Znak WAG II 2910-16/PII/08 Kraków 01.12.2008r. Uczestnicy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na Dostawę systemu elektronicznego obiegu dokumentów oraz skanerów do jego obsługi Działając na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655 z późn. zm.), Małopolski Oddział Wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia w Krakowie, w odpowiedzi na pytanie jednego z wykonawców dotyczące specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wyjaśnia: Pytanie 1: Czy przedmiotem oferty jest dostarczenie bazy danych dedykowanej do oferowanego rozwiązania? Odp. Nie a. Czy ewentualnie Zamawiający posiada lub dostarczy bazę danych na potrzeby zaoferowanego przez Wykonawcę rozwiązania? Odp. TAK Pytanie 2: Czy przedmiotem oferty jest dostarczenie systemu backupu dedykowanego do oferowanego rozwiązania? a. Czy ewentualnie Zamawiający posiada lub dostarczy system backupu na potrzeby zaoferowanego przez Wykonawcę rozwiązania? b. Czy ewentualnie Zamawiający posiada lub dostarczy komponenty systemu backupu (w postaci agentów) na potrzeby integracji zaoferowanego przez Wykonawcę rozwiązania z posiadanym systemem backupu?
Odp. Zamawiający posiada własne mechanizmy backupu bazy danych. Pytanie 3: Czy przedmiotem rozwiązania jest platforma sprzętowa i systemowa? a. JeŜeli nie, to poprosimy o specyfikację platformy, na którym ma działać zaoferowane przez Wykonawcę rozwiązanie. Odp. Windows XP, Windows Vista, Windows 2003/2008 Server Pytanie 4: Czy przedmiotem oferty jest dostarczenie serwera skanerów? a. JeŜeli nie, to poprosimy o specyfikację posiadanego serwera skanerów, z którym ma integrować się zaoferowane przez Wykonawcę rozwiązanie. b. Jaki model integracji z posiadanym serwerem skanerów przewidział Zamawiający? Odp. Zamawiający zapewni wymagany serwer skanerów w zaleŝności od zaproponowanego przez Wykonawcę rozwiązania (potrzeb). Pytanie 5: Czy przedmiotem oferty jest dostarczenie serwera faksów? a. JeŜeli nie, to poprosimy o specyfikację posiadanego serwera faksów, z którym ma integrować się zaoferowane przez Wykonawcę rozwiązanie. b. Jaki model integracji z posiadanym serwerem faksów przewidział Zamawiający? Odp. Zamawiający zapewni odpowiedni dla swoich potrzeb serwer faksów w zaleŝności od zaproponowanego przez Wykonawcę rozwiązania (potrzeb), pod warunkiem zachowania pełnej funkcjonalności opisanej w załączniku nr 1a do specyfikacji. Pytanie 6: Jaki model integracji systemu obiegu dokumentów z posiadanym systemem BIP przewidział Zamawiający?
a. Poprosimy o specyfikację technologii posiadanego systemu BIP oraz interfejsu do niego. Odp. System musi umoŝliwić przenoszenie danych zawartych w bazie Systemu dla potrzeb Biuletynu Informacji Publicznej. (export w formacie HTML) Pytanie 7: Odnośnie punktów 3.1.2-3.1.4 Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia. a. Czy wyspecyfikowana funkcjonalność obsługi skanowania musi być ściśle zintegrowana z interfejsem uŝytkownika systemu obiegu dokumentów w przypadku systemu zrealizowanego w technologii trójwarstwowej (webowej)? Odp. TAK b. Czy funkcjonalność obsługi skanowania moŝe być zrealizowana w postaci odrębnego komponentu operatorskiego (np. aplikacja typu desktop)? Pytanie 8: Odnośnie punktów 7.1-7.3 Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia. a. Czy wyspecyfikowana funkcjonalność OCR musi być ściśle zintegrowana z interfejsem uŝytkownika systemu obiegu dokumentów w przypadku systemu zrealizowanego w technologii trójwarstwowej (webowej)? Odp. TAK b. Czy funkcjonalność OCR moŝe być zrealizowana w postaci odrębnego komponentu operatorskiego (np. aplikacja typu desktop)? c. Jaki jest podstawowy cel wymaganej funkcjonalności OCR? Np.: i. Indeksowanie rejestrowanej zawartości w celu wyszukiwania, Odp. Nie jest wymagane
ii. Automatyzacja rejestracji dokumentów wsparcie automatycznego rejestrowania nagłówków, kodów paskowych, identyfikatorów, itp. Odp. Nie jest wymagane iii. Przetwarzanie dokumentów biurowych (z rozpoznawaniem kolumn, elementów graficznych, itp. ) w celu ich dalszej edycji w programowaniu biurowym, Odp. TAK iv. Inny. d. Jakie typy dokumentów mają być przetwarzane? i. Np.: faktury, wnioski, podania, inne dokumenty biurowe, itp. Odp. TAK Pytanie 9: Czy Zamawiający przewiduje producenta dostarczanego sprzętu tj. oferowanych skanerów? Odp. Zamawiający dopuszcza gwarancję producenta dostarczonego sprzętu pod warunkiem zachowania minimalnego okresu jej udzielenia na okres 18 miesięcy. Czy Zamawiający będzie wymagał tylko od Wykonawcy, usługi serwisowej do oferowanych skanerów? Odp. Zamawiający wymaga zapewnienia przez wykonawcę wykonywania serwisu gwarancyjnego przez Wykonawcę iŝ iŝ. Pytanie 10: Zamawiający w treści umowy w paragrafie 15 ust.10 zapisał, Wykonawca będzie odpowiedzialny za odtworzenie środowiska pracy Systemu oraz jego uruchomienie w przypadku zaistnienia Sytuacji Krytycznej i analogicznie w przypadku awarii jednego lub większej ilości elementów środowiska pracy Systemu w celu zapewnienia ciągłości pracy Systemu. Czy przez powyŝszy zapis naleŝy rozumieć, Wykonawca będzie odtwarzał środowisko pracy Systemu poprzez kopię dostarczoną przez Zamawiającego? Odp. Wykonawca musi usunąć awarię Systemu oraz odtworzyć środowisko pracy Systemu korzystając z kopii danych (backup) dostarczonej przez Zamawiającego. Czy wykonywanie backupów systemu będzie prowadzone przez Zamawiającego, czy będzie za taką czynność odpowiedzialny wykonawca?
tą Odp. Za czynność będzie odpowiedzialny Zamawiający. Pytanie 11: Czy Zamawiający dopuszcza, przewiduje płatności za dostarczony sprzęt w ramach zamówienia jego faktycznej dostawie na podstawie częściowego odbioru, czy przewiduje płatność za ww. sprzęt dopiero na koniec realizacji całej umowy?, Zamawiający nie przewiduje płatności na podstawie częściowych odbiorów. Pytanie 12: Czy określenie zadania pojawiające się w wielu punktach oznacza polecenia słuŝbowe, korespondencję przekazywaną tylko pomiędzy pracownikami jednostki? Odp. TAK. Określenie zadania oznacza m.in. polecenia słuŝbowe, przekazywaną korespondencję pomiędzy pracownikami jednostki. Punkt 10 załącznika 1a do specyfikacji określa definicje realizacji zadań wykonywanych przez pracowników Zamawiającego. Pytanie 13: Pytanie do punktu 1.8: System musi umoŝliwiać weryfikację obiegu dokumentów pod względem zgodności ze strukturą organizacyjną. Czy weryfikacja pod względem zgodności oznacza dostęp do historii dokumentu do jego obiegu wraz z informacją o tym, przez jakie stanowiska/ wydziały przeszła? Odp. Nie. Dostęp do historii dokumentu jest informacją o wykonanych czynnościach, a weryfikacja jest sprawdzeniem zgodności ze organizacyjną, przydzielonymi zadaniami lub dekretacją w trakcie wykonywanej czynności itp. Zamawiający oczekuje alertów przy stwierdzeniu niezgodności ze strukturą organizacyjną. Pytanie 14: Pytanie do punktu 2.1: System musi umoŝliwiać uprawnionym uŝytkownikom prowadzenie następujących ewidencji: kontrahentów innych podmiotów oraz dowolnych grup kontrahentów i podmiotów. Czy grupą kontrahentów jest np. grupa osób fizycznych, grupa podmiotów prawnych itd.? Odp. System musi umoŝliwiać prowadzenia ewidencji wg dowolnych filtrów. Pytanie 15:
Pytanie do punktu 3.1.2: Czy oznaczanie kodem kreskowym moŝe najpierw nastąpić w formie elektronicznej jako kod kreskowy automatycznie nadawany przez system a potem drukowanie tego kodu i naklejanie go na dokument papierowy? Odp. Nie. System musi mieć moŝliwość wyboru w dowolnym momencie dowolnej opcji tj. nadruku nadanego przez System kodu kreskowego na dokumencie, wydruku nadanego przez System na naklejce kodu kreskowego lub dołączenie kodu z posiadanych naklejek z kodem i wczytanie go do Systemu. Pytanie 16: Pytanie do punktu 3.1.9: Proszę o wyjaśnienie terminu aktualizowanie na podstawie zdefiniowanych harmonogramów. Odp. Zamawiający przez termin aktualizowanie na podstawie zdefiniowanych harmonogramów rozumie funkcjonalność aktualizacji danych teleadresowych w sposób cykliczny w zadanych przedziałach czasowych. Pytanie 17: Pytanie do punktu 3.2.2: Czy tworzenie korespondencji seryjnej na bazie danych teleadresowych gromadzonych w Systemie i z zewnętrznych plików oznacza, Ŝe seryjne tworzenie korespondencji będzie przenosić pliki zewnętrzne, załączone do korespondencji, do korespondencji seryjnych? Odp. Do tworzenia korespondencji seryjnej ma być moŝliwość zasilania danych teleadresowych z Systemu oraz z zewnętrznych plików do tworzenia korespondencji seryjnej. Pytanie 18: Pytanie do punktu 3.2.4: Czy oznaczanie kodem kreskowym moŝe najpierw nastąpić w formie elektronicznej jako kod kreskowy automatycznie nadawany przez system a potem drukowanie tego kodu i naklejanie go na dokument papierowy? Odp. Odpowiedź udzielona w odpowiedzi na pytanie nr 15. Pytanie 19: Pytanie do punktu 3.2.9: Czy wystarczającą informacją dla odpowiednich osób jest dostęp/ podgląd pisma wraz z informacją o dokonanej czynności?
Odp. Punkt 3.2.9 stwierdza Ŝe Fakt sprawdzenia, zatwierdzenia, odrzucenia, odesłania do poprawy musi być odnotowywany, a informacja o tym powinna być wysyłana do odpowiednich osób. Wysłanie oznacza nie tylko moŝliwość podglądu odpowiednich osób. informacji, lecz jej wysłanie do Pytanie 20: Pytanie do punktu 4.10: Czy określenie alert moŝna potraktować jako np. wyróŝnienie na liście wyróŝniającym się kolorem? Odp. Nie tylko, informacja ma być równieŝ wyświetlona w formie sygnalizacji na ekranie uŝytkownika. Pytanie 21: Pytanie do punktu 6.2: Proszę o informację, czy klasa archiwalna dokumentu występuje w przypadku, gdy jest ono pismem/ dokumentem w sprawie. Odp. Tak. jest to podstawowa zasada ogólnie obowiązujących przepisów kancelaryjno archiwalnych. Pytanie 22: Pytanie do punktu 6.10: Czy dowolna ilość archiwów oznacza, Ŝe moŝna definiować archiwa np. dla spraw, dla dokumentacji technicznej, dla dokumentów papierowych? Czy zapisywanie załączników z archiwum polega na ich otworzeniu i zapisaniu na lokalnym dysku? Definiowania archiwów np. dla spraw czy teŝ dokumentacji technicznej nie jest prawidłowe. Dowolna liczba archiwów oznacza pracę na kilku jednolitych rzeczowych wykazach akt, róŝnych dla danego okresu działalności jak i róŝnych rzeczowych wykazów akt wynikających ze zmian organizacyjnych np. Kasy Chorych, NFZ itp. Podział np. na dokumentację techniczną, geodezyjną itp. wynika z zasad archiwizowania akt zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami kancelaryjno-archiwalnymi. Odp. Dotycząca obsługiwanych załączników: Obsługa załączników dotyczących archiwum zakładowego wynika z ogólnie obowiązujących przepisów archiwalnych określonych: 1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz. U. Nr 97 z 2006 r, poz. 673 z późn. zm.).
2. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16.09.2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych(dz. U. 167, poz. 1375). Wewnętrznych aktów normatywnych 2. Instrukcja Kancelaryjna Narodowego Funduszu Zdrowia. 3. Instrukcja o organizacji i zakresie działania Archiwum Zakładowego Narodowego Funduszu Zdrowia. 4. Rzeczowy Wykaz Akt dla Oddziałów Wojewódzkich Narodowego Funduszu Zdrowia. System ma zapewnić obsługę i zarządzania archiwum zakładowego wraz z załącznikami. Pytanie 23: Pytanie do punktu 6.15: Czy tworzenie raportów oznacza moŝliwość wygenerowania listy zasobów archiwalnych wg zadanych kryteriów?. System ma nie tylko umoŝliwiać tworzenie raportów wg zadanych kryteriów, ale posiadać dane i raporty wymagane przez archiwum państwowe i określonych w ogólnie obowiązujących przepisach kancelaryjno-archiwalnych (patrz odpowiedź na pytanie 22). Pytanie 24: Pytanie do punktu 6.16: JeŜeli dostęp do dokumentów jest uzaleŝniony od tego, czy dany uŝytkownik ma na swoim koncie dokument, czy nie oraz czy, uŝytkownik jest uprawniony do podglądu to czy jest to wystarczające? Odp. Dostęp do dokumentu w archiwum zakładowym ma mieć osoba, która dokument wytworzyła, zarchiwizowała, uzyskała zgodę na podstawie wniosku o wypoŝyczenie lub udostępnienie akt lub na podstawie nadanego uprawnienia dowolnej osobie lub grupie osób przez administratora. Pytanie 25: Pytanie do punktu 8.3: Czy wersjonowanie dokumentów wraz z opisem historii zmian oznacza, Ŝe kaŝda zmiana w dokumencie tworzy nową wersję wraz z zachowaniem starej wersji, a dostęp do historii zmian jest zrealizowany z poziomu podglądu wersji? Odp. Tak. Ma być podgląd wersji dokumentu wraz z dokonanymi zmianami jak równieŝ podgląd historii dokumentu. Pytanie 26:
Pytanie do punktu 10.10: Czy przypomnienia i ponaglenia o przekroczonym terminie realizacji to forma wyróŝnienia np. na liście lub wygenerowanie odpowiedniego raportu? Odp. Pkt 10.10 określa Ŝe: System musi zapewniać automatyczne generowanie przypomnień i ponagleń dla zadań, w których minął lub zbliŝa się termin realizacji, kierowanych do zaangaŝowanych w proces uŝytkowników oraz osób, które przydzieliły zadanie. Zgodnie z powyŝszym zapisem system ma automatycznie generować przypomnienia i ponaglenia. Forma wyróŝnienia na liście czy teŝ raporcie nie jest automatycznym ponagleniem (patrz odpowiedź do zapytania nr 20). Pytanie 27: Pytanie do punktu 10.11: Czy informacja o zakończeniu realizacji to forma dostępu takich informacji? Odp. Nie, zgodnie z zapisem w SIWZ System ma informować a nie tylko informację udostępniać jak sugeruje pytanie. Pytanie 28: Pytanie punktu 13.6: Czy pod określeniem rodzaje dokumentów/ spraw/ zadań naleŝy rozumieć np. wewnętrzny, dokument zewnętrzny, sprawa w kategorii JRWA 300 itd.? Odp. Pytanie jest nieadekwatne do pełnej treści pkt. 13.6 który brzmi: System musi umoŝliwiać określenie praw dostępu do poszczególnych rodzajów dokumentów/spraw/zadań dla danego uŝytkownika lub grupy uŝytkowników. Zgodnie z tym zapisem prawa dostępu wynikają tę są nie tylko z rodzaju dokumentu ale takŝe z zakresu obowiązku osób realizujących zadania wynikające z dekretacji i innych przepisów wewnętrznych lub zewnętrznych, na podstawie których przydzielane sprawy lub zadania dla uŝytkownika lub grupy uŝytkowników. Pytanie 29: Pytanie do punktu 16.3: Czy grupę uŝytkowników moŝna rozumieć jako np. uŝytkownicy pełniący samą funkcję będą tę w jednostce, stanowisko? Odp. Tak, grupami uŝytkowników m. in. uŝytkownicy pełniący samą funkcję w jednostce, mający to samo stanowisko. Grupa uŝytkowników moŝe takŝe powstać w wyniku dekretacji danego pisma, wykonywania pracy grupowej, realizacji zadań grupowych itp.
Pytanie 30: Pytanie do punktu 17.3: Czy personalizacja warstwy prezentacji to np. moŝliwość definiowania kolejności paneli w oknie oraz zwinięcia niewykorzystywanych paneli w oknie? Odp. Tak. Przewodniczący Komisji Przetargowej Adam Chochół