PROJEKT WDROŻENIOWY ORGANIZACJA I METODYKA. wybór systemu HRM

Transkrypt

1 PROJEKT WDROŻENIOWY ORGANIZACJA I METODYKA wybór systemu HRM

2 CYKL ŻYCIA PROJEKTU 2

3 ETAPY PROJEKTU WDROŻENIOWEGO PROCESY ROZPOCZĘCIA PROCESY PLANOWANIA PROCESY WYKONANIA, MONITOROWANIA I KONTROLI PROCESY ZAKOŃCZENIA POMYSŁ INICJACJA REALIZACJA PODSUMOWANIE Analiza Możliwości Analiza Wykonalności; analiza ekonomiczna* Zarządzanie Projektem [zmianą; jakością; ryzykiem] Lessons Learned, Best Practicies Rekomendacja rozwiązania Zaplanowanie wdrożenia Wdrożenie [zmian org.; systemowych; procesowych] Ocena zaangażowania i jakości pracy. Nagrody. INFORMACJA OFERTA KONTRAKT ROZLICZENIE Badanie rynku, benchmarking. Warsztaty, z dostawcami. Wybór dostawcy. Negocjacje, zarządzanie zmianą, komunikacja. Lista FV, podsumowanie współpracy RFI, NDA, LoI SoW; RFP; RFQ; MoU OF; UM; SLA, Procedura eskalacji, inne załączniki 3 Przedłużenie umowy. Umowa ramowa, wsparcia.

4 ANALIZA MOŻLIWOŚCI KIEDY POTRZEBUJEMY? Nie znamy rozwiązania. Wypracowanie rozwiązania wymaga eksperckiej wiedzy z zakresu wielu dziedzin. Istnieje kilka rozwiązań i nie wiemy, które jest najkorzystniejsze. Istnieją rozbieżne stanowiska. Planowane przedsięwzięcie obarczone jest dużym ryzykiem. 4

5 ANALIZA MOŻLIWOŚCI KORZYŚCI Z REALIZACJI Przedstawimy przełożonym kilka możliwych rozwiązań problemu / sposobów osiągnięcia celu. W odpowiedzialny i profesjonalny sposób zarekomendujemy najlepsze rozwiązanie. Przedstawimy wiarygodny plan dalszych działań, ich orientacyjne koszty i horyzont czasowy realizacji. Wiarygodnie uzasadnimy swoją propozycję. Zainteresowane komórki organizacyjne potwierdzą nasze stanowisko. W profesjonalny sposób poinformujemy o ryzykach angażowania się w przedsięwzięcia, które nie przyniosą spodziewanych efektów 5

6 ANALIZA MOŻLIWOŚCI KORZYŚCI Z REALIZACJI Cel i zakres Warianty rozwiązań Rekomendacja Zarządzanie Zdefiniuj Cel Zbierz wszystkie kryteria oceny Uzasadnij wybór rozwiązania Zrób plan realizacji AM Zidentyfikuj problemy i potrzeby Przeanalizuj odpowiedzi na RFI Opracuj ROAD MAP dla najkorzystaniej strategii Na bieżąco kontroluj jakość i poziom ryzyka Określ zakres [Procesowy; Systemowy; Organizacyjny] Opracuj najbardziej prawdop. rozwiązania Uzyskaj akceptację Zespołu Projektowego Systematycznie organizuj statusy realizacji Zrób listę zagrożeń i KO Porównaj i wybierz (SWOT) Koniecznie wyciągnij wnioski na przyszłość Zadbaj o pozyskanie zasobów Upewnij się, że to jest wspólny wybór Zbierz informacje z rynku (wyślij RFI) 6 Przeanalizuj istniejące dokumenty

7 WYBÓR DOSTAWCY, A WYBÓR ROZWIĄZAŃ 7

8 OKREŚLENIE WYMAGAŃ BIZNESOWYCH I SPRAWDZENIE KRÓTKIEJ LISTY SYSTEMÓW Zdefiniuj wymagania biznesowe Odpowiedź na pytania o własnych wymaganiach biznesowych. Ustal krótką listę systemów Sprawdzenie wszystkich dostawców i ich systemów, aby utworzyć krótką listę. Porównaj systemy z krótkiej listy Analiza i porównanie wybranych systemów na podstawie ustalonych wymagań. 8

9 SPRAWDZENIE KRÓTKIEJ LISTY WYBÓR BRANŻ Rolnictwo i Leśnictwo Pojazdy silnikowe Usługi biznesowe i doradztwo Organizacja nonprofit Produkty chemiczne Komputer, IT, Produkty farmaceutyczne i botaniczne Budowa Administracja publiczna i obrona Edukacja Wydawnictwo i media Elektronika i elementy technologiczne Życie i Nauka Przyrodnicza Lądowa i Architektury Nieruchomości Finanse i Bankowość Rybacka Telekomunikacyjna Spożywcza i napojów Transport Hotele i restauracje Narzędzia Ubezpieczenie Składowanie Produkcja Handel hurtowy i detaliczny.. 9

10 SPRAWDZENIE KRÓTKIEJ LISTY STRUKTURA ORGANIZACYJNA I ZASIĘG DZIAŁALNOŚCI Międzynarodowy zasięg działalności Krajowy zasięg działalności Regionalna 10

11 SPRAWDZENIE KRÓTKIEJ LISTY - STRUKTURA ORGANIZACYJNA- LICZBA JEDNOSTEK Pojedyncza jednostka Więcej niż 100 jednostek 2-10 jednostek Struktura organizacyjna jednostek jednostek jednostek 11

12 SPRAWDZENIE KRÓTKIEJ LISTY - CHARAKTER DZIAŁALNOŚCI. Agent / Pośrednik Dystrybutor Producent Dystrybutor i producent Usługodawca 12

13 SPRAWDZENIE KRÓTKIEJ LISTY - OKREŚLENIE ROCZNYCH DOCHODÓW 5-25 mln PLN mln PLN mln PLN Powyżej 200 mln PLN Poniżej 5 mln PLN 13

14 SPRAWDZENIE KRÓTKIEJ LISTY LICZBA PRACOWNIKÓW PRZEDSIĘBIORSTWA 1-50 pracowników pracowników pracowników pracowników pracowników pracowników Powyżej pracowników 14

15 SPRAWDZENIE KRÓTKIEJ LISTY - LICZBA UŻYTKOWNIKÓW I BUDŻET Jaki zakres budżetu chcemy przeznaczyć na wdrożenie? Należy wziąć pod uwagę wszelkie koszty instalacyjne, w tym potencjalne koszty licencji. Od 1 do 25 użytkowników Od 26 do 50 użytkowników Od 51 do 100 użytkowników Od 501 do 1000 użytkowników Od 201 do 500 użytkowników Od 101 do 200 użytkowników 2-3 mln PLN Od 1001 do użytkowników Więcej niż użytkowników 15

16 SPRAWDZENIE KRÓTKIEJ LISTY DECYZJA O WYBORZE USŁUG, KTÓRE, W OPARCIU O WYMAGANIA BIZNESOWE, MUSI ZAPEWNIĆ POTENCJALNY DOSTAWCA. Wdrożenie wraz z kastomizacją systemu (zmianami kodu źródłowego) Szkolenia i usługi dodatkowe Roczna umowa na świadczenie usług serwisowych i aktualizację systemu Oprogramowanie dostarczane jako serwis przez subskrybcję lub umowę leasingową (SaaS) 16

17 SPRAWDZENIE KRÓTKIEJ LISTY WYMAGANIA WZGLĘDEM DOSTĘPNOŚCI REGIONALNEJ DOSTAWCY ORAZ MOŻLIWOŚCI LOKALIZACJI (W TYM ZWIĄZANYCH ZE ZGODNOŚCIĄ Z PRZEPISAMI PODATKOWYMI I INNYMI) Afryka Azja Azja Południowo - Wschodnia (włącznie z Japonią) Australia i Oceania Europa (Wschodnia, Środkowa i Południowa) Europa (Zachodnia i Północna, włącznie z Wielką Brytanią) Ameryka Łacińska (Meksyk, Ameryka Południowa i Środkowa) Ameryka Północna (Kanada i Stany Zjednoczone) Bliski i Środkowy Wschód 17

18 SPRAWDZENIE KRÓTKIEJ LISTY - WYMAGANY JĘZYK Arabski Czeski Angielski Francuski Niemiecki Grecki Polski Portugalski Rosyjski Hiszpański Szwedzki.. 18

19 SPRAWDZENIE KRÓTKIEJ LISTY - ZAKRESY FUNKCJONALNE Planowanie działań Analityka Business intelligence (BI) / zarządzanie wydajnością przedsiębiorstwa (EPM) Call center Obsługa i wsparcie klienta Różnorodność i zgodność sprawozdań Menedżer Zarządzania wydajnością pracowników Pracownik - samoobsługa Zarządzanie odszkodowaniami Finanse i rachunkowość Zasoby ludzkie Middleware / integracja aplikacji korporacyjnych (EAI) Płace Oceny wyników Zarządzanie personelem Automatyzacja usług doradczych (PSA) Zarządzanie rekrutacją Zarządzania bezpieczeństwem Czas pracy Kształcenia i rozwój Workflow manager 19

20 SPRAWDZENIE KRÓTKIEJ LISTY W JAKIM CZASIE CHCEMY WDROŻYĆ SYSTEM? 1 miesiąc 2 do 6 miesięcy 7 do 12 miesięcy 12 miesięcy i więcej 20

21 SPRAWDZENIE KRÓTKIEJ LISTY - ZAGADNIENIA TECHNICZNE - PLATFORMA SERWEROWA IBM iseries (AS/400) Mainframe Linux (SUSE, Red Hat, lub Debian) Novell Netware Unix (Solaris lub AIX) Windows Server (NT/2000/XP) Rozwiązania hostingowe (nie instalowane na serwerze klienta) 21

22 SPRAWDZENIE KRÓTKIEJ LISTY ZAGADNIENIA TECHNICZNE - PLATFORMA BAZODANOWA IBM DB2 Informix Microsoft SQL Server MySQL Oracle PostgreSQL Progress Sybase Rozwiązania hostingowe (nie instalowane na serwerze klienta) 22

23 SPRAWDZENIE KRÓTKIEJ LISTY POZIOM INTEGRACJI Z DOTYCHCZASOWYMI SYSTEMAMI I SYSTEMAMI ZEWNĘTRZNYMI, KTÓRE SĄ WYMAGANE Dostęp do definicji bazy danych Dostęp do opisów ekranów Dostępność API Napisany w rodzimym języku programistycznym Żaden 23

24 SPRAWDZENIE KRÓTKIEJ LISTY STANDARDY TECHNOLOGICZNE ebxml HTTP Platforma J2EE (np. IBM WebSphere, SunOne) Microsoft BizTalk Platforma Microsoft.NET RosettaNet Web services -- SOAP Web services -- UDDI Usługi sieciowe - - WDSL 24

25 KRÓTKA LISTA SYSTEMY ZAKWALIFIKOWANE PRZYKŁAD Oracle - PeopleSoft Human Resources Oracle - E-Business Suite Oracle - JD Edwards EnterpriseOne NuView Systems, Inc - NuViewHR product suite UNIT4 - Agresso Business World Microsoft - Dynamics AX SAP - mysap ERP 25

26 KRÓTKA LISTA SYSTEMY NIE ZAKWALIFIKOWANE - PRZYKŁAD Frontier Software Ltd - Chris 21 META4 - PeopleNet7 Cézanne Software - Cézanne Suite NOW Solutions - empath Ramco Systems - Ramco Enterprise Series Automatic Data Processing (ADP) - Enterprise HRMS Smartree - Talent Management Suite Spectrum - ivantage Kronos - Workforce Central Suite Lawson Software - Lawson S3 Human Capital Management Absalom Systems Australia Pty Ltd - ABSALOM HR Services Inc - mystaffingpro Applicant Tracking System MYstaff Pty Limited - MYstaff Deltek Systems - Deltek Costpoint PDS - Vista HRMS Sage - Easy Pay Enterprise & Easy HRM Ultimate Software - UltiPro Workforce Management TOTVS S/A - Microsiga Protheus Microsoft - Dynamics GP Laserbeam Software - LaserComp Sage Software - Sage Abra HRMS WebApps, Inc - WebApps TOTVS S/A - Logix TECHNOLOGY ONE LIMITED - TechnologyOne HR & Payroll Exactus Corporation - Exactus Impulso QHR Software - Quadrant HR 26

27 CO POWINNA ZAWIERAĆ OSTATECZNA REKOMENDACJA? Streszczenie dla kierownictwa Rekomendowane rozwiązania Korzyści z wdrożenia rozwiązania Cel dokumentu Cel i zakres dokumentu Zakres dokumentu w tym lista dostawców biorących udział w pracach Słownik pojęć Opis pozostałych nie rekomendowanych rozwiązań Lista rozwiązań Rekomendacja Szczegółowy opis rozwiązania/rozwiązań rekomendowanych Cechy wybranych rozwiązań RoadMap wdrożenia Zagrożenia i kwestie poza zakresem Przyczyny odrzucenia (w tym informacje uzyskane od dostawców) W tym zagrożenia i ograniczenia zgłoszone przez dostawców Załączniki W tym np. RFI od dostawców 27

28 PROCESY PLANOWANIA I ANALIZA WYKONALNOŚCI Definicja celu biznesowego Model biznesowy Wybór Dostawców Model systemowy Plan Projektu Cel biznesowy projektu Model procesu gospodarczego Wymagania biznesowe tech. i form. Zakres wsparcia Przez systemy Zakres zmian Opis obecnych problemów Lista osób oddelegowanych Spodziewane korzyści Uzgodnienia prawne rach. i podatk. Analiza ryzyka biznesowego Wymagania wobec innych procesów Lista zmian organizacyjnych Wycena zmian biznesowych Odp. na pytania dostawców Oferta (sposób czas i koszt real. zmian) Analiza ofert i rekomendacji Model architektury Wycena braków Infrastr. Model komunikacji miedzysystem. Struktura organizacyjna Harmonogram I kosztorys prac Procedury zarządzania jakością i ryzykiem Decyzja o wyborze dostawcy Model obiektów biznesowych Logiczny model danych Analiza zwrotu z inwestycji 28

29 MODELOWANIE PROCESÓW JAKO DROGA DO UTWORZENIA: WYMAGAŃ DO SYSTEMÓW DLA DOSTAWCÓW (FUNKCJONALNYCH I POZA FUNKCJONALNYCH) WSTĘPNYCH WARUNKÓW POROZUMIENIA Z DOSTAWCAMI Model biznesowy Opisanie procesów AS-IS, obecne wsparcie IT, problemy Uzgodnienie przebiegu AS-IS, wsparcie IT, problemy Identyfikacja zmian w procesach i systemach IT Uzgodnienie modelu TO-BE i oczekiwanego wsparcia IT Zatwierdzenie modelu TO-BE i oczekiwanego wsparcia IT Wywiady indywidualne Warsztaty Warsztaty Warsztaty Uwagi off-line, spotkania indywidualne Świadomość całego zakresu zmian Wymiana informacji, wspólna baza do projektowani a zmian Integracja wokół rozwiązań Akceptacja zmian, identyfikacj a z projektem, motywacja Redukcja ryzyka istotnej zmiany wymagań na etapie realizacji projektu 29

30 MODELOWANIE PROCESÓW JAKO DROGA DO UTWORZENIA: WYMAGAŃ DO SYSTEMÓW DLA DOSTAWCÓW (FUNKCJONALNYCH I POZA FUNKCJONALNYCH) WSTĘPNYCH WARUNKÓW POROZUMIENIA Z DOSTAWCAMI Model biznesowy Model systemowy Zakres wsparcia informatycznego Logiczny model danych Model komunikacji międzysystemowej RFP Architektura systemów Identyfikacja i wycena braków infrastruktury 30

31 ANALIZA WYKONALNOŚCI WYBÓR DOSTAWCY RAPORT MAGICZNY KWADRAT GARTNERA 31

32 ANALIZA WYKONALNOŚCI WYBÓR DOSTAWCY RAPORT THE FORRESTER WAVE 32

33 ANALIZA WYKONALNOŚCI WYBÓR DOSTAWCY RAPORT AMR RESEARCH 33

34 ZAPLANOWANIE PRAC DEFINIOWANIE RÓL I ZAKRESU OBOWIĄZKÓW Zakres odpowiedzialności dla ról Zespół projektowy Rola Kandydat Kierownik Projektu Zamówione Imię Nazwisko Obciążenie: Potwierdzone 0,5 0,5 Zarządzanie Systemy / Odpowiedzialności Odpowiada za cały projekt i gwarantuje osiągnięcie założonych celów w uzgodnionym terminie oraz budżecie Raportowanie statusu projektu Sponsorowi lub Komitetowi Sterującemu Odpowiada za przygotowanie Planu Projektu oraz zaproponowanie listy zasobów niezbędnych do jego realizacji Organizacja i zarządzanie zasobami Bierze udział w rozwiązywaniu konfliktów, krytycznych problemów i zamykaniu otwartych kwestii Zarządzanie ryzykiem i budżetem projektu Monitoruje status projektu Monitorowanie i aktualizacja planu projektu Koordynacja działań zespołów projektowych 34 Odpowiada za przeprowadzenie odbioru projektu oraz ocenę wyników z przyjętymi założeniami

35 ZAPLANOWANIE PRAC DEFINIOWANIE RÓL I ZAKRESU OBOWIĄZKÓW Zakres odpowiedzialności dla ról Zapewnienie Jakości Imię Nazwisko (KO) Obciążenie: Zamówione Potwierdzone 1 0,75 Testy Systemowe Imię Nazwisko (KO) Obciążenie: Zamówione Potwierdzone Wsparcie Odpowiada za zdefiniowanie środowiska niezbędnego do przeprowadzenia testów w środowisku QA Dba o rzetelne opracowanie scenariuszy testowych, zdefiniowanie danych testowych oraz wykonanie testów w środowisku QA Odpowiada za opracowanie raportu z testów QA jak i przygotowanie testów akceptacyjnych Odpowiada za sprawdzenie prawidłowości dokumentacji i zgodności z procedurami Polkomtel Odpowiada za przygotowanie propozycji struktury zespołu współpracującego z Accenture w zakresie przeprowadzenia testów Opowiada za opracowanie planu testów oraz przygotowanie scenariuszy i strategii testów systemowych i współprace z zespołem testowym Accenture Odpowiada za zaproponowanie zespołu dedykowanego do przeprowadzenia testów systemowych Koordynuje prace zespołu i nadzoruje przebieg realizacji 0,5 0,5 testów 35 Dba o zapewnienie środowiska umożliwiającego wykonanie testów

36 ZAPLANOWANIE PRAC WERYFIKACJA DOSTĘPNOŚCI ZASOBÓW, IDENTYFIKACJA BRAKÓW Zapotrzebowanie vs możliwości Rola Potrzeba Możliwości Saldo Kierownik Projektu 0,5 0,5 0 Analityk Wiodący 1 0,75-0,25 Analityk Biznesowy 1 0,5-0,5 Business Solution Manager ds. Procesów 1 0,8-0,2 Business Solution Manager ds. Katalogu Produktów 0,5 0,5 0 Business Solution Manager ds. Kartoteki Klientów 0,5 0,25-0,25 IT Solution Manager 0,5 0,5 0 Architekt Integracji 0,5 0,25-0,25 Architekt Aplikacji CRM 0,5 0,5 0 Architekt Interfejsów 0,5 0,5 0 Architekt Danych 0,5 0,25-0,25 Zapewnienie Jakości 1 0,75-0,25 Testy Systemowe 0,5 0,5 0 Infrastruktura techniczna Data Center 1 0, Infrastruktura techniczna DII Wsparcie Techniczne 0,5 0,5 0 Wsparcie Aplikacji 0,5 0,25-0,25 PM Integracji 0,5 0,5 0 PM Migracji 1 0,75-0,25 PM Zmian w Systemach Legacy 0,5 0, SUMA 12,5 9,8-2,7

37 ZAPLANOWANIE PRAC HARMONOGRAM PRAC, UWZGLĘDNIENIE HARMONOGRAMU DOSTAWCÓW Lp. Zadanie Grupa zadań Osoba re Pracoc Data realizacji Nr paczki Czy zreal. Data zakońc 1 Pobranie Komunikacja TZMK Zrealizowano IV- ftp_file z systemami 1 2 Pobranie struktury g- ftp_file Komunikacja z systemami TZMK Zrealizowano 1 3 Nowy użytkownik Administracja i uprawnienia PKLM Zrealizowano 1 4 Zapisz dane użytkownika Administracja i uprawnienia PKLM Zrealizowano 1 5 Edytuj dane użytkownika Administracja i uprawnienia PKLM Zrealizowano 1 6 Usuń użytkownika Administracja i uprawnienia PKLM Zrealizowano 1 7 Utwórz profil Administracja i uprawnienia PKLM Zrealizowano 1 8 Edytuj profil Administracja i uprawnienia PKLM Zrealizowano 1 9 Zapisz profil Administracja i uprawnienia PKLM Zrealizowano 1 10 Usuń profil Administracja i uprawnienia PKLM Zrealizowano 1 11 Ustaw profil domyślny po rejestracji problemu Administracja i uprawnienia TZMK Zrealizowano 1 12 Usuń historyczne dane do raportu zatowarowania Administracja i uprawnienia TZMK Zrealizowano 1 13 Nowe zgłoszenie Obsługa problemów PKLM Zrealizowano 1 14 Dodaj pozycje zgłoszenia Obsługa problemów PKLM Zrealizowano 1 15 Usuń pozycje zgłoszenia Obsługa problemów PKLM Zrealizowano 1 16 Zapisz zgłoszenie Obsługa problemów TZMK Zrealizowano 1 17 Pokaż listę niezarejestrowanych zgłoszeń Obsługa problemów TZMK Zrealizowano 1 18 Pokaż szczegóły zgłoszenie Obsługa problemów PKLM Zrealizowano 1 19 Rejestruj zgłoszenie Obsługa problemów PKLM Zrealizowano 1 20 Powiadom o rejestracji Obsługa problemów PKLM Tak 21 Pokaż problem Obsługa problemów PKLM Tak 22 Zapisz problem Obsługa problemów PKLM Tak 23 Przekaż problem Obsługa problemów PKLM Tak 24 Usuń zgłoszenie Obsługa problemów PKLM Zrealizowano 1 25 Zawieś problem Obsługa problemów PKLM Tak 26 Odwieś problem Obsługa problemów PKLM Tak 27 Utwórz kategorię problemu Obsługa problemów PKLM Zrealizowano 1 37

38 POZOSTAŁE ELEMENTY PLANU PROJEKTU ISTOTNE Z PUNKTU WIDZENIA DOSTAWCÓW Plan zarządzania jakością Harmonogram przeprowadzania audytów jakości Sposób zgłaszania błędów Odpowiedzialności po stronie dostawców Plan zarządzania ryzykiem Sposób zgłaszania zagrożeń Metoda pozyskiwania informacji o zagrożeniach Wspólne spotkania z dostawcą w zakresie zarządzania ryzykiem (działania zaradcze, kontrola realizacji) Plan komunikacji statusów projektu Kto przygotowuje status realizacji swoich zadań Jak często jest robiony status Jakie materiały przygotowuje dostawca, a jakie KP po stronie klienta 38

39 Akademia ASAP sp. z o.o. ul. Złota 61 lok Warszawa Tel.: FAX: KONTAKT: BIURO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI BIURO@AKADEMIAASAP.PL 39