Zakres działalności Działu Obiegu i Archiwizacji Dokumentów (DOAD) EZD ARCHIWUM DOAD KANCELARIA CYFROWE ARCHIWUM DOKUMENTÓW w ramach POWER 3,5
Schemat działań wdrożeniowych EZD na PG 08.11.2016 UG + PUW + PG Podpisanie umowy trójstronnej Styczeń 2017 Przyjęcie i wdrożenie zmian dot. infrastruktury technologicznej Maj/Czerwiec 2017 Instalacja i Konfiguracja EZD
Schemat działań wdrożeniowych EZD na PG Lipiec 2017 Marzec 2018 Przyjęcie i wdrożenie zmian otoczenia prawnego do uruchomienia EZD W trakcie wdrożenia Realizacja EZD i jego integracja z innymi systemami
Otoczenie osobowe i prawne Otoczenie osobowe Koordynator Czynności Kancelaryjnych Główny Koordynator Systemu EZD Administrator Techniczny Systemu EZD Zespół EZD Koordynatorzy EZD w jednostkach PG Rektorska Komisja ds. Systemu EZD Otoczenie prawne Instrukcja kancelaryjna Instrukcja archiwalna JRWA
Otoczenie technologiczne KANCELARIA SEKRETARIATY WYBRANI PRACOWNICY SERWEROWNIA Skanery Czytniki kodów kreskowych Podpisy kwalifikowane Serwery i macierze Drukarki kodów kreskowych Drukarki/ etykieciarki Oprogramowanie serwerowe Czytniki kodów kreskowych Oprogramowanie OCR Skrytki i regały dla składu chronologicznego
Lokalizacja Kancelarii
Koperta Otwieranie i analiza (par. 5 ZR 8/2018 określa rodzaje przesyłek, które nie są otwierane przez KG) Kod kreskowy Skanowanie i opisywanie metadanych w systemie EZD ( Zał. 2 ZR 8/2018 wykaz korespondencji niepodlegającej skanowaniu) SKAN w EZD Przekazywanie w EZD RPW - Rejestr Przesyłek Wpływających P pełne odwzorowanie N niepełne odwzorowanie Brak odwzorowania Jednostka (wyznaczona osoba/ konto wirtualne)
Integracje z zewnętrznymi systemami oraz obszary wymiany dokumentacji elektronicznej Elektroniczne faktury PEF ezamówienia BIP EZD Zamówienia publiczne epuap edoręczenia Projekty badawcze Jednostki administracji publicznej
Statystyka dotycząca systemu EZD Elektroniczne pisma Rok 2017 Rok 2018 Rok 2019 (do 31.05.2019 r.) Korespondencja wychodząca poprzez platformę epuap z Kancelarii Głównej PG 46 112 72 Korespondencja przychodząca poprzez platformę epuap do Kancelarii Głównej PG 271 334 191 Rok 2017 Rok 2018 Rok 2019 (do 31.05.2019 r.) Liczba przeszkolonych pracowników w danym roku 430 403 29
Schematy
zdalna pomoc Wsparcie w ramach systemu EZD
Zintegrowany Program Rozwoju Politechniki Gdańskiej POWER 3.5 cyfrowe archiwum dokumentów Digitalizacja w liczbach: 82 787 skanów 1,09 TB danych 2 265 plików pdf w EZD Dodatkowe zadania: współpraca z innymi jednostkami PG pomoc przy wydawnictwach PG skanowanie dla czytelników Archiwum
Cele i etapy digitalizacji Ochrona i zabezpieczenie materiałów archiwalnych przed uszkodzeniem lub utratą Udostępnianie oraz popularyzacja zasobu archiwalnego Selekcja materiałów archiwalnych Przygotowanie i opracowanie Digitalizacja właściwa Tworzenie katalogów i nazewnictwo plików Kontrola jakości plików cyfrowych Zabezpieczenie wzorcowych kopii cyfrowych Udostępnianie użytkowych kopii cyfrowych O wyselekcjonowaniu do digitalizacji decydują: czas wytworzenia obecny stan zachowania kategoria archiwalna wartość z punktu widzenia historycznego
Kontakt Katarzyna Zygmunt tel. +48 58 348 66 92 kom. +48 797 307 170 doad@pg.edu.pl https://pg.edu.pl/dzial-obiegu-i-archiwizacji-dokumentow