Raport cząstkowy wskazówki dla beneficjentów

Transkrypt

1 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Raport cząstkowy wskazówki dla beneficjentów Szkolenie z beneficjentami TOI 2013 Programu Leonardo da Vinci Warszawa, 15 września 2014 r.

2 GŁÓWNE ZASADY RAPORTOWANIA Wskazówki dla beneficjentów do raportu cząstkowego toi 2013 Terminowo zgodnie z datą określoną w umowie (zmiana terminu wymaga aneksu) w wersji elektronicznej : 1) wypełniony formularz raportu opisowego składany on-line poprzez link do systemu KE podany przez NA 2) tabele finansowe Excel (przesłane mailem lub na płycie CD) w wersji papierowej: 1) raport opisowy 2) raport finansowy podpisane przez upoważnioną osobę, opatrzone datą i pieczęcią

3 I część raportu - opisowa RAPORT CZĄSTKOWY TOI 2013 ELEMENTY RAPORTU CZĄSTKOWEGO Wypełniony formularz raportu od sekcji A do N (złożony on-line oraz w wersji papierowej) Załączniki: Protokoły ze spotkań partnerskich* (1 zestaw - papierowe i elektroniczne) w tym, program, lista obecności, sprawozdanie Rezultaty dotychczas przygotowane (1 zestaw papierowy lub wersja elektroniczna) Ewentualnie dokumenty dotyczące testowania/ewaluacji Zaktualizowana baza ADAM II część raportu - finansowa Tabele finansowe G1 G7 w wersji papierowej z podpisem i elektronicznej Tabela G.8 dla instytucji, które podpisały umowę z zabezpieczeniem Załączniki: Wyciągi bankowe poświadczające przekazanie środków partnerom

4 FORMULARZ ELEKTRONICZNY RAPORTU OPISOWEGO indywidualnie generowany dla każdego projektu (część pól automatycznie się wypełnia), link przesyłany na adres osoby kontaktowej, logowanie przez bazę ECAS (webgate.ec.europa.eu/cas/) aktywny plik PDF (rozwijalne pola), który należy zapisać na komputerze i wypełniać wypełnia się jak e-form w języku roboczym partnerstwa wypełnia się w obszerny opisowy sposób i obejmuje działania wszystkich partnerów obejmuje cały dotychczasowy okres realizacji projektu dopiero po złożeniu ostatecznej wersji raportu on-line należy go wydrukować, podpisać, opieczętować, wstawić datę i wysłać pocztą UWAGA: Prosimy o niezwłoczny kontakt z opiekunem projektu, jeśli w formularzu zaistniały zmiany osoby reprezentującej czy kontaktowej u beneficjenta lub inne zmiany w danych beneficjenta czy partnerów.

5 Rezultaty i inne materiały: RAPORT CZĄSTKOWY TOI 2013 ZAŁĄCZNIKI DO RAPORTU OPISOWEGO - załączniki papierowe opisane, a elektroniczne ułożone w folderach zgodnie z listą w sprawozdaniu - nazwy folderów powinny identyfikować zawartość Uwaga: - nazwy produktów, materiałów z testowania/ewaluacji (np. zawierają tytuł i numer rezultatu, język, właściwe logotypy programu LLP i klauzule) - w przypadku produktów/rezultatów zamieszczonych na platformie internetowej, należy dla każdego podać dokładny adres internetowy (z rozszerzeniem) i hasło dla NA ((jeśli dotyczy)

6 WYMAGANA AKTUALIZACJA PROJEKTU W BAZIE ADAM Weryfikacja danych: Title: czy właściwy? Number: czy właściwy? Marketing text: czy jest odpowiednia treść w języku en,de,fr? Summary: czy precyzyjne? Description czy opisano główne pakiety robocze i rezultaty osiągnięte w czasie przeszłym?; - czy opisano główne pakiety robocze i rezultaty przyszłe w czasie przyszłym? Themes: czy wybrano? Sectors: uwaga! - nie może być jedynie podany sektor edukacji, na który projekt ma wpływ! Product types/product information Projecthomepage: czy jest link?

7 WYMAGANA AKTUALIZACJA PROJEKTU W BAZIE ADAM Weryfikacja danych: Project Contractor: czy prawidłowy? Coordinator: czy prawidłowy? Partner: czy prawidłowy? Files: można załaczyć materiały dodatkowe (np. ulotki, plakaty, prezentacje) Products: Czy podano opis wypracowanych rezultatów oraz czy załadowano produkty? Events: można wpisać spotkania partnerskie, warsztaty, konferencje? Languages: czy tytuł i marketing tekst ujęto w języku angielskim, niemieckim i francuskim?

8 FORMALNE WYMAGANIA Formularz raportu wypełniony w całości od sekcji A do N Tabele samokalkulujące G.1-G.7 wypełnione i podpisane Przesłana elektroniczna wersja tabel Podano organizację, osobę do kontaktu, osobę reprezentującą w sekcji C raportu Sekcja N raportu zawiera oryginalny podpis osoby reprezentującej instytucję beneficjenta Dane w sekcji C i N są spójne Odpowiednie informacje nt. projektu zostały wprowadzone i zaktualizowane w bazie ADAM i są odpowiedniej jakości Dołączono jeden zestaw rezultatów Jeśli raport nie spełni wymogów formalnych nie może być przekazany do oceny merytorycznej i finansowej

9 - dochować terminu złożenia raportu RAPORT CZĄSTKOWY TOI 2013 WSKAZÓWKI PRAKTYCZNE - przygotować w sposób skrupulatny, konkretny i wyczerpujący - ująć działania wszystkich partnerów - wyjaśniać różnice zapisów w raporcie w stosunku do tych ujętych we wniosku - pamiętać o wypełnieniu sekcji, gdzie prosi się o kolejną płatność - sprawdzić czy raport obejmuje dotychczasowy okres sprawozdawczy działań - zapewnić, że kwoty z sekcji K raportu opisowego są spójne z kwotami podanymi w tabelach finansowych Excel - uporządkować i oznaczyć dokumentację projektu - sprawdzić spójność nazw rezultatów z nazwami we wniosku, raporcie oraz w nazwie plików elektronicznych - sprawdzić, czy strona internetowa oraz upubliczniane rezultaty zawierają logo programu i klauzulę - skrupulatnie aktualizować wymagane informacje w bazie ADAM

10 PROCES OCENY RAPORTU Raport wpływa do Narodowej Agencji (papierowy i elektroniczny) NA potwierdza otrzymanie raportu Ocena formalna Ocena merytoryczna Analiza finansowa Rozliczenie raportu Wezwanie do uzupełnień Wezwanie do uzupełnień Wezwanie do uzupełnień Pismo z informacją o akceptacji raportu

11 Odbiorcy raportu cząstkowego: - Narodowa Agencja; - ekspert NA; - Komisja Europejska; - beneficjent i partnerzy

12 Sekcja E: PARTNERSTWO (Consortium): zmiany składu partnerstwa i/lub podziału zadań O: czy te zmiany przysłużą się projektowi? /if there were changes in the partnership and/or in the distribution of tasks - are they appropriate to achieve project goals?/ O: czy partnerstwo jest dobrze zarządzane? prace partnerów dobrze koordynowane? /are management of the consortium, organisation and co-ordination of the project appropriate?/

13 Sekcja E: PARTNERSTWO (Consortium): spotkania partnerskie (consortium meetings) O: czy spotkania służyły projektowi? /were the consortium meetings relevant to the project?/ O: czy przyczyniły się do postępu prac nad rezultatami? /did the consortium meetings contribute to progress towards the realisation of the project results?/ O: czy uczestniczyli w nich wszyscy partnerzy, a nieobecni jak byli włączeni w prace? /did all the partners participate, and if not, how were those absent involved?/

14 Sekcja F.1: ZREALIZOWANE DZIAŁANIA (Past activities): opis działań i ew. wprowadzonych zmian z wyjaśnieniem Szczegółowe opisy każdego WP w sekcji F.3.2 O: czy wszystkie działania były dokładnie zgodne z umową? / have the activities of each work package been implemented as planned?/ O: czy jeśli były zmiany to są uzasadnione? /are the deviations, if any, duly justified?/ O: czy były/są opóźnienia? /have there been any delays?/ O: ocena działań - mocne, słabe strony, zagrożenia /overall process assessment: strengths, weaknesses, potential problems/

15 Sekcja F.2: PRZYSZŁE DZIAŁANIA (Future activities): opis tych działań i ew. planowanych zmian z wyjaśnieniem O: czy planowane zmiany są akceptowalne?. /if changes are planned in future activities, are they acceptable (will they not have negative impact on the project)? /

16 Sekcja F.3.1: REZULTATY (Results): & załączniki!! nr i nazwa jak w umowie jak ten rezultat przyczynia się do celów projektu? [innych rezultatów?]! jak ewaluowany, testowany, czy zmodyfikowany? [cf.: F.3.2 WPs i G. Dissemination] O: czy rezultaty są przystosowane do grupy docelowej? metody transferu? /are results suitably aimed at target group? how is the adaptation of the innovation proprogressing? / O: czy rezultaty (treści, metody) są aktualne? /do the results (content, programs) reflect current developments where relevant?/ O: czy informacje nt ewaluacji i testowania są wystarczające? metody, wyniki? /is sufficient information provided on evaluation and testing? methods and results?/

17 Sekcja F.3.2: PAKIETY ROBOCZE (Work Packages): ( wskazane współautorstwo partnerów odpowiedzialnych za poszczególne WP niewskazane kopiowanie in extenso z wniosku ) opis postępów każdego WP musi jasno wskazywać, co już zrobiono, a co będzie dopiero zrobione w przyszłości ew. zmiany w poszczególnych WP., z wyjaśnieniem O: czy postępy w transferowaniu innowacji są odpowiednie? /has suffient progress been made towards the adaptation of the innovation?/ O: czy rezultaty są przystosowane do grupy docelowej? /are the results suitably aimed at the target group?/ O: czy informacje nt ewaluacji i testowania są wystarczające? (metody, wyniki) /is sufficient information provided on evaluation and testing? (methods, results)/ O: czy ewaluację i testowanie przeprowadzili ci partnerzy, którzy zgodnie z umową mieli je przeprowadzić? /did relevant partners participate in evaluation and testing, as planned?/

18 Sekcja G: UPOWSZECHNIANIE I WYKORZYSTANIE REZULTATÓW (Dissemination and exploitation of results): jakie były wyniki danego działania (spotkania czy in.) i jakie informacje zwrotne uzyskano od odbiorców/interesariuszy? O: czy upowszechnianie przebiegało zgodnie z planem? /have dissemination activities taken place as planned?/ O: czy działania zw. z upowszechnianiem prowadzili właściwi (umowa) partnerzy? /have dissemination activities involved the appropriate partners?/ O: czy upowszechnianie kierowano do właściwych grup docelowych, sektorów, użytkowników? /have the dissemination activities addressed the appropriate wider target group(s), sector(s), end-users O: czy są wskazania, że projekt poprą decydenci, że rezultaty będą przyjęte w danym sektorze, przez daną grupę? /are there indicators that target group(s)/sector(s), and/or authorities, authorised bodies or policy makers will take up the project results?/

19 Sekcja H: GRUPY DOCELOWE (Target groups): jak grupy docelowe, użytkownicy, instytucje kształcenia, interesariusze i decydenci byli włączeni / zaangażowani w projekt? O: czy zaangażowanie, włączenie w/w było wystarczające? /have target group(s)/sector(s), end-users, educational structures, VET policy and decision makers been sufficiently involved?/ O: czy grupy docelowe są właściwe i zgodne z umową? /are the target groups relevant and consistent with the application?/

20 G upowszechnianie i wykorzystywanie kopia strategii upowszechniania (jeśli powstała); 1 egz. wszelkich opracowanych materiałów promocyjnych (artykuły, plakaty, ulotki, prezentacje); przedstawienie przykładów ze wszystkich krajów partnerskich; lista konferencji/spotkań z programami, informacją o uczestnikach, prezentacjami, itp. zdjęcia mniej ważne niż informacje kim byli uczestnicy, jaki pożytek dla projektu i rezultatów. Informacje te istotne również do rozliczenia kosztów. ewent. inne załączniki wg uznania beneficjenta, ale bez zbytniej drobiazgowości J - lista załączników: pełna, logiczny układ (pomocna dla nas będzie ta sama lista jeszcze w postaci osobnego pliku Word) załączniki prosimy oznaczyć zgodnie z listą

21 Dziękujemy Kontakt: