Zapytanie o cenę poniżej równowartości 14000 Euro Przedmiot: Usługi księgowe dla systemu QShopping Projekt: Stworzenie rozwiązania wspomagającego pewne i efektywne zakupy na aukcjach internetowych Data 2012-12-12
1. Wstęp Niniejszy dokument to zapytanie o cenę na świadczenie usług księgowych dla firmy Intellive na potrzeby realizacji systemu QShopping w ramach realizacji projektu pt: "Stworzenie rozwiązania wspomagającego pewne i efektywne zakupy na aukcjach internetowych" dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, na podstawie umowy o dofinansowanie projektu z działania 8.1 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, w ramach umowy UDA-POIG.08.01.00-14-725/11-00 zawartej dnia 24.05.2012. Informacje firmie Firma jest prowadzona, jako jednoosobowa działalność gospodarcza pod nazwą Anna Hańć- Oracz Intellive zwaną dalej Intellive z siedzibą w Warszawie pod adresem: ul. Encyklopedyczna 16 B/4, wpisaną do ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przez Prezydenta m.st. Warszawy pod numerem 526233, NIP: 118-166-69-37, REGON: 142837587. Firma została założona w 2011r w celu budowania systemów informatycznych wspierających podejmowanie decyzji w szczególności w obszarze E-Commerce zarówno dla strony kupujących jak i sprzedających. Niniejsze zapytanie ofertowe ma pomóc realizować jeden z takich projektów o roboczej nazwie QShopping. Informacje o dokumencie Dokument zawiera następujące elementy: Założenia okoliczności, które oferent powinien wziąć pod uwagę podczas przygotowywania oferty cenowej Wymagania oferent musi spełniać przedstawione wymagania, aby jego oferta została rozpatrzona Opis zapytania cenowego spis elementów, których dotyczy zapytanie ofertowe. Ponadto zaprezentowane są kryteria wyboru najlepszej oferty. Zawartość oferty określa termin, do kiedy należy ją złożyć wraz z opisem form jej przesłania Kontakt zawiera procedurę, w jaki sposób kontaktować się z Intellive, aby zadawać dodatkowe pytania bądź doprecyzować zapytanie Informacje dodatkowe zawiera takie szczegóły jak: okres ważności oferty, poufność 2. Założenia Niniejszy rozdział opisuje podstawowe założenia, które oferent powinien wziąć pod uwagę podczas przygotowywania oferty: Rozliczania będą następować miesięcznie Płatność nastąpi w terminie do 14 dni po wystawieniu faktury przez oferenta Do wyceny należy przyjąć obsługę do 50 dokumentów miesięcznie
Do wyceny należy przyjąć obsługę do 5 umów cywilnoprawnych kwartalnie 3. Wymagania Oferent posiada stosowne świadectwo kwalifikacyjne upoważniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych Oferent posiada wykupione ubezpieczenie od odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (OC) 4. Opis zapytania cenowego Opis oferty Przedmiotem oferty jest świadczenie usług księgowych polegających na: Prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów Prowadzeniu ewidencji dla potrzeb VAT-u (rejestry sprzedaży i zakupu) Sporządzaniu rachunków do umów cywilnoprawnych i deklaracji ZUS Sporządzaniu listy płac Przygotowaniu i składaniu deklaracji podatkowych (dla podatku dochodowego i VAT) Reprezentowaniu interesów Zamawiającego przed Urzędami Skarbowymi i Inspektoratami ZUS. Oczekiwane rezultaty prac: Dostarczanie co miesiąc wyciągu z KPIR Dostarczanie potwierdzeń składanych dokumentów do urzędów i inspektoratów Dostarczanie na żądanie ewidencji środków trwałych i listy płac Kryteria wyboru oferty (wagi) Kryteria wyboru Cena miesięczna za prowadzenie księgowości Cena za obsługę jednej umowy cywilnoprawnej Udokumentowane doświadczenie w prowadzeniu księgowości dla projektów Waga kryterium w procesie decyzyjnym 50 % wagi oceny 20 % wagi oceny 30% wagi oceny
dofinansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego z działania 8.1 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 5. Zawartość oferty Prosimy o potwierdzenie drogą elektroniczną otrzymania zapytania cenowego oraz informację czy są Państwo zainteresowani przystąpieniem do konkursu. Koszt realizacji oferty Poniżej umieszony jest przykładowy szablon dla zaprezentowania oferty cenowej na świadczenie usług księgowych dla systemu QShopping. Definicja pojęć: Wycena kosztowa to kwota (netto) wyrażona w polskich złotych Uwagi opcjonalne wskazanie, które czynniki, zadania wchodzące w skład danego etapu są najbardziej kosztowne i/lub dodatkowe własne komentarze Produkt prac Cena miesięczna za prowadzenie księgowości Cena za obsługę jednej umowy cywilnoprawnej SUMA Wycena kosztowa (zł) Uwagi Termin składania ofert Odpowiedź cenowa powinna zostać przesłana zgodnie z określonymi formami składania oferty (szczegóły w rozdziale Formy składania ofert ) do dnia 2012.12.20. do godziny 17.00. Formy składania ofert Oferty należy składać jedną z poniższych metod: Drogą elektroniczną na adres kontakt@intellive.pl Drogą pocztową zaklejonej kopercie na adres Anna Hańć-Oracz Intellive, ul. Encyklopedyczna 16B/4, 01-990 Warszawa. W przypadku przesyłania wydrukowanej wersji, prosimy o dołączenie oferty na płycie CD
6. Kontakt W przypadku dodatkowych pytań związanych z procesem ofertowym prosimy o kontakt drogą elektroniczną (szczegóły w rozdziale Formy składania ofert ). W celu usprawnienia przebiegu procesu prosimy o wyznaczenie osoby kontaktowej odpowiedzialnej za jego koordynacje z ramienia Państwa firmy. Procedura udzielania odpowiedzi na zapytania Oferentów W czasie przygotowania oferty Oferent ma prawo zadawać pytania wyjaśniające do Zapytania Cenowego. Zapytania należy zadawać drogą elektroniczną opisaną w rozdziale Formy składania ofert. 7. Informacje dodatkowe Okres ważności oferty Przedłożona oferta powinna być ważna przez okres 14 dni od terminu składania ofert. Po wygaśnięciu oferty, Intellive może zwrócić się do oferenta o przedłużenie ważności oferty o kolejne 14 dni. Zastrzeżenia Niniejsze zapytanie cenowe nie zobowiązuje Intellive do żadnego określonego działania w tym akceptacji oferty, w całości lub części, bez względu na jej zawartość cenową. Ponadto nie zobowiązuje również do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Intellive nie może być pociągana do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. Intellive zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i/lub odstąpienia od ewentualnych negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia wobec zapraszającego. Zawarcie umowy nastąpi nie później niż w terminie 14 dni od dnia wyboru oferty najkorzystniejszej. Poufność Niniejsze zapytanie cenowe jest poufne i jest własnością Intellive. Oferenci mogą wykorzystywać zawarte w nim informacje wyłącznie w celu przygotowania oferty. Informacje zawarte w zapytaniu cenowym nie mogą być wykorzystywane czy przekazywane osobom trzecim do innych celów bez pisemnej zgody Intellive. Żadne informacje zawarte w niniejszym zapytaniu ofertowym nie mogą być kopiowane, dystrybuowane lub udostępniane w inny sposób osobom trzecim niezaangażowanym w proces przygotowywania oferty.
Wyjątek od tego zalecenia stanowią informacje publicznie dostępne i nieobjęte tajemnicą handlową. Oferent może udostępnić niniejszy dokument wyłącznie pracownikom, którzy wezmą udział w przygotowaniu oferty. Wszystkie oferty cenowe przedstawione przez oferentów będą traktowane jako poufne. Jakiekolwiek inne materiały dostarczone przez oferentów, które należy traktować jako poufne, powinny być oznaczone terminem poufne przed dostarczeniem do Intellive. Brak umieszczenia takiej klauzuli w ofercie lub jej części zwalnia z poufności Intellive. Intellive zastrzega sobie prawo do skopiowania ofert oferentów w celu ich dystrybucji do swoich pracowników, zaangażowanych w proces konkursowy. Firma Intellive zachowa jedną kopię przedłożonych ofert po zakończeniu procesu ofertowego.