Pass, dnia 20.12.2013 Zapytanie ofertowe na wyłonienie dostawcy wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych, usług informatycznych i technicznych związanych z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania oraz usług szkoleniowych w ramach realizacji projektu Reorganizacja procesu awizacji, monitorowania, rozliczania i raportowania w relacji z partnerami zleceniodawcami poprzez system B2B współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach umowy o dofinansowaniu UDA-POIG.08.02.00-14-031/13-00 w zakresie: 1. WARTOŚCI NIEMATERIALNE I PRAWNE 1) System klasy B2B wraz z wdrożeniem składający się z komponentów: System WMS HIT MAGAZYN 11 licencji System obsługi kontrahentów 1 licencja 2) System operacyjny dla serwera wraz z licencjami. 2. ŚRODKI TRWAŁE - 1 licencja - system operacyjny WinSvrStd 2012 SNGL OLP NL 2Proc - 11 licencji dostępowych WinSvrCAL 2012 SNGL OLP NL UsRCAL 1) Serwer 1 szt. 2) Terminale magazynowe w postaci czytników kodów kreskowych 5 szt. 3) Zestaw do obsługi terminali magazynowych obejmujący: Zapasowe baterie- 5szt. Ładowarkę na 4 baterie 1 szt. Zasilacz do ładowarki 1 szt. Okablowanie -1 szt. 4) Drukarkę etykiet logistycznych 1 szt. 5) Elementy sieci WiFi obejmujące: Punkty dostępowe -3 szt. Adaptery 3 szt. Anteny- 6 szt. 3. USŁUGI INFORMATYCZNE I TECHNICZNE ZWIĄZANE Z INSTALACJĄ INFRASTRUKTURY TECHNICZNEJ I OPROGRAMOWANIA 1) Montaż i konfiguracja sieci WiFi 4. SZKOLENIA SPECJALISTYCZNE - szkolenie z zakresu obsługi systemy B2B Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 1
w ramach realizacji projektu Reorganizacja procesu awizacji, monitorowania, rozliczania i raportowania w relacji z partnerami zleceniodawcami poprzez system B2B współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Zamawiający: DTW LOGISTICS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA Pass 20B, 05-870 Błonie Woj. mazowieckie Tel: 692 498 946, Faks: 22 500 28 53 NIP: 1182081972, Regon: 145880218 Wymagania dotyczące Oferentów: 1. Oferent powinien posiadać doświadczenie, wykwalifikowaną kadrę i środki finansowe niezbędne do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego. 2. Oferent nie może znajdować się w likwidacji, ani upadłości oraz w sytuacji ekonomicznej uniemożliwiającej rzetelne wykonanie usługi. 3. Zamawiający może uznać za nieważną ofertę, jeżeli: została złożona po wyznaczonym terminie; nie spełnia warunków określonych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny. Oferta powinna: obejmować kompleksowe dostarczenie wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych oraz usług opisanych w zapytaniu ofertowym; być złożona w formie pisemnej; być opatrzona datą; zawierać wszystkie koszty, jakie zostaną poniesione w związku z jej realizacją; zawierać dane Oferenta, tj. pełna nazwa, adres siedziby, NIP, Regon, dane osoby do kontaktu; odnosić się swą treścią do przedmiotu zapytania ofertowego; być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentacji zgodnie z dokumentem rejestrowym. Niespełnienie któregokolwiek wymagania może skutkować odrzuceniem oferty bez jej rozpatrzenia. Wykaz wymaganych oświadczeń i dokumentów, jakie Oferenci winni dostarczyć Zamawiającemu: 1. Oferta 2. Załącznik Nr 1 do zapytania Ofertowego harmonogram prac Miejsce składania ofert: Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 2
Oferty należy przesłać pocztą lub dostarczyć osobiście na adres: DTW LOGISTICS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA Pass 20B, 05-870 Błonie Woj. mazowieckie Termin składania ofert: do 06.01.2014 Okres ważności oferty: Okres ważności oferty - 30 dni licząc od daty upłynięcia terminu składania ofert. Kryteria oceny oferty: Kryterium oceny ofert wybrana zostanie oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów, a tym samym będzie najbardziej korzystna ekonomicznie dla Zamawiającego. W przypadku złożenia więcej niż jednej oferty na tę samą wartość, zostanie wybrana oferta złożona jako pierwsza. Cena oferty uwzględniająca wszystkie zobowiązania, musi być podana w PLN cyfrowo w wartości netto. Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz uwzględniać warunki stawiane przez Zamawiającego. Termin realizacji wykonania usługi nie podlega negocjacji. Wybór Oferenta będzie odbywał się w dwóch etapach: etap 1: bezpośrednie spotkanie Panem Marcinem Dudkiem tel. + 692498946 celem: zapoznania się z naszymi oczekiwaniami oraz polityką firmy przedstawienia koncepcji rozwiązań na podstawie udostępnionej na miejscu dokumentacji (analiza przedwdrożeniowa) okazanie dokumentacji potwierdzającej zdobyte doświadczenie w zakresie realizacji projektów grupy IT poprzez okazanie podpisanych umów dotyczących zrealizowanych projektów (do wglądu)lub prezentacja zrealizowanych wdrożeń Zamawiający na podstawie analizy przedstawionych informacji przyzna w postepowaniu liczbę punków w przedziale od 0 35. etap 2 : - złożenie formularza ofertowego wraz z załącznikiem. Metoda przyznawania punktów: ocenie będzie podlegać: cena oraz udzielona gwarancja najniższa cena maksymalna ilość przyznawania punktów -85 udzielona gwarancja - maksymalna ilość punktów - 15 Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 3
(cena najniższej oferty/cena oferty) x85 + (udzielona gwarancja z oferty ocenianej/udzielona najdłuższa gwarancja z pośród ocenianych ofert ) x 15 = ilość zdobytych punktów Maksymalna ilość punktów do otrzymania 135 Wartości niematerialne i prawne, środki trwałe oraz usługa będąca przedmiotem zapytania ofertowego dotyczą planowego wdrożenia systemu klasy B2B, który pozwoli na dokonanie automatyzacji najważniejszych procesów biznesowych. Wdrożony system klasy B2B, zakupione środki trwałe oraz zrealizowane usługi mają zapewnić możliwość przeprowadzania 4 procesów biznesowych w następującym modelu: I. Proces awizacji Realizacja przedmiotowego projektu pozwoli na tworzenie awizo przez partnera bezpośrednio w systemie B2B lub na jego przesyłanie w formacie pliku XML. W zakresie realizacji procesu z obecnymi partnerami zleceniodawcami proces ten będzie realizowany przy wykorzystaniu elektronicznej wymiany danych w standardzie XML. Drugie rozwiązanie jest funkcjonalnością, którą chcemy zapewnić w perspektywie zintegrowania w ramach platformy B2B kolejnej grupy partnerów zleceniodawców. Z uwagi na fakt, iż mogą oni nie posiadać systemu obsługującego pliki XML zamierzamy udostępnić także rozwiązanie webowe w tym zakresie. W tym celu zostanie udostępniony dedykowany formularz, zawierający wskazanie wszystkich niezbędnych danych do jego przyjęcia. Pozwoli to jednocześnie wyeliminować sytuacje przesłania niekompletnego awiza, a tym samym konieczności ponownego kontaktowania się z partnerem. Ponadto zapobiegniemy sytuacji jego pominięcia lub przypadkowego usunięcia wśród innych wiadomości w skrzynce elektronicznej. Do przedmiotowego awizo partner będzie mógł dołączyć wszystkie wymagane dokumenty, które są konieczne do wykonania danego zlecenia. Dodatkową korzyścią będzie automatyczne zaimportowanie pliku wprowadzonego bezpośrednio do systemu B2B i tym samym możliwość odejścia od manualnego wprowadzania awizo przez naszego pracownika. Pozwoli to zatem znacząco zmniejszyć czasochłonność i pracochłonność wskazanego procesu, zwłaszcza iż informacja o przyjętym awizo zostanie automatycznie udostępniona partnerowi. II. Proces monitorowania stanu realizacji usług Reorganizacja wskazanego procesu jest głównym powodem, dla którego partnerzy będą angażować się w realizację niniejszego przedsięwzięcia. Perspektywa uzyskania dostępu do bieżącej informacji o ładunku na naszym magazynie ma istotne znaczenie w aspekcie planistycznym oraz relacji z klientami ostatecznymi partnerów. W tym zakresie będzie możliwe odejście od tradycyjnych metod komunikacji opartych na poczcie elektronicznej oraz kontaktach telefonicznych, które jednak nie pozwalają na uzyskanie natychmiastowej informacji. Wdrożony system B2B oraz zastosowane w jego obszarze rozwiązanie polegające na wykorzystaniu terminali magazynowych zapewni bieżący przepływ danych i informacji oczekiwanych przez partnerów. Urządzenia te będą łączyć się Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 4
każdorazowo z platformą B2B i tym samym przesyłać informacje. Partnerzy uzyskają dostęp do danych począwszy od przesłania awizo, po wydaniu towaru przez pracowników naszego magazynu. W ramach tego procesu nastąpi także automatyzacja w obszarze wystawiania dokumentów PZ oraz WZ (w tym o statusie oczekującym na podstawie danych zaimportowanych z systemu). Zastosowanie terminali magazynowych pozwoli na szybkie sprawdzanie stanu ilościowego towaru i tym samym natychmiastowe wysłanie raportu odbioru dostawy/wydania dostawy (obecnie manualne sprawdzenie w zależności od wielkości dostawy trwa nawet kilka godzin). Dane sczytywane z czytnika będą także automatycznie uzupełniać dokument PZ lub WZ. Partnerzy będą mieli zatem dostęp do informacji o stanach magazynowych w odniesieniu do ich towarów oraz wszystkich czynności związanych z przyjęciem oraz wydaniem. Zastosowanie systemu B2B pozwoli zatem dokonać zasadniczej reorganizacji wskazanego procesu, zwiększając tym samym jego efektywność. III. Proces rozliczania współpracy Analogicznie jak w procesie monitorowania stanu realizacji usługi, również przy rozliczaniu współpracy, zamierzamy zaoferować partnerowi dostęp do szerokiego zakresu informacji. W tym zakresie uzyska on zdalny dostęp w stan rozrachunków pomiędzy naszymi firmami oraz możliwość pobrania faktury. System klasy B2B pozwoli na automatyczne generowanie faktury po zmianie statusu danego zadania na wykonany. Dokumenty rozliczeniowe będą tworzone zgodnie z określonymi parametrami wynikającymi z zawartych umów o współpracy. Wraz z każdą fakturą partner będzie miał dostęp do raportu rozliczeniowego stworzonego w systemie B2B. IV. Proces raportowania współpracy W wyniku realizacji projektu będziemy mogli odejść od manualnych metod przygotowania raportów na rzecz naszych klientów. Uzyskanie wskazanej funkcjonalności w systemie klasy B2B zapewni nam możliwość odejścia od stosowania manualnych metod opartych na zestawianiu określonych danych w programie Word MS Office. Po wdrożeniu platformy klasy B2B generowanie raportów, statystyk oraz analiz będzie następowało automatycznie po wprowadzeniu parametrów, na podstawie których ma zostać przygotowany raport. Mogą one dotyczyć: stanu towarów partnera, przeprowadzanych operacji finansowych, obrotów oraz innych. Poprzez ten proces nastąpi znaczne przyśpieszenie rozliczeń pomiędzy naszymi firmami. Uzyskamy także analizy dotyczące między innymi złożonych zleceń, ich częstotliwości i zakresu (informacje te są szczególnie istotne dla partnerów w aspekcie planowania współpracy i ustalania harmonogramu dostaw). Pozwoli to usprawnić pracę zarówno w naszej firmie, jak i partnera oraz znacznie trafniej oszacować zapotrzebowanie na dane usługi w określonym czasie. Automatyzacja we wskazanym zakresie pozwoli nam skuteczniej niż obecnie planować oraz rozliczać bieżącą współpracę z partnerami. Wykonanie wszystkich czynności związanych z realizacją projektu następuje zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1 Zapytania Ofertowego. Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 5
1. WARTOŚCI NIEMATERIALNE I PRAWNE 1) System klasy B2B składający się z komponentów: System WMS HIT MAGAZYN; Funkcjonalności: współpraca z systemem obecnie wykorzystywanym przez firmę DTW LOGISTICS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ S.K.; bezbłędne przyjmowanie kompletnych zleceń (awizo) od partnerów; prowadzenie ewidencji wszystkich produktów znajdujących się w magazynie (funkcjonalność wykorzystywana głównie w procesie monitorowania stanu realizacji usług); automatyczne generowanie dokumentów (PZ, WZ, faktur); automatyzacja w zakresie gospodarki magazynowej pozwalająca na skuteczniejszą i szybszą obsługę partnerów; zapewnienie partnerowi wymaganej informacji z zakresu przyjęcia produktu do magazynu, jego wydania, czynności związanych z ładunkiem partnera (funkcjonalność wykorzystywana w procesie monitorowania stanu realizacji usług); zapewnienie partnerowi narzędzia do zaawansowanego raportowania współpracy ułatwiającego proces rozliczania oraz planowania współpracy (funkcjonalność wykorzystywana w procesie rozliczania); funkcjonalność szybkiego i prawidłowego tworzenia awizo dla partnerów (funkcjonalność wykorzystywana w procesie awizacji); przydzielanie konkretnych stref magazynowych dla danego klienta oraz ich obsługa przy wykorzystaniu terminali magazynowych (funkcjonalność wykorzystywana w procesie monitorowania stanu realizacji usług); precyzyjne identyfikowanie stanów magazynowych wraz ze wskazaniem lokalizacji, poziomu wykorzystania palet; bieżące monitorowanie stanu faktycznego w zakresie ilości towaru w magazynie z danymi w bazie danych; precyzyjna identyfikacja wolnej przestrzeni magazynowej w aspekcie możliwości zlecania kolejnych usług; analizowanie i planowanie pracy w magazynie w celu identyfikacji ilości zleceń możliwych do realizacji; optymalizacja w zakresie ścieżki zbiórki towarów w magazynie oraz organizacji pracy pracowników w celu zmniejszenia kosztów; optymalizacja działań w zakresie kompletacji; możliwość tworzenia statystyk, analiz i raportów na podstawie danych bieżących z systemu klasy B2B (funkcjonalność wykorzystywana w procesie rozliczania); współpraca z terminalami magazynowymi w zakresie pobierania i przetwarzania danych; automatyczne uzupełnienie dokumentu PZ oraz WZ o statusie oczekującym o niezbędne dane na podstawie informacji sczytanych z terminala magazynowego; automatyczna aktualizacja stanu magazynowego; generowanie faktur na podstawie danych z systemu B2B; Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 6
tworzenia zestawień, raportów i analiz; obsługa danych w standardzie XML (awiza, faktury). System obsługi kontrahentów; System ten będzie narzędziem umożliwiającym dostęp do funkcjonalności systemu WMS HIT MAGAZYN dla partnerów zleceniodawców, a w szczególności: tworzenie kont i przydzielanie uprawnień; automatyczne zaimportowanie pliku wprowadzonego bezpośrednio do systemu B2B za pośrednictwem systemu obsługi kontrahentów; dostęp dla partnerów do dokumentów PZ i WZ; generowanie raportów przez partnerów; udostępnianie danych dotyczących przyjęcia oraz wydania towaru; wgląd w rozrachunki z partnerami poprzez system obsługi kontrahentów; pobieranie faktur; udostępnienie narzędzia do tworzenia zestawień, raportów i analiz; dostarczanie informacji o zrealizowanych usługach, ich ilości i wartości; obsługa danych w standardzie XML (awiza, faktury). Oferowana cena dla systemu klasy B2B powinna obejmować następujące elementy: Licencja systemu WMS HIT MAGAZYN (11 szt.); System obsługi kontrahentów; Instalacja systemu; Integracja z systemem wewnętrznym; Wdrożenie systemu. Kryteria wyboru: cena; udzielona gwarancja 2) System operacyjny dla serwera wraz z licencjami. Wymagania: 1 licencja systemu operacyjnego WinSvrStd 2012 SNGL OLP NL 2Proc; 11 licencji dostępowych WinSvrCAL 2012 SNGL OLP NL UsrCAL. Kryteria wyboru: cena; udzielona gwarancja Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 7
1. ŚRODKI TRWAŁE 1) Serwer 1 szt. Wymagania: parametry techniczne wskazane poniżej lub parametry wyższe analogicznie; gwarancja IBM x3550 M3, Xeon 6C L5640 60W 2.26GHz/1333MHz/12MB, 1x4GB, 2 x HDD SSD 128GB Bay 2.5in HS SAS/SATA, M5015 z bateria, 675W p/s, Rack, klatka na 8 dysków Serwer powinien posiadać energooszczędny niskonapięciowy procesor, energooszczędne dyski SSD i energooszczędny zasilacz. Kryteria wyboru: cena, udzielona gwarancja 2) Terminale magazynowe 5 szt. Wymagania: 5 urządzeń o parametrach wskazanych poniżej lub o parametrach wyższych analogicznie; gwarancja Model MC9190-G Rodzaj zbierania danych Bezprzewodowy Łączność sieciowa 802,11, 802.11a/b/g, 802.11a/b/g, Bluetooth System operacyjny Windows CE 6.0 Pamięć RAM 256 MB Typ skanera Imager Możliwości skanera 2D Rzuć Ocena 6 ft.1.8 m Temperatura pracy -4 F - 122 F Klasa IP IP64 Edytor Marvell PXA320 806 MHz Kryteria wyboru: cena; udzielona gwarancja 3) Zestaw do obsługi terminali magazynowych obejmujący: Zapasowe baterie 5 szt. gwarancja model KT-21-61261-01 - Ładowarka na 4 baterie 1 szt. gwarancja modelu SAC9000-4000R Zasilacz do ładowarki 1 szt. Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 8
gwarancja: model PWRS-14000-242R Okablowanie 1 szt. gwarancja model 25-72614-01R lub model 50-16000-220R Drukarka etykiet logistycznych -1 szt. gwarancja modelu Toshiba B-EX4T2 600 dpi B-EX4T2-HS12-QM-R z nawijakiem kryteria wyboru: cena, udzielona gwarancja 4) Elementy sieci WiFi obejmujące: Punkty dostępowe - 3 szt. gwarancja model Cisco AP1242AG-E-K9 dwuzakresowy Adaptery 3 szt. gwarancja model Cisco Power Injector for 1240AG (POE) Anteny 6 szt. gwarancja: model Antena dookolna Spire LXE, wzmocnienie: 6dBi Kryteria wyboru: cena, udzielona gwarancja 2. USŁUGI INFORMATYCZNE I TECHNICZNE ZWIĄZANE Z INSTALACJĄ INFRASTRUKTURY TECHNICZNEJ I OPROGRAMOWANIA 1) Montaż i konfiguracja sieci WiFi zakres usługi: montaż i konfigurację sieci WiFi w sposób zapewniający prawidłowy przepływ danych w ramach systemu B2B. Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 9
Kryteria wyboru: cena 3. SZKOLENIA SPECJALISTYCZNE Tematyka szkolenia: Obsługa awizacji dostawy przy wykorzystaniu narzędzi systemu klasy B2B Realizacja usług gospodarki magazynowej z wykorzystaniem narzędzi systemu klasy B2B Wykorzystanie systemu klasy B2B w procesie rozliczeń współpracy Raportowanie współpracy z wykorzystaniem narzędzi B2B ilość osób podlegających przeszkoleniu: 15 ilość dni szkolenia: 3 Wymagania: zapewnienie o posiadaniu kadry do realizacji usługi kryteria wyboru: cena za szkolenie TERMIN REALIZACJI POSZCZEGÓLNYCH PRAC NASTEPUJE ZGODNIE Z HARMOGRAMEM DZIAŁAŃ I NIE PODLEGA NEGOCJACJI Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 10
Załącznik nr 1 Harmonogram działań: Okres realizacji Działania Od dnia podpisania umowy 31/01/2014 Zakup Serwera Zakup Systemu operacyjnego dla serwera wraz z licencjami Zakup zestawu do obsługi terminali magazynowych 01/02/2014 31/07/2014 Zakup terminali magazynowych Zakup elementu systemu B2B - licencja systemu WMS HIT MAGAZYN, instalacja systemu, wdrożenie i integracja z systemem wewnętrznym Zakup elementu systemu B2B - System obsługi kontrahentów Montaż i konfiguracja sieci WiFi 01/08/2014 30/09/2014 Zakup drukarki etykiet logistycznych Zakup elementów sieci WiFi Przeprowadzenie szkoleń Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 11