Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 44/2015 Burmistrza Miasta Józefowa z dnia 26 marca 2015 r.

Transkrypt

1 Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 44/2015 Burmistrza Miasta Józefowa z dnia 26 marca 2015 r. w sprawie wykonywania niektórych czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Józefowa, wzorów blankietów korespondencyjnych i pieczęci oraz rodzajów rejestrów centralnych Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r., poz. 594 z późn. zm.) zarządzam, co następuje: 1 1. Szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych (instrukcja kancelaryjna), sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie rzeczowych wykazów akt oraz instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (instrukcja archiwalna), określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67), zwane dalej rozporządzeniem, z zastrzeżeniem ust Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla Urzędu Miasta Józefowa jest tradycyjny system wykonywania czynności kancelaryjnych, zgodnie z zarządzeniem Nr 6/2011 Burmistrza Miasta Józefowa z dnia 28 stycznia 2011r. w sprawie wyboru systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta. 2 Zarządzenie określa: 1) zasady przyjmowania i wysyłania przesyłek; 2) listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkty kancelaryjne; 3) wzory blankietów korespondencyjnych, pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisu; 4) wzór spisu spraw oraz wzór opisu teczki; 5) elementy pisma załatwiającego sprawę; 6) rodzaje rejestrów centralnych prowadzonych w Urzędzie; 7) zasady potwierdzania kopii pisma; 8) postępowanie z aktami organów gminy Przesyłki przyjmują punkty kancelaryjne, które wykonują czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym z wykorzystaniem narzędzi informatycznych, z zastrzeżeniem ust Głównym punktem kancelaryjnym jest Biuro Obsługi Klienta, które rejestruje: 1) przesyłki przekazywane drogą pocztową oraz faksem, 2) pisma, podania i wnioski składane bezpośrednio przez zainteresowanych, 3) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z Urzędem,

2 4) podania i wnioski wnoszone w postaci elektronicznej, na elektroniczną skrzynkę podawczą, o której mowa w art. 3 pkt. 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r., poz. 1114), 3. Do pozostałych punktów kancelaryjnych należą: Sekretariat Burmistrza, rejestrujący przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej sekretariatu i faks oraz Biuro Rady Miasta, rejestrujące przesyłki dotyczące spraw będących w zakresie działania Rady, składane bezpośrednio przez zainteresowanych. 4. Straż Miejska jest punktem kancelaryjnym, wykonującym czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym bez wykorzystania narzędzi informatycznych. 5. Pracownicy Referatu Ewidencji Ludności, Urzędu Stanu Cywilnego, Referatu Rozwoju i Promocji Gospodarczej oraz Referatu Świadczeń Rodzinnych przyjmują wnioski składane bezpośrednio przez zainteresowanych w sprawach będących w zakresie działania tych komórek. 6. Pracownicy Referat Rozwoju i Promocji Gospodarczej oraz Referatu Świadczeń Rodzinnych do rejestracji wniosków składanych bezpośrednio przez zainteresowanych wykorzystują narzędzie informatyczne, o którym mowa w 4 ust Punkty kancelaryjne, o których mowa w 3 ust. 2 i ust. 3, do rejestracji przesyłek wpływających wykorzystują narzędzie informatyczne, używając wspólnego, jednego dla całego Urzędu, generatora numerów porządkowych. 2. Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym, w rejestrze prowadzonym w postaci elektronicznej, punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu, wpisując numer z rejestru przesyłek wpływających w formacie P-n p, gdzie n p oznacza numer pisma w rejestrze przesyłek wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników. 3. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik Nr 1 do zarządzenia. 4. Przesyłki rejestrowane przez Biuro Obsługi Klienta i przez Sekretariat Burmistrza wymagają dekretacji. 5. Przesyłki zastrzeżone do dekretacji Burmistrza i Zastępcy Burmistrza przekazywane są tym osobom w celu wskazania dekretacji. Pozostałe przesyłki dekretowane są przez Kierownika Biura Obsługi Klienta, z zastrzeżeniem ust Przesyłki wpływające na urzędowych drukach i formularzach kierowane są bezpośrednio do kierowników komórek organizacyjnych. 7. Pracownicy Biura Obsługi Klienta zapisują stosowną dekretację w rejestrze przesyłek wpływających. 8. Kierownik komórki organizacyjnej lub osoba przez niego upoważniona podpisuje w rejestrze, drukowanym z systemu, odbiór przesyłki Punkty kancelaryjne nie otwierają przesyłek: 1) adresowanych imiennie do Burmistrza Miasta lub Zastępcy Burmistrza, w przypadku zamieszczenia na kopercie adnotacji do rąk własnych, 2) zawierających klauzulę tajne, zastrzeżone, poufne lub tajemnica skarbowa, 3) ofert przetargowych, konkursowych, itp. 4) aplikacji składanych w związku z ogłoszeniem naboru na wolne stanowiska pracy, 5) innych przesyłek zawierających informację nie otwierać, 2. W sytuacjach określonych w ust. 1 punkt kancelaryjny rejestruje przesyłkę i umieszcza pieczęć wpływu na kopercie. 2

3 6 1. W komórkach organizacyjnych Urzędu obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. 2. Komórki organizacyjne Urzędu stosują jednolity rzeczowy wykaz akt, w brzmieniu określonym w załączniku Nr 2 do rozporządzenia. 3. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania. 4. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem A zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. 5. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem B z dodaniem cyfr arabskich zalicza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb Urzędu oraz dla celów kontrolnych. 6. Dokumentacja zaliczana do kategorii BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. 7. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi, w przypadku oznaczenia ich znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż merytoryczna, należy zakwalifikować do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc. Symbol ten oznacza dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę. 8. Zmiany kwalifikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 7, może dokonać dyrektor właściwego archiwum państwowego Dokumentacja tworząca akta sprawy to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy, zawierający oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, kolejny numer sprawy wynikający ze spisu spraw oraz cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła. 2. Sprawę rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w sprawie. Kolejnych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. 3. Wzór formularza spisu spraw określa załącznik Nr 2 do zarządzenia. 4. W aktach sprawy zakłada się metrykę sprawy, której wzór i sposób prowadzenia określa rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. z 2012 r., poz. 250), z zastrzeżeniem ust Rodzaje spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony określa rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 marca 2012 r. w sprawie rodzaju spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony (Dz. U. z 2012 r., poz. 269). 3

4 8 1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5, w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać: 1) nagłówek druk lub podłużną pieczęć nagłówkową, 2) znak sprawy, 3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, 4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną, 5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem, 6) treść pisma, 7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe), 8) listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości, 9) numerację stron. 2. Kopia pisma załatwiającego sprawę powinna zawierać ponadto parafę prowadzącego sprawę i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma), 3. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystywać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi Wzory pieczęci i blankietów korespondencyjnych stosowanych w organach samorządu Miasta Józefowa określa załącznik Nr 3 do zarządzenia. 2. Na blankietach korespondencyjnych stosowanych przez organy, o których mowa w ust. 1, zamieszcza się nad tekstem w lewym górnym rogu herb Miasta Józefowa Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo. 2. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. 3. Wzór pieczęci urzędowej, o której mowa w ust. 1, oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy Przesyłki wychodzące z Urzędu Miasta rejestrowane są przez pracowników Biura Obsługi Klienta. 2. Przesyłki wychodzące przygotowywane są przez pracowników komórek merytorycznych Urzędu Miasta. 3. Pracownik komórki przekazuje zaadresowaną kopertę wraz z przesyłką do wysłania pracownikowi, o którym mowa w ust. 1, dołączając kopię pisma i gdy jest to wymagane wypełniony druk zwrotnego potwierdzenia odbioru. 4. Przekazując przesyłkę do wysłania pracownik komórki merytorycznej na kopii pisma wychodzącego wpisuje w lewym dolnym rogu numer z rejestru przesyłek wpływających, o którym mowa w 4 ust Jeżeli wysyłane pismo nie stanowi odpowiedzi na pismo przychodzące, pracownik komórki merytorycznej w lewym dolnym rogu pisma przekazywanego do wysłania wpisuje oznaczenie P Pracownik, o którym mowa w ust. 1 rejestruje przesyłkę wychodzącą w rejestrze a na kopii pisma wysyłanego w prawym dolnym rogu wpisuje numer z rejestru przesyłek 4

5 wychodzących w formacie W-n w, gdzie n w oznacza numer pisma w rejestrze przesyłek wychodzących. W przypadku większej liczby adresatów numer z rejestru przesyłek wpisywany jest przy nazwisku (nazwie) każdego adresata. 7. Jeżeli pismo wysyłane jest za zwrotnym potwierdzeniem odbioru pracownik, o którym mowa w ust. 1 na zwrotce wpisuje numer z rejestru przesyłek wychodzących (W-n w ) i po odesłaniu zwrotki do Urzędu wpisuje w rejestrze przesyłek wychodzących datę doręczenia pisma Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana. 2. Wzór opisu teczki aktowej określa załącznik Nr 4 do zarządzenia. 3. Teczki aktowe przechowywane są w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego. 4. Tryb i warunki przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego określa instrukcja archiwalna, stanowiąca załącznik Nr 6 do rozporządzenia W Urzędzie Miasta prowadzone są następujące rodzaje rejestrów centralnych: 1) rejestr uchwał Rady Miasta, 2) rejestr interpelacji i wniosków radnych, 3) rejestr zarządzeń Burmistrza, 4) rejestr upoważnień i pełnomocnictw, 5) rejestr skarg i wniosków, 6) rejestr umów, zleceń i zamówień (niezależnie od ich wartości), 7) rejestr faktur i rachunków, 8) rejestr przesyłek wpływających, 9) rejestr przesyłek wychodzących. 2. Rejestr uchwał Rady Miasta oraz rejestr interpelacji i wniosków radnych prowadzi pracownik Biura Rady. 3. Rejestr zarządzeń Burmistrza oraz rejestr upoważnień i pełnomocnictw prowadzi pracownik Sekretariatu Burmistrza. 4. Rejestr skarg i wniosków prowadzi Kierownik Biura Obsługi Klienta. 5. Rejestry, o których mowa w ust. 1 pkt. pkt. 6, 7, 8 i 9 prowadzą pracownicy Biura Obsługi Klienta Wydając kopię pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę Stwierdzam zgodność z oryginałem, a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści. 2. Potwierdzanie zgodności treści dotyczy pism i dokumentów wytworzonych w komórkach organizacyjnych Urzędu oraz będących w posiadaniu tych komórek. W pozostałych przypadkach stosuje się przepisy wynikające z ustawy z dnia 14 lutego 1991r. Prawo o notariacie (Dz. U. z 2014 r., poz. 164 z późn. zm.). 3. Potwierdzenia zgodności treści pism lub dokumentów, o których mowa w ust. 2, dokonują kierownicy komórek merytorycznych, z zastrzeżeniem ust Do dokonywania czynności, o których mowa w ust. 2 Burmistrz Miasta może upoważnić Sekretarza Miasta lub innego pracownika Urzędu. 5

6 15 1. Przepisy, o których mowa w 1 oraz przepisy niniejszego zarządzenia mają również zastosowanie przy załatwianiu spraw związanych z działalnością Rady Miasta 2. Sprawy związane z organizacją sesji Rady Miasta i posiedzeń Komisji Rady rejestruje się w spisach spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, o którym mowa w 6 ust. 2 zarządzenia. 3. Protokoły sesji Rady Miasta, posiedzeń Komisji Rady oraz uchwały Rady otrzymują w ciągu kadencji kolejne numery, począwszy od numeru jeden. 4. Protokoły sesji oraz protokoły Komisji numerowane są cyframi arabskimi łamanymi przez cztery cyfry danego roku kalendarzowego. 5. Uchwały Rady numerowane są cyframi arabskimi, łamanymi przez numer kadencji pisany cyframi rzymskimi, łamany przez cztery cyfry danego roku kalendarzowego. 16 Za realizację niniejszego zarządzenia odpowiedzialni są kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu Miasta oraz pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy. 17 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Burmistrz Miasta /-/ inż. Stanisław Kruszewski 6

7 ZAŁĄCZNIK Nr 1 do zarządzenia Nr 44/2015 Burmistrza Miasta Józefowa z dnia 26 marca 2015 r. W Z Ó R P I E C Z Ę C I W P Ł Y W U WPŁYNĘŁO Urząd Miasta Józefowa (nazwa punktu kancelaryjnego) (data wpływu) Nr z rejestru przesyłek wpływających Liczba załączników podpis

8 ZAŁĄCZNIK Nr 2 do zarządzenia Nr 44/2015 Burmistrza Miasta Józefowa z dnia 26 marca 2015 r. W Z Ó R F O R M U L A R Z A S P I S U S P R A W rok... (oznaczenie komórki organizacyjnej)... (symbol klasyfikacyjny z wykazu akt)... (hasło klasyfikacyjne z wykazu akt) Lp. TYTUŁ (krótka treść sprawy) NAZWA PODMIOTU OD KTÓREGO SPRAWA WPŁYNĘŁA znak pisma wszczynającego sprawę data pisma wszczynającego sprawę Wszczęcia sprawy DATA Ostatecznego załatwienia sprawy UWAGI (oznaczenie prowadzącego sprawę oraz sposób załatwienia sprawy) 8

9 ZAŁĄCZNIK Nr 3 do zarządzenia Nr 44/2015 Burmistrza Miasta Józefowa z dnia 26 marca 2015 r. W Z O R Y P I E C Z Ę C I I B L A N K I E T Ó W K O R E S P O N D E N C Y J N Y C H STOSOWANYCH W ORGANACH SAMORZĄDU MIASTA JÓZEFOWA I. WZORY STOSOWANE W SPRAWACH NALEŻĄCYCH DO KOMPETENCJI RADY MIASTA JÓZEFOWA 1. Wzór pieczęci nagłówkowej i blankietów korespondencyjnych Rada Miasta Józefowa (adres, tel. fax) 2. Wzór pieczęci podpisowej Przewodniczący Rady lub Wiceprzewodniczący Rady II. WZORY STOSOWANE W SPRAWACH NALEŻĄCYCH DO KOMPETENCJI PRZEWODNICZĄCEGO RADY MIASTA JÓZEFOWA 1. Wzór pieczęci nagłówkowej i blankietów korespondencyjnych Przewodniczący Rady Miasta Józefowa (adres, tel., fax) 2. Wzór pieczęci podpisowej Przewodniczący Rady 9

10 III. WZORY STOSOWANE W SPRAWACH NALEŻĄCYCH DO KOMPETENCJI WICEPRZEWODNICZĄCEGO RADY MIASTA JÓZEFOWA 1. Wzór pieczęci nagłówkowej i blankietów korespondencyjnych Wiceprzewodniczący Rady Miasta Józefowa (adres) 2. Wzór pieczęci podpisowej Wiceprzewodniczący Rady I. WZORY STOSOWANE W SPRAWACH NALEŻĄCYCH DO KOMPETENCJI BURMISTRZA MIASTA JÓZEFOWA 1. Wzór pieczęci nagłówkowej i blankietów korespondencyjnych Burmistrz Miasta Józefowa (adres) 2. Wzór pieczęci podpisowej Burmistrz Miasta II. WZORY STOSOWANE W SPRAWACH NALEŻĄCYCH DO KOMPETENCJI ZASTĘPCY BURMISTRZA MIASTA JÓZEFOWA 1. Wzór pieczęci nagłówkowej i blankietów korespondencyjnych Zastępca Burmistrza Miasta Józefowa (adres) 10

11 2. Wzór pieczęci podpisowej Zastępca Burmistrza Miasta III. WZORY STOSOWANE W SPRAWACH ZAŁATWIANYCH Z UPOWAŻNIENIA BURMISTRZA MIASTA JÓZEFOWA 1. Wzór pieczęci nagłówkowej i blankietów korespondencyjnych Burmistrz Miasta Józefowa (adres) Lub 2. Wzór pieczęci podpisowej z up. Burmistrza Stanowisko służbowe 1. Wzór pieczęci nagłówkowej i blankietów korespondencyjnych Urząd Miasta Józefowa (adres) 2. Wzór pieczęci podpisowej z up. Burmistrza Stanowisko służbowe Imię i nazwiako VII. POZOSTAŁE WZORY PIECZĘCI I BLANKIETÓW KORESPONDENCYJNYCH STOSOWANE W URZĘDZIE MIASTA JÓZEFOWA 1. Wzory pieczęci nagłówkowych i blankietów korespondencyjnych Miasto Józefów Województwo mazowieckie (adres, nr regon) 11

12 Urząd Miasta Józefowa Województwo mazowieckie (adres, nr regon) Urząd Stanu Cywilnego w Józefowie Województwo mazowieckie (adres) (lub skrót: woj. mazowieckie) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Józefowie Urząd Miasta Józefowa Nazwa komórki organizacyjnej (adres) Urząd Miasta Józefowa Straż Miejska (adres, telefon) 2. Wzory pieczęci podpisowych dla kierowniczych stanowisk urzędniczych oraz stanowisk urzędniczych Kierownik Referatu Kierownik USC Komendant Straży Miejskiej Z-ca Komendanta Straży Miejskiej 12

13 Główny specjalista Główny specjalista lub ds Pełnomocnik ds Z-ca Pełnomocnika ds Audytor wewnętrzny Inspektor Inspektor lub ds Podinspektor VIII. WZORY WIZYTÓWEK UŻYWANYCH W URZĘDZIE MIASTA JÓZEFOWA Herb Miasta Burmistrz Miasta Józefowa (adres, tel., fax, ) Herb Miasta Zastępca Burmistrza Miasta Józefowa (adres, tel., fax, ) 13

14 Herb Miasta Urząd Miasta Józefowa Sekretarz Miasta (adres, tel., fax, ) Herb Miasta Urząd Miasta Józefowa Skarbnik Miasta (adres, tel., fax, ) Herb Miasta Urząd Miasta Józefowa Stanowisko służbowe, nazwa komórki organizacyjnej (adres, tel., fax, ) Herb Miasta Urząd Miasta Józefowa (adres, tel., fax) www. jozefow. pl Herb Miasta Rada Miasta Józefowa Przewodniczący Rady (adres, tel., fax, ) Herb Miasta Rada Miasta Józefowa Wiceprzewodniczący Rady (adres, tel., fax, ) 14

15 ZAŁĄCZNIK Nr 4 do zarządzenia Nr 44/2015 Burmistrza Miasta Józefowa z dnia 26 marca 2015 r. W Z Ó R O P I S U T E C Z K I A K T O W E J nazwa podmiotu oraz pełna nazwa komórki organizacyjnej oznaczenie komórki organizacyjnej (symbol literowy) oraz symbol klasyfikacyjny z wykazu akt kategoria archiwalna TYTUŁ TECZKI złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce roczne daty skrajne (rok założenia rok najpóźniejszego pisma w teczce) numer tomu 15

16 U z a s a d n i e n i e Zasady przyjmowania i wysyłania przesyłek oraz rodzaje rejestrów centralnych prowadzonych w Urzędzie Miasta uregulowane były w zarządzeniu Nr 3/2005 Burmistrza Miasta Józefowa z dnia 6 stycznia 2005r. W zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych obowiązywało wówczas rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z późń. zm.). Upoważnienie dla Prezesa Rady Ministrów do wydania rozporządzenia ustalającego instrukcję kancelaryjną wynikało z art. 39a ustawy a dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym. Duże zmiany wprowadziła ustawa z dnia 12 lutego 2010r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 40, poz. 230). Ustawa ta dokonała zmiany ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, do której wprowadziła upoważnienie dla Prezesa Rady Ministrów do wydania instrukcji kancelaryjnej i jednocześnie uchyliła art. 39a ustawy o samorządzie gminnym. Nowe rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67) nie uregulowało wykonywania niektórych czynności kancelaryjnych, np. zasad przyjmowania i wysyłania przesyłek, rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkty kancelaryjne, rodzajów rejestrów centralnych prowadzonych w Urzędzie Miasta i dlatego zagadnienia te należało uregulować w zarządzeniu Burmistrza Miasta. 16