Jak przekształcić zamówienie zakupu w fakturę
W tym filmie przedstawimy, jak w prosty sposób utworzyć faktury i noty kredytowe za pomocą konwersji zamówienia zakupu w portalu Tungsten Network. Aby rozpocząć, wybierz Moje zamówienia zakupu" w menu głównym.
Na stronie Moje zamówienia zakupu możesz przeszukiwać zamówienia zakupu dostarczone do Tungsten Network przez Twojego klienta. Możesz również zmieniać status zamówień zakupu w tabeli Moje zamówienia zakupu. W ten sposób możesz potwierdzić, czy dane zamówienie zakupu jest otwarte, zamknięte, odrzucone czy zarchiwizowane. Kiedy Twój klient utworzy lub zaktualizuje zamówienie zakupu, pojawi się ono na liście w kategorii nowe lub oczekujące. Tungsten Network potwierdzi e-mailem, kiedy zamówienie zakupu pojawi się w sekcji Moje zamówienia zakupu w portalu. Po otrzymaniu e-maila możesz rozpocząć wyszukiwanie.
Kryteria wyszukiwania znajdują się po lewej stronie. Zanim rozpoczniesz wyszukiwanie, upewnij się, że wybrałeś klienta lub klientów z rozwijanego menu. Wyniki wyszukiwania, czyli wszystkie zamówienia zakupu o wybranym statusie, pojawią się na dole strony. Możesz także skorzystać z niebieskich linków w tabeli Moje zamówienia zakupu. Po kliknięciu na link, na dole strony wyświetlą się wszystkie zamówienia zakupu o danym statusie.
Aby otworzyć zamówienie zakupu, kliknij niebieską ikonę plusa z lewej strony listy. Pamiętaj, aby sprawdzić zamówienie zakupu zanim je zaakceptujesz. Jeśli zamówienie zawiera błędy lub brakujące informacje, należy poprosić klienta, aby naniósł poprawki. Jeśli zamówienie zostało już zrealizowane i nie jest Ci potrzebne, zmień jego status na zarchiwizowane. Jeśli wszystkie dane się zgadzają, kliknij Przekształć zamówienie zakupu".
Podaj numer faktury lub noty kredytowej w polu Numer faktury". Następnie zaznacz pole przy kwocie netto. W ten sposób wybierzesz pozycje zamówienia zakupu, które chcesz uwzględnić na fakturze lub nocie kredytowej. Jeśli chcesz, możesz uwzględnić na fakturze tylko część pozycji. Wystarczy, że zmienisz ilość w danej linii. Cena jednostkowa pozostanie niezmienna. Tungsten Network obsługuje klientów z różnych części świata, dlatego upewnij się, że podajesz właściwą kwotę podatku na swoich fakturach. Jeśli w Twoim kraju podatek jest podawany na poziomie pozycji, wybierz typ podatku z rowijanego menu. Następnie wpisz kwotę podatku. Jeśli w Twoim kraju podatek podaje się na poziomie podsumowania, będziesz mieć możliwość to zrobić zanim sprawdzisz i wyślesz fakturę. Tungsten Network pozwala wystawiać wiele faktur dla jednego zamówienia zakupu. Wystarczy tylko używać unikalnych numerów faktur/not kredytowych dla każdego kolejnego dokumentu. Po wybraniu wszystkich pozycji zamówienia zakupu, kliknij Utwórz fakturę".
Potwierdź, że wybrane pozycje zamówienia zakupu mają być uwzględnione na fakturze/nocie kredytowej. W przeciwnym razie kliknij Wstecz". Jeśli wszystkie dane się zgadzają, kliknij Potwierdzam", aby przejść do ostatniej strony.
Podaj swoje imię i nazwisko, telefon i adres e-mail w sekcji Twoje dane". Następnie, podaj imię i nazwisko, telefon i adres e-mail klienta w sekcji Kogo fakturujesz". Możesz zapisać dane kontaktowe, aby nie musieć wprowadzać ich ponownie. Kliknij niebieską ikonę plusa obok sekcji Twoje dane" i Kogo fakturujesz". Po zapisaniu danych zamknij okno, aby kontynuować tworzenie faktury.
Jeśli adres dostawy jest inny niż adres nadawcy lub odbiorcy faktury, podaj dane adresowe we wskazanych polach. Jeśli nie wysyłasz żadnych produktów, omiń tę sekcję. Zaznacz pole, aby podać dane do wysyłki. Jeśli będziesz używać tego adresu w kolejnych fakturach, możesz zapisać go w swoim profilu. Aby to zrobić, kliknij niebieską ikonę plusa obok pola Nazwa firmy". Po zapisaniu danych zamknij okno, aby kontynuować tworzenie faktury.
Kliknij Notatki i numery referencyjne", aby rozwinąć dodatkowe pola, które Twój klient może wymagać na poziomie nagłówka. Tu możesz podać list przewozowy, numer dowodu dostawy czy centrum kosztów, jeśli dotyczy.
Użyj ikony kalendarza, aby wybrać datę faktury, termin płatności i datę dostawy w sekcji Dane faktury". W ten sposób format daty będzie właściwy. W niektórych krajach należy też podać datę powstania obowiązku podatkowego. Wypełnij to pole, jeśli jest ono wymagane w Twoim kraju. Waluta i numer zamówienia zakupu nie powinny być zmieniane. Faktura lub nota kredytowa zostaną zweryfikowane na podstawie danych zamówienia zakupu dostępnego w Tungsten Network. Jeśli dane w nagłównku i pozycjach nie zgadzają się z danymi na zamówieniu zakupu, faktura będzie odrzucona przez Tungsten Network.
Jeśli wysyłasz notę kredytową, upewnij się, czy w polu typ dokumentu widnieje Nota uznaniowa". Jeśli nie, wybierz tę opcję z menu rozwijanego w sekcji Dane faktury". Następnie podaj numer oryginału faktury, datę i powód uznania. System nie zezwala na użycie wartości ujemnych do podawania ilości i ceny jednostkowej w sekcji Pozycje faktury". Po zapisaniu pozycji, dokument będzie traktowany jako nota kredytowa, mimo że kwota brutto nie będzie wartością ujemną.
Przypominamy, że dane pozycji zostały podane przez Twojego klienta i nie powinny być zmieniane. Wyjątkiem jest jedynie podanie dodatkowych informacji lub zakresu dat. Na przykład, dla pracy wykonanej pomiędzy 1 a 15 stycznia. Jeśli podajesz rabaty lub dodatkowe informacje na poziomie pozycji, najlepiej jest przestrzegać powszechnych standardów fakturowania.
Można dodawać pozycje specjalne. Pozycje specjalne nie widnieją na zamówieniu zakupu. Jeśli uważasz, że dodatkowa pozycja standardowa powinna być dodana do Twojego zamówienia zakupu, skontaktuj się z klientem. Poproś o aktualizację zamówienia zakupu i ponowne przesłanie go do Tungsten Network. Kiedy to się stanie, zamówienie zakupu pojawi się na liście oczekujących w tabeli Moje zamówienia zakupu. Jeśli potrzebujesz pomocy z aktualizacją zamówienia zakupu, wyślij zgłoszenie na stronie Pomoc i wsparcie". Tungsten Network skontaktuje się z klientem w Twoim imieniu. Zanim wyślesz fakturę lub notę kredytową, pamiętaj o dodaniu załącznika. Nie dołączaj kopii faktury. Załączniki powinny być używane tylko dla dodatkowych dokumentów niezbędnych do zatwierdzenia faktury.
W podsumowaniu faktury na dole strony znajduje się kwota netto, kwota podatku oraz kwota brutto. Jeśli w Twoim kraju podatek jest podawany na poziomie pozycji, typ i kwota podatku zostały wypełnione po zaakceptowaniu zamówienia zakupu. Jeśli w Twoim kraju podatek jest podawany tylko w podsumowaniu, podaj kwotę całkowitą faktury lub noty kredytowej. Sprawdź wszystkie dane, zanim wyślesz fakturę lub notę kredytową. Konwertowanie zamówień zakupu jest proste. Więcej informacji i filmów znajduje się w sekcji Pomoc i wsparcie.
Więcej informacji i filmów znajduje się w sekcji Pomoc i wsparcie