Przewodnik ISO 14000

Przewodnik ISO 14000 Materiały informacyjne nt. wdrażania systemu zarządzania środowiskowego wg norm ISO serii 14000 Opracowano w ramach zamówienia Ministerstwa Gospodarki i Pracy Wydanie II uzupełnione, Katowice 2004 GŁÓWNY INSTYTUT GÓRNICTWA 40-166 KATOWICE, Plac Gwarków 1 skr. poczt. 3672 tel. (0-32) 259-23-51, fax (032) 259-22-09 e-mail: jcwxwp@gig.katowice.pl

Rozdział SPIS TREŚCI Strona Rozdział 1. WPROWADZENIE... 3 Rozdział 2.... 6 1. Rozwój norm środowiskowych...... 6 2. Podstawowe pojęcia i definicje... 8 3. Przegląd wymagań normy PN-EN ISO 14001:1998 oraz zmiany wynikające z normy ISO 14001:2004 Wymagania dotyczące SZŚ... 10 Wymagania ogólne... 11 Polityka środowiskowa... 11 Planowanie... 13 Aspekty środowiskowe..... 13 Wymagania prawne i inne...... 16 Cele i zadania...... 19 Program zarządzania środowiskowego... 20 Wdrażanie i funkcjonowanie... 21 Struktura i odpowiedzialność... 21 Szkolenie, świadomość i kompetencje... 22 Komunikowanie się...... 23 Dokumentacja systemu zarządzania środowiskowego... 24 Nadzór nad dokumentacją... 29 Sterowanie operacyjne...... 31 Gotowość na wypadek awarii i reagowanie na awarie... 32 Sprawdzanie i działania korygujące... 34 Monitorowanie i pomiary.... 34 Niezgodności oraz działania korygujące i zapobiegawcze... 35 Zapisy...... 37 Audit systemu zarządzania środowiskowego... 38 Przegląd wykonywany przez kierownictwo... 39 Rozdział 3. AUDIT SZŚ... 41 1. Rodzaje auditów systemu zarządzania środowiskowego... 41 2. Ogólne zasady prowadzenia rozmów auditowych... 44 Rozdział 4.WDRAŻANIE SZŚ... 46 1. Metodyka wdrażania systemu zarządzania środowiskowego... 46 2. Korzyści wynikające z funkcjonowania SZŚ... 47 3. Certyfikacja systemu zarządzania środowiskowego... 48 2 / 48

Rozdział 1 WPROWADZENIE Podstawowym założeniem zarządzania środowiskowego jest poprawa relacji między skutkami działalności człowieka a środowiskiem. Zachowanie w nim równowagi wymaga jednolitego zarządzania dostępem do zasobów środowiskowych, eliminacji negatywnych efektów działalności gospodarczej i racjonalnego użytkowania zasobów naturalnych. Strategia zarządzania środowiskowego opiera się na takich najważniejszych elementach jak: - zapobieganie powstawaniu odpadów, - redukcja ilości odpadów u źródła, - ograniczenie zanieczyszczeń, - zagospodarowanie odpadów. Zarządzanie środowiskowe jest odpowiedzią na politykę ekologiczną państwa, aby skuteczniej i efektywniej rozwiązywać problemy środowiskowe na szczeblu lokalnym, regionalnym i krajowym. Istotnym elementem polityki ekologicznej oraz społeczno-gospodarczej państwa jest realizacja zasady zrównoważonego rozwoju. Strategia zrównoważonego rozwoju to polityka społeczno-gospodarcza realizowana z zachowaniem równowagi między rozwojem gospodarczym a zasobami środowiska naturalnego. W praktyce oznacza dostosowanie rozwoju gospodarczego do wytrzymałości środowiska, celem zachowania zasobów środowiskowych dla obecnych i przyszłych pokoleń. Kierowanie się zasadą zrównoważonego rozwoju oznacza: - zachowanie możliwości odtwarzania się zasobów środowiskowych, - racjonalne gospodarowanie zasobami nieodnawialnymi i zastępowanie ich substytutami, - zminimalizowanie uciążliwości dla środowiska i nie przekraczanie granic wyznaczonych jego wytrzymałością, - zapewnienie mieszkańcom bezpieczeństwa ekologicznego. Realizacja w praktyce tej zasady polega na: - ustanowieniu środków prawnych zapewniających użytkowanie środowiska zgodnie z interesem ogółu mieszkańców, - określeniu obowiązków organów państwowych, samorządowych, podmiotów gospodarczych, a także organizacji społecznych i zawodowych, - ochronie środowiska przez każdego mieszkańca oraz rozwijaniu jego świadomości ekologicznej. Podstawowe założenia zasady zrównoważonego rozwoju ze względu na jej globalny charakter, znajdują odbicie w programach i działaniach organizacji międzynarodowych. 3 / 48

Rozdział 1 WPROWADZENIE W roku 1972 w Sztokholmie na Konferencji ONZ przedstawiciele 113 krajów zatwierdzili dokument końcowy, w którym zadeklarowano ochronę i poprawę środowiska dla obecnych i przyszłych generacji. W roku 1983 przy Organizacji Narodów Zjednoczonych rozpoczęła działalność Światowa Komisja ds. Środowiska i Rozwoju, której działalność polegała na ocenie stanu środowiska i zaproponowaniu koncepcji rozwoju do roku 2000 i na lata następne. Znalazło to odbicie w raporcie zatytułowanym Nasza wspólna przyszłość opublikowanym w roku 1987. W celu rozpowszechnienia zasad opublikowanych w ww. raporcie Organizacja Narodów Zjednoczonych rozpoczęła przygotowania do Światowej Konferencji poświęconej tej problematyce. Konferencja ta, nazwana Szczytem Ziemi odbyła się w Rio de Janeiro w roku 1992 z udziałem 179 krajów. W Konferencji obok wielu organizacji związanych z ochroną środowiska uczestniczyli przedstawiciele Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej ISO oraz Międzynarodowej Komisji Elektrotechnicznej IEC. Doświadczenia z Konferencji zostały wykorzystane przez ISO oraz IEC do intensyfikacji prac nad opracowaniem standardów w odniesieniu do problematyki środowiskowej. Najważniejszymi zagadnieniami, które poddano analizie były między innymi: - analiza cyklu życia wyrobu, - etykietowanie środowiskowe, - audytowanie środowiskowe, - skuteczność i efektywność środowiskowa. Analiza cyklu życia wyrobu polega na identyfikacji i ocenie wszystkich oddziaływań tego wyrobu na środowisko, począwszy od pozyskania surowców niezbędnych do jego wytworzenia poprzez wszystkie fazy realizacji wyrobu, aż do użytkowania i postępowania z wyrobem zużytym. Etykietowanie środowiskowe odnosi się do umieszczania na wyrobach informacji świadczących o tym, że ten wyrób jest zgodny z przyjętymi zasadami dotyczącymi ochrony środowiska. Etykiety te są przyznawane tym wyrobom, które w danej grupie wyrobów zostały ocenione jako mniej szkodliwe dla środowiska. Audytowanie środowiskowe zostało wprowadzone na przełomie lat 70-tych i 80-tych przez niektóre przedsiębiorstwa w związku z rosnącymi kosztami nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących ochrony środowiska. Audyty te wykorzystywane były jako instrument oceny zgodności działalności przedsiębiorstw w zakresie przestrzegania wymagań prawnych. Wyniki audytu były podstawą podjęcia decyzji o realizacji inwestycji proekologicznych. Obecnie rola audytu w odniesieniu do systemu zarządzania środowiskowego uległa znacznemu rozszerzeniu. Audyt wykorzystywany jest jako narzędzie oceny funkcjonowania całego systemu, jego skuteczności i definiowany jest jako audit systemu zarządzania środowiskowego. 4 / 48

Rozdział 1 WPROWADZENIE W roku 1993 powołano Komitet Techniczny ISO/TC 207 ds. zarządzania środowiskowego, który rozpoczął prace nad opracowaniem podstawowych norm dotyczących zarządzania, możliwych do zastosowania we wszystkich sektorach gospodarki. Została opracowana rodzina norm serii ISO 14000 przeznaczonych do wspomagania przedsiębiorstw i innych organizacji w doskonaleniu ich działalności środowiskowej. Warunkiem rozwoju przedsiębiorstw jest wytworzenie nowego podejścia uwzględniającego nie tylko wytwarzanie coraz lepszych jakościowo wyrobów ale również dbałość o środowisko naturalne. Moda na ochronę środowiska w społeczeństwie, działalność organizacji ekologicznych, niejednokrotnie mających dużą siłę oddziaływania na świadomość społeczeństwa, wymuszają na organizacjach podjęcie niezbędnych działań mających na celu minimalizowanie negatywnych oddziaływań na środowisko. Uświadomieni ekologicznie konsumenci, nabywając wyroby, kierują się nie tylko ich jakością ale również ich aspektem ekologicznym. Jak wynika z doświadczeń światowych żadnej organizacji nie udało się przetrwać na rynku będąc w konflikcie ze społeczeństwem. Narzędziem ułatwiającym organizacji objęcie w sposób uporządkowany zagadnień związanych z oddziaływaniem na środowisko jest system zarządzania środowiskowego. System zarządzania środowiskowego można rozumieć jako część ogólnego systemu zarządzania organizacją, który obejmuje strukturę organizacyjną, planowanie, odpowiedzialność, zasady postępowania, procedury, procesy i środki potrzebne do opracowywania, wdrażania, realizowania, przeglądu i utrzymywania polityki środowiskowej. Zarządzanie środowiskowe jest więc jedną z technik zarządzania umożliwiającą organizacji minimalne obciążenie środowiska naturalnego. W związku z silną konkurencją na rynkach towarów i usług bardzo duże znaczenie w pozyskaniu klientów ma strategia marketingowa organizacji będąca częścią ogólnego zarządzania organizacją. Jednym z elementów tej strategii, coraz częściej eksponowanym, jest uwzględnienie zagadnień środowiskowych przy promowaniu wyrobów i usług. Stosowanie tej strategii pozwala na: - poprawę wizerunku organizacji, - poprawę wiarygodności organizacji, - pozyskiwanie nowych klientów, - zwiększenie udziału w rynku, - minimalizowanie opłat oraz eliminację kar z tytułu korzystania ze środowiska, - łatwiejszy dostęp do kredytów bankowych, - pozyskiwanie środków z funduszy pomocowych na rozwój nowych technologii, - zapobieganie stratom. Wprowadzanie systemu zarządzania środowiskowego na świecie trwa od kilkunastu lat. Przedsiębiorstwa wdrożyły i certyfikowały systemy w oparciu o wymagania norm krajowych, a następnie normy międzynarodowej. Polskie organizacje chcąc skutecznie konkurować na rynkach zagranicznych muszą uwzględnić aspekty ochrony środowiska, a tym samym wdrażać system zarządzania środowiskowego. 5 / 48

1. ROZWÓJ NORM ŚRODOWISKOWYCH Pierwszą normą z dziedziny zarządzania środowiskowego była norma ustanowiona przez BSI (British Standard Insitution) BS 7750 w roku 1992. Założenia tej normy opierały się na normie dotyczącej zarządzania jakością. W roku 1994 nastąpiła nowelizacja tej normy uwzględniająca doświadczenia organizacji wdrażających system w oparciu o jej wymagania. Pomimo, że norma miała charakter normy krajowej była ona wykorzystywana przez wiele organizacji na całym świecie. Równocześnie funkcjonowały inne normy krajowe, między innymi: francuska NFX 30-200, hiszpańska UNE 77-801-93, irlandzka I.S. 310, kanadyjska CSA Z750-94. Sukces międzynarodowych norm dotyczących zarządzania jakością oraz zaangażowanie Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej ISO w działania podejmowane przez ONZ, dotyczące ochrony środowiska, przyczyniły się do opracowania norm ISO serii 14000. Wprowadzenie norm ISO spowodowało wycofanie norm krajowych. Zakres norm z grupy ISO 14000 jest bardzo szeroki i obejmuje kilka grup tematycznych: I. Normy dotyczące systemu zarządzania środowiskowego ISO 14001:1996 Systemy zarządzania środowiskowego. Specyfikacja i wytyczne stosowania. ISO 14004:1996 Systemy zarządzania środowiskowego. Ogólne wytyczne dotyczące zasad, systemów i technik wspomagających. W dniu 15 listopada 2004 roku zostały ustanowione przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną ISO znowelizowane normy: ISO 14001:2004 Environmental management systems. Requirements with guidance for use ISO 14004:2004 Environmental management systems. General guidelines on principles, systems and support techniques II. Norma dotycząca auditów środowiskowych PN-EN ISO 19011:2003 Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania jakością i/lub zarządzania środowiskowego. III. Normy dotyczące eko-etykietowania ISO 14020:2000 Etykiety i deklaracje środowiskowe. Ogólne zasady. ISO 14021:1999 Etykiety i deklaracje środowiskowe. Deklaracje środowiskowe (Rodzaj II etykietowania środowiskowego.). ISO 14024:1999 Etykiety i deklaracje środowiskowe. Rodzaj I etykietowania środowiskowego. Zasady i procedury. ISO/TR14025:2000 Etykiety i deklaracje środowiskowe. Rodzaj III deklaracji środowiskowych. 6 / 48

IV. Normy dotyczące oceny efektywności działań środowiskowych ISO 14015:2001 Zarządzanie środowiskowe. Ocena środowiskowa lokalizacji organizacji. ISO 14031:1999 Zarządzanie środowiskowe Ocena efektów działalności środowiskowej. Wytyczne. ISO/TR 14032:1999 Zarządzanie środowiskowe. Przykłady oceny efektów działalności środowiskowej (EPE). V. Normy dotyczące analizy cyklu życia ISO 14040:1997 Zarządzanie środowiskowe. Ocena cyklu życia. Zasady i struktura ISO 14041:1998 Zarządzanie środowiskowe. Ocena cyklu życia. Określenie celu i zakresu oraz analiza zbioru danych. ISO 14042:2000 Zarządzanie środowiskowe. Ocena cyklu życia. Ocena wpływu cyklu życia. ISO 14043:2000 Zarządzanie środowiskowe. Ocena cyklu życia. Interpretacja cyklu życia. ISO/TR14048:2002 Zarządzanie środowiskowe. Ocena cyklu życia. Format dokumentowania danych ISO/TR14049:2000 Zarządzanie środowiskowe. Ocena cyklu życia. Przykłady stosowania ISO 14041 do określenia celu i zakresu oraz analizy zbioru danych. VI. Normy dotyczące terminologii ISO 14050:2002 Zarządzanie środowiskowe. Terminy Ponadto rodzina norm ISO serii 14000 zawiera przewodnik ISO GUIDE 64:1997 zawierający wytyczne dotyczące włączania aspektów środowiskowych do norm wyrobów. Wśród norm ISO serii 14000 jedynie norma ISO 14001 stanowi podstawę certyfikacji systemu zarządzania środowiskowego. Pozostałe normy są zbiorem wytycznych, wskazówek oraz narzędzi wykorzystywanych przez organizacje do ich użytku wewnętrznego i doskonalenia. Ponadto niektóre normy mogą być wykorzystywane odrębnie bez powiązania z systemem zarządzania środowiskowego (np. normy dotyczące oceny cyklu życia). 7 / 48

W Unii Europejskiej, Rozporządzeniem Rady Unii nr 761/2001 został wprowadzony Schemat Zarządzania Środowiskowego i Auditu EMAS (Eco-Management and Audit Scheme). EMAS stanowi narzędzie do realizacji polityki ekologicznej Unii Europejskiej. W swej istocie wymagania EMAS są zbieżne z wymaganiami normy ISO 14001. Stosowanie normy ISO 14001 jest głównym elementem tego systemu. Dodatkowym wymaganiem jest konieczność przeprowadzenia przez organizację przeglądu środowiskowego, posiadanie oświadczenia (raportu) środowiskowego potwierdzonego przez właściwego weryfikatora, przekazanie potwierdzonego oświadczenia (raportu) do kompetentnego organu i opublikowanie go po rejestracji. Weryfikatorem środowiskowym może być każda osoba lub organizacja niezależna od weryfikowanej organizacji, która uzyskała akredytację, zgodnie z określonymi warunkami i procedurami. System EMAS przeznaczony jest, podobnie jak normy ISO 14001 dla wszystkich organizacji, nie tylko przedsiębiorstw przemysłowych. System EMAS jest systemem dobrowolnym. Spełnienie wymagań EMAS, potwierdzone przez akredytowanego weryfikatora środowiskowego powoduje umieszczenie przedsiębiorstwa w rejestrze EMAS. W rejestrze mogą znajdować się tylko przedsiębiorstwa z terenu Unii Europejskiej. 2. PODSTAWOWE POJĘCIA I DEFINICJE Terminy i definicje przytoczone są zgodne z aktualnie obowiązującą normą PN-EN ISO 14001:1998. Środowisko otoczenie, w którym dział organizacja, z uwzględnieniem powietrza, wody, ziemi, zasobów naturalnych, flory, fauny, ludzi i ich wzajemnych zależności. Pojęcie otoczenia rozciąga się od wnętrza organizacji do systemu globalnego. Aspekt środowiskowy element działań organizacji, jej wyrobów lub usług, który może wzajemnie oddziaływać ze środowiskiem. Znaczącym aspektem środowiskowym jest ten, który ma lub może mieć znaczący wpływ na środowisko Wpływ na środowisko każda zmiana w środowisku, zarówno niekorzystna, jak i korzystna, która w całości lub częściowo jest spowodowana działaniami organizacji, jej wyrobami lub usługami. 8 / 48

Cel środowiskowy ogólny cel wynikający z polityki środowiskowej, który organizacja ustaliła do osiągnięcia i który jest określony ilościowo, tam gdzie jest to możliwe. Efekty działalności środowiskowej możliwe do zmierzenia wyniki funkcjonowania systemu zarządzania środowiskowego, związane ze sterowaniem przez organizację aspektami środowiskowymi, opartego na polityce, celach i zadaniach środowiskowych. Polityka środowiskowa deklaracja organizacji dotycząca jej intencji i zasad odnoszących się do ogólnych efektów działalności środowiskowej, określająca ramy do działania i ustalania celów oraz zadań środowiskowych organizacji. Zadanie środowiskowe szczegółowe wymaganie dotyczące efektów działalności środowiskowej, wyrażane ilościowo zawsze gdy jest to możliwe, mające zastosowanie do organizacji albo jej części, wynikające z celów środowiskowych, które należy określić oraz zrealizować aby osiągnąć te cele. Strona zainteresowana jednostka lub grupa związana z efektami działalności środowiskowej organizacji, albo na którą mają wpływ efekty tej działalności. Organizacja spółka, korporacja, firma, przedsiębiorstwo, organ władzy lub instytucja albo jakakolwiek ich część lub kombinacja, samodzielna lub nie, publiczna lub prywatna o własnych zadaniach i administracji. W organizacjach, w których działa więcej niż jedna jednostka, pojedyncza jednostka może być zdefiniowana jako organizacja. Zapobieganie zanieczyszczeniom stosowanie procesów, sposobów postępowania, materiałów lub wyrobów, które przyczyniają się do uniknięcia, zredukowania lub nadzorowania zanieczyszczeń, co może obejmować recykling, przetwarzanie zmiany procesu, mechanizmy nadzorowania, efektywne wykorzystanie środków i materiałów zastępczych. Potencjalnymi korzyściami wynikającymi z zapobiegania zanieczyszczeniom są: redukcja szkodliwego wpływu na środowisko, poprawa skuteczności i zmniejszenie kosztów. Ponadto w normie PN-EN ISO 19011:2003 została przedstawiona definicja auditu: Audit - systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu. 9 / 48

W znowelizowanej normie ISO 14001:2004 wprowadzono następujące definicje: - auditor, - audit wewnętrzny, - działania korygujące, - działania zapobiegawcze, - dokument, - niezgodność, - procedura, - zapis. Definicje te zostały oparte na normie ISO 9000:2000. Ponadto zmienione zostały definicje pojęć środowiskowych tj.: ciągłe doskonalenie, system zarządzania środowiskowego, polityka środowiskowa, cele i zadania środowiskowe, zapobieganie zanieczyszczeniom, efekty działalności środowiskowej. 3. PRZEGLĄD WYMAGAŃ NORMY PN-EN ISO 14001:1998 wraz ze zmianami wynikającymi z ustanowienia normy ISO 14001:2004 pkt 4. WYMAGANIA DOTYCZĄCE SYSTEMU ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO. Zarządzanie środowiskowe jest częścią całego systemu zarządzania organizacją. Zarządzanie organizacją to realizacja czterech podstawowych elementów zmierzających do ciągłego doskonalenia, wg tzw. cyklu Deminga tj: -planowanie, -realizacja, -sprawdzenie, -poprawa. Podejście systemowe obejmuje ustalanie celów i zadań organizacji, następnie wprowadzenie ich w życie, monitorowanie i ocenę skuteczności prowadzonych działań a następnie usuwanie zidentyfikowanych w trakcie monitorowania nieprawidłowości co przyczynia się do ciągłej poprawy realizowanych działań. Zarządzanie środowiskowe obejmuje planowanie, sterowanie, nadzór i usprawnianie wszystkich działań organizacji w zakresie ochrony środowiska. System zarządzania środowiskowego według normy PN-EN ISO 9001: 1998 opiera się na zasadniczych elementach koncepcji Total Quality Management (TQM). Norma ta ustala metody zarządzania, a nie ich wynik. Nie jest to norma dla stanu środowiska czy poziomu emisji. Jest to norma z dziedziny zarządzania. Działania mające na celu wprowadzenie systemu zarządzania środowiskowego opierają się na założeniu, że doprowadzi on do poprawy funkcjonowania organizacji, a w konsekwencji do zminimalizowania jej negatywnego oddziaływania na środowisko. Organizacja musi również spełnić obowiązujące przepisy prawne w zakresie ochrony środowiska. 10 / 48

Stosowanie normy jest dobrowolne, jednak kiedy organizacja pragnie poddać się procedurze certyfikacji systemu wymagania normy stają się dla organizacji obligatoryjne. Wykaz wytycznych dotyczących zasad, systemów i technik wspomagających, przy pomocy których może być konstruowany, opracowywany i wdrożony system określa norma PN-ISO 14004:1998 Systemy zarządzania środowiskowego. Ogólne wytyczne dotyczące zasad, systemów i technik wspomagających. Norma ta zawiera praktyczne zalecenia dotyczące wdrożenia lub udoskonalenia systemu. Dostarcza organizacji porad dotyczących tego, jak efektywnie zainicjować, utrzymać i doskonalić system zarządzania środowiskowego. pkt. 4.1 WYMAGANIA OGÓLNE Zgodnie z tym punktem normy organizacja powinna ustanowić i utrzymywać system zarządzania środowiskowego. W praktyce oznacza to zaprojektowanie systemu dla potrzeb organizacji, następnie jego udokumentowanie celem spełnienia poszczególnych-szczegółowych wymagań niniejszej normy. Kolejnym etapem działań jest wdrożenie systemu - czyli wprowadzenie w życie wcześniej opracowanych zasad i sposobów postępowania. Tak wdrożony system organizacja powinna utrzymywać tj. stale postępować wg przyjętych zasad. Działanie systemowe to również doskonalenie systemu wynikające z jego monitorowania. Norma ISO 14001:2004 dodatkowo wprowadza w tym punkcie zapis zobowiązujący organizację do ciągłego doskonalenia systemu zarządzania oraz udokumentowania zakresu systemu. Pkt.4.2 POLITYKA ŚRODOWISKOWA Zgodnie z normą PN-EN ISO 14001 najwyższe kierownictwo powinno określić i udokumentować politykę środowiskową. Wymagania jakie powinna spełniać polityka środowiskowa są następujące: odpowiedniość do charakteru, skali oraz wpływów działań organizacji, jej wyrobów lub usług na środowisko, konieczność zobowiązania organizacji do ciągłego doskonalenia, konieczność zobowiązania organizacji do spełniania wymagań wynikających z ustawodawstwa i przepisów prawnych dotyczących środowiska oraz innych wymagań, które dotyczą organizacji. Ponadto polityka powinna być dostosowana do specyfiki organizacji oraz stanowić podstawę do określania celów i zadań środowiskowych. Polityka jest deklaracją i zobowiązaniem organizacji do podejmowania działań na rzecz ochrony środowiska, dlatego powinna być publicznie dostępna. 11 / 48

DOKUMENTOWANIE POLITYKI Organizacja opracowując politykę środowiskową powinna w niej uwzględnić następujące elementy: 1. Krótką informację o tym, czym zajmuje się organizacja oraz w jaki sposób oddziaływuje ona na środowisko. Takie podejście pozwala na wyraźne odniesienie polityki do konkretnej organizacji. 2. Odniesienie do zidentyfikowanych znaczących aspektów środowiskowych oraz powiązanie ich z celami i zadaniami środowiskowymi. np....działania naszej firmy mające na celu zminimalizowanie negatywnego oddziaływania na środowisko będą obejmowały : - ograniczenie emisji hałasu, - optymalną gospodarkę energetyczną, - optymalną gospodarkę odpadami. 3. Zobowiązanie do zapobiegania zanieczyszczeniom np.... firma podejmuje działania związane z realizacją Programu Czystszej Produkcji 4. Odniesienie do spełnienia wymagań prawnych np.... zobowiązujemy się do przestrzegania przepisów prawnych i innych dotyczących ochrony środowiska 5. Zobowiązanie do doskonalenia systemu zarządzania środowiskowego np....wdrożyliśmy, utrzymujemy i doskonalimy system zarządzania środowiskowego według wymagań normy PN-EN ISO 14001:1998 6. Deklarację Najwyższego Kierownictwa do przestrzegania postanowień wynikających z polityki np....kierownictwo firmy deklaruje przestrzegania zobowiązań zawartych w niniejszej polityce Polityka powinna być podpisana przez Dyrektora/Prezesa organizacji. Wymaganiem normy jest publiczne udostępnienie treści polityki przez organizację. Wiele organizacji wykorzystuje politykę w celach marketingowych, umieszczając ją w materiałach reklamowych lub na stronie internetowej. Polityka środowiskowa podlega przeglądowi z punktu widzenia jej aktualności i przydatności. Przegląd taki może zostać przeprowadzony w trakcie okresowych przeglądów najwyższego kierownictwa, co jest wymaganiem przedmiotowej normy. Dokument w postaci polityki środowiskowej powinien być zredagowany w sposób czytelny i zwięzły. 12 / 48

W normie ISO 14001:2004 zobowiązano organizację do zakomunikowania polityki środowiskowej wewnątrz organizacji nie tylko wszystkim zatrudnionym ale również osobom pracującym dla organizacji ( np. w formie samozatrudnienia ) lub w jej imieniu. Pkt. 4.2 PLANOWANIE Pkt. 4.2.1 ASPEKTY ŚRODOWISKOWE Wymaganiem normy jest określenie przez organizację aspektów środowiskowych swojej działalności, które mogą mieć znaczący wpływ na środowisko. Norma wymaga ustanowienia i wdrożenia procedury, określającej jak organizacja identyfikuje aspekty środowiskowe oraz określa te z nich, które mają znaczący wpływ na środowisko. Identyfikacji muszą podlegać te aspekty środowiskowe, które organizacja może nadzorować oraz te, na które może mieć wpływ. Wyznaczenie aspektów środowiskowych jest pierwszym krokiem do formułowania celów i zadań środowiskowych. Identyfikacja aspektów środowiskowych jest ciągłym procesem, który pozwala na określenie przeszłego, aktualnego i ewentualnego wpływu, zarówno pozytywnego jak i negatywnego, oddziaływań organizacji na środowisko. Należy w tym procesie uwzględnić również potencjalny wpływ przepisów prawnych i działań rynkowych na organizację. Istotne jest także uwzględnienie wpływu aspektu na zdrowie i bezpieczeństwo. Praktyczne wskazówki przy identyfikacji aspektów i ocenie związanego z nimi wpływu na środowisko zawiera norma PN-ISO 14004:1998 Ogólne wytyczne dotyczące zasad, systemów i technik wspomagających. Zgodnie z wytycznymi ww. normy identyfikacja aspektów środowiskowych i ocena związanego z nimi wpływu na środowisko jest procesem, który może być zrealizowany w czterech etapach. Należą do nich: wybór działania wyrobu lub usługi, identyfikacja aspektów środowiskowych działania wyrobu lub usługi, identyfikacja wpływu na środowisko, ocena znaczenia wpływów. Przy dokonywaniu oceny znaczenia aspektów środowiskowych należy brać pod uwagę następujące zagadnienia. Z punktu widzenia środowiskowego: skalę wpływu, dotkliwość wpływu, prawdopodobieństwo wystąpienia, czas trwania wpływu. 13 / 48

Z punktu widzenia organizacji: możliwe oddziaływanie przepisów i prawa, trudność dokonania zmiany wpływu, koszt dokonania zmiany wpływu, wpływ zmiany na inne działania i procesy, sprawy dotyczące zainteresowanych stron, wpływ na społeczny odbiór organizacji. Stan aktualny organizacji w odniesieniu do środowiska, pozwalający na zidentyfikowanie aspektów środowiskowych można określić przez wstępny przegląd środowiskowy. Wstępny przegląd środowiskowy pozwala na zebranie informacji o działalności środowiskowej organizacji. Norma PN-EN ISO 14001:1998 nie wymaga przeprowadzenia wstępnego przeglądu środowiskowego, niemniej taka ocena aktualnego środowiskowego stanu organizacji przynosi organizacji wiele korzyści i pozwala w sposób zorganizowany podejść do identyfikacji aspektów środowiskowych. Przedmiotem przeglądu jest między innymi: identyfikacja środowiskowych wymagań prawnych dotyczących organizacji oraz określenie stopnia spełnienia tych wymagań przez organizację, identyfikacja wpływu organizacji na środowisko wynikającego z prowadzonej działalności, określenie praktyk postępowania organizacji w odniesieniu do środowiska, identyfikacja nadzwyczajnych zagrożeń, wypadków środowiskowych oraz metod zapobiegania ich skutkom. DOKUMENTACJA Przegląd środowiskowy powinien być prowadzony przy udziale pracowników organizacji posiadających odpowiednie kwalifikacje do przeprowadzenia takiej oceny. Przed przystąpieniem do wykonania przeglądu zespół przeglądowy powinien opracować zestaw zagadnień i pytań, które pozwoliłyby na sprawne i uporządkowane przeprowadzenie przeglądu. Zestaw taki może być źródłem pytań kierowanych do pracowników organizacji. Pomocnym może okazać się przekazanie listy pytań właściwym pracownikom czy komórkom organizacyjnym przed terminem przeglądu celem umożliwienia im przygotowania wyczerpującej informacji dotyczącej danego zagadnienia. Właściwy przegląd powinien skoncentrować się na posiadanej przez organizację dokumentacji, obejmować wizytację zakładu oraz prowadzenie rozmów z pracownikami, co pozwala na ocenę funkcjonowania organizacji w praktyce. Czas przeglądu nie jest określony i zależy w głównej mierze od wielkości organizacji, jej złożoności oraz oddziaływania na środowisko. 14 / 48

Poniżej przedstawiono przykładowy wykaz elementów, które powinien obejmować wstępny przegląd środowiskowy: 1. Cel przeglądu 2. Lokalizacja organizacji oraz charakterystyka środowiska otoczenia. 3. Przegląd działalności środowiskowej organizacji. 3.1. Gospodarka magazynowa i materiałowa (w tym materiałów pędnych i smarów) 3.2. Gospodarka energetyczna 3.3. Gospodarka odpadami 3.4. Ocena stanu oraz możliwości użytkowania materiałów radioaktywnych 3.5. Ocena stanu oraz możliwości użytkowania wyrobów zawierających azbest 3.6. Źródła zanieczyszczeń powietrza 3.6.1 Instalacje ochrony powietrza 3.7 Źródła hałasu 3.7.1. Emisja hałasu 3.8. Gospodarka wodno-ściekowa 3.8.1. Instalacje ochrony wód 4. Nadzwyczajne zagrożenia środowiska, awarie. 5. Ocena stanu spełnienia wymagań prawnych i innych związanych z działalnością organizacji. 6. Wnioski - zidentyfikowane aspekty środowiskowe. 7. Zalecenia poprzeglądowe dotyczące kierunków zmian i rozwoju. Przegląd środowiskowy jest jednym z elementów procesu identyfikacji aspektów środowiskowych. Zidentyfikowane w ten sposób aspekty poddaje się ocenie z punktu widzenia ich znaczenia i wpływu na środowisko. Organizacja powinna opracować i utrzymywać procedurę identyfikacji aspektów środowiskowych. Taka procedura powinna opisywać zasady określające sposób identyfikowania aspektów środowiskowych, ich rejestrowania, oceny istotności oraz ustalania aspektów znaczących. W procedurze powinna zostać określona odpowiedzialność przy realizacji jej postanowień. Poniżej przedstawiono przykładowy formularz, którego stosowanie pozwoli na ocenę aspektów środowiskowych. Formularz ten może stanowić załącznik do procedury identyfikacji aspektów środowiskowych. 15 / 48

Podstawowym kryterium stosowanym przy identyfikacji i ocenie aspektów środowiskowych są wymagania prawne wynikające z obowiązujących aktów prawnych i wymagań specyficznych dla organizacji ( np. wymagań wynikających z decyzji reglamentacyjnych lub umów cywilno-prawnych). Tablica 1 Ocena aspektów środowiskowych L.p 1 Aspekt środowiskowy Wpływ na środowisko Od 1 do 10 Spełnienie wymogów prawnych Od 1 do 10 Narażenie środowiska i ludzi Od 1 do 10 Częstość występowania Od 1 do 10 Szkodliwość dla środowiska Od 1 do 10 Wynik oceny ilość punktów Przy ocenie aspektów wg skali punktowej należy wziąć pod uwagę stan zabezpieczeń organizacji przed negatywnym oddziaływaniem na środowisko, w odniesieniu do takich czynników jak: zasięg, ilość, ryzyko środowiskowe. W przypadku kryterium odnoszącego się do spełnienia wymagań prawnych, niespełnienie wymagań prawnych kwalifikuje aspekt jako znaczący bez względu na wynik wg pozostałych kryteriów oceny. Organizacja ustala, jaka suma punktów kwalifikuje aspekt do kategorii znaczących, umiarkowanych lub nieistotnych. W wyniku tak przeprowadzonej oceny organizacja tworzy rejestr aspektów środowiskowych związanych z jej funkcjonowaniem. W normie ISO 14001:2004 organizacja została zobowiązana wprost do udokumentowania informacji związanych z aspektami środowiskowymi. Działania te, mimo że nie wynikały z postanowień normy PN-EN ISO 14001:1998 i tak w praktyce przez większość organizacji były realizowane np. w postaci rejestru aspektów środowiskowych, rejestru znaczących aspektów środowiskowych i innych zapisów. p.k.t.4.3.2.wymagania PRAWNE I INNE Zgodnie z wymaganiami normy organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać procedurę identyfikacji i dostępu do wymagań prawnych i innych, związanych z funkcjonowaniem organizacji oraz jej aspektami środowiskowymi. Zadaniem organizacji jest zidentyfikowanie tych wymagań prawnych, które dotyczą organizacji. Przed przystąpieniem do określenia wymagań prawnych dotyczących organizacji przedsiębiorstwo musi zidentyfikować swoje aspekty środowiskowe, a następnie powiązać je z wymaganiami prawnymi. 16 / 48

Wymagania prawne krajowe publikowane w Dzienniku Ustaw lub Monitorze Polskim to: - umowy międzynarodowe - ratyfikowane przez parlament, - ustawy - uchwalane przez parlament, - rozporządzenia wydawane przez odpowiednich ministrów. Obok powszechnie obowiązujących przepisów krajowych istnieją również przepisy o charakterze regionalnym. Zaliczają się do nich rozporządzenia wojewody publikowane w dzienniku urzędowym wojewody, uchwały gminy czy plan zagospodarowania przestrzennego. Organizacja zobowiązana jest również do przestrzegania wymagań prawnych określonych w indywidualnych decyzjach administracyjnych dotyczących danej organizacji. Organizacja zobowiązana jest do uzyskania takiej decyzji oraz dotrzymania jej warunków. Do decyzji o charakterze reglamentacyjnym można zaliczyć m.in.: w procesie inwestycyjnym: - decyzję o ustaleniu warunków zabudowy i zagospodarowania terenu - decyzję zezwalającą na wyłączenie gruntów rolnych lub leśnych z produkcji, - decyzję zezwalającą na usunięcie drzew i krzewów, - decyzję wyrażającą zgodę na rozwiązanie projektowe inwestycji, - pozwolenie na budowę, - pozwolenie na użytkowanie obiektu budowlanego. w procesie produkcyjnym: - decyzję o dopuszczalnej emisji, - pozwolenie wodno-prawne, - decyzję o dopuszczalnym poziomie hałasu i wibracji przenikających do środowiska, - decyzje dotyczące odpadów (m.in. na wytwarzanie odpadów, gospodarcze wykorzystanie odpadów, uzgodnienie sposobu unieszkodliwiania i usuwania odpadów specjalnych), - koncesje geologiczne. 17 / 48

Organami kompetentnymi z punktu widzenia podejmowania określonych decyzji reglamentacyjnych i innych w zakresie ochrony środowiska jest Wojewoda, Starosta, gmina, Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska, Marszałek Województwa. Pozostałe wymagania dotyczące organizacji to różne zobowiązania i umowy cywilnoprawne takie jak m.in. umowa z odbiorcą odpadów, umowa na pobór wody i zrzut ścieków, zobowiązania przyjęte dobrowolnie przez organizację lub jednostkę nadrzędną (spółkę-matkę). Spełnianie środowiskowych wymagań prawnych i innych dotyczących działania organizacji jest warunkiem koniecznym dla certyfikacji systemu na zgodność z wymaganiami normy PN-EN ISO 14001:1998. DOKUMENTACJA Norma wymaga procedury regulującej nadzór nad wymaganiami prawnymi mającymi zastosowanie do aspektów środowiskowych organizacji. Przedmiotem procedury są zasady przekazywania informacji o aktualnych zewnętrznych aktach normatywnych i decyzjach administracyjnych dotyczących działalności organizacji. Istotną zasadą rozpowszechniania tych dokumentów wewnątrz organizacji jest przekazywanie wymagań tylko w takim zakresie, który dotyczy poszczególnych komórek organizacyjnych. Zasady te powinna opisywać ww. procedura. W praktyce, w organizacjach opracowywany jest podlegający aktualizacji rejestr wymagań prawnych i innych dotyczących organizacji i mających zastosowanie do aspektów środowiskowych. Prowadzenie rejestru nie jest wymagane przez normę PN-EN ISO 14001:1998, jest on jednak praktycznym, często stosowanym dokumentem. Spełnienie wymagania normy wymaga również nadzorowania odpowiednich przepisów prawnych oraz innych, co jednak jest zbieżne z wymaganiami dotyczącymi nadzoru nad dokumentacją w ramach systemu zarządzania środowiskowego. Norma ISO 14001:2004 wymaga określenia w jaki sposób wymagania prawne i inne odnoszą się do konkretnych aspektów środowiskowych zidentyfikowanych w organizacji co pozwoli na lepsze wykorzystanie tych informacji w utrzymaniu i doskonaleniu systemu. 18 / 48

pkt 4.3.3. CELE I ZADANIA Wymaganiem normy jest ustanowienie udokumentowanych celów i zadań środowiskowych. Cele i zadania środowiskowe powinny być ustanowione z uwzględnieniem: - znaczących aspektów środowiskowych, - wymagań prawnych i innych dotyczących organizacji, - warunków finansowych i technologicznych, - wniosków z działań korygujących i zapobiegawczych, - punktu widzenia zainteresowanych stron. Dla każdego celu określane są zadania środowiskowe, których zrealizowanie pozwala na osiągniecie celu. Zadania środowiskowego mogą dotyczyć poszczególnych szczebli i komórek organizacyjnych. Tam gdzie to możliwe cele środowiskowe powinny być mierzalne. Należy zwrócić również uwagę na spójność celów z polityką środowiskową, zobowiązaniem do zapobiegania zanieczyszczeniom oraz ciągłego doskonalenia. Często w małych organizacjach trudno o zróżnicowanie celów i zadań środowiskowych. Niejednokrotnie są one jednakowe. Można stwierdzić, że jeśli cele mają często charakter długofalowy tak zadania mogą być krótkoterminowe. Często dla realizacji jednego celu koniecznym jest wyznaczenie wielu zadań szczegółowych. Aneks A normy PN-EN ISO 14001:1998 przedstawia kilka zaleceń, których zastosowanie może przyczynić się do lepszego określania celów i zadań środowiskowych. Zgodnie z tymi wytycznymi cele i zadania powinny być: - tam, gdzie to możliwe określone ilościowo i sformułowane w sposób umożliwiający pomiar stopnia ich realizacji, - wyznaczone z uwzględnieniem możliwości zastosowania najlepszej dostępnej i ekonomicznie uzasadnionej technologii. Cele i zadania środowiskowe w praktyce wyznacza się po zidentyfikowaniu aspektów środowiskowych oraz określeniu aspektów znaczących. DOKUMENTACJA Norma wymaga, aby cele i zadania były udokumentowane. W praktyce oznacza to opracowanie rejestru celów i zadań środowiskowych. Często rejestr ten określa cele krótkoterminowe oraz perspektywiczne. Mimo, że norma nie wymaga procedury wyznaczania celów i zadań środowiskowych, wiele organizacji ze względu na wagę zagadnienia opracowuje taką procedurę opisującą 19 / 48

zasady ustalania i zatwierdzania celów i zadań środowiskowych. W procedurze tej powinny znaleźć się uregulowania dotyczące okresowego przeglądu celów i zadań oraz ich aktualizacji. Norma ISO 14001:2004 kładzie szczególny nacisk na parametryzację celów i zadań środowiskowych. W praktyce wymóg ten zastosowało już wiele organizacji posiadających wdrożony system zarządzania środowiskowego wykorzystując doświadczenia wynikające z certyfikacji systemów zarządzania jakością. pkt 4.3.4. PROGRAM ZARZĄDZANIA ŚRODOWISKOWEGO Zgodnie z pkt. 4.3.4. normy PN-EN ISO 14001:1998 organizacja powinna opracować i realizować program osiągania celów i zadań środowiskowych. Wymagania tego punktu normy są ściśle powiązane z punktem 4.3.2 dotyczącym celów i zadań. Program zarządzania środowiskowego to określenie sposobu realizacji celów i zadań. Program zarządzania środowiskowego określa cele, zadania do wykonania, termin ich realizacji, koszt oraz osoby odpowiedzialne za ich realizację. Istotnym jest również określenie celów i zadań priorytetowych, które powinny zostać zrealizowane w pierwszej kolejności. Realizacja programu uzależniona jest od wcześniejszej analizy poszczególnych zadań z punktu widzenia możliwości finansowych organizacji, zastosowanych rozwiązań oraz spodziewanych efektów. W trakcie realizacji programu powinien on być poddawany przeglądowi dla oceny stopnia jego realizacji. Norma wymaga również uwzględnienia w programie oceny wpływu na środowisko zastosowanych nowych opracowań i zmodyfikowanych działań. Program w swej istocie opracowany jest w celu uzyskania poprawy w oddziaływaniu środowiskowym organizacji, stąd tak istotne jest sprawdzenie czy nowe rozwiązanie nie przyczyni się do powstania dodatkowego wpływu na środowisko. DOKUMENTACJA Norma PN-ISO 14004:1998 zaleca, aby program został opracowany przez organizacje w formie tabelarycznej uwzględniającej cel środowiskowy i odpowiadające mu zadania. Dla każdego celu i zadania zaleca się określenie osoby odpowiedzialnej, środków przewidzianych na jego realizację oraz terminu realizacji. Program taki może być opracowany jako krótkoterminowy np. roczny oraz perspektywiczny-wieloletni. Norma nie zawiera wymagania odnośnie procedury regulującej zasady tworzenia programów zarządzania środowiskowego, a także zasady prowadzenia oceny działalności środowiskowej organizacji. Jeśli organizacja uzna, że opracowanie takiej procedury zapewni właściwe podejście do opracowywania, przeglądu, oceny stopnia realizacji i aktualizacji programów środowiskowych może taką procedurę opracować. 20 / 48