Raport końcowy zagadnienia formalne i merytoryczne

Transkrypt

1 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Program Leonardo da Vinci Raport końcowy zagadnienia formalne i merytoryczne Szkolenie dla beneficjentów TOI 2011 Warszawa, 29 października 2013 r.

2 Elementy raportu końcowego I część raportu opisowa Wypełniony formularz raportu (złożony on-line oraz w wersji papierowej) Załączniki: Protokoły ze spotkań partnerskich* (1 zestaw - papierowe i elektroniczne) Rezultaty dotychczas przygotowane (2 zestawy) Dokumenty dot. upowszechniania (1 zestaw) Dokumenty dot. testowania/ewaluacji (1 zestaw) Zaktualizowana baza ADAM * kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnioną osobę

3 Elementy raportu końcowego cd. II część raportu finansowa Tabele finansowe G1 G7 w wersji papierowej z podpisem i elektronicznej Załączniki: Wyciągi bankowe poświadczające przekazanie środków partnerom Dokumentacja do kosztów podwykonawstwa (kopie umów, kopie faktur oraz kopie dokumentacji poświadczającej wybór podwykonawcy itp.) Oświadczenia o VAT* Oświadczenia o amortyzacji sprzętu* Oświadczenia o nieumieszczaniu kosztów pracowników w kategorii podwykonawstwo* Oświadczenia o polityce kursowej** Konieczne! Oświadczenia od partnerów potwierdzające przeczytanie i zaakceptowanie raportu merytorycznego i finansowego ( e) podpisane przez koordynatora każdego partnera projektu poza beneficjentem * Oświadczenia od beneficjenta i partnerów projektu podpisane przez upoważnioną osobę ** Oświadczenia podpisane przez osobę upoważnioną z instytucji beneficjenta w imieniu swoim i partnerów

4 Główne zasady raportowania Wskazówki dla beneficjentów do raportu końcowego toi 2011 punktualnie w terminie określonym w umowie (zmiana terminu wymaga aneksu) w wersji elektronicznej - wypełniony formularz raportu składany on-line oraz tabele finansowe Excel w wersji papierowej wydrukowane i podpisane przez upoważnioną osobę, opatrzone datą i pieczęcią

5 Formularz elektroniczny raportu opisowego indywidualnie generowany dla każdego projektu (część pól automatycznie się wypełnia danymi ściągniętymi z wniosku), link przesyłany na adres osoby kontaktowej, logowanie przez bazę ECAS (webgate.ec.europa.eu/cas/) aktywny plik PDF (rozwijalne pola) zapisać na własnym komputerze (wypełnianie w przeglądarce grozi utratą danych) wypełnia się jak e-form, składa elektronicznie i drukuje można wypełniać etapami, zapisując za każdym razem ostatnią wersję formularz wypełnia się w języku roboczym partnerstwa sekcje formularza raportu wypełnione w obszerny opisowy sposób obejmuje działania wszystkich partnerów obejmuje cały okres realizacji projektu dopiero po złożeniu on-line należy raport wydrukować, podpisać, opieczętować, wstawić datę i wysłać pocztą

6 Załączniki do raportu opisowego Rezultaty, dokumenty dot. upowszechniania, testowania, ewaluacji: - załączniki papierowe opisane, a elektroniczne ułożone w folderach zgodnie z listą w sprawozdaniu - nazwy folderów powinny identyfikować zawartość Uwaga: - nazwy produktów (np. zawierają tytuł i numer rezultatu, język, właściwe logotypy programu LLP i klauzule) - w przypadku produktów/rezultatów zamieszczonych na platformie internetowej, należy dla każdego podać dokładny (z rozszerzeniem) adres internetowy i (jeśli stosowne) hasło dla NA - w przypadku materiałów upowszechniających (np. artykuły w prasie fachowej, programy konferencji i prezentacja nt. projektu)

7 Zaktualizowana baza ADAM - Title Number Marketing text: EN, DE, FR Summary Description Themes Sectors Product types Product information Projecthomepage

8 Proces oceny raportu Raport wpływa do NA (papierowy i elektroniczny) Ocena formalna Ocena merytoryczna - ekspert Analiza finansowa NA potwierdza otrzymanie raportu Wezwanie do uzupełnień Wezwanie do uzupełnień Wezwanie do uzupełnień Rozliczenie raportu i pismo zamykające z oceną

9 Formalne wymagania Formularz raportu wypełniony w całości od sekcji A do Q Tabele samokalkulujące G.1-G.7 wypełnione i podpisane Przesłana elektroniczna wersja tabel Podano organizację, osobę do kontaktu, osobę reprezentującą w sekcji C raportu Osoba reprezentująca podana w sekcji C raportu to ta sama osoba, która podpisała raport w sekcji Q. Sekcja Q zawiera oryginalny podpis osoby reprezentującej instytucję beneficjenta Odpowiednie informacje nt. projektu zostały wprowadzone i zaktualizowane w bazie ADAM i są odpowiedniej jakości Po dwa egzemplarze każdego rezultatu Jeśli raport nie spełni wymogów formalnych nie może być przekazany do oceny merytorycznej i finansowej

10 Elementy szczególnej uwagi dot. części opisowej raportu - podpisy, pieczęcie i daty na dokumentach - szczegółowe opisowe informacje nt. działań w projekcie - zwrócenie uwagi na sekcje dot. trwałości rezultatów - dodawanie każdego działania upowszechniającego w oddzielnej sekcji formularza - precyzyjne, zaktualizowany wpis o projekcie do bazy ADAM w kontekście dalszego użytkowania rezultatów przez grupy docelowe - sprawdzenie kompletu oświadczeń od partnerów potwierdzających treść raportu - uporządkowanie i opisanie dokumentacji - spójność nazw rezultatów z nazwami we wniosku, raporcie oraz w nazwie plików elektr. - przekazanie kompletu rezultatów - dołączenie list obecności do protokołów ze spotkań partnerskich - dołączenie dokumentów upowszechniających od całej grupy partnerskiej

11 Elementy szczególnej uwagi dot. części finansowej - podpisy, pieczęcie i daty na dokumentach - zawężenie obszaru wydruku tabel (bez pustych stron), lub zmniejszony obszar wydruku (1 tabela ma na 10 stronach kolumny) - precyzyjne opisy wydatków - sprawdzenie dat wydatków - komplet oświadczeń finansowych od wszystkich partnerów podpisanych przez upoważnione osoby - spójność tabel finansowych G1-G7 z tabelami finansowymi w raporcie opisowym - komplet dokumentów do podwykonawstwa np. kopia opisanej faktury, kopia umowy * kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnioną osobę

12 Kwestie merytoryczne Raport (z załącznikami) ma pokazać: -czy wszystko co miało powstać powstało? -czy jest dobre i dobrze zrobione? (+ czy zrobione przez właściwych partnerów) -czy jest i będzie przydatne? -co z tego już wynikło a co jeszcze wyniknie?

13 Kwestie merytoryczne Ważne więc, by projekt i rezultaty w raporcie końcowym dobrze zaprezentować wykorzystując sam formularz i możliwość uzupełnienia go załącznikami. Dobrze zaprezentować = korzystnie, ale rzetelnie. Pokazać wszystkie dobre strony i wszystkie elementy dobrego wykonania.

14 Kwestie merytoryczne Komu to trzeba pokazać czyli kto czyta raport? - Narodowa Agencja (meryt. / finans.); - ekspert zewnętrzny NA; - (?) Komisja Europejska.

15 Ocena merytoryczna Ekspert oceniający dostaje: - końcowy raport merytoryczny; - rezultaty i in. merytoryczne załączniki do raportu (i login); - wniosek i formularz kontraktowy (umowa); - raport z wizyty monitorującej; - pismo NA po przyjęciu raportu cząstkowego.

16 Ocena merytoryczna Rezultaty (sekcja F raportu): - wszystkie przewidywane rezultaty (we wszystkich wersjach językowych) zostały osiągnięte; - odpowiednie i użyteczne metody zostały zastosowane do celów kontroli jakości, ewaluacji i testów; - w ewaluacji i testach uczestniczyli odpowiedni partnerzy i odpowiednie grupy docelowe; - z ewaluacji i testów wyciągnięto odpowiednie wnioski i jeśli modyfikacje okazały się potrzebne, to je wprowadzono;

17 Ocena merytoryczna Rezultaty zgodność z umową (sekcja F raportu): - wszystkie wersje językowe i liczba egzemplarzy jak w umowie; - wdrożone przez co najmniej całe konsorcjum zgodnie z umową; - rezultaty odpowiadają najnowszym osiągnięciom w dziedzinie szkolenia zawodowego w danym sektorze/ w odniesieniu do grupy docelowe.

18 Ocena merytoryczna Rezultaty cel (sekcje F i I raportu): rezultaty spełniają potrzeby grup docelowych opisane w umowie (wniosku); mają odpowiednią jakość pedagogiczną i są użyteczne dla grup docelowych; są przyjazne dla użytkownika z grupy docelowej; mogą być z łatwością stosowane przez dłuższy czas w zaangażowanych krajach partnerskich (zgodnie z umową); są (jeśli dotyczy) stosowane przez partnerów z konsorcjum; cele projektu zostały osiągnięte.

19 Ocena merytoryczna Rezultaty typ transferu (sekcja G raportu): metodologia transferu była odpowiednia i umożliwiła dostosowanie istniejących innowacji do potrzeb grup docelowych/użytkowników końcowych; adaptacje wprowadzone do istniejących innowacji są wyraźnie widoczne; adaptacje te są odpowiednie do potrzeb grupy docelowej.

20 Ocena merytoryczna Rezultaty ogólnie: - porównanie osiągniętych rezultatów do planowanych wskaźniki; - mocne i słabe strony każdego z rezultatów; - jakość treści rezultatów; - ogólne znaczenie każdego z rezultatów dla grupy docelowej (łatwość użycia), struktur lub systemów.

21 Ocena merytoryczna Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów (sekcja H raportu): działania upowszechniające zostały przeprowadzone (co najmniej) w krajach partnerskich zgodnie z planem i umową; metody upowszechniania i wykorzystania rezultatów były odpowiednie dla grup docelowych; sektory/ grupy docelowe, do których skierowane były działania związane z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów lub które były w nie zaangażowane - opiniowały je pozytywnie; w stosownych przypadkach: modyfikacje działań były niezbędne i użyteczne.

22 Ocena merytoryczna Oddziaływanie projektu, trwałość i jak przyczynił się do realizacji polityk unijnych (sekcje I i J raportu): projekt wywarł wpływ na grupy docelowe/użytkowników końcowych; projekt wywarł wpływ na określonym poziomie geograficznym (lokalny/regionalny/krajowy/ue) i w stosownym sektorze / branży; zakładane wskaźniki ilościowe i jakościowe zostały osiągnięte; plan kontynuacji działań/wykorzystania rezultatów jest realistyczny; projekt ma wsparcie instytucjonalne na poziomie regionalnym/krajowym; projekt ma wpływ na system kształcenia i szkolenia zawodowego w kraju beneficjenta/partnerów; projekt miał znaczący wkład w realizację polityk UE, szczególnie Priorytetów Strategicznych Programu Leonardo da Vinci 2011 określonych we wniosku.

23 Ocena merytoryczna Partnerstwo: zarządzanie i koordynacja działań partnerstwa zapewniły osiągnięcie celów projektu; wszyscy partnerzy byli odpowiednio zaangażowani na poszczególnych etapach realizacji projektu/ w poszczególne pakiety robocze, zgodnie z planami i porozumieniami umownymi; protokoły ze spotkań partnerskich wskazują, że spotkania te dobrze służyły realizacji projektu i że partnerzy byli odpowiednio zaangażowani.

24 Ocena merytoryczna Rezultaty i osiągnięcia: wszystkie przewidziane (planowane) rezultaty zostały osiągnięte i skutecznie przyczyniły się do osiągnięcia celów projektu; zmiany/korekty działań (jeśli były takowe) - były odpowiednie; projekt osiągnął cele; jeśli były zalecenia NA/eksperta na etapie raportu cząstkowego/monitoringu to na ile zostały uwzględnione; informacje o rezultatach i osiągnięciach projektu zamieszczone w bazie ADAM są dobrze przygotowane i spójne ze Sprawozdaniem końcowym.

25 Ocena merytoryczna Punktacja Ocena 9-10 (bardzo dobry): zaplanowane rezultaty (produkty/ wyniki/ efekty) projektu oraz cele projektu zostały osiągnięte i są wysokiej jakości, a raport końcowy wskazuje nie tylko na wysokie prawdopodobieństwo, że osiągnięte cele projektu będą trwałe, lecz również widać oznaki wpływu projektu oraz istnieją przesłanki na włączenie go do głównego nurtu systemu edukacji (mainstreaming). Ocena 7-8 (dobry) zaplanowane rezultaty (produkty/ wyniki/ efekty) projektu oraz cele projektu zostały osiągnięte, a raport końcowy wskazuje na wysokie prawdopodobieństwo, że osiągnięte cele projektu będą trwałe, a najważniejsze działania i rezultaty będą kontynuowane po zakończeniu finansowania przez UE oraz, że odpowiednie zasoby będą dostępne. Projekt jest trwały w przypadku, gdy beneficjenci projektu i/lub inne grupy odnoszą korzyści z niego przez dłuższy okres czasu po zaprzestaniu świadczenia pomocy finansowej przez LdV.

26 Ocena merytoryczna Punktacja Ocena 5-6 (średni) : plan pracy był ogólnie przestrzegany, tzn. najważniejsze elementy planowanych rezultatów (produktów/ wyników/ efektów) projektu zostały zrealizowane i możliwe jest korzystanie z nich, lecz cele projektu nie zostały w pełni osiągnięte. Ocena 3-4 (słaby): zmniejszenie liczby planowanych działań spowodowało osiągnięcie znacznie mniejszej liczby rezultatów (produktów/ wyników/ efektów) projektu lub gdy treści określonych produktów/ wyników miały mały lub nie miały związku z oryginalnym wnioskiem i w związku z tym nie przedstawiono wystarczających wyjaśnień, np. zmiany technologii, konsekwencje adaptacji planu prac. Cele projektu zostały osiągnięte w bardzo ograniczonym zakresie. Ocena 0-2 (słaby) rezultaty (produkty/ wyniki/ efekty) projektu nie zostały zrealizowane, a cele przewidziane w umowie nie zostały osiągnięte. Jeśli projekt zostanie oceniony nisko (4 lub mniej punktu) to ostateczna kwota grantu zostanie obniżona

27 Różnice pomiędzy formularzem raportu cząstkowego i końcowego: - sekcja dot. rezultatów (F2) zawiera pytanie w jaki sposób (jeśli dotyczy) były uwzględnione zalecenia NA po raporcie cząstkowym i/lub wizycie monitorującej ; - nie ma sekcji poświęconej opisowi pakietów roboczych (z wyjątkiem upowszechniania); - jest sekcja o oddziaływaniu i trwałości, z opisową podsekcją dot. grup docelowych (oprócz statystyk i kodów które były też w formularzu interim); - jest sekcja (F1) o osiągnięciu celów projektu i wpływie współpracy partnerskiej; - jest sekcja o samym procesie transferu; - jest sekcja o ewaluacji informacji, formularzy raportów i usług NA.

28 Załączniki co załączać? (przykłady) C nowe dane organizacji beneficjenta /o nowym reprezentancie prawnym; E partnerstwo - protokoły ze spotkań partnerskich; F produkty / rezultaty i G typ transferu: - 2 komplety rezultatów końcowych: we wszystkich wersjach językowych i formie (papier/cd/itp.). Uwaga! prosimy o aktualne linki do produktów na www wraz z loginami i hasłami dostępu dla NA; - ewent. dokumentację z fazy testowej (np. raport z wnioskami) - ewent. dokumenty z ewaluacji (recenzje, opracowanie zbiorcze ankiet itp.); H upowszechnianie i wykorzystywanie - plan upowszechniania; raport z upowszechniania; 1 egz. wszelkich opracowanych materiałów promocyjnych (artykuły, plakaty, ulotki, prezentacje), - program konferencji (poza konsorcjum) pokazujące wystąpienie nt projektu; lista konferencji/spotkań z informacją o uczestnikach, prezentacjami, itp., (prosimy pamiętać o uaktualnieniu strony internetowej projektu, bazy ADAM) M lista załączników: - pełna, uporządkowana z zamysłem; załączniki prosimy oznaczyć zgodnie z listą.

29 Dziękujemy Kontakt: