Raport końcowy zagadnienia formalne i merytoryczne

Transkrypt

1 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Raport końcowy zagadnienia formalne i merytoryczne Szkolenie dla beneficjentów TOI 2012 Programu Leonardo da Vinci Warszawa, 16 września 2014 r.

2 Główne wytyczne i zasady raportowania Wskazówki dla beneficjentów do raportu końcowego toi 2012 terminowo zgodnie z datą określoną w umowie (zmiana terminu wymaga aneksu) w wersji papierowej: 1) raport opisowy 2) raport finansowy podpisane przez upoważnioną osobę, opatrzone datą i pieczęcią w wersji elektronicznej : 1) wypełniony formularz raportu opisowego składany on-line poprzez link do systemu KE podany w wiadomości od NA 2) tabele finansowe Excel (przesłane mailem lub na płycie CD)

3 I część raportu - opisowa RAPORT KOŃCOWY TOI 2012 Elementy raportu końcowego Wypełniony formularz raportu (złożony on-line oraz w wersji papierowej) Załączniki: Protokoły ze spotkań partnerskich* (1 zestaw - papierowe i elektroniczne) w tym, program, lista obecności, sprawozdanie Rezultaty dotychczas przygotowane (2 zestawy) Dokumenty dot. upowszechniania (1 zestaw) Dokumenty dot. testowania/ewaluacji (1 zestaw) Oświadczenia od partnerów potwierdzające przeczytanie i zaakceptowanie raportu merytorycznego i finansowego ( e) podpisane przez koordynatora każdego partnera projektu poza beneficjentem Zaktualizowana baza ADAM * kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnioną osobę np. protokoły ze spotkań, listy obecności itp.

4 II część raportu finansowa RAPORT KOŃCOWY TOI 2012 Elementy raportu końcowego cd. Tabele finansowe G1 G7 w wersji papierowej z podpisem i elektronicznej Załączniki: Wyciągi bankowe poświadczające przekazanie środków partnerom Dokumentacja do kosztów podwykonawstwa (kopie umów, kopie faktur oraz kopie dokumentacji poświadczającej wybór podwykonawcy itp.) + Zestaw oświadczeń dot. finansów

5 Formularz elektroniczny raportu opisowego indywidualnie generowany dla każdego projektu (część pól automatycznie się wypełnia), link przesyłany na adres osoby kontaktowej, logowanie przez bazę ECAS (webgate.ec.europa.eu/cas/) aktywny plik PDF, który należy zapisać na komputerze i wypełniać wypełnić podobnie jak e-form w języku roboczym partnerstwa wypełnić w obszerny opisowy sposób i obejmuje działania wszystkich partnerów obejmuje cały okres realizacji projektu dopiero po złożeniu ostatecznej wersji raportu on-line należy go wydrukować, podpisać, opieczętować, wstawić datę i wysłać pocztą UWAGA: Prosimy o niezwłoczny kontakt z opiekunem projektu, jeśli w formularzu zaistniały zmiany osoby reprezentującej czy kontaktowej u beneficjenta lub inne zmiany w danych beneficjenta czy partnerów.

6 Rezultaty: RAPORT KOŃCOWY TOI 2012 Załączniki do raportu opisowego - załączniki papierowe opisane, a elektroniczne ułożone w folderach zgodnie z listą w sprawozdaniu - nazwy folderów powinny identyfikować zawartość Uwaga: - nazwy produktów, materiałów z testowania/ewaluacji (np. zawierają tytuł i numer rezultatu, język, właściwe logotypy programu LLP i klauzule) - w przypadku produktów/rezultatów zamieszczonych na platformie internetowej, należy dla każdego podać dokładny adres internetowy (z rozszerzeniem) i hasło dla NA ((jeśli dotyczy)

7 Zmiany umowy Zgłoszenie zmian w projekcie należy złożyć do Narodowej Agencji przynajmniej na 1 miesiąc przed datą zakończenia realizacji projektu np. zmiana partnerów, zmiany w planie pracy, zmiany rachunku, zmiana okresu realizacji projektu, zmiana harmonogramu sprawozdawczości, zmiana budżetu powyżej 10% zgodnie z zapisami umowy. Sprawdzić, czy wydatki są właściwe zaliczone do danej kategorii i czy ewentualne przesunięcia pomiędzy kategoriami nie przekraczają limitów czy zwiększenia o ponad 10% kwoty przesunięć do danej kategorii budżetowej.

8 Wymagana aktualizacja w bazie ADAM Weryfikacja danych: Title: czy właściwy? Number: czy właściwy? Marketing text: czy jest odpowiedni tekst w języku EN, DE, FR? Summary: czy precyzyjne? Description czy podano opis głównych rezultatów, wskaźników trwałości i wpływu w czasie przeszłym? Themes: czy wybrano? Sectors: uwaga - nie może być jedynie podany sektor edukacji, na który projekt ma wpływ! Product types/product information Projecthomepage: czy jest link?

9 Wymagana aktualizacja w bazie ADAM Weryfikacja danych: Project Contractor: czy właściwy? Coordinator: czy właściwy? Partner: czy właściwy? Files: czy załączono materiały dodatkowe (np. ulotki, plakaty, prezentacje)? Products: Description of developed product/s oraz czy załadowano produkty? Events: czy wpisano spotkania partnerskie, warsztaty, konferencje? Languages: czy tytuł i marketing tekst ujęto w języku angielskim, niemieckim i francuskim?

10 Wymagania formalne Formularz raportu wypełniony w całości od sekcji A do Q Tabele samokalkulujące G.1-G.7 wypełnione i podpisane Przesłana elektroniczna wersja tabel Podano organizację, osobę do kontaktu, osobę reprezentującą w sekcji C raportu Sekcja Q raportu zawiera oryginalny podpis osoby reprezentującej instytucję beneficjenta Dane w sekcji C i Q są spójne Odpowiednie informacje nt. projektu zostały wprowadzone i zaktualizowane w bazie ADAM i są odpowiedniej jakości Dołączono po dwa egzemplarze każdego rezultatu Jeśli raport nie spełni wymogów formalnych nie może być przekazany do oceny merytorycznej i finansowej

11 - dochować terminu złożenia raportu RAPORT KOŃCOWY TOI 2012 Wskazówki praktyczne - przygotować w sposób skrupulatny, konkretny i wyczerpujący - ująć działania wszystkich partnerów - wyjaśniać różnice zapisów w raporcie w stosunku do tych ujętych we wniosku - pamiętać o wypełnieniu sekcji, gdzie prosi się o ostatnią płatność - sprawdzić czy raport obejmuje cały okres sprawozdawczy - zapewnić, że kwoty z sekcji K raportu opisowego są spójne z kwotami podanymi w tabelach G.1 G.7 - uporządkować i oznaczyć dokumentację projektu - sprawdzić spójność nazw rezultatów z nazwami we wniosku, raporcie oraz w nazwie plików elektronicznych - sprawdzić, czy strona internetowa oraz upubliczniane rezultaty zawierają logo programu i klauzulę - skrupulatnie aktualizować wymagane informacje w bazie ADAM

12 Proces oceny raportu Raport wpływa do Narodowej Agencji (papierowy i elektroniczny) Ocena formalna Ocena merytoryczna - ekspert Analiza finansowa Rozliczenie raportu NA potwierdza otrzymanie raportu Wezwanie do uzupełnień Wezwanie do uzupełnień Wezwanie do uzupełnień Pismo zamykające

13 Odbiorcy raportu końcowego: - Narodowa Agencja (meryt. i finans.); - ekspert NA; - Komisja Europejska; - beneficjent i partnerzy.

14 Sekcja E: PARTNERSTWO (Consortium): zmiany w partnerstwie (skład, podział zadań)? E.1 spotkania partnerskie (consortium meetings) + protokoły! O: na ile zarządzanie i koordynacja działań partnerstwa zapewniły osiągnięcie celów projektu; a ewentualne zmiany podziału zadań służyły tym celom? /how appropiate were managementand and coordination of the consortium to achieve the project objective/s; if there was a re-division of tasks between partners, was it appropriate to achieving the project objective/s?/ O: na ile wszyscy partnerzy byli odpowiednio zaangażowani na poszczególnych etapach realizacji projektu / w poszczególne WP, zgodnie z planami i umową? /is there evidence of appropriate partner involvement during the different project stages/work packages, as planned and contractually agreed?/ O: na ile protokoły ze spotkań partnerskich wskazują, że spotkania te dobrze służyły realizacji projektu i że partnerzy byli odpowiednio zaangażowani? /how did consortium meetings demonstrate involvement of the appropriate partners?/

15 Sekcja F.1: REZULTATY OSIĄGNIĘCIA PROJEKTU (Project achievements): Rezultaty należy załączyć! w jakim stopniu i w jaki sposób projekt osiągnął zakładane cele? Co się nie udało? Czy zrobiono coś więcej niż zakładano? jak każdy partner się przyczynił do w/w.? Czy i jakie były niespodziewane korzyści współpracy międzynarodowej?

16 Sekcja F.2: REZULTATY (Results of the project): nr i tytuł jak w umowie opis 2500 znaków jak ten rezultat przyczynił się do celów projektu? zmiany w stosunku do umowy? czy i jak był ewaluowany? Testowany? Co z tego wynikło i czy w efekcie ten rezultat zmodyfikowano? czy uwzględniono zalecenia NA po raporcie cząstkowym i/lub po monitoringu?

17 Sekcja F: REZULTATY (Results): RAPORT KOŃCOWY TOI 2012 O: czy wszystkie przewidziane rezultaty (we wszystkich wersjach językowych) powstały i skutecznie przyczyniły się do osiągnięcia celów projektu? /were all expected results (all language versions) achieved and contributed effectively to the achievement of the project objectives?/ O: czy i w jakim stopniu projekt osiągnął cele? /were the project objective/s achieved and to what degree?/ O: jeśli były zalecenia NA/eksperta na etapie raportu cząstkowego/monitoringu to na ile zostały uwzględnione? /in case NA/expert gave recommendations at the interim report stage and/or after a monitoring vi sit, have those recommendations been followed up?/

18 Sekcja F: REZULTATY (Results): RAPORT KOŃCOWY TOI 2012 O: do kontroli jakości, ewaluacji i testów zastosowano odpowiednie i użyteczne metody; /were suitable and relevant methods applied for quality control, evaluation and testing?/ O: w ewaluacji i testach uczestniczyli odpowiedni partnerzy i grupy docelowe; /relevant partners participated in evaluation and testing, and relevant target groups were involved/ O: z ewaluacji i testów wyciągnięto odpowiednie wnioski i jeśli modyfikacje okazały się potrzebne, to je wprowadzono; /lessons were learned from evaluation and testing, and modifications introduced, if needed/ O: zmiany/korekty działań (jeśli były) - były odpowiednie. / changes, corrections (if any) are justified/

19 Sekcja F: REZULTATY (Results): O: rezultaty zostały wdrożone co najmniej przez całe konsorcjum zgodnie z umową; /results have been introduced accross the consortium, as planned in the contract/ O: rezultaty odpowiadają najnowszym osiągnięciom w dziedzinie szkolenia zawodowego w danych sektorze / dla danej grupy docelowej; /results comply with the current state of the art in VET sector/ target group/ O: porównanie osiągniętych rezultatów do planowanych (wskaźniki); /conformity of the results to what was planned (indicators)/ O: merytoryczna jakość rezultatów; /content quality/ O: na ile dany rezultat jest użyteczny dla grupy docelowej, jakie ma znaczenie dla systemu kształcenia; /how does a given result meet the needs of the target group, how significant is it for target audience, structure or VET systems/ O: mocne i słabe strony każdego rezultatu. /strengths and weaknesses of each results/

20 Sekcja G: RODZAJ TRANSFERU (Type of transfer): opis metody transferu zastosowanej w projekcie, co się w niej sprawdziło a co nie; jak prowadzony był transfer międzysektorowy, a jak geograficzny? Jeśli inaczej w przypadku różnych rezultatów, to należy to osobno opisać. O: na ile metoda transferu była właściwa i pozwoliła dostosować innowację do potrzeb nowej grupy docelowej/ użytkowników końcowych? /how suitable was the transfer methodology to adapt the existing innovation to the needs of the target groups/end-users?/ O: czy wyraźnie widać, jak zaadaptowano istniejącą wcześniej innowację? /are adaptations to the existing innovation clearly demonstrated?/ O: czy adaptacje te są odpowiednie do potrzeb grupy docelowej? /are those adaptations appropriate to the needs of the target group?/

21 Sekcja H: UPOWSZECHNIANIE I WYKORZYSTANIE REZULTATÓW (Dissemination and Exploitation of Results): załączniki! opis każdego działania dla każdego działania: data/miejsce/sektor/partner realizujący jakie informacje zwrotne uzyskano w wyniku upowszechniania od grupy docelowej i innych interesariuszy? jakie cele stawiało sobie partnerstwo przy różnych działaniach upowszechniających? Na ile te działania okazały się skuteczne? O: działania upowszechniające przeprowadzono w krajach partnerów zgodnie z umową; /activities for dissemination and exploitation of results were carried out in partner countries as planned and contractually agreed/ O: na ile metody upowszechniania rezultatów były odpowiednie dla grup docelowych? /how relevant were the methods for dissemination of results to the target groups?/ O: czy sektory/adresaci upowszechniania opiniowali rezultaty pozytywnie? /did the target sectors/target groups give positive feed-back?/

22 Sekcja I: WPŁYW I TRWAŁOŚĆ (Impact and sustainability) jaki był wpływ na grupy docelowe i sektory i na obszary geograficzne; jakich wskaźników jakościowych i ilościowych użyto by zmierzyć wpływ projektu; jaki był wpływ projektu na systemy kształcenia i szkoleń zawodowych w krajach partnerów; jak partnerstwo będzie dalej współpracować i wykorzystywać rezultaty; jakie instytucje (poza partnerstwem) zamierzają wykorzystywać rezultaty; Jakie będzie szacunkowe wykorzystanie rezultatów za rok.

23 Sekcja I: WPŁYW I TRWAŁOŚĆ (Impact and sustainability) O: w jakim stopniu : O: projekt wywarł wpływ na grupy docelowe/użytkowników końcowych; /to what degree has the project had an impact on the target group/end-users/; O: projekt wywarł wpływ na określonym poziomie geograficznym (lokalny/regionalny/krajowy/ue) i w stosownym sektorze / branży; /has the project had an impact at geographical level (local, regional, national, EU) and at sector level/ O: zakładane wskaźniki ilościowe i jakościowe zostały osiągnięte; /quantitative and qualitative indicators have been achieved/ O: plan kontynuacji działań/wykorzystania rezultatów jest realistyczny; /the plan for sustaining activities/results exploitation is realistic/ O: projekt ma wsparcie instytucjonalne na poziomie regionalnym/krajowym; /the project has insitutional support at regional/national level/ O: projekt ma wpływ na system kształcenia i szkolenia zawodowego w kraju beneficjenta/partnerów; /the project has an impact on the national VET system in the beneficiary/partner country/ O: projekt miał znaczący wkład w realizację polityk UE, szczególnie Priorytetów Strategicznych Programu Leonardo da Vinci 2012 określonych we wniosku. /the project has contributed to the EU policies, in particular European priorities of the LdV 2012 indicated in the applictions form/

24 Ocena merytoryczna Punktacja RAPORT KOŃCOWY TOI 2012 Ocena 9-10 (bardzo dobry): zaplanowane rezultaty (produkty/ wyniki/ efekty) projektu oraz cele projektu zostały osiągnięte i są wysokiej jakości, a raport końcowy wskazuje nie tylko na wysokie prawdopodobieństwo, że osiągnięte cele projektu będą trwałe, lecz również widać oznaki wpływu projektu oraz istnieją przesłanki na włączenie go do głównego nurtu systemu edukacji (mainstreaming) (very good): the planned project results (products / outputs / outcomes) and the project objective/s have been achieved with a high quality, and the Final Report demonstrates not only a high probability that the achieved project objective/s will be sustainable but also first indicators for impact or "mainstreaming".

25 Ocena merytoryczna Punktacja RAPORT KOŃCOWY TOI 2012 Ocena 7-8 (dobry) zaplanowane rezultaty (produkty/ wyniki/ efekty) projektu oraz cele projektu zostały osiągnięte, a raport końcowy wskazuje na wysokie prawdopodobieństwo, że osiągnięte cele projektu będą trwałe, a najważniejsze działania i rezultaty będą kontynuowane po zakończeniu finansowania przez UE oraz, że odpowiednie zasoby będą dostępne. Projekt jest trwały w przypadku, gdy beneficjenci projektu i/lub inne grupy odnoszą korzyści z niego przez dłuższy okres czasu po zaprzestaniu świadczenia pomocy finansowej przez LdV. 7-8 (good): the planned project results (products / outputs / outcomes) and the project objective/s have been achieved, and the Final Report demonstrates a high probability that the achieved project objective/s will be sustained. The Final Report demonstrates that crucial activities and results will be maintained after the end of the EU funding and that the appropriate resources are available. A project is sustainable when it continues to deliver benefits to the project beneficiaries and/or other constituencies for an extended period after the EU financial assistance has been terminated.

26 Ocena merytoryczna Punktacja RAPORT KOŃCOWY TOI 2012 Ocena 5-6 (średni) : plan pracy był ogólnie przestrzegany, tzn. najważniejsze elementy planowanych rezultatów (produktów/ wyników/ efektów) projektu zostały zrealizowane i możliwe jest korzystanie z nich, lecz cele projektu nie zostały w pełni osiągnięte. 5-6 (fair): there is a global respect of the work programme, i.e. if the core of the planned project results (products / outputs / outcomes) has been achieved and is usable but where the project objective/s have nevertheless not completely been achieved.

27 Ocena merytoryczna Punktacja RAPORT KOŃCOWY TOI 2012 Ocena 3-4 (słaby): zmniejszenie liczby planowanych działań spowodowało osiągnięcie znacznie mniejszej liczby rezultatów (produktów/ wyników/ efektów) projektu lub gdy treści określonych produktów/ wyników miały mały lub nie miały związku z oryginalnym wnioskiem i w związku z tym nie przedstawiono wystarczających wyjaśnień, np. zmiany technologii, konsekwencje adaptacji planu prac. Cele projektu zostały osiągnięte w bardzo ograniczonym zakresie. 3-4 (weak): reduction in planned activities led to considerable reductions in the project results (products/outputs/outcomes) or the content of certain products/outputs has little or no relation to the original proposal without evident explanation, i.e. changes in technology, consequences of adaptations in work plan. The project objective/s have hardly been achieved.

28 Ocena merytoryczna Punktacja RAPORT KOŃCOWY TOI 2012 Ocena 0-2 (słaby) rezultaty (produkty/ wyniki/ efekty) projektu nie zostały zrealizowane, a cele przewidziane w umowie nie zostały osiągnięte. 0-2 (weak): project results (products / outputs / outcomes) have not been delivered and the contractual objectives have not been achieved. Jeśli projekt zostanie oceniony nisko (4 lub mniej punktu) to ostateczna kwota grantu zostanie obniżona If project is rated low (4 or less points) then the final grant amount will be reduced

29 Dziękujemy Kontakt: