Mapowanie i analiza procesów.



Podobne dokumenty
Mapowanie procesów - AS IS (jak jest)

Charakterystyka procesu

Charakterystyka procesu

Zarządzanie procesami dr Mariusz Maciejczak. Mapowanie procesów

Doskonalenie procesów - TO BE (tak będzie) Ujęcie statyczne

Mapowanie procesów - AS IS (jak jest)

Dojrzałość procesowa organizacji

JAKOŚĆ ZARZĄDZANIA PROCESAMI BIZNESOWYMI

BOC INFORMATION TECHNOLOGIES CONSULTING. Zadania. Przykład bankowy

Ryzyko i kryzys w podejściu procesowym. Mariusz Maciejczak

Modelowanie procesów biznesowych w ADONIS. dr Marek Zborowski

BPM. Doskonalić czy przeprojektowywać?

Zarządzanie procesami

Mapowanie wybranych procesów obsługi klienta w sektorze. Dzień 1.

PROCES I ZARZADZANIE PROCESAMI. dr Mariusz Maciejczak 2017 r.

Techniki i rozwiązania IT w optymalizacji procesów

ZARZĄDZANIE PROCESAMI

Katalog rozwiązań informatycznych dla firm produkcyjnych

Zarządzanie procesami

Jak generować i zapisywać raporty. Copyright Tungsten Corporation plc 2018

Jak patrzymy na testy czyli Jak punkt widzenia zależy od punktu siedzenia. Click Piotr Kałuski to edit Master subtitle style

USPRAWNIANIE, DORADZTWO, KONSULTING

Modelowanie procesów zwinnej transformacji w organizacjach informatycznych dr inż. Artur Ziółkowski

Zarządzanie działem serwisu przy wykorzystaniu aplikacji Vario

Skuteczna Strategia CRM - wyzwanie dla organizacji. Artur Kowalski Prometriq

Ćwiczenia 3: Specyfikacja wymagań Pytania:

Diagramu Związków Encji - CELE. Diagram Związków Encji - CHARAKTERYSTYKA. Diagram Związków Encji - Podstawowe bloki składowe i reguły konstrukcji

BOC dla KJUF Podsumowanie warsztatów listopada 2011

APIO. W4 ZDARZENIA BIZNESOWE. ZALEŻNOŚCI MIĘDZY FUNKCJAMI. ELEMENTY DEFINICJI PROCESU. DIAGRAM ZALEŻNOŚCI FUNKCJI.

ZARZĄDZANIE PROCESAMI dr Małgorzata Wiśniewska

Zarządzanie procesami dr Mariusz Maciejczak. Jakość w procesie

Narzędzia PMR do analizy sektora transportu drogowego

ZAŁĄCZNIK NR 1 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO

Karta Prezentacji Projektu

PRZEWODNIK PO PRZEDMIOCIE WYKŁAD ĆWICZENIA LABORATORIUM PROJEKT SEMINARIUM

Zarządzanie efektywnością procesów w SSC/BPO

WDROŻENIE MODELOWANIA PROCESÓW ORAZ WSPARCIE

Identyfikacja towarów i wyrobów

POSZUKUJĄC OPTYMALNYCH ROZWIĄZAŃ

Diagramy ERD. Model struktury danych jest najczęściej tworzony z wykorzystaniem diagramów pojęciowych (konceptualnych). Najpopularniejszym

Nowe trendy w zarządzaniu operacyjnym Przejście z zarządzania ręcznie sterowanego do efektywnie zarządzanej firmy

Lean management w procesie obsługi klienta

Diagram Przepływu Danych - podstawowe bloki składowe i reguły konstrukcji

Poniższy program może być skrócony do 1 dnia lub kilkugodzinnej prezentacji.

RATY PRZEZ INTERNET. Zobacz, jakie to proste!

Analiza i projektowanie oprogramowania. Analiza i projektowanie oprogramowania 1/32

Dlaczego należy oceniać efektywność systemów wynagradzania? Kraków, r. Renata Kucharska-Kawalec, Kazimierz Sedlak

Analityk i współczesna analiza

Wdrożenie nowych proinnowacyjnych usług sprzyjających dyfuzji innowacji w sektorze MSP nr umowy: U- POIG /10-00

Podnoszenie efektywności procesów i działań istota pomiaru, etapy i narzędzia

POLITYKA JAKOŚCI. Polityka jakości to formalna i ogólna deklaracja firmy, jak zamierza traktować sprawy zarządzania jakością.

Procesowa specyfikacja systemów IT

Zarządzenie Nr 14/2005 Wójta Gminy Siedlec Kierownika jednostki z dnia 15 grudnia 2005 r. w sprawie wprowadzenia Procedury oceny szkoleń

Inżynieria oprogramowania (Software Engineering)

TC Korespondencja kancelaryjny obieg dokumentów

Zarządzanie zmianą - rozwój zarządzania procesowego wg ISO 9001:2015

Czym się kierować przy wyborze systemu ERP? poradnik

Skuteczność => Efekty => Sukces

Compuware Changepoint. Portfolio Management Tool

Program stażowy Kierunek ORLEN 2019

PRZEWODNIK PO PRZEDMIOCIE. Projektowanie procesów. Logistyka (inżynierska) niestacjonarne. I stopnia. dr Aleksandra Grabińska.

TC Faktury zarządzanie fakturami kosztowymi w firmie

Automatyzacja procesu i zarządzanie zespołem

Procesy aktywne. PoŜyczki Kredyty Pozostałe procesy aktywne

Wszystkie problemy leżą w testach. ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.

Inżynieria oprogramowania

Zarządzanie procesami biznesowymi z systemem ADONIS

Procesy w organizacji o charakterze systemowym. Zastosowanie teorii ograniczeń we wstępnej analizie procesów. Opis procesów.

Zarządzanie sprzedażą w programie bs4

Bezpieczeństwo i koszty wdrażania Informatycznych Systemów Zarządzania Hubert Szczepaniuk Wojskowa Akademia Techniczna im. Jarosława Dąbrowskiego

INSTRUKCJA AKTYWACJI I OBSŁUGI BRAMKI SMS DLA FIRM. (Bramka SMS dla małych Firm, Bramka SMS Pro)

STRESZCZENIE rozprawy doktorskiej mgr Eweliny Niewiadomskiej MODEL ORGANIZACJI SYSTEMU WORKFLOW W JEDNOSTCE ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

CG SYSTEM. CENA: zł netto

Analiza procesów organizacyjnych

Poszerzona funkcjonalność procesów logistycznych. Negocjacje cen na przykładzie systemu Plan-de-CAMpagne.

Klasyczna Mapa Strategii Kaplana i Nrtona

MAPOWANIE PROCESÓW TYTUŁ PREZENTACJI: MAPOWANIE PROCESÓW AUTOR: SYLWIA KONECKA AUTOR: SYLWIA KONECKA

Diagramy czynności Na podstawie UML 2.0 Tutorial

Instrukcja działania Awruk E-sklep

Oferta FAKTUROWNI: koszt miesięczny: 100 zł (netto) doliczone do abonamentu miesięcznego

Projekt: Współpraca i Rozwój wzrost potencjału firm klastra INTERIZON

Zmiana zasad rynkowych. Duża dynamika zmian. Brak ograniczeń związanych z lokalizacją organizacji. Brak ograniczeń w dostępie do technologii

Jak powstaje model biznesowy? Co to jest? Modelowanie biznesowe. Model biznesowy. Jak powstaje model biznesowy? Jak firma generuje przychody?

Krzysztof Wawrzyniak Quo vadis BS? Ożarów Mazowiecki, styczeń 2014

Rejestracja produkcji

Program Poprawy Efektywności Zakupów. Jak kupować, aby poprawiać rentowność?

Zarządzanie talentami w polskich przedsiębiorstwach - wyniki badań

Agencja Interaktywna

PROJEKTOWANIE SYSTEMÓW LOGISTYCZNYCH PROJEKT SYSTEMY LOGISTYCZNE WSKAZÓWKI PRAKTYCZNE

Wydział Filologiczny

TC Procedury zarządzanie procedurami i dokumentacją wewnętrzną

Sybase Professional Services

POD O EJŚ J CIE I P ROC O ESOW

Wprowadzenie do zarządzania procesami biznesowymi. Listopad 2012

BADANIE KLIENTÓW SATYSFAKCJI JAK KLIENCI OCENIAJĄ LIVESPACE CRM? Raport LiveSpace

Charakterystyka systemu zarządzania jakością zgodnego z wymaganiami normy ISO serii 9000

4 perspektywy pracy zespołowej

Syenbi BI & Syenbi BI Pro Prezentacja systemu:

Transkrypt:

Zarządzanie procesami dr Mariusz Maciejczak Mapowanie i analiza procesów. www.maciejczak.pl

Nie ważne w jakim języku, ważne, by to co się mówi miało wartość! Witam, Tak się zastanawiam nad fenomenem mody na zarządzanie procesami. Praktycznie wszyscy podchodzą do tego od strony narzędzia, a tym czasem podejście procesowe to sposób prowadzenia biznesu. Zanim zaczniemy szukać narzędzia powinniśmy się upewnić, że wiemy co chcemy, jak chcemy i kto za co odpowiada. Może się okazać, że najlepszą instancją procesu będą czynności wykonywane wg procedury zapisanej na papierze i zapisy na kartce papieru przekazywane od osoby do osoby i co najwyżej podpisywane. Liczy się efekt, porządek i powtarzalność. No może w tym przypadku jest problem z miernikami procesowymi, ale... Dostępne narzędzia są skomplikowane tzn. pozwalają na wiele, ale pewnie 50% dostępnych funkcjonalności nie jest nikomu potrzebne w większości przypadków. Aleksander Płaczek, IT Manager, Delivery Manager, WASKO S.A. Wypowiedź na Golden Line, 2010r.

Języki świata Obecnie na świecie używa się ok. 6-7 tysięcy języków. Poz. Język 1. Język angielski Rodzina (grupa) indoeuropejska (germańska) Encarta [1] Ethnologue [2] Drugi język [3] Razem [4] 341 328 1420 jako urzędowy 600 1 345 (do 1 760) 2. Język chiński chińsko-tybetańska 1 213 845 [5] 70 jako urzędowy [6] 178 [7] 1 155 (do 1 390) 3. Język hindi 4. Język arabski indoeuropejska (indoaryjska) afroazjatycka (semicka) 5. Język hiszpański indoeuropejska (romańska) 6. Język francuski 7. Język rosyjski 26. Język polski indoeuropejska (romańska) indoeuropejska (słowiańska) indoeuropejska (słowiańska) 366 182 155 430 (do 520) 422 221 35 jako urzędowy 355 (do 460) 322 329 80 68 20 jako urzędowy 30 190 jako urzędowy 250 350 (do 360) 295 (do 330) 167 178 110 265 (do 275) 44 40 2 jako urzędowy 45 Ranking języków w Encyklopedii Encarta (dane pobrane z dnia 6 października 2010)

NOTACJA Notacja to oznaczanie czegoś umówionymi znakami; zbiór symboli; np. zapis utworu muzycznego. Notacja w podejściu procesowym to zapis za pomocą umówionych znaków graficznych.

Podział notacji OGÓLNE, intuicyjne, proste, uniwersalne, z małą liczbą symboli, np. BPMN 1.0, BPMN 2.0 +/- 80 notacji SZCZEGÓŁOWE (sektorowe) bardziej skomplikowane, z dużą liczbą symboli

Flowchart

Swimline

IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling)

Token

BPMN www.bpmn.com.pl

BPMN www.bpmn.com.pl

Jak opisać proces? Mapowanie. Przykłady notacji. CZYNNOŚĆ OCZEKIWANIE POCZĄTEK / KONIEC OCENA / DECYZJA MAGAZYN NAŁOŻENIE KIERUNEK RUCHU

System ADONIS Modelowanie procesów biznesowych najważniejsze obiekty Początek procesu: Każdy model procesu biznesowego posiada dokładnie jeden obiekt początku procesu. Oznacza on rozpoczęcie przebiegu procesu biznesowego. Czynność: Czynność opisuje pojedynczą operację wykonywaną podczas przebiegu procesu biznesowego. Podproces: Z podprocesem stowarzyszony jest inny model procesu biznesowego, który jest wywoływany w miejscu podprocesu. Decyzja: Decyzja jest punktem decyzyjnym w procesie. Po decyzji proces przebiega dokładnie jedną ścieżką.

System ADONIS Modelowanie procesów biznesowych najważniejsze obiekty Paralelizm: Paralelizm umożliwia jednoczesne przejście kilku ścieżek procesu biznesowego. Pozwala to na równoczesne opracowywanie niezależnych części procesu. Zakończeniem paralelizmu jest obiekt typu Suma. Suma: Suma łączy z powrotem równolegle biegnące ścieżki. Koniec: Koniec oznacza zakończenie ścieżki w procesie biznesowym. W jednym modelu może występować kilka obiektów klasy Koniec.

System ADONIS Modelowanie procesów biznesowych zasady 1) Każdy proces biznesowy ma dokładnie jeden początek. Wychodząc od początku i podążając po strzałkach (konektorach) można dojść do każdego obiektu (nie ma wysp ) 2) Każda czynność ma dokładnie jedną wychodzącą strzałkę 3) Z decyzji muszą wychodzić co najmniej dwie ścieżki (strzałki) alternatywne 4) Każda ścieżka, w której nie ma już więcej kroków musi mieć zaznaczony koniec 5) Czynność musi mieć co najmniej jedną strzałkę wchodzącą 6) Rozgałęzienia procesu na ścieżki, które są wykonywane równolegle rozpoczynamy obiektem paralelizmu. Z każdego paralelizmu muszą wychodzić co najmniej dwie ścieżki 7) Każdemu otwierającemu paralelizmowi towarzyszy zamykająca suma. Wszystkie ścieżki, które wyszły z paralelizmu muszą się zejść w sumie.

Przykład schematu ogólnego

Opis procesów Statyczna Mapa Chartakterystyki Dynamiczna Wyznaczenie miar Wyznaczenie wartości docelowych w czasie dla miar

Charakterystyki procesu Każdy zidentyfikowany proces da się opisać za pomocą kilku charakterystyk: nazwy, celu, struktury (schemat), wejścia i wyjścia, dostawcy i klienta, właściciela. Dodatkowo można wskazać w jaki sposób proces wnosi wartość dodaną.

Przykład opisu Charakterystyka: Nazwa Cel Wejścia Wyjścia Dostawcy Klient (ci) Właściciel Wartość dodana Opis

Przykład 1

Przykład 2

Przykład 3

Opis procesów Statyczna Mapa Chartakterystyki Dynamiczna Wyznaczenie miar Wyznaczenie wartości docelowych w czasie dla miar

Sine qua non Analiza ograniczona do spojrzenia na przebieg procesów jest niewystarczająca, żeby ocenić skalę korzyści. Do takiej oceny wymagane jest określenie wymiernych kryteriów efektywności procesów.

Mierniki i Wskaźniki procesu Punktem wyjścia do oceny procesów oraz identyfikacji symptomów problemów jest ustalenie zgodności procesów ze strategią - nie warto poprawiać czegoś, co nie powinno być wykonywane. Poszukując kryteriów oceny procesów należy: określić cel procesu mierniki powinny być proste, łatwe do zaprezentowania i zrozumienia. trzeba je przetestować, a potem zadecydować o ich wykorzystaniu lub odrzuceniu. należy wybrać te mierniki, które motywują do usprawnień działalności firmy oraz poprawy wyników. Marta Piechowiak Zmierzyć swój biznes. CEO Magazyn Kadry Zarządzającej, numer 11/2005

Kryteria analizy procesów Kryteria wymierne: produktywność koszt procesu czas realizacji procesu liczba błędów inne Kryteria niewymierne: jakość Marta Piechowiak Zmierzyć swój biznes. CEO Magazyn Kadry Zarządzającej, numer 11/2005

Mierniki i wskaźniki oceny Konieczne jest powiązanie mierników z celami i strategią organizacji. Miernik ma być oczywisty i intuicyjny. Mierniki powinny być proste (to jest łatwe do zaprezentowania i zrozumienia). Miernik trzeba wypróbować, przetestować, a następnie podjąć decyzję o jego wykorzystaniu lub odrzuceniu. Należy wybrać mierniki motywujące do usprawnień operacji i poprawy wyników. Wraz z upływem czasu należy wprowadzać nowe mierniki i doskonalić stare. Nie należy mierzyć mało istotnych obszarów lub elementów działalności, gdyż wysiłek będzie nieadekwatny do efektów. Gromadzenie danych służących do oceny winno być łatwe i efektywne kosztowo. Marta Piechowiak Zmierzyć swój biznes. CEO Magazyn Kadry Zarządzającej, numer 11/2005

Pytania pomocne przy wyznaczaniu wartości docelowych mierników Jaki poziom miernika jest pożądany (w szczególności biorąc pod uwagę strategię, budżet, plany itp.)? Jaki poziom miernika jest realistyczny? Ile czasu powinno zająć osiągnięcie docelowej wartości miernika? Marta Piechowiak Zmierzyć swój biznes. CEO Magazyn Kadry Zarządzającej, numer 11/2005

Przykład mierników / wskaźników

Wyznaczanie mierników / wskaźnków 1. Cel: Jaki jest cel procesu? 3. Mierniki / Wskaźniki Jak odpowie właściciel podając konkretne wartości 2. Pytania: Jakie pytania zadasz właścicielowi procesu, by stwierdzić, czy cel został osiągnięty?

Audyt procesowy. Michael Hammer Niewielu członków wyższej kadry zarządzającej kwestionuje tezę, że przeprojektowanie procesów biznesowych może przynieść wyjątkową poprawę w zakresie kosztów, jakości, szybkości działania, rentowności i w innych ważnych obszarach. A jednak pomimo dobrych intencji i kosztownych inwestycji wiele takich prób kończy się niepowodzeniem, gdyż kierownictwo nie potrafi określić, co dokładnie należy zmienić, w jakim stopniu i w którym momencie. W rezultacie wiele organizacji, podejmując próbę transformacji procesów biznesowych, odnotowuje co najwyżej niewielkie postępy. ARTYKUŁ NR R0704H, HBRP PAŹDZIERNIK 2007 NUMER 56

Zakup na kredyt kupiecki W firmie rodzinnej produkującej komputery w roku sprzedano 1.100 komputerów. Jeden klient zgłosił się z zamówieniem, chcąc kupić jednorazowo 100 komputerów (jednostka+peryferia) klasy A na tzw. kredyt kupiecki, tzn. z odroczonym terminem płatności (w tym wypadku o 60 dni). Pozostałe komputery, o nieco gorszych parametrach, tzw. klasy B, zamówiło 5 klientów, również korzystając z opcji kredytu kupieckiego. Przy każdorazowym zamówieniu w firmie mają miejsce następujące czynności: Dział sprzedaży przyjmuje i kompletuje zamówienie (1godz), po określeniu jego treści przekazuje do Działu kredytów i fakturowania (KiF). Dział kredytów i fakturowania przyjmuje zamówienie i wprowadza je do systemu komputerowego (5 min), a następnie sprawdza "zdolność kredytową" odbiorcy (5 min). Jeśli dział KiF nie może określić, że klient jest wiarygodny (90% przypadków) to dokumenty przekazywane są do działu Sprzedaży, który sprawdza wiarygodność klienta (zajmuje mu to od 0 do 4 godz. pracy, ale czeka łącznie do 14 godz. na działania klienta i instytucji finansowych) Jeśli weryfikacja w dziale Sprzedaży jest negatywna zamówienie (20% przypadków) jest wstrzymywane, a klient jest informowany o wstrzymaniu realizacji zamówienia i jego przyczynach. Jeśli weryfikacja jest pozytywna dokumenty z odpowiednią adnotacją wracają do działu kredytu i fakturowania Jeśli klient jest wiarygodny przechodzi się do fazy realizacji. Przebiega ona dwutorowo. Produkcja i wysyłka produktu Przygotowanie i wysyłka faktury Produkcja i wysyłka produktu: Dział kontroli produkcji wprowadza zamówienie do realizacji (5 min) Następnie sprawdza, czy zamówiony produkt jest w magazynie. Jeśli produktu nie ma (80% przypadków), planowana jest produkcja. Zamówienie przekazywane jest do działu produkcji gdzie wykonuje się produkt. (1 godz.) Gotowy produkt przekazuje się do działu pakowania i wysyłki, gdzie jest pakowany (3 min) Po wyprodukowaniu produktu lub jeśli produkt jest w magazynie przygotowywane jest Zlecenie wysyłki (5 min) Produkt wysyłany jest do klienta Przygotowanie i wysyłka faktury Dział kredytu i fakturowania przygotowuje fakturę (5 min) Po otrzymaniu informacji z działu pakowania i wysyłki, że towar jest wysłany wysyłana jest faktura (4 min).

Studium przypadku Zakup na kredyt kupiecki Zadania: Zbuduj model procesu. Określ cele i efekty procesu, właścicieli i odbiorców. Wskaż klientów wewnętrznych i zewnętrznych procesu. Sformułuj pytania pomagające zweryfikować w jakim stopniu cele są zrealizowane. Określ miary (mierniki i wskaźniki), które dają odpowiedź na stawiane pytania. Uszereguj je w zależności od ich istotności