Aktualizacja: 04/12/2012

Transkrypt

1 Aktualizacja: 04/12/2012 Pytanie 1: Czy do oferty mam dołączyć umowę, która stanowi jeden z załączników zapytania ofertowego? W treści zapytania jest mowa o podpisaniu jakiegoś oświadczenia, że Oferent zgadza się z umową - co to za oświadczenie, bo nie mogę go znaleźć. Jedyne oświadczenie, które jest podane w zapytaniu to oświadczenie-zał. nr 2, które odnosi się zupełnie do innej kwestii. Odpowiedź: W zapytaniach ofertowych o numerach: 1/5na5/2012, 2/5na5/2012, 3/5na5/2012, 1/BAS/2012, 2/BAS/2012, 1/NZP/2012, 2/NZP/2012, 3/NZP/2012 złożenie formularza ofertowego jest równoznaczne z zaakceptowaniem wzoru umowy. W przypadku konieczności dostosowania zapisów umowy do złożonej oferty, zapisy umowy zawarte we wzorze umowy mogą zostać zmienione na drodze porozumienia pomiędzy Zamawiającym a Oferentem, co wynika z pkt. XVI.2 wskazanych zapytań ofertowych. Pytanie 2: Zamawiający w specyfikacji oprogramowania opisanego w pkt. 31 w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego nr 1/NZP/2012, w ramach opisu funkcjonalności dotyczącej Korespondencji z e-puap wymienia możliwość integracji z innymi dostawcami ESP, prosimy o informację o jakich dostawców ESP niż e-puap ma na myśli? Odpowiedź: Oferent powinien mieć możliwość rozbudowy systemu o inne elektroniczne skrzynki podawcze w przyszłości. Innymi słowy dostawca musi być autorem lub właścicielem majątkowych praw autorskich do systemu, posiadać jego kody źródłowe i mieć możliwość jego rozbudowy w przyszłości. Pytanie 3: Zamawiający w specyfikacji oprogramowania opisanego w pkt. 31 w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego nr 1/NZP/2012, w ramach opisu funkcjonalności wskazuje możliwość obsługi wielu struktur JRWA. Co Zamawiający ma na myśli mówiąc o wielu strukturach JRWA? Czy zamawiający dopuszcza rozwiązanie struktury JRWA zgodnej z obowiązującą Instrukcją Kancelaryjną dla danej JST? Odpowiedź: System powinien posiadać możliwość równoczesnej pracy z co najmniej 2 JRWA (JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT). Przykładem może być wprowadzenie nowego JRWA razem z nową Instrukcją Kancelaryjną w 2011 roku, przez pewien okres możliwa była praca z 1 lub 2 JRWA stąd konieczność obsługi przez system wielu struktur JRWA jednocześnie. Pytanie 4: Zamawiający w specyfikacji oprogramowania opisanego w pkt. 31 w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego nr 1/NZP/2012, w ramach opisu funkcjonalności wskazuje możliwość przerwania ścieżki EA i dalszej kontynuacji tego procesu w formie tradycyjnej na papierowej postaci akceptowanego pisma. Prosimy Zamawiającego o uszczegółowienie w/w funkcjonalności, w jaki sposób Zamawiający chciałby ją realizować w systemie EOD, ponieważ przerwanie ścieżki EA istnieje na każdym momencie procedowania sprawy drogą elektroniczną. Odpowiedź: Funkcjonalność ma pozwalać na kontynuowanie ścieżki akceptacji tylko w formie papierowej (nie należy tego mylić z wyrażeniem braku akceptacji i w ten sposób przerwaniem ścieżki). Ostatni akceptujący elektronicznie drukuje pismo, parafuje je i przedkładał do podpisu lub dalszej akceptacji papier, równocześnie odnotowując w systemie, że dalsza akceptacja będzie się już odbywała wyłącznie w formie papierowej. Funkcjonalność ta nie może blokować wysyłki pisma dla którego droga elektronicznej akceptacji będzie w ten sposób przerwana.

2 Pytania 5 i 6 dotyczą zapytań ofertowych o numerach 1/NZP/2012 oraz 1/5na5/2012 Pytanie 5: Zamawiający dopuszcza modyfikacje treści umowy w zakresie niezbędnym do jej dostosowania do złożonej oferty oraz w zakresie logicznie wynikających z oferty zmian, ich spójności z treścią i kształtem zobowiązań umownych, ustalane drogą porozumienia między stronami. Zamawiający do zapytania ofertowego dołączył wzór umowy dotyczący dostawy sprzętu, czy modyfikacja o której mowa w powyższym tekście dotyczyć będzie dostosowania umowy do poszczególnych części zamówienia? Odpowiedź: Tak. Zapisy umowy zawarte we wzorze umowy mogą zostać zmienione na drodze porozumienia pomiędzy Zamawiającym a Oferentem, co wynika z pkt. XVI.2. Pytanie 6: Ze względu na to, że wzór umowy dołączony do zapytania ofertowego opisuje jedynie sposób odbioru sprzętu, prosimy o podanie warunków odbioru systemów informatycznych. Odpowiedź: Odbiór oprogramowania nastąpi w momencie podpisania protokołu odbioru, którego warunkiem jest wdrożenie oprogramowania w konkretnej jednostce samorządu terytorialnego. Szczegóły dotyczące odbioru zostaną uzgodnione pomiędzy Zamawiającym a Oferentem i zapisane w umowie. Pytania od 7 do 12 dotyczą zapytania ofertowego nr 1/BAS/2012 Pytanie 7: W nawiązaniu do załącznika nr 2 do zapytania ofertowego w zakresie części 23 proszę o zmianę zapisu Na oferowane urządzenia udzielamy miesięcznej gwarancji na zapis o brzmieniu Na oferowane oprogramowanie udzielamy miesięcznej gwarancji. Odpowiedź: Zamawiający dopuszcza korektę zapisów poszczególnych części formularza ofertowego, jeśli wynikają one logicznie z treści zapytania ofertowego. Jednocześnie w przypadku stosowania zapisów na niezmienionym formularzu ofertowym Zamawiający będzie rozumiał, że dotyczą one przedmiotu opisanego w danej części zapytania ofertowego. Pytanie 8: W zawiązaniu do załącznika nr 2 do zapytania ofertowego formularz ofertowy w zakresie części nr 23 proszę o informację o wymaganym przez Zamawiającego minimalnym okresie wsparcia technicznego. Odpowiedź: Ostateczny użytkownik oczekuje rocznego wsparcia technicznego udzielanego w formie telefonicznych konsultacji z dostawcą oprogramowania. Pytanie 9: Proszę o potwierdzenie, że w przypadku dostawy oprogramowania będącego przedmiotem zamówienia w ramach części nr 23 przedmiotem dostawy jest udzielenie licencji na użytkowanie oprogramowania. Proszę także o potwierdzenie, że zwrot o treści Prawo własności Sprzętu przechodzi na Zamawiającego z chwilą podpisania protokołu zawarty w 4 ust. 6 umowy należy rozumieć jako udzielenie Zamawiającemu licencji na korzystanie z oprogramowania, a nie przeniesienie na Zamawiającego majątkowych praw autorskich do dostarczonego oprogramowania. Odpowiedź: Przedmiotem dostawy oprogramowania jest udzielenie licencji na użytkowanie oprogramowania. Zwrot zawarty we wzorze umowy w 4 ust. 6 nie oznacza przeniesienia na Zamawiającego majątkowych praw autorskich do dostarczonego oprogramowania.

3 Biorąc pod uwagę, że zapytanie ofertowe jest zostało ogłoszone w ramach realizacji projektu partnerskiego POKL, udzielenie licencji na użytkowanie oprogramowania dotyczyć może Zamawiającego lub wskazanych przez niego partnerów projektu. Pytanie 10: W nawiązaniu do zapisu zawartego w 7 ust. 4 wzoru umowy, proszę o informację kiedy Zamawiający szacuje, że otrzyma środki od Instytucji Pośredniczącej. Odpowiedź: Zamawiający jest w posiadaniu środków niezbędnych do realizacji zamówień będących przedmiotem zapytania ofertowego. W związku tym powyższy zapis zostanie wykreślony z umowy. Pytanie 11: W chwili obecnej projekt umowy jest dostosowany do sytuacji, w której przedmiotem dostawy będzie sprzęt, dlatego też proszę o dostosowanie wzoru umowy do sytuacji, w której przedmiotem dostawy będzie jedynie oprogramowanie. Zakładając, że Wykonawca będzie dostarczał jedynie oprogramowanie, znaczna część zapisów nie przystaje do takiej sytuacji. Odpowiedź: Zgodnie z pkt. XVI.2 zapytania ofertowego umowa zostanie dostosowana do specyfiki zamawianego produktu indywidualnie, na drodze porozumienia pomiędzy Zamawiającym a Oferentem. Pytanie 12: W zakresie części nr 23 Zamawiający wymaga, aby oprogramowanie umożliwiało eksportowanie i importowanie danych z arkusza Excel. Proszę o informację, jakie dane będą importowane oraz eksportowane. Odpowiedź: Ostateczny użytkownik oprogramowania wymaga możliwości importowania wpisów zdawczo-odbiorczych w formacie.xls bądź formacie tekstowym. Pytanie 13 (dotyczy 1/NZP/2012): Integracja z wagą elektroniczną umożliwiającą automatyczne określanie atrybutów korespondencji włącznie z wartością. Proszę o podanie modelów wag, które mają być zintegrowane z systemem elektronicznego obiegu dokumentów oraz wskazanie standardów komunikacji wag z komputerami. Odpowiedź: System ma współpracować z dowolną wagą elektroniczną, ma rozpoznawać wynik ważenia po wciśnięciu przycisku "Print" na wadze elektronicznej i obliczać koszty wysyłki korespondencji według zdefiniowanego w systemie cennika. Pytanie 14 (dotyczy 1/5na5/2012): Proszę o informację jaką strukturę posiadają Karty Usług opisane w części 23 specyfikacji przedmiotu zamówienia i w jaki sposób są związane z systemem prawnym? Proszę o informację w jaki sposób system EOD ma zostać zintegrowany z systemem prawnym? Czy Zamawiający może załączyć wzór karty usług do odpowiedzi? Odpowiedź: W Urzędzie Gminy Iwanowice Karty Usług formalnie nie funkcjonują. Przez system prawny należy rozumieć podstawowy akt prawny, regulujący sposób załatwiania spraw przez organy administracji publicznej tj. ustawę z dn. 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. 2000r. nr 98 poz ze zm.). Oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów musi spełniać wymagania określone w następujących aktach (w wersjach obowiązujących): 1) Ustawa o ochronie danych osobowych z dn. 29 sierpnia 1997r.

4 2) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dn. 29 kwietnia 2004r. w spr. dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych 3) Ustawa o ochronie baz danych z dn. 27 lipca 2001r. 4) Kodeks postępowania administracyjnego 5) Ustawa o zmianie ustawy Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi z dn. 3 grudnia 2010r. 6) Kodeks cywilny 7) Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dn. 14 lipca 1983r. 8) Rozporządzenie Ministra Kultury z dn. 16 września 2002r. w spr. postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych 9) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dn. 30 października 2006r. w spr. niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych 10) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dn. 30 października 2006r. w spr. szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi 11) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dn. 2 listopada 2006r. w spr. wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych 12) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dn. 18 stycznia 2011r. w spr. Instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych 13) Ustawa o ochronie informacji niejawnych z dn. 22 stycznia 1999r. 14) Ustawa o dostępie do informacji publicznej z dn. 6 września 2001r. 15) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dn. 18 stycznia 2007r. w spr. Biuletynu Informacji Publicznej 16) Ustawa o podpisie elektronicznym z dn. 18 września 2001r. 17) Rozporządzenie Rady Ministrów z dn. 7 sierpnia 2002r. w spr. określenia warunków technicznych i organizacyjnych dla kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne, polityk certyfikacji dla kwalifikowanych certyfikatów wydawanych przez te podmioty oraz warunków technicznych dla bezpiecznych uradzeń służących do składania i weryfikacji podpisu elektronicznego 18) Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dn. 6 marca 2012r. w spr. wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy 19) Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dn. 18 lipca 2002r. 20) Ustawa o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne z dn. 17 lutego 2005r. 21) Rozporządzenie Rady Ministrów z dn. 27 września 2005r. w spr. sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym 22) Rozporządzenie Ministra Nauki i Informatyzacji z dn. 19 października 2005r. w spr. testów akceptacyjnych oraz badania oprogramowania interfejsowego i weryfikacji tego badania 23) Ustawa o ochronie niektórych usług świadczonych drogą elektroniczną opartych lub polegających na dostępie warunkowym z dn. 5 lipca 2002r. 24) Prawo zamówień publicznych 25) Prawo geodezyjne i kartograficzne

5 26) Rozporządzenie Rady Ministrów z dn. 12 kwietnia 2012r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych 27) Ustawa o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych 28) Rozporządzenie Rady Ministrów w spr. sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym 29) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dn. 29 kwietnia 2004r. w spr. dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakie powinny spełniać służące do tego urządzenia i systemy informatyczne inne przepisy regulujące zagadnienia obsługiwane przez oprogramowanie Pytanie 15 (dotyczy 1/5na5/2012): Proszę o sprecyzowanie pkt 6d. Do jakich dokumentów sprawy zalogowany interesant ma mieć dostęp? Odpowiedź: Interesant ma mieć dostęp do tych dokumentów sprawy, które powinny mu być udostępnione/przekazane z mocy obowiązujących przepisów prawa.