Warszawa, 05 maja 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-R.431.2.1.2017.AK Pan Tadeusz Zakrzewski Wójt Gminy Chynów ul. Główna 67 05-650 Chynów WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2009 r., Nr 31 poz. 206 z późn. zm.) w związku z art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) w dniach od 21 do 27 lutego 2017 roku inspektorzy Wydziału Polityki Społecznej, Oddziału w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w Radomiu Edyta Węglicka Kierownik Oddziału oraz Anna Kowalczyk starszy inspektor wojewódzki, przeprowadzili kontrolę problemową w trybie zwykłym w Urzędzie Gminy w Chynowie. Przedmiot kontroli obejmował sposób organizacji oraz realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 114) dotyczących ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego oraz zasiłku pielęgnacyjnego. Kontrolą objęto okres od 1 września 2015 r. do dnia kontroli. Niniejszym przekazuję Panu wystąpienie pokontrolne. W okresie objętym kontrolą Wojewoda Mazowiecki ocenił pozytywnie organizację realizacji zadania oraz pozytywnie z uchybieniami realizację przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 114) w przedmiocie prawidłowości ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego do zasiłku pielęgnacyjnego. 1.Organizacja realizacji zadania. W wyniku kontroli ustalono, że Urząd Gminy w Chynowie działa na podstawie statutu przyjętego Uchwałą Nr V/34/03 Rady Gminy Chynów z dnia 26 marca 2003 roku w sprawie
Statutu Gminy Chynów, wraz ze zmianami, z których ostatnią wprowadzono Uchwałą Nr XXII/161/05 Rady Gminy Chynów z dnia 30 czerwca 2005 roku. Strukturę organizacyjną oraz zasady działania kontrolowanej jednostki w okresie objętym kontrolą określał Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Chynowie wprowadzony Zarządzeniem Nr 22/2007 Wójta Gminy Chynów z dnia 10 maja 2007 roku w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Chynowie wraz ze zmianami. Zmiany w okresie objętym kontrolą zostały wprowadzone Zarządzeniem Nr 80/2015 Wójta Gminy Chynów z dnia 16 listopada 2015 roku, Zarządzeniem Nr 27/2016 Wójta Gminy Chynów z dnia 5 kwietnia 2016 roku. Na podstawie zapisów 9 wskazano, iż w strukturze organizacyjnej Urzędu wyodrębnia się między innymi samodzielne stanowisko pracy do spraw świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego. W zapisach regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Chynów wskazano, iż Urząd realizuje zadania zlecone z zakresu administracji rządowej, przekazane gminie na mocy obowiązujących przepisów prawa oraz na podstawie porozumień zawartych z tymi organami, które wynikają z zakresu administracji rządowej oraz zlecone są na mocy ustaw. Ponadto, w treści 21 cz. VIII ww. regulaminu wyodrębniono zakres działania stanowiska do spraw świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego, jak również wskazano je w zakresach czynności pracowników realizujących zadania z zakresu świadczeń rodzinnych. W okresie podlegającym kontroli zadania z zakresu świadczeń rodzinnych wykonywało pięć osób, w tym od strony finansowo księgowej skarbnik gminy oraz inspektor zatrudniony w referacie finansowym urzędu gminy. W trakcie kontroli ustalono, iż Wójt Gminy Chynów udzielił upoważnienia sekretarzowi do wydawania i podpisywania decyzji administracyjnych w sprawach świadczeń rodzinnych w czasie jego nieobecności oraz Pani Agacie Sotek i Pani Marii Bęczkowskiej zatrudnionym na stanowiskach inspektorów do prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń rodzinnych z wyłączeniem wydawania w tych sprawach decyzji administracyjnych. W okresie objętym kontrolą jednostka działała w oparciu o zapisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67) oraz Zarządzenia Nr 10/2011 Wójta Gminy Chynów z dnia 9 lutego 2011 roku. W zakresie ewidencji i rejestracji spraw objętych kontrolą ustalono, że jednostka prowadzi rejestry w formie papierowej,,rejestr wniosków świadczenia opiekuńcze. Dokumentacja, która została poddana kontroli była znakowana, ewidencjonowana i przechowywana zgodnie z zapisami
ww. rozporządzenia oraz Zarządzenia Nr 10/2011 Wójta Gminy w Chynowie z dnia 9 lutego 2011 roku właściwego dla kontrolowanej jednostki. 2. Prawidłowość ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego i jego wypłacania. W trakcie czynności kontrolnych weryfikacji poddano 10 akt spraw w przedmiocie przyznania prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego realizowanego przez Urząd Gminy w Chynowie. Kontrolowana jednostka na dzień kontroli przyznała i wypłacała specjalny zasiłek opiekuńczy dla 6 osób. Ustalono, że w powyższym okresie nie wydano żadnej decyzji odmawiającej prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego. Postępowanie w sprawach o ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego każdorazowo zostało wszczęte na wniosek, którego wzór określał załącznik nr 17 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2013 r., poz. 3), a od 2 stycznia 2016 roku określa załącznik nr 13 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2015 r., poz. 2284). Do wniosków dołączone były wymagane odpowiednio na podstawie 7 ust. 2 ww. rozporządzeń dokumenty. Ponadto, w aktach znajdowały się oświadczenia osób, którym przyznano świadczenie, o niepodejmowaniu zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej. Ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego następowało po zweryfikowaniu tych okoliczności w drodze rodzinnego wywiadu środowiskowego, o którym mowa w art. 107 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2016r., poz. 930). Po upływie 6 miesięcy przeprowadzona była jego aktualizacja, zgodnie z art. 23 ust. 4f ustawy o świadczeniach rodzinnych. We wszystkich skontrolowanych sprawach specjalny zasiłek opiekuńczy przyznano osobom, które spełniały ustawowe warunki do jego nabycia. Dochód rodziny sprawującej opiekę oraz rodziny wymagającej opieki w przeliczeniu na osobę nie przekraczał kwoty, o której mowa w art. 5 ust. 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych, tj. do dnia 31 października 2015 r. 664,00 zł, zgodnie z 1 ust. 2 pkt 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 sierpnia 2012 roku w sprawie wysokości dochodu rodziny albo dochodu osoby uczącej się stanowiących podstawę ubiegania się o zasiłek rodzinny oraz wysokości świadczeń rodzinnych (Dz. U. z 2012 r., poz. 959), natomiast od dnia 1 listopada 2015 roku. 764,00 zł, zgodnie z 1 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 2015 roku w sprawie wysokości dochodu rodziny albo dochodu osoby uczącej się
stanowiących podstawę ubiegania się o zasiłek rodzinny i specjalny zasiłek opiekuńczy, wysokości świadczeń rodzinnych oraz wysokości zasiłku dla opiekuna (Dz. U. z 2015 r., poz. 1238). Specjalny zasiłek opiekuńczy był przyznany na okres zasiłkowy w kwocie 520,00 zł, odpowiednio zgodnie z art. 24 ust. 1 i art. 16a ust. 6 ustawy o świadczeniach rodzinnych. W wyniku kontroli, stwierdzono, że we wszystkich sprawdzonych przypadkach, prawidłowo ustalono wysokość świadczenia oraz okres na jaki przyznano świadczenie. Decyzje przyznające prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego wydane zostały z prawidłowym wskazaniem organu administracji publicznej, daty wydania, oznaczeniem strony, powołaniem podstawy prawnej, rozstrzygnięciem, uzasadnieniem faktycznym i prawnym, pouczeniem oraz podpisem osoby upoważnionej do wydawania decyzji Kontrola wykazała, że wszystkie poddane analizie decyzje administracyjne w sprawie ustalenia uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego zostały wydane w terminach określonych w art. 35 kodeksu postępowania administracyjnego oraz zostały odebrane przez stronę, co potwierdzone zostało własnoręcznym podpisem ze wskazaniem daty odbioru, zgodnie z art. 39 i 46 1 wyżej wymienionej ustawy Zgodnie z art. 6 ust. 2c ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 121) wójt, burmistrz lub prezydent miasta, jeżeli wypłaca osobie świadczenie pielęgnacyjne, specjalny zasiłek opiekuńczy albo zasiłek dla opiekuna, może wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o udzielenie informacji o przebiegu ubezpieczenia oraz za jaki okres za tę osobę powinien opłacać składkę na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. We wszystkich skontrolowanych sprawach przyznających prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego ustalono niezbędny okres do uzyskania przez osobę sprawującą opiekę 25-letniego okresu ubezpieczenia emerytalnego i rentowego (składkowego i nieskładkowego) z zastrzeżeniem art. 87 ust. 1 b ustawy z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 1440 z późn. zm.) w tym 7 osób zgodnie z otrzymanym zaświadczeniem z zakład ubezpieczeń społecznych posiadało już niezbędny okres ubezpieczenia. Spośród 10 skontrolowanych spraw przyznających prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego, organ w 3 opłacał składkę na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, zgodnie z art. 6 ust. 2a pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, ponieważ świadczeniobiorcy nie posiadali 25-letniego okresu ubezpieczenia. Zgodnie z art. 6 ust. 2b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wójt, burmistrz lub prezydent miasta nie opłaca składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osobę pobierającą świadczenie pielęgnacyjne, specjalny zasiłek opiekuńczy albo zasiłek dla opiekuna, jeżeli podlega
ona obowiązkowi ubezpieczenia społecznego z innego tytułu na podstawie ustawy lub na podstawie odrębnych przepisów. Stwierdzono, iż w okresie poddanym kontroli w 4 sprawach na 10 skontrolowanych organ ustalił, że osoby pobierające specjalny zasiłek opiekuńczy podlegały obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnemu z innego tytułu tj. przy współmałżonku (dokumenty potwierdzające podleganie ubezpieczeniu z innego tytułu oraz oświadczenia stron). Ustalono, iż w okresie poddanym kontroli organ za 6 osób opłacał składki na ubezpieczenie zdrowotne, o której mowa w art. 66 ust. 1 pkt 28a ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.. U. z 2015 r., poz. 581 z późn. zm.). 3. Prawidłowość ustalania uprawnień do zasiłku pielęgnacyjnego i jego wypłacania W trakcie czynności kontrolnych weryfikacji poddano 18 akt spraw w przedmiocie przyznania prawa do zasiłku pielęgnacyjnego realizowanego przez Urząd Gminy w Chynowie. Kontrolowana jednostka na dzień kontroli przyznała i wypłacała zasiłek pielęgnacyjny dla 165 osób. Na podstawie analizy dokumentów 18 spraw ustalono, że postępowanie w sprawach o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego każdorazowo zostało wszczęte na wniosek, którego wzór określa załącznik nr 16 do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 roku w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2013 r., poz. 3), a od 2 stycznia 2016 roku, załącznik nr 12 do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 roku w sprawie postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2015 r., poz. 2284). Zasiłki pielęgnacyjne przyznane zostały prawidłowo, tj. właściwie określono wysokość świadczenia, wskazując okres na jaki zostało przyznane, a także formę i termin wypłaty. Wszystkie skontrolowane decyzje przyznające prawo do zasiłku pielęgnacyjnego wydane zostały z prawidłowym wskazaniem organu administracji publicznej, daty wydania, powołaniem podstawy prawnej, rozstrzygnięciem, pouczeniem, podpisem osoby upoważnionej do wydania decyzji, oznaczeniem strony z wyjątkiem decyzji administracyjnych przyznających zasiłek pielęgnacyjny małoletnim, gdzie jako adresata wskazano przedstawiciela ustawowego małoletniej osoby uprawnionej. Natomiast w sytuacji gdy osobą uprawnioną jest niepełnosprawne dziecko, adresatem decyzji jest to dziecko z zastrzeżeniem, że działa przez przedstawiciela. Decyzja zaś powinna być doręczona przedstawicielowi ustawowemu dziecka, gdyż działa on na rzecz i w imieniu małoletniego, który nie ma zdolności do czynności prawnych.
Ponadto decyzje administracyjne wydawane w 2015 i 2016 roku, nie zawierały uzasadnienia prawnego i faktycznego, ani przywołania art. 107 4 kpa, w przypadku odstąpienia od uzasadnienia, gdy uwzględniały w całości żądanie strony. Zespół kontrolny stwierdził, iż decyzje administracyjne wydawane w 2017 roku zawierały przytoczenie art. 107 4 kpa. Kontrola wykazała, że wszystkie poddane analizie decyzje administracyjne w sprawie ustalenia uprawnień do zasiłku pielęgnacyjnego zostały wydane w terminach określonych w art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267) oraz zostały odebrane przez stronę, co potwierdzone zostało własnoręcznym podpisem ze wskazaniem daty odbioru, zgodnie z art. 39 i 46 1 wyżej wymienionej ustawy. Za powstałe nieprawidłowości stwierdzone podczas kontroli odpowiedzialność ponosi Pan jako Wójt Gminy oraz pracownicy merytoryczni realizujący kontrolowane zadanie. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana do podjęcia następującego działania: W decyzjach przyznających prawo do zasiłku pielęgnacyjnego małoletnim osobom uprawnionym wskazywać ich jako adresatów z zastrzeżeniem, że działają przez swoich przedstawicieli ustawowych. Informuję, że na podstawie art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Jednocześnie zobowiązuję Pana do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych. Powyższą informacje należy kierować na adres: Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie, Wydział Polityki Społecznej, Oddział w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w Radomiu, ul. Żeromskiego 53, 26-600 Radom. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Marcin Wodziński p.o. Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej