Nazwa narzędzia Rozmowa z pracownikiem na trudne tematy Rozmowa na temat palenia - Ponowne upomnienie Cel narzędzia Przygotowanie się do ponownego upomnienia Sytuacje, w których zaleca się stosować narzędzie Kto może skorzystać z narzędzia Czas potrzebny na przygotowanie się Czas potrzebny na przeprowadzenie Czas potrzebny na podsumowanie Zalecane użycie ponowne ile razy, jak często? w jakich sytuacjach? pracownika/pracownicy W sytuacji przeprowadzanych wcześniej rozmów na temat zmiany zachowania pracownika, które nie przyniosły pożądanych efektów, jako 4 etap po wcześniejszych rozmowach: o Etap 1: Rozmowa wyrażająca troskę o Etap 2: Zalecenie zmiany zachowania o Etap 3: Upomnienie w przypadku braku zmiany zachowania Kadra zarządzająca Zapoznanie się z rozdziałem Wskazówki dotyczące przeprowadzenia rozmowy na temat uzależnień w materiałach dla uczestników Trening komunikacji w środowisku pracy w zespołach zróżnicowanych wiekowo. 30 minut Analiza sytuacji, przemyślenie celu rozmowy i oczekiwań wobec pracownika 60 minut Obejrzenie i analiza filmu instruktażowego Ponowna rozmowa na temat palenia (ponowne upomnienie) 30 minut Rozmowa z pracownikiem 30 minut Zaplanowanie dalszych działań monitorujących, 30 minut TAK/ NIE W zależności od pracownika i zmian w jego zachowaniu Braku przestrzegania procedur, uzgodnień, zmiany zachowania, Warunek możliwości odbycia rozmowy- po otrzymaniu pierwszego upomnienia w takiej samej sprawie Strona 1
Materiał pomocniczy, z jakiego zaleca się skorzystać Instrukcja Kośmicka M., Trening komunikacji w środowisku pracy w zespołach zróżnicowanych wiekowo. Materiały dla uczestników, Rozdział Wskazówki dotyczące przeprowadzenia rozmowy na temat uzależnień, Analizy HR, Poznań, 2016 Film instruktażowy Ponowna rozmowa na temat palenia (ponowne upomnienie) Strona 2 1. Zapoznaj się (opcjonalnie) z rozdziałem Wskazówki dotyczące przeprowadzenia rozmowy na temat uzależnień w materiałach dla uczestników Trening komunikacji w środowisku pracy w zespołach zróżnicowanych wiekowo str. 48-50. 2. Pamiętaj, że to kolejna rozmowa z pracownikiem na ten sam temat, zapowiedziałeś/aś już ponowne upomnienie jako sankcję za brak zmiany zachowania pracownika. Może masz również procedurę postępowania na takie sytuacje i wynika z niej, że kolejny krok to ponowne upomnienie. Jest to rozmowa mało przyjemna, jednak konieczna do przeprowadzenia. 3. Pamiętaj! a. Nie karz podwładnego, kiedy jesteś silnie wzburzony/a, zaczekaj aż opadną emocje b. Unikaj mów wychowawczych, pamiętaj co chcesz osiągnąć c. Nie wpędzaj w poczucie winy d. Pamiętaj aby karać w cztery oczy i nie nagłaśniać sprawy 4. W przypadku drugiego upomnienia istnieje ryzyko, że pracownik poczuje się zagrożony zwolnieniem i sam będzie chciał odejść. Przygotuj się na taką ewentualność i przemyśl Twoją odpowiedź.
5. Przygotuj się do rozmowy. 1. Cel spotkania, emocje, myśli i intencje adekwatne do sytuacji Strona 3 2. Fakty dotyczące postępowania pracownika / pracownicy. Za co konkretnie będzie ukarany/a. Co zrobił/a?
3. Przypomnienie reguły, którą złamał/a pracownik / pracownica. Jaką granicę naruszył/a? Strona 4 4. Nazwanie zagrożonych interesów i poniesionych kosztów. Na co naraził Ciebie i organizację? 5. Wymierzenie sankcji (Następuje ponowne upomnienie)
6. Dopuszczenie podwładnego do głosu jeden jedyny raz. Przykład: Co masz dopowiedzenia w tej sprawie? Strona 5 7. Zastanów się jaka może być reakcja pracownika i jak sobie z nią poradzisz. Pamiętaj, aby nie wchodzić w utarczki lub dyskusje. Zachowaj spokój i stanowczość. Zastosuj znane Ci techniki radzenia sobie z obiekcjami pracowników lub zapoznaj się z informacjami na ten temat na stronie 41 w materiałach dla uczestników Trening komunikacji w środowisku pracy w zespołach zróżnicowanych wiekowo Przykład: Rozumiem, że ta sytuacja jest dla Ciebie trudna, dla mnie też jest, proponuję, żebyśmy zastanowili się wspólnie, co zrobić, aby już się nie powtórzyła. 8. Propozycja pomocy na przyszłość 9. Wyraźne zakończenie rozmowy
10. Obejrzyj film instruktażowy Ponowna rozmowa na temat palenia (ponowne upomnienie) https://www.youtube.com/watch?v=3f0trimcbfg&feature=youtu.be Przyjrzyj się tablicom opisującym stosowane w rozmowie metody. Zastanów się, z czego Strona 6 Ty możesz skorzystać. 11. Zaplanuj termin i godzinę rozmowy z pracownikiem, nie powiadamiaj jego/ jej o tym terminie tylko wpisz sobie do kalendarza. W miarę możliwości trzymaj się terminu, żeby nie odkładać go na później. 12. Poproś pracownika / pracownicę na rozmowę 13. Przedstaw cel rozmowy 14. Przeprowadź rozmowę wykorzystując wnioski z powyższej tabeli i obejrzenia filmu 15. Po rozmowie zastanów się: 1. W jakim stopniu osiągnąłeś/aś swój cel? 2. Jakie zachowania chcesz powtarzać? 3. Co byś zrobił/a inaczej następnym razem?