Program do obsługi ubezpieczeń minifort Dokumentacja uŝytkownika Rejestracja polis Kraków, grudzień 2008r.
Rejestracja polis Podstawową czynnością uŝytkownika programu minifort jest wprowadzanie informacji o sprzedanych polisach, drukach anulowanych oraz przyjętych ratach. Pełna informacja o polisie Wprowadzanie polisy, które będziemy tu opisywać krok po kroku moŝe odbyć się dopiero po poprawnym zdefiniowaniu słowników TU, druków, ryzyk ubezpieczeń i Agentów oraz wprowadzeniu druków na magazyn. Funkcja ta jest równocześnie najlepszym testem na poprawność wykonania powyŝszych operacji. Układ ekranu determinuje kolejność wprowadzania danych. Układ ten jest dopasowany raczej do tematycznych powiązań informacji a nie kolejności wypełniania danych na rzeczywistym druku polisy. Operator wprowadzający dane o polisie musi zapomnieć o nawykach i przyzwyczajeniach nabytych przy ręcznym wypełnianiu druku polisy. W przeciwnym wypadku wprowadzanie informacji do komputera będzie pracochłonne i nieefektywne. Przy wprowadzaniu polisy starajmy się zlikwidować błąd od razu. JeŜeli opuścimy wypełnianie jednego z pól, to moŝe się okazać, ze pojawią się kolejne problemy, spowodowane brakiem wcześniej wprowadzanej informacji. Informacje na formatce polisy podzielone są na kilka grup: - dane opisujące Agenta sprzedającego polisę - opis druku (symbol druku, seria i numer polisy) - daty: data wystawienia polisy, rozliczenia, data początku i końca oraz data ewentualnego zerwania polisy - informacja o wysokości przyjętego inkasa wraz z metodą płatności - dane klientów polisy - dane ubezpieczonego pojazdu (przy polisach komunikacyjnych) - klasa taryfowa BM, zniŝka - informacje o zawartych ubezpieczeniach - harmonogram przyszłych rat 1
KaŜda z informacji, która nie ma ściśle określonego pola, moŝe być wpisana w polu UWAGI. Polisę błędnie wprowadzoną i rozliczoną będzie wyróŝniać litera B widniejąca w prawym górnym rogu. Litera R oznacza poprawnie wprowadzoną i rozliczoną polisę. Zaś obecność liter D i K oznacza, Ŝe z polisą powiązany jest przynajmniej 1 dokument i 1 kontakt (widoczne w zaleŝności od korzystania z w/w modułów). PoniŜej opiszemy poszczególne części polisy bardziej szczegółowo. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Majątkowe \ Polisy \ Nowa polisa Wprowadzenie polisy - kontynuacja polisy Pierwszą informację, jaką widzimy na ekranie formatki polisy jest informacja o kontynuacji polisy w danym TU. JeŜeli polisa, którą rejestrujemy nie jest kontynuowana to pole to zwyczajnie opuszczany i przechodzimy do wyboru Agenta sprzedającego polisę. JeŜeli jest to kontynuacja zaznaczamy ten fakt, klikając w polu kontynuacja. Obok wpisujemy dokładny numer poprzedniej polisy. JeŜeli poprzednia polisa była zarejestrowana juŝ w systemie, musimy wprowadzić dokładnie ten sam numer, zwracając uwagę na zapis numeru z serią lub bez oraz odpowiednią ilością znaków (zwłaszcza zer). Po wpisaniu numeru poprzedniej polisy program sam automatycznie przeniesie Agenta, który sprzedał polisę, dane klienta i ubezpieczonego pojazdu oraz wstawi nowy okres ubezpieczenia. Funkcja ta nie zadziała, jeŝeli zmienimy kolejność wprowadzania danych np. wpiszemy Agenta, druk, numer druku i dopiero w tym momencie zwrócimy uwagę, Ŝe jest to kontynuacja i wrócimy do tego pola. Wprowadzenie polisy - Agent sprzedający polisę oraz druk polisy Kolejną informacją, którą wprowadzamy jest Agent wykorzystujący druk polisy, znajdujący się na jego magazynie. Zwykle Agent wypisujący polisę zuŝywa druk ze swojego stanu. Dla tego Agenta zostanie równieŝ naliczona prowizja z polisy. Przechodzimy teraz do grupy pól opisujących Tu i druk polisy Rodzaj polisy - na liście wyboru dla kaŝdego TU pokazują się wszystkie druki, dla których w słownikach zostało ustawione na TAK pole druk jest polisą. Określanie druku polisy kończymy wyborem Numeru polisy. Lista wyboru umoŝliwia wybór tylko polis o serii i numerach znajdujących się na magazynie Agenta, zgodnie ze wcześniej określonym rodzajem polisy. JeŜeli na magazynie Agenta nie moŝemy znaleźć sprzedanego druku, to musimy przyjrzeć się dokładnie magazynowi, czy Agent ma druki na magazynie, czy nie są moŝe na stanie innego Agenta, a moŝe nie został w ogóle przyjęty na stan struktury. Powodów moŝe być bardzo duŝo, ale większość z nich rozwiązać moŝna przeglądając bardzo dokładnie stan magazynu. Sprzedawanie druków nie będących na stanie magazynu Co mają robić Brokerzy lub Agenci wprowadzający np. pojedyncze polisy sprzedane w przeszłości, czy teŝ ubezpieczenia nie będące drukami ścisłego zarachowania a więc nie przechodzące przez magazyn. Czy mają przeprowadzać przez magazyn sztuczne druki? Oczywiście, Ŝe nie. 2
W systemie wprowadzono parametr poza magazynem. Ustawienie tego parametru na TAK spowoduje, Ŝe będzie moŝna wprowadzić do wykazu sprzedanych polis druk nie będący nigdy na stanie magazynu - tzn. druk obcy. Na ekranie z pola nr polisy zniknie lista wyboru sprawdzająca istnienie numeru polisy na magazynie. Będzie wtedy moŝna wpisać dowolny wielocyfrowy numer polisy. JeŜeli Agencja wykorzystuje numerowane wnioski do polis, moŝna teŝ zarejestrować jego numer i datę wystawienia (pola te uaktywnia się pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Moduły ubezpieczeń majątkowych na zakładce wprowadzanie polis i rat ) Wprowadzanie polisy - daty Kolejną grupą danych będą daty. Wystawienie polisy - data wypisania polisy. Data polisy jest równowaŝna z datą wykorzystania druku oraz z datą pobrania składki od ubezpieczanego - oczywiście w przypadku zapłaty gotówkowej. Po wprowadzeniu daty wystawienia polisy, rejestrujemy datę Rozliczenia polisy - to data rozliczenia finansowego składki z polisy. Następnie wprowadzamy daty Początku i końca ubezpieczenia. Data początku ubezpieczenia moŝe ustawiać się sama po wyjściu z pola daty polisy. W zaleŝności od tego ile dni wstawimy w słownikach grup druków w polu karencja, o tyle dni do przodu będzie ustawiała się ta data Pole daty końca równieŝ ustawia się autmatycznie w zal. od tego, jaką w słownikach grup druków ustalimy długość okresu ubezpieczenia (krótko, rok lub rok + 1 dzień) W przypadku błędnie wprowadzonej daty końca wyświetla komunikat o błędzie i uniemoŝliwia przejście do edytowania następnych informacji. Data zerwania ubezpieczenia. To właśnie wypełnienie tego pola jest informacją dla systemu o fakcie zerwania polisy. Powiemy nawet więcej. Nie ma w systemie innego formalnego sposobu na zaznaczenie tego faktu. MoŜna informacje taką wprowadzić w Uwagach do polisy, ale nie będzie to miało Ŝadnych reperkusji poza opisem słownym. Szybkie wstawienie dat umoŝliwiają przyciski znajdujące się na klawiaturze numerycznej: + dzień do przodu, - dzień do tyłu oraz litera T wstawia się data bieŝąca Wprowadzanie polisy - inkaso pobrane przy polisie Inkaso - wysokość pobranej składki (inkaso) przy zawieraniu ubezpieczenia. Najprostszym przypadkiem będzie wprowadzanie polisy płatnej gotówką (jeŝeli oczywiście klient zapłacił). W przypadku metody płatności przelew do TU lub na konto Agenta w polu tym wpisujemy wartość 0. Odsetki - to nieoprocentowane odsetki karne. Metoda płatności pole to jest polem czysto informacyjnym. Poszczególne podstawowe wartości proponujemy interpretować w następujący sposób: - Gotówka Agent: klient zapłacił gotówką (potwierdzona wpłata dla Agenta, Agencji) - Przelew Agent: klient zapłaci (zapłacił) przelewem do Agenta, Agencji - Gotówka TU: klient zapłacił do TU - Przelew TU: klient zapłacił (zapłaci) przelewem do TU. Ustawiamy zwykle tą wartość, jeŝeli na polisie metoda płatności została opisana jako przelew na konto TU, a klient nie dostarczył dowodu wpłaty (KP lub kopię przelewu) - Karta płatnicza: gdy klient zapłacił kartą płatniczą 3
Wprowadzanie polisy - klient Dla polisy moŝemy wprowadzić siedmiu klientów: właściciela, 2-ch współwłaścicieli, uŝytkownika, kredytodawcę, cesjonariusza i uposaŝonego. JeŜeli wprowadzimy tylko właściciela, oznacza to domyślnie, Ŝe jest on takŝe uŝytkownikiem pojazdu, mieszkania itd. JeŜeli jednak przedmiot jest np. przedmiotem leasingu, to w pole właściciel wpisujemy właściciela (firmę Leasingową) a w pole uŝytkownik leasingobiorcę. Podobnie jest z pozostałymi polami. Aby umoŝliwić wprowadzanie np. uŝytkownika naleŝy kliknąć myszką na zakładkę UŜytkownik (tak samo postępujemy chcąc wprowadzić dane pozostałych osób). Polisa nie zostanie rozliczona jeŝeli nie będzie wprowadzony klient. PokaŜe się wówczas komunikat: Dlaczego rejestrujemy właściciela i uŝytkownika? Najprościej moŝna powiedzieć tak: na rozliczeniach dla TU musimy wykazywać właściciela, a raty oraz wznowienia będziemy egzekwować od uŝytkownika. Wprowadzanie polisy - ubezpieczony pojazd JeŜeli wprowadzamy polisę komunikacyjną to chcielibyśmy wprowadzić informację o ubezpieczonym pojeździe. Do wprowadzania tej informacji słuŝy pole Pojazd. Pole to pojawia się tylko dla polis, dla których moŝna wprowadzić dane o pojeździe, to znaczy takie polisy, dla których w Redakcji wykazu grup druków TU ustawiono odpowiednie pole pokaŝ dane pojazdu. Wprowadzanie polisy - zawarte ubezpieczenia W prawym dolnym rogu ekranu znajduje się wykaz ubezpieczeń zawartych na polisie. Dla kaŝdej polisy naleŝy wprowadzić informacje, o co najmniej jednym ryzyku zawartym na polisie. Niektóre TU stosują zasadę niejawnego określenia ubezpieczenia na druku polisy (podanie opisu ubezpieczenia lub jego symbolu). Takimi polisami są często polisy OC Komunikacyjne. Dla kaŝdej polisy moŝna wprowadzić dowolnie duŝą liczbę zawartych ubezpieczeń. Wprowadzenie informacji o zawartych ubezpieczeniach moŝliwe jest przez wybranie przycisku plus znajdującego się z boku ekranu lub dwukrotne kliknięcie myszką w polu zawierającym informacje o zawartych ubezpieczeniach. Pojawi się następnie ekran umoŝliwiający wprowadzenie pełnej informacji o danym ryzyku. 4
Przejdźmy do wypełniania poszczególnych pól: Pierwszym polem jest symbol ubezpieczenia zawartego na polisie. JeŜeli ubezpieczenia, którego chcemy wprowadzić nie ma na wykazie, to musimy przejść do słowników do Redakcji grup ubezpieczeń oraz wykazu ubezpieczeń, aby sprawdzić czy: - została wprowadzona Ŝądana grupa ubezpieczeń z czasie Redakcji grup ubezpieczeń TU - został wprowadzony symbol ryzyka na Wykazie Ubezpieczeń - zostało udzielone pozwolenie na zawieranie danego ubezpieczenia na druku polisy. - po wprowadzeniu symbolu ubezpieczenia system dokonuje ustawienia prowizji za wybrane ubezpieczenie od TU oraz dla Agenta. JeŜeli prowizja od TU nie została domyślnie ustawiona to naleŝy wrócić do Wykazu Grup ubezpieczeń TU i ustawić pole Prowizja. Ustawioną domyślnie prowizję od TU moŝna oczywiście zmienić. Podobnie naleŝy postąpić, jeŝeli nie została ustawiona prawidłowo prowizja dla Agenta. JeŜeli pojawił się komunikat: Dla Agenta... nie została określona prowizja dla ubezpieczenia... z grupy ubezpieczeń... to naleŝy przejść do Redakcji pełnej informacji o Agencie w celu ustawienia prowizji dla Agenta. Ustawioną domyślnie prowizję dla Agenta moŝna oczywiście zmienić. Kolejne pole to informacja płatności z listy tej moŝemy wybrać sposób płatności ryzyka: jednorazowo, półrocznie (2 równe raty), kwartalnie (4 równe raty) lub miesięcznie. Po wyjściu z formatki ryzyka, po zapisz i zamknij program sam podzieli ryzyko na raty i stworzy harmonogram rat (zarówno na formatce ryzyka w tabeli rozłoŝenie ryzyka na raty, jak i na formatce polisy). JeŜeli dane ryzyko rozkładane jest w innej proporcji (np. 60% i 40%), wówczas naleŝy wysokość raty poprawić ręcznie. Pole Suma gwarancyjna być obowiązkowe do wypełnienia (program nie pozwoli operatorowi zamknąć formatki ryzyka, jeŝeli nie uzupełni sumy ubezpieczenia) przy konkretnych ryzykach bądź nie. Będzie to zaleŝało od ustawień modułu majątkowego (parametr kontroluj poprawność sumy gwarancyjnej ). Pole Przypis musi być wypełnione. Przypis wprowadzamy osobno dla kaŝdego zawartego ubezpieczenia. Przypis nie zawiera odsetek pobieranych ewentualnie na polisie. Na formatce tej mogą się dodatkowo pokazywać pola z Liczbą ryzyk i Liczbą ubezpieczeń. Wyświetlanie (pokazywanie) tych pól moŝna wyłączyć w administracji modułu majątkowego. Są one potrzebne o tyle, o ile niektóre TU wymagają umieszczania tych informacji na wydrukach rozliczeniowych. Pola Prowizja od TU i Prowizja dla Agenta musi być określona, nawet jeŝeli jest zerowa. Prowizje te (wyraŝone w %) zostały ustalone według standardowych ustawień, wprowadzonych podczas Redakcji wykazów Agentów oraz wykazów TU. Dla kaŝdej polisy moŝna jednak zmienić te stawki. Dla ubezpieczeń negocjowanych czy teŝ doprowadzeń zarówno od TU jak i dla Agenta mogą zostać ustalone inne (zwykle mniejsze) stawki prowizyjne. Stawki te wprowadzane przy polisie dotyczą inkasa z tej jednej polisy. 5
Widoczność pól dotyczących prowizji zarówno od TU jak i dla Agenta uzaleŝniona jest od uprawnień operatorskich. Tabelę z informacją o rozłoŝeniu ryzyka na raty wypełniamy ręcznie, jeŝeli: - podział na raty jest w róŝnych częściach np. pierwsza rata 60% a druga 40% - jeŝeli raty podzielone są na równe części, ale ze względu na występujące części groszowe zaokrąglamy jedną ratę do złotówki w górę a drugą w dół. Po wprowadzeniu wszystkich informacji o ryzyku naciskamy przycisk zapisz i zamknij co spowoduje powrót to formatki polisy. JeŜeli chcielibyśmy poprawić informacje we wcześniej wprowadzonych ryzykach moŝemy to zrobić naciskając przycisk edycja minus., a jeŝeli chcemy usunąć ryzyko naciskamy Po wprowadzeniu ubezpieczeń zawartych na polisie program sprawdza zgodność łącznego przypisu polisy z wpłatą pierwszej raty. MoŜe zajść podejrzany przypadek np: i rzeczywista sytuacja powodująca ten komunikat: operator zapomniał zaznaczyć, Ŝe np. jedno z ryzyk zostało sprzedane na raty. W takiej sytuacji naleŝy wejść do określonego ryzyka i poprawić go. Wprowadzanie polisy majątkowej - harmonogram rat Wykaz harmonogramu rat tworzony jest automatycznie na podstawie wprowadzonych ryzyk i ich rodzaju płatności. Zawsze jednak moŝna dokonać ręcznie zmiany dat lub kwot w tym harmonogramie, pamiętając wcześniej o usunięciu starego podziału rat w ryzykach. Rozliczenie polisy Po wprowadzeniu wszystkich informacji moŝemy przystąpić do sprawdzenia jej poprawności i naliczenia prowizji. SłuŜy do tego funkcja rozliczenia polisy. Podczas wykonywania tej funkcji program najpierw sprawdza poprawność wprowadzonej operacji tzn. czy inkaso wraz z harmonogramem kolejnych rat jest równe przypisowi polisy. Często zdarzają się pomyłki operatorskie. JeŜeli nie, to nie rozliczy polisy dopóki nie skorygujemy błędów. KaŜdy błąd będzie przedstawiał komunikatem np. PowyŜszy komunikat świadczy o tym, przypis z polisy wynosi 560 zł a inkaso (po zsumowaniu kolejnych rat) wynosi tylko 500 zł. MoŜe stąd wynikać wniosek Ŝe, albo operator wpisał inkaso 500 zł zamiast 560 zł, albo któreś z ryzyk powinno być rozłoŝone na raty i operator nie dopisał go do harmonogramu rat. 6
Fort sprawdza równieŝ wysokość prowizji od TU i dla Agenta. Sprawdza ją w dwóch wariantach: I. JeŜeli operator pomyłkowo wpisał większą prowizję dla Agenta niŝ prowizję, którą otrzymuje Agencja od TU (róŝna od 0), przedstawia komunikat: lub II. JeŜeli operator wpisał prowizję od TU = 0, a dla Agenta > od 0. Poszczególną kontrolę moŝna sobie wyłączyć (np. jeŝeli z jakiś przyczyn dajemy rzeczywiście prowizję większą dla Agentów, lub nie chcemy ujawnić Agentom prowizji, jaką otrzymujemy od TU). MoŜna to zrobić na formatce aktywnych modułów i parametrów pracy Dostępne pod: Administracja / Aktywne moduły i parametry pracy Rozliczenie finansowe z Agentami Z pozycji pełnej informacji o polisie moŝemy zobaczyć rozliczenie finansowe polisy, a więc jaka jest stawka prowizyjna z danego ryzyka oraz wysokość naleŝnej prowizji dla danego Agenta. 7
Ukrycie wysokości prowizji od TU i dla Agenta Fort umoŝliwia ograniczenie operatorom widoczności wysokości stawek prowizyjnych zarówno od TU jak i dla Agenta. Ograniczenie to moŝemy sparametryzować w przywilejach operatorów. Ograniczenie to objawia się w programie ukryciem pól z wysokością stawek prowizyjnych w % i w zł na formatkach: - pełnej informacji o polisie - pełnej informacji o ryzyku - rozliczenia polisy dla Agentów - słowników definiujących poszczególne grupy ryzyk. Istnieje równieŝ moŝliwość ukrywania kolumn z prowizją na wybranych raportach rozliczeniowych z TU. Znaczniki na polisie głównej 8
Na skróconym wykazie polis i pełnej informacji mogą w trakcie uŝytkowania programu pojawiać się róŝne znaczniki w postaci liter np. R, B, D, K itp. Znaczniki te oznaczają: - R polisa rozliczona - B polisa nie rozliczona (błędna) - K z polisą powiązane są kontakty (zdarzenia) - D do polisy przypisany jest, co najmniej 1 dokument Znacznik dokumentów i kontaktów (zdarzeń) widoczny będzie, jeŝeli moduły te będą aktywne. 9