Część III SIWZ Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej w Gdańsku OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Dla zadania pn.: Album na temat rewitalizacji Kanału Elbląskiego Dot. Projektu pn.: Rewitalizacja Kanału Elbląskiego na odcinkach: Jezioro Drużno - Miłomłyn, Miłomłyn - Zalewo, Miłomłyn Ostróda Stare Jabłonki, współfinansowanego przez Unie Europejska z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego; Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007 2013; Działanie 6.4. Inwestycje w produkty turystyczne o znaczeniu ponadregionalnym
I. CEL ZAMÓWIENIA Celem realizacji zamówienia jest zaprezentowanie przebiegu i efektów realizacji projektu pn.: Rewitalizacja Kanału Elbląskiego na odcinkach: Jezioro Drużno Miłomłyn, Miłomłyn Zalewo, Miłomłyn Ostróda Stare Jabłonki (zwanego dalej Projektem ). Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 2013, 6. Oś priorytetowa Polska gospodarka na rynku międzynarodowym, Działanie 6.4 Inwestycje w produkty turystyczne o znaczeniu ponadregionalnym. Dodatkowo zamówienie ma na celu popularyzowanie walorów turystyczno-krajoznawczych Krainy Kanału Elbląskiego. II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest wykonanie i dostawa albumu, poświęconego rewitalizacji Kanału Elbląskiego w wersji dwujęzycznej (polsko-angielskiej), w szczególności: 1) opracowanie koncepcji kreatywnych, 2) wykonanie projektów graficznych publikacji wraz z wizualizacją, 3) napisanie i redakcja tekstów wraz z niezbędnymi korektami, 4) wykonanie fotografii naziemnych oraz lotniczych w lokalizacjach określonych na mapie poglądowej, stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego opisu przedmiotu zamówienia, 5) wykonanie lotniczych zdjęć filmowych w lokalizacjach określonych na mapie poglądowej, stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego opisu przedmiotu zamówienia, 6) pozyskanie, wykonanie i opracowanie innych materiałów graficznych (np. fragmenty dokumentacji historycznej, infografiki, mapy, rysunki, schematy, zdjęcia archiwalne itp.), 7) obróbka techniczna zdjęć, 8) redakcja językowa tekstu, 9) tłumaczenie na język angielski zredagowanego tekstu, po akceptacji Zamawiającego, 10) skład, łamanie albumu, 11) korekta językowa i autorska (merytoryczna), 12) przygotowanie albumu do druku (wydruki próbne, ostateczne wydruki, update zdjęć, ustalenie profili dla drukarni), stworzenie plików produkcyjnych, 13) przygotowanie sztywnego etui kartonowego dla albumu, 14) druk i oprawa albumu wraz z etui, 15) nadanie numeru ISBN i oznakowanie nim albumu, 16) dostawa albumu wraz z etui do siedziby Zamawiającego, 17) dostarczenie wersji elektronicznej w formacie pdf oraz w plikach otwartych (edytowalnych) umożliwiających dodruk przedmiotowego albumu, przy czym wersja pdf nie może powstać przez skanowanie gotowych stron albumu, 18) wykonanie innych działań lub elementów, nie wymienionych powyżej, niezbędnych do prawidłowego wykonania zadania.
III. SPECYFIKACJA I WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA 3.1. Opracowanie koncepcji kreatywnej - w zakresie formy graficznej i zawartości merytorycznej 1) Wykonawca przygotuje koncepcję kreatywną: a) publikacji albumowej w zakresie szaty graficznej, elementów i treści merytorycznych, b) projektów graficznych w/w elementów, 2) Wykonawca przedstawi minimum trzy koncepcje do wyboru przez Zamawiającego. 3) Wskazówki dla kreacji: a) Koncepcje przedstawione Zamawiającemu muszą uwzględniać: propozycje rozmieszczenia części graficznej (m.in. lokalizacja i rodzaj grafik, zdjęć, kolorystyka) oraz tekstowej (m.in. rodzaj i wielkość czcionki), koncepcja okładki, ogólna estetyka albumu. b) W publikacji powinny zostać zaprezentowane materiały i treści w odniesieniu do kilku obszarów tematycznych z uwzględnieniem proponowanych poniżej zagadnień: przedmowa i prezentacja sylwetek najważniejszych osób zaangażowanych w realizację Projektu, informacja o Beneficjencie, historia powstania Kanału Elbląskiego z uwzględnieniem życiorysu Georga Jacoba Steenke, ogólna charakterystyka obiektów infrastruktury technicznej Kanału Elbląskiego, opis metody działania pochylni Kanału Elbląskiego (w języku nietechnicznym), informacja o Projekcie (specyfika i unikatowość Kanału Elbląskiego, cel i spodziewane efekty Projektu, opis etapu przygotowania i realizacji Projektu, opis zakresu prac odtworzeniowych, ciekawostki dot. realizacji Projektu itd.), walory krajobrazowe, przyrodnicze i turystyczne otoczenia Kanału Elbląskiego, podsumowanie. 3.2. Opracowanie graficzne albumu 1) Opracowanie graficzne albumu i elementów towarzyszących obejmuje wykonanie przez Wykonawcę projektu graficznego wraz z niezbędnymi elementami towarzyszącymi, w tym wykonanie autorskich elementów graficznych, podnoszących wartość merytoryczną publikacji w oparciu o zaakceptowane przez Zamawiającego koncepcje kreatywne. 2) Wykonawca opracuje graficznie i przygotuje do druku rysunki poglądowe elementów konstrukcyjnych, których zamieszczenie w albumie Zamawiający uzna za koniecznie. Zamawiający udostępni Wykonawcy rysunki techniczne z dokumentacji. 3) Album jako materiał informacyjno-promocyjny podlega wymogom zapisanym w dokumencie Przewodnik MRR w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013. Wykonawca
powinien bezwzględnie stosować się do wytycznych zapisanym w w/w dokumencie odnośnie publikacji. 4) W przypadku wykorzystania grafik, zdjęć archiwalnych, w posiadaniu których nie jest Wykonawca, zobowiązuje się on do pozyskania na własny koszt licencji do wykorzystania każdego wytypowanego zdjęcia na potrzeby niniejszej publikacji. 5) Wykonawca dokona składu, łamania i opracowania komputerowego albumu zgodnie z Zasadami składu tekstów w języku polskim (PN-83/P-55366). 6) Przed ostateczną akceptacją projektu albumu do druku Zamawiający dokona akceptacji projektu graficznego. Wykonawca jest zobowiązany do naniesienia uwag po powyższej weryfikacji i przedstawienia Zamawiającemu ponownie projektu albumu do ostatecznej akceptacji. 7) Elementy graficzne albumu (w tym ilustracje) będą stanowić 70-80% jego objętości. 8) Kartonowe etui wyglądem ma nawiązywać do projektu graficznego albumu i współgrać graficznie z okładką. 3.3. Opracowanie fotograficzne albumu 1) Fotografie niezbędne do zilustrowania albumu będą przygotowane w następujących rodzajach: reportażowe: z przebiegu prac, robót budowlanych oraz funkcjonowania Kanału (zdjęcia lotnicze i naziemne wykonane w dwóch sesjach), portretowe (sylwetek najważniejszych osób zaangażowanych w realizację Projektu wykonane w jednej sesji). W/w rodzaje zdjęć (minimum trzy warianty ujęcia) zostaną dostarczone Zamawiającemu w liczbie umożliwiającej wybór i wystarczającej do zapełnienia albumu. Spośród otrzymanych zdjęć Zamawiający każdorazowo wybierze po 5 sztuk każdego rodzaju, które Wykonawca podda obróbce technicznej i na zakończenie realizacji zadania przekaże Zamawiającemu. Część spośród w/w zdjęć zostanie wskazana przez Zamawiającego do umieszczenia w albumie. 2) Zdjęcia reportażowe, lotnicze i naziemne powinny być wykonane w dwóch sesjach, w lokalizacjach określonych na mapie poglądowej, stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego opisu przedmiotu zamówienia. Lokalizacje zdjęć określono na mapie poglądowej punktami oznaczającymi następujące obiekty: - pkt. 1 Pochylnia Całuny, - pkt. 2 Pochylnia Jelenie, - pkt. 3 Pochylnia Oleśnica, - pkt. 4 Pochylnia Kąty, - pkt. 5 Pochylnia Buczyniec, - pkt. 6 Śluza Miłomłyn, - pkt. 7 Śluza Zielona, - pkt. 8 Śluza Ostróda,
- pkt. 9 Śluza Mała Ruś. Wykonawca, w uzgodnieniu z Zamawiającym, wykona zdjęcia reportażowe, lotnicze i naziemne w jednej dodatkowej lokalizacji między wybranymi pochylniami Kanału Elbląskiego. 3) Każdorazowo Wykonawca przystąpi do wykonywania zdjęć w najbardziej sprzyjających warunkach atmosferycznych umożliwiających wykonanie zdjęć o odpowiednio wysokiej jakości parametrów technicznych. Jakość wszystkich zdjęć musi zapewniać możliwość ostrego druku na formacie A3 (min. 300 dpi - 3872x2592 pikseli), a zdjęć lotniczych i naziemnych (reportażowe) dodatkowo umożliwiających sporządzenie wydruków wielkoformatowych nie objętych zakresem niniejszego zadania. 4) Lotniczy materiał filmowy powinien być wykonany w dwóch sesjach, w lokalizacjach określonych na mapie poglądowej, stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego opisu przedmiotu zamówienia. Długość pojedynczego filmu powinna wynosić ok. kilkanaście sekund. Lokalizacje wykonania materiału filmowego określono na mapie poglądowej punktami oznaczającymi następujące obiekty: - pkt. 1 Pochylnia Całuny, - pkt. 2 Pochylnia Jelenie, - pkt. 3 Pochylnia Oleśnica, - pkt. 4 Pochylnia Kąty, - pkt. 5 Pochylnia Buczyniec, - pkt. 6 Śluza Miłomłyn, - pkt. 7 Śluza Zielona, - pkt. 8 Śluza Ostróda, - pkt. 9 Śluza Mała Ruś. Wykonawca, w uzgodnieniu z Zamawiającym, wykona lotniczy materiał filmowy w jednej dodatkowej lokalizacji między wybranymi pochylniami Kanału Elbląskiego. Materiał filmowy zostanie wykorzystany m.in. do produkcji filmu o Kanale Elbląskim, który nie jest objęty niniejszym zamówieniem. 5) Terminy wykonania zdjęć i materiału filmowego należy uzgodnić z Zamawiającym. Pierwsza seria zdjęć i materiału filmowego zostanie wykonana po podpisaniu umowy (listopad 2014r.) Druga seria będzie miała miejsce po zakończeniu prac realizacji rzeczowej Projektu (kwiecień 2015r.). 6) Pierwsza sesja zdjęć i materiału filmowego na odcinku pochylniowym Kanału Elbląskiego powinna koncentrować się na miejscach, w których prowadzone są roboty budowlane. Należy pokazać m.in. budowane i/lub przebudowywane obiekty, odbudowywane koryto kanału. Nie należy zbyt skupiać się na krajobrazie Kanału Elbląskiego. Pierwsza sesja zdjęć i materiału filmowego dotycząca czterech śluz powinna koncentrować się na ogólnym przedstawieniu przebudowanych obiektów wraz
z infrastrukturą towarzyszącą (m.in. awanporty śluz, pomosty itp.). Należy pokazać śluzy wpisujące się w otaczający krajobraz. 7) Na czas trwania niniejszej umowy Wykonawca zapewni Zamawiającemu dostęp do serwera ftp, dając możliwość przeglądania, pobierania m.in. zdjęć, materiału filmowego, dokumentacji związanej z realizacją przedmiotu zamówienia. 8) Przy realizacji zamówienia Wykonawca może wykorzystać, za zgodą i przy akceptacji Zamawiającego, zdjęcia będące w jego posiadaniu, które dotyczą merytorycznie realizacji Projektu (np. wykonane przed datą zawarcia umowy z Zamawiającym). 9) Zamawiający przyjmuje do wiadomości, że fotografie obrazujące warunki pogodowe, które nie wystąpiły podczas trwania umowy, a niezbędne do właściwego wykonania dzieła, mogą pochodzić sprzed zawarcia umowy. 10) Zamawiający, na prośbę Wykonawcy, może przekazać posiadane fotografie dotyczące opisywanego w albumie zagadnienia, celem ewentualnej publikacji w albumie. Zdjęcia te będą przekazane wraz z odpowiednim opisem merytorycznym. 11) Wszystkie elementy zadania, w tym wytypowane przez Wykonawcę do zamieszczenia w albumie, muszą zostać przedstawione Zamawiającemu, w wersji papierowej i elektronicznej, w celu uzyskania akceptacji. 3.4. Opracowanie merytoryczne albumu 1) Treść zamieszczona w publikacji zostanie przygotowana w dwóch wersjach językowych (polskiej i angielskiej) przez autorów Wykonawcy. Teksty powinny mieć charakter informacyjno promocyjny, tzn. muszą być napisane prostym, nietechnicznym i zrozumiałym językiem przy jednoczesnym zachowaniu waloru informacyjnego. 2) Wykonawca powinien korzystać z poradnika językowego Jak pisać o Funduszach Europejskich. Elektroniczna wersja poradnika znajduje się na stronie: http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/dzialaniapromocyjne/documents/jak_pisac_o_f unduszach_europejskich_120810.pdf. 3) Prognozowana objętość tekstu to minimum 50 000 znaków liczone bez spacji. 4) W trakcie opracowania tekstu, Wykonawca przedkłada każdorazowo, do akceptacji Zamawiającego, konspekt z informacją o zawartości tekstowej i o pomysłach na uatrakcyjnienie przekazu słownego. 5) Zamawiający, podczas realizacji zamówienia, na zapytanie Wykonawcy, może przekazać posiadane informacje dotyczące opisywanego w albumie zadania. Może również udzielić wskazówek w zakresie merytorycznym w trakcie opracowywania tekstów przez Wykonawcę. 6) Wykonawca zobowiązany jest do opracowania tekstu w porozumieniu z Zamawiającym i do uczestnictwa w spotkaniach roboczych, w siedzibie Zamawiającego, w celu omówienia postępu prac. Spotkania odbywać się będą, w miarę potrzeby, nie rzadziej jednak niż raz w miesiącu. O terminie spotkania Wykonawca będzie informowany telefonicznie lub mailowo z trzydniowym wyprzedzeniem. 7) Wykonawca wykona wszelkie niezbędne korekty językowe tekstów umieszczonych w projekcie albumu.
8) Przed przystąpieniem do produkcji docelowej publikacji Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji projekty graficzne wszystkich nadruków a Zamawiający w ciągu 3 dni roboczych dokona oceny. 9) Należy pamiętać, że na albumie nie powinny znaleźć się w widocznych miejscach znaki towarowe (lub podobne) oraz nazwy podmiotów realizujących niniejsze zamówienie. 3.5. Druk albumu i etui 1) Nakład: 500 egzemplarzy, każdy w wersji dwujęzycznej (polsko-angielskiej). 2) Format: 25x25cm (+/ 15 %) (ostateczny rozmiar albumu zostanie ustalony przez Zamawiającego po zaakceptowaniu projektu graficznego). 3) Liczba stron: minimum 120 stron + okładka i wyklejki 4. 4) Oprawa: twarda, szyta, tektura lita foliowana (grubość powyżej 1 mm). 5) Kartki: druk na kredzie 135 g silk. 6) Uszlachetnienie okładki: folia matowa, lakier UV - miejscowo, tłoczenia itp. 7) Wymagania jakościowe druku: a) równomierne nasycenie kolorami, b) kolor 4+4 (pełny kolor CMYK), c) stosowanie materiałów i technik drukarskich gwarantujących wysoką jakość druku, w celu uniknięcia sklejania się arkuszy, odbijania się druku itp., d) prawidłowe wpasowanie w pasery i utrzymanie wpasowania do całości druku tak aby nie miało miejsca przesuniecie płaszczyzn koloru. 8) Jakość oprawy i pozostałych parametrów (materiały, kolory itp.) musi być zgodna z odpowiednimi normami technicznymi i w/w wytycznymi MRR. 3.6. Dostawa albumów 1) Wykonawca przygotuje opakowania zbiorcze, każde na 10 szt. albumów. Opakowanie to ma zabezpieczyć albumy, tak aby nie uległy uszkodzeniu w czasie transportu. 2) Wykonawca dostarczy albumy do siedziby Regionalnego Zarządu Gospodarki Wodnej w Gdańsku (ul. F. Rogaczewskiego 9/19). Wykonawca zapewni również rozładunek albumów wraz z etui i wniesienie zamówienia na III piętro. 3) W przypadku zgłoszonych wad Wykonawca pokryje wszelkie dodatkowe koszty związane z odebraniem i ponownym dostarczeniem albumów wraz z opakowaniami do siedziby Zamawiającego. IV. TERMIN WYKONANIA 1) Termin zakończenia (wykonanie albumu wraz z dostawą) - do 20 kwietnia 2015 r. 2) Wykonawca opracuje harmonogram realizacji zamówienia w uzgodnieniu z Zamawiającym. 3) W harmonogramie należy uwzględnić m.in. następujące etapy:
a) opracowanie koncepcji kreatywnej albumu wraz z wizualizacją, b) konsultacje z Zamawiającym, nie rzadziej niż raz w miesiącu, w siedzibie Zamawiającego, w trakcie opracowywania tekstu i wyboru zdjęć i ilustracji oraz składu i łamania albumu, c) przetłumaczenie zawartości merytorycznej albumu na język angielski, d) opracowanie graficzne i tekstowe dwujęzykowej (polskiej i angielskiej), w tym skład, łamanie, oprawa graficzna, korekta (merytoryczna i językowa), obróbka kolorystyczna zdjęć i przygotowanie albumu do druku, e) weryfikacja przez Zamawiającego opracowania graficznego oraz ostatecznej wersji albumu do druku, f) akceptacja etui, g) druk albumu, h) dostawa albumu na wskazany adres. 4) W harmonogramie należy uwzględnić czas na weryfikację i akceptację przez Zamawiającego kolejnych etapów realizacji zamówienia. V. PRZEKAZANIE WYKONAWCY DOKUMENTÓW I DANYCH: 1) Zamawiający zobowiązuje się do nieodpłatnego udostępnienia Wykonawcy wszelkich posiadanych materiałów niezbędnych do wykonania przedmiotu umowy, których nie można uzyskać z innych ogólnodostępnych źródeł, w szczególności logotypu RZGW w Gdańsku, informacji o Projekcie, w terminie 20 dni roboczych od dnia zawarcia umowy. 2) Zamawiający przekaże wykonawcy znak graficzny i elementy identyfikujące Zamawiającego oraz wszelkie oznakowania wymagane, których Wykonawca nie może pozyskać samodzielnie. 3) Logotypy i znaki graficzne, niezbędne do wykonania prawidłowego oznakowania elementów zamówienia, o których mowa w dokumencie Przewodnik MRR w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 2013 Wykonawca jest zobligowany pobrać ze strony internetowej Polskiej Organizacji Turystycznej: http://pot.gov.pl/6-4fundusze-ue/l/dzialanie-6-4-poig/jak-promowac-projekt. 4) Dokumenty i dane przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego mogą być wykorzystywane wyłącznie na potrzeby realizacji niniejszego zamówienia. 5) Dokumenty i dane nie mogą być wykorzystane przez Wykonawcę do celów komercyjnych. 6) Wszelkie dokumenty oraz dane przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego, jak również dane i materiały graficzne zebrane lub opracowane przez Wykonawcę w ramach realizacji niniejszego zamówienia stanowią własność Zamawiającego. 7) W przypadku otrzymania od Zamawiającego jakichkolwiek danych w wersji elektronicznej Wykonawca zobowiązany jest do usunięcia wszelkich kopii otrzymanych danych z pamięci komputerów i innych nośników magnetycznych i optycznych, oraz zwrotu
otrzymanych kopii danych do Zamawiającego niezwłocznie po wygaśnięciu umowy. Zamawiający zastrzega sobie możliwość kontroli usunięcia danych w siedzibie Wykonawcy. W przypadku otrzymania danych w wersji papierowej Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu wszystkich otrzymanych materiałów po zakończeniu realizacji zamówienia. VI. VII. VIII. PRAWA AUTORSKIE I POKREWNE 1) Jeśli Wykonawca posiada zdjęcia, które zamierza wykorzystać i nie są one wykonane na potrzeby albumu, należy przekazać Zamawiającemu upoważnienie dysponenta zdjęcia, dotyczące zamieszczenia go w albumie oraz wykorzystania w celu promocji i prezentacji. 2) Autorskie prawa majątkowe wraz z prawami zależnymi do wszystkich tekstów zamieszczonych w albumie i napisanych w celu ewentualnego zamieszczenia w albumie (ale ostatecznie nie zamieszczonych) przechodzą na Zamawiającego. Zamawiający zachowuje prawo dalszej ich publikacji. 3) Autorskie prawa majątkowe wraz z prawami zależnymi do elementów graficznych (rysunków oraz innej grafiki) i fotografii, wykonanych na potrzeby albumu, zamieszczonych w albumie lub przygotowanych w celu ewentualnego zamieszczenia w albumie (ale ostatecznie nie zamieszczonych) przechodzą na Zamawiającego. Zamawiający zachowa prawo wykorzystania tych materiałów m.in. w reprodukcji, powielaniu i na stronie internetowej. FORMA ZAKOŃCZENIA 1) Oprócz papierowej wersji albumów zamówienie należy przekazać równocześnie w formie elektronicznej na 3 egz./kpl. nośników danych: CD/DVD lub przenośnych twardych dyskach w plikach źródłowych (edytowalnych) i w formacie plików pdf (w formie umożliwiającej dodruk przedmiotowego albumu) wraz ze wszelkimi elementami, które zostały przygotowane, ale niewykorzystane w ostatecznej wersji albumu (m.in. lotnicze zdjęcia filmowe). 2) Każdy wydruk materiału oraz nośnik CD/DVD musi zawierać logo RZGW. Na materiałach i nośnikach nie mogą być umieszczone nazwy i logo firm opracowujących (Wykonawców) materiały do druku. 3) Za zakończenie realizacji zamówienia uważa się dostarczenie przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego kompletnego zamówienia nie później niż w terminie wskazanym w punkcie IV.1 wraz z przekazaniem potwierdzeń realizacji wysyłek, a następnie podpisanie protokołu zdawczo odbiorczego stwierdzającego odebranie zamówienia bez zastrzeżeń. 4) W odbiorze pracy uczestniczyć będą przedstawiciele Regionalnego Zarządu Gospodarki Wodnej w Gdańsku i Wykonawcy. ZAŁĄCZNIK Zał. nr 1 - Mapa poglądowa.