JPK.guru Excel (podgląd JPK) Instrukcja Użytkownika

Transkrypt

1 JPK.guru Excel (podgląd JPK) Instrukcja Użytkownika Wersja: Przygotował: Adam Adamowicz sp. z o.o. Ul. Wały Piastowskie 1/ Gdańsk, Poland

2 1 Wstęp Jednolity Plik Kontrolny jest standardem definiującym postać danych przekazywanych organom podatkowym i kontroli skarbowej podczas czynności sprawdzających, kontroli podatkowych, postępowania podatkowego i kontrolnego. Dane przekazywane są w postaci plików XML o ściśle zdefiniowanej strukturze. Utworzony plik można przeglądać przy użyciu programu Notatnik lub Internet Explorer, dane wyświetlane są jednak w sposób mało czytelny. Wykorzystując narzędzie JPK.guru Excel jesteśmy w stanie przeglądać dane w sposób przejrzysty. Dodatkowo istnieje możliwość sortowania, filtrowania oraz wizualizacji danych za pomocą wykresów. 2 Instrukcja Użytkownika

3 2 Instalacja i wymagania Program JPK.guru Excel wymaga do pracy:.net Framework w wersji przynajmniej 4.0 Microsoft Excel 2007 lub nowszy Windows 7 lub nowszy Instalacja możliwa jest przy użyciu programu typu setup, który wymaga uprawnień administratora na komputerze użytkownika. Alternatywnie można wykorzystać wersję dostarczaną w postaci archiwum.zip, która nie wymaga instalacji. Program JPK.guru Excel obsługuje dane z następujących obszarów: Księgi rachunkowe Wyciągi bankowe Magazyn (przyjęcia, wydania na zewnątrz, rozchód wewnętrzny, przesunięcia międzymagazynowe) Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT Faktury VAT Specyfikacje są zgodne z wersją opublikowaną dnia , godz. 11: Instrukcja Użytkownika

4 3 Podgląd pliku XML w programie Excel Program JPK.guru Excel umożliwia konwersję pliku JPK do formatu Microsoft Excel. Wykonanie konwersji przebiega w następujący sposób: 1. Należy uruchomić program JPK.guru Excel przy pomocy skrótu w menu start lub ikony na pulpicie. 2. Przy użyciu opcji Wybierz należy wskazać źródłowy plik JPK, który ma zostać odczytany. 3. Przy użyciu opcji Zapisz jako Excel należy wskazać docelowy plik Excel do którego trafią dane. Dane z pliku JPK (XML) zostaną zapisane we wskazanym arkuszu Excel. W przypadku, gdy plik docelowy już istnieje, nastąpi nadpisanie jego zawartości. Niezgodność pliku źródłowego ze standardami ustalonymi przez Ministerstwo Finansów spowoduje wystąpienie błędu konwersji. Należy w takim przypadku skontaktować się z osobami odpowiedzialnymi za przygotowanie JPK. Do każdego z obszarów JPK (Księgi rachunkowe, Wyciąg bankowy, Magazyn, Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT oraz Faktury VAT) dane zapisywane są w postaci umożliwiającej ich wygodną analizę. 4 Instrukcja Użytkownika

5 4 Struktura plików Excel Pliki Excel dla wszystkich obszarów składają się z arkuszy Nagłówek, Walidacja oraz arkuszy z danymi. Budowa pierwszych dwóch jest bardzo podobna, natomiast pozostałe arkusze dostosowane są do struktury plików JPK z danego obszaru. Nagłówek arkusz ten składa się z kilku sekcji. Trzy sekcje są takie same dla wszystkich szablonów, natomiast niektóre szablony mają dodatkowe sekcje unikalne dla danego obszaru. W pierwszej sekcji Nagłówek znajdują się dane ogólne dotyczące wygenerowanego pliku JPK, są to między innymi informacje takie jak Kod formularza, Data wytworzenia JPK, Data od (początek zakresu danych), Data do (koniec zakresu danych). Kolejną grupą danych jest sekcja Podmiot, w której podane są dane organizacji, której dany plik XML dotyczy. W grupie tej podany jest adres podmiotu oraz dane identyfikacyjne czyli NIP, REGON oraz pełna nazwa podmiotu. Na końcu arkusza znajduje się Status Walidacji, wartość statusu informuje nas o poprawności danych. W arkuszu Walidacja (opisany poniżej), znajduje się zestaw reguł sprawdzających poprawność danych. Jeżeli wszystkie reguły sprawdzające nie wykryją błędu status walidacji ustawiony zostanie na wartość OK w przeciwnym wypadku pokaże się status Błąd. Walidacja składa się z listy reguł, których zadaniem jest sprawdzenie poprawności danych. Każdy obszar ma zdefiniowaną inną listę dostosowaną do struktury danego obszaru JPK. Struktura reguł jest jednak identyczna dla wszystkich szablonów. Arkusz składa się z dwóch sekcji: Sumy kontrolne oraz Ilość błędnych rekordów. W pierwszej sekcji znajdują się reguły sprawdzające wartości znajdujące się w różnych tabelach JPK. Przykładowo: reguła może sprawdzać czy ilość rekordów w tabeli pokazującej dane zgadza się z wartością podana w sumie kontrolnej (wartość zdefiniowana w pliku JPK). Reguły opisane są w sześciu kolumnach: Nazwa reguły, Wartość A, Wartość B, Status, Opis A, Opis B, Warunek. W kolumnach Opis znajdują się opisy danych pokazywanych w kolumnach Wartość. W kolumnie Warunek opisana jest reguła sprawdzająca dane, jeżeli reguła będzie spełniona, w kolumnie Status pojawi się wartość OK w przeciwnym razie pokaże się Błąd. 4.1 Księgi rachunkowe JPK_KR Szablon dla Księgi rachunkowej składa się z pięciu arkuszy: Walidacja, Nagłówek, ZOiS, Dziennik oraz KontoZapis. Nagłówek oraz Walidacja zostały opisane w punkcie 3. ZOiS składa się z jednej tabeli w której wyświetlane są dane z zestawienia obrotów i sald. W pierwszej kolumnie (Walidacja) pokazany zostanie komunikat w przypadku wystąpienia błędu. Nad tabelą znajduje się pole Ilość błędnych rekordów informuje ono o ilości rekordów, w których wystąpił przynajmniej jeden błąd w danych. Dziennik składa się z tabeli, w której pokazana jest lista dzienników. Podobnie jak w arkuszu ZOiS występuje tu kolumna Walidacja oraz informacja o ilości błędnych rekordów. Powyżej tabeli znajdują się dodatkowo sumy kontrolne. Są to wartości pobrane z plików JPK. KontoZapis w arkuszu tym pokazane są dane zapisów na kontach. Natomiast sama budowa jest identyczna jak struktura arkusza Dziennik. 5 Instrukcja Użytkownika

6 4.2 Wyciąg bankowy JPK_WB Szablon dla Wyciągu bankowego oprócz standardowych arkuszy ( Walidacja oraz Nagłówek ), składa się jeszcze z Wyciąg. Nagłówek arkusz poza standardowymi sekcjami (opisanymi w punkcie 3) dodatkowo posiada pola: Numer rachunku, Saldo początkowe oraz Saldo końcowe. Wyciąg - w skład tej części szablonu wchodzi tabela pokazująca linie wyciągu bankowego. Podobnie jak w innych szablonach w pierwszej kolumnie znajdzie się informacja z ewentualnym komunikatem błędu w danych. Nad tabelą znajduje się informacja o ilości błędnych rekordów oraz sumy kontrolne czyli ilość linii wyciągu, sumy uznań oraz sumy obciążeń (wartości pobrane w plik JPK). 4.3 Magazyn JPK_MAG Nagłówek arkusz poza standardowymi sekcjami (opisanymi w punkcie 3) dodatkowo posiada pole Magazyn, w którym pokazany zostanie kod magazynu, dla którego wygenerowano plik JPK. PZ Wartość składa się z tabeli pokazująca listę przyjęć zewnętrznych oraz pól pokazujących sumy kontrolne. W pierwszej kolumnie tabeli pokazywane są komunikaty opisujące błędy w danych, a nad tabelą pokazana jest informacja o ilości rekordów, w których występuje błąd. Pokazane sumy kontrolne to Liczba wartości PZ oraz Suma wartości PZ, są to dane pobrane z plików JPK. PZ Wiersz budowa tego arkusza jest podobna do budowy arkusza PZ Wartość. Jedyną różnicą w strukturze jest brak sum kontrolnych. Dane pokazywane w tej sekcji to lista linii przyjęć zewnętrznych, czyli rozbicie przyjęć zewnętrznych na pojedyncze materiały. W takiej samej strukturze jak dane dla przyjęć materiałowych (PZ) pokazano dane dla wydań zewnętrznych (WZ), rozchodu wewnętrznego (RW) oraz przesunięć między magazynowych (MM). Dane te pokazano odpowiednio w arkuszach WZ Wiersz, WZ Wartość, RW Wiersz, RW Wartość, MM Wiersz oraz MM Wartość. 4.4 Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT JPK_VAT Sprzedaż w górnej sekcji arkusza pokazane są sumy kontrolne, czyli liczba faktur oraz podatek naliczony. Poniżej znajduje się tabela, w której pokazana jest lista faktur sprzedaży oraz nabyć towarów i usług, dla których podmiot zobowiązany jest naliczyć podatek należny. W pierwszej kolumnie znajduje się komunikat informujący o błędzie w danych, a ilość rekordów z błędnymi danymi pokazana jest nad tabelą. Zakup dane dotyczące faktur zakupu pokazane są w strukturze takiej samej jak budowa arkusza Sprzedaż. 4.5 Faktury VAT JPK_FA Nagłówek arkusz poza standardowymi sekcjami (opisanymi w punkcie 3) dodatkowo posiada listę pokazującą stawki podatku VAT. 6 Instrukcja Użytkownika

7 Faktura arkusz składa się z tabeli pokazujących listę faktur, dane pokazywane w tabeli są sprawdzane, a komunikat o ewentualnym błędzie pokazywany jest w pierwszej kolumnie. Ilość rekordów, w których występuje błąd pokazana jest nad tabelą. Dodatkowo w górnej części arkusza znajdują się pola pokazujące liczbę wierszy oraz wartość faktur (są to dane pobrane z pliku JPK). FakturaWiersz w tej części pokazywane są faktury rozbite na poszczególne linie. Sama budowa arkusza jest taka sama jak struktura arkusza Faktura. 7 Instrukcja Użytkownika