ZAPYTANIE OFERTOWE PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

Transkrypt

1 Warszawa, Nr Sprawy: 01/01/LEOS/POIG/2014 ZAPYTANIE OFERTOWE PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Zakup kompleksowych usług informatycznych i technicznych, wartości niematerialnych i prawnych, nowych środków trwałych, a także zakup usług eksperckich, promocji projektu oraz szkoleń specjalistycznych dla potrzeb realizacji projektu: Budowa systemu elektronicznego B2B usprawniającego zarządzanie procesami biznesowymi zachodzącymi między firmą AGNIESZKA SKRZYPCZYK LEOS- DATABASE MARKETING a jej partnerami biznesowymi. ZAMAWIAJĄCY: AGNIESZKA SKRZYPCZYK LEOS-DATABASE MARKETING ul. Spokojna Warszawa NIP: ZATWIERDZIŁA: Agnieszka Skrzypczyk Właściciel firmy

2 1. OPIS SPOSPOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY: Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz podpisana (lub parafowana) przez osobę (osoby) upoważnione do występowania w imieniu wykonawcy. Oferta musi być trwale zespolona. Każdy wykonawca może złożyć wyłącznie jedną ofertę, w której musi być zaoferowana tylko jedna ostateczna cena. Ofertę należy złożyć na formularzu stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania. 2. DOKUMENTY WYMAGANE OD WYKONAWCÓW: Oświadczenie oferenta na formularzu stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania. 3. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia są następujące działania: 1) Nabycie wartości niematerialnych i prawnych: a) Zakup licencji do obsługi Panelu 1 B2B (Moduł OBSŁUGA SZKOLEŃ, Moduł DOKUMENTACJA SZKOLENIOWA). Moduł OBSŁUGA SZKOLEŃ - moduł daje możliwość przesyłania pomiędzy systemami informatycznymi Wnioskodawcy i Partnerów informacji na temat procedury obsługi wspólnie realizowanych szkoleń. W systemie będzie stworzona możliwość wprowadzenia do bazy konkretnych szkoleń wraz z ich zakresem szczegółowym. Wdrożenie systemu pozwoli na zautomatyzowanie tego procesu. Z tego poziomu będzie możliwe wprowadzenie harmonogramu realizacji szkolenia wraz z przypisaniem konkretnych działań do Wnioskodawcy lub Partnera w zależności, która ze stron będzie odpowiedzialna za konkretną realizację danego obszaru szkolenia. Po każdym zrealizowanym zadaniu przez Wnioskodawcę lub Partnera następować będzie zmiana statusu zadania (na wykonany) z harmonogramu co pozwoli na bieżące śledzenie postępu wykonywania harmonogramu organizacji szkolenia. Moduł będzie odpowiedzialny za sprawne organizowanie szkoleń na podstawie zadań wprowadzonych do harmonogramu i pozwoli usprawnić i usystematyzować działania obu stron związane z: rekrutacją uczestników, przygotowaniem zaplecza szkoleniowego, przygotowaniem kadry Trenerów/Wykładowców,

3 przygotowaniem założeń tematycznych szkoleń i wprowadzeniem do systemu. Moduł DOKUMENTACJA SZKOLENIOWA - moduł daje możliwość tworzenia i edycji oraz przesyłania pomiędzy systemami dokumentów szkoleniowych w postaci: agendy organizowanych szkoleń, list obecności uczestników, potwierdzeń uczestnictwa, merytorycznych dokumentów szkoleniowych (programy tematyczne ogólne i szczegółowe), pomocy dydaktycznych, certyfikatów ukończenia szkoleń. Funkcjonalność obejmuje także przydzielanie zadań tworzenia dokumentacji, śledzenie zmian i prowadzenie rejestru dokumentów i zapisów jakości. b) Zakup licencji do obsługi Panelu 2 B2B (Moduł E-LEARNING, Moduł WYKŁADOWCY). Moduł E-LEARNING - główną funkcjonalnością jest kreator szkoleń oraz kreator testów, pozwalające na szybkie tworzenie i edytowanie szkoleń e- learningowych oraz ich automatyczne przydzielanie klientom (uczestnikom szkoleń). Stanowi wsparcie procesu tradycyjnego szkolenia i traktowany jest jako element uzupełniający w zakresie przekazywanej wiedzy, pozwala tworzyć wysokiej jakości interaktywne szkolenia zgodnie ze standardem SCORM. Wnioskodawca oraz Partnerzy mogą wspólnie tworzyć i edytować materiał szkoleniowy na serwerze oraz w każdej chwili pobrać go na swój komputer. Kreator umożliwia wykorzystanie grafik, zdjęć, dźwięków i filmów oraz różnorodnych testów sprawdzających zdobytą widzę. Dzięki rozbudowanej funkcji raportowania możliwe jest śledzenie wyników oglądalności szkolenia oraz wyników testów dla poszczególnych uczestników szkoleń. Jeśli wyniki testów nie są zadowalające dla szkoleniowca (egzaminującego) w każdej chwili może on ponownie skierować uczestnika na powtórzenia e-szkolenia oraz rozwiązanie testu. Moduł WYKŁADOWCY - moduł będzie stanowił bazę wykładowców do szkoleń dla Wnioskodawcy i Partnerów. Z tego poziomu będzie możliwość automatycznego przypisania wykładowcy do organizowanych szkoleń. System pozwoli również na automatyczne generowanie maili kontaktowych do odpowiednich wykładowców, które będą na bieżąco informowały ich o szczegółach związanych ze szkoleniem np. godzina rozpoczęcia, ilość godzin szkolenia, plan szkolenia i zakres tematyczny. System będzie umożliwiał również automatyczne generowanie przypomnień dla wykładowców. Ponadto

4 moduł daje możliwość podglądu historii szkoleń wykonywanych przez odpowiednich wykładowców co będzie wykorzystywane do procedur rozliczeniowych. c) Zakup licencji do obsługi Panelu 3 B2B (Moduł PŁATNOŚCI, Moduł MONITORING). Moduł PŁATNOŚCI - moduł umożliwia bieżący podgląd płatności zarówno Wnioskodawca jak i Partner po zarejestrowaniu w swoim systemie opłaty za szkolenie od uczestnika będzie miał bieżący podgląd na zrealizowane płatności za szkolenia. Ponadto moduł umożliwi również prowadzenie kwestii rozliczeniowych z wykładowcami, poprzez możliwość generowania odpowiednich umów oraz wystawiania rachunków przypisanych do konkretnych szkoleń i wykładowców. Moduł MONITORING - celem funkcjonalności jest kontrola procesów przedsiębiorstwa z punktu widzenia realizacji założonych celów. Monitoring funkcjonalność do dynamicznego monitorowania i raportowania kluczowych wskaźników realizowanych procesów biznesowych. Monitoring będzie składać się z podprocesów: planowania, koordynacji i sprawdzania zgodności realizowanych w przedsiębiorstwie Wnioskodawcy i Partnerów działań i procesów z założonymi celami, przepisami oraz wynikających ze wspólnych zobowiązań między Partnerami oraz Wnioskodawcą. Funkcjonalność obejmuje raportowanie stanu procesów oraz tworzenie analiz kosztów i przebiegu procesów poprzez planowanie i ewidencjonowanie realizacji planu szkoleń. Pozwoli to na prowadzenie bieżących analiz skuteczności i efektywności szkoleń w stosunku do ich kosztów, minimalizując czas poświęcony na komunikację między Partnerami a Wnioskodawcą. d) Zakup licencji do obsługi Panelu 4 B2B (Moduł KLIENCI). Moduł KLIENCI - zawiera funkcjonalność dającą możliwość przesyłania danych o klientach, dla których wspólnie z Partnerami są organizowane szkolenia. Zarówno Partner jak i Wnioskodawca będzie miał możliwość podglądu, wprowadzania i edycji danych o klientach szkoleniowych o przeprowadzonych dla nich wspólnie szkoleniach. Klienci będą przypisywani do odpowiednich szkoleń, gdzie będą również przesyłane informacje z innych modułów aplikacji np. dokumenty szkoleniowe wystawione dla uczestników, czy też szkolenia e- learningowe stanowiące uzupełnienie głównego projektu szkoleniowego. Zarówno Wnioskodawca jak i Partner będzie na bieżąco widział jak wygląda status realizacji określonego szkolenia dla konkretnego klienta. Moduł dodatkowo zawiera funkcjonalność pozwalającą na pozyskanie i utrzymanie wiedzy o klientach (dane adresowe, kontakty, liczba i rodzaj szkoleń, w których klient wziął udział, etc.), co stanowić będzie wsparcie w sprzedaży - pozwoli na generowanie dokumentów, sprawne

5 zarządzanie cennikami, naliczanymi rabatami przy współpracy z funkcjonalnościami Panelu 3 B2B (Moduł PŁATNOŚCI). e) Zakup licencji do obsługi Panelu 5 B2B (Moduł ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ O PRODUKCIE I PROMOCJA SZKOLEŃ). Moduł ten odpowiedzialny jest za automatyczną wysyłkę ofert szkoleniowych w postaci spersonalizowanych kampanii e- mail oraz kampanii faksowych do potencjalnych klientów. Moduł wyposażony będzie w intuicyjny kreator, który w kilku krokach pozwoli przygotować kampanię lową lub faksową do wysyłki. Kreator kampanii zawierać będzie internetowy interfejs użytkownika ułatwiający szybkie wprowadzanie danych o produkcie - edytor WYSWIG (What You See Is What You Get) pozwalający na tworzenie rozbudowanych kreacji e- mail w formacie HTML. Podobieństwo edytora do popularnych i powszechnie używanych programów biurowych sprawi, że nawet bez znajomości zasad programowania niemal każdy będzie mógł stworzyć odpowiedni ing. Kreator ten umożliwi również import szablonów, edycję tematu, nadawcy oraz dowolną personalizacje wg danych z bazy. Po zakończonej wysyłce ingu będzie można sprawdzić raport prezentujący ilość wysłanych maili, ilość otwarć maila, ilość kliknięć. W przypadku kampanii faksowych kreator umożliwi import formularza faksowego w formacie doc (docx), PDF i wysłanie go do określonej grupy klientów. Wyniki kampanii można sprawdzić w raporcie, który prezentuje wyniki w postaci ilości skutecznie dostarczonych faksów, błędnych lub zajętych numerów. Najważniejsze innowacyjne funkcjonalności modułu to: dowolna personalizacja wysyłanych maili i faksów, intuicyjna obsługa na każdym poziomie pracy, wysyłki testowe oraz podgląd dokumentów, archiwum plików, prezentacja wyników czasie rzeczywistym, rozbudowane raporty dotyczące wyników kampanii promocyjnych, możliwość planowania i uruchamiania kampanii w czasie. f) Zakup dwóch systemów operacyjnych Linux w wariancie rocznego wsparcia technicznego. g) Zakup licencji do obsługi Panelu 6 B2B (Moduł WYMIANA DANYCH). Moduł daje możliwość parametryzowania funkcjonalności aplikacji B2B, przydzielania zakresów przesyłanych danych w konkretnych obszarach zarówno w odniesieniu do

6 Wnioskodawcy jak i Partnera. Moduł służący do zarządzania treścią, pozwalający na bezpieczny dostęp do danych firmy przez Internet. W wyniku prac zaplanowanych w ramach projektu zostanie określony wspólny standard wymiany danych w formacie zgodnym z xml poprzez odpowiedni bezpieczny kanał komunikacyjny. System wymiany danych B2B musi być stworzony w taki sposób, aby obsługiwał i generował komunikaty w w/w standardzie. Kanał komunikacyjny musi zapewniać: bezpieczeństwo - aby uniemożliwić nieuprawnione próby dostępu, odporność na błędy - musi kontrolować poprawność komunikacji, a także w razie wystąpienia problemów gromadzić komunikaty, wznawiać komunikację, informować o nieprawidłowościach, otwartość - system musi być otwarty na kolejne integracje, wiarygodność - system musi nie tylko wysyłać komunikaty, ale także przetwarzać potwierdzenia ich realizacji. 2) Zakup nowych środków trwałych: a) Zakup serwera aplikacji - dla platformy B2B - 1 szt. Nie gorszy od: Dell PowerEdge R620, 2xIntel Xeon 2,5GHz, 4x16GB RAM, RAID 10 - PERC 1GB, 4x300GB HDD 15K. Zastosowanie 64GB pamięci RAM oraz wielowątkowych procesorów XEON, w połączeniu z czterema dyskami 15K działającymi w RAID 10, zapewni optymalne parametry do obsługi wielu procesów tworzonych przez system podczas obsługi zapytań trafiających do serwera aplikacji (w tym do serwera aplikacji www). Każdy użytkownik (Partner Wnioskodawcy), łączący się z serwerem, otrzyma osobną sesję z wydzielonymi zasobami sprzętowymi do jej obsługi. Przewidziana konfiguracja zapewni optymalną pracę z systemem, nawet przy ekstremalnie dużym obciążeniu. b) Zakup serwera bazy danych - dla platformy B2B - 1 szt. Nie gorszy od: Dell PowerEdge R620, 2xIntel Xeon 3,30Ghz, 4x16GB RAM, RAID 10 - PERC 1GB, 6x300GB HDD 15K. Do obsługi bazy danych został przewidziany serwer posiadający dwa wielowątkowe procesowy XEON, taktowane zegarami 3,30GHz. Zapewniają one odpowiedzią moc do realizacji zadań związanych z przetwarzaniem danych zgromadzonych w bazie. Zastosowanie 6 dysków 15K spiętych RAID 10 gwarantuje krótkie czasy dostępu oraz obsługę dużej liczby zapytań. System będzie przechowywał i przetwarzał (analiza, udostępnianie, pobieranie) duże zbiory wymagające zastosowania sprzętu gwarantującego krótkie czasy odpowiedzi.

7 c) Zakup laptopów z oprogramowaniem dla potrzeb systemu B2B (2 szt.). Nie gorsze niż: Dell Latitude E5430, 4GB RAM, 320 GB HDD, Windows 7 (64 bit). d) Szafa do serwera z osprzętem (switch + UPS) - 1 szt. Nie gorsze od: Szafa serwerowa 19 : głębokość 1000; szerokość 800; 42U, szyny do poprowadzenia kabli napięciowych; szyby do poprowadzenia kabli sieciowych; maskownice do przewodów; dwie listwy napięciowe; drzwi; lewa, prawa, tylna ściana. Przełącznik z serii Dell PowerConnect UPS z zewnętrznymi ogniwami, montaż w szafie serwerowej. Moc ok. 2kWat, producent APC, Ever, Eaton, Fideltronik, Lestar, Mustek, Orvaldi. Zastosowanie UPS o dużej mocy i pojemnych ogniwach, gwarantuje odseparowanie i ochronę sprzętu przed ewentualnymi problemami z siecią energetyczną, a także dostępność systemu w przypadku zaniku zasilania. 3) Usługi doradcze i eksperckie: a) Analiza wstępna rozwiązań informatycznych dla celów wdrożenia platformy B2B. b) Zakup usług eksperckich - Analiza przedwdrożeniowa w zakresie Panelu 1 B2B (Moduł OBSŁUGA SZKOLEŃ, Moduł DOKUMENTACJA SZKOLENIOWA). c) Analiza przedwdrożeniowa w zakresie Panelu 2 B2B (Moduł E-LEARNING, Moduł WYKŁADOWCY). d) Analiza przedwdrożeniowa w zakresie Panelu 3 B2B (Moduł PŁATNOŚCI, Moduł MONITORING). e) Analiza przedwdrożeniowa w zakresie Panelu 4 B2B (Moduł KLIENCI). f) Analiza przedwdrożeniowa w zakresie Panelu 5 B2B (Moduł ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ O PRODUKCIE I PROMOCJA SZKOLEŃ). g) Raport powdrożeniowy w zakresie systemu B2B. h) Analiza przedwdrożeniowa w zakresie Panelu 6B2B (Moduł WYMIANA DANYCH) 4) Szkolenia specjalistyczne: a) Przeszkolenie 10 pracowników Wnioskodawcy w zakresie: 1. Obsługa i administracja dedykowanej platformy sprzętowo-sieciowej, 2. Instalacja i administracja dedykowanego systemu B2B, 3. Bezpieczeństwo w procesach wymiany danych, 4. Funkcje systemu B2B w kontekście obsługi zaplanowanych procesów współpracy Partnerów, 5. Interfejsy współpracy (wymiany danych) z aplikacjami Partnerów. Liczba dni szkoleniowych: 17.

8 5) Nabycie usług informatycznych i technicznych a) Zakup usług informatycznych i technicznych - Instalacja systemu operacyjnego i konfiguracja serwerów. b) Prace wdrożeniowe związane z dostosowaniem systemów wewnętrznych ERP do potrzeb platformy B2B w zakresie B2B Panel 1 (Moduł OBSŁUGA SZKOLEŃ, Moduł DOKUMENTACJA SZKOLENIOWA). c) Prace wdrożeniowe związane z dostosowaniem systemów wewnętrznych ERP do potrzeb platformy B2B w zakresie B2B Panel 2 (Moduł E-LEARNING, Moduł WYKŁADOWCY). d) Prace wdrożeniowe związane z dostosowaniem systemów wewnętrznych ERP do potrzeb platformy B2B w zakresie B2B Panel 3 B2B (Moduł PŁATNOŚCI, Moduł MONITORING). e) Prace wdrożeniowe związane z dostosowaniem systemów wewnętrznych ERP do potrzeb platformy B2B w zakresie B2B Panel 4 (Moduł KLIENCI). f) Zakup usług informatycznych i technicznych - Prace wdrożeniowe związane z dostosowaniem systemów wewnętrznych ERP do potrzeb platformy B2B w zakresie B2B Panel 5 (Moduł ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ O PRODUKCIE I PROMOCJA SZKOLEŃ). g) Naniesienie poprawek w systemie B2B. h) Testowanie aplikacji B2B. i) Uruchomienie platformy B2B wraz z implementacją podpisu elektronicznego. j) Prace wdrożeniowe związane z dostosowaniem systemów wewnętrznych ERP do potrzeb platformy B2B w zakresie B2B Panel 6 (Moduł WYMIANA DANYCH). 6) Promocja projektu: a) Informacja o współfinansowaniu z funduszy UE nabycie tablicy informacyjnej oraz umieszczenie na stronie internetowej odpowiedniej grafiki i informacji o realizowanym projekcie 4. TERMIN ZWIĄZANY Z OFERTĄ: Minimalny termin związania ofertą wynosi 60 dni od daty złożenia oferty.

9 5. WYMAGANY TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: Od dnia zawarcia umowy do końca trwania Projektu (tj. do dnia ). 6. KRYTERIA OCENY OFERT: Końcowa ocena oferty zostanie złożona z następujących kryteriów: a) Cena netto za realizację nabycia wartości niematerialnych i prawnych: - 20 % b) Cena netto za realizację zakupu nowych środków trwałych - 20 % c) Cena netto za realizację usług doradczych i eksperckich 20 % d) Cena netto za realizację szkoleń specjalistycznych - 10 % e) Cena netto za realizację usług informatycznych i technicznych -20 % f) Cena netto za realizację promocji projektu -10 % Obliczenie ceny oferty w ramach niniejszego kryterium nastąpi zgodnie z następującym wzorem: Kryterium pkt. 6 a): najniższa oferowana cena / oferowana cena 1 x 20 Kryterium pkt. 6 b): najniższa oferowana cena / oferowana cena 1 x 20 Kryterium pkt. 6 c): najniższa oferowana cena / oferowana cena 1 x 20 Kryterium pkt. 6 d): najniższa oferowana cena / oferowana cena 1 x 10 Kryterium pkt. 6 e): najniższa oferowana cena / oferowana cena 1 x 20 Kryterium pkt. 6 f): najniższa oferowana cena / oferowana cena 1 x OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY: Oferowaną cenę brutto należy podać w rozbiciu na poszczególne działania. Cena (brutto) = Cena netto + podatek VAT Cena oferty powinna być podana cyfrowo i słownie. 8. POSTANOWIENIA ISTOTNE DLA ZAMWIAJĄCEGO, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO UMOWY: Z uwagi na fakt, iż projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w umowie zawarte zostaną następujące uwarunkowania: obowiązek udostępnienia na każde żądanie dokumentacji, w tym dokumentacji finansowej, związanej z realizacją zamówienia;

10 możliwość zmiany szczegółowego zakresu zamówienia w wyniku zmiany wymogów formalnych związanych z realizacją projektu. 9. OFERTY CZĘŚCIOWE I WARIANTOWE Nie dopuszcza się w niniejszym zapytaniu możliwości składania ofert częściowych, tzn. oferujących realizację jedynie części przedmiotu zamówienia. Nie dopuszcza się w niniejszym zapytaniu możliwości składania ofert wariantowych. 10. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT: Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego nie później niż do dnia r. do godziny drogą pocztową, osobiście, lub mailem (skan podpisanej oferty wraz z wymaganymi załącznikami). Za datę złożenia oferty uznana zostanie data wpływu oferty do Zamawiającego. 11. TRYB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ: Wykonawca może zwrócić się na piśmie do Zamawiającego o wyjaśnienie dotyczące zamówienia, a zamawiający udzieli niezwłocznie wyjaśnień Wykonawcy. Zamawiający dopuszcza wszelkie formy składania zapytań, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej. 12. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTOWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI: Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami są: Agnieszka Skrzypczyk, nr tel , leos@leos.pl 13. INNE: Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z wykonawcą, którego oferta zostanie wybrana oraz prawo do odstąpienia od udzielenia zamówienia w wypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego zapytania. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odmowy udzielenia informacji o złożonych ofertach, jeżeli oferent zastrzegł ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa (w rozumieniu Art. 11 ust. 4 Ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji) w stosunku do całości lub części oferty. 14. ZAŁĄCZNIKI:

11 Załącznikiem do niniejszej specyfikacji jest formularz ofertowy oraz oświadczenie oferenta o spełnianiu kryteriów uczestnictwa w postępowaniu.