MODEL OPŁACALNOŚCI PROJEKTÓW W EXCELU

MODEL OPŁACALNOŚCI PROJEKTÓW W EXCELU

Realizacja 11 lat rozwijania kompetencji w zakresie zarządzania finansami przedsiębiorstw. 3 lata realizacji usług dla przedsiębiorców. 56 zrealizowanych narzędzi analitycznych w excelu dla biznesu począwszy od spółek z Grupy Kapitałowej PGE po startupy technologiczne. 5 udostępnionych produktów: model finansowy, ocena opłacalności projektów/klientów, model finansowy dla SaaS, model finansowy dla marketplace, raport zarządczy. 2 wartości, nad którymi szczególnie koncentruję się we współpracy: indywidualne podejście do każdego zamówienia oraz skuteczność w uzyskiwaniu oczekiwanych efektów biznesowych. Krzysztof Janik

Wprowadzenie Model oceny opłacalności projektów / klientów w excelu jest narzędziem przeznaczonym dla: 1) Działalności usługowej - w szczególności agencji marketingowych, PR, software house, firm świądczących usługi IT, doradcze, poligraficzne, prawne. 2) Działalności handlowej - dzięki wbudowanemu modułowi handlowemu jako uzupełnienie dla usług projektowych. Funkcje: 1) ocena opłacalności realizowanych usług w modelu projektowym (model oblicza opłacalności projektów mając na uwadzę koszt pozyskania klienta, koszt wytworzenia projektu, alokowane na projekt koszty stałe biznesu oraz przychody uzyskane z tytułu realizacji projektu dla klienta), 2) ocena efektywności źródeł pozyskania klientów 3) wdrożenia systemu motywacyjnego (wypracowane w modelu wartości stanowią bazę pod wyznaczenie kluczowych wskaźników efektywności dla każdego z pracowników zgodnie z zasadą SMART), 4) zwiększenia efektywności biznesu (mając odzwierciedlone w prognozowanych wynikach finansowych dotychczas podjęte działania, możemy już dzisiaj podjąć decyzję o nowych działaniach które przyczynią się do uzyskania jeszcze lepszych wyników finansowych niż te prognozowane), 5) jak również przygotowania takich analiz jak: prognoza finansowa, analiza finansowa przedsiębiorstwa, analiza rentowności, analiza kosztów, analiza przychodów. Efektem wykorzystania modelu finansowego w excelu jest możliwość podjęcia decyzji zarządczej na podstawie konkretnych danych liczbowych. Do wspomnianych decyzji zarządczych należy m.in.: zaangażowanie się w opłacalne projekty, określenie minimalnej wyceny realizacji projektu, zwiększenie efektywności w tych obszarach w których została zidentyfikowana taka możliwość dzięki prognozie finansowej. Prognozowanie finansowe Analiza kosztów Analiza przychodów Rentowność projektów Rentowność klientów Koszt pozyskania klienta Rentowność Lejek sprzedaży Controlling Ocena opłacalności projektów Baza pod system motywacyjny Kluczowe wskaźniki efektywności Ocena opłacalności klientów Analiza finansowa

Cechy charakterystyczne modelu opłacalności w excelu Okres: 5 -lepni z miesięczną szczegółowością. Moduły: Pozyskanie klienta: 3 źródła pozyskania klientów (online, handlowcy, pozostałe) uwzględnione w modelu. Model umożliwia wprowadzenie parametru zmiany wskaźników Q/Q. Efekt: poznanie kosztu pozyskania klienta w każdym ze źródeł. > Pozyskanie klientów online zostało przedstawione z uwzględnieniem lejka sprzedaży, w którym wprowadzane są: budżet oraz wskaźniki (koszta za aktywność oraz dwa współczynniki konwersji do elastycznego dopasowania do biznesu). Czas od podpisania umowy z klientem do faktycznej realizacji może być wydłużony, dlatego została dodatkowo wprowadzona zmienna (czas do pozyskania klienta). > Handlowcy - zmienne wykorzystane w modelu: liczba handlowców, średnie wynagrodzenie brutto (+narzuty) handlowca, liczba pozyskanych klientów na handlowca. > Pozostałe źródła - zmienne: budżet, liczba pozyskanych klientów. Handel: obrót towarami i materiałami do wyliczenia którego wykorzystywane są trzy zmienne: cena sprzedaży, ilość sprzedaży oraz marża brutto (%) Projekty: kalkulacja wartości projektów przebiega 3-etapowo. W 1 etapie wprowadzane są koszty związane z realizacją usług. W 2 etapie przypisywane jest zaangażowanie pracowników do każdego projektu oraz dodatkowe koszty danego projektu w dedykowanych zakładkach dla każdego miesiąca. Z kolei w 3 etapie do projektów przypisywana jest analityka przychodów składająca się z pięciu pozycji. Przychody: działalność handlowa, projektowa, pozostałe przychody. Koszty: automatyczne wyliczenie wartości sprzedanych towarów i materiałow na bazie danych wprowadzonych w module przychodów. Dowolne grupowanie kosztów w podziale na miejsca powstawania kosztów, statusu kosztów (kontrolowalny, niekontrolowalny). Rachunek zysków i start: wyliczany automaczynie na bazie danych z modułów przychody oraz koszty. Opłacalność projektów: wyliczany automatycznie na podstawie danych wprowadzonych w powyższych modułach.

111 111 CONTROLLING 12 000 11 000 Dziś Prognoza 10 000 9 000 8 000 7 000 6 000 Dane historyczne - ich już nie zmienisz. Prognozowany wynik EBITDA 2,7 mpln Podstawa do podejmowania decyzji w biznesie. horyzont czasu przychody koszty 1111 1111

111 111 System motywacyjny Kluczowe wskaźniki efektywności Przedsiębiorca wyznaczasz oczekiwane korzyści biznesowe Kaskadowanie pracownikom dedykowanych KPI (celów) przyczyniających się do realizacji korzyści biznesowych 1111 1111

111 111 System motywacyjny Przedsiębiorca Informacja o stopniu realizacji KPI Benchmark wewnętrzny/ zewnętrzny Wybrany KPI pracownika* Skorygowany KPI pracownika** Kto kontroluje pracownika? Realizacja KPI Premia 164 164 on sam 150 Nie 152 164 on sam 169 Tak * Średnia sprzedaż sztuk produktów na jednego odbiorcę ** Korekta KPI w oparciu o bechmark wewnętrzny/zewnętrzny oraz określoną korzyść biznesową 1111 1111

Instrukcja pracy z modelem Ogólne Założenia Inwestycje rzeczowe & RAT&WNiP Produkcja Przychody Koszty Finansowanie Materiał informacyjny dostępny po zakupie Modelu Inwestycje kapitałowe (Instrukcja zawiera szczegółowy opis dla każdego z modułów, w których są wprowadzane dane i zmienne modelu)

Model opłacalności / założenia Aktualizacja modelu Model należy uzupełniać w niebieskich komórkach Assumptions for financial statement Prognozowane lata Projekt (produkty) Liabilities turnover days 60 60 Rok 1 produkt 1 Receivables turnover days 30 30 Rok 2 produkt 2 Stock turnover days 30 30 Rok 3 produkt 3 VAT Rok 4 produkt 4 VAT payment 30 30 Rok 5 produkt 5 days VAT included 90 90 Pozostałe założenia Rodzaje przychodów (projekty) Licencje e.g. sprzedaż i marketing CIT % 19% Wdrożenie e.g. zarząd i administracja Waluta PLN Szkolenie Dopasowanie Pozostałe Miejsca powstawania kosztów e.g. controlling i księgowość e.g. HR Koszty Wytworzenia Projektów Polityka prywatności Zabrania się kopiowania, redystrybucji, publikowania, rozpowszechniania, udostępniania czy wykorzystywania w inny sposób całości lub części niniejszego modelu finansowego dla potrzeb innych niż własne.

111 111 Koszty 1111 1111

CAC Online marketing (dane w PLN) Pozycje Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Cost of Customer Acquisition - online 4 384 5 013 6 368 7 722 9 073 Kampanie online Budżet 122 500 127 400 132 200 137 000 141 800 Koszt za kliknięcie 2,2 3,0 3,8 4,6 5,4 Liczba odwiedzających 54 843 42 209 34 590 29 627 26 134 Współ. konwersji I 2,2% 2,2% 2,2% 2,2% 2,2% Liczba działań (np. maili, rejestracji) 1 187 929 761 652 575 Współ. konwersji II 2,4% 2,7% 2,7% 2,7% 2,7% Dni do pozyskania klienta (0-60) Nowi klienci 28 25 21 18 16 14 000 Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 CAC - online 4 384 5 013 6 368 7 722 9 073 CAC - handlowcy 12 000 6 342 7 454 8 887 10 793 13 457 CAC - pozostałe źródła 4 250 2 208 2 833 2 833 2 833 10 000 CAC - online 8 000 CAC - handlowcy 6 000 CAC - pozostałe źródła 4 000 2 000 0 Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5

CAC Handlowcy (dane w PLN) Pozycje Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Cost of Customer Acquisition - handlowcy 6 342 7 454 8 887 10 793 13 457 Handlowcy Liczba handlowców 2 2 2 2 2 Śr. koszt handlowca (wyn. brutto + narzut) 5 063 5 258 5 458 5 658 5 858 Koszty wyn. handlowców 122 266 129 468 137 012 144 748 152 676 pozostałe koszty sprzedaży 24 750 27 100 29 500 31 900 34 300 Koszty sprzedaży razem 147 016 156 568 166 512 176 648 186 976 Śr. liczba pozyskanych klientów na handlowca 1 1 1 1 1 Nowi klienci 23 21 19 16 14 14 000 Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 CAC - online 4 384 5 013 6 368 7 722 9 073 CAC - handlowcy 6 342 7 454 8 887 10 793 13 457 CAC - pozostałe źródła 12 000 4 250 2 208 2 833 2 833 2 833 10 000 CAC - online CAC - handlowcy 8 000 6 000 CAC - pozostałe źródła 4 000 2 000 0 Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5

CAC Podsumowanie (dane w PLN) Pozycje Jedn. Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Liczba pozyskanych klientów liczba 75 70 63 58 54 Cost of Customer Acquisition 7 268 7 597 8 894 9 975 11 113 CACost of Customer Acquisition - online PLN 4 384 5 013 6 368 7 722 9 073 CACost of Customer Acquisition - handlowcy PLN 6 342 7 454 8 887 10 793 13 457 CACost of Customer Acquisition - pozostałe źródła PLN 4 250 2 208 2 833 2 833 2 833 Sprzedaż i marketing - budżet 546 016 534 968 564 712 579 648 594 776 Online marketing PLN 122 500 127 400 132 200 137 000 141 800 Handlowcy PLN 147 016 156 568 166 512 176 648 186 976 Pozostałe źródła PLN 102 000 53 000 68 000 68 000 68 000 Pozostałe koszty marketingu Specjalista ds. marketingu PLN 42 000 42 000 42 000 42 000 42 000 Specjalista ds. PR PLN 48 000 48 000 48 000 48 000 48 000 Grotwh hacker PLN 49 500 66 000 66 000 66 000 66 000 PLN 0 0 0 0 0 12 000 10 000 8 894 9 975 11 113 600 000 590 000 580 000 Sprzedaż i marketing - budżet 8 000 7 268 7 597 570 000 560 000 Cost of Customer Acquisition 6 000 4 000 2 000 546 016 534 968 564 712 579 648 594 776 550 000 540 000 530 000 520 000 510 000 0 Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 500 000

Koszty (dane w PLN) Pozycje Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Amortyzacja 0 0 0 0 0 Zarząd 96 013 160 704 176 775 194 452 213 897 Administracja 155 530 123 648 136 012 149 614 164 575 Sprzedaż 147 016 156 568 166 512 176 648 186 976 Marketing 399 000 378 400 398 200 403 000 407 800 Wytworzenie Projektów 527 400 538 600 538 600 319 200 319 200 Wartość sprzedanych produktów, towarów 129 896 164 324 185 842 227 145 227 417 Koszty operacyjne razem 1 454 855 1 522 244 1 601 941 1 470 059 1 519 865 2 000 000 1 800 000 Marża brutto 1 600 000 1 400 000 Marketing & sprzedaż Zarząd & administracja Amortyzacja 1 200 000 1 000 000 800 000 600 000 400 000 200 000 0 Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5

Miejsca powstawania kosztów Cost (w/o production & projects & COGS costs) status Koszty Analiza (dane w PLN) 80000 70000 60000 50000 40000 30000 20000 10000 0 kontrolowalne Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Koszty Wytworzenia Projektów e.g. HR e.g. controlling i księgowość e.g. zarząd i administracja e.g. sprzedaż i marketing 0 100 000 200 000 300 000 400 000 500 000 600 000

111 111 Przychody 1111 1111

Przychody Projekty (dane w PLN) Projekty Typ Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Razem 832 360 1 314 480 1 634 280 1 430 680 1 556 980 Razem Licencje 149 760 193 480 266 280 298 680 309 480 Wdrożenie 349 000 632 000 573 000 377 000 580 000 Szkolenie 120 000 217 000 511 000 300 000 456 500 Dopasowanie 198 000 259 000 224 000 424 000 211 000 Pozostałe 15 600 13 000 60 000 31 000 0 1 Licencje 3 600 3 600 3 600 3 600 3 600 1 Wdrożenie 20 000 0 0 0 0 1 Szkolenie 7 000 0 12 000 0 0 1 Dopasowanie 3 000 8 000 50 000 0 0 1 Pozostałe 0 0 0 0 0 2 Licencje 3 600 3 600 3 600 3 600 3 600 2 Wdrożenie 20 000 20 000 20 000 20 000 100 000 2 Szkolenie 7 000 7 000 7 000 7 000 7 000 2 Dopasowanie 3 000 3 000 83 000 83 000 3 000 2 Pozostałe 0 0 0 0 0 700 000 600 000 Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 500 000 400 000 300 000 200 000 100 000 0 Licencje Wdrożenie Szkolenie Dopasowanie Pozostałe

Przychody Działalność handowa & pozostała (dane w PLN) Pozycje Typ Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Przychody z działalności handlowej 273 885 358 177 419 078 537 022 533 773 Razem e.g. produkt A e.g. produkt B e.g. produkt C Cena sprzedaży netto 548,7 528,3 586,6 702,5 690,8 Liczba sprzedanych sztuk 499 678 714 764 773 Marża brutto (%) 53% 54% 56% 58% 57% Cena sprzedaży netto 91,1 91,1 91,1 91,1 91,1 Liczba sprzedanych sztuk 70 109 123 146 129 Marża brutto (%) 45% 45% 45% 45% 45% Cena sprzedaży netto 520,0 520,0 520,0 520,0 520,0 Liczba sprzedanych sztuk 37 45 42 38 37 Marża brutto (%) 55% 55% 55% 55% 55% Cena sprzedaży netto 1 580,0 1 580,0 1 580,0 1 580,0 1 580,0 Liczba sprzedanych sztuk 64 64 64 64 64 Marża brutto (%) 45% 45% 45% 45% 45% Przychody pozostałe 77 146 148 116 225 034 247 060 317 019 Usługa 1 13 111 18 257 35 307 8 696 23 831 Usługa 2 64 032 129 859 189 727 238 364 293 188 600 000 59% 500 000 58% 57% 58% 57% Przychody z działalności handlowej Marża brutto (%) 400 000 300 000 54% 56% 537 022 533 773 56% 55% 54% 200 000 100 000 53% 273 885 358 177 419 078 53% 52% 51% 0 Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 50%

Przychody (dane w PLN) Pozycje Typ Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Projekty 832 360 1 314 480 1 634 280 1 430 680 1 556 980 Razem Licencje 149 760 193 480 266 280 298 680 309 480 Wdrożenie 349 000 632 000 573 000 377 000 580 000 Szkolenie 120 000 217 000 511 000 300 000 456 500 Dopasowanie 198 000 259 000 224 000 424 000 211 000 Pozostałe 15 600 13 000 60 000 31 000 0 Działalność handlowa 273 885 358 177 419 078 537 022 533 773 Razem Cena sprzedaży netto 549 528 587 702 691 Liczba sprzedanych sztuk 499 678 714 764 773 Marża brutto (%) 53% 54% 56% 58% 57% Pozostałe przychody 77 146 148 116 225 034 247 060 317 019 Przychody razem 1 183 391 1 820 773 2 278 392 2 214 762 2 407 772 Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Projekty 832 360 1 314 480 1 634 280 1 430 680 1 556 980 2 500 000 Działalność handlowa 273 885 358 177 419 078 537 022 533 773 Pozostałe przychody 77 146 148 116 225 034 247 060 317 019 2 000 000 Projekty Działalność handlowa Pozostałe przychody 1 500 000 1 000 000 500 000 0 Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5

111 111 Wyniki 1111 1111

Źródło pozyskania Projekt Klient Początek klienta Projekty Opłacalność (dane w PLN) Koniec Przychody Koszty Wytorzenia Projektu Koszty alokowane 1 Klient 1 CAC I Rok 1 IV Rok 2 118 000 49 500 6 834 23 573 38 093 32% 2 Klient 2 Online I Rok 1 408 000 170 750 5 618 163 683 67 949 17% 3 Klient 1 CAC I Rok 1 X Rok 2 40 000 42 975 0 22 373-25 348-63% 4 Klient 3 Handlowcy I Rok 1 364 600 75 125 6 000 69 357 214 118 59% 5 Klient 4 CAC I Rok 1 X Rok 4 481 800 83 400 6 834 58 665 332 901 69% 6 Klient 5 CAC I Rok 1 X Rok 3 619 080 134 000 6 834 82 485 395 761 64% 7 Klient 6 CAC I Rok 1 619 000 61 575 6 834 61 107 489 484 79% 8 Klient 7 CAC I Rok 1 481 800 168 750 6 834 172 464 133 752 28% 9 Klient 1 CAC I Rok 1 625 100 172 100 0 191 726 261 274 42% 10 Klient 1 CAC I Rok 1 316 100 98 750 0 75 483 141 867 45% 50 Klient 1 CAC 0 0 0 0 0 CAC Zysk Rentowność (%) -100 000 0 100 000 200 000 300 000 400 000 500 000 600 000 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 50

Rachunek zysków i strat (dane w PLN) Pozycje Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 A. Przychody netto 1 183 391 1 820 773 2 278 392 2 214 762 2 407 772 B. Koszty sprzedanych produktów, usług -657 296-702 924-724 442-546 345-546 617 C. Marża brutto (A + B) 526 095 1 117 849 1 553 950 1 668 417 1 861 155 % przychodów netto 44% 61% 68% 75% 77% D. Koszty zarządu i administracji -251 543-284 352-312 787-344 066-378 472 E. Koszty sprzedaży i marketingu -546 016-534 968-564 712-579 648-594 776 F. Pozostałe przychody operacyjne 0 0 0 0 0 G. Pozostałe koszty operacyjne 0 0 0 0 0 H. EBIT (C + D + E + F + G) -271 464 298 529 676 451 744 703 887 906 % przychodów netto -23% 16% 30% 34% 37% I. Przychody finansowe 0 0 0 0 0 K. Koszty finansowe 0 0 0 0 0 K. Zysk/Strata brutto (H + I + J) -271 464 298 529 676 451 744 703 887 906 L. Podatek dochodowy 0 0 116 786 126 357 167 837 M. Zysk/strata netto (K + L) -271 464 298 529 793 237 871 061 1 055 744 % przychodów netto -23% 16% 35% 39% 44% EBITDA (EBIT+amortyzacja) -271 464 298 529 676 451 744 703 887 906 % przychodów netto -23% 16% 30% 34% 37%

Rachunek zysków i strat Analiza (dane w kpln) Skum. EBITDA 200 100 0-100 -200-300 -400-500 Przychody netto EBITDA 500 400 384 300 283 280 261 200 100 0-100 90-19 52 43-38 -93 87-36 159 101-24 121-5 57 57 66-70 -72-56 44-78 184 60 52-98 74-58 115-9 195 67 157 118-6 65-60 151 141 24 17 191 71 54-67 -200

ZAMÓW MODEL OPŁACALNOŚCI W EXCELU Realizacja: Krzysztof Janik +48 504 230 262 krzysztof.janik@enterprisestartup.pl