Zamawiający REGIONALNY OŚRODEK POLITYKI SPOŁECZNEJ W KRAKOWIE ul. Piastowska 32, 30-070 Kraków faks (0-12) 422-06-36 wew. 44 NIP: 676-210-18-14 e-mail: zamowienia.publiczne@rops.krakow.pl www.rops.krakow.pl OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU NA USŁUGI SPOŁECZNE o wartości nieprzekraczającej 750 000 EURO Postępowanie prowadzone w oparciu o art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 1579 ze zm.) Nazwa zamówienia: Świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych na potrzeby Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie Zatwierdzam: Michał Góra /-/ Kraków, marzec 2018 r.
I. INFORMACJE OGÓLNE 1. Dane Zamawiającego: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Krakowie, zwany dalej Zamawiającym, ul. Piastowska 32, 30-070 Kraków; faks (0-12) 422-06-36 wew. 44; e-mail: zamownienia.publiczne@rops.krakow.pl; www.rops.krakow.pl; NIP: 676-210-18-14. Zamawiający jest jednostką organizacyjną Województwa Małopolskiego. 2. Tryb udzielania zamówienia Postępowanie prowadzone w oparciu o art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 1579 ze zm.), zwanej dalej ustawą Pzp. 3. Osoby upoważnione do kontaktu z Wykonawcami: Osobami uprawnionymi do kontaktu z Wykonawcami są: - w sprawach dotyczących procedury: Piotr Ropka od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-15:00, tel. (12) 422 06 36 wew. 41, fax. (12) 422 06 36 wew. 44, e-mail: zamownienia.publiczne@rops.krakow.pl - W sprawach dotyczących przedmiotu zamówienia: Anna Rychły-Mierzwa od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-15:00, tel. (12) 422 06 36 wew. 26, fax. (12) 422 06 36 wew. 44, e-mail: amierzwa@rops.krakow.pl II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 55120000 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55130000 Inne usługi hotelarskie 55300000 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych wraz z zapewnieniem sali konferencyjnej podczas dwudniowej konferencji realizowanej na potrzeby Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie, w ramach projektu pn. Małopolski Ośrodek Koordynacji Ekonomii Społecznej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego 2014-2020 Oś Priorytetowa 9 Region spójny społecznie, Działanie 9.3 Wsparcie ekonomii społecznej, typ projektu B Działania koordynacyjne w obszarze ekonomii społecznej prowadzone na poziomie regionalnym, zwanego dalej Projektem. 2. Zamówienie obejmuje świadczenie powyższych usług w dniach 17-18 kwietnia 2018 r., w zakres których wchodzi: 2.1. Zapewnienie w dniu 17 kwietnia 2018 r. noclegu, w pokojach 2-osobowych dla 40 osób; 2.2. Zapewnienie wyżywienia dla uczestników konferencji w postaci: 2.2.1. lunchu dla maksymalnie 100 osób w dniu 17 kwietnia 2018 r. oraz dla maksymalnie 70 osób w dniu 18 kwietnia 2018 r., lunch musi być serwowany w pomieszczeniu znajdującym się w bezpośredniej bliskości sali konferencyjnej, spożywany przy stołach na siedząco lub przy stolikach koktajlowych (min. 25 stolików), w formie bufetu, obejmującego minimum: dwa dania mięsne do wyboru - min. 150 g na osobę oraz jedno danie wegetariańskie w ilości min. 300 g na osobę, dodatki warzywne do dań głównych (warzywa gotowane, surówki) min. 200 g na osobę, dodatki skrobiowe do dań głównych: (ziemniaki gotowane/pieczone, ryż, makaron, kasza) min. 200 g na osobę), napoje w postaci wody oraz soku naturalnego owocowego po 0,5 l na osobę, 2
2.2.2. kolacji dla maksymalnie 40 osób w dniu 17 kwietnia 2018 r., spożywana przy stołach na siedząco, która obejmować będzie minimum: - sałatka wielowarzywna nr 1-200 g na osobę, - sałatka wielowarzywna nr 2-200 g na osobę, - sery żółte różne - 70 g na osobę, - wędliny różne - 70 g na osobę, - pieczywo mieszane - 150 g na osobę, - masło - 30 g na osobę, - dodatki warzywne i owocowe, - kawa, herbata, woda mineralna; 2.2.3. śniadania dla osób korzystających z noclegów w formie bufetu, dostępne od godz. 7:30 do godz. 09:00, obejmującego minimum: - danie ciepłe (opcja mięsna i wegetariańska) - zimny bufet (wędliny, sery, płatki śniadaniowe + mleko i jogurt), - dodatki warzywne i owocowe, - napoje ciepłe (kawa, herbata), - napoje zimne (woda, soki). 2.2.4. zapewnienie przerwy kawowej: w dniu 17 kwietnia 2018 r. dwie przerwy kawowe dla maksymalnie 100 osób oraz w dniu 18 kwietnia 2018 r. jeden serwis kawowy dla maksymalnie 70 osób, serwowany w pomieszczeniu zlokalizowanym w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej, który obejmować będzie: - kawę rozpuszczalną i parzoną do samodzielnego zaparzenia lub gotową gorącą (bez ograniczeń), - herbatę w torebkach, minimum dwa rodzaje, w tym co najmniej: 1 rodzaj herbaty czarnej i jeden rodzaj herbaty owocowej (bez ograniczeń), - gorącą wodę do herbaty/kawy (bez ograniczeń), - wodę niegazowaną i gazowaną, podawaną w butelkach szklanych lub plastikowych o pojemności nie większej niż 500 ml (min. 500 ml na osobę) lub alternatywnie w dzbankach, - 2 rodzaje naturalnych soków owocowych i wody po 0,5 l na osobę, - dodatki do napojów ciepłych: cukier, mleko do kawy, cytryna, (wg potrzeb, adekwatnie do liczby uczestników spotkania). - 2 rodzaje ciast pieczonych po min. 150 g na osobę, - wybór ciastek deserowych po min. 150 g na osobę - owoce. Wykonawca zapewni, aby w trakcie przerw kawowych, serwowania lunchu oraz kolacji uczestnicy spotkania mieli zapewniony ciągły dostęp do napojów gorących i zimnych, a także wszystkich podawanych dań w ramach przewidzianych ilości oraz gramatur. Szczegółowe menu na każdy dzień realizacji zamówienia wymaga akceptacji przedstawiciela Zamawiającego 2.3. Zapewnienie sali konferencyjnej: Sala musi być dostępna w każdym dniu trwania konferencji i spełniać co najmniej następujące wymogi: - min. 100 miejsc siedzących w układzie konferencyjnym (preferowane fotele konferencyjne z pulpitami), - dostępne nagłośnienie i sprzęt do prezentacji multimedialnych z dostępem do internetu (minimum wyposażenia to: laptop, rzutnik, ekran, 2 mikrofony, nagłośnienie oraz flipchart z blokiem i pisakami lub tablica), - sala oddana do dyspozycji w pierwszy dzień konferencji w godzinach 9:00-19:00, w drugi dzień konferencji w godzinach 9:00-15:00; - dostęp do zaplecza sanitarnego, dostosowanego do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, 3
- bezprzewodowy dostęp do Internetu, UWAGA: Zamawiający zastrzega, iż podane powyżej ilości osób są ilościami maksymalnymi i Zamawiający może zmniejszyć liczbę osób w odniesieniu do każdego rodzaju usługi. Ostateczna liczba osób korzystających z noclegu a także usług restauracyjnych zostanie potwierdzona przez Zamawiającego najpóźniej na 4 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji usługi. Zamawiający dopuszcza, aby kolacja została zorganizowana w innym miejscu niż będą zakwaterowani uczestnicy konferencji a także, aby sala konferencyjna mieściła się w innym obiekcie niż będą zakwaterowani uczestnicy. Dystans dzielący miejsce zakwaterowywania z miejscem gdzie zlokalizowana będzie sala konferencyjna oraz spożywana będzie kolacja nie może być większy aniżeli możliwy do pokonania pieszo w ciągu 15 min. Wymóg ten zostanie zweryfikowany poprzez wprowadzenie dokładnych danych adresowych miejsca zakwaterowania oraz pozostałych destynacji do ogólnodostępnej mapy zlokalizowanej pod adresem https://www.google.pl/maps. 3. Miejsce realizacji usług: obiekt zlokalizowany w Krakowie. 4. Zamawiający wymaga, aby obiekt, w którym Wykonawca zapewni noclegi: 4.1. spełniał standard obiektu zaszeregowanego do kategorii 3 gwiazdki ***, zgodnie z rozporządzeniem, 4.2. posiadał parking strzeżony lub monitorowany bezpośrednio przy obiekcie z zapewnionymi bezpłatnymi miejscami parkingowymi dla pojazdów uczestników, w liczbie min. 5 miejsc, 4.3. każdy pokój powinien być wyposażony w: pojedyncze łóżka, pełen węzeł sanitarny, dostęp do Internetu, TV, 4.4. był dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. Przez dostosowanie obiektu do potrzeb osób z niepełnosprawnościami Zamawiający rozumie spełnienie minimalnych wymagań co do wyposażenia w zakresie dostosowania obiektów hotelarskich do potrzeb osób z niepełnosprawnościami określonych w załączniku nr 8 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r. poz. 2166), zwanym w treści niniejszego dokumentu rozporządzeniem. 5. Realizując zamówienie w zakresie usług restauracyjnych, Wykonawca każdorazowo zobowiązany jest do: 5.1. odpowiedniego przygotowania miejsca, w którym będzie świadczona usługa, w zakresie niezbędnym do jej prawidłowej realizacji, 5.2. wyposażenia niezbędnego do obsługi cateringowej (tzn. obrusów, zastawy stołowej i serwisu do kawy i herbaty z porcelany albo szklanej ze sztućcami ze stali nierdzewnej; itp.), 5.3. zapewnienia obsługi na właściwym poziomie, zgodnie z zasadami w tym zakresie obowiązującymi, oraz takiego rozplanowania wykonania usługi, aby każdorazowo została ona zrealizowana bez zakłóceń, zgodnie z przedstawionym programem. 6. Realizacja przedmiotu zamówienia powinna przebiegać zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w szczególności dotyczącymi wymogów sanitarnych stawianych osobom biorącym udział w realizacji usługi oraz miejscom przygotowania i podawania posiłków. 7. Zamawiający wymaga, by na czas pomiędzy przybyciem gości do obiektu a zakwaterowaniem w pokojach, została zapewniona możliwość przechowania bagażu przez gości, w zamkniętym pomieszczeniu do którego osoby nieupoważnione nie będą miały dostępu. WAŻNE 8. W ramach realizacji projektu Małopolski Ośrodek Koordynacji Ekonomii Społecznej, Zamawiającego obowiązują limity określone w załączniku nr 3 do Regulaminu przygotowania i oceny 4
projektów składanych w trybie pozakonkursowym w ramach osi 1, 9, 10 ROP WM 2014-2020. Zgodnie z jego brzmieniem stawka jednostkowa brutto nie może być wyższa niż : - 15 zł brutto za jeden serwis kawowy dla jednego uczestnika - 360 zł brutto za 1 nocleg za 2 osoby w pokoju 2-osobowym - 35 zł brutto za lunch/obiad/ za osobę za dzień szkoleniowy - 35 zł brutto za kolację za osobę za dzień szkoleniowy III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Realizacja zamówienia odbywać się będzie w dniach 17-18 kwietnia 2018 roku. IV. KONSORCJUM 1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy. 2. Pod pojęciem konsorcjum, Zamawiający rozumie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w rozumieniu art. 23 ustawy Pzp. 3. Pełnomocnictwo, o którym mowa w pkt. 1, musi znajdować się w ofercie wspólnej Wykonawców. Pełnomocnictwo musi być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza. 4. Pełnomocnik, o którym mowa powyżej, pozostaje w kontakcie z Zamawiającym w toku postępowania i do niego Zamawiający kieruje informacje, korespondencję itp. Wszelkie oświadczenia pełnomocnika Zamawiający uzna za wiążące dla wszystkich Wykonawców składających ofertę wspólną. 5. Wspólnicy spółki cywilnej są traktowani jak wykonawcy składający ofertę wspólną. V. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Termin związania ofertą wynosi 30 dni liczonych od dnia upływu terminu składania ofert. VI. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający warunek dotyczący aspektu społecznego, tj. o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie zakłady pracy chronionej oraz inni wykonawcy, których działalność, lub działalność ich wyodrębnionych organizacyjnie jednostek, które będą realizowały zamówienie, obejmuje społeczną i zawodową integrację osób będących członkami dowolnej z grup społecznie marginalizowanych, wymienionych w art. 22 ust. 2pkt 1-8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wskaźnik zatrudnienia danej grupy nie może być niższy niż 30% osób zatrudnionych przez zakład pracy. VII. WYKAZ WYMAGANYCH OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW 1. Formularz ofertowy (wg. wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia), 2. Formularz cenowy (wg. Wzoru stanowiącego Załącznik nr 1a do niniejszego ogłoszenia), 3. Oświadczenie, o którym mowa w pkt. VI (wg. wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego ogłoszenia) 4. Dokument określający zasady reprezentacji oraz osoby uprawnione do reprezentacji wykonawcy (jeżeli nie wynikają one z innych dokumentów załączonych przez wykonawcę do oferty), a jeżeli wykonawcę reprezentuje pełnomocnik - także pełnomocnictwo, określające zakres umocowania podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania wykonawcy. Pełnomocnictwo winno być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie. VIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY. 1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 5
2. Ofertę należy złożyć w języku polskim, w formie pisemnej. 3. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego Ogłoszenia. 4. Oferta musi być podpisana w sposób umożliwiający identyfikację osoby podpisującej, podpis lub podpisy muszą być czytelne lub opatrzone pieczęcią imienną. 5. Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Jeżeli umocowanie do podpisania oferty nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy lub z danych ujawnionych we właściwym rejestrze (np. Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej), to do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo wystawione przez osoby do tego upoważnione. Pełnomocnictwo winno być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie. 6. Ofertę należy sporządzić zgodnie z wzorem Formularza ofertowego stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Ogłoszenia. 7. Jeżeli któryś z wymaganych dokumentów składanych przez Wykonawcę jest sporządzony w języku obcym, dokument taki należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski. 8. Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane. Ponadto wszelkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany muszą być przez niego parafowane. 9. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 10. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 11. Oferta powinna być złożona w zamkniętej kopercie, opisanej nazwą (firmą), adresem Wykonawcy oraz powinna być oznaczona w następujący sposób: Oferta na: Świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych na potrzeby Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie Nie otwierać przed dniem 27 marca 2018 r. godz. 10:30" 12. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za wcześniejsze otwarcie lub zaginięcie ofert nieoznaczonych wyraźnie i niezaadresowanych zgodnie z warunkami niniejszego Ogłoszenia. 13. Wykonawca może wprowadzić zmiany oraz wycofać złożoną przez siebie ofertę przed upływem terminu składania ofert: 13.1. W przypadku wycofania oferty, Wykonawca składa pisemne oświadczenie, iż ofertę swą wycofuje, w zamkniętej kopercie zaadresowanej jak w pkt 11. z dopiskiem wycofanie. 13.2. W przypadku zmiany oferty, Wykonawca składa pisemne oświadczenie, iż ofertę swą zmienia, określając zakres i rodzaj tych zmian, a jeśli oświadczenie o zmianie pociąga za sobą konieczność wymiany czy też przedłożenia nowych dokumentów Wykonawca dokumenty te winien złożyć. Powyższe oświadczenie i ewentualne dokumenty należy złożyć z odpowiednim uwzględnieniem zapisu pkt 11., przy czym koperta powinna zostać opatrzona dopiskiem zmiany. 13.3. Wykonawca nie może wprowadzić zmian do oferty oraz wycofać jej po upływie terminu składania ofert. IX. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI 1. Postępowanie jest prowadzone w języku polskim. 2. W postępowaniu komunikacja między zamawiającym, a wykonawcami odbywa się drogą pisemną, faksem lub pocztą elektroniczną. 3. Jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazują korespondencję za pomocą faksu lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej strony potwierdza fakt jej otrzymania. 4. W przypadku braku potwierdzenia otrzymania korespondencji przez wykonawcę, zamawiający domniema, że korespondencja wysłana przez zamawiającego na numer faksu lub adres poczty elektronicznej podane przez wykonawcę została mu doręczona w sposób umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. 5. Korespondencję związaną z niniejszym postępowaniem należy kierować na adres: 6
REGIONALNY OŚRODEK POLITYKI SPOŁECZNEJ W KRAKOWIE ul. Piastowska 32, 30-070 Kraków X. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT 1. Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert: Lp. Nazwa kryterium Znaczenie kryterium (w %) Liczba możliwych do uzyskania punktów 1. Cena 60 % 60 punktów 2. Doświadczenie 20 % 20 punktów 3. Aspekt Społeczny 20 % 20 punktów 1.1. Punkty za kryterium Cena zostaną obliczone według wzoru: Cena oferty najtańszej ------------------------------- x 60 = liczba punktów Cena oferty badanej Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku. Porównywaną ceną będzie cena brutto za realizację zamówienia. 1.2. Punkty w kryterium doświadczenie zostaną przyznane w skali punktowej 0-20 punktów, na podstawie informacji zawartej przez Wykonawcę w wykazie wykonanych usług stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego ogłoszenia, według poniższego schematu: Wykonanie w okresie 3 lat przed dniem składania ofert w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie), usług obejmujących łącznie usługi cateringowe, noclegowe oraz zapewnienia Sali konferencyjnej dla min. 100 osób każda, w ilości: 1-2 usługi 5 pkt. 3-4 usługi 10 pkt. 5-6 usług 15 pkt. 7 i więcej usług 20 pkt. Punkty razem maks. 20 pkt. Do przedłożonego wykazu Wykonawca załączy dowody określające czy usługi wskazane w wykazie zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów oświadczenie wykonawcy. Ewentualne oświadczenie Wykonawcy 7
musi zawierać również wyczerpujące wyjaśnienie przyczyn braku możliwości przedłożenia innych dowodów. Dowody, o których mowa powyżej winny być złożone w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem. 1.3. Punkty za kryterium aspekt społeczny zostaną przyznane w oparciu o dane zawarte w załączniku nr 2 do SIWZ. Najwyższą liczbę punktów otrzyma oferta Wykonawcy, u którego procentowy wskaźnik zatrudniania osób będących członkami grupy społecznie marginalizowanej o której mowa w art. 22 ust. 2 ustawy Pzp, spośród wszystkich zatrudnionych przez Wykonawcę pracowników będzie najwyższy. Sposób obliczenia punktów: Wskaźnik zatrudnienia oferty badanej -------------------------------------------- x 20 = liczba punktów Najwyższy wskaźnik zatrudnienia badanych ofert 1.4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najwyższym bilansem punktów w ramach powyższych kryteriów. 2. Opis sposobu obliczania ceny. 2.1. Cenę za realizację zamówienia należy wskazać w Formularzu ofertowym - załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia. Cena ofertowa powinna być podana cyfrowo i słownie. 2.2. Cena ofertowa powinna obejmować wszystkie obowiązki Wykonawcy niezbędne do realizacji umowy. Wykonawca podaje wszystkie ceny z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku. W cenie brutto należy uwzględnić podatek od towarów i usług (VAT) w obowiązującej na dzień otwarcia ofert stawce. 2.3. Nie dopuszcza się wariantowości cen. 2.4. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, informuje Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku. XI. ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY Zobowiązania wynikające z realizacji przedmiotu zamówienia, a spoczywające na Wykonawcy oraz Zamawiającym zawiera wzór umowy Załącznik nr 4 do niniejszego Ogłoszenia. XII. MIEJSCE, TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT. 1. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego - REGIONALNY OŚRODEK POLITYKI SPOŁECZNEJ W KRAKOWIE, ul. Piastowska 32, 30-070 Kraków, na Dzienniku podawczym ( parter). Za termin złożenia oferty przyjmuje się dzień i godzinę otrzymania oferty przez Zamawiającego. 2. Termin składania ofert: 27 marca 2018 r. do godziny 10:10. 3. Termin otwarcia ofert: 27 marca 2018 r. o godzinie 10:30. 4. Publiczne otwarcie ofert odbędzie się w siedzibie REGIONALNEGO OŚRODKA POLITYKI SPOŁECZNEJ W KRAKOWIE, ul. Piastowska 32, 30-070 Kraków. 8
5. W trakcie otwierania kopert z ofertami Zamawiający każdorazowo ogłosi obecnym: - nazwę i adres Wykonawcy, którego oferta jest otwierana; - informacje dotyczące ceny; - informacje dotyczące terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach- jeżeli dotyczy. XIII. INFORMACJE DOTYCZĄCE PROCEDURY 1. ZMIANA TREŚCI OGŁOSZENIA W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający, przed terminem składania ofert, może dokonać zmiany treści niniejszego Ogłoszenia lub Załączników. W takim wypadku Zamawiający rozważy kwestię istotności dokonanej zmiany i jej ewentualnego wpływu na treść ofert, w kontekście możliwości przedłużenia terminu składania ofert. Informacja o zmianie zostanie zamieszczona w miejscu w którym nastąpiło upublicznienie niniejszego ogłoszenia. 2. POPRAWA OMYŁEK Zamawiający dokona w ofercie poprawy: oczywistych omyłek pisarskich, oczywistych omyłek rachunkowych, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych w wyniku poprawy, innych omyłek, polegających na niezgodności oferty z treścią Ogłoszenia, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty 3. WYJAŚNIENIE, UZUPEŁNIENIE OFERTY 3.1. Zamawiający może wezwać Wykonawcę do złożenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień dotyczących oferty, dokumentów złożonych wraz z ofertą oraz elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny ofertowej, 3.2. Zamawiający może wezwać Wykonawcę do uzupełnienia brakujących lub zawierających błędy dokumentów lub pełnomocnictw. 4. ODRZUCENIE OFERTY Zamawiający odrzuci ofertę jeżeli: a) Jej treść nie odpowiada treści niniejszego Ogłoszenia wraz z Załącznikami ( w tym także w przypadku, gdy którakolwiek ze stawek jednostkowych, wskazanych w formularzu cenowym, będzie przewyższała stawki, o których mowa w pkt II.8 niniejszego ogłoszenia) b) Została złożona przez Wykonawcę, który nie spełnia warunku udziału w postępowaniu, c) Zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia- w rozumieniu art. 90 ustawy Pzp, d) Zawiera błędy w obliczeniu ceny, e) Jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu właściwych przepisów, f) Jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów. 5. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny. Informacja o ewentualnym unieważnieniu zostanie zamieszczona w miejscu w którym nastąpiło upublicznienie niniejszego ogłoszenia. 6. ZAWIADOMIENIA O WYNIKU POSTĘPOWANIA I ZAWARCIU UMOWY 6.1. Zawiadomienie o wyniku postępowania zostanie zamieszczone na stronie BIP Regionalnego Ośrodka polityki Społecznej w Krakowie 6.2. Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę o miejscu i terminie podpisania umowy w sposób podany w punkcie powyżej. 9
6.3. W przypadku uchylenia się Wykonawcy od zawarcia umowy, Zamawiający może dokonać wyboru kolejnego Wykonawcy, który osiągnął najwyższą pozycję w rankingu, wg. kryteriów oceny ofert. XIV. XV. PODWYKONAWSTWO 1. Zamawiający wymaga wskazania przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym, części zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom (o ile dotyczy). 2. W niniejszym postępowaniu przez umowę o podwykonawstwo Zamawiający rozumie umowę zdefiniowaną w art. 2 pkt. 9b ustawy Pzp. Załączniki do Ogłoszenia Załącznik nr 1 Formularz ofertowy Załącznik nr 1a Formularz cenowy Załącznik nr 2 Wzór oświadczenia o spełnieniu warunku oraz dla potrzeb przyznania punktów w kryterium aspekt społeczny Załącznik nr 3 Wzór wykazu wykonanych usług na potrzeby oceny w ramach kryterium doświadczenie Załącznik nr 4 Wzór umowy 10
Pieczęć Wykonawcy Załącznik nr 1 do Ogłoszenia Nr faksu:.. Adres e-mail:. FORMULARZ OFERTOWY Ja(my), niżej podpisany(i), działając w imieniu i na rzecz Wykonawcy:, w odpowiedzi na ogłoszenie o postępowaniu prowadzonym w trybie art.138o ustawy Pzp na Świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych na potrzeby Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie, zgodnie z wymaganiami określonymi w Ogłoszeniu, oferuję(emy) wykonanie przedmiotu zamówienia na następujących warunkach: Cena brutto za realizację zamówienia: zł (słownie: zł), Usługa noclegowa wraz z śniadaniem zostanie zrealizowana w (nazwa obiektu), (adres) spełniającym standard gwiazdek. Usługa zapewnienia Sali konferencyjnej zostanie zrealizowana w (nazwa obiektu), (adres) Kolacja zostanie zrealizowana w (nazwa obiektu), (adres) Oświadczam(y), że: 1. usługa stanowiąca przedmiot zamówienia zostanie wykonana w terminach określonych w ogłoszeniu oraz wzorze umowy, 2. w cenie oferty zostały uwzględnione wszystkie koszty wykonania zamówienia, 3. powyższa cena została skalkulowana na podstawie Formularza cenowego, sporządzonego na podstawie druku stanowiącego Załącznik nr 1a do Zaproszenia, 4. Wykonawca zapoznał się z treścią Ogłoszenia (w tym ze wzorem umowy) i nie wnosi do niej zastrzeżeń oraz przyjmuje warunki w niej zawarte, 5. Wykonawca uważa się za związanego niniejszą ofertą na czas wskazany w Ogłoszeniu, 6. w przypadku przyznania Wykonawcy zamówienia, Wykonawca zobowiązuje się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego, 7. powierzymy do wykonania podwykonawcom część zamówienia obejmującą następujący zakres:.. (w przypadku wypełnienia pkt 7 należy podać także firmę podwykonawcy). Świadom(i) odpowiedzialności karnej (art. 297 Kodeksu karnego), oświadczam(y), że załączone do oferty dokumenty opisują stan prawny i faktyczny, aktualny na dzień złożenia oferty., dn., (podpis(-y) i pieczęć(-cie) osoby(-ób) upoważnionej(-ych) do reprezentowania Wykonawcy) 11
Pieczęć Wykonawcy Załącznik nr 1a do Ogłoszenia Nr faksu:.. Adres e-mail:. FORMULARZ CENOWY LP. Rodzaj usługi Ilość 1 Pokój 2 os. ze śniadaniem* 40 Cena jednostkowa brutto Cena razem brutto 2 Lunch 170 3 Kolacja 40 4 Przerwa kawowa 270 5 Najem sali szkoleniowej (dla 100 osób)** 1 SUMA *cenę jednostkową brutto należy podać za 1 osobę w pokoju 2-osobowym **cenę jednostkową brutto należy podać za całość wynajmu sali szkoleniowej tj. łącznie za dwa dni., dn., (podpis(-y) i pieczęć(-cie) osoby(-ób) upoważnionej(-ych) do reprezentowania Wykonawcy) 12
Pieczęć Wykonawcy OŚWIADCZENIE Załącznik nr 2 do Ogłoszenia Ja(my), niżej podpisany(i), działając w imieniu i na rzecz Wykonawcy:, w odpowiedzi na ogłoszenie o postępowaniu prowadzonym w trybie art.138o ustawy Pzp na Świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych na potrzeby Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie, stosownie do treści art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, oświadczam(y), iż Wykonawca którego reprezentuję: zatrudnia ogółem. pracowników ( wpisać ilość zatrudnionych pracowników ogółem) z czego.. pracowników (wpisać ilość) to osoby będące członkami grupy społecznie marginalizowanej wymienionej w art. 22 ust. 2 pkt * (ustawy Pzp), co daje wskaźnik zatrudnienia powyżej wymienionych osób na poziomie.. %. Przez pracownika należy rozumieć osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę ( zgodnie z art. 2 ustawy Kodeks Pracy z dnia z dnia 26 czerwca 1974 r. (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 108 ze zm.). Świadom(i) odpowiedzialności karnej (art. 297 Kodeksu karnego), oświadczam(y), że załączone do oferty dokumenty opisują stan prawny i faktyczny, aktualny na dzień złożenia oferty., dn., (podpis(-y) i pieczęć(-cie) osoby(-ób) upoważnionej(-ych) do reprezentowania Wykonawcy) *odpowiednio uzupełnić: Art.22 ust 2. Zamawiający może zastrzec w ogłoszeniu o zamówieniu, że o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie zakłady pracy chronionej oraz inni wykonawcy, których działalność, lub działalność ich wyodrębnionych organizacyjnie jednostek, które będą realizowały zamówienie, obejmuje społeczną i zawodową integrację osób będących członkami grup społecznie marginalizowanych, w szczególności: 1) osób niepełnosprawnych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2016 r. poz. 2046 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 777 i 935); 2) bezrobotnych w rozumieniu ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2017 r. poz. 1065, 1292 i 1321); 3) osób pozbawionych wolności lub zwalnianych z zakładów karnych, o których mowa w ustawie z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny wykonawczy (Dz.U. z 2017 r. poz. 665, 666 i 768), mających trudności w integracji ze środowiskiem; 4) osób z zaburzeniami psychicznymi w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 1994 r. o ochronie zdrowia psychicznego (Dz.U. z 2017 r. poz. 882); 5) osób bezdomnych w rozumieniu ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz.U. z 2016 r. poz. 930, z późn. zm.5) ); 6) osób, które uzyskały w Rzeczypospolitej Polskiej status uchodźcy lub ochronę uzupełniającą, o których mowa w ustawie z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2016 r. poz. 1836 i 2003 oraz z 2017 r. poz. 60); 7) osób do 30. roku życia oraz po ukończeniu 50. roku życia, posiadających status osoby poszukującej pracy, bez zatrudnienia; 8) osób będących członkami mniejszości znajdującej się w niekorzystnej sytuacji, w szczególności będących członkami mniejszości narodowych i etnicznych w rozumieniu ustawy z dnia 6 stycznia 2005 r. o mniejszościach narodowych i etnicznych oraz o języku regionalnym (Dz.U. z 2017 r. poz. 823). 13
Pieczęć Wykonawcy Załącznik nr 3 do Ogłoszenia WYKAZ WYKONANYCH USŁUG dla potrzeb oceny w ramach kryterium doświadczenie. Ja(my), niżej podpisany(i), działając w imieniu i na rzecz Wykonawcy:, ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego w postępowaniu prowadzonym w trybie art. 138o ustawy Pzp na Świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych na potrzeby Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie, oświadczam(y), że w okresie, o którym mowa w pkt. X.1.2 ogłoszenia Wykonawca wykonał następujące usługi: L.P. 1 Dane podmiotu zamawiającego usługę (nazwa/firma, adres) Data wykonanych usług (dzień, miesiąc i rok) Opis przedmiotu zamówienia (należy wskazać, czy usługa obejmowała zapewnienie cateringu, noclegu i sali konferencyjnej) Liczba uczestników wydarzenia Nr strony oferty z dowodem potwierdzając ym należytą realizację usługi 2 3 4 5 Celem potwierdzenia, że usługi wskazane w wykazie zostały wykonane lub są wykonywane należycie, w załączeniu przedkładam(y) stosowne dowody., dn., (podpis(-y) i pieczęć(-cie) osoby(-ób) upoważnionej(-ych) do reprezentowania Wykonawcy) 14
Załącznik nr 4 do Ogłoszenia WZÓR UMOWY UMOWA NR /18 zawarta dnia. 2018 roku w Krakowie pomiędzy: Województwem Małopolskim ul. Basztowa 22, 31-156 Kraków, NIP: 676-217-83-37, reprezentowanym przez......, zwanym dalej Zamawiającym, a.. zwaną(-ym) dalej Wykonawcą o następującej treści: 1 1. Zamawiający oświadcza, że: 1) realizuje Projekt pn. Małopolski Ośrodek Koordynacji Ekonomii Społecznej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego 2014-2020 Oś Priorytetowa 9 Region spójny społecznie, Działanie 9.3 Wsparcie ekonomii społecznej, typ projektu B Działania koordynacyjne w obszarze ekonomii społecznej prowadzone na poziomie regionalnym, zwany dalej Projektem; 2) niniejsza umowa jest realizowana na potrzeby Projektu; 3) niniejsza umowa została zawarta po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego znak OR-ZP-261-4/18 w trybie art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2017 roku, poz. 1579 ze zm.); 2. Wykonawca oświadcza, że: 1) zapoznał się z opisem zamówienia określonym w 2 niniejszej umowy oraz oświadcza, że rozumie i akceptuje jego treść; 2) wyraża zgodę na kontrolowanie realizacji umowy i związanych z tym dokumentów przez Zamawiającego lub upoważnione do tego instytucje; 3) % zatrudnionych przez niego pracowników stanowią osoby będące członkami grup społecznie marginalizowanych, o których mowa w art. 22 ust. 2. Ustawy prawo zamówień publicznych; 4) w toku realizacji niniejszej umowy będzie postępował zgodnie ze wskazówkami Zamawiającego; 5) w przypadku powierzenia przez Wykonawcę wykonania całości lub części przedmiotu niniejszej umowy osobom trzecim za działania lub zaniechania tych osób Wykonawca odpowiada jak za własne. 2 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług hotelarskich i restauracyjnych wraz z zapewnieniem Sali konferencyjnej. 15
2. Zamówienie obejmuje: 1) Zapewnienie w dniu 17 kwietnia 2018 r. noclegu, w pokojach 2-osobowych dla 40 osób; 2) Zapewnienie wyżywienia dla uczestników spotkania w postaci: a) lunchu dla maksymalnie 100 osób w dniu 17 kwietnia 2018 r. oraz dla maksymalnie 70 osób w dniu 18 kwietnia 2018 r., lunch musi być serwowany w pomieszczeniu znajdującym się w bezpośredniej bliskości sali konferencyjnej, spożywany przy stołach na siedząco lub przy stolikach koktajlowych (min. 25 stolików), w formie bufetu, obejmującego minimum: - dwa dania mięsne do wyboru - min. 150 g na osobę oraz jedno danie wegetariańskie w ilości min. 300 g na osobę, - dodatki warzywne do dań głównych (warzywa gotowane, surówki) min. 200 g na osobę, - dodatki skrobiowe do dań głównych: (ziemniaki gotowane/pieczone, ryż, makaron, kasza) min. 200 g na osobę, - napoje w postaci wody oraz soku naturalnego owocowego po 0,5 l na osobę, b) kolacji dla maksymalnie 40 osób w dniu 17 kwietnia 2018 r., w miejscu zakwaterowania lub jego bezpośredniej bliskości, spożywana przy stołach na siedząco, która obejmować będzie minimum: - sałatka wielowarzywna nr 1-200 g na osobę, - sałatka wielowarzywna nr 2-200 g na osobę, - sery żółte różne - 70 g na osobę, - wędliny różne - 70 g na osobę, - pieczywo mieszane - 150 g na osobę, - masło - 30 g na osobę, - dodatki warzywne i owocowe, - kawa, herbata, woda mineralna; c) śniadania dla osób korzystających z noclegów w formie bufetu, dostępne od godz. 7:30 do godz. 9:00, obejmującego minimum: - danie ciepłe (opcja mięsna i wegetariańska) - zimny bufet (wędliny, sery, płatki śniadaniowe + mleko i jogurt), - dodatki warzywne i owocowe, - napoje ciepłe (kawa, herbata), - napoje zimne (woda, soki). d) zapewnienie przerwy kawowej: w dniu 17 kwietnia 2018 r. dwie przerwy kawowe dla maksymalnie 100 osób oraz w dniu 18 kwietnia 2018 r. jeden serwis kawowy dla maksymalnie 70 osób - serwowane w pomieszczeniu zlokalizowanym w bezpośrednim sąsiedztwie Sali konferencyjnej, który obejmować będzie: - kawę rozpuszczalną i parzoną do samodzielnego zaparzenia lub gotową gorącą (bez ograniczeń), - herbatę w torebkach, minimum dwa rodzaje, w tym co najmniej: 1 rodzaj herbaty czarnej i jeden rodzaj herbaty owocowej (bez ograniczeń), - gorącą wodę do herbaty/kawy (bez ograniczeń), - wodę niegazowaną i gazowaną, podawaną w butelkach szklanych lub plastikowych o pojemności nie większej niż 500 ml (min. 500 ml na osobę) lub alternatywnie w dzbankach, - 2 rodzaje naturalnych soków owocowych i wody po 0,5 l na osobę, - dodatki do napojów ciepłych: cukier, mleko do kawy, cytryna, (wg potrzeb, adekwatnie do liczby uczestników spotkania). - 2 rodzaje ciast pieczonych po min. 150 g na osobę, - wybór ciastek deserowych po min. 150 g na osobę - owoce. Wykonawca zapewni, aby w trakcie przerw kawowych, serwowania lunchu oraz kolacji uczestnicy spotkania mieli zapewniony ciągły dostęp do napojów gorących i zimnych, a także 16
wszystkich podawanych dań w ramach przewidzianych ilości oraz gramatur. Szczegółowe menu na każdy dzień realizacji zamówienia wymaga akceptacji przedstawiciela Zamawiającego 3) Zapewnienie Sali konferencyjnej: Sala musi być dostępna w każdym dniu trwania konferencji i spełniać co najmniej następujące wymogi: - min. 100 miejsc siedzących w układzie konferencyjnym (preferowane fotele konferencyjne z pulpitami), - dostępne nagłośnienie i sprzęt do prezentacji multimedialnych z dostępem do internetu (minimum wyposażenia to: laptop, rzutnik, ekran, 2 mikrofony, nagłośnienie oraz flipchart z blokiem i pisakami lub tablica), - sala oddana do dyspozycji w pierwszy dzień konferencji w godzinach 9:00-19:00, w drugi dzień konferencji w godzinach 9:00-15:00; - dostęp do zaplecza sanitarnego, dostosowanego do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, - wyposażenie w sprzęt do przeprowadzenia spotkania: flipchart z pisakami, nagłośnienie, rzutnik multimedialny oraz ekran do wyświetlania multimediów, bezprzewodowy dostęp do Internetu, - przystosowanie do potrzeb osób z niepełnosprawnością (co oznacza, że w obszarze prowadzącym z zewnątrz do głównego wejścia oraz w ciągu komunikacyjnym pomiędzy wejściem głównym, recepcją i przynajmniej jedną salą szkoleniową nie mogą znajdować się żadne bariery fizyczne w postaci schodów, stopni, wysokich progów, dużych nierówności, itp.. W przypadku ich występowania, Zamawiający przyjmie, iż Wykonawca dysponuje wymaganym zapleczem technicznym, w przypadku gdy uczestnik spotkania będzie mógł skorzystać z windy lub innego środka technicznego niwelującego powyższe bariery. Poza osobami poruszającymi się na wózku inwalidzkim należy uwzględniać również możliwość samodzielnego poruszania się przez gości posiadających określone dysfunkcje narządu ruchu lub wzroku) 3. Zamawiający zastrzega, iż podane w ust. 2 ilości osób są ilościami maksymalnymi i Zamawiający może zmniejszyć liczbę osób w odniesieniu do każdego rodzaju usługi. 4. Zamawiający dopuszcza, aby kolacja została zorganizowana w innym miejscu niż będą zakwaterowani uczestnicy konferencji a także, aby sala konferencyjna mieściła się w innym obiekcie niż będą zakwaterowani uczestnicy. Dystans dzielący miejsce zakwaterowywania z miejscem gdzie zlokalizowana będzie sala konferencyjna oraz spożywana będzie kolacja nie może być większy aniżeli możliwy do pokonania pieszo w ciągu 15 min. Wymóg ten zostanie zweryfikowany poprzez wprowadzenie dokładnych danych adresowych miejsca zakwaterowania oraz pozostałych destynacji do ogólnodostępnej mapy zlokalizowanej pod adresem https://www.google.pl/maps. 5. Miejsce realizacji usług: 1) Nocleg ze śniadaniem.... (nazwa i adres obiektu). 2) kolacja.... (nazwa i adres obiektu). 3) Sala konferencyjna....... (nazwa i adres obiektu). 6. Wykonawca oświadcza, że: 1) obiekt, w którym zostaną zapewnione noclegi spełnia standard obiektu zaszeregowanego do kategorii 3 gwiazdki ***, zgodnie z rozporządzeniem, 2) obiekt posiada parking strzeżony lub monitorowany bezpośrednio przy obiekcie z zapewnionymi bezpłatnymi miejscami parkingowymi dla pojazdów uczestników, w liczbie min. 5 miejsc; 3) każdy pokój jest wyposażony w: pojedyncze łóżka, pełen węzeł sanitarny, dostęp do Internetu, TV; 4) obiekt jest dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. Przez dostosowanie obiektu do potrzeb osób z niepełnosprawnościami Zamawiający rozumie spełnienie minimalnych wymagań co do wyposażenia w zakresie dostosowania obiektów hotelarskich do potrzeb osób z niepełnosprawnościami określonych w załączniku nr 8 do 17
rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r. poz. 2166), zwanym dalej rozporządzeniem. 7. Realizując zamówienie w zakresie usług restauracyjnych, Wykonawca każdorazowo zobowiązany jest do: 1) odpowiedniego przygotowania miejsca, w którym będzie świadczona usługa, w zakresie niezbędnym do jej prawidłowej realizacji, 2) wyposażenia niezbędnego do obsługi cateringowej (tzn. obrusów, zastawy stołowej i serwisu do kawy i herbaty z porcelany albo szklanej ze sztućcami ze stali nierdzewnej, itp.), 3) zapewnienia obsługi na właściwym poziomie, zgodnie z zasadami w tym zakresie obowiązującymi, oraz takiego rozplanowania wykonania usługi, aby każdorazowo została ona zrealizowana bez zakłóceń, zgodnie z przedstawionym programem. 8. Realizacja przedmiotu zamówienia powinna przebiegać zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w szczególności dotyczącymi wymogów sanitarnych stawianych osobom biorącym udział w realizacji usługi oraz miejscom przygotowania i podawania posiłków. 9. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia, na czas pomiędzy przybyciem gości do obiektu a zakwaterowaniem w pokojach, możliwości przechowania bagażu przez gości, w zamkniętym pomieszczeniu do którego osoby nieupoważnione nie będą miały dostępu. 3 1. Realizacja zamówienia odbywać się będzie w dniach 17-18 kwietnia 2018 r. 2. Zamawiający najpóźniej na 4 dni przed datą realizacji usługi przekaże Wykonawcy informację o ostatecznej liczbie osób z nich korzystających. 3. Wykonawca w terminie 1 dnia od daty przekazania informacji, o których mowa w ust. 2 potwierdzi przyjęcie zamówienia faksem lub mailem. 4 Wykonawca ponosi wszelką odpowiedzialność za ewentualne szkody wyrządzone uczestnikom spotkania lub osobom trzecim, a pozostające w związku z wykonywaniem niniejszej umowy, o ile wyłącznie odpowiedzialnym za ich powstanie nie są uczestnicy spotkania lub osoby trzecie, na których działanie Wykonawca nie miał wpływu. 5 1. Z tytułu prawidłowego wykonania przedmiotu umowy, o którym mowa w 2, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie za rzeczywisty zakres realizacji poszczególnych usług, lecz nie więcej niż.. zł (słownie: zł 00/100 ) brutto ( zł netto plus podatek od towarów i usług w kwocie zł). 2. Wynagrodzenie zostanie obliczone jako suma iloczynów ceny jednostkowej oraz rzeczywistej ilości uczestników korzystających z usług, na podstawie cen określonych w załączniku nr 1 do niniejszej umowy. Wynagrodzenie za wynajem Sali jest stałe i nie zależy od liczby uczestników. 3. W przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług w trakcie obowiązywania niniejszej umowy, kwota brutto określona w ust. 1 nie ulegnie zmianie, a Strony zawrą aneks do niniejszej umowy stosownie korygujący kwotę netto oraz kwotę podatku od towarów i usług. 4. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 zostanie wypłacone na podstawie prawidłowo wystawionej faktury/rachunku, wystawianej po wykonaniu przedmiotu umowy. 5. Podstawą wystawienia faktury/rachunku jest przyjęcie przez Zamawiającego wykonania zamówienia bez uwag. Przyjęcie wykonania zamówienia nastąpi w drodze protokołu odbioru, podpisanego przez upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego. Wzór protokołu odbioru stanowi załącznik nr 2 do umowy. 6. Zapłata zostanie dokonana w terminie do 14 dni od dnia przedłożenia prawidłowo wypełnionej faktury/rachunku na rachunek bankowy Wykonawcy prowadzony przez bank. o numerze. 18
7. Fakturę/rachunek należy wystawić na: Dane nabywcy: Województwo Małopolskie ul. Basztowa 22 31-156 Kraków NIP: 676-217-83-37 Dane odbiorcy: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Krakowie ul. Piastowska 32 30-070Kraków 8. Przez datę zapłaty rozumie się datę złożenia dyspozycji zapłaty przez Zamawiającego. 9. Kwota wskazana w ust. 1 obejmuje wynagrodzenie za wszystkie czynności niezbędne do prawidłowego wykonania Umowy. Wykonawca mając możliwość uprzedniego ustalenia wszystkich warunków związanych z realizacją Umowy, nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, nawet, jeżeli z przyczyn od siebie niezależnych nie mógł przewidzieć wszystkich czynności niezbędnych do prawidłowego wykonania niniejszej Umowy. 6 1. W razie stwierdzenia niewykonania lub nienależytego wykonania usług przez Wykonawcę, w szczególności opóźnienia w rozpoczęciu realizacji usługi, nieodpowiedniego standardu pokoi hotelowych, niestarannego podawania posiłków, złej jakości posiłków (nieświeże produkty, niewłaściwa temperatura, zaniżone ilości itp.), niezgodności menu z zamówieniem, Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 2,5 % maksymalnego wynagrodzenia brutto za realizację zamówienia, o którym mowa w 5 ust. 1 umowy, za każdy przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania usługi. 2. Niezależnie od uprawnień Zamawiającego określonych w ust. 1, w razie stwierdzenia powtarzających się zaniedbań po stronie Wykonawcy, w szczególności w przypadku stwierdzenia przy realizacji poszczególnych usług cateringowych braków ilościowych lub jakościowych (w tym braki w zgodności menu z zatwierdzonym zamówieniem, podanie zimnych, przeterminowanych produktów), Zamawiający może odstąpić od umowy w niezrealizowanej części ze skutkiem natychmiastowym bez odrębnego wezwania. 3. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn podanych w ust. 2, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 10% maksymalnego łącznego wynagrodzenia brutto. 4. Kary umowne mogą być potrącane z wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy. 5. Kary umowne, o których mowa w ust. 2 i 3, nie wyczerpują możliwości dochodzenia odszkodowań w wysokości je przewyższającej na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym. 7 1. Osobą odpowiedzialną za realizację umowy oraz podpisanie protokołu odbioru usługi ze strony Zamawiającego jest.., e-mail:., faks:.. 2. Osobą odpowiedzialną za realizację umowy ze strony Wykonawcy jest.., e-mail:., faks:. 3. Zmiana osób wskazanych w ust. 1 i 2 następuje na podstawie pisemnego powiadomienia drugiej strony umowy i nie wymaga formy aneksu. 8 1. /jeżeli dotyczy/ Wykonawca polega na zasobach następujących podmiotów w zakresie.. 19
2. /jeżeli dotyczy/ Wykonawca wskazuje do realizacji zamówienia następujących podwykonawców. w zakresie. 9 1. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy Prawo zamówień publicznych oraz innych właściwych przepisów. 2. Załączniki do umowy stanowią jej integralną część. 3. Ewentualne spory wynikłe przy realizacji umowy Strony poddadzą pod rozstrzygnięcie sądu miejscowo właściwego dla Zamawiającego. 4. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, w tym dwa egzemplarze dla Zamawiającego, jeden dla Wykonawcy. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 20
Załącznik nr 1 do umowy nr z dnia.. 2018 r. CENNIK LP. Rodzaj usługi Ilość 1 Pokój 2 os. ze śniadaniem* 40 Cena jednostkowa brutto Cena razem brutto 2 Lunch 170 3 Kolacja 40 4 Przerwa kawowa 270 5 Najem sali szkoleniowej 1 SUMA *cena jednostkowa brutto za 1 osobę w pokoju 2 osobowym 21
Załącznik nr 2 do umowy nr z dnia 2018 r. Wzór Protokół odbioru usługi z dnia 2018 roku wykonanej przez Wykonawcę,... dla Województwa Małopolskiego - Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie, zwanego dalej Zamawiającym, zgodnie z zawartą umową nr.. /18 z dnia.. 2018 r. sporządzony przez: Przedstawiciela Zamawiającego Poświadcza się wykonanie usługi polegającej na:.. Wykonanie usługi przyjmuje się bez zastrzeżeń *) / stwierdza się zastrzeżenia *) Uwagi Na tym Protokół zakończono. Podpisy Przedstawiciela Zamawiającego *) niepotrzebne skreślić 22