Rozszerzalny zakres informacji o beneficjentach

Rozszerzalny zakres informacji o beneficjentach Firma Sygnity, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom Użytkowników systemu POMOST Std, dodaje możliwość dowolnego rozszerzenia zakresu informacji o beneficjentach, wg indywidualnych potrzeb Ośrodka Pomocy Społecznej. W roku 2018, korzystanie z tej możliwości nie wiąże się z ponoszeniem dodatkowych opłat. W pierwszym kroku, Administrator systemu POMOST Std, powinien wybrać z drzewka funkcji Słowniki na głównym oknie Pomostu, pozycje: Dodatkowe informacje o osobach albo Dodatkowe informacje o rodzinach Pojawi się okno Definicje dodatkowych informacji dotyczących osób albo rodzin, w zależności od wybranej pozycji z drzewka funkcji. Zawartość listy prezentowanej na tym oknie zależy w całości od Administratora, który wprowadzi definicje dodatkowych informacji, wg potrzeb Ośrodka. Przy pierwszym uruchomieniu okna, lista będzie pusta. Liczba możliwych informacji nie jest ograniczona. 1

Wskazówka. Istnienie informacji na tym oknie, nie oznacza że są one już dostępne dla pracowników merytorycznych. Staje się to dopiero po wykonaniu przez Administratora czynności udostępnienia zestawu dodatkowych informacji, która jest szczegółowo opisana w dalszej części dokumentu. Należy wybrać ikonę dodawania. Pojawi się okno Definicja dodatkowej informacji. Na oknie należy podać następujące informacje: Nazwa informacji jest konieczna do podania i powinna w zwięzły sposób opisywać informację pracownikowi merytorycznemu, który będzie ją podawać. W zestawie dodatkowych informacji dla osoby, ani dla rodziny, nazwy informacji nie mogą się powtarzać, poza sytuacją kiedy występują wewnątrz różnych informacji złożonych. Nazwa może mieć do 40 znaków. Opis informacji dodatkowy opis, który będzie wyświetlony u dołu formularza dodatkowych informacji i może szerzej opisywać informację, lub dawać dodatkowe wskazówki pracownikowi merytorycznemu. Może mieć do 100 znaków. Rodzaj informacji należy wybrać stosownie do charakteru gromadzonej informacji. Poszczególne rodzaje informacji są szczegółowo opisane niżej. informacja jest konieczna do podania jeśli ta opcja będzie zaznaczona, to nie będzie można zaakceptować formularza dodatkowych informacji bez podania tej informacji. Opcja nie jest dostępna dla rodzajów informacji: opcja do zaznaczenia oraz nagłówek. informacje muszą się różnić dla różnych osób (albo rodzin) po zaznaczeniu, POMOST Std będzie kontrolował, czy informacja podana dla konkretnej osoby albo rodziny, nie jest taka sama jak informacja dotycząca innej osoby albo rodziny. można zaznaczyć dla rodzajów informacji: tekst oraz liczba całkowita. nie można zaznaczyć dla informacji będących składnikami informacji złożonych. 2

Rodzaje informacji: tekst oznacza tekst o dowolnej długości. Pracownikowi merytorycznemu będzie prezentowany, jako obszar do wpisania tekstu, poprzedzony etykietą, wpisaną jako Nazwa informacji. liczba całkowita, będzie prezentowana pracownikowi merytorycznemu w następujący sposób. kwota, będzie prezentowana w następujący sposób: data, będzie prezentowana w następujący sposób: opcja do zaznaczenia będzie prezentowana pracownikowi merytorycznemu w następujący sposób (tekst wpisany jako Nazwa informacji będzie umieszczony z prawej strony opcji). lista rozwijana, do wyboru jednej pozycji ze słownika - po akceptacji okna z taką informacją, Administrator zobaczy na liście definicji dodatkowych informacji przycisk Zawartość słownika. Po jego wybraniu, Administrator powinien podać elementy słownika. Dla ułatwienia pracy, okna wykazu elementów oraz pojedynczego elementu, zawierają nazwę słownika. 3

Wskazówka. Podanie kodu elementu słownika nie jest konieczne. Informacja tego rodzaju będzie prezentowana pracownikowi merytorycznemu w następujący sposób: Kolejność elementów słownika prezentowanych na liście rozwijanej, jest możliwa do ustalenia na oknie listy elementów (pokazanej wyżej) za pomocą ikon ze strzałkami w górę i w dół, umieszczonych z prawej strony okna listy. Liczba elementów słownika nie może przekroczyć 99. grupa opcji, do wyboru wielu pozycji ze słownika informacja podobna do poprzedniej, ale różniąca się tym, że pracownikowi merytorycznemu każda pozycja słownika będzie prezentowana jako opcja do zaznaczenia, dzięki czemu będzie on mógł wskazać więcej niż jedną pozycję. Nad opcjami będzie pogrubiony nagłówek, odpowiadający tekstowi wpisanemu jako Nazwa informacji. Zawartość słownika i kolejność prezentowania należy określić tak samo jak dla poprzednio opisanej informacji. Liczba elementów słownika nie może przekroczyć 99. grupa złożona z innych informacji (grupa może się powtarzać wiele razy) służy do zgrupowania informacji, które mogą się powtórzyć wiele razy dla pojedynczej osoby lub rodziny. Jest to bardzo przydatny rodzaj informacji, ponieważ pozwala rejestrować np. wszelkiego rodzaju działania lub usługi, których może być podejmowanych wiele w odniesieniu do tej samej osoby lub rodziny. Po akceptacji okna z taką informacją, Administrator zobaczy na liście definicji dodatkowych informacji przycisk Zawartość informacji złożonej. Wewnątrz informacji złożonej można podać inne informacje, z wyjątkiem informacji o rodzajach zaczynających się od słowa grupa albo nagłówek (nie ma możliwości zagnieżdżania informacji złożonych). Dla ułatwienia pracy podczas wprowadzania informacji, okna zawierają nazwę informacji złożonej, której składniki są wprowadzane. Liczba składników informacji złożonej nie może przekroczyć 99. 4

Co najmniej jedna informacja będąca składnikiem informacji złożonej, powinna mieć zaznaczoną opcję informacja jest konieczna do podania zapobiegnie to podawaniu pustych powtórzeń informacji przez pracownika merytorycznego wypełniającego formularz dodatkowych informacji. Informacja złożona, która może się powtarzać, będzie prezentowana pracownikowi merytorycznemu, jako pogrubiony nagłówek będący tekstem wpisanym jako Nazwa informacji złożonej, a pod nim poszczególne informacje będące składnikami informacji złożonej, w kolejności ustalonej przez Administratora za pomocą strzałek w górę i w dół na oknie listy definicji informacji. Jeśli dla konkretnej osoby lub rodziny nie ma podanej żadnej informacji z grupy, to wszystkie informacje w grupie są nieaktywne. 5

Należy skorzystać z ikony dodawania numeru kolejnego informacji., co spowoduje ich uaktywnienie oraz pojawienie się Ponawiając wybranie ikony dodawania informacje można usuwać za pomocą ikony usuwania., można podawać kolejne informacje. Omyłkowo podane Liczba powtórzeń konkretnej informacji złożonej nie może przekroczyć 99. nagłówek (do tematycznego zgrupowania informacji) - sam w sobie nie stanowi informacji, ale można go umieścić np. dla oznaczenia podobnych tematycznie informacji, następujących po tym nagłówku, dla poprawienia czytelności formularza. Będzie on prezentowany pracownikowi merytorycznemu jako pogrubiony tekst. Na oknie Definicje dodatkowych informacji dotyczących osób albo rodzin, jest dostępny przycisk Podgląd formularza dodatkowych informacji. 6

Po jego wyborze, pojawia się testowy formularz, na którym można sprawdzić jak będzie wyglądał docelowy formularz po udostępnieniu pracownikom merytorycznym. Na formularzu można podawać wszystkie informacje, wg wprowadzonych definicji, w tym także dodawać powtórzenia informacji złożonych (za pomocą ikony dodawania). Nie można jednak zapisać testowych informacji ikona oraz menu akceptacji okna są zablokowane. W celu udostępnienia zestawu dodatkowych informacji pracownikom merytorycznym, należy wybrać przycisk Udostępnienie zestawu dodatkowych informacji, dostępny u dołu okna Definicje dodatkowych informacji dotyczących osób albo rodzin. Najpierw pojawi się pytanie o potwierdzenie zamiarów. Wskazówka. Ponieważ po udostępnieniu nie będzie już można modyfikować definicji informacji, przed udostępnieniem zaleca się sprawdzić poprawność wszystkich definicji informacji, w tym nazw i opisów (np. brak literówek), w czym pomocny będzie podgląd testowego formularza. W razie konieczności, należy odpowiedzieć Nie i dokonać ewentualnych korekt. Po wybraniu odpowiedzi Tak, pojawi się okno Udostępnienie zestawu dodatkowych informacji. Do udostępnienia niezbędne jest potwierdzenie, że gromadzenie wszystkich informacji w zestawie jest zgodne z celami działalności Jednostki Organizacyjnej Pomocy Społecznej i obowiązującymi przepisami. 7

Ważne. Informacje o tym, kto i kiedy potwierdził udostępnienie, są zapisywane dla wszystkich informacji w zestawie. Po udostępnieniu, przycisk Udostępnienie zestawu dodatkowych informacji, przestaje być widoczny, aż do momentu ewentualnego dokonania zmian w zestawie informacji tj. archiwizacji konkretnej informacji lub dodania nowej informacji. Wykorzystanie dodatkowych informacji przez pracowników merytorycznych Informacje na wszystkich ilustracjach są fikcyjne. Jeśli Administrator udostępnił zestaw dodatkowych informacji dla osoby, na oknie listy osób pojawia się ikona dająca dostęp do dodatkowych informacji o osobie wybranej z listy. Taka sama ikona pojawia się na liście rodzin, po udostępnieniu dodatkowych informacji dla rodziny. 8

Po wyborze ikony, pojawi się okno Formularz dodatkowych informacji. U góry formularza znajduje się informacja, której osoby lub rodziny dotyczy formularz. Przejście do kolejnych osób lub rodzin jest ułatwione dzięki ikonom magnetofonu osób lub rodzin. - nie trzeba opuszczać okna w celu podania informacji dla kolejnych Ikona wskazuje aktualnie wypełniają informację. U dołu formularza znajduje się dodatkowy opis dotyczący aktualnie wypełnianej informacji, jeśli Administrator podał taki opis, a jeśli go nie podał, to u dołu powtórzona jest nazwa informacji. Kolejność informacji zależy od tego, co ustawił Administrator podczas ich definiowania. Do poruszania się między informacjami służą klawisze: TAB (kolejna) lub SHIFT-TAB (poprzednia), a także ikony: i. Jeśli informacje nie mieszczą się na jednym ekranie, formularz jest automatycznie przewijany w dół po wyborze klawisza TAB lub ikony na ostatniej informacji widocznej na ekranie, oraz w górę po wyborze klawiszy SHIFT-TAB lub ikony na pierwszej informacji widocznej na ekranie. Osiągnięcie końca formularza przywraca normalne działanie klawisza TAB, podobnie jak działanie SHIFT-TAB po osiągnięciu początku formularza. Ponadto, jeśli liczba informacji jest wystarczająca duża, to dostępne są ikony i do przechodzenia o cały ekran w górę lub w dół. Można też wykorzystać kółko myszki, do przechodzenia między informacjami, wraz z przewijaniem formularza, jeśli jest konieczne. 9

Jeśli aktualnie wypełniana jest informacja złożona, która może się powtórzyć więcej niż jeden raz, to przy pierwszym wejściu do okna, dla osoby lub rodziny, dla której nie podano wcześniej dodatkowych informacji, cała grupa jest nieaktywna (tak jak to jest widoczne na rysunku wyżej), w celu dodania całej grupy należy skorzystać z ikony dodawania. Po jej wybraniu, uaktywniają się wszystkie informacje będące składnikami informacji złożonej, jak również staje się widoczny numer wystąpienia grupy Ponawiając wybór ikony dodawania, można dodać kolejne powtórzenia całej grupy (do 99). 10

Ewentualne omyłkowo podane powtórzenia grupy, można usunąć za pomocą ikony. Jeśli bieżącą informacją jest informacja tekstowa, to można skorzystać z ikony, aby pojawiło się okno pozwalające wpisać w wygodniejszy sposób tekst o długości do 64 000 znaków. Zarówno na liście osób, jak i na liście rodzin, jest możliwość wyszukania osób lub rodzin, wg dodatkowych informacji. Zakładka Filtr na liście osób. 11

Zakładka Filtr na liście rodzin. Najpierw należy wybrać ikonę informacje., znajdującą się po prawej stronie opcji uwzględnij dodatkowe Spowoduje to uruchomienie okna Wyszukanie osób wg dodatkowych informacji (albo rodzin). 12

Wyszukiwanie osób lub rodzin będzie się odbywać wg wszystkich informacji, jakie zostaną wypełnione na tym oknie - można wypełnić do czterech różnych dodatkowych informacji. Informacje, które pozostaną niewypełnione, nie będą uczestniczyć w wyszukiwaniu osób ani rodzin. Przykład: jeśli, tak jak na powyższej ilustracji: z listy rozwijanej Rodzaj usługi wybrano udział w poradnictwie rodzinnym i zaznaczono opcję rezygnacja osoby w grupie Przyczyna zakończenia współpracy, to zostanie wyszukana każda osoba, której: wskazano Rodzaj usługi: udział w poradnictwie rodzinnym i jednocześnie tej samej osobie wskazano przyczynę zakończenia współpracy: rezygnacja osoby. Poruszanie się po informacjach jest takie samo, jak podczas ich podawania dla poszczególnych osób lub rodzin, opisane wyżej. Po akceptacji okna Wyszukanie osób wg dodatkowych informacji, jeśli wypełniono choć jedną dodatkową informację do wyszukania, opcja uwzględnij dodatkowe informacje stanie się aktywna i zaznaczona oraz stanie się dostępny przycisk Zastosuj, który ograniczy listę do osób spełniających podane kryteria. Oczywiście warunki dotyczące dodatkowych informacji można łączyć z pozostałymi warunkami dostępnymi na zakładce filtru listy osób. Takie samo zachowanie dotyczy listy rodzin. Wskazówka. Po odznaczeniu opcji uwzględnij dodatkowe informacje i wybraniu przycisku Zastosuj, warunki wyszukiwania osób wg dodatkowych informacji przestaną być uwzględnione w filtrze. Jednak same warunki wyszukiwania wg dodatkowych informacji pozostaną zapamiętane i kolejne wejście do okna Wyszukanie osób wg dodatkowych informacji pokaże wszystkie warunki podane wcześniej przez tego samego Użytkownika. Podobnie, użycie przycisku Zeruj i następnie Zastosuj, spowoduje brak uwzględnienia warunków w filtrze, ale pozostaną one zapamiętane dla konkretnego Użytkownika. W kolejnych aktualizacjach systemu POMOST Std, przewidywana jest możliwość wykorzystania dodatkowych informacji w kolejnych funkcjonalnościach, wg zgłaszanych potrzeb. Jedną z takich funkcjonalności, wynikłą z już zgłoszonej potrzeby, będzie możliwość realizacji gotówkowych list wypłat poza Ośrodkiem, w formie tzw. e-czeków, oferowanych przez niektóre banki. W tym celu, jako jedną z dodatkowych informacji dotyczących osoby, Administrator powinien określić słownik oddziałów bankowych realizujących e-czek, podając w elementach tego słownika nazwę oddziału oraz kod oddziału, który będzie wykorzystany w eksporcie listy gotówkowej do tego oddziału. Po udostępnieniu tej dodatkowej informacji, będzie trzeba wskazać ją jako Nazwa dodatkowej informacji na nowym oknie parametrów eksportu listy wypłat jako e-czek. 13

Podczas generowania gotówkowej listy wypłat, wybierając z nowej z listy rozwijanej Oddział e-czek pozycję: podany, będzie można utworzyć listę złożoną wyłącznie z tych odbiorców (osób), które w dodatkowych informacjach będą miały wskazany oddział bankowy realizujący e-czek. Potem taką listę będzie można wysłać w formie pliku zgodnego z formatem e-czek do banku realizującego tę usługę. Z pozostałych osób, będzie można utworzyć listę gotówkową do tradycyjnej wypłaty w kasie Ośrodka, wybierając z listy rozwijanej Oddział e-czek pozycję nie podany. Domyślnie wybraną pozycją jest: nie ma znaczenia i jest ona właściwa dla Ośrodków, które nie zamierzają korzystać z e-czeków. Samego przypisania osoby do oddziału bankowego będzie można dokonać w sposób opisany wyżej, za pomocą ikony na liście osób. Przewidywany termin udostępnienia tej funkcjonalności to kwiecień 2018 roku. Kolejne funkcjonalności oparte o dodatkowe informacje, będą dodawane stopniowo w miarę zgłaszanych potrzeb i możliwości realizacyjnych. W 2018 roku przewidywane jest również rozwinięcie oprogramowania WYWIAD Plus, o możliwość: podglądu dodatkowych informacji o rodzinie, której dotyczy wywiad i jej członkach, wprowadzonych uprzednio w POMOST Std; dopisywania nowych informacji o rodzinie i jej członkach, jeśli Administrator POMOST Std określi w konkretnej definicji dodatkowej informacji, że jest to możliwe; modyfikacji istniejących wcześniej informacji o rodzinie i jej członkach, jeśli Administrator POMOST Std określi w konkretnej definicji dodatkowej informacji, że jest to możliwe; 14

Wprowadzanie zmian w udostępnionych definicjach informacji Administrator ma możliwość: archiwizacji konkretnej definicji informacji informacje po archiwizacji będą prezentowane pracownikom merytorycznym tylko do odczytu, pracownicy merytoryczni mogą również wyszukiwać osób i rodzin wg nich, ale nie mogą ich modyfikować; dodania nowej definicji informacji. Dokonane przez niego zmiany, nie są widoczne przez pracowników merytorycznych, aż do udostępnienia zmian. Archiwizacja jest możliwa po wybraniu przycisku Ustawienie informacji jako archiwalnej, w odniesieniu do dowolnej udostępnionej definicji informacji. Po wykonaniu tej czynności, wybrana definicja informacji zostanie oznaczona jako do archiwizacji. Omyłkowe zakończenie, do momentu udostępnienia zmiany, można cofnąć za pomocą przycisku Rezygnacja z archiwizacji. Dodanie nowych definicji informacji odbywa się w sposób opisany już wyżej. Nowo dodane definicje będą oznaczone jako do udostępnienia, w odróżnieniu od definicji udostępnionych. 15

Wybór przycisku Podgląd formularza dodatkowych informacji spowoduje uruchomienie formularza testowego, w którym informacje przeznaczone do archiwizacji są oznaczone na czerwono, a informacje nowo dodane i jeszcze nie udostępnione na niebiesko. Pracownicy merytoryczni nie widzą zmian w zestawie, czyli dalej mogą wprowadzać informacje przeznaczone do archiwizacji oraz nie widzą nowo dodanych informacji. Zmiany stają się widoczne dopiero po wyborze przez Administratora przycisku Udostępnienie zmian w zestawie dodatkowych informacji. Jeśli zmiany w zestawie obejmują dodanie nowych informacji, to wymagane będzie potwierdzenie ich zgodności z celami działalności Jednostki Organizacyjnej Pomocy Społecznej i obowiązującymi przepisami, wraz z zapamiętaniem informacji kto i kiedy dokonał potwierdzenia, dla nowo dodanych informacji (potwierdzenie zostało opisane wcześniej). Jeśli zmiany obejmują tylko archiwizację informacji, to potwierdzenie nie ma miejsca. Informacje, które były udostępnione już wcześniej, zachowują pierwotne informacje o tym, kto i kiedy potwierdził ich udostępnienie. Po udostępnieniu, zmiany stają się widoczne przez pracowników merytorycznych. Mogą oni wprowadzać nowo dodane informacje, natomiast zarchiwizowane informacje widzą tylko do odczytu. Mogą również wyszukiwać osoby lub rodziny wg zarchiwizowanych informacji. Administrator ma możliwość ponownego przywrócenia wprowadzania zarchiwizowanej informacji, ustawiając się na niej i wybierając przycisk Przywrócenie wprowadzania informacji. 16

Informacja zostanie oznaczona jako do przywrócenia. Przed udostępnieniem zmian w formularzu, omyłkowe przywrócenie można cofnąć za pomocą przycisku Rezygnacja z przywrócenia. Przywrócenie możliwości podawania tej informacji przez pracowników merytorycznych nastąpi po kolejnym wyborze przez Administratora przycisku Udostępnienie zmian w zestawie dodatkowych informacji. Dodatkowe informacje: Dla informacji złożonej, która została już udostępniona, przycisk Zawartość informacji złożonej uruchamia okno listy składników tej informacji tylko do przeglądu, bez możliwości przestawiania statusów udostępnienia składników, dodania nowych, ani zmiany kolejności. Dla listy rozwijanej albo grupy opcji, która jest oznaczona jako do archiwizacji albo archiwalna, przycisk Zawartość informacji złożonej albo Zawartość słownika uruchamia okno listy składników tej informacji tylko do przeglądu, bez możliwości przestawiania statusów udostępnienia składników, dodania nowych, ani zmiany kolejności. Nie można zarchiwizować listy rozwijanej ani grupy opcji oznaczonej jako udostępniona albo do przywrócenia, jeśli zawiera ona nowo dodany element słownika, oznaczony jako do udostępnienia. W takiej sytuacji pojawi się komunikat: Nie można zmienić statusu udostępnienia wskazanej informacji, ponieważ istnieją jej informacje składowe, które nie zostały jeszcze udostępnione.". Po otrzymaniu w/w komunikatu, trzeba najpierw udostępnić zmiany w zestawie, albo usunąć nowy składnik i dopiero będzie możliwe archiwizacja. Podczas udostępniania zmian w formularzu, POMOST Std kontroluje, czy dla każdej listy rozwijanej, grupy opcji albo informacji złożonej, istnieje choć jeden składnik do udostępnienia, udostępniony lub do przywrócenia oraz dodatkowo, czy dla każdej informacji złożonej istnieje choć jeden składnik konieczny do podania. Jeśli te warunki nie są spełnione, wyświetlany jest stosowny komunikat i udostępnienie nie jest możliwe. 17