ZAPYTANIE OFERTOWE Z DNIA 1 WRZEŚNIA 2015 ROKU ZGODNE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE Z DNIA 1 WRZEŚNIA 2015 ROKU ZGODNE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI Fundacja Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości z siedzibą w Warszawie, Warszawa, ul. Piękna 68, wpisaną do rejestru fundacji i stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy Wydział XII Gospodarczy - KRS, pod numerem KRS , posiadająca NIP: , REGON: I. Zamawiający w imieniu której działają: - Dariusz Żuk Prezes Zarządu - Jacek Aleksandrowicz Wiceprezes Zarządu - Mariusz Turski Członek Zarządu Adres do bieżących kontaktów oraz udzielania odpowiedzi na pytania Oferentów: seed@przedsiebiorca.pl. II. Tytuł projektu AIP Seed Capital Działanie 3.1 Inicjowanie działalności innowacyjnej Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka na lata III. Cel projektu Celem projektu AIP Seed Capital jest powstanie innowacyjnych przedsiębiorstw w oparciu o nowatorskie rozwiązania w branżach biotechnologii, medycyny, chemii, odnawialnych źródeł energii/ochrony środowiska oraz ICT poprzez udzielenie kompleksowego wsparcia doradczego, merytorycznego, technicznego i kapitałowego nowopowstającym innowacyjnym przedsiębiorstwom. IV. Przedmiot zamówienia Przeprowadzenie przez Wykonawcę (Oferenta) usługi audytu zewnętrznego projektu AIP Seed Capital realizowanego przez Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości w ramach działania 3.1 Inicjowanie działalności innowacyjnej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata , w ramach umowy: UDA-POIG / V. Opis zamówienia Celem audytu jest potwierdzenie, że projekt realizowany jest zgodnie z wnioskiem o udzielenie wsparcia nr WND-POIG /13 oraz zawartą umową o dofinansowanie nr UDA-POIG / Audytowi zewnętrznemu podlega okres realizacji: od r. do dnia wykonania audytu. Usługa audytu zewnętrznego składa się z: Strona 1

2 1) oceny zgodności realizacji Projektu z jego założeniami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu i zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach Projektu są kwalifikowalne; 2) przygotowanie i przekazanie raportu z audyt zewnętrznego. Ocena zgodności realizacji Projektu obejmuje: 1) kwalifikowalność wydatków i przejrzystość finansową; 2) ocenę prawidłowości rozliczeń finansowych; 3) sprawdzenie zgodności danych finansowych we wnioskach o płatność z księgami AIP; 4) zgodność danych przekazywanych we wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu; 5) ocenę poprawności dokonywania dostaw oraz zakupu usług w ramach projektu; 6) sposób realizacji działań promocyjnych i informacyjnych; 7) sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu; 8) zgodność z właściwymi politykami i zasadami wspólnotowymi. Raport powinien zawierać: 1) informacje ogólne; 2) cel i metodologię; 3) ustalenia stanu faktycznego; 4) wskazanie stwierdzonych problemów; 5) określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień; 6) uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje; 7) opinie w zakresie spełnienia wszystkich wymogów określonych w zakresie ogólnym i szczegółowym audytu. Raport winien być sporządzony w języku polskim w dwóch egzemplarzach w formie pisemnej oraz w formie elektronicznej na płycie CD/DVD. Audyt należy przeprowadzić zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu (International Standards of Auditing ISA). Niniejszy audyt jest audytem zgodności, nie audytem statutowym. VI. Miejsce przeprowadzenia audytu Biuro Projektu AIP Seed Capital Siedziba Beneficjenta Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości, ul. Piękna 68, Warszawa. VII. Termin realizacji Audyt zostanie przeprowadzony po podpisaniu umowy na przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego, jednak nie później, niż w dniu: Termin realizacji może ulec zmianie. Strona 2

3 Wykonawca musi posiadać uprawnienia do wykonywania audytów i zapewnić do realizacji zamówienia minimum 2 osobowy zespół, w skład którego wejdzie co najmniej jedna osoba posiadająca niżej wymienione uprawnienia. Minimalne kwalifikacje audytora: 1) uprawnienia biegłego rewidenta lub inne kwalifikacje audytora wymagane przez organizację będącą członkiem Międzynarodowej Federacji Księgowych - International Federation of Accountants do oferty należy dołączyć kopie uprawnień lub inne dokumenty potwierdzające posiadane kwalifikacje. VIII. Niezbędne wymagania wobec Oferentów kryteria formalne Kryterium będzie weryfikowane na podstawie Załącznika nr 1 oraz kopii załączonych dokumentów potwierdzających posiadanie uprawnień. 2) uczestnictwo w minimum dwóch audytach projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej o łącznej wartości dofinansowania nie niższej niż 10 mln zł. Do ofert należy dołączyć wykaz obejmujący co najmniej następujące dane: a) wskazanie daty przeprowadzenia audytu, b) wskazanie nazwy projektu dla którego wykonywany był audyt, c) wskazanie źródła finansowania projektu, d) wskazanie podmiotu realizującego projekt, e) wskazanie wartości dofinansowania projektu. Kryterium będzie weryfikowane na podstawie Załącznika nr 2. Ocena spełniania warunków działu w postępowaniu dokonywana będzie w formule spełnia/nie spełnia w oparciu o dokumenty i oświadczenia przedłożone w ofercie w celu potwierdzenia pełnienia warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający oceni i porówna te oferty, które nie zostaną odrzucone (to jest spełniające wymogi formalne oraz warunki udziału w postępowaniu). Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny ofert: IX. Kryteria oceny ofert Lp. Nazwa kryterium Waga kryterium w ocenie ofert 1. Cena całkowita wartości zamówienia 100% Cena oferty będzie obejmowała wszelkie koszty, które mogą wyniknąć w związku z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym koszty dostawy do siedziby Zamawiającego zgodnie z warunkami umowy. Strona 3

4 W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców dodatkowych wyjaśnień dotyczących treści złożonych dokumentów. Termin związania ofertą: 30 dni od ostatecznego terminu składania ofert. Punkty za kryterium Cena całkowita wartości zamówienia zostaną obliczone według następującego wzoru: Cena oferty najtańszej x 100 = liczba punktów Cena oferty badanej X. Sposób oceny ofert Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku. Cena przedstawiona w ofercie powinna przedstawiać pełny koszt dla Zamawiającego. W szczególności w przypadku podatników VAT powinna zawierać podatek VAT. Kryterium zostanie zweryfikowane na podstawie informacji zawartych w Załączniku nr 3. Ofertę należy złożyć w siedzibie Fundacji Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości, w terminie od do roku do godz Ze względu na konieczność uzyskania w toku postępowania ofertowego podpisanych dokumentów (oryginałów) przez Oferenta nie dopuszcza się możliwości przesyłania ofert drogą elektroniczną. XI. Termin składania i opis sposobu przygotowania ofert Decyduje termin doręczenia oferty. Oferty dostarczone po terminie podlegają odrzuceniu. W przypadku złożenia oferty drogą pocztową o ważności jej złożenia decydować będzie data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego. Oferent winien umieścić ofertę wraz z załącznikami w zamkniętej kopercie zaadresowanej: Fundacja Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości Punkt Konsultacyjny KSU Ul. Piękna 68, Warszawa Z dopiskiem: Dot. zapytania ofertowego z Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami powinna zostać sporządzona w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. Strona 4

5 Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami musi być podpisana w sposób czytelny przez Oferenta. W przypadku, gdy Oferent dołącza do oferty kopię dokumentu, powinny one być poświadczone za zgodność z oryginałem Oferenta. Wszystkie strony oferty wraz z załącznikami powinny być podpisane. Zleceniodawca zastrzega, iż w toku sprawdzania dokumentów, w przypadkach tego wymagających, będzie miał prawo żądać od Oferentów wyjaśnień, dotyczących treści złożonych dokumentów i treści oferty. Będzie miał również prawo wezwać Oferentów do uzupełnienia wymaganych i dodatkowych dokumentów. W szczególności Zleceniodawca będzie miał prawo żądać wyjaśnień od Oferentów, których oferty będą zawierać rażąco niską cenę. XII. Wykaz załączników W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w niniejszym postępowaniu Wykonawca złoży wraz z formularzem oferty składa: 1) oświadczenie o spełnianiu warunków udziałów w postępowaniu załącznik nr 1; 2) wykaz przeprowadzonych audytów (zgodnie z VIII niniejszego zapytania) załącznik nr 2; 3) formularz oferty załącznik nr 3; 4) kopie uprawnień lub inne dokumenty potwierdzające posiadane kwalifikacje przez osobę wchodzącą w skład zespołu (zgodnie z punktem VIII niniejszego zapytania). XIII. Informacje dodatkowe 1) Minimalny czas związania ofertą wynosi 30 dni. 2) Nie przewiduje się udostępniania wyników konkurencyjnych ofert. Każdy z Wykonawców usługi zostanie poinformowany o przyznanej mu liczbie punktów i o wybraniu lub niewybraniu jego oferty. 3) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, nie dopuszcza się składania ofert częściowych. 4) Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert. 5) Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem ofert. 6) Wszelkie koszty transportu, zakwaterowania itp. będą pokrywane przez Zleceniobiorcę. 7) Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do modyfikacji Zapytania przed terminem składania ofert oraz unieważnienia postępowania na każdym etapie postępowania bez podania przyczyny. 8) O wyborze najkorzystniejszej oferty Zleceniodawca zawiadomi osobę, której oferta została wybrana. Strona 5

6 9) Zleceniodawca nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez Oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. 10) Niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego. 11) Wszelka korespondencja Oferentami będzie prowadzona wyłącznie w języku polskim. 12) Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania zakupowego na każdym etapie bez podania przyczyny. Przelew na podstawie faktury VAT. Płatność będzie zrealizowana na podstawie protokołu odbioru XIV. Forma płatności Płatność realizowana będzie na podstawie faktury VAT/rachunku z 30- dniowym terminem płatności, przy czym Zleceniodawcy zastrzega sobie prawo przesunięcia terminu płatności w przypadku opóźnień w przekazaniu środków publicznych na realizację usługi audytu. Wykonawcy z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z Oferentem, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, oraz prawo do odstąpienia od udzielenia zlecenia w wypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji. O konkretnym terminie negocjacji Oferent zostanie powiadomiony. XV. Negocjacje z Oferentami Zleceniodawca jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby Oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odmówił podpisania umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Oferentem stało się niemożliwe z innych przyczyn. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i/lub odstąpienia od ewentualnych negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia wobec Zleceniodawcy. Strona 6

7 XVI. Przesłanki odrzucenia ofert Zleceniodawca odrzuci ofertę, jeżeli: 1) jej treść nie będzie odpowiadać treści Zapytania Ofertowego; 2) zostanie złożona przez Oferenta niespełniającego warunków dostępu do udziału w postępowaniu; 3) zostanie złożona po upływie terminu składania ofert; 4) będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów;, 5) zostanie złożona przez Oferenta wykluczonego z udziału w postępowaniu wg zasad opisanych poniżej: Oferent nie może być powiązany kapitałowo ze Zleceniodawcą; Oferent nie może być w sporze sądowym ze Zleceniodawcą oraz nie mogło dotychczas zostać wydane żadne orzeczenie, z którego wynika, że Zleceniodawcy przysługują roszczenia odszkodowawcze w stosunku do Oferenta. Strona 7

8 OŚWIADCZENIE O SPEŁNIANIU WARUNKÓW UDZIAŁÓW W POSTĘPOWANIU Załącznik nr 1 Dot. zapytania ofertowego z dnia r. na przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego projektu AIP Seed Capital realizowanego przez Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości w ramach działania 3.1 Inicjowanie działalności innowacyjnej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata , w ramach umowy: UDA-POIG / Wykonawca: Nazwa / imię i nazwisko:. Adres:. Nr telefonu / .. /.. Nr KRS / NIP / PESEL: /.. /.. Odpowiadając na zapytanie ofertowe z dnia oświadczam, że: 1) Posiadam uprawnienia biegłego rewidenta lub inne kwalifikacje audytora wymagane przez organizację będącą członkiem Międzynarodowej Federacji Księgowych - International Federation of Accountants (załączono kopie uprawnień lub inne dokumenty potwierdzające posiadane kwalifikacje). 2) Zapoznałem/-am/-liśmy się z zapytaniem ofertowym, w tym załącznikami, oraz przyjmuję/-emy bez zastrzeżeń wymagania w nich zawarte. 3) Spełniam/-y wszystkie warunki udziału w postępowaniu. 4) W przypadku wyboru mojej/-naszej oferty zobowiązuję/-emy się do zawarcia umowy i wykonania przedmiotu zamówienia w terminie wskazanym przez Zamawiającego. 5) Zapoznałem/-am/-liśmy się z zapytaniem ofertowym oraz uzyskałem/-am/-liśmy konieczne informacje i wyjaśnienia niezbędne do przygotowania oferty. 6) Wszystkie informacje zamieszczone w ofercie są prawdziwe i zgodne ze stanem faktycznym. 7) Nie jestem powiązany kapitałowo ze Zleceniodawcą; 8) Nie jestem w sporze sądowym ze Zleceniodawcą oraz nie zostało wydane żadne orzeczenie, z którego wynika, że Zleceniodawcy przysługują w stosunku do Oferenta żadne roszczenia odszkodowawcze., dnia.. (miejscowość i data) (podpis Oferenta) Strona 8

9 Załącznik nr 2 WYKAZ PRZEPROWADZONYCH AUDYTÓW Dot. zapytania ofertowego z dnia r. na przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego projektu AIP Seed Capital realizowanego przez Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości w ramach działania 3.1 Inicjowanie działalności innowacyjnej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata , w ramach umowy: UDA-POIG / Wykonawca: Nazwa / imię i nazwisko:. Adres:. Nr telefonu / .. /.. Nr KRS / NIP / PESEL: /.. /.. Odpowiadając na zapytanie ofertowe z dnia oświadczam, że uczestniczyłem/łam w przeprowadzeniu poniższych audytów: Lp Data przeprowadzonego audytu Nazwa audytowanego projektu Źródło finansowania projektu Podmiot realizujący projekt ŁĄCZNA WARTOŚĆ DOFINANSOWANIA AUDYTOWANYCH PROJEKTÓW Wartość dofinansowania projektu, dnia.. (miejscowość i data) (podpis Oferenta) Strona 9

10 Załącznik nr 3 FORMULARZ OFERTY Dot. zapytania ofertowego z dnia r. na przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego projektu AIP Seed Capital realizowanego przez Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości w ramach działania 3.1 Inicjowanie działalności innowacyjnej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata , w ramach umowy: UDA-POIG / Wykonawca: Nazwa / imię i nazwisko:. Adres:. Nr telefonu / .. /.. Nr KRS / NIP / PESEL: /.. /.. Odpowiadając na zapytanie ofertowe z dnia , składam/-y ofertę na wykonanie przedmiotu zamówienia w zakresie objętym zapytaniem ofertowym: Cena brutto realizacji usługi zamówienia:.. zł słownie zł:. Przedstawiona cena realizacji usługi przedstawia pełny koszt dla Zamawiającego. W szczególności w przypadku podatników VAT powinna zawierać podatek VAT (jeśli dotyczy)., dnia (miejscowość i data) (podpis Oferenta) Strona 10