICY AKT ZESPOŁU SZKÓŁ SPECJALNYCH NR 3.

Przygotowanie dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego. Prowadzący: dr Ewa Perłakowska

Instrukcja składnicy akt

Warszawa, dnia 19 lutego 2014 r. Poz. 153

Wystąpienie pokontrolne

Instrukcja organizacji i działania składnicy akt (archiwum szkolnego) Zespołu Publicznego Gimnazjum i Szkoły Podstawowej w Chwaszczynie

ZARZĄDZENIE NR 2 BURMISTRZA MIROSŁAWCA. z dnia 8 stycznia 2014 r.

Instrukcja kancelaryjna Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie. I. Postanowienia ogólne

SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ WG NORMY PN EN ISO 9001:2009 PROCEDURA SYSTEMOWA PS 3. Nadzór nad zapisami ZAWARTOŚĆ PROCEDURY

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNIC AKT W MIEJSKIEJ BIBLIOTECE PUBLICZNEJ W CIESZANOWIE

Zarządzenie Nr 74/10 Marszałka Województwa Świętokrzyskiego z dnia 6 października 2010 roku

ZARZĄDZENIE NR 30/W/2016 WÓJTA GMINY PIASKI. z dnia 1 lipca 2016 r.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA. Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. w Milanowie

INSTRUKCJA TWORZENIA I GROMADZENIA DOKUMENTACJI W SZKOLE

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

ZARZĄDZENIE Nr 6/2006. Wójta Gminy Sadlinki. w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej w Urzędzie Stanu Cywilnego w Sadlinkach

EGZAMIN POTWIERDZAJĄCY KWALIFIKACJE W ZAWODZIE

Instrukcja archiwum zakładowego Powiatowego Zakładu Katastralnego we Wrocławiu

INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT POWIATOWEGO CENTRUM POMOCY RODZINIE W SOKOŁOWIE PODLASKIM

RZEDSZKOLA MIEJSKIEGO NR 41. w ŁODZI

Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 44/2015 Burmistrza Miasta Józefowa z dnia 26 marca 2015 r.

PROCEDURA ORGANIZACYJNA

Transkrypt:

Urząd Miasta SZCZECIN P R O C E D U R A Archiwizowanie akt Urzędu Miasta PN-EN ISO 9001:20090 Nr procedury P II-07 Wydanie 8 1.0. CEL Celem niniejszej procedury jest ustalenie zasad przekazywania akt spraw ostatecznie załatwionych do archiwum zakładowego w Urzędzie Miasta Szczecin. 2.0. ZAKRES PROCEDURY Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie Wydziały i Biura Urzędu Miasta. 3.0. TERMINOLOGIA 3.1. JRWA jednolity rzeczowy wykaz akt stanowiący załącznik Nr 2 do rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. nr 14, poz. 67 ze zm.), 3.2. Symbole klasyfikacyjne podzielenie (sklasyfikowanie) spraw na ustalone grupy według treści. 3.3. Hasła klasyfikacyjne słowne określenie grupy spraw, któremu odpowiada właściwy symbol. 3.4. Kategoria archiwalna podział akt ze względu na ich wartość historyczną lub praktyczną. Kategorie oznacza się symbolami literowymi: A, B, BE, Bc. 3.4.1. kategoria A akta o wartości historycznej, przechowywane wieczyście. 3.4.2. kategoria B akta o wartości praktycznej. Okres przechowywania określa cyfra dopisana do symbolu np. B-5 (okres przechowywania wynosi 5 lat). 3.4.3. kategoria BE tak jak w przypadku kategorii B, przy czym po określonym terminie przechowywania, o losach dokumentu decyduje archiwum państwowe (E ekspertyza archiwalna). 3.4.4. kategoria Bc oznacza dokumenty, które po pełnym wykorzystaniu tracą znaczenie Praktyczne. Imię i Nazwisko Data Podpis OPRACOWAŁ SPRAWDZIŁ ZATWIERDZIŁ Emilia Stolarz Michał Kaczmarczyk Ryszard Słoka Strona 1 z 5

4.0. PRZEBIEG REALIZACJI / OPIS CZYNNOŚCI Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazywane do archiwum zakładowego po upływie 2 lat od zakończenia sprawy. 1. Porządkuje akta: - segreguje wg kategorii archiwalnej (A, B) 2. Przygotowuje akta celem przekazania do archiwum: - usuwa metalowe zszywki, spinacze itp.; w przypadku kategorii A i powyżej kategorii B10, usuwa się również części plastikowe - usuwa zbędne egzemplarze tych samych pism, dodatkowych egzemplarzy kopii tych pism itp. 3. Układa akta wewnątrz teczki sprawami w porządku chronologicznym. - w przypadku akt kategorii A od stycznia do grudnia Akta kategorii B Akta kategorii A - przesznurowuje akta i numeruje ołówkiem każdą zapisaną stronę w prawym górnym rogu. Na końcu wewnętrznej strony okładki umieszcza się następujący zapis - Niniejsza teczka zawiera... stron kolejno ponumerowanych, [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta] Opisuje teczki z aktami na zewnętrznej stronie czytelnie i zgodnie z zawartością zał. nr 1. niniejszej procedury. 1 Strona 2 z 5

1 Sporządza spis zdawczo odbiorczy według załącznika Nr 2 niniejszej procedury: - w przypadku akt kategorii A w 4 egzemplarzach, - w przypadku akt kategorii B w 3 egzemplarzach. Pracownik Archiwum zakładowego UM Otrzymuje przygotowane i opisane akta w archiwum wraz z odpowiednią ilością egzemplarzy spisu zdawczo-odbiorczego, z których każdy jest podpisywany przez zdającego, jego kierownika i przyjmującego akta. Jeden egzemplarz spisu pozostaje u pracownika zdającego akta jako dowód przekazania akt do archiwum. W przypadku niespełnienia powyższych kroków procedury, pracownik archiwum nie przyjmuje dokumentacji do archiwum. Ochrona treści procedur Procedury i instrukcje są własnością Urzędu Miasta Szczecin. Procedury udostępnione są w formacie uniemożliwiającym wnoszenie zmian przez osoby nieupoważnione. Odpowiedzialność Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. Strona 3 z 5

5.0. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW 5.1. Procedury Nr P-I-03 Nadzór nad dokumentacją dla pracy Urzędu Miasta 5.2. Załączniki: 5.2.1. Opis teczki aktowej - zał. Nr 1/ P-II-07 5.2.2. Spis zdawczo-odbiorczy - zał. Nr 2/ P-II-07 Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie internetowej www.szczecin.pl. Dokument jest Strona 4 z 5

Strona 5 z 5