Raporty w systemie EZD jako narzędzie koordynatora czynności

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Raporty w systemie EZD jako narzędzie koordynatora czynności"

Bogusław Konrad Mucha
5 lat temu
Przeglądów:

1 Raporty w systemie EZD jako narzędzie koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwisty Paweł Wlezień

2 System tradycyjny System EZD Kilkunastu pracowników pośredniczących w przekazaniu akt kilkadziesiąt spisów zdawczo-odbiorczych na spisie kilkadziesiąt pozycji lub jednostek archiwalnych Kilkuset pracowników archiwizujących akta tysiące spraw setki tysięcy dokumentów

3 Archiwizacja akt tradycyjnych Prowadzenie sprawy Archiwizacja akt

4 Archiwizacja w systemie EZD Prowadzenie sprawy Archiwizacja akt

5 Główne obszary zainteresowania koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwisty Klasyfikacja dokumentów Metadane spraw i dokumentów Kompletność akt

6 Weryfikacja hurtowa (masowa) raporty pozwalające wytypować sprawy, dokumenty do pojedynczej weryfikacji raporty bezpośrednio wykazujące błędy

7 Zalety weryfikacji hurtowej (masowej) dotyczy bezpośrednio wielu pracowników szybkość weryfikacja dużej ilości danych

8 teraz poprawne działanie przeszłość poprawa błędów Sporządzamy raport cykliczna weryfikacja tego samego obszaru automatyczne sprawdzenie czy błąd został poprawiony o błędzie informujemy konkretnego pracownika

9 Co jest potrzebne? Dane z systemu EZD w formacie np. Excel, csv Znajomość Excela na poziomie średnim

10 Weryfikacja tytułów spraw filtrujemy dane tylko automatyczny element tylko automatyczny element opisujący dokument wpływający np: przesyłka wpływająca, Pismo (epuap), skan dokumentu, nowa sprawa

11 Weryfikacja tytułów spraw obliczamy długość tytułu i filtrujemy dane lakoniczny tytuł jednowyrazowy lub niewiele mówiący np. wniosek, skarga, prośba, zawiadomienie, umowa

12 Weryfikacja tytułów spraw podobny tytuł spraw o różnych znakach tabela przestawna Wszystkie sprawy rejestrowane w tym samym spisie spraw maja taki sam tytuł np.: zwrot akcyzy, polisa OC

13 Weryfikacja metadanych dokumentów opracowywanie danych filtrujemy dane Tytuły dokumentów oznaczenia automatyczne nowy 1022 znak sprawy pisma pismo PP-IV lakoniczne - wniosek

14 Weryfikacja metadanych dokumentów format dokumentu jak są oznaczane w metadanych typów pliki w formacie np. avi jak są oznaczane w metadanych typów pliki w formacie excela.avi? Moving Image (obraz ruchomy).xls? Dataset danych) (uporządkow any zbiór

15 Weryfikacja metadanych dokumentów Rodzaj dokumentu Czy w sprawach klasyfikowanych jako rozpatrywanie skarg znajdują się dokumenty wskazane w metadanych jako skargi? Dokument: skarga Sprawa o symbolu 1510

16 Weryfikacja kompletności akt Sposób weryfikacji będzie zależał od procedur przyjętych w instytucji. Czy dokumenty do spraw elektronicznych znajdują się w składzie chronologicznym?

17 Weryfikacja klasyfikacji W jakich sprawach znajdują się dokumenty wytworzone w danej jednostce a oznaczone jako sprawozdanie albo tak zatytułowane? rodzaje lub tytuły dokumentów symbole spraw do których należą te dokumenty

18 Weryfikacja klasyfikacji Czy są zakładane sprawy w komórkach współpracujących? Wykorzystując znaki wszystkich spraw rejestrowanych w danym roku sporządzamy tabele przestawną wg. używanych symboli klasyfikacyjnych i oznaczeń komórek organizacyjnych

19 Weryfikacja klasyfikacji

20 Weryfikacja klasyfikacji

21 Analiza danych z wielu urzędów Analizujemy dane z jednej instytucji. Dlaczego nie analizować danych z wielu instytucji? Wykorzystując znaki wszystkich spraw rejestrowanych w danym roku w instytucjach korzystających z tego samego wykazu akt. kategoria Urząd 1 Urząd 2 Urząd 3 Urząd 4 A 45,4% 20,04% 21,91% 50,17% B*) 0,5% 0,32% 0,57% 0,68% B10 1,5% 3,21% 10,12% 2,97% B10*) 0,8% 0,27% 0,30% 0,41% B2 0,0% 0,00% 0,00% 0,00% B3 0,2% 0,05% 0,27% 0,09% B40 0,0% 0,00% 0,00% 0,00% B5 13,2% 10,58% 35,78% 15,42% B5*) 0,0% 0,04% 0,03% 0,01% B50 0,2% 0,14% 0,24% 0,16% BE10 27,1% 56,00% 16,75% 14,86% BE20 0,1% 0,01% 0,17% 0,16% BE5 10,1% 7,99% 6,67% 11,67% BE5*) 0,0% 0,00% 0,00% 0,00% BE50 0,7% 1,34% 7,20% 3,39%

22 ile urzędów wojewódzkich wykorzystuje poszczególne symbole jrwa Analiza danych z wielu urzędów

23 Analiza danych z wielu urzędów

Podobne dokumenty

ZARZĄDZENIE NR 3. z dnia 29 maja 2015 r.

ZARZĄDZENIE NR 3. z dnia 29 maja 2015 r. KANCLERZ SZKOŁY GŁÓWNEJ HANDLOWEJ w Warszawie ADOIL/AZOWA-0161/ZK-3-198/15 ZARZĄDZENIE NR 3 z dnia 29 maja 2015 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Szkole