Rodzaj zamówienia wg nazw i kodów określonych we Wspólnotowym Słowniku Zamówień 1 :

Transkrypt

1 Warszawa, r. Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr CEO/Au/ZO/54/PUBLIKACJE Szczegółowy opis przedmiotu zapytania ofertowego Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi obejmującej: 1. Opracowanie graficzne materiałów do druku, 2. Korektę i redakcję językową, 3. Skład i łamanie środka publikacji, 4. Archiwizowanie, 5. Druk i oprawa materiałów, 6. Dystrybucja materiałów (w tym pakowanie i adresowanie oraz dostarczenie publikacji) 7. Magazynowanie. Zamówienie realizowane będzie w ramach projektu Akademia uczniowska. Projekt Akademia uczniowska jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytet III: Wysoka jakość oświaty. Rodzaj zamówienia wg nazw i kodów określonych we Wspólnotowym Słowniku Zamówień 1 : CPV usługi drukowania i dystrybucji CPV usługi korektorskie CPV usługi składu CPV usługi składowania i magazynowania I. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi obejmującej: 1. Opracowanie graficzne materiałów do druku, 2. Korektę i redakcję językową, 3. Skład i łamanie środka publikacji, 4. Archiwizowanie, 5. Druk i oprawa materiałów, 6. Dystrybucja materiałów (w tym pakowanie i adresowanie oraz dostarczenie publikacji) 7. Magazynowanie. II. III. IV. Publikacje mają nadane numery ISBN. Zamawiający wraz z przekazaniem materiałów do opracowania przekaże Wykonawcy każdorazowo numery ISBN, które umieszczone będą na poszczególnych publikacjach Zamawiający prześle drogą elektroniczną Wykonawcy materiały do opracowania. Materiał tekstowy przesłany będzie w formacie.doc lub.docx lub.pdf, a materiał ilustracyjny w formatach.eps;.jpg;.ai;.psd,.pdf,.tif. Wykonawca w ramach realizacji umowy zobowiązany jest do wykonania następujących usług: 1 O którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień Strona 1

2 1. Opracowanie graficzne materiałów do druku według projektu graficznego przekazanego przez Zamawiającego, które obejmuje: a) Opracowanie graficzne okładki wg projektu przekazanego przez Zamawiającego w programie InDesing (ver. 6.0/CS4) lub Adobe Ilustrator (v14.0/cs4), c) Modyfikację pliku środka publikacji przekazanego w programie InDesing (ver. 6.0/CS4) lub Adobe Ilustrator (v14.0/cs4) (np. zmiana rozmiaru z A4 na B5), dostosowanie treści przekazanych w pliku doc., docx lub.pdf do formy środka publikacji. 2. Korekta i redakcja językowa, która obejmuje: a) Drugą (II) korektę i redakcję językową tekstu (po składzie) i przesłanie zamkniętych plików.pdf do rewizji Zamawiającemu. Uwagi redakcyjne i korektorskie Wykonawca zaznacza w pliku.pdf na tekście lub w komentarzach. Zmiany muszą być widoczne, tak aby Zamawiający mógł je zaakceptować. b) Wprowadzanie poprawek redakcyjnych na grzbiecie i okładce polegających na usunięciu, dodaniu, zastąpieniu lub sformatowaniu tekstu lub elementów graficznych oraz zastosowaniu dodatkowych elementów graficznych przekazanych przez Zamawiającego. c) Naniesienie ostatecznych zmian po rewizji dokonanej przez Zamawiającego. 3. Skład i łamanie środka publikacji: a) W ramach składu i łamania Wykonawca zobowiązuje się do oceny jakości plików graficznych przekazanych przez Zamawiającego. W przypadku, gdy Wykonawca oceni, że pliki graficzne przekazane przez Zamawiającego nie spełniają wymogów co do jakości (np. zbyt niska rozdzielczość), Wykonawca zgłasza ten fakt Zamawiającemu. Zamawiający przekaże Wykonawcy poprawione pliki. 5-cio dniowy termin, o którym mowa w pkt. VII ppkt 1 lit. a), ulega zatrzymaniu w dniu zgłoszenia tego faktu przez Wykonawcę i zaczyna biec od dnia następującego po dniu, w którym Zamawiający przekaże poprawiony plik/pliki. b) W przypadku pozostania po składzie i łamaniu wolnych stron (wakatów) Wykonawca poinformuje o tym Zamawiającego. Zamawiający ma prawo przekazać dodatkowe treści, które uzupełnią powstałe wakaty. Wykonawca zobowiązuje się do dokonania składu i łamania tych treści i włączenia ich w publikację. 5-cio dniowy termin, o którym mowa w pkt. VII ppkt 1 lit. a) ulega zatrzymaniu w dniu zgłoszenia tego faktu przez Wykonawcę i zaczyna biec od dnia następującego po dniu, w którym Zamawiający przekaże treści uzupełniające wakaty. c) W ramach składu i łamania Wykonawca zobowiązany jest zapewnić redaktora technicznego, który określi i zweryfikuje w publikacji krój i wielkość czcionki/fontu, układ i wielkość materiału ilustracyjnego, tabel na szpalcie, podpisów pod ilustracjami i tabelami itp. Strona 2

3 4. Archiwizowanie, które obejmuje przygotowanie całości publikacji (okładka i środek) w trzech formach na płycie CD/DVD: do druku (plik kompozytowy w formacie.pdf w pełnej rozdzielczości ze spadami i liniami cięcia), do publikacji w Internecie (w pliku.pdf, wielkość pliku nieprzekraczający 10 MB) oraz plik otwarty zapisany w programie Adobe InDesign. 5. Druk i oprawa materiałów a) Zamawiający przewiduje następujące pozycje wydawnicze: Pozycja Nakład (liczba egzemplarzy) Liczba znaków ze spacjami przeliczona/arkus ze wydawnicze ( z zaokrągleniem do pełnego arkusza ) Liczba ilustracji (każda z ilustracji nie większa niż ½ strony B5, średnia wielkość ilustracji to 8x 12 cm ) Wydruk powinien być zgodny z następującymi parametrami technicznymi Zakres usługi Poz. 1 - biologia) Poz. 2 - chemia) Poz. 3 - fizyka) znaków 6 arkuszy znaków 5 arkuszy znaków 6 arkuszy 20 - format 16,5x23,5 mm środek: papier 80g/m2 min. 70% białości, kolorystyka 4+4 -okładka: papier 250g/m2 biały, str. 1 i 4, kolorystyka oprawa klejona 1,2,3,4,5,6,7 Poz znaków 20 - matematyka) 8 arkuszy Strona 3

4 Pozycja Nakład (liczba egzemplarzy) Liczba znaków ze spacjami przeliczona/arkus ze wydawnicze ( z zaokrągleniem do pełnego arkusza ) Liczba ilustracji (każda z ilustracji nie większa niż ½ strony B5, średnia wielkość ilustracji to 8x 12 cm ) Wydruk powinien być zgodny z następującymi parametrami technicznymi Zakres usługi Poz. 5 scenariusze lekcji - biologia) Poz znaków znaków 10 - format 16,5x23,5 mm 10 - środek: papier 80g/m2 min. 70% białości, kolorystyka 4+4 1,2,3,4,5,6,7 scenariusze lekcji - chemia) Poz znaków 10 -okładka: papier 250g/m2 biały, str. 1 i 4, kolorystyka 4+0 scenariusze lekcji - fizyka) - oprawa klejona Poz znaków 10 scenariusze lekcji - matematyka) Poz. 9 uczniowskich I) Poz. 10 uczniowskich II) 5 - format 16,5x23,5 mm 5 - środek: papier 80g/m2 min. 70% białości, kolorystyka 4+4 -okładka: papier 1,2,3,4,5,6,7 Strona 4

5 Pozycja Nakład (liczba egzemplarzy) Liczba znaków ze spacjami przeliczona/arkus ze wydawnicze ( z zaokrągleniem do pełnego arkusza ) Liczba ilustracji (każda z ilustracji nie większa niż ½ strony B5, średnia wielkość ilustracji to 8x 12 cm ) Wydruk powinien być zgodny z następującymi parametrami technicznymi Zakres usługi Poz. 11 uczniowskich III) Poz g/m2 biały, str. 1 i 4, kolorystyka oprawa broszurowa uczniowskich IV) Poz uczniowskich V) Poz. 14 (poradnik metodyczny dla nauczycieli samoocena pracy uczniów) znaków 20 - format 16,5x23,5 mm - środek: papier 80g/m2 min. 70% białości, kolorystyka 4+4 1,2,3,4,5,6,7 -okładka: papier 250g/m2 biały, str. 1 i 4, kolorystyka oprawa klejona Zamawiający przewiduje skorzystanie z prawa opcji którym objęte są pozycje 14. Prawem opcji objęte jest także zwiększenie liczby stron środka pozycji od 1 do 8 oraz 14 (do 2 arkuszy wydawniczych za jeden arkusz uznaje się znaków ze spacjami lub 3000 cm 2 materiału ilustracyjnego). Rozliczenie dodatkowych arkuszy wydawniczych odbywać się będzie na podstawie Strona 5

6 formularza ofertowego, w którym Wykonawca określił cenę za jeden arkusz. Skorzystanie przez Zamawiającego z prawa opcji uzależnione będzie od potrzeb i możliwości finansowych Zamawiającego. b) Druk publikacji wykonany zostanie w technologii druku ekologicznego w szczególności dotyczy to użycia papieru ekologicznego pochodzącego z recyklingu oraz farb ch nie zawierających trujących związków metali ciężkich. c) Zamawiający dopuszcza stosowanie oprawy szytej, jeśli liczba stron środka nie będzie pozwalała na zastosowanie oprawy klejonej. d) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby egzemplarzy danej pozycji do 50 % planowanego nakładu. Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za faktycznie zrealizowaną usługę. e) Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z realizacji poszczególnych publikacji. e) Wykonawca zobowiązany jest do oznaczenia wszystkich publikacji zgodnie zapisami dokumentu Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach programu operacyjnego Kapitał Ludzki dostępnego pod adresem: 6. Dystrybucja materiałów obejmuje: konfekcjonowanie, pakowanie i wysyłkę lub dostarczenie na terenie kraju do każdorazowo wskazywanych przez Zamawiającego adresatów zgodnie z listami adresowymi przekazanymi przez Zamawiającego. a) Listy adresowe do jednej publikacji będą przekazywane sukcesywnie w miarę potrzeb Zamawiającego od czasu wydania danej pozycji do czasu rozliczenia danego nakładu. b) Wysyłka materiałów może być skierowana do: biura Zamawiającego miejsc realizacji szkoleń i konferencji na terenie Polski nie więcej niż 14 adresów dla jednorazowej wysyłki szkół realizujących projekt nie więcej niż 290 adresów dla jednorazowej wysyłki c) Wszystkie materiały muszą być zapakowane w papier lub folię termokurczliwą, po 10 egzemplarzy w jednej paczce (dla poz. od 1 UZ1 do 8. UZ8 oraz 14 UZ14) lub 100 egzemplarzy w jednej paczce dla poz. od 9 UZ9 do 13. UZ13), z oznaczeniem Zamawiającego, tytułu, liczby sztuk w paczce oraz wagi paczki. Pakowanie po 10 lub 100 egzemplarzy nie dotyczy przesyłek, w których adresat otrzymuje mniejszą liczbę egzemplarzy danej publikacji. d) W przypadku wysyłki Wykonawca zapewni załadunek, transport i rozładunek przesyłek do miejsca, z którego będą nadawane do adresatów. Strona 6

7 e) W przypadku dostarczenia do siedziby Zamawiającego Wykonawca każdorazowo dokona załadunku przesyłek na środek transportu i rozładunku w miejscu docelowym. f) Wskazana przez Zamawiającego liczba materiałów musi być dostarczona i rozładowana (w dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku, w godzinach ) przez Wykonawcę do miejsca wskazanego przez Zamawiającego. Przed dostarczeniem materiałów do siedziby Zamawiającego, Wykonawca ma obowiązek skontaktować się (minimum 1 dzień roboczy przed planowanym dostarczeniem z Zamawiającym w celu umówienia terminu). g) Przesyłki dla poszczególnych szkół mogą zawierać od 1 do 4 egzemplarzy danej pozycji w kopercie/paczce. h) Wykonawca zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu potwierdzenie nadania przesyłek w takiej formie, aby możliwa była weryfikacja, co najmniej tytułu publikacji, liczby egzemplarzy, adresata, daty nadania. i) Brak potwierdzenia nadania publikacji na daną liczbę egzemplarzy będzie traktowany, jako brak wydruku tej liczby egzemplarzy danej publikacji. j) W przypadku zwrotu przesyłki na adres Wykonawcy lub trudności w dostarczeniu do adresata, Wykonawca zobowiązany jest poinformować o tym fakcie Zamawiającego. Zamawiający może zlecić Wykonawcy ponowne przesłanie niedostarczonej przesyłki bez dodatkowych opłat ze strony Zamawiającego. k) W ramach usługi dystrybucji Wykonawca, na wyraźne zlecenie Zamawiającego będzie zobowiązany do świadczenia usługi insertowania. Usługa będzie polegała na wkładaniu przez Wykonawcę listów przewodnich, plakatów, ulotek do kopert lub paczek z wysyłanymi publikacjami. Odpowiednią liczbę materiałów do inserowania dostarczy Zamawiający. Zlecenie przez Zamawiającego usługi inserowania nie wpłynie na wydłużenie terminów realizacji oraz na cenę usługi. 7. Magazynowanie wydrukowanych egzemplarzy obejmuje: przechowywanie przez Wykonawcę każdorazowo wydrukowanej publikacji od czasu wydania danej pozycji do czasu rozliczenia danego nakładu, jednak nie później niż do dnia 31 sierpnia 2015 r. V. Realizacja zamówienia odbywać się będzie sukcesywnie, w miarę potrzeb, w oparciu o odrębne zlecenia składane w formie elektronicznej na adres osoby wskazanej w umowie przez Wykonawcę jako osoby do kontaktu. Zamawiający zleci do wydania maksymalnie po 5 pozycji w każdym miesiącu kalendarzowym obowiązywania umowy. VI. Wykonawca wystawia fakturę na podstawie protokołu odbioru podpisanego bez zastrzeżeń przez upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego. Do protokołu odbioru Wykonawca załączy Zestawienie dystrybucji. Do wyszczególnionych w protokole odbioru pozycji Strona 7

8 wysłanych do odbiorców wskazanych przez Zamawiającego, Wykonawca załączy listy wysyłkowe, a do pozycji dostarczonych do siedziby Zamawiającego lub innych odbiorców druki WZ. Wraz z pierwszym protokołem odbioru danej publikacji Wykonawca dostarcza przez Zamawiającemu płytę/płyty CD/DVD z zapisanymi na niej/nich trzema wersjami publikacji (zgodnie z pkt IV. Archiwizowanie). Każda z płyt będzie odpowiednio opisana tytułem oraz numerem pozycji z umowy (1 publikacja na jednej płycie lub na kilku, jeśli miejsce na nośniku nie pozwala na zapis 3 wersji danej publikacji na jednym z nich). VII. Terminy realizacji usługi: 1. Opracowanie graficzne, skład i łamanie środka publikacji, korekta i redakcja językowa a) Wykonawca przedkłada Zamawiającemu do rewizji materiał po opracowaniu graficznym, składzie i łamaniu oraz po II korekcie w terminie 5 dni roboczych od daty przekazania przez Zamawiającego materiału. b) Termin ulega zatrzymaniu w przypadkach opisanych w pkt 3 ppkt a i b w dniu zgłoszenia ww. faktów przez Wykonawcę i zaczyna biec od dnia następującego po dniu, w którym Zamawiający przekaże poprawione pliki lub treści uzupełniające wakaty. c) Zamawiający zatwierdza lub wnosi uwagi w ciągu 3 dni roboczych od dnia otrzymania od Wykonawcy materiału. d) Wykonawca po naniesieniu ostatecznych zmian, po rewizji, ponownie przedkłada materiał Zamawiającemu, a Zamawiający zatwierdza go lub wnosi uwagi w terminie 3 dni roboczych. 2. Wydruk próbny drukarni a) Wykonawca przedstawia do akceptacji Zamawiającemu w terminie 3 dni roboczych od daty zaakceptowania przez Zamawiającego treści. b) Zamawiający dokonuje akceptacji wydruku próbnego w czasie nie dłuższym niż 3 dni robocze. 3. Dystrybucja a) do 5 dni roboczych od dnia następnego po zaakceptowaniu publikacji do druku lub od dnia następnego po przekazaniu przez Zamawiającego list adresowych. 4. Magazynowanie wydrukowanych egzemplarzy : a) Zgodnie z pkt IV. 7. Strona 8