Strona 0 PROCEURA NAZORU NA PROUKTEM NIEZGONYM PN EN ISO 9001:2009
Strona 1 Zmiany: Egzemplarz Nr 1/ Nr Zmiany Nr Strony ata Podpis Nr Zmiany Nr Strony ata Podpis 1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14
Strona 2 Spis treści: 1. Terminologia 2. Cel 3. Zakres 4. Odpowiedzialność 5. Opis postępowania 6. Zapisy 7. Formularze 1. Terminologia W niniejszej procedurze stosowana jest terminologia przyjęta w Księdze Jakości, zgodna z terminologią norm ISO serii 9000. 2. Cel Zminimalizowanie zagrożenia w realizacji zadań starostwa w przypadku ujawnienia produktu niezgodnego z wymogami oraz zapewnienia nadzoru nad produktem i wyeliminowania go z obrotu prawnego. 3. Zakres Procedura określa tryb postępowania z ujawnionymi niezgodnościami. Postępowanie z niezgodnościami ujawnionymi w toku auditów wewnętrznych odbywa się zgodnie z procedurą auditów wewnętrznych. 4. Odpowiedzialność 4.1. Nadzór nad prawidłowym i efektywnym funkcjonowaniem procedury sprawuje. 4.2. Za przestrzeganie ustaleń i realizację zadań określonych w procedurze odpowiadają pracownicy Starostwa zgodnie z zakresami swoich obowiązków. 5. Opis postępowania
Strona 3 5.1. Produkt niezgodny jest identyfikowany: 5.1.1. w wyniku monitorowania procesów realizacji zadań i ich analizy, 5.1.2. w wyniku postępowania odwoławczego, 5.1.3. w wyniku postępowania skargowego, 5.1.4. w wyniku postępowania nadzorczego, 5.1.5. w wyniku postępowania kontrolnego. 5.2. Kierownik komórki organizacyjnej, na skutek własnych obserwacji lub skierowanych uwag, dokonuje oceny produktu pod kątem jego zgodności z: 5.2.1. wymaganiami klienta i innych zainteresowanych stron, 5.2.2. z dokumentami Systemu Jakości, 5.2.3. z wymaganiami ustawowymi oraz innymi aktami normatywnymi i decyduje o identyfikacji produktu niezgodnego. 5.3. Pracownik kancelarii rejestrujący pocztę przychodzącą, w przypadku pojawienia się produktu niezgodnego, wpisuje go do rejestru, na formularzu F1/ i informuje a, który odnotowuje ten fakt na formularzu F2/. 5.4. W przypadku zidentyfikowania produktu niezgodnego, zgodnie z pkt 5.1., kierownik komórki organizacyjnej sporządza raport niezgodności na formularzu F3/ z uwzględnieniem zapisów pkt 5.2. i przedkłada go owi w terminie 7 dni. W przypadku niezidentyfikowania produktu niezgodnego, odnośnie pkt 5.3, kierownik komórki organizacyjnej powiadamia a w terminie 7 dni o odstąpieniu od sporządzenia raportu niezgodności. 5.4.1. Produkt niezgodny jest oznaczony poprzez skreślenie pierwszej strony z adnotacją produkt niezgodny z powodu.. 5.5. na podstawie raportu niezgodności kwalifikuje niezgodności jako niezgodności systemowe i decyduje o podjęciu działań korygujących lub zapobiegawczych. 5.6. Raport niezgodności zostaje zarejestrowany przez a w Rejestrze produktów niezgodnych na formularzu F4/ i otrzymuje kolejny numer z rejestru. sporządza kopię raportu, potwierdza za zgodność z oryginałem i przekazuje ją do komórki organizacyjnej.
Strona 4 5.7. ziałania korygujące lub zapobiegawcze muszą przebiegać zgodnie z procedurą działań korygujących lub procedurą działań zapobiegawczych przy uwzględnieniu trybu określonego w wymaganiach ustawowych, a w szczególności zgodnie z: 5.7.1. zasadami rozpatrywania skarg, 5.7.2. zasadami kontroli wewnętrznej, 5.7.3. kodeksem postępowania administracyjnego. 5.8. dokonuje przeglądu postępowania z produktem i dokonuje stosownego zapisu w raporcie niezgodności. 6. Zapisy Lp. Zapis (treść) Odnośnik Miejsce przechowywania 1 Wskazanie źródła identyfikacji produktu niezgodnego 2 Ocena produktu niezgodnego pkt 5.1. pkt 5.2. komórka organizacyjna Forma zapisu A Osoba sporządzająca zapis Kierownik komórki organizacyjnej Kierownik komórki organizacyjnej 3 Uchwycenie produktu niezgodnego w kancelarii pkt 5.3. kancelaria A Pracownik kancelarii 4 Raport niezgodności pkt 5.4. komórka organizacyjna, Kierownik komórki organizacyjnej 5 6 7 8 Oznaczenie produktu niezgodnego poprzez skreślenie Kwalifikacja niezgodności Rejestracja produktu niezgodnego (wpis do rejestru produktów niezgodnych) pkt 5.4.1. pkt 5.5. pkt 5.6. Karta działań korygujących pkt 5.7. komórka organizacyjna A Kierownik komórki organizacyjnej
Strona 5 9 Karta działań zapobiegawczych 10 Przegląd postępowania z produktem pkt 5.8. A Objaśnienia: Forma zapisu: A- adnotacja - dokument 7. Formularze 1. F1/- Rejestr niezgodności, które wpłynęły do kancelarii. 2. F2/- Rejestr niezgodności przekazanych z kancelarii. 3. F3/- Raport niezgodności. 4. F4/- Rejestr produktów niezgodnych.
F1/ C Strona 1 Rejestr niezgodności, które wpłynęły do kancelarii w roku. Lp. ata wpływu do kancelarii Nr sprawy nadany w dzienniku korespondencji Znak sprawy nadany w komórce organizacyjnej Potwierdzenie przekazania sprawy owi ata Podpis a PJ Starostwo Kartuzy /
F2/ C Strona 1 Rejestr niezgodności przekazanych z kancelarii w roku Lp. ata wpływu do kancelarii Nr sprawy nadany w dzienniku korespondencji Znak sprawy nadany w komórce organizacyjnej ata przekazania sprawy owi PJ Starostwo Kartuzy /
PN-EN ISO 9001:2009 F3/ C Strona 1 Raport niezgodności Nr (wypełnia ) 1. Nazwa komórki organizacyjnej: ata ujawnienia niezgodności: 2. Nazwa produktu niezgodnego/ znak sprawy: 3. Opis niezgodności: Pracownik sporządzający opis: (imię i nazwisko pracownika) (stanowisko) (data) (podpis) Ocena niezgodności Częściowe Niespełnienie 4. Stopień spełnienia wymagań klienta i innych zainteresowanych stron (ocena w odniesieniu do wyspecyfikowanych i niewyspecyfikowanych wymagań klienta) 5. Stopień spełnienia wymagań określonych w dokumentach jakości (ocena w odniesieniu do stosowanego dokumentu systemu jakości w procesie realizacji zadania) 6. Stopień spełnienia wymagań ustawowych i innych przepisów (ocena w odniesieniu do stosowanego aktu normatywnego w procesie realizacji zadania) 7. Stan spełnienia wymagań (wnioski): PJ Starostwo Kartuzy / Podpis kierownika komórki organizacyjnej
PN-EN ISO 9001:2009 F3/ C Strona 2 8. Przyczyna niezgodności: Pracownik odpowiedzialny za niezgodność (data i podpis) 9. ecyzja w sprawie postępowania i osoby odpowiedzialnej za postępowanie: Kierownik komórki organizacyjnej (data i podpis) 10. Wyniki postępowania z produktem : Kierownik komórki organizacyjnej (data i podpis) 11. Kwalifikacja niezgodności: (data i podpis) 12. Przegląd postępowania z produktem : (data i podpis) PJ Starostwo Kartuzy /
F4/ C Strona 1 Rejestr produktów niezgodnych Lp. Identyfikacja produktu niezgodnego/ znak sprawy Stwierdzenia niezgodności ata Usunięcia niezgodności Uwagi PJ Starostwo Kartuzy /