Konferencja informacyjno-szkoleniowa współfinansowana przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Załącznik Nr 1 Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa dwudniowej konferencji informacyjnoszkoleniowej w ramach projektu systemowego pn. Kształcenie zawodowe pielęgniarek i położnych w ramach studiów pomostowych współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Termin konferencji: Dwa kolejne dni robocze pomiędzy 06.06.2011 r. - 30.06.2011 r. Uczestnicy konferencji: (maksymalnie 130 osób) Uczestnikami konferencji będą przedstawiciele uczelni realizujących studia pomostowe w ramach Projektu (Wykonawcy Projektu), przedstawiciele Ministerstwa Zdrowia, osoby koordynujące spotkanie ze strony Beneficjenta systemowego (minister właściwy do spraw zdrowia/departament Pielęgniarek i Położnych), wykładowcy oraz osoby zaproszone. Łączna liczba uczestników nie przekroczy 130 osób. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników konferencji o maksymalnie 10% (tj. 13 osób). W przypadku zgłoszenia Wykonawcy zmiany liczby uczestników konferencji w terminie nie później niż na 7 dni przed pierwszym dniem konferencji, uzgodnione zmiany ilościowe Wykonawca uwzględni w końcowym rozliczeniu przedmiotu umowy, stosując ceny jednostkowe podane w ofercie: nocleg wraz ze śniadaniem, kolacja, lunch i całodniowa przerwa kawowa. Wymogi Zamawiającego dotyczące hotelu lub ośrodka szkoleniowego Zamawiający wymaga, aby hotel posiadał decyzję kategoryzacyjną na hotel co najmniej trzygwiazdkowy wydaną przez Marszałka Województwa Mazowieckiego lub ośrodek szkoleniowy był skategoryzowany jako hotel co najmniej trzygwiazdkowy decyzją Marszałka Województwa Mazowieckiego:
z zapleczem umożliwiającym spędzenie wolnego czasu po spotkaniu na koszt uczestników, zapewniający salę konferencyjną, salę na konferencję prasową, wyżywienie i nocleg w jednym budynku, w związku z dojazdem uczestników do miejsca konferencji środkami komunikacji miejskiej, Zamawiający wymaga, aby hotel lub ośrodek szkoleniowy znajdował się odległości do 5 km (licząc trasę od Dworca Centralnego w Warszawie do budynku konferencji, z możliwością dotarcia uczestników do budynku konferencji tylko jednym środkiem komunikacji miejskiej). Zamówienie obejmuje: 1. zapewnienie sali konferencyjnej i sali na konferencję prasową wraz z odpowiednim sprzętem technicznym, 2. zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej oraz zapewnienie sali wraz z odpowiednim sprzętem technicznym w ramach realizacji tych usług, 3. zapewnienie miejsc hotelowych dla uczestników konferencji, 4. zapewnienie miejsc parkingowych dla uczestników konferencji, 5. zaprojektowanie, wykonanie, skompletowanie i dostarczenie dla 130 uczestników konferencji materiałów informacyjno promocyjnych (pakietu konferencyjnego). Ad.1. Zapewnienie sali konferencyjnej i sali na konferencję prasową wraz z odpowiednim sprzętem technicznym. Sala konferencyjna w drugim dniu konferencji w godz. 9.00 17.30 dostosowana do liczby uczestników, maksymalnie 130 osób: Wykonawca zapewni następujące wyposażenie sali konferencyjnej: na podwyższeniu: stół prezydialny pokryty tkaniną materiałową (estetyczną i bez oznak zniszczenia, długość do podłogi), z dekoracją kwiatową, miejsca siedzące dla 6 osób - w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran oraz na salę, na stole - woda mineralna, stoły oraz miejsca siedzące, dostosowane odpowiednio do liczby pozostałych uczestników, w ustawieniu szkolnym (stoły wraz z krzesłami ustawione w rzędach jeden za drugim z możliwością przejścia między rzędami), klimatyzacja, mównica, 2
rzutnik multimedialny, ekran, laptop, nagłośnienie 3 multifony bezprzewodowe ustawione na stole prezydialnym, 2 mikrofony bezprzewodowe, sprzęt do nagrania audio przebiegu konferencji na płytach CD. Wykonawca nagra i przekaże Zamawiającemu nagranie na płytach CD (2 kopie nagrania) - po zakończeniu spotkania, zaplecze sanitarne w bezpośrednim sąsiedztwie sali, dostęp do internetu bezprzewodowego, zapewnienie obsługi technicznej przed i w trakcie konferencji, zapewnienie miejsca na rozłożenie banerów, stojaków i materiałów promocyjnych. Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest zapewnić w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej miejsce wraz z wyposażeniem (stolik oraz miejsca siedzące dla czterech osób) w celu zorganizowania recepcji konferencji, umożliwiającej podpisywanie się uczestników na liście oraz dystrybucję materiałów konferencyjnych wśród uczestników spotkania w pierwszym i drugim dniu konferencji. Sala na konferencję prasową w drugim dniu konferencji: miejsca siedzące dla dziennikarzy (ok. 10 osób), stół prezydialny dla 4 osób, nagłośnienie, 2 mikrofony bezprzewodowe, Inne: zapewnienie obsługi technicznej podczas konferencji oraz co najmniej godzinę przed konferencją. Ad. 2 Zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej oraz zapewnienie sali wraz z odpowiednim sprzętem technicznym w ramach realizacji tych usług. Dzień I Uroczysta, zasiadana kolacja dla uczestników konferencji, podana w pomieszczeniu (sali) zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji, składająca się z: przystawki, zupy (2 do wyboru), ciepłego dania drugiego (minimum 3 do wyboru, w tym 1 pozycja wegetariańska), sałatek (minimum 3 rodzaje), surówek (minimum 3 rodzaje), deseru (minimum 3 rodzaje), 3
wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, soków: pomarańczowego, jabłkowego, grejpfrutowego, napojów gorących (świeżo parzona, gorąca kawa, gorąca woda w termosach, herbata w torebkach minimum 3 rodzaje, mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier). Wyposażenie sali: sala z wyodrębnioną powierzchnią w celu zorganizowania wystawy fotograficznej dla 130 osób, preferowane 10 cio osobowe stoły lub inne do uzgodnienia z Zamawiającym, mównica, 2 mikrofony bezprzewodowe, ekran, projektor, nagłośnienie. Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest zapewnić: obsługę techniczną przed i w trakcie kolacji, muzykę w trakcie kolacji odtwarzaną z nośników elektronicznych, odpowiednio nagłośnioną w Sali, w której będzie odbywać się uroczysta kolacja - do akceptacji Zamawiającego. Dzień II Śniadanie w cenie noclegu, w miejscu noclegu uczestników, w formie bufetu, w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników konferencji z miejscami siedzącymi dla uczestników, składające się z: pieczywa 2 rodzaje: jasne i ciemne, 3 rodzajów wędlin, 3 rodzajów sera (żółty, pleśniowy, twarożek), dżemów owocowych, jogurtów owocowych, wyboru warzyw krojonych (ogórek świeży i kiszony, pomidor, papryka konserwowa), 2 ciepłych dań, płatków kukurydzianych, płatków czekoladowych, musli, mleka, świeżo parzonej, gorącej kawy i herbaty (3 rodzaje herbat w torebkach), mleka, cukru, cytryny, soki owocowe (jabłkowy, pomarańczowy, grejpfrutowy uzupełniane w razie potrzeby). Całodniowa przerwa kawowa składająca się z: kawy, herbaty, co najmniej 3 rodzaje, mleka do kawy w dzbankach, cytryny, cukru, 4
wody mineralnej: niegazowanej i gazowanej, soków owocowych, co najmniej 3 rodzaje, ciasteczek, co najmniej 3 rodzaje. Serwis kawowy musi znajdować się w miejscu znajdującym się w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej i musi być uzupełniany na bieżąco. Lunch w formie bufetu, podany w pomieszczeniu z miejscami siedzącymi, zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji, odrębnym od sali, w której prowadzona jest konferencja, składający się z: przystawki, zupy (minimum 2 do wyboru), ciepłego dania (minimum 3 do wyboru, w tym 1 pozycja wegetariańska), sałatek (minimum 2 rodzaje), surówek (minimum 2 rodzaje), deseru (minimum 3 rodzaje, wyroby cukiernicze), napojów zimnych (woda mineralna, soki: pomarańczowy, jabłkowy, grejpfrutowy), napojów gorących (świeżo parzona, gorąca kawa, gorąca woda, herbata minimum 3 rodzaje w torebkach, mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier). Ramowy program konferencji Zamawiający przekaże Wykonawcy do 7 dni od dnia podpisania umowy. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia Menu poszczególnych posiłków - różnorodne w każdym dniu konferencji do akceptacji przez Zamawiającego, w terminie nie później niż na 14 dni przed pierwszym dniem konferencji. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji Menu poszczególnych posiłków, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania Menu lub zobowiązuje się do zgłoszenia w tym terminie zastrzeżeń. Wykonawca po otrzymaniu zastrzeżeń jest zobowiązany do ponownego przedstawienia Zamawiającemu Menu poszczególnych posiłków, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń przez Zamawiającego. Ustalenie ostatecznej wersji Menu, wymaga pisemnej zgody Zamawiającego i Wykonawcy, w terminie nie później niż na 7 dni przed pierwszym dniem konferencji. Wykonawca zapewni również przygotowanie sali i cateringu, obsługę kelnerską, nakrycie stołów: obrusy, zastawę porcelanową i szklaną oraz sprzątanie. 5
Ad. 3 Zapewnienie miejsc hotelowych dla uczestników konferencji Wykonawca zapewni nocleg dla 120 uczestników konferencji w 50 pokojach dwuosobowych i 20 pokojach jednoosobowych (łącznie maksymalnie 70 pokoi). Nocleg powinien być zapewniony w tym samym obiekcie, w którym odbędzie się konferencja. Ostateczną liczbę pokoi w podziale na jedno i dwuosobowe Zamawiający przekaże Wykonawcy nie później niż na 6 dni przed pierwszym dniem konferencji. Wykonawca zapewni możliwość zakwaterowania uczestników spotkania od godz. 16.00 w pierwszym dniu konferencji oraz możliwość wykwaterowania po godz. 13.00, w drugim dniu konferencji. Wykonawca zobowiązany jest również zapewnić miejsce na pozostawienie bagaży (w obiekcie, w którym odbywa się konferencja) dla osób wymeldowujących się w drugim dniu konferencji. Ad. 4. Zapewnienie 15 bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników konferencji. na terenie hotelu/ośrodka szkoleniowego lub w przypadku braku parkingu na terenie hotelu/ośrodka szkoleniowego na parkingu położonym nie dalej niż 100 m od hotelu/ośrodka szkoleniowego. Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest zapewnić: osobę do bieżących kontaktów z przedstawicielami Zamawiającego, a także do stałej konsultacji w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi w trakcie trwania pierwszego i drugiego dnia konferencji. Osoba będzie dysponować telefonem komórkowym z dostępnym numerem dla Zamawiającego. Ad. 5. Zaprojektowanie, wykonanie, skompletowanie i dostarczenie dla 130 uczestników konferencji materiałów informacyjno promocyjnych (pakietu konferencyjnego). W skład jednego pakietu konferencyjnego przekazywanego każdemu uczestnikowi konferencji będzie wchodzić: - Torba filcowa 1 sztuka, - Eko notatnik konferencyjny z długopisem 1 komplet, - Pendrive bambusowy 1 sztuka, - Identyfikator z ekologiczną smyczą 1 komplet. Specyfikacja techniczna pakietu konferencyjnego: Torba filcowa - 130 sztuk 6
Wymiary: 50x33x10 cm (+- 3) cm dla każdego wymiaru, Materiał: filc o grubości 3 mm (mieszanka wełny 90%, poliester 10%), Parametry techniczne: napy (zatrzaski) z obydwu stron, co będzie pozwalać na wygodne korzystanie z niej zarówno osobom prawo i leworęcznym, duża powierzchnia do zadruku, Metoda nadruku: termo transfer, Parametry techniczne paska: taśma tkana o szer. 4 cm (regulowany w zakresie od 70 do 130 cm), posiadający przesuwny naramiennik oraz dodatkową rączkę z boku, do noszenia torby w układzie poziomym, możliwość odpięcia paska, Kolor paska: szary (65 szt.) oraz czarny (65 szt.), Podany wzór obrazuje przykładowy wygląd torby filcowej (kolor paska czarny). Wykonawca umieści na torbie w sposób trwały, w wersji kolorowej znaki: Wzór znaków został zamieszczony w Załączniku nr 1 do SzOPZ. Eko notatnik konferencyjny z długopisem (obydwa elementy tworzą komplet) 130 szt. Wymiary notatnika: 15x13,5x1 cm (+- 0,5) cm dla każdego wymiaru, Wymiary długopisu: długość 15 cm (+-1) cm, Materiał (notatnik): makulatura, Kartki notatnika: papier offsetowy w kratkę lub linię, gramatura 80g (+-5) g/m² (min. 50 kartek), Okładka notatnika: karton, Materiał (długopis): makulatura, pozostałe elementy z biodegradowalnego tworzywa, wkład cienko piszący w kolorze niebieskim, mechanizm przyciskany, 7
Rodzaj nadruku (notatnik i długopis): tampondruk, Kolor (notatnik): beżowy, Kolor długopisu): beżowy makulatura, pomarańczowy pozostałe elementy zewnętrzne. Podany wzór obrazuje przykładowy wygląd eko notatnika wraz z długopisem. Wykonawca umieści na okładce tytułowej notatnika w sposób trwały, w wersji kolorowej znaki: - logotyp Ministerstwa Zdrowia, - hasło programu operacyjnego człowiek - najlepsza inwestycja, - tekst: Projekt systemowy pn. Kształcenie zawodowe pielęgniarek i położnych w ramach studiów pomostowych współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet II, Działanie 2.3, Poddziałanie 2.3.2 Doskonalenie zawodowe kadr medycznych. Wykonawca umieści na okładce końcowej notatnika w sposób trwały, w wersji kolorowej: - napisy (dane teleadresowe i e-mailowe): Ministerstwo Zdrowia Departament Pielęgniarek i Położnych ul. Miodowa 15 00-952 Warszawa www.studiapomostowe.mz.gov.pl tel. (022) 53 00 207 faks (022) 831-21-77 dep-pp@mz.gov.pl - napis Materiał informacyjny współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Egzemplarz bezpłatny. 8
Wykonawca umieści na długopisie w sposób trwały, w wersji kolorowej znaki: - napis: Ministerstwo Zdrowia www.studiapomostowe.mz.gov.pl Wzór znaków został zamieszczony w Załączniku nr 1 do SzOPZ. Pendrive bambusowy (ekologiczny) 4 GB 130 sztuk Wymiary: 60x27x10 mm (+- 3) mm dla każdego wymiaru, Obudowa: materiał naturalny bambus, Kolor: brązowy lub beżowy, Parametry techniczne: prędkość odczytu do 9 mb/s; prędkość zapisu do 6 mb/s; USB 2.0 kompatybilne z USB 1.1 oraz z Win98/NT/ME/2000/XP/Vista/Win7, Rodzaj nadruku: tampondruk, Gwarancja producenta: 1 rok od dnia dostarczenia pendriva uczestnikom Konferencji. Podany wzór obrazuje przykładowy wygląd pendriva. Wykonawca umieści na urządzeniu w sposób trwały, w wersji kolorowej znaki: Wzór znaków został zamieszczony w Załączniku nr 1 do SzOPZ. Identyfikator z ekologiczną smyczą (wykonaną z materiałów biodegradowalnych) 130 sztuk Identyfikator dla uczestników z wydrukowaną nazwą Uczelni, które zostaną przekazane przez Zamawiającego. Identyfikator powinien zostać umieszczony na smyczy. Specyfikacja smyczy: Długość smyczy: 80 cm (+- 10) cm, Szerokość smyczy: 1 cm (+- 3) mm, Kolor: pomarańczowy, Materiał: taśma wykonana z materiałów biodegradowalnych. 9
Wykonawca umieści na smyczy w sposób trwały, w wersji kolorowej znaki: - tekst: Projekt systemowy Kształcenie zawodowe pielęgniarek i położnych w ramach studiów pomostowych. Wykonawca umieści w napisie identyfikatora, w sposób trwały, w wersji kolorowej znaki: - nazwę uczelni realizującej projekt (lista uczelni zostanie przekazana Wykonawcy), - tekst: Konferencja informacyjno-szkoleniowa dotycząca projektu systemowego pn. Kształcenie zawodowe pielęgniarek i położnych w ramach studiów pomostowych - tekst: Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską w ramach w ramach Europejskiego - tekst: Warszawa, data konferencji Wzór znaków został zamieszczony w Załączniku nr 1 do SzOPZ. Wszelkie znaki i napisy muszą być zastosowane zgodnie z obowiązującymi dokumentami: - Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z 4 lutego 2009 r. - Planem komunikacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 http://www.efs.gov.pl/zpfe/documents/plankomunikacji_04_02.pdf. Wzór pakietu konferencyjnego zostanie zaakceptowany przez Zamawiającego Uwaga: Uczestnicy konferencji we własnym zakresie pokrywają koszty dojazdu. Zamawiający zastrzega sobie prawo przeprowadzenia wizji lokalnej hotelu/ośrodka szkoleniowego, dotyczącej spełnienia warunków określonych w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia, przed wyborem oferty. 10