Warszawa, 17 stycznia 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-P.431.20.2016.KO Pani Izabela Kozłowska Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Nowym Duninowie ul. Osiedlowa 1 09-505 Nowy Duninów WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r. poz. 525), w związku z art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), w dniach od 26 do 28 października 2016 r., pracownicy Oddziału Polityki Społecznej w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w Płocku Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie: pani Anna Gościniak starszy inspektor i pan Krzysztof Ogieniewski inspektor wojewódzki, przeprowadzili kontrolę problemową w trybie zwykłym w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Nowym Duninowie. Tematem kontroli był sposób organizacji oraz realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1518) w przedmiocie ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego oraz zasiłku pielęgnacyjnego. Kontrolą objęto okres od 1 września 2014 r. do dnia kontroli. Niniejszym przekazuję pani wystąpienie pokontrolne. Wojewoda mazowiecki pozytywnie ocenił sposób wykonywania przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikający z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1518) zwanej dalej ustawą, w zakresie organizacji realizacji zadania; pozytywnie z nieprawidłowościami ocenił sposób ustalania uprawnień i wypłacania specjalnego zasiłku opiekuńczego oraz zasiłku pielęgnacyjnego.
1. Organizacja realizacji zadania W wyniku kontroli ustalono, że podstawę prawną działania ośrodka stanowił statut przyjęty uchwałą Nr 138/XVII/12 Rady Gminy Nowy Duninów z 28 września 2012 r. w sprawie nadania Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Nowym Duninowie wraz z późniejszymi zmianami. W dokumencie uwzględniono realizację zadań wynikających z ustawy. Wewnętrzne zasady działania oraz organizację kontrolowanej jednostki określał regulamin organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Nowym Duninowie wprowadzony zarządzeniem nr 6/2012 kierownika GOPS w Nowym Duninowie z dnia 2 grudnia 2012 r. W strukturze organizacyjnej jednostki przewidziano komórkę ds. świadczeń rodzinnych W okresie objętym kontrolą realizacją świadczeń rodzinnych zajmowała się pani kierownik oraz pani Krystyna Kalwasińska inspektor ds. świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego, a w okresie 1 października 2008 r. do 25 kwietnia 2016 r. również pani Katarzyna Stawicka była kierownik jednostki. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Nowym Duninowie posiadał własną instrukcję kancelaryjną i jednolity rzeczowy wykaz akt wprowadzone zarządzeniem nr 2/2012 kierownika GOPS w Nowym Duninowie z dnia 2 kwietnia 2012 r. wraz późniejszymi zmianami. W analizowanym okresie w ośrodku nie prowadzono odrębnych rejestrów dotyczących realizacji ustawy. W aktach spraw świadczeniobiorców znajdowały się spisy spraw oraz metryki spraw. Jak ustalono wójt gminy Nowy Duninów udzielił pani upoważnienia do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych, a także do wydawania w tych sprawach decyzji. Ponadto na wniosek byłego kierownika GOPS pani Katarzyny Stawickiej, wójt gminy Nowy Duninów upoważnił panią Krystynę Kalwasińską do prowadzenia postępowania i wydawania decyzji administracyjnych w sprawach z zakresu świadczeń rodzinnych w przypadku nieobecności w pracy kierownika GOPS lub zaistnienia okoliczności wyłączenia kierownika GOPS od udziału w postepowaniu administracyjnym w związku z art. 24 k.p.a. W okresie od 1 października 2008 r. do 25 kwietnia 2016 r. była kierownik GOPS w Nowym Duninowie pani Katarzyna Stawicka posiadała upoważnienie do prowadzenia postępowania i wydawania decyzji administracyjnych w sprawach z zakresu świadczeń rodzinnych. Stosownie do postanowień 4 pkt 3 regulaminu organizacyjnego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Nowym Dunowie w jednostce utworzono stanowisko do spraw obsługi świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego, co spełnia wymogi określone w art. 20 ust. 4 ustawy. 2. Prawidłowość ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego i jego wypłacania W okresie od 1 września 2014 r. do dnia kontroli na podstawie przyjętych wniosków wszczęto 18 postępowań w sprawie ustalenia prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego. W 13 przypadkach postępowanie zakończono przyznaniem prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego, w 3 przypadkach odmówiono prawa do świadczenia, a w pozostałych 2 przypadkach umorzono postępowanie, ponieważ stało się bezprzedmiotowe w całości. Postępowanie w sprawie ustalenia prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego wszczęto na podstawie prawidłowo wypełnionego wniosku o ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego zgodnego z wzorem określonym w 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 3 stycznia 2013 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2013 r. poz. 3) - w 13 przypadkach oraz w 7 rozporządzenia Ministra, Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. - w 5 przypadkach, a do wniosku załączono odpowiednie dokumenty. 2
Ustalono, że w 3 przypadkach odmówiono przyznania prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego, ponieważ na osobach ubiegających się o przyznanie świadczenia nie ciążył obowiązek alimentacyjny. W 2 przypadkach organ wydał decyzję o umorzeniu postępowania ponieważ postępowanie stało się bezprzedmiotowe w całości z powodu zgonu osoby wymagającej opieki. W pozostałych 13 przypadkach prawidłowo przyznano prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego. Świadczenie przyznano osobom spełniającym wymogi określone w art. 16a ust. 1 tj. w 12 przypadkach dzieciom bądź rodzeństwu osób wymagających opieki, a w jednym przypadku mężowi osoby niepełnosprawnej. Osoby wymagające opieki posiadały orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności bądź o całkowitej niezdolności do samodzielnej egzystencji. Łączny dochód rodziny osoby sprawującej opiekę oraz dochód rodziny osoby wymagającej opieki nie przekraczał kwoty kryterium dochodowego. Specjalny zasiłek opiekuńczy przyznano w 4 przypadkach od początku okresu zasiłkowego, w 2 przypadkach od miesiąca, w którym złożono wniosek o ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego oraz w 2 przypadkach od miesiąca, w którym złożono wniosek o ustalenie niepełnosprawności lub stopnia niepełnosprawności. W pozostałych 5 przypadkach stwierdzono nieprawidłowości polegające przyznaniu prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego od dnia, w którym osoba ubiegająca się o prawo do świadczenia utraciła status osoby bezrobotnej co stanowi naruszenie unormowań zawartych w art. 3 pkt 10 oraz art. 24 ust. 1, 2, 2a. Za powyższe nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi pani kierownik oraz pani Katarzyna W poddanych analizie decyzjach administracyjnych prawo do zasiłku przyznano w 10 przypadkach do końca okresu zasiłkowego, w pozostałych 3 przypadkach do ostatniego dnia miesiąca, w którym upływa termin ważności orzeczenia. W 3 przypadkach wydano decyzje o skróceniu okresu pobierania specjalnego zasiłku opiekuńczego, z tego w 2 przypadkach z powodu rezygnacji z opieki nad osobą niepełnosprawną oraz w jednym przypadku z powodu zgonu osoby wymagającej opieki. Wysokość specjalnego zasiłku opiekuńczego za pełne miesiące ustalono w wysokości 520 zł miesięcznie. W poddanych kontroli 13 decyzjach dotyczących przyznania specjalnego zasiłku opiekuńczego termin wypłaty specjalnego zasiłku opiekuńczego określono zgodnie z unormowaniami zawartymi w art. 26 ust. 3 i ust. 4 ustawy. Jednocześnie stwierdzono, że w 10 przypadkach, w których jako formę wypłaty świadczenia wskazano gotówkę, nie określono miejsca, w którym osoba uprawniona może odebrać świadczenie. Za stwierdzone uchybienie ponosi odpowiedzialność pani kierownik oraz pani Katarzyna Ustalono, że w 10 przypadkach przed wydaniem decyzji w sprawie przyznania prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego zgodnie z unormowaniami zawartymi w art. 23 ust. 4e ustawy przeprowadzono rodzinny wywiad środowiskowy mający na celu weryfikację okoliczności dotyczących sprawowania opieki, o których mowa w art. 16a ust. 1 ustawy. W 3 przypadkach stwierdzono nieprawidłowości polegające na przeprowadzeniu rodzinnego wywiadu środowiskowego po wydaniu decyzji przyznających prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego, co tym samym stanowi naruszenie zasad określonych w art. 23. ust. 4e ustawy. Za powyższe nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi pani kierownik oraz pani Katarzyna We wszystkich wypadkach, w których zachodziła taka konieczność przeprowadzono aktualizację wywiadu, o którym mowa w art. 23 ust. 4e ustawy. 3
Ustalono, że we wszystkich 18 poddanych analizie decyzjach administracyjnych w sprawie przyznania, odmowy bądź umorzenia postępowania w sprawie ustalenia prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego uwzględniono wszystkie elementy, o których mowa w art. 107 k.p.a. We wszystkich przypadkach decyzje administracyjne zostały wydane przez kierownika GOPS w Nowym Duninowie zgodnie z treścią posiadanego upoważnienia. Poddane analizie decyzje administracyjne w przedmiocie ustalenia prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego wydano w terminach określonych w 3 przypadkach w art. 26 ust. 3, a w 2 przypadkach w art. 26 ust. 4 ustawy. W pozostałych 13 przypadkach decyzje administracyjne wydano w terminie zgodnym z unormowaniami zawartymi w art. 35 3 k.p.a. We wszystkich przypadkach decyzje doręczono zgodnie z wymogami określonymi w art. 46 1 k.p.a. W zakresie obowiązku opłacania przez organ właściwy składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe analizie poddano dokumentację 13 akt spraw osób uprawnionych do specjalnego zasiłku opiekuńczego. Stwierdzono, że w 8 przypadkach osoby pobierające specjalny zasiłek opiekuńczy złożyły oświadczenie, że nie podlegają ubezpieczeniu emerytalno-rentowemu z innego tytułu, w związku z tym organ właściwy opłacał za nie składkę na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. W pozostałych 5 przypadkach nie opłacano składek ponieważ z informacji uzyskanych od ZUS wynikało, że osoby sprawujące opiekę osiągnęły już wymagany okres składkowy. W jednym przypadku do dnia kontroli nie ustalono okresu niezbędnego do uzyskania przez osobę sprawująca opiekę 25-letniego okresu ubezpieczenia (składkowego i nieskładkowego), z zastrzeżeniem art. 87 ust. 1b ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 887), ponieważ ZUS nie odpowiedział jeszcze na pismo ośrodka w sprawie okresów składkowych. W 10 przypadkach osoby uprawnione do specjalnego zasiłku opiekuńczego pielęgnacyjnego złożyły stosowne oświadczenie o niepodleganiu ubezpieczeniu zdrowotnemu w związku z tym zgłoszono je do ubezpieczenia i opłacano za nie składki na ubezpieczenie zdrowotne. W pozostałych 3 przypadkach organ nie opłacał składek na ubezpieczenie zdrowotne, ponieważ osoby sprawujące opiekę złożyły oświadczenie, że podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu z innego tytułu. 3. Prawidłowość ustalania uprawnień do zasiłku pielęgnacyjnego i jego wypłacania Jak ustalono, w okresie od 1 września 2014 r. do 25 października 2016 r. w kontrolowanej jednostce na podstawie przyjętych wniosków wszczęto 54 postępowania w sprawie ustalenia prawa do zasiłku pielęgnacyjnego. We wszystkich przypadkach postępowanie zakończono wydaniem decyzji administracyjnych ustalających prawo do zasiłku pielęgnacyjnego. W wyniku analizy akt 27 spraw zakończonych wydaniem decyzji ostatecznych w przedmiocie ustalenia prawa do zasiłku pielęgnacyjnego stwierdzono, że we wszystkich przypadkach postępowanie wszczęto na podstawie prawidłowo wypełnionego wniosku o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego. W 8 przypadkach złożono wnioski zgodne z wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2013 r. poz. 3), a do wniosków załączono odpowiednie dokumenty, o których mowa w 6 rozporządzenia. W 19 przypadkach złożono wnioski zgodne z wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dania 8 grudnia 2015 r. (Dz. U. z 2015 r. poz. 2284). 4
We wszystkich 27 przypadkach prawidłowo przyznano prawo do zasiłku pielęgnacyjnego. W 26 przypadkach zasiłek przyznano osobom niepełnosprawnym legitymującym się stosownym orzeczeniem o niepełnosprawności, a w jednym przypadku - osobie, która ukończyła 75 lat. Prawo do zasiłku przyznano osobom spełniającym wymogi określone: - w art. 16 ust. 2 pkt 1 w 2 przypadkach, - w art. 16 ust. 2 pkt 1 i art. 57 w 7 przypadkach, - w art. 16 ust. 2 pkt 2 w 17 przypadkach, - w art. 16 ust. 2 pkt 3 w 1 przypadku. Prawo do zasiłku pielęgnacyjnego przyznano za pełne miesiące, zgodnie postanowieniami art. 24 ustawy, w tym : - w 2 przypadkach od miesiąca następującego po zakończeniu okresu pobierania zasiłku pielęgnacyjnego określonego poprzednią decyzją, - w 1 przypadku świadczeniobiorca złożył wniosek, natomiast świadczenie otrzymał w miesiącu następnym, ponieważ za miesiąc, w którym złożono wniosek inny ośrodek pomocy społecznej wypłacił należne świadczenie, - w 17 przypadkach od miesiąca, w którym złożono wniosek o ustalenie niepełnosprawności lub stopnia niepełnosprawności, - w 7 przypadkach od miesiąca, w którym wpłynął wniosek o ustalenie prawa do świadczenia pielęgnacyjnego. W 24 przypadkach, w których niepełnosprawność orzeczono na czas określony prawo do zasiłku pielęgnacyjnego przyznano do ostatniego dnia miesiąca, w którym upływa termin ważności orzeczenia. W 3 przypadkach, w których niepełnosprawność ustalono na stałe oraz w jednym przypadku, w którym osoba uprawniona ukończyła 75 lat prawo zasiłku pielęgnacyjnego ustalono do odwołania. Stwierdzono, że użyte w ww. decyzjach sformułowanie do odwołania może sugerować stronie, że istnienie możliwość odwołania przyznanego świadczenia. Natomiast z mocy ustawy prawo do zasiłku pielęgnacyjnego ustala się na czas nieokreślony, chyba że orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o stopniu niepełnosprawności zostało wydane na czas określony. Za uchybienie to odpowiedzialność ponosi pani kierownik oraz pani Katarzyna Stawicka była kierownik GOPS w Nowym Duninowie. We wszystkich przypadkach wysokość zasiłku pielęgnacyjnego ustalono w kwocie 153 zł miesięcznie. We wszystkich poddanych kontroli przypadkach decyzje administracyjne w sprawie ustalenia prawa do zasiłku pielęgnacyjnego zostały wydane przez panią zgodnie z treścią upoważnienia udzielonego przez wójta gminy Nowy Duninów. W analizowanych decyzjach administracyjnych wskazano formę i termin wypłaty świadczenia. Stwierdzono, że w 17 przypadkach, w których jako formę wypłaty wskazano gotówkę, nie wskazano miejsca, w którym osoba uprawniona może odebrać świadczenie. Za uchybienie to odpowiedzialność ponosi pani kierownik oraz pani Katarzyna Stawicka była kierownik GOPS w Nowym Duninowie. We wszystkich poddanych kontroli decyzjach administracyjnych w sprawie ustalenia prawa do zasiłku pielęgnacyjnego uwzględniono składniki decyzji, o których mowa w art. 107 k.p.a., poza uzasadnieniem prawnym. Za stwierdzoną nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi pani kierownik oraz pani Katarzyna 5
Wszystkie poddane analizie decyzje administracyjne w sprawie przyznania prawa do zasiłku pielęgnacyjnego wydano w terminie nie dłuższym niż 30 dni od daty złożenia wniosku o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego. Przedstawiając powyższe ustalenia i oceny zobowiązuję panią kierownik do realizacji następujących zaleceń pokontrolnych: 1. Osobom ubiegającym się o przyznanie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego i spełniającym kryteria, o których mowa w art. 16a ustawy przyznawać prawo do świadczenia na okres zasiłkowy od miesiąca wskazanego w art. 24 ust. 2 bądź w ust. 2a ustawy, 2. Przeprowadzać rodzinny wywiad środowiskowy przed wydaniem decyzji w sprawie ustalenia prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego, 3. Osobom które ukończyły 75 lat przyznawać prawo do zasiłku pielęgnacyjnego na czas nieokreślony, 4. W decyzjach administracyjnych w sprawie zasiłków pielęgnacyjnych zamieszczać uzasadnienie prawne wymagane przepisami art. 107 1 i 3 kodeksu postępowania administracyjnego, a w przypadku uwzględnienia w całości żądania strony, w podstawie prawnej decyzji przywoływać jednostkę redakcyjną ustawy tj. art. 107 4 k.p.a., a w jej uzasadnieniu przytaczać w całości treść klauzuli zawartej w art. 107 4 k.p.a. i wyjaśniać stronie, że uwzględnienie jej żądania jest przesłanką uzasadniającą pominięcie uzasadnienia decyzji, 5. W decyzjach przyznających prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego lub prawo do zasiłku pielęgnacyjnego, w których jako formę wypłaty wskazano gotówkę, wskazywać miejsce wypłaty świadczenia. Jednocześnie zobowiązuję panią do przekazania do Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Informuję, że od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Marcin Wodziński Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej 6