Załącznik nr 4 do Ogłoszenia WZÓR UMOWY zawarta w w dniu. pomiędzy : Politechniką Łódzką z siedzibą w Łodzi, przy ul. Żeromskiego 116 reprezentowaną przez: Rektora Politechniki Łódzkiej. z kontrasygnatą finansową Kwestora Politechniki.. zwaną w dalszej części Zamawiającym, a........... reprezentowaną przez:...... zwanym w dalszej części Wykonawcą, wpisanym do..... pod numerem... będącym podatnikiem podatku VAT (czynnym podatnikiem) (nr NIP to...) posiadającego kapitał zakładowy w wysokości... Aktualny Odpis z Krajowego Rejestru Sądowego/ Aktualny wypis z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Wykonawcy stanowić będzie Załącznik nr 1 do niniejszej umowy. W związku z zakończeniem postępowania o udzielenie zamówienia na usługi społeczne prowadzonego na podstawie art. 138o ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2018.1986 z późn. zm. ), zawiera się umowę następującej treści: 1 Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem niniejszej umowy, zwanym dalej Przedmiotem Zamówienia, jest usługa polegająca na: Świadczeniu usług cateringowych na potrzeby spotkań/ szkoleń/ konferencji organizowanych przez administrację rektorską i kanclerską oraz samorządy i organizacje studenckie Politechniki Łódzkiej w 2019/2020 roku. realizowana na podstawie: 1) Opisu Przedmiotu Zamówienia stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszej umowy. 2) Formularza Ofertowego stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszej umowy, 2. Poprzez świadczenie usługi cateringowej Zamawiający rozumie usługę obejmującą przygotowywanie, dostarczanie i podawanie posiłków w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. W ramach świadczonych usług Wykonawca będzie dostarczał catering sukcesywnie, zgodnie ze zgłaszanym każdorazowo zapotrzebowaniem przez Zamawiającego reprezentowanego przez Organizatora wydarzenia na wskazane wydarzenie, wg Załącznika nr 2 do umowy. Zamówienie będzie przesyłane na adres e-mail Wykonawca ma obowiązek potwierdzenia otrzymania zamówienia na adres e-mail, z którego otrzymał zamówienie. 3. Usługi cateringowe będą świadczone w następujących miejscach: 1) siedzibie Rektoratu PŁ, 1
2) pozostałych lokalizacjach Politechniki Łódzkiej wskazanych przez Zamawiającego. 4. W ramach świadczenia usług cateringowych Wykonawca zapewni: przerwę kawową, lunch bufetowy, lunch box oraz kanapki, wg specyfikacji zawartej w Załączniku nr 2, jako przyjętego standardu stanowiącego integralną część umowy. 5. Menu na poszczególne spotkania będzie ustalone każdorazowo na podstawie zamówienia składanego przez Zamawiającego reprezentowanego przez Organizatora wydarzenia Załącznik nr 3. Niezwłocznie po otrzymaniu zamówienia Wykonawca każdorazowo przedstawi Zamawiającemu do akceptacji szczegółową propozycję menu planowanego do serwowania w trakcie danego wydarzenia (spotkania/ konferencji/ szkolenia). W razie zgłoszenia przez Zamawiającego zmian do zaproponowanego menu, Wykonawca ma obowiązek uwzględnienia ich zgodnie z sugestią Zamawiającego. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo zamówienia na potrzeby organizowanego wydarzenia (spotkania/ konferencji/ szkolenia) wyłącznie przerwy kawowej albo przerwy kawowej i kanapek albo przerwy kawowej i lunchu bufetowego albo lunch boxu, jak również do określenia w zamówieniu potrzeb wykraczających poza standard. 7. Wykonawca zobowiązuje się do różnicowania menu dla osób niespożywających posiłków mięsnych oraz o specjalnych potrzebach żywieniowo-dietetycznych (zgłoszonych wcześniej przez Zamawiającego) i zaoferuje menu wegetariańskie (specjalne). 8. Przewidywana liczba uczestników każdego wydarzenia będzie podawana każdorazowo w zapotrzebowaniu na usługi cateringowe- wg. Załącznika nr 3. Jednocześnie wartość usługi za każde wydarzenie będzie iloczynem liczby uczestników tego wydarzenia (ustalonej zgodnie z ustępem 9 niniejszej umowy) i ceny jednostkowej za daną usługę (zgodnie z cennikiem zawartym w ofercie Wykonawcy). 9. Informacja nt. zapotrzebowania na liczbę posiłków na dany dzień szkoleniowy będzie dostarczana przez Zamawiającego w dniu odbywania się wydarzenia nie później niż na dwie godziny przed rozpoczęciem wydarzenia, a w przypadku wydarzenia rozpoczynającego się w godz. 8: 00-10: 00 do godz. 15: 00 w dniu poprzedzającym dane wydarzenie. Informacja oparta będzie o faktyczną liczbę osób biorących udział w wydarzeniu w danym dniu. 10. Sposób podania zamawianej usługi winien obejmować ze strony Wykonawcy: formę szwedzkiego stołu z zapewnieniem zastawy ze szkła i porcelany (m.in. filiżanki, talerze, szklanki) oraz sztućców metalowych, papierowych serwetek, zapewnienie stolików koktajlowych, nakrycia i dekoracji stołów nie dotyczy lunch box. 11. Wykonawca winien zapewnić własny transport zarówno zamawianych dań, jak i niezbędnych do jego podania sprzętów i dekoracji. 12. Podczas realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązuje się: 1) przygotowywać, dowozić i podawać przygotowane posiłki w terminie i w miejscu wskazanym przez Zamawiającego w zamówieniu, 2) dostarczać posiłki nie wcześniej niż na godzinę przed rozpoczęciem spotkania, najpóźniej na 30 minut przed zaplanowaną godziną ich serwowania, a serwis kawowy zapewnić na min. 30 min. przed rozpoczęciem szkolenia/ spotkania/ konferencji, 3) podawać posiłki estetycznie, 4) zapewnić liczbę pracowników zapewniającą sprawną obsługę danego wydarzenia (w tym kelnerów nie dotyczy lunch box), 5) zapewnić we własnym zakresie niezbędne do wykonania usługi wyposażenie, w tym w szczególności: urządzenia grzewcze, termosy, podgrzewacze wody, obrusy tekstylne, naczynia szklane i ceramiczne/porcelanowe, metalowe sztućce oraz papierowe serwetki, w ilości uwzględniającej potrzeby przewidywanej liczby uczestników spotkania/konferencji/szkolenia niedopuszczalne jest stosowanie naczyń i sztućców jednorazowego użytku, 6) zapewnić we własnym zakresie stoły, stoliki koktajlowe wraz z dekoracją w liczbie 2
oraz charakterze adekwatnym do spotkania/konferencji/szkolenia organizowanego przez Zamawiającego, 7) świadczyć usługę wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, 8) przygotowywać posiłki zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz.U.2018.1541 z późn. zm.), 9) przestrzegać przepisów sanitarno-epidemiologicznych, BHP i p.poż. oraz wewnętrznych przepisów obowiązujących na terenie świadczenia usługi, 10) dbać o czystość w trakcie i w miejscu świadczenia usługi, a także po zakończeniu usługi uprzątnąć pomieszczenia ze śmieci i resztek jedzenia. 11) po zakończonym spotkaniu, zapewnić naczynia jednorazowe celem zapakowania przez Organizatora niewykorzystanego jedzenia pozostałego na półmiskach nie dotyczy lunch box. 2 Obowiązki Wykonawcy 1. Wykonawca zobowiązuje się do: 1) Realizacji Przedmiotu Zamówienia zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy i opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 2 do umowy; 2) Ponoszenia pełnej odpowiedzialności i wszelkich konsekwencji za wszystkie szkody, wynikłe przy wykonywaniu niniejszej umowy z winy Wykonawcy między innymi za nieprzestrzeganie przepisów sanitarnych, bhp, ppoż. oraz prawa budowlanego, o których mowa w ust. 1 pkt 4 niniejszego paragrafu umowy; 3) Utrzymywania czystości w kuchni, pomieszczeniach gospodarczych oraz w sali jadalnej, odpowiednio do obowiązujących przepisów prawa, o których mowa w ust. 1 pkt 4 niniejszego paragrafu umowy; 4) Przestrzegania przepisów prawa w tym m.in.: a) Ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz.U.2018.1541 z późn. zm. ) i przepisów wykonawczych do ww. ustawy; b) Ustawy z dnia 16 grudnia 2005r. o produktach pochodzenia zwierzęcego (Dz.U.2017.242 z późn. zm.) i przepisów wykonawczych do ww. ustawy; c) Ustawy z dnia 14 marca 1985r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej (Dz.U.2019.59 t.j.) i przepisów wykonawczych do ww. ustawy; d) Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. 03.169.1650); e) Ustawy z dnia 24 sierpnia 1991r. o ochronie przeciwpożarowej (Dz.U.2018.620 z późn. zm.) i przepisów wykonawczych do ww. ustawy; f) Ustawy z dnia 7 lipca 1994r. Prawo budowlane (tekst jednolity: Dz. U. 2018.1202 z późn. zm.). 2. Wykonawca oświadcza, że: 1) Osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu Przedmiotu Zamówienia posiadają niezbędne uprawnienia tj. w szczególności uprawnienia w zawodzie kucharza, wraz z aktualnymi Książeczkami sanitarno epidemiologicznymi oraz przynajmniej jedna osoba posiada zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w zakresie zasad Dobrej Praktyki Higienicznej (GHP), zasad Dobrej Praktyki Produkcyjnej (GMP) i zasad systemu HACCP. 2) Posiada wiedzę niezbędną do realizacji Przedmiotu Zamówienia. 3 Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej 1. Wykonawca zobowiązany jest posiadać w trakcie realizacji niniejszej umowy aktualną 3
polisę od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z Przedmiotem Zamówienia na kwotę min. 50 000,00 PLN. 2. Wykonawca oświadcza, że Polisa OC Wykonawcy, o której mowa powyżej obejmuje odpowiedzialność cywilną: kontraktową i deliktową 3. W przypadku wygaśnięcia w trakcie wykonywania Przedmiotu Zamówienia dotychczasowej polisy, o której mowa powyżej, Wykonawca zobowiązany jest do podpisania kolejnej polisy na tę samą kwotę, stanowiącej jej kontynuację, z zachowaniem ciągłości ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z Przedmiotem Zamówienia. W takim przypadku Wykonawca zobowiązuje się przedłożyć Zamawiającemu kserokopię dokumentu podpisaną za zgodność z oryginałem. 4 Osoby do kontaktu 1. Do bezpośrednich, bieżących uzgodnień dotyczących realizacji niniejszej umowy, jednak bez prawa zaciągania zobowiązań, strony upoważniają: 1. ze strony Zamawiającego: Osobą uprawnioną do kontaktowania się w imieniu Zamawiającego jest ORGANIZATOR szkolenia/spotkania/konferencji 2. ze strony Wykonawcy:...... 2. Zmian osób wskazanych powyżej może być dokonywana przez strony w każdym czasie, gdyż nie stanowi istotnej zmiany postanowień umowy. Zmiana powyżej wskazanych osób nie wymaga aneksu do umowy a jedynie zgody Zamawiającego wyrażonej w formie pisemnej. 5 Termin realizacji zamówienia 1. Umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia zawarcia umowy do dnia 31.03.2020 r. lub do wyczerpania kwoty netto wskazanej w 6 ust. 4 niniejszej umowy. 2. Szczegółowy harmonogram danego wydarzenia i miejsce dostawy zostaną ustalone indywidualnie z Wykonawcą. 3. Orientacyjna liczba zaplanowanych usług znajduje się w Załączniku nr 2. 6 Wynagrodzenie i warunki płatności 1. Za wykonanie usług określonych w 1 niniejszej umowy Zamawiający zapłaci: Lp. Przedmiot zamówienia (Rodzaj posiłków) Kwota netto za 1 uczestnika [PLN] Wysokość stawki podatku VAT [%] Cena brutto za 1 uczestnika [PLN] a b c d e=c x d + c 1. kawowa 4
2. kawowa ciągła 3. kawowa + kanapki 4. kawowa + lunch bufetowy 5. Lunch box 2. W cenie jednostkowej brutto za 1 uczestnika wskazanej w kolumnie e tabeli powyżej, wkalkulowana jest cała wartość Przedmiotu Zamówienia, wraz ze wszystkimi podatkami i opłatami oraz uwzględnione są wszystkie wymagania zawarte w opisie Przedmiotu Zamówienia i w niniejszej umowie, a także wkalkulowane są wszystkie koszty z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji Przedmiotu Zamówienia. 3. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie wynikało z ilości faktycznie wykonanej usługi stanowiącej iloczyn ceny jednostkowej brutto za 1 uczestnika określonej w ust. 1 niniejszego paragrafu umowy i ilości osób. 4. Zamawiający będzie realizował zamówienie maksymalnie do kwoty netto 160 000,00 PLN. 5. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie w przypadku nie wykorzystania kwoty wskazanej w pkt 4 niniejszego paragrafu. 6. Wykonawca gwarantuje stałość cen na czas obowiązywania umowy, z zastrzeżeniem 9 niniejszej umowy. 7. Wynagrodzenie za wykonanie Przedmiotu Zamówienia będzie płatne na podstawie faktur VAT wystawionych przez Wykonawcę, po zakończeniu każdego wydarzenia, którego faktura dotyczy, za rzeczywiście wykonaną usługę, po podpisaniu przez Zamawiającego protokołu odbioru stanowiącego Załącznik nr 4 do niniejszej umowy. 8. Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty należności wynikających z prawidłowo wystawionej faktury VAT, w terminie 30 dni od jej otrzymania od Wykonawcy. 9. Wykonawca oświadcza, że wystawia, posiada i przechowuje wszystkie dokumenty zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności z art. 112 i 112a tej ustawy oraz wydanymi na jej podstawie przepisami wykonawczymi. 10. W przypadku, gdy Wykonawca uchybi obowiązkom określonym w przepisach, o których mowa w ust. 9, a Zamawiający poniesie z tego tytułu szkodę, Wykonawca zobowiązany jest do jej naprawienia w pełnej wysokości. 5
7 Kary umowne 1. Strony ustalają następujące kary umowne: 1) Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania części zamówienia, w wysokości 20% wartości tejże części zamówienia. 2) Zamawiający zastrzega sobie możliwość naliczenia kary umownej z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w szczególności w sytuacjach określonych w 8 ust.1, 2 niniejszej umowy w wysokości 5 % wartości, o której mowa w 6 ust. 4 niniejszej umowy. 3) Przez niewykonanie Umowy przez Wykonawcę, Strony rozumieją brak realizacji usług wskazanych w 1 ust. 1 w terminach wskazanych przez Zamawiającego. 4) Przez nienależyte wykonanie umowy należy rozumieć wykonanie Przedmiotu Zamówienia w sposób odbiegający od zapisów ogłoszenia o zamówieniu, opisu Przedmiotu Zamówienia (Załącznik nr 2 do niniejszej umowy) i niniejszej umowy. 5) W przypadku zniszczenia mienia Zamawiającego przy realizacji Przedmiotu Zamówienia Wykonawca poniesie pełne koszty naprawy na podstawie sporządzonego protokołu szkody. 6) Powyższe postanowienia nie ograniczają prawa Zamawiającego do dochodzenia odszkodowania w wysokości poniesionej szkody, na zasadach przewidzianych w Kodeksie cywilnym. 7) Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kary umownej, o której mowa w ust. 1 z wynagrodzenia, które ma otrzymać za zrealizowaną usługę cateringową. 8) Jeżeli kara umowna nie może zostać uiszczona zgodnie z postanowieniami ust. 7 Wykonawca wpłaci należność na rachunek bankowy Zamawiającego wskazany w nocie obciążeniowej, w terminie 14 dni od daty jej wystawienia. 8 Odstąpieni od umowy Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od Umowy w trybie natychmiastowym w określonych przypadkach: 1. w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania czynności objętych niniejszą umową, a w szczególności w przypadku niewywiązywania się z powierzonego zakresu obowiązków, w szczególności gdy Wykonawca: a) realizuje zamówienie niezgodnie z umową, b) dwukrotnie odmówi realizacji zlecenia pomimo dopełnienia przez Zamawiającego wszelkich formalności, c) dwukrotnie nienależycie wykona usługę cateringową, d) dostarczy posiłki niezgodnie z umową w tym posiłki o nieodpowiedniej gramaturze, nieuzupełnianie ciągłego serwisu kawowego, e) nieterminowo dostarczy posiłki, f) dostarczy posiłki niezgodnie z ustalonym z Zamawiającym menu, g) dostarczy zbyt małe ilości posiłków, h) nie poinformuje Zamawiającego o występujących problemach i trudnościach w realizacji zadania, mogących mieć wpływ na prawidłową realizację wydarzenia. 2. w przypadku utraty mocy obowiązującej decyzji zaświadczającej lub wykreślenia z rejestru zakładów nadzorowanych przez Państwową Inspekcję Sanitarną. 3. gdy nastąpi znaczne pogorszenie sytuacji finansowej Wykonawcy, szczególnie w razie powzięcia wiadomości o wszczęciu postępowania egzekucyjnego wobec majątku Wykonawcy; 4. gdy wystąpią istotne zmiany okoliczności powodujące, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy; 6
9 Zmiany umowy 1. Umowa może zostać zmieniona w przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia (w szczególności zmiany stawek podatku VAT). 2. Zmiany wymagań w zakresie poszczególnych serwisów/posiłków lub gramatur posiłków określonych w załączniku nr 2 do niniejszej umowy. 3. Zmiana ceny w związku ze zmianą, o której mowa w ust. 2 niniejszego paragrafu. 4. Każda zmiana niniejszej umowy pod rygorem nieważności musi być stwierdzona na piśmie w formie aneksu. 10 Przelew praw i zobowiązań wynikających z niniejszej umowy jest dopuszczalny tylko za zgodą Zamawiającego, wyrażoną w formie pisemnej. 11 Zastawy Wykonawca oświadcza, że żadne materiały, ani urządzenia nie są przedmiotem umowy przewłaszczenia na zabezpieczenie, zastawu (w tym zastawu rejestrowego), ani innej umowy, na mocy której osoba trzecia posiada w stosunku do nich jakiekolwiek prawa. 12 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się odpowiednie przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2018.1986 z późn. zm.) oraz Kodeksu cywilnego. 13 Spory mogące wyniknąć z realizacji niniejszej umowy, będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 14 1. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. 2. Umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia. Załączniki do umowy: - Załącznik nr 1 Aktualny Odpis z Krajowego Rejestru Sądowego/ Aktualny wypis z centralnej ewidencji i działalności gospodarczej Wykonawcy; - Załącznik nr 2 Opis przedmiotu zamówienia; - Załącznik nr 3 Wzór zamówienia; - Załącznik nr 4 Wzór protokołu odbioru; - Załącznik nr 5 Formularz Ofertowy kopia. ZAMAWIAJĄCY : WYKONAWCA : 7