Z A R Z Ą D Z E N I E N R 1021 /2010 WÓJTA GMINY LUBIN z dnia 10 sierpnia 2010 r.

Transkrypt

1 Z A R Z Ą D Z E N I E N R 1021 /2010 WÓJTA GMINY LUBIN z dnia 10 sierpnia 2010 r. w sprawie ustalenia zasad archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu pn. Budowa sali gimnastycznej przy Szkole Podstawowej w Szklarach Górnych wraz z adaptacją starego budynku szkolnego na szkołę współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata Na podstawie art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, oraz Dz.U. z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806, Dz.U. z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568, Dz.U. z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203, Dz.U. z 2005 r. Nr 172, poz. 1441, Nr 175, poz. 1457, Dz.U. z 2006 r. Nr 17 poz. 128, Nr 181, poz. 1337, Dz.U. z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974, Nr 173, poz. 1218, Dz.U. z 2008 r. Nr 180, poz. 1111, Nr 223, poz. 1458, Dz.U. z 2009 r. Nr 52, poz. 420, Nr 157, poz. 1241, Dz.U. z 2010 r. Nr 28, poz. 142, Nr 28, poz. 146) zarządzam co następuje: 1 Ustala się następujące zasady archiwizacji dokumentów związanych z realizacją przez Gminę Lubin (zwaną dalej Beneficjentem ) projektu pn. Budowa sali gimnastycznej przy Szkole Podstawowej w Szklarach Górnych wraz z adaptacja starego budynku szkolnego na szkołę (zwanego dalej Projektem ), współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata : 1. Kompletna dokumentacja związana z realizacją Projektu przechowywana będzie w siedzibie Beneficjenta w terminie i zgodnie z wymogami art. 90 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, art. 15 lit. a) i lit. d), art. 19 i art. 37 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, zachowując wymogi określone w załączniku nr III do rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 oraz umowie o dofinansowanie projektu nr UDA-RPDS /10-00 z dnia r. (zwanej dalej Umową ). 2. Termin, o którym mowa w 1 ust. 1 może zostać przedłużony na podstawie pisemnej informacji otrzymanej przez Beneficjenta od Instytucji Zarządzającej RPO WD przed upływem tego terminu. 3. Dokumentacja związana z realizacją Projektu przechowywana będzie w Urzędzie Gminy w Lubinie, a w szczególności w: a) Referacie Inwestycji, b) Referacie Współpracy Europejskiej Funduszy Zewnętrznych i Rozwoju Wsi, c) Referacie Planowania i Finansów, d) Referacie Zamówień Publicznych. e) Po upływie jednego roku kalendarzowego od ostatecznego zakończenia realizacji Projektu dokumentacja, o której mowa w 1 ust. 3, przekazana zostanie do archiwum zakładowego Urzędu Gminy w Lubinie. Przekazanie to nastąpi w terminie ustalonym przez pracownika, do którego obowiązków należy prowadzenie ww. archiwum zakładowego. f) W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentów, o których mowa w 1 ust. 3 i ust. 4, jak również w innych przypadkach określonych w Umowie, o miejscu przechowywania dokumentów związanych z realizacją Projektu niezwłocznie zostanie poinformowana na piśmie Instytucja Zarządzająca RPO WD.

2 g) Archiwizacja dokumentów związanych z realizacją Projektu prowadzona będzie zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt dla organów gmin i związków międzygminnych. h) Szczegółowe założenia organizacyjne związane z archiwizacją dokumentów dotyczących realizacji Projektu stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia Wykonanie zarządzenia powierza się: 1) Dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Szklarach Górnych, 2) Dyrektorowi Zespołu Ekonomiczno Administracyjnemu Szkół Gminy Lubin, 3) Kierownikom Referatów Urzędu Gminy w Lubinie wyszczególnionych w ust. 3 niniejszego zarządzenia. 2. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Kierownikowi Referatu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Lubinie. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

3 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr.. Wójta Gminy Lubin z dnia Szczegółowe założenia organizacyjne archiwizacji dokumentów dotyczących realizacji projektu pn. Budowa sali gimnastycznej przy Szkole Podstawowej w Szklarach Górnych wraz z adaptacją starego budynku szkolnego na szkołę, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata Archiwizacja dokumentów dotyczących Projektu przeprowadzona zostanie poprzez zarchiwizowanie w pierwszej kolejności wszystkich teczek w poszczególnych klasyfikacjach a następnie sporządzenie tzw. paczki projektowej zawierającej następujące składowe: a) pierwotny wniosek aplikacyjny wraz z załącznikami, dokumentacja projektowa, korespondencja, b) umowa, aneksy i korespondencja, c) wnioski o płatność, płatności, korespondencja, d) kontrole, akta kontroli, informacje pokontrolne, korespondencja, e) sprawozdania, korespondencja, f) dokumentacja przetargowa, korespondencja. 2. Z dokumentacji podlegającej archiwizacji należy usunąć wszystkie spinacze, zszywki i inne metalowe części a także wszelkie koszulki i skoroszyty. 3. Opisane dyskietki i płyty CD (numer teczki, projektu i sprawy) zarchiwizować należy oddzielnie w przeznaczonych do tego celu kartonach. 4. W przypadku, gdy dany dokument wystąpi w kilku egzemplarzach, archiwizacji podlegają wszystkie dokumenty. W spisie spraw zaznacza się ilość egzemplarzy. 5. W przypadku gdy dane pismo wpłynęło do wydziału różnymi drogami (e-meil, fax, poczta) archiwizacji podlegają wszystkie egzemplarze pisma. 6. Jeżeli egzemplarz pisma z faxu jest na papierze termoczułym należy go skopiować i zarchiwizować również kopię tego dokumentu. 7. W przypadku stwierdzenia braku dokumentu oryginalnego lub jakiegokolwiek załącznika należy dołożyć wszelkich starań, aby został odnaleziony w innej dokumentacji, a gdy poszukiwania nie odniosą skutku, fakt ten należy zgłosić przełożonemu lub osobie przez niego wyznaczonej, a w spisie spraw należy umieścić odpowiednią adnotację. 8. Archiwizacji podlegają również kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem oraz kopie dokumentów stanowiące załącznik do sprawy. 9. W spisie spraw jako datę wszczęcia sprawy traktować należy datę wpływu pisma do jednostki, natomiast datą załatwienia jest data ostatniego pisma w sprawie. 10. Jeżeli spis spraw w poszczególnych teczkach był prowadzony błędnie lub jest niekompletny należy sporządzić nowy spis spraw. Spisów spaw nie należy numerować. 11. Dokumenty należy archiwizować grupując je w poszczególne sprawy. W ramach sprawy dokumenty układać należy chronologicznie począwszy od dokumentu z najwcześniejszą datą. Następnie w ramach danej grupy klasyfikacyjnej poszczególne sprawy należy ułożyć chronologicznie według daty wszczęcia - od sprawy wszczętej najwcześniej. Ułożone

4 chronologicznie sprawy oprawiamy w okładki tekturowe i związujemy sznurkiem od dołu na krzyż sporządzając tomy o grubości max. 6-7 cm. 12. W każdym tomie należy ponumerować wszystkie zapisane strony od 1 do n, a ich ilość podać na okładce tomu. Numeracji podlegają wszystkie zarchiwizowane dokumentu również zwrotki i koperty. 13. Numery stron należy wpisać miękkim ołówkiem w prawym górnym rogu dokumentu. 14. Poszczególne tomy zarchiwizowanych dokumentów oznaczamy zgodnie z wzorem przedstawionym poniżej poprzez naklejenie odpowiednio zadrukowanej kartki A4 na okładkę lub opisanie bezpośrednio na okładce tomu.

5 Wzór okładki tomu Urząd Gminy w Lubinie ul. Władysława Łokietka Lubin Kategoria archiwalna Symbol Referatu. Symbol klasyfikacyjny z wykazu akt. Referat.. (Jeżeli w międzyczasie zmieniło się oznaczenie akt, wpisujemy aktualne a w nawiasie poprzednie) Tytuł teczki.. Numer projektu RPDS /10 Tytuł projektu Budowa sali gimnastycznej przy Szkole Podstawowej w Szklarach Górnych wraz z adaptacją starego budynku szkolnego na szkołę Nazwa Beneficjenta Gmina Lubin Roczne daty końcowe akt TOM nr Akta niniejsze zawierają.. zszytych i ponumerowanych stron