Oprogramowanie do zarządzania procesem ofertowania
O firmie Nasza firma wywodzi się z doświadczonego zespołu w zakresie zamówień publicznych, realizowanych na podstawie ustawy PZP. Przez wiele ostatnich lat, tak jak Państwo, składaliśmy oferty w przetargach publicznych. Podczas obsługi setek przetargów zidentyfikowaliśmy dziesiątki barier, które można napotkać przy ofertowaniu. Do najważniejszych należy zaliczyć: przekroczenia terminów na czynności związane z postępowaniem pomijanie w analizie i opiniowaniu dokumentów przetargowych takich jak umowa, załączniki do OPZ niewłaściwe decyzje co do stosowania środków ochrony prawnej na rzecz wniosków o składanie wyjaśnień pomijanie w procesie decyzyjnym orzecznictwa KIO Chcemy aby zwiększyli Państwo swoje szanse w postępowaniach przetargowych. W tym celu zbudowaliśmy system informatyczny Infomage CRM Public. Jest on nowoczesnym narzędziem, będącym efektem wielu lat doświadczeń zarządzania sprzedażą oraz bezpośrednim pozyskiwaniem klientów przez projektantów systemu. Zapraszamy do bliższego zapoznania się w jaki sposób system podniesie Państwa skuteczność sprzedaży na rynku publicznym. Realia rynkowe sprawiają, że w racjonalnie zarządzanej firmie liczba zadań sprzedażowych przewyższa dostępne zasoby. Powoduje to z reguły obniżenie jakości składanych ofert (m.in. poprzez poświęcenie mniejszej ilości czasu na zaplanowanie strategii cenowej) na rzecz zwiększenia ich liczby. 2
Dlaczego? W każdej, nawet najlepiej prosperującej firmie istnieje duże pole do optymalizacji działań sprzedażowych. Kluczem do sukcesu jest podjęcie działań w tym kierunku szybciej niż zrobią to inni. Wśród głównych wyzwań stojących przed zespołem sprzedażowym można wymienić: konieczność właściwej selekcji przetargów ofertowanie w postępowaniach dających szanse na wygraną szerokie rozpoznanie rynku pozyskanie informacji o słabych elementach oferty konkurencji, np. referencjach niezgodnych z SIWZ skuteczny dobór strategii ofertowej właściwe wykorzystanie posiadanych informacji do skutecznego doboru ceny i innych parametrów oferty 15% - 35% Szacuje się, że pracownicy poświęcają tyle czasu pracy na wyszukiwanie informacji. Nie więcej niż 50% wyników wyszukiwania odpowiada na potrzeby. Większość z wyzwań obecnie jest realizowanych z częściowym wykorzystaniem narzędzi IT, jednak żadne z klasycznych narzędzi klasy CRM nie zapewnia obsługi dedykowanej zamówieniom publicznym. >80% tyle informacji w firmach jest przetwarzanych w formie niestrukturalnej Brak dedykowanych narzędzi w tym zakresie powodował szereg problemów, m.in.: brak automatyzacji procesów czasochłonny dostęp do informacji rozproszenie wiedzy o konkurencji brak danych o historycznych ofertach konkurencji, charakterystyce referencji, cennikach itp. brak kompleksowych informacji pozwalających zarządzić strategią ofertowania >143 mld zł Tyle wynosi wartość rynku zamówień publicznych w Polsce, co stanowi niecałe 10% PKB (dane za 2013r. UZP) Odpowiedzią na konieczność sprostania rosnącym wyzwaniom, w dobie rosnącej konkurencji jest stworzenie kompleksowego systemu obsługi zamówień publicznych: Infomage CRM Public. Korzyści z zastosowania CRM Public to m.in.: automatyzacja pobierania dokumentacji przetargowej automatyczne śledzenie strony internetowej Zamawiającego i informowanie użytkownika o nowych dokumentach w postępowaniu (np. odpowiedzi na pytania, odwołania itp.) centralizacja bazy wiedzy baza danych o referencjach konkurencji kontekstowy dostęp do informacji i wniosków z poprzednich postępowań 3
Funkcjonalności Infomage CRM Public jest systemem, w którym zastosowano podejście procesowe, tj. ukierunkowano funkcjonalności na realizację i maksymalizację korzyści z procesów ofertowania. Prezentowany system nie jest pustą platformą na której można zbudować rozwiązanie docelowe, lecz gotowym narzędziem posiadającym skonfigurowane procesy ofertowania. posiadającym zaimplementowane procesy ofertowania. Oczywiście skonfigurowane i przedstawione poniżej procesy są w pełni modyfikowalne i elastyczne. Również w zakresie możliwości integracji z innymi systemami IT. Zapytania ofertowe Infomage CRM Public zapewnia agregację informacji o przetargach z różnych źródeł, m.in. z publikatora TED. Dzięki temu użytkownicy posiadają dostęp do bieżących informacji o przetargach oraz zaistniałych zmianach bez konieczności logowania się do wielu systemów. Ponadto informacje z publikatorów są automatycznie interpretowane do postaci strukturalnej, dzięki czemu przetargi mogą być łatwo wyszukane po odpowiednich parametrach, np. wysokość wadium, termin składania ofert itp. Obsługa ofertowania Moduł obsługi przetargu wspiera tworzenie oferty, niezależnie od rodzaju procedury przetargowej oraz trybu jej składania (zapytanie ofertowe, działania przed ogłoszeniem przetargu itp.). Monitorowanie stron internetowych Dokumentacja przetargowa zawiera na ogół wiele plików, niekiedy o znacznych rozmiarach. Pobieranie i właściwe organizowanie dokumentacji przetargowej jest pracochłonne, dlatego Infomage CRM Public realizuje automatyczne pobieranie dokumentacji przetargowej ze strony internetowej Zamawiającego. Po zamieszczeniu linka do strony internetowej Zamawiającego system pobierze dokumentację przetargową, zachowując drzewiastą strukturę z witryny. Pobranie dokumentów nie jest czynnością jednorazową. Podczas procedury przetargowej publikowane są nowe dokumenty, odpowiedzi na pytania, zamiany SIWZ itp. Dzięki wsparciu systemu użytkownik nie musi ręcznie monitorować zmian na stronach internetowych. System automatycznie pobiera i informuje użytkownika o pojawieniu się nowych dokumentów na stronie internetowej Zamawiającego. 4
Kontekstowy dostęp do informacji Największym bogactwem, jakie zawiera każdy system są informacje. Większość narzędzi IT obciąża użytkowników żmudnym wprowadzaniem informacji, nie dając nic w zamian. Infomage CRM Public zostało zaprojektowane z myślą o wykorzystaniu informacji posiadanych przez system w maksymalnym stopniu. Przykładowo, Infomage CRM Public prezentując formularz decyzji o składaniu oferty przedstawia na tym samym ekranie informacje z przeszłych doświadczeń, pochodzące z bazy danych systemu, bądź systemów zewnętrznych: historyczne wysokości wadium w stosunku do budżetu u danego Zamawiającego poprzednie przetargi u Zamawiającego oraz ich wyniki podobne postępowania w danym obszarze geograficznym podobne postępowania w danym przedziale budżetu Dane prezentowane są wraz z globalnymi statystykami wygranych ofert, na podstawie informacji zawartych w systemie. Kontekstowe prezentowanie danych umożliwia sprawne podejmowanie decyzji i zwiększenie szans rynkowych poprzez właściwe dobranie strategii. Baza referencji i zasobów Kontekstowy dostęp do informacji dotyczy również referencji. System posiada zaawansowaną bazę referencji i zasobów własnych, partnerów biznesowych oraz konkurencji. Każda z referencji opisana jest zaawansowaną metryką, dobieraną indywidualnie, w zależności od branży oraz potrzeb Klienta. Umożliwia to szybkie wyszukanie i skompletowanie oferty. Baza referencji umożliwia również dokonanie analizy pod kątem potencjalnej konkurencji spełniającej warunki udziału w postępowaniu Infomage CRM Public prezentuje automatycznie potencjalne firmy zdolne do złożenia oferty konkurencyjnej. Baza konkurencji Baza konkurencji centralizuje zbiór informacji o firmach konkurencyjnych z innych modułów. Widok konkurenta umożliwia szybki dostęp do informacji o: ostatnio złożonych ofertach i wygranych postępowaniach posiadanych referencjach i zasobach oferowanych cenach poszczególnych towarów bądź usług 5
Zarządzanie zadaniami Obsługa przetargu to nie tylko strategia i podejmowanie decyzji. To przede wszystkim budowa oferty, zarówno w części formalnej jak i merytorycznej. Wsparcie budowania oferty jest zapewnione przez system dzięki funkcjonalności zarządzania postępami prac, które zostały zrealizowane w unikalny i przemyślany sposób. Wśród użytecznych funkcji, których próżno szukać w konkurencyjnym oprogramowaniu można przykładowo wymienić: umożliwienie użytkownikowi pracy tak jak dotychczas przy jednoczesnym udziale systemu, m.in. poprzez dwustronną komunikację użytkownika z systemem poprzez email oraz widgety systemowe zaawansowany monitoring realizacji zadań, poprzez możliwość subskrypcji określonych zmian wraz ze zdefiniowaniem maksymalnej częstotliwości powiadomień, osobno dla powiadomień systemowych bądź email >80% tyle zamówień jest ogłaszanych w trybie przetargu nieograniczonego W 92% postępowań jedynym kryterium jest cena Zarządzanie sprzedażą Infomage CRM Public obsługuje proces sprzedaży w sposób kompleksowy. Poza wsparciem składania ofert system zapewnia funkcjonalności umożliwiające wszechstronne zarządzanie sprzedażą w firmie poprzez: raportowanie lejka sprzedaży wyznaczanie celów handlowych monitorowanie realizacji celów handlowych w podziale na pracowników bądź jednostki organizacyjne lub regiony 6
Korzyści Dla Właściciela biznesowego Podejmowanie trafnych decyzji Możliwość zarządzania strategią ofertowania Centralizacja bazy wiedzy Zwiększenie szans konkurencyjnych Szersze możliwości monitorowania i kontroli Dla Użytkownika Dostęp do informacji bieżących oraz historycznych Automatyczne monitorowanie stron internetowych Zamawiającego Dostęp do bazy danych o referencjach konkurencji Dostęp z urządzeń mobilnych Doskonały interfejs użytkownika Dla Administratora Stabilne i uznane na świecie technologie (m.in. Java EE, Hibernate) Duże możliwości modyfikacji Możliwość zamówienia certyfikowanych szkoleń technologicznych 7
Interopeo Sp. z o.o. ul. Nowogrodzka 31 00-511 Warszawa KRS: 0000459607 REGON: 146646306 NIP: 701-03-77-951 T +48 22 378 25 10 F +48 22 378 11 23 www.infomage.io Infomage oraz Infomage CRM Public są markami Interopeo Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, ul. Nowogrodzka 31, zarejestrowanej w Krajowym Rejestrze Sądowym prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000459607. Wysokość kapitału zakładowego Spółki wynosi 5000 zł. Kapitał zakładowy wpłacony w całości. NIP: 701-03-77-951. Copyright Interopeo 2015. Wszystkie prawa zastrzeżone. Żadna część tej pracy nie może być powielana i rozpowszechniana, w jakiejkolwiek formie i w jakikolwiek sposób (elektroniczny, mechaniczny) włącznie z fotokopiowaniem, nagrywaniem na taśmy lub przy użyciu innych systemów, a także tłumaczona na jakikolwiek język bez pisemnej zgody Interopeo Sp. z o.o. (Wydawca). Wydawca dołożył wszelkich starań, aby informacje zawarte w tym dokumencie były zgodne z prawdą oraz wolne od błędów i braków. Wydawca zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w dokumencie bez informowania o tym. Fragmenty dokumentu mogą nie być zgodne z ostatnimi wersjami oprogramowania. Znaki handlowe Interopeo są wyłączną własnością Interopeo Sp. z o.o. i nie mogą być wykorzystywane bez pisemnej zgody Wydawcy. Pozostałe znaki firmowe są własnością poszczególnych firm.