Opis systemu "Gospodarka materiałowa" I. Wprowadzenie

Opis systemu "Gospodarka materiałowa" I. Wprowadzenie Niniejszy system "Gospodarki materiałowej" opracowany został w firmie Usług Komputerowych "MaGaBit" prowadzonej przez Macieja Gabrysiaka Ostrołęka ul. Grota- Roweckiego 6/4. Przeznaczony jest do eksploatacji na komputerach kompatybilnych z IBM PC/XT lub AT z pamięcią operacyjną co najmniej 640 KB i wyposaŝonych w dysk twardy 20 MB (lub większy), oraz 1 lub dwa napędy dyskietek 5,25" i drukarkę z moŝliwością wydruku 132 znaki w wierszu. Pojemność dysku twardego narzuca ograniczenia na liczbę księgowanych dokumentów obrotowych. Dla większości firm małych i średnich (zatrudniających do 2000 osób) nie stanowi to problemu. System napisany został w języku Clipper. Programy systemu "Gm" projektowane były pod potrzeby dowolnego przedsiębiorstwa przemysłowego lub budowlanego w sposób umoŝliwiający dość łatwą adaptację do indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa. Funkcje wykonywane przez ten system "Gospodarki materiałowej" : 1. Ewidencja ilościowa dokumentów obrotu materiałowego na kartotekach magazynowych. 2. Prowadzenie kartoteki stanów ilościowych na poszczególnych indeksach materiałów na bieŝąco aktualizowanych po kaŝdym wprowadzonym dokumencie obrotowym. 3. Wycena dokumentów obrotowych w cenach ewidencyjnych albo średniowaŝonych. 4. Wyświetlenie lub wydruk zestawienia stanów i obrotów w dowolnym magazynie. 5. Utworzenie z dokumentów obrotowych kompletnego polecenia księgowania do systemu Finasowo-Księgowego. 6. Wyświetlenie lub wydruk zestawienia (rozdzielnika) kosztów bezpośrednich dla wewnątrzzakładowych uzgodnień. 7. Analiza przychodów z zakupu (Pz-ów) z fakturami z moŝliwością wyliczenia i księgowania odchyleń. 8. Wyświetlenie lub wydruk zestawienia zuŝycia materiałów wg wydziałów i zleceń produkcyjnych. 9. Wyświetlenie lub wydruk zestawienia pod sprawozdania G11 i G01. 10. Wyświetlenie lub wydruk róŝnic inwentaryzacyjnych (róŝnice pomiędzy wprowadzonymi stanami z Arkuszy Spisu z Natury, a stanami ewidencyjnymi). 11. Aktualizacja i wydruk kartoteki Przedmiotów Nietrwałych w UŜytkowaniu. W zaleŝności od potrzeb w uzgodnieniu z firmą "MaGaBit" istnieje moŝliwość rozszerzenia wymienionych funkcji na inne moŝliwe do uzyskania z wprowadzonych danych. System "Gospodarki materiałowej" składa się z dwóch odrębnych programów: "MP" - Materiałówka część Podstawowa i "MR" - Materiałówka Reszta. "MR" zawiera opcje rzadziej uŝywane, dlatego wyodrębniono je w celu uzyskania lepszej przejrzystości części podstawowej, oraz aby móc wykorzystać maksymalnie pamięć operacyjną komputera do manipulacji na danych. W "MR" znajduje się część instalacyjna programu, w której uŝytkownik systemu, odpowiednio do swoich potrzeb ustala parametry m.in. takie jak: dopuszczalne magazyny, jednostki miary, wyróŝniki wyodrębnionych grup materiałów. Zbiory instalacyjne moŝna dowolnie modyfikować z zaleŝności od bieŝących potrzeb (np. utworzyć nowy magazyn, nowy dokument, nową komórkę organizacyjną itp.) poprzez uruchomienie w programie "MR" procedury instalacyjnej. Maciej Gabrysiak - 1-22 września 1991

Praca w systemie " GM " polega na wybieraniu (odpowiednich do zamierzonych działań) opcji proponowanych przez poszczególne programy. Podstawą wykorzystania systemu jest umiejętność porusznia się po "oknach" proponowanych w menu. Generalną zasadą jest podświetlenie Ŝądanej opcji za pomocą klawiszy strzałek, a następnie jej uaktywnianie poprzez wciśnięcie klawisza "Enter" (lub Return - w zaleŝności od oznaczenia na klawiaturze). Wciśnięcie klawisza "Esc" powoduje powrót do menu wyŝszego poziomu lub do systemu operacyjnego DOS-u (wyjście z programu). Wyboru moŝna równieŝ dokonać w sposób uproszczony. Polega on na wciśnięciu klawisza odpowiadającego pierwszemu znakowi w nazwie Ŝądanej opcji. Ten sposób wyboru uŝytkownik zaczyna stosować samorzutnie po pewnym czasie współpracy z systemem w momencie, kiedy nie jest mu juŝ potrzebny komentarz wyjaśniający działanie danej opcji. Komentarz (skrócony opis procedury) pojawiaja się zawsze u dołu ekranu w przypadku wyboru dokonywanego przy pomocy klawiszy strzałek i potwierdzania go klawiszem "Enter" ("Return"). Uwaga: W dalszej części opisu określenia opcja i procedura uŝywane są zamiennie, podobnie jak określenia zbiór i kartoteka, albo pozycja kartoteki i rekord zbioru. Program "MP" jest gotów do pracy (menu główne) po następującym zgłoszeniu na ekranie monitora : (C) "MaGaBit" ------------------ Gospodarka materiałowa (w. 91/05) ------------------ Obroty Kartoteka Magazyn Spis Inne - ------------------------------------------------------------------------ Wyboru moŝna dokonać naciskając pierwszą literę Ŝądanej opcji, albo przez ustawienie klawiszami: -> <- i naciśnięcie "Enter" Powrót do DOS-u, oraz z podmenu do menu głównego przez klawisz "Esc" ------------------------------------------------------------------------ Działania ze zbiorami obrotowymi Przesuwając strzałkami aktualnie podświetloną opcję na dole pojawią się następujące komunikaty związane z menu głównym: Obroty -----> Działania ze zbiorami obrotowymi Kartoteka -----> Działania na kartotece indeksowo-stanowej Magazyn -----> Działania na kartotece magazynowej (M_STANY) Spis -----> Inwentaryzacja stanów magazynowych Inne -----> Pozostałe działania A oto przykładowy widok ekranu monitora z podmenu "Obroty" Maciej Gabrysiak - 2-22 września 1991

(C) "MaGaBit" ------------------ Gospodarka materiałowa (w. 91/05) ------------------ Obroty Kartoteka Magazyn Spis Inne Wprowadzanie Przeglądanie Zmiany Sprawdzanie Kopiowanie Odtwarzanie Indeksowanie Drukowanie Nowy miesiąc x Stare obr. ---------------- Wprowadzanie dokumentów obrotowych z wybranego magazynu Przesuwając strzałkami (do góry lub na dół) aktualnie podświetloną opcję na dole ekranu pojawią się następujące komunikaty związane z tym podmenu: Wprowadzanie -> Wprowadzanie dokumentów obrotowych z wybranego magazynu Przeglądanie -> Przeglądanie dokumentów obrotowych Zmiany -> Zmiany dokumentów obrotowych Sprawdzanie -> Sprawdzenie stanów aktualizowanych na bieŝąco oraz wpr.dokumen. Kopiowanie -> Kopiowanie zbioru obrotowego (M_OBROTY) na dyskietkę Odtwarzanie -> Odtwarzanie z dyskietki na dysk twardy zbioru obrot. (M_OBROTY) Indeksowanie -> Indeksowanie zbioru obrotowego (M_OBROTY) Drukowanie -> Drukowanie zbioru obrotowego M_OBROTY Nowy miesiąc -> Przygotowanie zbiorów obrotowych pod nowy miesiąc x Stare obr. -> Przeglądanie starych dokumentów obrotowych II. Instalacja Na etapie wdraŝania naleŝy zaktualizować zbiory (kartoteki) M_INSTAL.DBF, M_DOKUM.DBF, M_WYDZIA.DBF i M_DEKRET.DBF. Zbiory te słuŝą do kontrolowania poprawności wprowadzanych danych, oraz M_DEKRET dodatkowo do tworzenia zbiorów roboczych dla utworzenia polecenia księgowania do systemu Finansowo-Księgowego. II/A. Instalacja zbioru M_INSTAL W zbiorze M_INSTAL.DBF muszą się znajdować rekordy (pozycje kartoteki z symbolami i nazwami) dla wszystkich nagazynów, dla których będziemy wprowadzali dokumenty obrotowe. W zbiorze M_INSTAL znajdują się równieŝ symbole i nazwy jednostek miar dopuszczonych do uŝycia w systemie "Gm", oraz symbole dla wyróŝnienia wyodrębnionych grup materiałów. Maciej Gabrysiak - 3-22 września 1991

Zbiór M_INSTAL.DBF jest indeksowany (ułoŝony) jednostkami miary, magazynami i wyróŝnikami narastająco wg ich symboli. Zbiór indeksujący (tzn. określający kolejność dostępu do poszczególnych rekordów zbioru) nazywa się M_INSTAL.NTX Rekordy bazy danych M_INSTAL.DBF mają następującą strukturę: Zawartość pola wielkość pola ------------------------------------------------------ Ozn. co zacz 1 znak Symbol 4 znaki Nazwa 20 znaków Pole "Oznaczenie co zacz" moŝe przyjmować jedynie jedną z następujących liter: "J" - dla jednostek miary, "M" - dla magazynów, "W" - dla wyróŝników materiałów i "B" - dla bezpośrednich uŝytkowników PN (wartowników straŝy przemysłowej). Przykładowo materiały mogą być podzielone na następujące grupy (wyróŝniki materiałów w zbiorze M_INSTAL): CO_ZACZ SYMBOL NAZWA =============-========-======================== W 10 Materiały bezpośred. W 20 Materiały pomocnicze W 25 Przyprawy W 30 Paliwa stałe W 40 Paliwa płynne W 50 Materiały hutnicze W 60 Materiały budowlane W 70 Przedmioty nietrwałe W 71 Umundurowanie straŝy W 75 OdzieŜ robocza W 76 OdzieŜ ochronna W 91 Pozostałe W trakcie dopisywania nowych pozycji (rekordów) do kartoteki stanów aktualnych STAN_AKT (w sytuacji pojawienia się po raz pierwszy w firmie nowych materiałów), w odpowiedzi na pytanie o wyróŝnik materiału moŝna podać tylko jeden z symboli wcześniej zdefiniowanych w zbiorze M_INSTAL. Podobna zasada obowiązuje w odniesieniu do jednostek miar, oraz magazynów przy wprowadzaniu (lub zmianie) do zbioru M_OBROTY dokumentów obrotowych. Firma "MaGaBit" w dostarczanym systemie proponuje przyjęcie następujących symboli dla jednostek miar stosowanych w systemie "Gm": CO_ZACZ SYMBOL NAZWA =============-========-======================== J CM Centymetry J DCM Decymetry J DCM3 Decymetry sześcienne J DKG Dekagramy (1/10 Kg) J KG Kilogramy J KPL Komplety J LITR Litry J M Metry J M2 Metry kwadratowe J M3 Metry sześcienne J PARA Para (dwie sztuki) J SZT Sztuki J T Tona J T.SZ Tysiąc sztuk Maciej Gabrysiak - 4-22 września 1991

Uwaga. W symbolach "WyróŜników", jednostek miar, magazynów, oraz wydziałów i rodzajów dokumentów naleŝy zwracać uwagę aby symbole te podawać zgodnie z tym co zdefiniowano w zbiorach instalacyjnych. Podanie małej litery zamiast takiej samej, tyle Ŝe duŝej, zostanie potraktowane jako błąd, podobnie w sytuacji odwrotnej. Aktualnie ustalone w systemie "Gm" grupy materiałów (wyróŝników) moŝna obejrzeć w programie "MR" procedurą "Instalacja-Przeglądanie-3. M_INSTAL-WyróŜniki". Zapis "Instalacja-Przeglądanie-3. M_INSTAL-WyróŜniki" oznacza,ŝe po wystartowaniu programu "MR" z proponowanego menu naleŝy wybrać kolejno następujące opcje: Instalacja, Przeglądanie, 3. M_INSTAL, WyróŜniki. Wyboru moŝna dokonać naciskając kolejno znaki I, P, 3, W, albo podświetlając kolejno odpowiednią opcję za pomocą klawiszy oznaczonych strzałkami i następnie naciskając klawisz "Enter" (na niektórych klawiaturach "Return"). Oto przykładowy widok ekranu po wystartowaniu programu "MR" i wybraniu opcji "Instalacja-Przeglądanie": (C) "MaGaBit" ------------------ Gospodarka materiałowa (w. 91/04) ------------------ Zestawienia Kartoteka Instalacja RóŜne Dopisywanie Przeglądanie Zmiany Usuwanie Kopiowanie Odtwarzanie --------------- Indeksowanie 1. M_DEKRET Wyjście PRN? 2. M_WYDZIA x Parametry 3. M_INSTAL --------------- 4. M_DOKUM --------------- Przeglądanie rekordów w jednym ze zbiorów M_DEKRET, M_INSTAL, M_DOKUM, M_WYDZIA UŜytkownik systemu "Gm" moŝe dopisywać swoje nowe symbole magazynów, jednostek miary, wyróŝników materiałów poprzez procedurę "Instalacja-Dopisywanie- 3. M_INSTAL". MoŜe równieŝ zmieniać symbole lub nazwy dla pozycji juŝ istniejących w systemie poprzez opcję "Instalacja-Zmiany-3.M_INSTAL", oraz usuwać (kasować) pozycje spośród juŝ istniejących poprzez procedurę "Instalacja-Usuwanie-3.M_INSTAL". II/B. Instalacja zbioru M_DOKUM W trakcie wdraŝania systemu "Gm" musimy zdefiniować rodzaje dokumentów obrotowych stosowanych w systemie i sposób ich funkcjonowania. SłuŜy do tego kartoteka rodzajów dokumentów M_DOKUM.DBF. W zbiorze M_DOKUM.DBF muszą się znajdować rekordy (pozycje zbioru z symbolami, nazwami i oznaczeniem sposobu aktualizacji kartotek indeksowej, magazynowej i Przedmiotów Nietrwałych) dla wszystkich rodzajów dokumentów, dla których będziemy wprowadzali dokumenty obrotowe. Maciej Gabrysiak - 5-22 września 1991

Zbiór M_DOKUM.DBF jest indeksowany (ułoŝony) narastająco wg symboli dokumentów i rodzaju ruchu. Zbiór indeksujący (tzn. określający kolejność dostępu do poszczególnych rekordów zbioru) nazywa się M_DOKUM.NTX Rekordy bazy danych M_DOKUM.DBF mają następującą strukturę: Zawartość pola wielkość pola ------------------------------------------------------------------------------ 1. Symbol dokumentu 3 znaki 2. Rodzaj ruchu 1 znak 3. Nazwa 25 znaków 4. Typ rekordu 1 znak (spośród W/D/M/F) 5. Czy rozchód z kartoteki 1 znak (T/N) 6. Znak rozchodu 1 znak (+/-) 7. Czy przychód do kartoteki 1 znak (T/N) 8. Znak przychodu 1 znak (+/-) 9. Czy zuŝycie do produkcji 1 znak (T/N) 10. Znak zuŝycia 1 znak (+/-) 11. Czy zakup 1 znak (T/N) 12. Znak zakupu 1 znak (+/-) 13. Czy rozchód z kartoteki Przed.Nietr. 1 znak (T/N) 14. Znak rozchodu PN 1 znak (+/-) 15. Czy przychód do kartoteki PN 1 znak (T/N) 16. Znak przychodu PN 1 znak (+/-) 17. Czy aktualizować tylko stan z BO 1 znak (T/N) 18. Czy wyceniać wg ceny z rekordu 1 znak (T/N) ------------------------------------------------------------------------------ Razem : 44 znaki (+ jeden = 45) Pole "Rodzaj ruchu" moŝe być wykorzystane jako rozszerzenie symbolu dokumentu w przypadkach gdy, zaleŝy nam na wyodrębnieniu z danej grupy dokumentów jakiś podgrup np. w celu róŝnego zadekretowania do systemu Finansowo-Księgowego. Pole "Typ rekordu" wykorzystywane jest w systemie między innymi do określenia w trakcie wprowadzania dokumentów obrotowych jakie pola udostępniać do wypełniania np.: - "Typ rekordu" = "W" to wypełniane są pola w zbiorze obrotowym (M_OBROTY): Wydział i stanowisko kosztów pobierającego - "Typ rekordu" = "D" to symbol dostawcy/odbiorcy, nr faktury i cena zakupu lub sprzedaŝy materiału - "Typ rekordu" = "M" słuŝy dla przesunięć międzymagazynowych (wypełniane pole drugiego magazynu) - "Typ rekordu" = "F" - dla faktur (wypełniane pole wartości). Gdy rodzaj dokumentu który pole "Czy aktualizować tylko stan z BO" ma ustawione na "T", to w trakcie aktualizacji kartoteki indeksowej do sprawozdań (M_INDE) takim dokumentem, zmieniany jest jedynie stan końcowy i stan początkowy z BO zgodnie z pozostałymi wartościami pól. Nie zmieniane są w takim wypadku pola M_INDE: Rozchód, Przychód, Zakup i ZuŜycie. Gdy pole "Czy wyceniać wg ceny z rekordu" ustawione jest na "T", to dla wszystkich indeksów, które w polu "Rodzaj ceny" w kartotece indeksowej STAN_AKT mają "S" (wycena wg ceny średniowaŝonej), dokumenty obrotowe wyceniane będą według ceny wprowadzanej w rekordzie. Firma "MaGaBit" w dostarczanym systemie proponuje przyjęcie następujących symboli dla rodzajów dokumentów stosowanych w systemie "Gm": Maciej Gabrysiak - 6-22 września 1991

Symbol Rodzaj Typ Czy Czy Czy dokumentu ruchu Nazwa rekordu rozchód przychód zakup itd ==========-=======-===========================-=======-=======-========-=====-=== BO Bilans Otwarcia. Przychód D F T F BOP B.O.Przychód Przedm.Nietr. D F F F BOP 5 B.O.Przychód PN umarz.50% D F F F FF Faktura za materiały F F F F FF D Faktura za mat. w drodze F F F F FF R Faktury za regeneracje F F F F LN Likwidacja PN w UŜytkow. W F F F LN 5 Likwidacja PN umorz.w 50% W F F F MM Przesun.między magazynowe M T T F MM P MM - Programowy Przychód M F T F MM R MM - Programowy Rozchód M T F F OD P Odchylenia od cen Przych. F F F F OD R Odchylenia od cen Rozchód F F F F ODF Róznica PZ-u z fakturą F F F F ODF R Odchylenia na regeneracji F F F F ODW Odchyl.wart.dla ilości=0 F F F F PO Przychód Odpadu W F T F PW Przychód Wewnęt.z produk. W F T F PWI Przychód - nadwyŝka inwen W F T F PZ Przychód z Zewnątrz D F T T PZ R Przychód z regeneracji D F T T RW Rozchód Wewnętrzny mater. W T F F RWI Rozchód ubytek inwentar. W T F F RWP Rozchód Wewn.Przed.Nietr. W T F F RWP 5 RW PNU umarzane w 50% W T F F WZ Wydanie na Zewnątrz D T F F WZ R Wydanie do regeneracji D T F F ZCE Przeszacowanie wart.stanu F F F F ZW Zwrot Wewnęt. z produkcji W T - F F Uwagi: 1. "F" (Fałsz) w odpowiedzi na pytanie czy rozchód, przychód, itd. oznacza to samo co "N" (Nie). 2. Symbole dokumentów "MM", "OD", "ODF" i "ODW" są zarezerwowane przez firmę "MaGaBit" dla realizacji pewnych celów i nie moŝna ich zmieniać. a). "MM" przyjęto dla realizacji przesunięć miedzymagazynowych. Program "MP" w procedurze "Magazyn-Aktualizacja s." z dokumentów o symbolu "MM" tworzy dwa rekordy jeden z rodzajem ruchu "R" dla pierwszego magazynu i drugi z rodzajem ruchu "P" dla drugiego magazynu. b). "OD" zarezerwowano dla dokumentów generowanych przez program "MP" w procedurze "Magazyn-Aktualizacja s.", gdy stosujemy ceny średniowaŝone. W trakcie wyceny kaŝdego dokumentu obrotowego wartość jest zaokrąglana do pełnych złotych, a wartości zaokrągleń są zbierane na magazyn oddzielnie dla przychodów (rodzaj ruchu "P") i oddzielnie dla rozchodów (rodzaj ruchu "R"). c). Rekordy o symbolu dokumentu "ODF" mogą być generowane przez program "MP" w opcji "Inne-Utworzenie" dla róŝnic pomiędzy "Pz-ami" a fakturami. Rekordy z róŝnicami tworzone są tylko wtedy, gdy na dany nr Pz-tu w ramach magazynu występuje jednocześnie faktura i "Pz", oraz gdy firma "MaGaBit" skonfigurowała system w sposób umoŝliwiający tworzenie rekordów "ODF". Chodzi między innymi o symbole dokumentów przyjęte dla oznaczenia faktur i "Pz-tów". Dla prawidłowego naliczania róŝnic pomiedzy fakturami i "Pz-ami" symbole tych dokumentów naleŝy uzgodnić z firmą "MaGaBit". Rodzaj ruchu w dokumentach "ODF" jest wypełniany z "Pz-tów". Maciej Gabrysiak - 7-22 września 1991

d). W kartotece stanów magazynach M_STANY, przy stosowaniu cen średniowaŝonych, moŝe się zdaŝyć taka sytuacja, Ŝe przy stanie ilościowym równym zeru, stan wartościowy jest niezerowy. W takich przypadkach generowany jest programowo dokument o symbolu "ODW" z wartością przejętą ze stanu kartotekowego, a stan w M_STANY i M_INDE jest odpowiednio korygowany. Przypadki takie mogą powstać jako konsekwencja stosowania zaokrągleń wartości wycenianych obrotów do pełnych złotych, albo z przesunięć międzymagazynowych w sytuacji istnienia róŝnych cen średniowaŝonych w poszczególnych magazynach. II/C. Instalacja zbioru M WYDZIA W trakcie wdraŝania systemu "Gm" musimy takŝe zdefiniować symbole wydziałów i stanowisk kosztów pobierających materiały z magazynów. SłuŜy do tego kartoteka M_WYDZIA.DBF. W zbiorze M_WYDZIA.DBF muszą się znajdować rekordy (pozycje zbioru z symbolami i nazwami) dla wszystkich wydziałów (i stanowisk kosztów) pobierających, dla których będziemy wprowadzali dokumenty obrotowe. Zbiór M_WYDZIA.DBF jest indeksowany (ułoŝony) narastająco wg symboli wydziałów i stanowisk kosztów. Zbiór indeksujący (tzn. określający kolejność dostępu do poszczególnych rekordów zbioru) nazywa się M_WYDZIA.NTX Rekordy bazy danych M_WYDZIA.DBF mają następującą strukturę: Zawartość pola wielkość pola -------------------------------------------------------- 1. Symbol wydziału 3 znaki 2. Stanowisko kosztów 2 znak 3. Nazwa 25 znaków II/D. Instalacja zbioru M DEKRET W trakcie wdraŝania systemu "Gm" musimy takŝe zdefiniować kartotekę M_DEKRET.DBF. W zbiorze M_DEKRET.DBF muszą się znajdować rekordy z kombinacją magazynów, symboli dokumentów wraz z rodzajem ruchu, wydziałów i stanowisk kosztów, oraz wyróŝników materiałów, dla których chcemy wprowadzać dokumenty obrotowe. Zbiór M_DEKRET wykorzystywany jest w trakcie wprowadzania lub zmiany dokumentów obrotowych do bieŝącej kontroli poprawności wprowadzanych symboli. Istnieje moŝliwość aktualizacji M_DEKRET (dopisywania nowych pozycji) bezpośrednio w trakcie wprowadzania/zmiany obrotów. W programie "MP" w procedurze "Obroty-Wprowadanie" lub "Obroty-Zmiany", jeśli pojawi się nowa kombinacja: magazynów, symboli dokumentów wraz z rodzajem ruchu, wydziałów z stanowiskiem kosztów, to program pyta czy chcemy dopisać nowy rekord do M_DEKRET, czy teŝ chcemy przejrzeć istniejące pozycje lub poprawić błędnie wprowadzone dane. Dopisanie nowego rekordu do zbioru M_DEKRET jest moŝliwe, gdy podane magazyny znajdują się w M_INSTAL, podane symbole dokumentu mieszczą się w M_DOKUM, oraz wprowadzane wydziały wraz z stanowiskiem kosztów wchodzą w skład M_WYDZIA, w przeciwnym wypadku trzeba najpierw uzupełnić odpowiedni zbiór (M_INSTAL, M_DOKUM lub M_WYDZIA). Maciej Gabrysiak - 8-22 września 1991

Firma "MaGaBit" zaleca tworzenie zbioru M_DEKRET w sposób półautomatyczny (opisany wyŝej) jako nie zaśmiecający kartoteki M_DEKRET rekordami zbędnymi. W takim wypadku przed tworzeniem zbiorów do polecenia księgowania trzeba poprzez program "MR" opcja "Instalacja-Zmiany-1.M_DEKRET" uzupełnić symbole kont księgowych. Zbiór M_DEKRET.DBF jest indeksowany (ułoŝony) narastająco wg magazynów, symboli dokumentów, rodzaju ruchu, wydziałów i stanowisk kosztów, oraz wyróŝników materiałów. Zbiór indeksujący (tzn. określający kolejność dostępu do poszczególnych rekordów zbioru) nazywa się M_DEKRET.NTX Rekordy bazy danych M_DEKRET.DBF mają następującą strukturę: Zawartość pola wielkość pola -------------------------------------------------------------------- 1. Magazyn 3 znaki 2. Symbol dokumentu 3 znaki 3. Rodzaj ruchu 1 znak 4. Symbol wydziału 3 znaki 5. Stanowisko kosztów 2 znaki 6. Wyróznik materiału 3 znaki 7. Konto 1 Wn 9 znaków 8. Znak konta 1 Wn 1 znak (+/-) 9. Konto 1 Ma 9 znaków 10. Znak konta 1 Ma 1 znak (+/-) 11. Konto 2 Wn 9 znaków 12. Znak konta 2 Wn 1 znak (+/-) 13. Konto 2 Ma 9 znaków 14. Znak konta 2 Ma 1 znak (+/-) 15. Konto 3 Wn 9 znaków 16. Znak konta 3 Wn 1 znak (+/-) 17. Konto 3 Ma 9 znaków 18. Znak konta 3 Ma 1 znak (+/-) -------------------------------------------------------------------- Razem : 75 znaków (+ jeden bajt = 76) Uwagi: 1. W trakcie tworzenia zbiorów roboczych do polecenia księgowania, program "MP" procedura "Inne-Utworzenie" sprawdza kaŝdy rekord obrotowy konfrontując z M_DEKRET i między innymi kontroluje czy taki dokument jest "parzystą" ilość razy dekretowany. W sytuacji, gdy dany rekord chcemy zadekretować tylko jednostronnie np. "MM" "Przychód" lub "MM" "Rozchód", to w takim przypadku naleŝy jako konto przeciwstawne podać konto mające jako pierwsze trzy cyfry "000". NaleŜy tylko w takim wypadku zwracać uwagę, aby z innego rekordu zadekretować drugą stronę właściwie, bo moŝe to prowadzić do niebilansującego się polecenia księgowania. Inaczej mówiąc w sytuacji niebilansującego się Polecenia Księgowania błędu naleŝy szukać w dekretowaniu tych pozycji w których wystąpiło konto z trzema zerami na początku. 2. Dokumenty "MM" rodzaj ruchu " " moŝna nie dekretować, z uwagi na to, Ŝe w momencie tworzenia zbiorów M_ROZDZI i M_KONTA (dla PK) nie występują juŝ takie dokumenty, bo zostały zastąpione dwoma rekordami ("P"-rzychód i "R"-ozchód). 3. W symbolu konta na czwartym lub piątym miejscu moŝna podać znak "_" (podkreślenie), wtedy w trakcie tworzenia zbioru M_ROZDZI w symbol konta w miejsce wystąpienia znaku "_" zostanie wpisany symbol Dostawcy/Odbiorcy z rekordu obrotowego. 4. W trakcie wprowadzania (lub zmian) kont księgowych do zbioru M_DEKRET mo- Ŝna się posługiwać klawiszami funkcyjnymi F5 do F10 w celu skopiowania ostatnio wprowadzonego konta, odpowiednio "konto1 Wn" do "konto3 Ma" (klawisz F1 ściągawka). Maciej Gabrysiak - 9-22 września 1991

III. Zakładanie kartoteki indeksowej i stanowej, oraz wprowadzanie obrotów Po przygotowaniu zbiorów instalacyjnych (omówionych w rozdziale II) moŝemy przystąpić do wprowadzania Bilansu Otwarcia. BO wprowadzamy w sposób identyczny jak pozostałe dokumenty obrotowe, wykorzystując do tego specjalnie przygotowany dokument o symbolu "BO". Robimy to w programie "MP" procedurą "Obroty-Wprowadzanie". Dokument "BO" ma strukturę wprowadzanych danych podobną do dokumentu o symbolu "Pz" w celu umoŝliwienia wyliczenia początkowych cen średniowaŝonych w poszczególnych magazynach i ogółem w całej firmie. Wprowadzamy symbol indeksu materiału, ilość i cenę jednostkową. W przypadku występowania tego samego indeksu w magazynie z róŝnymi cenami (lub w innym magazynie), przy stosowaniu ceny średniowaŝonej nie będzie to miało znaczenia. Program w procedurze wyceny ("Magazyn - Aktualizacja s.") wyliczy stosowną cenę średniowaŝoną w poszczególnych magazynach i łącznie dla całej firmy. Przy stosowaniu cen ewidencyjnych nie moŝna wprowadzać pod ten sam indeks materiałowy asortymentów, które w róŝnych magazynach mają róŝne ceny. Dodatkowo, poniewaŝ przy stosowaniu cen ewidencyjnych wycena będzie na podstawie ceny kartotekowej, to nie ma znaczenia cena wprowadzona w rekordzie obrotowym np. w "Pz". W trakcie wprowadzanie obrotów (lub zmiany takŝe "BO"), w sytuacji pojawienia się danego indeksu materiałowego po raz pierwszy w systemie, program pyta uŝytkownika czy chce dopisać nowy indeks do kartoteki indeksowej STAN_AKT, czy teŝ chce przejrzeć juŝ istniejące, albo poprawić błędnie wprowadzony symbol indeksu. Po odpowiedzi, Ŝe chcemy dopisać nowy indeks do kartoteki STAN_AKT, program poprosi o wprowadzenie danych dotyczących nowego indeksu takich jak: nazwa,rodzaj ceny, cena, wyróŝnik grupy materiałów i jednostka miary. W odpowiedzi na rodzaj ceny moŝemy podać "E" dla cen ewidencyjnych albo "S", gdy dany materiał ma być wyceniany w systemie według cen średniowaŝonych. W przypadku cen średniowaŝonych wprowadzona cena w trakcie dopisywania indeksu do STAN_AKT ma znaczenie drugorzędne, poniewaŝ cena i tak będzie wyliczana z zakupionych po bieŝących cenach materiałach. Cena będzie miała znaczenie, gdy nie wystąpią w miesiącu dopisania przychody z zakupu. Poprawność wyróŝnika i jednostki miary zostanie sprawdzona na podstawie aktualnego zbioru M_INSTAL. W trakcie wprowadzanie obrotów (lub zmiany), w sytuacji, gdy istnieje juŝ dany indeks w systemie wyświetlana jest jego nazwa, dotychczasowy stan ilościowy w całej firmie, jednostka miary i cena. Po wprowadzeniu danego dokumentu, stan ilościowy w kartotece STAN_AKT.DBF jest natychmiast aktualizowany zgodnie z oznaczeniem dokumentu zawartym w zbiorze M_DOKUM. Kartoteka STAN_AKT.DBF jest indeksowana wg indeksu i ma następującą strukturę: Zawartość pola wielkość pola --------------------------------------------------------------------- 1. Indeks materiału 12 znaków 2. Wyróznik materiału 3 znaki 3. Cena ewidencyjna/średniowaŝona 11 bajtów postaci 99999999.99 4. Stan ilościowy 11 bajtów postaci 9999999.999 5. Nazwa materiału 20 znaków 6. Rodzaj ceny 1 znak (tylko "E" albo "S") 7. Jednostka miary 4 znaki --------------------------------------------------------------------- Razem : 62 bajtów (+ jeden bajt = 63) Maciej Gabrysiak - 10-22 września 1991

Oto widok ekranu po wystartowaniu programu "MP" i wybraniu opcji "Obroty - Sprawdzanie": (C) "MaGaBit" ------------------ Gospodarka materiałowa (w. 91/05) ------------------ Obroty Kartoteka Magazyn Spis Inne Wprowadzanie Przeglądanie Zmiany Sprawdzanie Kopiowanie ------------------------------------ Odtwarzanie - Stanów bieŝąco aktualizowanych - Indeksowanie - Brakujących numerów dokumentów - Drukowanie ------------------------------------ Nowy miesiąc x Stare obr. ---------------- Sprawdzenie zgodności stanów aktualizowanych na bieŝąco Wprowadzone obroty moŝemy przeglądać w opcji "Obroty-Przeglądanie" według jednego z trzech układów: wg magazynów, symboli dokumentów i nr dokumentów, albo wg indeksów, magazynów i symboli dokumentów, albo wg magazynu, indeksu i symboli dokumentów. Uporządkowanie to zapewniają zbiory indeksowe odpowiednio: M_OBROTY.NTX, M_OBR_IS.NTX i M_OBR_MI.NTX. W trakcie przeglądania obrotów widzimy równieŝ aktualne dla całej firmy stany ilościowe na poszczególnych indeksach. Po wprowadzeniu wszystkich dokumentów za dany okres rozliczeniowy aktualizujemy w procedurze "Magazyn-Aktualizacja s." kartotekę stanów (M_STANY.DBF) na poszczególnych magazynach i kartotekę indeksową (M_INDE.DBF) dla sporządzenia sprawozdań G11 i G01. Aby następnie móc wprowadzać dokumenty następnego okresu rozliczeniowego musimy wykonać opcję "Obroty-Nowy miesiąc" zerującą dotychczasowe obroty. W trakcie wykonywania procedury "Obroty-Nowy miesiąc" moŝemy skopiować (o ile się zmieszczą) dotychczasowe obroty wraz z aktualną kartoteką STAN_AKT na dyskietkę lub na twardy dysk pod nazwą związaną z miesiącem, którego obroty dotyczą. Tak utworzoną kopię obrotów moŝemy przeglądać w procedurze "Obroty-x Stare obr." w uporządkowaniu takim jak w procedurze "Obroty-Przeglądanie". Uwaga. JeŜeli w trakcie wprowadzania obrotów nastąpi awaria napięcia zasilania to nie są pewne stany w kartotece STAN_AKT. NaleŜy wtedy wykonać na wszelki wypadek procedurę "Obroty-Indeksowanie", oraz procedurę "Obroty-Sprawdzanie-Stanów bieŝąco aktualizowanych", która sprawdza i umoŝliwia skorygowanie stanów bieŝących na podstawie aktualnego zbioru obrotowego i kartoteki M_INDE. Obroty wprowadzamy do bazy danych M_OBROTY.DBF o następującej strukturze: Maciej Gabrysiak - 11-22 września 1991

Zawartość pola wielkość pola -------------------------------------------------------------------- 1. Magazyn 3 znaki 2. Indeks materiału 12 znaków 3. Wyróznik materiału 3 znaki 4. Symbol dokumentu 3 znaki 5. Rodzaj ruchu 1 znak 6. Nr dokumentu 5 cyfr 7. Nr pozycji 2 cyfry 8. Nr faktury albo nr zlecenia 8 cyfr 9. Dostawca albo odbiorca 5 cyfr 10. Wydział albo drugi magazyn 3 znaki 11. Stanowisko kosztów 2 znaki 12. Data (RR.MM.DD) 8 bajtów typu data 13. Ilość 10 bajtów postaci 999999.999 14. Cena zakupu 8 cyfr 15. Wartość 14 bajtów (99999999999.99) -------------------------------------------------------------------- Razem : 87 bajtów (+ jeden bajt = 88) WyróŜnik materiału w zbiorze M_OBROTY jest przepisywany z kartoteki STAN_AKT. Indeks materiałowy moŝe być maksymalnie 12 cyfrowy. Faktyczną długość i format wprowadzanego (wyświetlanego lub drukowanego) indeksu ustala firma "MaGaBit" w porozumieniu z uŝytkownikiem dość dowolnie. Jak juŝ było wspomniane przy instalacji zbioru M_DOKUM procedura wprowadzająca udostępnia do wypełnienia róŝne pola zbioru M_OBROTY, w zaleŝności od wartości pola "typ rekordu" (zbioru M_DOKUM). Cena jest dostępna, o ile pole "czy wyceniać wg ceny z rekordu" jest ustawione na "Tak". Uwagi: 1. W celu ułatwienia sobie pracy przy wprowadzaniu faktur z zakupu i "Pz"-ów naleŝy najpierw wprowadzać "Pz", a potem fakturę, kopiując nr faktury i symbol dostawcy. 2. Poprzez naciśnięcie klawisza "F2" moŝna skopiować indeks do bieŝącej pozycji w dokumencie (z ostatnio wprowadzanego). 3. Klawiszem "F3" moŝna skopiować do bieŝąco wprowadzanej nazwy materiału, ostatnio wprowadzaną nazwę. 4. Klawiszem "F1" moŝna wyświetlić na ekranie ściągawkę z klawiszy funkcyjnych i niektórych klawiszy kontrolnych. W procedurze "Obroty-Sprawdzane-Brakujących nr dokumentów" moŝna wyświetlić i wydrukować (patrz wydruk "Gm-0") zestawienie kompletności wprowadzonych dokumentów w ramach magazynu i poszczególnych typów dokumentów, oraz zestawienie dokumentów wielopozycyjnych i zdublowanych. W zestawieniach tych chodzi o to, Ŝeby wiedzieć jakie numery dokumentów zostały wprowadzone, jakich brak, oraz dla dokumentów wielopozycyjnych jaki jest ostatni nr pozycji, a takŝe czy występują nr dokumentów zdublowane. W normalnych warunkach wprowadzania dokumentów poprzez omówioną procedurę wprowadzania, dokumentów zdublowanych nie powino być wcale, poniewaŝ program przy wprowadzaniu sprawdza czy dany dokument o konkretnym numerze juŝ istnieje i wyświetla wtedy stosowny komunikat. Po uzgodnieniu z firmą "MaGaBit" moŝliwe jest wprowadzanie dokumentów poza systemem i następnie ich dołączenie do systemu "Gm", co moŝe doprowadzić do dokumentów o powtrzających się numerach. W procedurze "Obroty-Sprawdzane-Brakujących nr dokumentów" sygnalizowane są równieŝ indeksy materiałów, które w kartotece STAN_AKT mają stany ujemne. Maciej Gabrysiak - 12-22 września 1991

W opcji "Obroty-Drukowanie" moŝna wydrukować wprowadzone dokumenty - patrz tabulogram "Gm-9 Obroty wg magazynu i symbolu dokumentu...". III/A. Aktualizacja kartoteki indeksowej M INDE i stanowej M STANY obrotami Aktualizacji kartoteki M_INDE.DBF i kartoteki stanów w poszczególnych magazynach M_STANY.DBF dokonujemy w procedurze "Magazyn-Aktualizacja s." w trybie "wsadowym",tzn. w momencie realizacji tej procedury. Natomiast w zbiorze STAN_AKT stan ilościowy w całym zakładzie jest uaktualniany na bieŝąco po kaŝdym wprowadzonym rekordzie. Oto przykładowy widok ekranu po wystartowaniu programu "MP" i wybraniu opcji "Magazyn": (C) "MaGaBit" ------------------ Gospodarka materiałowa (w. 91/05) ------------------ Obroty Kartoteka Magazyn Spis Inne Stany w M_STANY Przeglądanie Zestawienia Aktualizacja s. Kopiowanie Odtwarzanie Indeksowanie ------------------- Aktualizacja stanów magazynowych obrotami Procedura "Magazyn-Aktualizacja s." ma trzy przebiegi. W pierwszym przebiegu na podstawie zbioru M_OBROTY wyceniane są rekordy obrotowe (Cena * Ilość) zale- Ŝnie od wartości pola (ze zbioru M_DOKUM) "Czy wyceniać wg ceny z rekordu", oraz sumowane są ilości i wartości (wycenione przychody - rozchody) na magazyn, indeks i sumy te zapisywane w kartotece M_STANY (dla potrzeb wyliczenia ceny średniowa- Ŝonej w magazynie). Chodzi tu głównie o wycenę zakupu i ewentualnie sprzedaŝy na zewnątrz, dlatego dalej ta wyceniona róŝnica przychodów i rozchodów zwana będzie dla potrzeb ceny średniowaŝonej ilością i wartością zakupu. Cena zaleŝnie od ustawienia pola "Rodzaj ceny" (ze zbioru STAN_AKT) jest brana z rekordu obrotowego, gdy "Rodzaj ceny"="s" (średniowaŝona), albo z kartoteki M_INDE lub STAN_AKT, gdy "Rodzaj ceny"="e" (ewidencyjna), wtedy cena zakupu w rekordzie obrotowym nie ma znaczenia. W przebiegu pierwszym wyliczana jest cena średniowaŝona dla całego zakładu i taka cena wpisywana jest do STAN_AKT, oczywiście tylko wtedy, gdy Rodzaj ceny="s" W przebiegu drugim aktualizowana jest kartoteka M_STANY przychodami z dokumentów "MM" (przesunięć miedzymagazynowych) wg cen średniowaŝonych dla magazynu rozchodowego. Na podstawie nasumowanych ilości i wartości zakupu z przebiegu pierwszego, Maciej Gabrysiak - 13-22 września 1991

oraz zaktualizowanych stanów przychodami z "MM", w przebiegu trzecim wyceniane są pozostałe obroty i aktualizowane odpowiednie pola w kartotekach M_STANY i M_INDE. Wycena następuje po cenie z kartoteki M_INDE, gdy "Rodzaj ceny" = "E", albo po wyliczonej cenie średniowaŝonej w danym magazynie. Cena średniowaŝona dla indeksu w magazynie liczona jest następująco: 1. Suma wartości = Wartość zakupu + Wartość stanu dotychczasowego 2. Suma ilości = Ilość zakupu + Stan dotychczasowy ilość 3. Cena = Suma wartości / Sumę ilości gdzie, sumy ilości i wartości dotyczą wybranego indeksu w danym magazynie. Podobnie, tyle Ŝe, ilości i wartości liczone są dla całego indeksu niezale- Ŝnie od magazynu, wyliczana jest cena średniowaŝona w firmie. Cena ta wpisywana jest do kartoteki STAN_AKT. Poprzednia cena średniowaŝona przepisana jest do pola "Cena poprzednia" zbioru M_INDE. KaŜdy wyceniany rekord obrotowy jest zaokrąglany do pełnych złotych, a zaokrąglenia są zbierane na magazyn oddzielnie dla przychodów i oddzielnie dla rozchodów, oraz zapisywane w zbiorze M_OB_STA.DBF pod symbolami dokumentów odpowiednio "OD P" i "OD R". Do zbioru M_OB_STA (o strukturze takiej samej jak M_OBROTY) przepisywane są wycenione obroty ze zbioru M_OBROTY, z tym Ŝe, dokumenty typu MM rozbijane są na dwa rekordy, jeden typu "MM R", a drugi "MM P". Zbiór M_OB_STA indeksowany jest według magazynów, indeksów, symboli dokumentów, rodzaju ruchu i nr dokumentu (zbiór M_OB_STA.NTX). W trakcie wykonywania procedury "Magazyn-Aktualizacja" drukowany jest wydruk kontrolny "Gm-1" z danymi o obrotach i kartotekach wejściowych i wyjściowych,oraz drukowane są rekordy obrotowe,które wyceniane są wg ceny = 0. Na wydruku "Gm-1" drukowane są takŝe symbole magazynów i indeksów dla których cena lub stan są ujemne. W przypadkach stanów a zwłaszcza cen ujemnych naleŝy wyjaśnić powody błędów, poprawić obroty, odtworzyć kartoteki M_STANY i M_INDE z kopi zapasowej, a następnie ponownie zaktualizować kartoteki. Jeśli wyliczona "Cena średniowaŝona" jest ujemna, to cena wg której wyceniane są obroty przyjmowana jest z M_INDE z pola "Cena poprzednia". Wyliczona cena średniowaŝona moŝe powstać ujemna w następującym przypadku stan na początek miesiąca na jakimś indeksie wynosi np. -10 sztuk o wartości -2000 zł, a zakup w miesiącu wynosi 20 sztuk o wartości 1000 zł, wtedy stan końcowy będzie +10 sztuk o wartości -1000 zł. Dla stanów ilościowych w M_STANY = 0, dla których wartość stanu końcowego jest niezerowa,tworzony jest rekord obrotowy o symbolu dokumentu "ODW" z tą wartością. Jednocześnie korygowana jest wartość przychodów i wartość stanu w M_INDE, a w M_STANY wartość stanu jest zerowana. Uwagi. 1. Z polem ze zbioru M_DOKUM "Typ rekordu" = "M" związany jest wyłącznie dokument o symbolu "MM", który program zastępuje w zbiorze M_OB_STA dwoma rekodami "MM P" przychód i "MM R" rozchód. Nie przestrzeganie tego moŝe prowadzić do błędnego działania procedury aktualizacji kartotek obrotami 2. W przypadku stosowania cen ewidencyjnych, aby uniknąć niespodzianek, gdy zmieniamy cenę w M_INDE (dla cen ewidencyjnych cena główna), naleŝy równieŝ zmienić cenę w STAN_AKT. 3. Pole "Data ostatniego zuŝycia" z kartoteki M_INDE jest aktualizowane oprócz daty zuŝycia równieŝ datą z przychodów z zakupu ("Pz") w sytuacji otwierania nowej pozycji kartoteki M_INDE, albo gdy stan na koniec poprzedniego miesiąca był zerowy. Maciej Gabrysiak - 14-22 września 1991

Kartoteka M_STANY.DBF jest indeksowana wg magazynu i indeksu materiałowego i ma następującą strukturę: Zawartość pola wielkość pola -------------------------------------------------------------------------- 1. Magazyn 3 znaki 2. Indeks materiału 12 znaków 3. Stan ilość 11 bajtów postaci 9999999.999 4. Stan wartość 14 bajtów (99999999999.99) 5. Data inwentaryzacji (RR.MM.DD) 8 bajtów typu data 6. Stan z inwentaryzacji (ilość) 11 bajtów (9999999.999) 7. Ilość (zakupu - sprzedaŝ) mies. 11 bajtów postaci 9999999.999 8. Wartość (zakupu - sp.) miesięcznie 14 bajtów (99999999999.99) 9. Stan na początek miesiąca ilość 11 bajtów postaci 9999999.999 10. Stan na początek miesiąca wartość 14 bajtów (99999999999.99) -------------------------------------------------------------------------- Razem : 109 bajtów (+ jeden bajt = 110) W opcji "Magazyn-Zestawienia" moŝemy wydrukować zestawienie obrotów i stanów w poszczególnych magazynach, poczynając od wybranego indeksu w magazynie do ustalonego magazynu i indeksu końcowego (patrz wydruk "Gm-8"). Potwierdzając np klawiszem "PgDn" proponowany magazyn i indeks początkowy oraz końcowy wydrukujemy obroty z wszystkich magazynów. W zaleŝności od odpowiedzi na pytanie "Czy wydruk tylko stanów na których były obroty (Nie - wszystkich)?", drukowane będą tylko stany na których były obroty (bez pozycji kartoteki M_STANY na których ostatnio nie było ruchu), albo wszystkie stany. Obroty brane są ze zbioru M_OB_STA. W procedurze "Magazyn-Przeglądanie" moŝna przeglądać obroty ze zbioru M_OB_STA wraz ze stanami z kartoteki M_STANY, a w opcji "Magazyn-Stany" moŝna wyświetlić lub wydrukować same stany magazynowe z kartoteki M_STANY poczynając od wybranego magazynu i indeksu (patrz wydruk "Gm-5"). W czasie wyświetlania zbioru M_STANY moŝliwe jest skasowanie rekordu z zerowym stanem. III/B. Przeglądanie kartoteki indeksowej STAN AKT lub M INDE Aktualną kartotekę M_INDE.DBF moŝna przeglądać programem "MP" w procedurze "Kartoteka-Przeglądanie", a zbiór STAN_AKT.DBF w opcji "Kartoteka-Stany akt.". Zmiany w kartotece STAN_AKT moŝna dokonać w procedurze "Kartoteka-Zmiany-1. Kartot. STAN_AKT". Zmieniać moŝna nazwę asortymentu, wyróŝnik materiału, rodzaj ceny i cenę, jednostkę miary i po podaniu hasła równieŝ aktualny stan ilościowy. Zmiana stanu chroniona jest hasłem, poniewaŝ ewentualne błędy w stanach nale- Ŝy korygować poprzez wystawianie dokumentów stornujących. Poza tym zmiana stanu bezpośrednio moŝe doprowadzić do niezgodności pomiędzy STAN_AKT, M_INDE, a M_STANY. RównieŜ z tych względów jakiekolwiek bezpośrednie zmiany w kartotece M_INDE są chronione hasłem. A oto przykładowy widok ekranu po wystartowaniu programu "MP" i wybraniu opcji "Kartoteka": Maciej Gabrysiak - 15-22 września 1991

(C) "MaGaBit" ------------------ Gospodarka materiałowa (w. 91/05) ------------------ Obroty Kartoteka Magazyn Spis Inne Stany akt. Przeglądanie Zmiany Usunięcie Formularze Kopiowanie Odtwarzanie ------------------------- Indeksowanie - 1. Kartot. STAN_AKT - ---------------- 2. Kartoteka M_INDE - ------------------------- Kopiowanie kartoteki indeksowej STAN_AKT na dyskietkę Usuwanie rekordów ze zbioru STAN_AKT jest moŝliwe w procedurze "Kartoteka- Usunięcie-1.Kartot. STAN_AKT" tylko dla pozycji w kartotece, które mają stan ilościowy równy zeru. Podobna zasada obowiązuje przy usuwaniu rekordów z M_INDE, z tym Ŝe, dodatkowo równe zeru muszą być równieŝ ilości i wartości przychodów, rozchodów, stanu na początek roku itd. Kartoteka M_INDE.DBF jest indeksowana wg indeksu i ma następującą strukturę: Zawartość pola wielkość pola -------------------------------------------------------------------------- 1. Indeks materiału 12 znaków 2. Stan z BO (początkowy) ilość 11 bajtów postaci 9999999.999 3. Stan na początek roku wartość 14 bajtów (99999999999.99) 4. Przychody ilość 11 bajtów postaci 9999999.999 5. Przychody wartość 14 bajtów (99999999999.99) 6. Rozchody ilość 11 bajtów postaci 9999999.999 7. Rozchody wartość 14 bajtów (99999999999.99) 8. ZuŜycie do produkcji ilość 11 bajtów postaci 9999999.999 9. ZuŜycie wartość 14 bajtów (99999999999.99) 10. Zakup ilość 11 bajtów postaci 9999999.999 11. Zakup wartość 14 bajtów (99999999999.99) 12. Stan końcowy ilość 11 bajtów postaci 9999999.999 13. Stan końcowy wartość 14 bajtów (99999999999.99) 14. Cena poprzednia (lub ewidencyjna) 11 bajtów (99999999.99) 15. Data ostatniego zuŝycia (RR.MM.DD) 8 bajtów typu data 16. Stan na początek miesiąca ilość 11 bajtów postaci 9999999.999 17. Stan na początek miesiąca wartość 14 bajtów (99999999999.99) -------------------------------------------------------------------------- Razem : 206 bajtów (+ jeden bajt = 207) Kartoteka M_INDE uŝywana jest do sporządzania sprawozdań, oraz w procedurze "Obroty-Sprawdzanie-Stanów bieŝąco aktualizowanych" do porównania i ewentualnie skorygowania zbioru STAN_AKT aktualizowanego na bieŝąco i związku z tym naraŝonego na niebezpieczeństwo utraty danych w wyniku awarii zasilania. Maciej Gabrysiak - 16-22 września 1991

Opcja "Kartoteka-Formularze" obecnie jest niezrealizowana. Planowana była do wydruku formularzy pomocnych przy wprowadzaniu Bilansu Otwarcia. Wydaje się jednak, Ŝe BO moŝna wprowadzać bezpośrednio z dotychczasowych tradycyjnych kartotek. IV. Tworzenie polecenia księgowania do systemu Finansowo-Księgowego Tworzenie polecenia księgowania do FK trzeba rozpocząć od utworzenia dwóch roboczych zbiorów M_ROZDZI.DBF i M_KONTA.DBF wykorzystywanych następnie do utworzenia zbioru FKOBROTY.DBF będącego gotowym poleceniem do dołączenia do systemu Finansowo-Księgowego. Tworzenie zbiorów wykonujemy procedurą "Inne-Utworzenie". W czasie aktualizacji kartotek M_STANY i M_INDE powstaje zbiór obrotów wycenionych M_OB_STA. Na podstawie zbioru M_OB_STA oraz kartoteki M_DEKRET, tworzone są rekordy z kontami "311" w zbiorze M_KONTA, a z pozostałymi kontami w zbiorze M_ROZDZI. Jednocześnie w trakcie tworzenia zbiorów M_ROZDZI i M_KONTA drukowany jest wydruk "Gm-2" z pozycjami błędnymi,które z róŝnych względów nie zostały prawidłowo zadekretowane. Na wydruku "Gm-2" znajdują się stosowne komunikaty objaśniające rodzaj błędu. Zbiór M_ROZDZI oprócz procedury tworzącej polecenie księgowania ("Inne-System FK-Polecenie do FK") wykorzystany jest w opcji "Inne-Rozdzielnik" do wyświetlania lub wydruku zestawienia kosztów bezpośrednich (patrz wydruk "Gm-4"). Na początku wykonywania procedury "Inne-Utworzenie",gdy zmienna Z_ODCHY = "T", w zbiorze M_OB_STA tworzone są rekordy o symbolach "ODF" z kwotami róznic między fakturami, a PZ-ami. Nie są wyliczane odchylenia w przypadku występowania tylko PZ-tów albo tylko faktur na dany numer Pz-tu, gdy występują tylko Pz-ty, to dla tych pozycji program wstawia im w wydział i stanowisko kosztów "NIE FA" (oznaczenie dostaw niefakturowanych). Przy wyliczaniu odchyleń załoŝono, Ŝe symbole faktur i PZ są zdefiniowane w zbiorze FAKT_PZ.MEM. Faktury pod symbolami zmiennych F_A i F_B, PZ-ty pod symbolami od F_1 do F_4. Gdy zmienna Z_ODCHY = "F", odchylenia nie są liczone. Ustawienie zmiennej Z_ODCHY oraz symboli faktur i Pz-ów dokonuje firma "MaGaBit" w porozumieniu z uŝytkownikiem. A oto przykładowy widok ekranu po wybraniu opcji "Inne-System FK": (C) "MaGaBit" ------------------ Gospodarka materiałowa (w. 91/05) ------------------ Obroty Kartoteka Magazyn Spis Inne Aktualizacja Przeglądanie Zmiany kart. Wyliczenie u. ---------------------- Utworzenie - Polecenie do FK - System F-K - Zestawienie kont - Rozdzielnik ---------------------- Kopiowanie Odtwarzanie Indeksowanie Nowe miejsce ---------------- Utworzenie polecenia księgowania do systemu Finansowo-Księgowego Maciej Gabrysiak - 17-22 września 1991

Jeśli utworzone polecenie księgowania się nie bilansuje, to błędu w dekretowaniu naleŝy szukać w zbiorze M_DEKRET dla tych wszystkich pozycji dla których wstawiane były konta z trzema zerami na początku. Pomocnym w tym moŝe być zestawienie wszystkich kont wydrukowane w opcji "Inne - System FK - Zestawienie kont" (patrz wydruk "Gm-3"). Jedynie na wydruku "Gm-3" widać konta z zerami na początku, które przy tworzeniu polecenia księgowania są pomijane. W sytuacji, gdy polecenie się nie bilansuje, albo na wydruku "Gm-2" znajdują się pozycje błędne, które nie zostały uwzględnione w zbiorach M_ROZDZI i / lub M_KONTA naleŝy wyjaśnić i poprawić błędy w zbiorze M_DEKRET i ponownie wykonać procedury "Inne-Utworzenie" i "Inne-System FK-Polecenie do FK". Rekordy bazy danych M_ROZDZI.DBF mają następującą strukturę: Zawartość pola wielkość pola -------------------------------------------------------------------- 1. Magazyn 3 znaki 2. Konto przeciwstawne 9 cyfr 3. Symbol dokumentu 3 znaki 4. Rodzaj ruchu 1 znak 5. Indeks materiału 12 znaków 6. Nr dokumentu 5 cyfr 7. Nr pozycji 2 cyfry 8. Strona (1-Wn, 2-Ma) 1 cyfra (1 lub 2) 9. Nr faktury albo nr zlecenia 8 cyfr 10. Data (RR.MM.DD) 8 bajtów typu data 11. Ilość 10 bajtów postaci 999999.999 12. Wartość 14 bajtów (99999999999.99) -------------------------------------------------------------------- Razem : 76 bajtów (+ jeden bajt = 77) Zbiór M_ROZDZI.DBF jest indeksowany wg magazynu, konta przeciwstawnego, symbolu dokumentu i rodzaju ruchu (zbiór M_ROZDZI.NTX) dla potrzeb zestawienia kont wg symboli dokumentów "Gm-3". Dla potrzeb polecenia księgowania jest indeksowany wg magazynu, konta przeciwstawnego i nr faktury/zlecenia - zbiór M_ROZ_PK.NTX, a dla potrzeb rozdzielnika kosztów bezpośrednich "Gm-4" wg magazynu, konta przeciwstawnego, indeksu i nr dokumentu - zbiór M_ROZ_KB.NTX. Zbiór M_KONTA.DBF jest indeksowany wg magazynu, konta i ma następującą strukturę: Zawartość pola wielkość pola -------------------------------------------------------------------- 1. Magazyn 3 znaki 2. Konto materiałowe 9 cyfr 3. Strona (1-Wn, 2-Ma) 1 cyfra (1 lub 2) 4. Wartość 14 bajtów (99999999999.99) -------------------------------------------------------------------- Razem : 27 bajtów (+ jeden bajt = 28) Po uruchomieniu procedury "Inne-Rozdzielnik" program oczekuje odpowiedzi na pytanie o symbol konta. Odpowiedź posłuŝy za załoŝenie filtru na zbiór M_ROZDZI. Znaczy to Ŝe, jeśli w symbolu konta podamy np "5 - ", to ze zbioru M_ROZDZI zostaną wybrane wszystkie rekordy o symbolu konta zaczynającym się na "5",gdy odpowiemy "501-018- ", to dostępne będą tylko te pozycje, które mają na początku konta "501018", itd. Maciej Gabrysiak - 18-22 września 1991

V. Praca z kartotekami Przedmiotów Nietrwałych w uŝytkowaniu Przedmioty Nietrwałe w uŝytkowaniu podzielone zostały na dwa zbiory: M_STA_PN jako podstawowa kartoteka i PN_UMUND dla umundurowania straŝy przemysłowej. Kartotekę PN_UMUND wyodrębniono ze względu na inny sposób umarzania. Kartoteka M_STA_PN.DBF jest indeksowana wg wydziału, indeksu i ma następującą strukturę: Zawartość pola wielkość pola -------------------------------------------------------------------------- 1. Główny uŝytkownik 3 znaki 2. Wydział (Bezpośredni uŝytkownik) 3 znaki 3. Indeks materiału 12 znaków 4. Nazwa 20 znaków 5. Stan ilość 7 cyfr 6. Stan wartość 11 cyfr 7. Nr inwentarzowy 8 znaków 8. Przychody ilość 7 cyfr 9. Przychody wartość 11 cyfr 10. Rozchody ilość 7 cyfr 11. Rozchody wartość 11 cyfr 12. Data otwarcia (RR.MM.DD) 8 bajtów typu data 13. Wartość umorzenia 11 cyfr 14. Data inwentaryzacji (RR.MM.DD) 8 bajtów typu data 15. Stan z inwentaryzacji (ilość) 7 cyfr -------------------------------------------------------------------------- Razem : 134 bajtów (+ jeden bajt = 135) W procedurze "Inne-Aktualizacja" wybierane są z wycenionego zbioru obrotowego M_OB_STA obroty dotyczące Przedmiotów Nietrwałych w uŝytkowaniu i zapisywane w zbiorze OBR_PN.DBF. Wybierane są dokumenty obrotowe o symbolach, dla których w kartotece M_DOKUM zaznaczono,ŝe jest to przychód lub rozchód do/z kartoteki Przedmiotów Nietrwałych w uŝytkowaniu. Dokumenty "LN" likwidacji Przedmiotów Nietrałych wyceniane są na podstawie dotychczasowych stanów kartotekowych. W dalszym przebiegu procedury aktualizacji zmieniane są obrotami (OBR_PN) odpowiednio kartoteki M_STA_PN i PN_UMUND. Z przebiegu aktualizacji tworzony jest wydruk kontrolny "Gm-P" na którym wydrukowane są ewentualne błędy. Dla wprowadzenia stanów PN z Bilansu Otwarcia przewidziane są dokumenty o symbolach: "BOP" i "BOP 5". Dokument "BOP" z rodzajem ruchu "5" przeznaczony jest do wprowadzania Przedmiotów Nietrwałych umoŝonych w 50% w momencie wydania. Podobnie "RWP" R.r."5" ("LN 5") przewidziany jest dla dokumentów RW PNU (LN PNU) dla przedmiotów wydawanych z magazynu w uŝytkowanie (likwidowanych) i umarzanych w momencie wydania z magazynu w 50% (przy likwidacji umarzane jest pozostałe 50%). W przypadku likwidacji PN nie w pełni umorzonego program to sygnalizyje na wydruku kontrolnym "Gm-P", oraz tworzony jest rekord obrotowy o symbolu "UML" z wartością pozostałą do umorzenia. Za umundurowanie (kartoteka PN_UMUND) uwaŝane są przez program te PN, dla których wyróŝnik grupy materiałów z kartoteki STAN_AKT jest równy zmiennej RW_UMUND i wydział pobierający jest równy zmiennej RW_SORTY. Ustawienie wartości zmiennych RW_UMUND i RW_SORTY dokonuje firma "MaGaBit" w trakcie wdraŝania systemu. Uwaga. W przypadku istnienia w kartotece PN_UMUND więcej niŝ jednej pozycji o takim samym kluczu dostępu tzn. wydziale, symbolu wartownika i indeksie asortymentu, to nie moŝna jednocześnie w tym samym miesiącu likwidować więcej niŝ jedną pozycję, poniewaŝ program nie umie odszukać właściwej. Maciej Gabrysiak - 19-22 września 1991