Proces dla cudzoziemców

Transkrypt

1 Proces dla cudzoziemców Rejestracja cudzoziemców w formularzu WWW i weryfikacja tożsamości Wersja 1.1

2 S t r o n a 2 Rejestracja cudzoziemców w formularzu WWW i weryfikacja tożsamości Spis treści 1. Rejestracja cudzoziemców za pomocą wniosku Wniosek o certyfikat kwalifikowany Wprowadzenie danych we wniosku dla certyfikatu osobistego Wprowadzenie danych w wniosku o certyfikat z dodatkowymi danymi firmy Weryfikacja tożsamości Przykład poświadczenie złożenia podpisu u Notariusza na szablonie Certum Poświadczenie złożonego podpisu u Notariusza Poświadczenie złożenia podpisu w Polskim Konsulacie Potwierdzenie tożsamości w PR (Punkt Rejestracji - Punkt Firmowy Certum) lub PPT (Punkt Potwierdzenia Tożsamości - Punkt Partnerski) Certum ul. Królowej Korony Polskiej 21 infolinia@

3 S t r o n a 3 1. Rejestracja cudzoziemców za pomocą wniosku WWW Osoba ubiegająca się o podpis elektroniczny nieposiadająca obywatelstwa polskiego może legitymować się następującymi dokumentami: paszportem dowodem osobistym. Dokument typu IDCard, którego cechą charakterystyczną jest pasek odczytu maszynowego rozpoczynający się od litery I<[kod kraju][numer seryjny] wg wzoru: I<POLABA <<<<<<<<<<<<<<<[...]. Dodatkowo dokument taki musi znajdować się w Publicznym Rejestrze Autentycznych Dokumentów Tożsamości i Dokumentów Podróży publikowanym przez Radę Unii Europejskiej na stronach: Wniosek o certyfikat kwalifikowany Rodzaj certyfikatu należy wybrać rodzaj certyfikatu: osobisty lub firmowy Certyfikat osobisty - certyfikat z danymi osoby fizycznej Certyfikat firmowy - certyfikat z danymi osoby fizycznej (reprezentującej podmiot prawny) i z danymi tego podmiotu Język, w którym zostanie sporządzona umowa - należy wskazać język w jakim będzie wygenerowana umowa (Polski lub Polsko-Angielski) Obywatelstwo należy wskazać obywatelstwo subskrybenta Wybór opiekuna klienta należy wybrać z listy oraz uzupełnić Kod opiekuna (np. PP/123/0000) jeśli dotyczy Początek ważności certyfikatu Bez definiowania początku ważności certyfikatu kwalifikowanego certyfikat będzie ważny od dnia wydania. Certyfikat kwalifikowany ważny od dnia wskazanego przez Subskrybenta należy wskazać datę od kiedy ma być ważny certyfikat, maksymalnie do 90 dni od dnia wypełnienia formularza. Uwaga: Należy zwrócić uwagę na poprawne Obywatelstwo oraz Kod Kraju który domyślnie jest PL i należy go zmienić. Pełna lista kodów dostępna jest na stronie: infolinia@

4 S t r o n a Wprowadzenie danych we wniosku dla certyfikatu osobistego a) Dane wnioskodawcy Imiona, nazwisko, datę i miejsce urodzenia należy wprowadzić zgodnie z dokumentem tożsamości subskrybenta. Jeżeli subskrybent nie posiada numeru PESEL należy w stosowną rubrykę wpisać - nie należy zaznaczać tego pola jako widoczne w certyfikacie. Pole z automatu jest zaznaczone należy je odznaczyć. Jeżeli subskrybent nie posiada numeru NIP pole to może pozostać nieuzupełnione nie należy zaznaczać tego pola jako widoczne w certyfikacie. Jeżeli w rubrykach PESEL i NIP będzie wpis - lub nie będą one uzupełnione wówczas w danych do certyfikatu należy umieścić dokument tożsamości subskrybenta. Dokumentem, który można umieścić w danych do certyfikatu jest paszport lub dowód osobisty dokument typu IDCard. Uwaga: Karta pobytu może posłużyć jedynie do potwierdzenia numeru PESEL. Potwierdzenie tożsamości może odbywać się tylko na podstawie ważnego dowodu osobistego lub paszportu. Uwaga: Jeśli tożsamość cudzoziemca potwierdzana jest na podstawie paszportu lub dowodu osobistego z innego kraju, a cudzoziemiec posiada PESEL, który będzie zawarty w danych do certyfikatu, należy na potwierdzeniu tożsamości dopisać notatkę (wpisując odpowiednie dane z dokumentu): PESEL potwierdzony na podstawie okazanej karty pobytu, numer i seria, wydanej przez organ wydający. lub PESEL potwierdzony na podstawie okazanego dokumentu potwierdzającego nadanie, rodzaj dokumentu, data decyzji, organ wydający. b) Dokument tożsamości wnioskodawcy W rubryce Rodzaj dokumentu należy wybrać jedną z dwóch możliwych opcji: paszport lub dowód osobisty. W rubryce Seria i numer należy podać numer i serię dokumentu tożsamości obcokrajowca. W rubryce Organ wydający należy wskazać organ który wydał dokument obcokrajowca. W rubryce Data ważności dokumentu należy podać okres ważności dokumentu. Należy podać datę zgodnie z informacja podaną na dokumencie tożsamości. Uwaga: W przypadku podania błędnej daty na wniosku nie ma możliwości ręcznej poprawki konieczne jest wypełnienie nowego wniosku. infolinia@

5 S t r o n a 5 c) Dane kontaktowe wnioskodawcy Adres oraz numer telefonu należy uzupełnić pamiętając o poprawnym numerze kierunkowym do kraju wnioskodawcy d) Nazwa powszechnie stosowana Dopuszczalne wartości pola to imię i nazwisko lub imiona i nazwisko e) Adres do korespondencji Nazwa adresata, ulica, numer domu, kod pocztowy oraz miejscowość wpisujemy według oświadczenia klienta. Województwo (jeżeli adres korespondencyjny jest poza granicami Polski) należy wziąć pod uwagę podział terytorialny kraju obcokrajowca i wpisać nazwę obszaru (np. landu) w którym klient mieszka. Kod kraju należy zmienić jeżeli przesyłka ma zostać dostarczona poza obszar Polski. 1.3 Wprowadzenie danych w wniosku o certyfikat z dodatkowymi danymi firmy a) Dane wnioskodawcy Imiona, nazwisko, datę i miejsce urodzenia należy wprowadzić zgodnie z dokumentem tożsamości subskrybenta. Jeżeli subskrybent nie posiada numeru PESEL należy w stosowną rubrykę wpisać - nie należy zaznaczać tego pola jako widoczne w certyfikacie. Pole z automatu jest zaznaczone należy je odznaczyć. Jeżeli subskrybent nie posiada numeru NIP pole to może pozostać nieuzupełnione nie należy zaznaczać tego pola jako widoczne w certyfikacie. Jeżeli w rubrykach PESEL i NIP będzie wpis - lub nie będą one uzupełnione wówczas w danych do certyfikatu należy umieścić dokument tożsamości subskrybenta. Dokumentem który można umieścić w danych do certyfikatu jest paszport lub dowód osobisty dokument typu IDCard. Uwaga: Karta pobytu może posłużyć jedynie do potwierdzenia numeru PESEL. Potwierdzenie tożsamości może odbywać się tylko na podstawie ważnego dowodu osobistego lub paszportu. Uwaga: Jeśli tożsamość cudzoziemca potwierdzana jest na podstawie paszportu lub dowodu osobistego z innego kraju, a cudzoziemiec posiada PESEL, który będzie zawarty w danych do certyfikatu, należy na potwierdzeniu tożsamości dopisać notatkę (wpisując odpowiednie dane z dokumentu): PESEL potwierdzony na podstawie okazanej karty pobytu, numer i seria, wydanej przez organ wydający. lub PESEL potwierdzony na podstawie okazanego dokumentu potwierdzającego nadanie, rodzaj dokumentu, data decyzji, organ wydający. infolinia@

6 S t r o n a 6 b) Dokument tożsamości wnioskodawcy W rubryce Rodzaj dokumentu należy wybrać jedną z dwóch możliwych opcji: paszport lub dowód osobisty. W rubryce Seria i numer należy podać numer i serię dokumentu tożsamości obcokrajowca. W rubryce Organ wydający należy wskazać organ który wydał dokument obcokrajowca. W rubryce Data ważności dokumentu należy podać okres ważności dokumentu. Należy podać datę zgodnie z informacja podaną na dokumencie tożsamości. Uwaga: W przypadku podania błędnej daty na wniosku nie ma możliwości ręcznej poprawki konieczne jest wypełnienie nowego wniosku. c) Dane kontaktowe wnioskodawcy Adres oraz numer telefonu należy uzupełnić pamiętając o poprawnym kierunkowym do kraju wnioskodawcy d) Dane podmiotu prawnego dane firmy, organizacji. Numer NIP, Numer KRS, Numer REGON - należy podać numer podmiotu w imieniu którego będzie występował subskrybent (polski lub zagraniczny). Pole Numer NIP jest obowiązkowe do uzupełnienia, pole Numer KRS i Numer REGON nie są obowiązkowe do uzupełnienia. Co najmniej jedno z tych pól należy umieścić w danych do certyfikatu (można zaznaczyć więcej niż jedno pole, zaznaczone pola znajdą się w danych do certyfikatu). Pełna nazwa nazwa firmy/organizacji subskrybenta musi być zgodna z dodatkowymi dokumentami przedstawionymi przez subskrybenta. Jeżeli nazwa zawiera znaki szczególne należy je umieścić w formularzu. Rubrykę Nazwa skrócona należy wypełnić zgodnie z zaleceniami subskrybenta. Rubrykę Nazwa jednostki organizacyjnej należy wypełnić zgodnie z zaleceniami subskrybenta. Dane organu rejestrowego muszą wskazywać nazwę organu, który zarejestrował firmę/organizację. Osoba lub osoby upoważnione do reprezentowania danego podmiotu muszą być osobami wskazanymi w dokumentach, o których mowa powyżej. e) Stanowisko wnioskodawcy Stanowisko można, ale nie trzeba uzupełniać. Zależy to od woli klienta. Jeżeli jednak stanowisko zostanie wpisane i zaznaczone jako widoczne w certyfikacie wymagane jest aby taka informacja została udokumentowana. infolinia@

7 S t r o n a 7 f) Dane kontaktowe reprezentowanego podmiotu Adres oraz numer telefonu należy uzupełnić pamiętając o poprawnym kierunkowym do kraju wnioskodawcy. g) Nazwa powszechnie stosowana Standardowa wartość pola to imię i nazwisko; nazwa firmy lub imiona i nazwisko; nazwa firmy. Nazwa może być zmodyfikowana jeżeli klient wyraża taką chęć. Ważne aby w tej nazwie znajdowało się imię i nazwisko obcokrajowca. h) Siedziba główna podmiotu Dane te będą zawarte w danych do certyfikatu, uzupełniane są zgodnie z aktualnym dokumentem rejestrowym. Kod pocztowy, miejscowość, ulicę, numer domu, należy wskazać zgodnie z aktualnym dokumentem rejestrowym. Przy województwie (jeżeli adres jest poza granicami Polski) należy wziąć pod uwagę podział terytorialny kraju i wpisać nazwę obszaru w którym znajduje się siedziba firmy/organizacji. Kraj należy zmienić jeżeli siedziba organizacji znajduje się poza granicami Polski. i) Adres korespondencyjny Siedziba główna podmiotu pobrane zostaną dane z pól wprowadzonych w Siedzibie głównej podmiotu. Inny adres należy uzupełnić: Nazwa adresata, ulica, numer domu, kod pocztowy oraz miejscowość wpisujemy według oświadczenia klienta. Województwo (jeżeli adres korespondencyjny jest poza granicami Polski) należy wziąć pod uwagę podział terytorialny kraju obcokrajowca i wpisać nazwę obszaru (np. landu) którym klient mieszka. Kod Kraju należy zmienić jeżeli przesyłka ma zostać dostarczona poza obszar Polski. infolinia@

8 S t r o n a 8 2. Weryfikacja tożsamości 2.1 Przykład poświadczenie złożenia podpisu u Notariusza na szablonie Certum Imię i nazwisko Notariusza Pola wypełniane automatycznie przez system Pola powinny zostać uzupełnione przez Notariusza Pola powinny zostać uzupełnione przez Notariusza Miejsce na podpis Notariusza infolinia@

9 S t r o n a Poświadczenie złożonego podpisu u Notariusza Notariusz może: wypełnić Oświadczenie o potwierdzeniu tożsamości dołączone do dokumentów formalnych ( Załącznik nr 1, Umowa z Subskrybentem ) o Oświadczenie to musi być wypełnione i podpisane tylko przez Notariusza. Opis jak wypełnić Oświadczenie o potwierdzeniu tożsamości znajduje się w punkcie 2.1 instrukcji. o Subskrybent nie wypełnia i nie podpisuje dokumentu Oświadczenie o potwierdzeniu tożsamości. lub sporządzić własnoręcznie notarialne poświadczenie złożenia podpisu pod Załącznikiem nr 1 lub Umową z Subskrybentem. Notarialne potwierdzenie podpisu musi być trwale złączone z dokumentem ( Załącznik nr 1, Umowa z Subskrybentem ). Notarialne poświadczenie musi być integralną częścią podpisywanego dokumentu czyli Załącznika nr 1 lub Umowy z Subskrybentem bądź też w formie osobnego dokumentu trwale złączonego z Załącznikiem nr 1 lub Umową z Subskrybentem lub w postaci aktu notarialnego jednoznacznie wskazującego podpisanie Załącznika nr 1 lub Umowy z Subskrybentem przez Klienta. o Poświadczenie powinno zawierać: identyfikator Subskrybenta, który będzie zawarty w danych do certyfikatu (np. PESEL, seria i numer paszportu lub dowodu osobistego (IDCard), dane widoczne w Załączniku nr 1 pkt. 1. Kwalifikowany certyfikat zgodnie z elektronicznym wnioskiem będzie zawierał następujące dane:), datę ważności dokumentu tożsamości na podstawie którego potwierdzona została tożsamość, dane dokumentu, na podstawie którego została potwierdzona tożsamość (seria i numer, organ wydający), rodzaj dokumentu (dowód osobisty (IDCard) lub paszport). Notarialne poświadcza podpisu powinno zawierać informację, że na dokumencie Załącznika nr 1 lub Umowy z Subskrybentem własnoręcznie podpisał się Subskrybent. Jeżeli Notarialne poświadczenie złożenia podpisu nie jest sporządzone na Oświadczeniu o potwierdzeniu tożsamości i jest sporządzone w innym języku niż polski lub angielski konieczne jest dołączenie tłumaczenia na język polski lub angielski, sporządzonego przez tłumacza przysięgłego. infolinia@

10 S t r o n a 10 W przypadku notarialnego poświadczenia złożenia podpisu, konieczna jest możliwość sprawdzenia czy osoba, która poświadczyła złożony podpis jest Notariuszem w oficjalnym rejestrze w danym kraju. Nie przyjmujemy notarialnie poświadczonych dokumentów tożsamości oraz notarialnych poświadczeń złożenia podpisu do których dołączona jest trwale złączona kopia dokumentu tożsamości. Poniżej znajduje się przykładowy wykaz oficjalnych stowarzyszeń i izb notarialnych: Krajowa Rada Notarialna: Międzynarodowe Zrzeszenie Notariuszy: Europejski Spis Notariuszy: Poświadczenie złożenia podpisu w Polskim Konsulacie Poświadczenie wykonywane jest przez Konsula. W takim przypadku postępujemy w ten sam sposób jak przy Notariuszu. Poniżej znajduje się wykaz Polskich placówek dyplomatycznych za granicą: Potwierdzenie tożsamości w PR (Punkt Rejestracji - Punkt Firmowy Certum) lub PPT (Punkt Potwierdzenia Tożsamości - Punkt Partnerski) Weryfikacja tożsamości obcokrajowca jest przeprowadzana na podstawie ważnego Paszportu lub Dowodu Osobistego. Po zweryfikowaniu czy Oświadczenie należy do osoby, która chce potwierdzić tożsamość oraz sprawdzeniu numeru Załącznika, Umowy oraz Oświadczenia pod względem zgodności, możemy przystąpić do potwierdzenia tożsamości: Imię i nazwisko osoby potwierdzającej tożsamość imię i nazwisko Operatora PPT/PR Numer PESEL osoby potwierdzającej tożsamość numer PESEL Operatora PPT/PR infolinia@

11 S t r o n a 11 Imię i nazwisko Subskrybenta PESEL Subskrybenta Data urodzenia Subskrybenta należy wpisać datę urodzenia klienta zgodnie przedstawionym dokumentem tożsamości Miejsce urodzenia Subskrybenta należy wpisać miejsce urodzenia klienta zgodnie przedstawionym dokumentem tożsamości Rodzaj dokumentu tożsamości Subskrybenta Paszport/ Dowód Osobisty Seria i numer dokumentu tożsamości Subskrybenta seria i numer Paszportu / Dowodu Osobistego Data ważności (DD-MM-RRRR) dokumentu tożsamości Subskrybenta okres ważności dokumentu na podstawie którego potwierdzana jest tożsamość. Organ wydający dokumentu tożsamości Subskrybenta Organ wydający Paszport/ Dowód Osobisty. Miejscowość i data (DD-MM-RRRR) Operator PPT/PR uzupełnia podczas wypełnienia dokumentu. Pieczątka i czytelny podpis osoby potwierdzającej tożsamość Podpis Operatora PPT/PR wraz z pieczątką Z upoważnienia Prezesa Zarządu Asseco Data Systems S.A. infolinia@