Podręcznik Użytkownika iherald Online 1.1 Innowacyjne technologie w służbie mieszkańców miasta? iherald pozwolił nam wyznaczyć nowe standardy w pracy Urzędu. dr Michał Gramatyka, Zastępca Prezydenta Miasta Tychy www.iherald.pl Podręcznik opisuje użytkowe oraz administracyjne funkcjonalności systemu iherald 1.1 w wersji Online Standard, Online Premium oraz Dedicated. Prosimy zapoznać się z Podręcznikiem przed rozpoczęciem pracy z systemem iherald. W przypadku wystąpienia problemów lub trudności, również prosimy w pierwszej kolejności zajrzeć do Podręcznika. Beyond the Horizon Sp. z o.o. Grabowa 2 40-172 Katowice Tel: +48 606363593, Fax: +48 32 7216062 Email: office@beyond-the-horizon.org Web: www.beyond-the-horizon.org KRS: 0000345679 REGON: 241437546 NIP: 954 26 89 735
Spis treści Wstęp...2 Witamy w iherald!...2 Wersje iherald...2 Wymagania...2 Zakładanie konta iherald Online...3 Zakładanie konta iherald Dedicated...3 Logowanie...3 Ekran logowania...3 Pulpit iherald...4 Wiadomości...4 Kategorie wiadomości...5 Wiadomości z szablonu...5 Wiadomości o dowolnej treści...6 Wiadomości do wszystkich z wybranej kategorii...7 Długość wiadomości...7 Raporty doręczeń...7 Statystyki wiadomości...8 Zakup wiadomości...8 Szablony...9 Grupy szablonów...9 Usuwanie grup szablonów...10 Zarządzanie szablonami...10 Symbole pseudozmiennych w szablonach...12 Kategorie...12 Zarządzanie kategoriami...12 Kategorie opcjonalne i obowiązkowe...13 Ilość zarejestrowanych subskrybentów w kategoriach...13 Usuwanie kategorii...13 Subskrybenci...14 Samodzielna rejestracja subskrybenta...14 Przekierowanie po samodzielnej rejestracji subskrybenta...14 Samodzielna edycja i usuwanie danych subskrybenta...14 Rejestracja subskrybenta poprzez Pulpit iherald...14 Zarządzanie subskrybentami...14 Duplikaty numeru telefonu, numeru PESEL, bądź adresu Email...16 Użytkownicy...16 Zarządzanie użytkownikami...16 Uprawnienia...17 Szablony uprawnień...20 Użytkownicy "External"...20 Formularz samoobsługowej rejestracji subskrybenta...20 Zdalne łączenie się z bramką SMS iherald...21 Historia...21 Importy danych...22 Ustawienia Twojego konta...23 1
Wstęp Witamy w iherald! iherald to nowoczesny system organizujący wysyłkę wiadomości SMS, działający bezpośrednio w oknie przeglądarki internetowej. Dzięki iherald będziesz mógł wysyłać wiadomości tak do jednego, jak i do wielu odbiorców na raz, będziesz mógł organizować odbiorców wiadomości (subskrybentów systemu) nadając im kategorie, będziesz mógł definiować obszary dostępne dla poszczególnych użytkowników, i wiele więcej, co pozwoli Ci na skonstruowanie wygodnego i potężnego narzędzia do nowoczesnej komunikacji z Twoimi klientami. Wersje iherald Aby lepiej dostosować się do Twoich potrzeb, oferujemy iherald w kilku wersjach: iherald Online Standard podstawowa wersja iherald, dostępna bezpośrednio do użytku ze strony www.iherald.pl iherald Online Premium zaawansowana wersja iherald, również dostępna do użytku bezpośrednio ze strony www.iherald.pl, w porównaniu do poprzedniej oferująca m.in. możliwość zdefiniowania wielu kont użytkowników i dostarczająca możliwość przeprowadzania masowej wysyłki wiadomości SMS przez import z pliku CSV. iherald Dedicated najbogatsza wersja systemu, instalowana na Twoim sprzęcie, oferująca największe możliwości personalizacji oraz integracji z istniejącymi systemami informatycznymi. Wersje iherald Online Standard oraz Premium oferowane są w modelu Prepaid bez konieczności podpisywania żadnych umów. Wersja Dedicated korzysta z modelu Postpaid. Niniejszy Podręcznik opisuje zarówno funkcjonalności obecne we wszystkich wersjach, jak również te specyficzne, występujące tylko w niektórych z nich. W przypadku, gdy dana funkcjonalność jest dostępna tylko w niektórych wersjach, będzie to zaznaczone w tekście. Wymagania Aby używać iherald potrzebujesz wyłącznie przeglądarki internetowej. Wspierane są Mozilla Firefox 2 lub nowszy, Internet Explorer 7 lub nowszy, oraz Google Chrome i Apple Safari 2 lub nowszy. Ważne: Internet Explorer 6 nie jest obsługiwany! iherald został przystosowany do pracy w rozdzielczości ekranu wynoszącej przynajmniej 1024x768. Przy mniejszej rozdzielczości część ikon może być niewidoczna z braku miejsca. 2
Zakładanie konta iherald Online Aby rozpocząć korzystanie z iherald Online, musisz założyć i opłacić konto Klienta. W tym celu wypełnij formularz dostępny na witrynie www.iherald.pl i dokonaj płatności za dostęp do usługi iherald. Po otrzymaniu potwierdzenia płatności Twoje konto zostanie założone i uzyskasz dane pierwszego użytkownika (login/hasło), które będziesz mógł użyć do zalogowania się do systemu. Ważne: W dalszej części podręcznika, pierwszy użytkownik, założony dla Klienta podczas jego rejestracji w systemie, będzie dla uproszczenia nazywany Administratorem. Zakładanie konta iherald Dedicated Jeśli chcesz korzystać z iherald Dedicated, skontaktuj się z Działem Sprzedaży. Więcej informacji znajdziesz na www.iherald.pl. Logowanie iherald przetwarza dane osobowe, dlatego jest systemem ze ścisłą kontrolą dostępu, podobnie jak aplikacje bankowości online. Dlatego, aby z niego korzystać, musisz się zalogować. Ekran logowania Aby zalogować się do iherald potrzebować będziesz konta użytkownika iherald. W przypadku iherald Online ekran logowania dostępny jest pod adresem https://secure.iherald.pl, nazwę pierwszego użytkownika (Administratora) i tymczasowe hasło otrzymałeś podczas procesu rejestracji konta. W przypadku iherald Dedicated nazwę użytkownika oraz tymczasowe hasło uzyskasz od Twojego Administratora, który poinformuje Cię również, jaki adres wpisać w pasek adresu przeglądarki, aby zobaczyć ekran logowania. Bezpośrednio po zalogowaniu zostaniesz poproszony o zmianę hasła, które od tej pory znać będziesz tylko Ty. W dowolnym momencie możesz zmienić Twoje hasło, klikając na Pulpicie iherald w ikonę Zmień hasło. 3
Jeśli zapomniałeś hasła, możesz je odzyskać, klikając na ekranie logowania w przycisk Zapomniałem hasła. Jeśli trzykrotnie wpiszesz hasło niepoprawnie, iherald wyświetli trochę inny ekran logowania, gdzie oprócz nazwy użytkownika i hasła zostaniesz poproszony o wpisanie tekstu z wyświetlonego obrazka (tzw. CAPTCHA). Ważne: Przy przepisywaniu liter z obrazka ich wielkość nie ma znaczenia. Pulpit iherald Po zalogowaniu się zobaczysz Pupit iherald, na którym wyświetlane są ikony odpowiadające poszczególnym funkcjom iherald. W celu łatwej nawigacji ikony zostały pogrupowane według obszarów ich funkcjonalności. W zależności od uprawnień nadanych Tobie przez Administratora (iherald Dedicated) lub rodzaju konta iherald online (Standard lub Premium), na Pulpicie możesz zobaczyć od kilku do prawie trzydziestu ikon. Wiadomości Najważniejszą funkcjonalnością iherald jest zorganizowane i łatwe wysyłanie wiadomości SMS. W zależności od uprawnień, będziesz mógł wysyłać wiadomości z szablonów, wiadomości o dowolnym tekście, wysyłać je do pojedyńczych subskrybentów lub do wszystkich 4
subskrybentów z wybranej kategorii naraz. Kategorie wiadomości Wiadomości, szablony, oraz subskrybenci mogą należeć do jednej lub wielu kategorii zdefiniowanych przez Administratora. Pozwala to na precyzyjne określenie, którzy użytkownicy widzą których subskrybentów i jakie wiadomości (tzn. zbudowane z których szablonów) mogą im wysyłać. Działają tutaj następujące reguły: Aby wysłać wiadomość należy najpierw wybrać kategorię Użytkownik widzi tylko te kategorie, do których został przypisany przez Administratora Użytkownik widzi tylko tych subskrybentów, którzy należą do przynajmniej jednej kategorii, do której należy również dany użytkownik Użytkownik widzi tylko te szablony, które należą do wybranej kategorii, pod warunkiem, że szablony te należą również do grupy szablonów, do której użytkownik jest przypisany. Subskrybenci podczas rejestracji w iherald decydują, do których kategorii chcą się przypisać (Muszą wybrać przynajmniej jedną kategorię). Ważne: Kategorie wiadomości nie są dostępne w iherald Online Standard! Wiadomości z szablonu Aby wysłać nową wiadomość z przygotowanego szablonu, na Pulpicie iherald w dziale Wiadomości kliknij w ikonę Nowa (z szablonu). 5
W wyświetlonym oknie wybierz kategorię, następnie subskrybenta (poprzez wpisanie jego nazwiska, numeru telefonu lub numeru PESEL - wystarczy początkowy fragment, a iherald wyświetli podpowiedzi), następnie wybierz szablon i kliknij na przycisku Wyślij. Jeśli chcesz wysłać wiadomość do więcej niż jednego subskrybenta, możesz procedurę wyszukiwania subskrybentów powtórzyć. Szablon wiadomości może również zawierać specjalne symbole $first, $last, które zostaną zamienione na imię i nazwisko subskrybenta (automatycznie), oraz symbole od $1 do $8, które można zamienić na dowolny ciąg znaków podczas tworzenia wiadomości do wysłania. Pozwala to na wygodne przygotowywanie wysyłki wiadomości, gdzie większość tekstu jest ustalona z góry, a istnieje tylko potrzeba wprowadzania drobnych zmian. Do edycji wartości symboli $1.. $8 służy pole Uchwyty w oknie nowej wiadomości z szablonu. Wiadomości o dowolnej treści Jeśli Administrator nadał Ci odpowiednie uprawnienia, zobaczysz na Pulpicie w dziale Wiadomości ikonę zatytułowaną Nowa (dowolna). 6
Po kliknięciu zobaczysz okno podobne do opisywanego powyżej, z tą różnicą, że będziesz mógł wpisać treść wiadomości samodzielnie. Wiadomości do wszystkich z wybranej kategorii Jeśli posiadasz odpowiednie uprawnienia nadane przez Administratora, w okienku nowej wiadomości (zarówno nowej z szablonu jak i nowej o dowolnej treści), bezpośrednio pod polem wyboru kategorii zobaczysz pole do zaznaczania zatytułowane Wyślij do wszystkich. Zaznaczenie tego pola spowoduje, że wiadomość zostanie wysłana do wszystkich subskrybentów z danej kategorii. Ważne: Należy mieć świadomość, że może to spowodować wysłanie nawet kilkudziesięciu tysięcy SMSów naraz! Ważne: Ponieważ iherald Standard przypisuje wszystkich subskrybentów do jednej kategorii domyślnej, wybranie opcji Wyślij do wszystkich wysyła wiadomość do naprawdę wszystkich subskrybentów w bazie! Długość wiadomości iherald obsługuje SMSy o długości 160 lub 70 znaków, w zależności od decyzji Administratora. 160 znaków jest dostępne przy włączonej transliteracji znaków diakrytycznych, tzn. wszystkie znaki diakrytyczne są zamieniane na odpowiedniki z alfabetu angielskiego, zatem ą jest zamieniane na a, ę na e itd. Natomiast jeśli wysłany SMS ma zawierać znaki diakrytyczne, wówczas jego długość jest ograniczona do 70 znaków. iherald automatycznie ogranicza długość SMSów i szablonów, z których one powstają, więc nie ma możliwości przypadkowego przekroczenia dozwolonej długości. Raporty doręczeń iherald oferuje możliwość śledzenia raportów doręczeń wiadomości. Służą do tego ikony w dziale Wiadomości zatytułowane Wysłane przeze mnie oraz Wszystkie wysłane. Podobnie jak w pozostałych przypadkach, to, czy będziesz mógł je zobaczyć zależeć będzie od uprawnień nadanych Ci przez Administratora. 7
Statystyki wiadomości Dział Wiadomości może zawierać jeszcze jedną ikonę zatytułowaną Statystyki, po kliknięciu której wyświetli się okno prezentujące ilości wysłanych wiadomości przez każdego użytkownika iherald. Domyślnie prezentowane są zsumowane wartości za wszystkie okresy rozliczeniowe. Dodatkowo przy użyciu pola wyboru na pasku narzędzi możesz wybrać okres rozliczeniowy, za który chcesz zobaczyć statystyki. Pasek narzędzi zawiera również przycisk Raport CSV, który pozwala ściągnąć wybraną statystykę na dysk w postaci pliku CSV. Kolumny w pliku CSV odpowiadają kolumnom wyświetlonym w oknie statystyk. Jeśli jesteś użytkownikiem iherald w wersji Online, korzystającym z modelu prepaid, w oknie statystyk zobaczysz również ilość wykupionych wiadomości, które możesz wysłać. Zakup wiadomości Ważne: Kupowanie wiadomości SMS jest możliwe wyłącznie w iherald Online Standard i Premium. Iherald Dedicated korzysta z modelu Postpaid Pulpit iherald Online zawiera ikonkę Kup pakiet SMS, która pozwali Ci na wygodne kupowanie pakietów wiadomości SMS. Po jej kliknięciu otworzy się okno pozwalające na wybranie ilości zamawianych wiadomości, i wyliczenie kwoty należności do zapłaty. Po kliknięciu przycisku OK zostaniesz przeniesiony na witrynę przelewy24.pl, gdzie będziesz mógł dokonać płatności za zamówione wiadomości. 8
Szablony Szablony wiadomości służą do szybkiego wysyłania wiadomości o zatwierdzonej wcześniej treści. Pozwala to zarówno na przyspieszenie codziennej pracy z iherald, jak również pozwala utrzymać kontrolę na treścią przesyłanych wiadomości, jako że każdy szablon musi być przypisany do pewnej grupy, a użytkownik musi do tej grupy należeć, aby móc wysyłać wiadomości z wybranego szablonu (nie dotyczy to użytkowników posiadających uprawnienie nr 1001 - msgsendtemplateallgroups) Grupy szablonów Ważne: Grupy szablonów są niedostępne w iherald Online Standard. Każdy szablon musi należeć do wybranej grupy szablonów. Zanim więc będziesz mógł dodawać szablony, musisz utworzyć przynajmniej jedną grupę szablonów. Dostępne grupy, pod warunkiem posiadania odpowiedniego uprawnienia, zobaczysz po kliknięciu ikony Lista grup. 9
Dodawanie grup jest możliwe po kliknięciu ikony Dodaj grupę lub wybraniu przycisku Nowa z paska narzędzi okna Lista grup. Okno pozwalające na dodawanie i edycję wybranej grupy wygląda następująco: Grupy szablonów służą do kontrolowania, którzy użytkownicy mają dostęp do których szablonów. Użytkownik może wysłać wiadomość z wybranego szablonu tylko pod warunkiem, że należy on do grupy, do której należy również dany szablon. (Jak wspomniano wyżej, jest pewien wyjątek - użytkownicy posiadający uprawnienie nr 1001 mogą wysyłać wiadomości (ale wyłącznie wysyłać, nie dotyczy to administrowania) z dowolnych szablonów, niekoniecznie muszą być zapisani do grup, do których owe szablony należą). Ważne: Niezależnie od uprawnień 300x, administrowanie szablonami (dodawanie, edycja, usuwanie, listowanie) jest możliwe tylko dla szablonów przypisanych do grup, do których należy dany użytkownik. Usuwanie grup szablonów Jako że każdy szablon należy do pewnej grupy szablonów, usuwanie ich jest procesem nieco bardziej skomplikowanym, niż usuwanie samych szablonów. Musisz mieć świadomość, że usuwając daną grupę szablonów, iherald podejmie następujące działania dodatkowe, mające na celu zachowanie spójności bazy danych: Użytkownicy zapisani do usuwanych grup zostaną z nich wypisani Szablony przypisane do usuwanych grup zostaną usunięte Przed usunięciem grupy szablonów iherald wyświetli stosowne ostrzeżenie, gdzie bardzo dokładnie zostaniesz poinformowany, jakie działania zostaną podjęte i będziesz mógł ostatecznie potwierdzić decyzję usunięcia grup szablonów. Zarządzanie szablonami Dodawanie i edycja szablonów jest możliwe poprzez ikony w dziale Szablony: Lista szablonów i Dodaj szablon. Po kliknięciu ikony Lista szablonów zobaczysz następujące okno: 10
Oprócz nazwy szablonu wyświetlana jest również informacja o grupie, do której szablon jest przypisany, oraz informacja o liście kategorii, do której szablon należy. Ważne: zobaczysz tylko te szablony, do których masz dostęp! Po kliknięciu przycisku Nowy (lub wybraniu kliknięciu ikony Dodaj szablon na Pulpicie iherald) zobaczysz okno, które pozwala na dodawanie i edycję szablonu. Podając tekst szablonu możesz skorzystać z wymienionych już symboli $first i $last (które system automatycznie zamieni na imię i nazwisko subskrybenta, do którego wiadomość jest wysyłana) oraz $1, $2, $3 aż do $8, które będą mogły zostać zamienione na dowolny ciąg znaków przez wysyłającego wiadomość z tego szablonu. Szablon musi zostać również przypisany do grupy i przynajmniej do jednej kategorii, aby można było go zapisać i potem z niego korzystać. Ważne: Użytkownik posiadający uprawnienia do dodawania/usuwania/edycji szablonów ma dostęp wyłącznie do szablonów, które należą do grup, do których należy również użytkownik. 11
Symbole pseudozmiennych w szablonach Treść szablonu może zawierać następujące symbole specjalne, które podczas wysyłania wiadomości zostaną zamienione na właściwy tekst: $first - symbol ten zostanie zamieniony na imię subskrybenta, do które wysyłana jest wiadomość $last - analogicznie, ten symbol zostanie zamieniony na nazwisko subskrybenta - adresata wiadomości $1, $2, $3 aż do $8 symbole te pozwalają na wprowadzanie zmian w określonych miejscach szablonu przez osobę wysyłającą wiadomość z szablonu, natomiast podczas wysyłania wiadomości w trybie importu z pliku CSV, symbole te zostaną zamienione na wartości odpowiednich pól w pliku CSV. Więcej informacji znajdziesz w dokumencie "Format importu zleceń wysyłki do iherald". Kategorie Kategorie służą przede wszystkim do wiązania subskrybentów z interesującymi ich tematami wiadomości SMS. Dzięki kategoriom subskrybenci decydują, jakie treści chcą otrzymywać, a użytkownicy uprawnieni do tworzenia wiadomości w pewnych kategoriach widzą tylko tych subskrybentów, którzy tymi kategoriami treści są zainteresowani. Ważne: Kategorie są niedostępne w iherald Online Standard. Zarządzanie kategoriami Pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień zobaczysz na Pulpicie iherald w dziale Kategorie ikony Dodaj kategorię oraz Lista kategorii. Po kliknięciu ikony Lista kategorii zobaczysz okno, w którym będziesz mógł zarządzać kategoriami. Po kliknięciu ikony Dodaj kategorię (lub wybraniu odpowiedniego przycisku z paska narzędzi dostępnego na liście kategorii) zobaczysz okno pozwalające na dodawanie i edycję kategorii. 12
Wybranie pola Kategoria obowiązkowa spowoduje, że subskrybenci będą obowiązkowo musieli zapisać się do tej kategorii. Można również, używając pola Dodaj wszystkich, automatycznie dodać istniejących subskrybentów do danej kategorii. Kategorie opcjonalne i obowiązkowe iherald pozwala na zdefiniowanie, do których kategorii subskrybent musi się zarejestrować. Takie kategorie są wybrane domyślnie na liście wyboru kategorii i nie można podczas rejestracji ich odznaczyć. Ilość zarejestrowanych subskrybentów w kategoriach iherald pozwala Ci śledzić ilość zarejestrowanych subskrybentów w każdej z kategorii. Aby uzyskać te informacje kliknij na Pulpicie iherald ikonę Lista Kategorii (oczywiście musisz posiadać odpowiednie uprawnienia, aby zobaczyć tę ikonę). W ostatniej kolumnie zobaczysz liczbę subskrybentów w danej kategorii. Ważne! Subskrybenci mogą zapisywać się do więcej niż jednej kategorii, więc suma subskrybentów według kategorii może być większa od sumy wszystkich subskrybentów systemu. Usuwanie kategorii Usuwanie kategorii jest procesem nieco bardziej skomplikowanym, niż może się wydawać na pierwszy rzut oka. Jest to spowodowane tym, że do usuwanych kategorii mogą być przypisani subskrybenci, mogą być również przypisane szablony oraz użytkownicy. Dlatego właśnie podczas usuwania kategorii zostaną podjęte następujące działania dodatkowe: Wszyscy subskrybenci zapisani do usuwanych kategorii zostaną z nich wypisani Wszyscy użytkownicy zapisani do usuwanych kategorii również zostaną z nich wypisani Wszystkie szablony zapisane do usuwanych kategorii zostaną z nich wypisane, przy czym jeśli po tej operacji szablon nie będzie przypisany do żadnej kategorii, zostanie usunięty. (Każdy szablon 13
musi być przypisany przynajmniej do jednej kategorii) Przed rozpoczęciem procesu usuwania kategorii iherald poinformuje Cię o tym, jakie działania zostaną podjęte i będziesz mógł je potwierdzić. Subskrybenci Subskrybenci to osoby, które zarejestrowały się w iherald, aby stać się odbiorcami wiadomości SMS. Samodzielna rejestracja subskrybenta iherald oferuje komponent wyświetlający proste okno pozwalające na samodzielne zarejestrowanie się w systemie przez zainteresowanego subskrybenta. Komponent jest dostępny pod adresem, który można uzyskać na ekranie edycji danych użytkownika, pod warunkiem, że dany użytkownik ma zaznaczone pole External. Przekierowanie po samodzielnej rejestracji subskrybenta Formularz edycji użytkownika External pozwala zdefiniować adres URL, na który zostanie przekierowany świeżo zarejestrowany subskrybent. Może to być np. witryna zawierająca podziękowanie za rejestrację, lub informacje w jaki sposób subskrybent może się z systemu wypisać. Istotne jest to, że dla każdego użytkownika External adres przekierowania może być inny. Samodzielna edycja i usuwanie danych subskrybenta Ustawa o ochronie danych osobowych nakłada obowiązek dostarczenia mechanizmu pozwalającemu osobie, której dane osobowe są przetwarzane (czyli subskrybentowi) na dostęp do tych danych, możliwość swobodnego ich modyfikowania oraz całkowitego usunięcia z systemu. iherald spełania te wymagania poprzez dostarczenie formularza pozwalającego na edycję/usuwanie subskrybenta. Dostęp do tego formularza jest możliwy albo przez kliknięcie na odpowiednim linku znajdującym się w formularzu rejestracyjnym, albo bezpośrednio, po kliknięciu na link, który można uzyskać na ekranie edycji użytkownika External. Rejestracja subskrybenta poprzez Pulpit iherald W dziale Subskrybenci (pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień) zobaczysz ikonę Dodaj subskrybenta, po kliknięciu której w wyświetlonym oknie będziesz mógł dodać nowego subskrybenta. Możesz również kliknąć na ikonie Lista subskrybentów, po czym wybrać odpowiedni przycisk na pasku narzędzi w wyświetlonym oknie. Zarządzanie subskrybentami Podobnie do zarządzania kategoriami, niezbędne są tutaj odpowiednie 14
uprawnienia. Jeśli je posiadasz, zobaczysz na Pulpicie iherald ikony Dodaj subskrybenta oraz Lista subskrybentów. Okno wyświetlające listę subskrybentów pozwala również na usuwanie tych subskrybentów, którzy nie są przypisani do żadnej z kategorii (taka sytuacja jest możliwa, kiedy żadna kategoria nie jest zaznaczona jako obowiązkowa). 15
Okno Dodaj subskrybenta pozwala na zapisanie go do wybranych kategorii, przy czym obowiązkowe kategorie są zawsze wybrane i nie można ich odznaczyć. Duplikaty numeru telefonu, numeru PESEL, bądź adresu Email Dodanie lub edytowanie subskrybenta może w pewnych sytuacjach spowodować usunięcie jednego, dwóch, a nawet trzech innych subskrybentów. Wynika to z konieczności zapewnienia unikalności numeru telefonu, numeru PESEL i adresu Email w bazie danych. Podczas samoobsługowej rejestracji subskrybenta iherald usunie istniejących subskrybentów ze zduplikowanymi danymi automatycznie, podczas rejestracji przy użyciu Pulpitu iherald zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat ostrzegawczy informujący dokładnie, którzy subskrybenci zostaną usunięci. Podczas rejestracji subskrybenta przy użyciu formularza samoobsługowego, nie ma możliwości podania adresu email, numeru telefonu bądź też numeru PESEL takiego, jaki występuje już w bazie danych. Użytkownicy Użytkownicy systemu iherald posiadają konta z unikalnymi loginami będącymi ich adresem email oraz zabezpieczone hasłem. Polityka zapewnienia jakości hasłom wymaga, aby miały one przynajmniej 8 znaków długości, oraz aby zmieniać je co miesiąc. Dlatego iherald wymusi zmianę hasła po każdym miesiącu jego użytkowania. Zarządzanie użytkownikami Ważne: Zarządzanie kontami użytkowników jest niedostępne w iherald Online Standard. Do zarządzania użytkownikami służą ikony w dziale Użytkownicy. Ikony będą widoczne pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień, nadanych przez Administratora. Ekran edycji konta użytkownika wygląda następująco: 16
Okno pozwala na edycję standardowych pól, jak Email (login), Hasło, Imię i Nazwisko, pozwala również na przypisywanie użytkownika do grup szablonów i edycję pola Wydział, co pozwala na odzwierciedlenie struktury organizacji w systemie iherald. Przydatną opcją jest również możliwość tymczasowego zawieszenia konta użytkownika przez zaznaczenie pola Wyłączony. Uprawnienia iherald oferuje możliwość bardzo precyzyjnego przypisywania uprawnień poszczególnym użytkownikom. Poniższa tabela opisuje wszystkie dostępne możliwości: Id Nazwa Opis uprawnienia 1000 msgsendtemplatemygroups Pozwala na wysyłanie wiadomości z szablonów należących do grup użytkownika. Tylko takie szablony zostaną wyświetlone w oknie Nowa wiadomość z szablonu. 1001 msgsendtemplateallgroups Pozwala na wysyłanie wiadomości z dowolnych szablonów. Użytkonik nie 17
musi należeć do żadnej z grup, aby widzieć szablony przypisane do tych grup. W oknie Nowa wiadomość z szablonu zostaną wyświetlone wszystkie szablony. 1002 msgsendallincat 1003 msgviewsentallcustomer 1004 msgviewsentmine 1005 msgsendfreetext Pozwala na wysyłanie wiadomości do wszystkich subskrybentów w danej kategorii. Po nadaniu tego uprawnienia użytkownik w oknie nowej wiadomości zobaczy pole wyboru, którego zaznaczenie spowoduje wysłanie wiadomości do wszystkich subskrybentów w kategorii. Uprawnia do przeglądania wszystkich wysłanych wiadomości. Uprawnia do przeglądania wiadomości wysłanych wyłącznie przez siebie. Zezwala na wysyłanie wiadomości o dowolnym tekście. 2000 subscradd Pozwala na dodawanie subskrybentów 2001 subscredit 2002 subscrdelete 2003 subscrhistory 2004 subscrlist Pozwala na edycję subskrybentów. Do pełnego działania wymaga ustawienia uprawnienia 2004 (subscrlist), jako że subskrybenta do edycji należy wybrać z listy wszystkich subskrybentów. Pozwala na usuwanie subskrybentów. Do pełnego działania wymaga ustawienia uprawnienia 2004 (subscrlist), jako że subskrybenta do usunięcia należy wybrać z listy wszystkich subskrybentów. Pozwala na przeglądanie historii subskrybentów. Pozwala na przeglądanie listy subskrybentów. 3000 tmpladd Pozwala na dodawanie szablonów. 3001 tmpledit Pozwala na edycję szablonów. Do pełnego działania wymaga ustawienia uprawnienia 3004 (tmpllist), jako że szablon do edycji należy wybrać z listy wszystkich szablonów. 3002 tmpldelete Pozwala na usuwanie szablonów. Do pełnego działania wymaga ustawienia uprawnienia 3004 (tmpllist), jako że szablon do usunięcia należy wybrać z 18
listy wszystkich szablonów. 3003 tmplhistory 3004 tmpllist Pozwala na przeglądanie historii szablonów. Pozwala na przeglądanie listy szablonów. 4000 useradd Pozwala na dodawanie użytkownika. 4001 useredit 4002 userdelete 4003 userhistory 4004 userlist Pozwala na edycję użytkowników. Do pełnego działania wymaga ustawienia uprawnienia 4004 (userlist), jako że użytkownika do edycji należy wybrać z listy wszystkich użytkowników. Pozwala na usuwanie użytkowników. Do pełnego działania wymaga ustawienia uprawnienia 4004 (userlist), jako że użytkownika do usunięcia należy wybrać z listy wszystkich użytkowników. Pozwala na przeglądanie historii użytkownika. Pozwala na przeglądanie listy użytkowników. 5000 grpadd Pozwala na dodawanie grup szablonów. 5001 grpedit 5002 grpdelete 5003 grphistory 5004 grplist 6000 miscimport 6001 miscchangepassword Pozwala na edycję grup szablonów. Do pełnego działania wymaga ustawienia uprawnienia 5004 (grplist), jako że grupę do edycji należy wybrać z listy wszystkich grup. Pozwala na usuwanie grup szablonów. Do pełnego działania wymaga ustawienia uprawnienia 5004 (grplist), jako że grupę do usunięcia należy wybrać z listy wszystkich grup. Pozwala na przeglądanie historii grup szablonów. Pozwala na przeglądanie listy grup szablonów. Pozwala na przeglądanie importów danych i przeprowadzanie importów ręcznych z pliku CSV. Pozwala użytkownikowi na samodzielną zmianę swojego hasła dostępu do iherald. 6002 miscgethelp Wyświetla ikonę Pomocy. 19
6003 misclogout Pozwala użytkownikowi na wylogowanie się. 7000 catadd Pozwala na dodawanie kategorii. 7001 catedit 7002 catdelete 7003 cathistory Pozwala na edycję kategorii. Do pełnego działania wymaga ustawienia uprawnienia 7004 (catlist), jako że kategorię do edycji należy wybrać z listy wszystkich kategorii. Pozwala na usuwanie kategorii. Do pełnego działania wymaga ustawienia uprawnienia 7004 (catlist), jako że kategorię do usunięcia należy wybrać z listy wszystkich kategorii. Pozwala na przeglądanie historii kategorii. 7004 catlist Pozwala na przeglądanie listy kategorii. 9000 syscron Uprawnienie niezbędne dla użytkownika, którego używają skrypty Cron. 10002 invlistmine Zazwala na przeglądanie faktur. Ważne: Użytkownik, nawet posiadający uprawnienia do modyfikacji uprawnień (useredit), nie może sam zmieniać swoich uprawnień! Szablony uprawnień W celu łatwiejszego zarządzania uprawnieniami, iherald oferuje kilka predefiniowanych zestawów uprawnień odpowiednich dla danego typu (profilu działalności) użytkownika. Szablony te dostępne są w oknie dodawania/edycji użytkownika tuż ponad listą poszczególnych uprawnień. Użytkownicy "External" Okno dodawania/edycji użytkownika oferuje możliwość zdefiniowania specjalnego typu użytkownika - "External". Użytkownik tego typu jest potrzebny do następujących działań: Używanie formularza samoobsługowej rejestracji subskrybenta Zdalne łączenie się z bramką SMS iherald (Dotyczy tylko użytkowników używających iherald Dedicated) Formularz samoobsługowej rejestracji subskrybenta Formularz samoobsługowej rejestracji subskrybenta jest dostępny pod adresem URL, który można uzyskać na ekranie edycji użytkownika typu "External". Użycie adresu URL do formularza pobranego na ekranie 20
edycji danego użytkownika spowoduje, że subskrybenci używający tego formularza zostaną zarejestrowani w systemie przez danego użytkownika. Innymi słowy, można zdefiniować kilku użytkowników typu "External", z każdym z nich związany będzie inny adres URL do formularza samoobsługowego, i będzie można rozpoznać, którego formularza dany subskrybent użył, aby się zarejestrować (będzie on zarejestrowany przez innego użytkownika systemu iherald) Aby uzyskać adres formularza samoobsługowej rejestracji subskrybenta należy: Otworzyć okno edycji istniejącego użytkownika lub dodać nowego użytkownika Zaznaczyć pole "External" Nacisnąć OK Ponownie otworzyć okno edycji tego użytkownika Skopiować adres URL wyświetlony obok pola wyboru "External" Zdalne łączenie się z bramką SMS iherald Ważne: poniższe informacje dotyczą wyłącznie iherald Dedicated. Bramka SMS iherald może być używana w dwóch trybach: Bezpośrednio, z poziomu aplikacji webowej pod adresem https://secure.iherald.pl Zdalnie, z poziomu instalacji iherald na maszynie Klienta Podczas używania iherald bezpośrednio przez witrynę https://secure.iherald.pl nie ma konieczności definiowania użytkownika "External". Natomiast, jeśli iherald jest używany poprzez instalację na maszynie Klienta, wówczas instalacja kliencka musi korzystać z Bramki SMS iherald, znajdującej się pod adresem https://secure.iherald.pl, aby móc wysłać wiadomość, i do tego celu potrzebuje ona użytkownika typu "External" znajdującego się na głównym serwerze iherald. Zwykle użytkownik ten zostanie stworzony przez Administratora iherald Klientowi (i zapisany w konfiguracji jego instalacji klienckiej) podczas uruchamiania i konfigurowania usługi. Historia iherald oferuje możliwość przeglądania historii wszystkich zdarzeń w systemie, takich jak operacje na kontach użytkowników, operacje na subskrybentach (szczególnie istotne z punktu widzenia ochrony danych osobowych) itd. W zależności od uprawnień nadanych Ci przez Administratora, zobaczysz na Pulpicie ikonę Historia, po kliknięciu której wyświetlone zostanie menu z listą kategorii operacji, do przeglądania których jesteś uprawniony. W ten sposób można pozwalać np. niektórym użytkownikom wyłącznie na dostęp do historii operacji na subskrybentach, a niektórym użytkownikom na dostęp do pozostałych kategorii operacji. 21
Okno Historii pozwala na filtrowanie rekordów wg kategorii (w ramach tych z nich, do których masz dostęp), wg zakresów dat, oraz pozwala na eksport danych do pliku CSV. Układ kolumn w pliku jest taki sam, jak domyślny układ kolumn w oknie Historii. Importy danych Ważne: ta funkcjonalność jest niedostępna w iherald Online Standard. iherald pozwala na importowanie bazy PESEL (w celu uproszczenia rejestracji subskrybentów przez podpowiadanie danych osobowych po podaniu numeru PESEL) oraz na importowanie większej ilości zleceń wysyłki poprzez ikonę Importy w dziale Różne. Po jej kliknięciu zobaczysz listę wszystkich przeprowadzonych importów, oraz będziesz miał możliwośc wykonania własnego importu z pliku CSV. Należy w tym celu w wyświetlonym oknie kliknąć na przycisk Importuj z pliku. 22
Formaty plików CSV do importu są opisane w następujących dokumentach, dostępnych na witrynie www.iherald.pl: Zlecenia wysyłki są opisane w: "Format importu zleceń wysyłki do iherald" Import bazy PESEL jest opisany w: "Format importu bazy PESEL do iherald" Dokumenty powyższe opisują również w jaki sposób można powyższe importy przeprowadzać w trybie wsadowym. Ważne: Tryb wsadowy importu, pozwalający m.in. na integrację z programem cron, jest dostępny wyłącznie w iherald Dedicated. Po zaimportowaniu pliku zobaczysz w ostatnich kolumnach na liście wszystkich importów informacje o ilości rekordów w pliku CSV i o ilości rekordów zaimportowanych. Wartości te mogą się różnić, jako że: Przy importowaniu zleceń wysyłki SMS nie wszystkie osoby (rekordy) z pliku CSV muszą znajdować się w bazie subskrybentów Przy importowaniu bazy PESEL pewne osoby mogą już znajdować się w bazie subskrybentów. Ustawienia Twojego konta Jesli posiadasz odpowiednie uprawnienia nadane Ci przez Administratora, będziesz mógł, po kliknięciu na ikonę Ustawienia, edytować niektóre dane podane podczas rejestracji konta. Najważniejszym ustawieniem, które będziesz mógł zmienić, jest tekst wyświetlający się w polu nadawcy SMSa. iherald wysyła wiadomości SMS tzw. Full, czyli takie, w których pole nadawcy jest w pełni edytowalne i może zawierać 11 znaków. Ważne: Zgodnie z Regulaminem Świadczenia Usługi iherald, podszywanie się pod inny podmiot przez podanie w polu nadawcy SMSa nazwy sugerującej pochodzenie wiadomości od kogoś innego, może skutkować usunięciem konta Klienta bez możliwości odzyskania kwoty zapłaconej za abonament lub wykupiony pakiet SMSów, a w skrajnych przypadkach może skutkować skierowaniem zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa do właściwych organów prawa. 23