QAD Enterprise Applications Standard Edition Informacyjne narzędzia wspierania przedsiębiorczości Podręcznik użytkownika Wrocław, 2013/14
Deklaracja poufności Identyfikator: Streszczenie: Opracowanie: Opieka naukowa: Podręcznik użytkownika QAD Enterprise Applications powstał w ramach pomoc dydaktyczna do kursu Informacyjne narzędzia wspierania przedsiębiorczości prowadzonego w formie laboratorium na Wydziale Informatyki i Zarządzania Politechniki Wrocławskiej. Niniejszy dokument jest używany przez studentów Wydziału Informatyki i Zarządzania Politechniki Wrocławskiej, celem zrozumienia wdrażanych procesów biznesowych - konkretnych scenariuszy i ról podmiotów, które będą testowane przy pomocy oprogramowania QAD Enterprise Applications w trakcie laboratorium. mgr inż. Anna Lamek (Politechnika Wrocławska) Dr inż. Mariusz Mazurkiewicz, Dr inż. Adam Wasilewski (Politechnika Wrocławska) Opieka merytoryczna: Jarosław Jaśkiewicz, Piotr Zatoń (QAD Polska Sp. z o.o.) Informacje tutaj zawarte są własnością firmy QAD oraz Politechniki Wrocławskiej i nie mogą być wykorzystywane, zmienione, zmodyfikowane lub dostosowywane w całości lub w części, z wyjątkiem wyraźnego celu, który może być określony w niniejszym dokumencie lub skopiowany, reprodukowany, przechowywany w jakikolwiek sposób w tym medium elektronicznym, bez uprzedniej pisemnej zgody przedstawicieli QAD lub Politechniki Wrocławskiej. Informacyjne narzędzia wspierania przedsiębiorczości Podręcznik użytkownika 2
Pakiet QAD zbudowany został w oparciu o nowoczesną technologię.net. Użytkownicy mogą w prosty sposób posługiwać się menu, poprzez drążenie drzewa folderów aż do uzyskania określonego programu. Istnieje również możliwość szybkiego wyszukiwania po fragmencie nazwy. Obsługa systemu jest prosta i intuicyjna, a nakład na szkolenie nowych pracowników bądź przesuwanie pracowników między stanowiskami pracy w firmach, które korzystają z systemu jest zminimalizowane. Rozpoznawalny wygląd interfejsu użytkownika - QAD.NET UI znacząco redukuje czas szkolenia użytkowników, a jednocześnie zwiększa ich umiejętności Mapy procesów, oparte o model Supply Chain Operations Reference (SCOR) umożliwiają dokumentowanie najlepszych, wspólnych praktyk w ramach swojej organizacji oraz dokładne śledzenie ich przebiegu. Mapy te nie tylko sprzyjają pełnej kastomizacji, ale także pozwalają na organizację procesów biznesowych zgodnie z koncepcją Lean. Mapy procesów oparte na standardzie branżowym SCOR Informacyjne narzędzia wspierania przedsiębiorczości Podręcznik użytkownika 3
Za pomocą jednego kliknięcia możliwe jest dokładne uszczegółowienie przebiegu procesu od poziomu ogólnego do istotnych detali Ekran aplikacji QAD EA: Ekran aplikacji QAD został podzielony na dwie główne części. Część lewa służy do nawigacji po opcjach systemu QAD, część prawa to ekran roboczy aplikacji, w którym w osobnych zakładkach otwierane są poszczególne programy, raporty i przeglądy systemu. Dodatkowo obszar nawigacyjny został podzielony na pełne menu systemu QAD [zakładka PROGRAMY] oraz personalizowane menu programów [ULUBIONE]. Informacyjne narzędzia wspierania przedsiębiorczości Podręcznik użytkownika 4
Nawigacja po głównym menu PROGRAMY jest możliwa poprzez rozwijanie poszczególnych folderów i podfolderów opcji i programów systemu QAD. Kolejnym sposobem uruchomienia interesującej nas opcji jest wpisanie jej numerycznego odpowiednika. Ostatnim użytecznym sposobem wyszukania interesującej opcji jest wpisanie nazwy poszukiwanego programu lub przeglądu lub jednego ze słów składających się na nazwę opcji. Wszystkie sposoby ilustrują poniższe sposoby: a) wyszukanie Kartoteki Zleceń Sprzedaży w rozwijanym menu drzewkowym b) wyszukanie Kartoteki Zleceń Roboczych poprzez wpisanie odpowiedniego numeru menu (16.1) c) wyszukanie Kartoteki Zleceń Zakupu poprzez wpisanie fragmentu jej nazwy. a: b: c: Informacyjne narzędzia wspierania przedsiębiorczości Podręcznik użytkownika 5
Rodzaje funkcji Funkcje w QAD Enterprise Applications można podzielić na następujące grupy: 1) kartoteki 2) przeglądy 3) raporty (zestawienia) 4) różne programy, zapytania (inquiry) 5) mapy procesów. K A R T O T E K I Kartoteki są funkcjami umożliwiającymi użytkownikowi wprowadzanie, edycję oraz usuwanie danych z bazy. F U N K C J E P R Z E G L Ą D U I R A P O R T O W A N I A B A Z D A N Y C H Funkcje przeglądu i raportowania danych służą do wydobywania informacji zawartych w bazie danych QAD2008SE. Funkcje te nie pozwalają na wprowadzanie, edycję czy kasowanie danych. Pozwalają jedynie dokonywać selekcji zgromadzonych danych oraz tworzyć sprawozdania, raporty, przeglądy, analizy itd. Informacyjne narzędzia wspierania przedsiębiorczości Podręcznik użytkownika 6
P R Z E G L Ą D Y Funkcje przeglądu zazwyczaj pozwalają na pokazanie na ekranie zawartości odpowiedniej bazy danych. Wynik funkcji przeglądu to lista rekordów zapisanych w bazie danych. R A P O R T Y Funkcje raportu pozwalają na wygenerowanie raportu zawierającego dane według selekcji dokonanej przez użytkownika. Wynikiem tych funkcji jest raport wysłany przez system na zewnątrz (np. drukarkę, ekran, plik etc.). Informacyjne narzędzia wspierania przedsiębiorczości Podręcznik użytkownika 7
R Ó Ż N E P R O G R A M Y Kastomizacja kartotek Nowa wersja systemu QAD została wyposażona w Edytor ekranów konfigurowanych [opcja DESIGN]. Narzędzie to umożliwia sparametryzowanie każdej kartoteki osobno dla każdego użytkownika lub grupy użytkowników. Użycie Edytora ekranów konfigurowanych umożliwia: wyłączenie ramek nieużywanych w procesie dodanie i skonfigurowanie dodatkowych ramek w celu wprowadzania dodatkowych danych ustawienie wartości domyślnej w polach w których jest wprowadzana zawsze ta sama wartość wyłączenie edycji w polach, z których wartość jest tylko odczytywana wyłączenie pól nie używanych na poszczególnych ramkach dodanie dodatkowych pól na istniejących ramkach Informacyjne narzędzia wspierania przedsiębiorczości Podręcznik użytkownika 8
Nazywamy nowy template kartoteki (przykładowo nowy ) i określamy, czy ma być dostępny dla wszystkich użytkowników czy tylko określonej grupie: Edytujemy dowolnie wybrane pole, zmieniając dowolnie jego właściwości: Informacyjne narzędzia wspierania przedsiębiorczości Podręcznik użytkownika 9
Możemy np. określić, że dane pole jest wymagane: ULUBIONE Spersonalizowane menu Ulubione każdy użytkownik buduje wg własnych potrzeb. Pozycje do menu Ulubione można dodać na kilka sposobów. Każdy program z menu Programy można fizycznie przeciągnąć kursorem myszy. Dodatkową opcją jest możliwość dodania do menu Ulubione spersonalizowanego przeglądu. Najpierw należy uruchomić żądany przegląd, następnie wybrać interesujące nas filtry czyli dostosować przegląd do osobistych potrzeb, a następnie kliknąć przycisk [Add to favorites], który znajduje się w każdym przeglądzie. W ten sposób dodany przegląd do menu Ulubione pamięta założone na niego filtry, sortowania i grupowania. Pozycjom w menu Ulubione można dowolnie zmieniać nazwy, grupować je w katalogi, które tworzy się z menu kontekstowego wywoływanego kliknięciem prawego przyciska myszy: Informacyjne narzędzia wspierania przedsiębiorczości Podręcznik użytkownika 10
NAWIGACJA PO ZAKŁADKACH System QAD EA umożliwia uruchomienie wielu programów w jednej sesji zalogowanego użytkownika. Nawigacja pomiędzy zakładkami jest możliwa za pomocą kursora myszy i wskazaniu właściwej zakładki: Istnieje również możliwość przełączania się pomiędzy zakładkami za pomocą kombinacji klawiszy CTRL+TAB: Informacyjne narzędzia wspierania przedsiębiorczości Podręcznik użytkownika 11
W systemie QAD EA istnieje jeszcze jedna możliwość uruchomienia programów. Programy połączone w logiczne procesy odzwierciedlające rzeczywiste biznesowe procesy firmy. Procesy te są pogrupowane po zakresie odpowiedzialności lub zgodnie z przynależnością do poszczególnych działów tworząc w ten sposób mapy procesów. Poruszając się po mapach procesów od procesów bardzo ogólnych schodząc na poziomy bardzo szczegółowe możemy uruchamiać programy systemu QAD potrzebne nam do zarejestrowania danych dotyczących wybranego przez nas procesu: DODAWANIE ZAŁĄCZNIKÓW W systemie QAD EA nawigacja wewnątrz kartotek polega na tym, że dane mogą być wprowadzane, poprawiane, edytowane tylko w aktywnych ramkach. Pozostałe, nieaktywne ramki wyświetlają dane domyślne lub wcześniej wprowadzone. Nawigacja pomiędzy ramkami możliwa jest za pomocą myszy poprzez naciskanie przycisków: NASTĘPNY (przejście do następnej ramki), WSTECZ (przejście do poprzedniej ramki lub wycofanie się ). Taka sama nawigacja możliwa jest z poziomu klawiatury, gdzie przyciśnięcie klawisza ENTER spowoduje przejście do następnej ramki, a wciśnięcie kombinacji klawiszy CTRL + ENTER spowoduje powrót do poprzedniej ramki. Niezależnie od sposobu nawigacji przejście do poprzedniej ramki w momencie, w którym aktywna jest pierwsza ramka programu spowoduje opuszczenie programu. Informacyjne narzędzia wspierania przedsiębiorczości Podręcznik użytkownika 12
Do każdego pola aktywnej ramki możemy przypisywać załączniki dodatkowe dokumenty przydatne użytkownikowi we wszystkich ogólnie znanych i powszechnie używanych formatach: np. *.pdf, *.doc, *.xls, np. opis danej pozycji w kartotece indeksów, możemy użyć do tej operacji 2 sposobów - albo przycisku załącz [Attach], a następnie postępujemy podobnie, jak np. w zwykłym programie pocztowym przy dodawaniu załączników lub drugim sposobem - poprzez zwykłe przeciągnięcie załącznika z okna naszego systemu operacyjnego w miejsce aktywnego pola QAD EA: Wybieramy odpowiedni dokument: Informacyjne narzędzia wspierania przedsiębiorczości Podręcznik użytkownika 13
WORKFLOW System QAD wyposażony jest w dodatkowe programy, takie jak np. wewnętrzny Workflow, umożliwiający komunikację pomiędzy użytkownikami systemu: Umożliwia on m.in. wysłanie bezpośredniego linku do zmienionej przez nas zawartości dowolnej kartoteki, który generowany jest automatycznie, jeśli tylko znajdujemy się w danej kartotece: Informacyjne narzędzia wspierania przedsiębiorczości Podręcznik użytkownika 14
W momencie, gdy adresat otrzymuje wiadomość, ma do niej szybki dostęp, dzięki wysuwającemu się okienku pop-up [Inbox], znajdującym się na głównym ekranie aplikacji, nadawca wiadomości określony jest poprzez tę samę nazwę, jak login użytkownika, który przesłał wiadomość: Informacyjne narzędzia wspierania przedsiębiorczości Podręcznik użytkownika 15
ĆWICZENIA do wykonania: Do spersonalizowanego menu programów [ULUBIONE] dodać nowy katalog, który w nazwie będzie zawierał swoje imię i wewnątrz dodać 2 wybrane przez siebie przeglądy (jeden metodą przeciągania, drugi za pomocą Add to fav). *Do wybranego nr indeksu dołączyć załącznik z opisem indeksu *Proszę w tej samej kartotece określić, aby jedno dowolne pole było wymagane i wyłączyć jedno pole nieużywane sprawdzić poprawność działania szablonu. Zaprezentować monit o wymagalności pola. *Wysłać koledze/koleżance wiadomość z linkiem do zmienionej przez siebie kartoteki i poinformować go/ją o zmianach (które pole jest teraz wymagane, a które nieużywane), poprosić o wprowadzenie konkretnych nowych danych do kartoteki, druga osoba odsyła wiadomość z wprowadzonymi danymi. Informacyjne narzędzia wspierania przedsiębiorczości Podręcznik użytkownika 16