Instrukcja obsługi aplikacji Cyfrowe Repozytorium Dokumentów (CRD)

Transkrypt

1 Instrukcja obsługi aplikacji Cyfrowe Repozytorium Dokumentów (CRD) Spis treści Wprowadzenie... 2 Konfiguracja komunikacji systemu źródłowego z aplikacją CRD... 3 Opis głównego okna aplikacji Sposób poruszania się w oknach aplikacji Zarządzanie teczkami akt Zasilenie aplikacji CRD dokumentami z systemu źródłowego Ręczne dodawanie teczek akt Operacje dla teczek akt Dokumenty klienta w teczce akt Załączniki Wyszukiwanie teczki Wyszukiwanie dokumentów Obsługa wypożyczeń i zwrotów teczek Rejestr miejsc przechowywania akt Grupowa zmiana miejsca przechowywania teczek akt Obsługa skanowania Ustawienia skanera Skanowanie i dodawanie zeskanowanych dokumentów jako załączników października 2017r.

2 Wprowadzenie Niniejszy dokument prezentuje działanie aplikacji Cyfrowe Repozytorium Dokumentów (CRD), która wspomaga zarządzanie teczkami klientów przechowywanych w postaci elektronicznej i papierowej w Jednostkach z obszaru Zabezpieczenia Społecznego oraz obsługę dokumentów zgromadzonych w tych teczkach. Aplikacja CRD wspomaga obsługę teczek akt klientów Jednostek w ramach Obsługi Świadczeń Rodzinnych, Świadczeń Wychowawczych, Funduszu Alimentacyjnego oraz Dodatków Mieszkaniowych i Energetycznych. W przyszłości planowane jest rozszerzenie działania aplikacji o obsługę teczek klientów z obszarów Pomocy Społecznej. Aplikacja ta może współpracować z dowolną liczbą systemów dziedzinowych (systemów źródłowych) zasilających Cyfrowe Repozytorium Dokumentów dokumentami klientów. Działanie Systemu Dziedzinowego połączonego z CRD nie obciąża w sposób zauważalny działania samego Systemu Dziedzinowego. Aplikacja posiada przejrzysty i przyjazny interfejs użytkownika. Cyfrowe Repozytorium Dokumentów nie zastępuje fizycznego miejsca przechowywania dokumentów papierowych, lecz umożliwia pełną automatyzację procesu tworzenia i zarządzania teczkami akt klientów, dając możliwość szybkiego dostępu do elektronicznej wersji dokumentów, nie dodając nadprogramowych zadań Użytkownikowi. Aplikacja Cyfrowe Repozytorium Dokumentów umożliwia: gromadzenie dokumentów wprowadzanych do systemów źródłowych, w ramach obszarów SR/SW/FA/DM/DE, w grupujących teczkach akt klientów - system źródłowy może automatycznie wysyłać dane o nowych dokumentach wprowadzanych w systemie (np. po kwalifikacji nowego wniosku, zatwierdzeniu decyzji itp.), jak również usuwać błędnie wprowadzone dane (np. po usunięciu wniosku, cofnięciu zatwierdzenia decyzji itp.). W ramach procesu przesyłania dokumentów z systemu źródłowego tworzone są i odpowiednio numerowane teczki klientów. Szczegółowy opis procesu przesyłania dokumentów z systemów źródłowych i zapisywania ich w aplikacji CRD znajduje się w rozdziale Zarządzanie teczkami akt ; przesyłanie z systemów dziedzinowych dokumentów: o wniosków (wraz z załącznikami, np. weryfikacje w systemach zewnętrznych), o decyzji (wraz z wydrukami), o wszczęć postępowania, o odwołań, o upomnień, o tytułów wykonawczych, o korespondencji w sprawie (wraz z wydrukiem i załączonymi plikami). zarządzanie teczkami klientów, w tym ich numeracją, statusami (dostępna/wypożyczona/w opracowaniu/nieaktywna), zawartością, jak również informacjami o fizycznym miejscu przechowywania dokumentów w systemie udostępniono możliwość tworzenia słownika miejsc przechowywania dokumentów, z dokładnością do pomieszczenia/półki/regału. Szczegółowy sposób zarządzania teczkami akt klientów znajduje się w rozdziale Zarządzanie teczkami akt ; obsługę skanowania dokumentów z możliwością dołączenia skanów do dokumentu elektronicznego w teczce akt, w postaci załącznika. Szczegółowy sposób obsługi dołączania skanów do dokumentu w teczce akt klienta znajduje się w rozdziale Obsługa skanowania ; obsługę procesu wypożyczeń i zwrotów teczek akt. Szczegółowy sposób obsługi procesu wypożyczeń i zwrotów teczek akt klientów znajduje się w rozdziale Obsługa wypożyczeń i zwrotów teczek ; szybki dostęp do wersji elektronicznej wszystkich dokumentów znajdujących się w rzeczywistych teczkach klientów - użytkownik nie musi realizować procesu wypożyczenia, aby posiadać dostęp do elektronicznej wersji dokumentów klienta, lecz używa aplikacji jako miejsca dostępu do podglądu 2

3 danych. Szczegółowy opis dostępu do teczek akt klientów znajduje się w rozdziale Zarządzanie teczkami akt. Proces zasilania danymi z systemu źródłowego jest w pełni automatyczny oraz odporny na przerwy w połączeniu, ze względu na samoczynne kolejkowanie i ponawianie wysyłania komunikatów, które nie dotarły do Cyfrowego Repozytorium Dokumentów podczas pierwszej próby zasilania. Aby możliwa była obsługa zasilenia CRD danymi z systemu źródłowego, należy: zainstalować aplikację CRD. Szczegółowy opis sposobu instalacji znajduje się w oddzielnej instrukcji Instrukcja instalacji CRD. Uwaga! Jeżeli instalacja jest wykonywana dla dużych jednostek, to zaleca się instalację na osobnym serwerze. zarejestrować dane jednostki, która będzie pracować w systemie oraz dane użytkownika administratora systemu. poprawnie skonfigurować połączenie systemu źródłowego z aplikacją CRD. Szczegółowy sposób konfiguracji komunikacji znajduje się w rozdziale Konfiguracja komunikacji systemu źródłowego z aplikacją CRD. Konfiguracja komunikacji systemu źródłowego z aplikacją CRD Aby przejść do konfiguracji połączenia Oprogramowania SR/SW/FA/DM z CRD, w głównym oknie Oprogramowania SR/SW/FA/DM, na zakładce Administracja wybieramy menu Administracja>Usługi>Konfiguracja usług. Otworzy się okno "Konfiguracja usług", w którym na zakładce Cyfrowe Repozytorium Dokumentów wprowadzamy Adres serwera, na którym została zainstalowana aplikacja CRD. Domyślnie system podpowiada w polu Port usługi numer: 8380, który jest portem, na którym pracuje aplikacja CRD i w związku z tym nie należy zmieniać podpowiedzianego numeru portu. Następnie, przed uzupełnieniem danych identyfikujących system źródłowy w CRD, należy skonfigurować pozostałe dane dotyczące komunikacji systemu źródłowego z CRD. Uwaga! Szczegółowy sposób uzupełnienia danych identyfikujących system źródłowy w CRD został opisany na końcu bieżącego dokumentu. W tym celu należy wybrać przycisku Konfiguracja komunikacji. Otworzy się okno Konfiguracja komunikacji z Cyfrowym Repozytorium Dokumentów, podzielone na cztery zakładki: Ogólne, Dane do CRD, Kody Dokumentów oraz Kody teczek. 3

4 Na zakładce Ogólne definiujemy parametry komunikacji systemu źródłowego z CRD. Zaznaczenie opcji Wysyłanie dokumentów w tle oznacza, że dokumenty z systemu źródłowego będą wysyłane automatycznie do CRD, bez angażowania Użytkownika, czyli bezpośrednio po zarejestrowaniu dokumentu lub zmianie statusu dokumentu, na status, z którym dokument może być wysłany do CRD, np. jeżeli w systemie źródłowym zostanie zatwierdzona decyzja przyznająca świadczenie rodzinne, to przy zaznaczonej opcji Wysyłanie dokumentów w tle dokument zostanie wysyłany automatycznie w tle do CRD - dokument zasili teczkę osoby będącej podmiotem dokumentu (jeżeli osoba będzie wysyłana po raz pierwszy w CRD zostanie utworzona teczka dla podmiotu dokumentu z przesłanym dokumentem). Odznaczenie opcji Wysyłanie dokumentów w tle oznacza, że dokumenty nie będą wysyłane automatycznie (w tle) do CRD, zostaną wysyłane do CRD tylko w przypadku, gdy Użytkownik dokona ręcznego wysłania dokumentów z systemu źródłowego, wybierając na liście osób menu Operacje>Masowe wysyłanie dokumentów do Cyfrowego Repozytorium Dokumentów. Szczegółowy sposób zasilania CRD danymi z systemu źródłowego został opisany w rozdziale Zarządzanie teczkami akt. Zaznaczenie opcji Automatyczne pobieranie numerów teczki oznacza, że po automatycznym wysłaniu dokumentu zarejestrowanego w systemie źródłowym do CRD zostanie wyświetlony komunikat informujący o numerze teczki, którą zasilił dokument. Uwaga! Jeżeli z jakiegoś powodu dokument nie będzie mógł zostać natychmiast wysłany do CRD (np. gdy CRD jest wyłączone), to zostanie on dodany do kolejki i wysyłany później. W takim przypadku Użytkownikowi nie wyświetli się żaden komunikat. Jeżeli natomiast CRD odbierze komunikat, ale nie zdąży obsłużyć wysyłania zapytania w czasie, określonym wartością w polu Opóźnienie odpowiedzi CRD, to wówczas, podczas wykonywania operacji pobierania numeru dla teczki wyświetli się komunikat z informacją o tym, że przetwarzanie dokumentu jest w toku. Wówczas zaleca się zmianę czasu opóźnienia odpowiedzi z CRD, określaną w polu Opóźnienie odpowiedzi CRD. Szczegółowy sposób deklarowania czasu opóźnienia odpowiedzi z CRD został opisany poniżej. 4

5 Odznaczona opcja Automatyczne pobieranie numerów teczki oznacza, że po automatycznym wysłaniu nowego dokumentu do CRD, informacja o numerze teczki nie będzie pobierana z CRD - nie pojawi się komunikat informujący o numerze teczki, którą zasilił dokument. Uwaga! Jeżeli Użytkownikowi nie zależy na szybkim pobraniu numeru teczki lub gdy Użytkownik zauważy, że czas operacji generujących komunikaty do CRD, takich jak np. zatwierdzenie decyzji, znacząco się zwiększył zaleca się odznaczenie opcji Automatyczne pobieranie numerów teczki. Uwaga! Użytkownik może również ręcznie sprawdzić numer teczki dla wszystkich dokumentów wysyłanych do CRD, wybierając na liście wszystkich wniosków, decyzji, odwołań, decyzji w windykacji lub korespondencji menu Operacje>Pobierz numer teczki CRD (po uprzednim zaznaczeniu właściwego dokumentu). Informacja o tym, w jakiej teczce znajduje się dokument w CRD, zostanie zaprezentowana w postaci komunikatu. W polu Opóźnienie odpowiedzi CRD określamy czas opóźnienia odpowiedzi z CRD, wyrażony w milisekundach (możliwy zakres od 0 do 999 ms). System źródłowy oczekuje na odpowiedź z CRD, zawierającą informację o numerze teczki, do której przekazano dokument. W sekcji Rodzaj numeru własnego teczki możemy określić czy w numerze teczki tworzonej w CRD ma być uwzględniany numer własny systemu źródłowego (numer klienta lub numer z wykazu rzeczowego akt) przesyłany z systemu źródłowego do aplikacji CRD wraz z dokumentem. Uwaga! Rodzaj numeru własnego teczki może zostać wykorzystany przez Użytkownika podczas definiowania autonumeracji teczek, poprzez dodanie do domyślnej definicji autonumeru składnika Nr własny. Zaznaczanie opcji Numer klienta oznacza, że podczas wysyłania nowego dokumentu do CRD system źródłowy wyśle numer klienta osoby będącej podmiotem wysyłanego dokumentu, a w numerze nowej teczki zostanie uwzględniony numer klienta. Zaznaczenie opcja Nr z wykazu rzeczowego akt oznacza, że podczas wysyłania nowego dokumentu do CRD system źródłowy wyśle numer z wykazu rzeczowego akt powiązany z osobą, a w numerze nowej teczki zostanie uwzględniony numer z wykazu rzeczowego akt. Zaznaczenie opcji Brak oznacza, że numer własny (numer klienta lub numer z wykazu rzeczowego akt) nie będzie wysyłany do CRD. Uwaga! Informacje o numerze klienta lub numerze z wykazu rzeczowego akt osoby będącej podmiotem wysyłanego dokumentu w systemie źródłowym znajdują się w danych osoby, w polach Numer klienta i Nr z wykazu rzecz. akt. 5

6 W oknie Konfiguracja komunikacji z Cyfrowym Repozytorium Dokumentów należy również określić Nazwę systemu źródłowego oraz dane Administratora danych osobowych, w tym jego dane kontaktowe (Numer telefonu i Adres ). Uwaga! Informacja o nazwie systemu źródłowego oraz administratorze danych znajdują się w CRD w oknie Lista systemów źródłowych, dostępnym po wybraniu w głównym oknie menu Cyfrowe Repozytorium Dokumentów>Lista systemów źródłowych. Pojawią się one dopiero po przesłaniu pierwszego dokumentu z systemu źródłowego. Nazwa systemu źródłowego służy do identyfikowania systemu, z którego pochodzi dany dokument. Na zakładce Dane do CRD poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji Wysyłaj dane z modułu ( ) określamy z jakich modułów systemu źródłowego mają być wysyłane dokumenty do CRD. Domyślnie wysyłane są dokumenty z wszystkich modułów dostępnych w ramach Oprogramowania SR/SW/FA/DM. 6

7 Uwaga! Odznaczenie jednej z opcji spowoduje, że dokumenty powiązane z odznaczonym modułem nie będą przesyłane do CRD. Na zakładce Kody dokumentów Użytkownik może zmienić kody dokumentów przesyłanych do CRD. Domyślne kody są zgodne z kodami zdefiniowanymi w CRD i nie zaleca się ich zmiany. Uwaga! Jeżeli Użytkownik zmodyfikuje domyślne kody dokumentów w systemie źródłowym to, aby dane prawidłowo zasilały CRD należy dodać kody po stronie aplikacji CRD w słowniku rodzaju dokumentu archiwalnego. W tym celu w głównym oknie CRD wybieramy menu Ustawienia>Rodzaje dokumentów. Otworzy się okno Rodzaj dokumentu archiwalnego. 7

8 Na liście słownika rodzajów dokumentów archiwalnych Użytkownik nie może usuwać ani modyfikować domyślnie dodanych kodów dokumentów. Natomiast może uzupełnić listę przez dodanie nowych pozycji do listy wybierając ikonę Dodaj. Uaktywni się dolna część okna, w której wprowadzamy odpowiednie dane w sekcji Rodzaj dokumentu oraz Okres obowiązywania i zatwierdzamy, wybierając ikonę Akceptuj. Po zaakceptowaniu dodany rodzaj dokumentu pojawi się na liście słownika rodzajów dokumentów archiwalnych. W oknie słownika rodzajów dokumentów archiwalnych CRD kody dokumentów muszą być zdefiniowane tak samo jak na zakładce kodów dokumentów w systemie źródłowym. Niezgodność kodów dokumentów powiązanych w systemie źródłowym, z kodami w CRD spowoduje, że dokumenty o kodach nieposiadających odpowiednika w oknie Rodzaj dokumentu archiwalnego będą odrzucane przez CRD. Na zakładce Kody teczek dla każdego z modułów dostępnego w ramach Oprogramowania SR/SW/FA/DM można zdefiniować kod teczki, do której mają trafiać dokumenty dotyczące danego modułu. Domyślne kody są zgodne z kodami zdefiniowanymi w CRD. Użytkownicy mogą dowolnie zmieniać kody teczek według konwencji numeracji przyjętej w Jednostce, np. jeżeli dokumenty mają trafiać do osobnej teczki dla każdego z modułów. 8

9 Uwaga! Jeżeli Użytkownik zmodyfikuje domyślne kody teczek w systemie źródłowym to, aby dane prawidłowo zasilały CRD należy dodać kody po stronie aplikacji CRD w słowniku rodzaju teczki. W tym celu w głównym oknie aplikacji CRD wybieramy menu Ustawienia>Rodzaje teczek. Otworzy się okno Rodzaj teczki. Na liście słownika rodzajów teczek Użytkownik nie może usuwać ani modyfikować domyślnie dodanych kodów teczek. Natomiast może uzupełnić listę przez dodanie nowych pozycji do listy wybierając ikonę Dodaj. 9

10 Uaktywni się dolna część okna, w której wprowadzamy odpowiednie dane w sekcji Rodzaj teczki oraz Okres obowiązywania i zatwierdzamy, wybierając ikonę Akceptuj. Po zaakceptowaniu dodany rodzaj teczki pojawi się na liście słownika rodzajów teczek. W oknie słownika rodzajów teczek CRD kody teczek muszą być zdefiniowane tak samo jak na zakładce kodów teczek w systemie źródłowym. Niezgodność kodów teczek powiązanych w systemie źródłowym, z kodami w CRD spowoduje, że dokumenty o kodach nieposiadających odpowiednika w oknie Rodzaj teczki będą odrzucane przez CRD. Po skonfigurowaniu danych dotyczących komunikacji systemu źródłowego z CRD na zakładkach okna Konfiguracja komunikacji z Cyfrowym Repozytorium Dokumentów należy wybrać ikonę Akceptuj w celu zapisania wprowadzonych zmian. Następnie Użytkownik może przystąpić do rejestracji systemu źródłowego w CRD. W tym celu w oknie Konfiguracja usług, na zakładce Cyfrowe Repozytorium Dokumentów należy wprowadzić w polu Identyfikator SD unikalny identyfikator systemu źródłowego - dowolną wartość z przedziału od 11 do 98. Następnie na podstawie identyfikatora SD leży wygenerować unikalny identyfikator UUID SD. W tym celu należy wybrać przycisk Generuj UUID. Uwaga! Identyfikator SD i UUID SD są ze sobą powiązane i zależne, co oznacza, że dla jednego Identyfikatora SD możemy wygenerować jeden unikalny UUID. Na podstawie wartości uzupełnionych w polach Identyfikator SD i UUID SD, aplikacja CRD identyfikuje system źródłowy. Za pomocą przycisku Sprawdź połączenie mamy możliwość sprawdzenia poprawności konfiguracji połączenia z aplikacją CRD. Wynik sprawdzenia zostaje wyświetlony w polu Test usługi. W przypadku poprawnego połączenia z aplikacją w polu Test usługi zostaną wyświetlone informacje dotyczące połączenia z zainstalowaną aplikacją. WAŻNE: Użycie przycisku Sprawdź połączenie jest konieczne do uruchomienia komunikacji, co oznacza, że gdy w polu Test usługi zostanie wyświetlony komunikat, z informacją o poprawnym przebiegu komunikacji, można przystąpić do zasilenia CRD danymi z systemu źródłowego Uwaga! Jeżeli do CRD ma być podłączony więcej niż jeden system źródłowy, to Identyfikator SD trzeba ustalić z administratorem systemu. Wprowadzenie jednakowego Identyfikatora SD dla dwóch różnych systemów spowoduje, że CRD będzie odbierało komunikaty i zasilenia z systemu źródłowego, który skomunikował się 10

11 (połączył) z CRD, jako pierwszy natomiast komunikaty pochodzące z systemu źródłowego, który połączył się z CRD, jako drugi będą odrzucane. Po prawidłowym skomunikowaniu obu aplikacji zaleca się przelogowanie Użytkownika przed przystąpieniem do zasilania aplikacji CRD danymi z systemu źródłowego. Szczegółowy opis zasilenia CRD danymi z systemu źródłowego znajduje się w rozdziale Zasilenie CRD danymi z systemu źródłowego. Opis głównego okna aplikacji Po zalogowaniu się do aplikacji CRD otworzy się okno Okno główne Cyfrowego Repozytorium Dokumentów, w którym dostępne są zakładki, przyciski, ikony oraz opcje w menu, wynikające ze uprawnień (roli) nadanych Użytkownikowi przez administratora systemu Funkcje i operacje związane z obsługą teczek akt klientów dostępne są na zakładce Cyfrowe Repozytorium Dokumentów, która jest podzielona na dwie części: - menu w formie rozwijanego drzewka dostępne z lewej strony okna, za pomocą którego można przejść do wybranych funkcjonalności systemu - ikony dostępne w centralnej części okna - dedykowane do uruchomienia najważniejszych czynności związanych obsługą teczek akt klientów: Ikona Opis 11

12 Po wybraniu ikony otworzy się okno prezentujące listę wszystkich zarejestrowanych w systemie miejsc przechowywania akt. Szczegółowy opis obsługi rejestru miejsc przechowywania akt znajduje się w rozdziale Rejestr miejsc przechowywania akt. Po wybraniu ikony otworzy się okno prezentujące listę wszystkich teczek zarejestrowanych w CRD. Szczegółowy opis obsługi teczek akt znajduje się w rozdziale Zarządzanie teczkami akt. Po wybraniu ikony otworzy się okno, w którym Użytkownik ma możliwość ręcznego utworzenia teczki akt dla klienta. Szczegółowy opis uzupełniania danych w oknie tworzenia nowej teczki znajduje się w rozdziale Ręczne dodawanie teczek akt w CRD. Po wybraniu ikony otworzy się okno umożliwiające wyszukanie teczek spełniających kryterium wyszukania. Szczegółowy opis działania okna wyszukiwania teczek znajduje się w rozdziale Wyszukiwanie teczki. Po wybraniu ikony otworzy się okno umożliwiające wyszukanie dokumentów spełniających kryterium wyszukania. Szczegółowy opis działania okna wyszukiwania dokumentów znajduje się w rozdziale Wyszukiwanie dokumentów. Po wybraniu ikony otworzy się okno prezentujące historię czynności, jakich dokonali Użytkownicy CRD na teczkach i dokumentach w teczkach. Po wybraniu ikony otworzy się okno, w którym prezentowane są wszystkie zarejestrowane wnioski o wypożyczenie akt. Szczegółowy opis obsługi wypożyczeń akt znajduje się w rozdziale Obsługa wypożyczeń i zwrotów teczek. Po wybraniu ikony otworzy się okno umożliwiające zmianę miejsca przechowywania jednocześnie wielu teczek akt, czyli przeniesienia teczek akt do innego miejsca przechowywania. Szczegółowy opis działania operacji przekazania teczek akt znajduje się w rozdziale Grupowa zmiana miejsca przechowywania teczek akt. Po wybraniu ikony otworzy się okno, prezentujące listę wszystkich klientów, zarejestrowanych w CRD, dla których tworzone są teczki akt. Sposób poruszania się w oknach aplikacji Aplikacja została zaprojektowany w taki sposób, aby poruszanie się pomiędzy poszczególnymi oknami i polami w oknach mogło się odbywać z użyciem myszki, klawiatury lub przy pomocy przycisków nawigacji. 12

13 W prawym górnym rogu okna prezentującego listę danych dostępne są pola, informujące o zakresie numerów pozycji widocznych w bieżącym widoku okna z wszystkich dostępnych na liście: Pod widokiem okna prezentującego listę danych dostępne są przyciski, dzięki którym Użytkownik może zmienić/przewinąć widok okna z danymi: Aby: - przejść na pierwszą pozycję w widoku listy wybieramy przycisk nawigacji przejdź na początek lub klawisz <Home>; - przejść na ostatnią pozycję w widoku listy wybieramy przycisk nawigacji przejdź na koniec lub klawisz <End>; - przejść na widok wyżej listy wybieramy przycisk nawigacji przejdź o ekran w górę lub klawisz <Page Up>; - przejść na widok poniżej listy wybieramy przycisk nawigacji przejdź o ekran w dół lub klawisz <Page Down>; - przejść do następnej pozycji na widoku, zaznaczając ją wybieramy klawisz <Insert>; - jednocześnie zaznaczyć/odznaczyć kilka pozycji na widoku, z wciśniętym klawiszem <Ctrl> wybieramy pozycje; - zaznaczyć wszystkie pozycje dostępne na liście wybieramy <Ctrl + A>; - odznaczyć wszystkie pozycje dostępne na liście wybieramy <Ctrl + Y>; - zamknąć okno akceptując wprowadzone lub modyfikowane dane, wybieramy <Alt + A>; - zamknąć listę, do której weszliśmy w celu wybrania danych, ale bez dokonywania wyboru, wybieramy <Alt + N>; - dodać nowe dane, wybieramy <Alt + D>; - modyfikować dane, wybieramy <Alt + M>; - przeglądać dane, wybieramy <Alt + P>. Klawisz <Esc> powoduje zamknięcie okna wywołanego w dowolnym trybie, bez zapisywania ewentualnych wprowadzonych zmian. Na każdym z okien pozycje w menu oraz przyciski mają wyróżnioną jedną literę. Przytrzymanie klawisza <Alt> i wciśnięcie tej litery na klawiaturze spowoduje wykonanie funkcji reprezentowanej nazwą pozycji menu lub nazwą przycisku. Wypełniając dane w poszczególnych polach jakiegoś okna, możemy przemieszczać się pomiędzy tymi polami używając klawisza <Tab>. Za pomocą kombinacji klawiszy <Shift + Tab> możemy cofnąć się do poprzedniego pola. Zarządzanie teczkami akt Cyfrowe Repozytorium Dokumentów wspomaga w sposób zautomatyzowany i ręczny zarządzanie teczkami akt, w tym ich numeracją, zawartością, jak również informacjami o fizycznym miejscu przechowywania dokumentów oraz obsługę klientów, których teczki zostały utworzone w CRD Automatyczna obsługa teczek akt klientów polega na automatycznym zasileniu CRD dokumentami wprowadzonymi w systemie źródłowym. Takie zasilenie, nie angażuje Użytkownika i tworzy w sposób zautomatyzowany: - teczki akt klientów, zawierające dokumenty przesłane z systemu źródłowego, które przechowuje się w określonym miejscu przechowywania dokumentów; - profile klientów Jednostek, powiązane z tymi teczkami, czyli osób zarejestrowanych w systemie źródłowym (osób będącymi podmiotami dokumentów). Cały proces jest zautomatyzowany wraz możliwością dostosowania go do ustawień zdefiniowanych przez Użytkownika. Ręczna obsługa teczek akt klientów polega naręcznym tworzeniu w aplikacji CRD teczek akt klientów wraz z dokumentami oraz danymi klientów. Uwaga! W aplikacji CRD udostępniono również możliwość tworzenia słownika miejsc przechowywania dokumentów, z dokładnością do pomieszczenia, półki i regału. Miejscem przechowywania akt nazywamy 13

14 wirtualny odpowiednik rzeczywistego miejsca, w którym znajdują się teczki akt. Szczegółowy sposób tworzenia słownika miejsc przechowywania dokumentów został opisany w rozdziale Rejestr miejsc przechowywania akt. Uwaga! Proces zarządzania teczkami akt klientów w aplikacji CRD jest możliwy dla użytkowników posiadających uprawnienia do obsługi roli Ewidencja. W celu wykonania czynności związanych z zarządzaniem teczkami akt klientów należy wybrać w głównym oknie systemu ikonę w systemie teczki akt.. Otworzy się okno Teczki akt, w którym prezentowane są wszystkie zarejestrowane Korzystając z ikon dostępnych w panelu zakładek (w dolnej części okna) Użytkownik może: - wybierając ikonę, wyszukać teczkę, ograniczyć listę teczek prezentowanych w oknie wg wprowadzonych kryteriów. 14

15 Uwaga! W systemie istnieje również dodatkowa możliwość wyszukania teczek akt, dostępna z poziomu głównego okna - po wybraniu ikony Wyszukanie teczki. Szczegółowy opis obsługi wyszukiwania teczek z poziomu głównego okna został opisany w rozdziale Wyszukiwanie teczki. - wybierając ikonę, wykonać kolejne operacje dla poszczególnych teczek, np. zmienić status teczki, ustawić teczkę jako nieaktywną lub zmienić miejsce przechowywania i użytkowania teczek. Szczegółowy sposób wykonywania poszczególnych czynności dla teczek akt klientów został opisany w rozdziale Czynności dla teczek akt klientów. - wybierając ikonę, uzyskać szybki podgląd podstawowych danych dla wybranej teczki, np. w celach identyfikacyjnych. Teczki akt są tworzone w oknie Teczki akt automatycznie w momencie przesłania z systemu źródłowego pierwszego dokumentu klienta (osoby będącej podmiotem dokumentu), kolejne przesłanie dokumentu z system źródłowego dla tego samego klienta, powoduje dodanie przesłanego dokumentu do istniejącej już teczki akt tego klienta lub nowej teczki (w zależności od konfiguracji ustawień zdefiniowanych w systemie źródłowym i CRD - sposób konfiguracji został opisany w rozdziale Konfiguracja komunikacji systemu źródłowego z aplikacją CRD ). Szczegółowy opis zasilenia aplikacji CRD danymi z systemu źródłowego znajduje się w rozdziale Zasilenie aplikacji CRD dokumentami z systemu źródłowego. Teczki akt klientów można również zarejestrować ręcznie w oknie Teczki akt. Szczegółowy sposób ręcznego dodawania teczek akt w CRD znajduje się w rozdziale Ręczne dodawanie teczek akt w CRD. Zasilenie aplikacji CRD dokumentami z systemu źródłowego Aby móc automatycznie zasilać aplikację CRD dokumentami klientów wprowadzonymi w systemie źródłowym, należy poprawnie skonfigurować połączenie komunikacji systemu źródłowego z aplikacją CRD. Szczegółowy sposób konfiguracji został opisany w rozdziale Konfiguracja komunikacji systemu źródłowego z aplikacją CRD. Zasilenie aplikacji CRD dokumentami z systemu źródłowego Użytkownik może dokonać na dwa sposoby, poprzez: a) zbiorowe wysyłanie dokumentów o wybranych parametrach (masowe wysyłanie) - w tym celu, w systemie źródłowym, na liście osób należy wybrać menu Operacje>Masowe wysyłanie dokumentów do Cyfrowego Repozytorium Dokumentów. Otworzy się okno Masowe wysyłanie dokumentów do Cyfrowego 15

16 Repozytorium Dokumentów, w którym należy wskazać zakres danych (nazwiska klientów lub dat rejestracji) dokumentów, które mają zasilić CRD. Zaznaczenie opcji Nie wysyłaj dokumentów bez uzupełnionego numeru ewidencyjnego oznacza, że osoby, które nie posiadają uzupełnionego numeru ewidencyjnego (Numer klienta lub Nr z wykazu rzecz. akt) w systemie źródłowym zostaną pominięte podczas wysyłania dokumentów do CRD, czyli, że dokumenty takiej osoby nie zostaną przesłane do CRD i dla takiej osoby nie zostanie utworzona teczka akt klienta w CRD. Sposób uzupełniania numeru ewidencyjnego osoby został opisany w rozdziale Konfiguracja komunikacji systemu źródłowego z aplikacją CRD. Zaznaczenie opcji Tylko policz ilość dokumentów i osób oznacza, że po akceptacji okna definiowania parametrów masowego zasilenia rozpocznie się proces zliczania danych (dokumentów oraz osób - klientów), które spełniają kryteria (zakres danych wprowadzony w oknie masowego wysyłania dokumentów) i nie zostały jeszcze przesłane do CRD. Użytkownik w ten sposób może oszacować ilość dokumentów gotowych do wysłania do CRD. Zaznaczenie opcji oznacza, że dane nie zostaną przesłane do CRD. Po akceptacji okna definiowania parametrów masowego wysyłania dokumentów, jeżeli nie zaznaczono opcji Tylko policz ilość dokumentów i osób, rozpocznie się proces wysyłania dokumentów osób spełniających kryteria wskazanego zakresu danych. Proces ten zakończy się raportem, informującym o przebiegu wysłania dokumentów. Uwaga! W przypadku zasilania CRD znaczną ilością danych z systemu źródłowego, w celu zapewnienia dalszej prawidłowej pracy, po zakończeniu zasilenia zalecane jest: ponowne uruchomienie serwera aplikacyjnego Jboss systemu źródłowego - pierwsze uruchomienie JBoss może trwać znacząco dłużej, niż zazwyczaj. wykonanie przeładowania bazy danych aplikacji CRD - szczegółowe informacje dotyczące przeładowania bazy są dostępne w aktualnym podręczniku użytkownika, w rozdziale Administracja>Przeładowanie bazy. b) automatyczne wysyłanie dokumentów w tle - wykonywane jest w tle w momencie, gdy dla dokumentu w systemie źródłowym zostanie wykonana czynność powodująca jego przesłanie do CRD, (np. decyzje są wysyłane do CRD po zatwierdzeniu. Szczegółowy opis czynności powodujących wysyłanie poszczególnych dokumentów został opisany poniżej. Uwaga! Warunkiem automatycznego wysyłania dokumentów w tle jest zaznaczenie opcji Wysyłanie dokumentów w tle, dostępnej w oknie Konfiguracja komunikacji z Cyfrowym Repozytorium Dokumentów. Szczegółowy opis uzupełniania informacji w tym oknie znajduje się w rozdziale Konfiguracja komunikacji systemu źródłowego z aplikacją CRD. 16

17 Wszystkie dokumenty przesłane z systemu źródłowego są zapisywane w CRD, zachowując swój numer dokumentu, w teczkach akt osób będących podmiotami przesłanego dokumentu. Teczki akt są tworzone automatycznie w momencie przesłania z systemu źródłowego pierwszego dokumentu klienta (osoby będącej podmiotem dokumentu). Utworzone automatycznie teczki akt otrzymują status opracowywana. Dla teczek możemy wykonywać czynności i operacje, zależne od statusu teczki. Szczegółowy opis wykonywania operacji dla teczek znajduje się w rozdziale Operacje dla teczek akt. Kolejne przesłanie dokumentu z system źródłowego dla tego samego klienta, powoduje dodanie przesłanego dokumentu do istniejącej już teczki akt tego klienta lub nowej teczki (w zależności od konfiguracji ustawień zdefiniowanych w systemie źródłowym i CRD - sposób konfiguracji został opisany w rozdziale Konfiguracja komunikacji systemu źródłowego z aplikacją CRD ). Dokumenty przesłane z systemu źródłowego otrzymują w CRD status dokument jest w trakcie opracowania. Dokument taki możemy dowolnie modyfikować lub ustawić jako dostępny w teczce. Szczegółowy sposób wykonywania operacji dla dokumentów znajduje się w rozdziale Dokumenty klienta w teczce akt. Teczki akt tworzone są dla osoby będącej podmiotem dokumentu w zależności od zdefiniowanych w obu aplikacjach kodów teczek dla modułów. Oznacza to, że wszystkie dokumenty danej osoby z kilku modułów (np. SR, SW) mogą trafiać do jednej teczki lub dokumenty z każdego modułu mogą trafiać do osobnych teczek. Jeżeli CRD zostanie zasilone dokumentami osoby, pochodzącymi z różnych modułów, dla których zdefiniowano różne kody teczek, to dokumenty te zostaną umieszczone w teczkach oddzielnych dla każdego z tych modułów. Sposób definiowania kodów teczek dla modułów został opisany w rozdziale Konfiguracja komunikacji systemu źródłowego z aplikacją CRD. Cyfrowe Repozytorium Dokumentów nadaje każdej teczce domyślny numer, zależny od zdefiniowanej definicji autonumeru teczki. Uwaga! W celu zmiany definicji nadawanego autonumeru teczki w głównym oknie aplikacji wybieramy menu Administracja>Parametryzacja>Autonumer. Jeśli autonumeracja zostanie wyłączona, to dla wszystkich nowych teczek tworzonych ręcznie należy samodzielnie wprowadzić numer urzędowy. Wyłączenie autonumeracji nie dotyczy dokumentów przesyłanych z systemu źródłowego. Wszystkie teczki akt osób, tworzone automatycznie w CRD (podczas zasilenia z systemu źródłowego) są zapisywane w domyślnym miejscu przechowywania akt (Punkt przyjęcia do archiwum), które Użytkownik może zmienić. Szczegółowy sposób obsługi rejestru przechowywania akt oraz zmiany miejsca przechowywania teczek akt został opisany w rozdziale Rejestr miejsc przechowywania akt. Uwaga! Jeżeli w systemie źródłowym został cofnięty status dokumentu lub w CRD wykonano czynność dla teczek, to statusy dokumentów, które znajdują się w tych teczkach zostaną zmienione. Poniższa tabela zawiera wykaz rodzajów dokumentów, które mogą być przesyłane do aplikacji CRD z systemu źródłowego wraz ze wskazaniem: - jaka czynność wykonana w systemie źródłowym na dokumencie, powoduje automatyczne wysłanie dokumentu do CRD (wysyłanie w tle), - symbolu ikony, jaką otrzymuje dany dokument w CRD, - jaka czynność wykonana w systemie źródłowym na dokumencie, powoduje automatyczne usunięcie dokumentu z CRD. 17

18 Rodzaj dokumentu wysyłanego do CRD wniosek postępowanie Czynność wykonana na dokumencie, powodująca wysłanie dokumentu do CRD Akceptacja okna wniosku, dla którego wcześniej wybrano przycisk Kwalifikuj. Akceptacja okna postępowania, dla którego wcześniej wybrano przycisk Kwalifikuj. Ikona dokumentu w teczce klienta w CRD Czynność wykonana na dokumencie, powodująca usunięcie dokumentu z CRD Usunięcie wniosku Usunięcie postępowania decyzja Zatwierdzenie projektu decyzji. Cofnięcie zatwierdzenia odwołanie Przekazanie do rozpatrzenia Cofnięcie przekazania do rozpatrzenia tytuł wykonawczy Zatwierdzenie tytułu wykonawczego Cofnięcie zatwierdzenia upomnienie Zatwierdzenie upomnienia Cofnięcie zatwierdzenia korespondencja Dodanie korespondencji Usunięcie korespondencji Uwaga! Użytkownik może również zdefiniować własny rodzaj dokumentu, np. podczas ręcznego dodawania dokumentów do teczki akt klienta (w głównym oknie systemu wybieramy menu Cyfrowe Repozytorium dokumentów>ustawienia>rodzaje dokumentów), który zostanie oznaczony ikoną. Szczegółowy sposób ręcznego rejestrowania dokumentów w teczce klienta został opisany w rozdziale Dokumenty klienta w teczce akt. Szczegółowy opis zmian statusów teczek akt i ich dokumentów został opisany w rozdziale Czynności dla teczek akt klientów. Uwaga! Zasileniu CRD podlegają również wnioski przesłane przy pomocy poczty elektronicznej systemu Emp@tia, które zostały wczytane do systemu źródłowego. Ręczne dodawanie teczek akt Aby w aplikacji CRD utworzyć teczkę akt klienta w sposób ręczny, należy w głównym oknie aplikacji wybrać ikonę. Uwaga! Czynność tę może wykonać Użytkownik posiadający uprawnienia do roli Ewidencja. Otworzy się okno Utworzenie teczki akt, w którym wprowadzamy dane teczki. 18

19 Rejestrację teczki rozpoczynamy od uzupełnienia podstawowych danych, w polach: Rodzaj akt - pole jest niedostępne do edycji przez Użytkownika, jego wartość jest podpowiadana domyślnie. Nr teczki - w przypadku, gdy mamy włączoną autonumerację numer teczki będzie nadawany automatycznie przez system; jeśli autonumeracja jest wyłączona, to w polu wpisujemy unikalny numer teczki; Uwaga! W celu zmiany definicji autonumeru w głównym oknie aplikacji wybieramy menu Administracja>Parametryzacja>Autonumer. Jeśli autonumer zostanie wyłączony, to dla wszystkich nowych teczek tworzonych ręcznie należy samodzielnie wprowadzić unikalny numer teczki. Wyłączenie autonumeracji nie dotyczy dokumentów przesyłanych z systemu źródłowego, oznacza to, że dokumenty, które zasiliły CRD z systemu źródłowego zawsze będą posiadały numer zdefiniowany przez użytkownika w parametrach autonumeru. Status teczki - pole jest niedostępne do edycji przez Użytkownika, domyślny status teczki dodawanej ręcznie jest ustawiony na opracowywana ; W polu Rodzaj teczki, należy wskazać rodzaj modułu teczki, definiujący moduł systemu źródłowego, z którego dokumenty mają zasilać tworzoną teczkę. Szczegółowy sposób dodawania nowych pozycji do listy słownika rodzajów teczek został opisany w rozdziale Konfiguracja połączenia komunikacji systemu źródłowego z aplikacją CRD. Uwaga! Dla klienta posiadającego w systemie zarejestrowaną teczkę nie ma możliwości dodania kolejnej teczki akt o tym samym rodzaju teczki, co teczka istniejąca w aplikacji. W polu Kategoria archiwalna, Użytkownik może wskazać rodzaj kategorii archiwalnej, dla tworzonej teczki. 19

20 Uwaga! Jeżeli w słowniku brakuje potrzebnej kategorii archiwalnej, to użytkownik może dodać nową. W tym celu należy wybrać ikonę, znajdującą się przy polu. Otworzy się okno słownika kategorii archiwalnej, w którym wybieramy ikonę Dodaj. Uaktywni się dolna część okna, w której wprowadzamy odpowiednie wartości: Kod i Opis kategorii archiwalnej. Po zapisaniu wprowadzonych danych kategoria będzie możliwa do wyboru. Ze słownika nie można usunąć kategorii archiwalnej, która jest powiązana z teczką zarejestrowaną w systemie. W polu Data utworzenia system podpowiada jako datę utworzenia datę bieżącą. Datę można zmienić na dowolną datę z przeszłości, bezpośrednio wpisując w polu właściwą datę lub korzystając z kalendarza. W sekcji Dane klienta należy wskazać osobę, której tworzona teczka ma dotyczyć. W tym celu w polu Nazwisko należy wskazać istniejącego klienta z listy klientów w CRD lub dodać nowego. Uwaga! Aby dodać nową osobę do listy klientów, należy w oknie Lista klientów wybrać ikonę Dodaj. Otworzy się okno Dane klienta, w którym wprowadzamy aktualne dane osoby w Cyfrowym Repozytorium dokumentów. Po akceptacji okna nowo utworzony klient pojawi się na liście zarejestrowanych klientów. Po akceptacji okna listy klientów dane wskazanej osoby automatycznie uzupełnią pola w sekcji danych klienta oraz pole z nazwą teczki. Uwaga! Użytkownik może dowolnie edytować nazwę teczki, zdefiniowaną przez system. W sekcji Przechowywanie, należy wskazać miejsce rzeczywistego przechowywania, w którym znajdują się papierowe teczki akt. W tym celu w polu Miejsce, należy wskazać istniejące miejsce przechowywania akt lub dodać nowe. Uwaga! Z poziomu rejestracji/modyfikacji danych teczki Użytkownik nie ma możliwości rejestracji nowego miejsca przechowywania akt. Możliwość taka istnieje z poziomu okna głównego systemu. W tym celu należy wybrać ikonę Miejsca przechowywania akt. Szczegółowy sposób dodawania nowego miejsca przechowywania akt został opisany w rozdziale Rejestr miejsc przechowywania akt. Jeżeli znana jest osoba odpowiedzialna za teczki akt w miejscu przechowywania akt, to w polu Właściciel należy wskazać tą osobę. Po zakończeniu uzupełniania danych nowej teczki wybieramy ikonę akceptacji. Utworzona teczka pojawi się w oknie teczek akt, ze statusem opracowywana. Do tak utworzonej teczki Użytkownik z rolą Archiwista lub Ewidencja może dodawać oraz przesyłać dokumenty. Szczegółowy sposób operacji dla teczek został opisany w rozdziale Operacje dla teczek akt. 20

21 Operacje dla teczek akt Dla teczek dostępnych w oknie Teczki akt Użytkownik, korzystając z ikon dostępnych w górnej części okna Teczki akt może: przeglądać dane teczki wraz z załączonymi do teczki adnotacjami ikona ; dodawać nowe teczki klientów ikona lub modyfikować dane istniejącej teczki ikona. Sposób modyfikacji danych teczki jest analogiczny jak w przypadku uzupełniania danych nowej teczki i został opisany w rozdziale Ręczne dodawanie teczek akt w CRD ; usuwać teczki akt niepowiązane z dokumentami w CRD ikona ; wyświetlić listę dokumentów umieszczonych w teczce ikona. Sposób zarządzania dokumentami w teczce akt został opisany w rozdziale Dokumenty klienta w teczce akt ; przeglądać rejestr dostępu do teczki - prezentujący użytkowników korzystających z dokumentów zarejestrowanych w danej teczce ikona ; przeglądać rejestr operacji wykonywanych na teczce i dokumentach teczki, prezentujący użytkowników wykonujących poszczególne operacje zarówno dla dokumentów zarejestrowanych w danej teczce, jak i samej teczki ikona. Wybierając ikonę, dostępną w panelu zakładek (w dolnej części okna) istnieje możliwość wykonania następujących operacji dla wskazanej teczki: Ustaw teczki jako dostępne Operacja dostępna dla teczek o statusie opracowywana i nieaktywna, po jej wybraniu teczka zmienia status na dostępna. Ustaw teczki jako nieaktywne - Operacja dostępna dla teczek o statusie dostępna, po jej wybraniu teczka zmienia status na nieaktywna. Zmień miejsce przechowywania teczek - Operacja dostępna dla teczek o statusie dostępna i wypożyczona. Po jej wybraniu otworzy się okno Zmiana miejsca przechowywania akt, w którym wprowadzamy dane nowego miejsca przechowywania wskazanych teczek. Zmień miejsce użytkowania teczek - Operacja dostępna dla wszystkich teczek w oknie. Po jej wybraniu otworzy się okno Zmiana miejsca przechowywania akt, w którym wprowadzamy dane nowego miejsca użytkowania wskazanych teczek. Dostępność operacji dla danej teczki zależy od statusu wybranej teczki. Za pomocą multiselekcji Użytkownik może zaznaczyć więcej niż jedną teczkę akt i wykonać operację dla zaznaczonych teczek. Poniższa tabela zawiera opis zmiany statusów oraz ikon dla teczek akt po wykonaniu poszczególnych operacji dla teczek: 21

22 IKONA TECZKI (status teczki) OPERACJA IKONA TECZKI (status teczki) po wykonanej operacji - Utworzenie teczki w CRD lub pierwsze zasilenie z systemu źródłowego (opracowywana) (opracowywana) Ustaw teczki jako dostępne (dostępna) Wypożyczenie teczki (dostępna) (wypożyczona) Zwrot teczki (wypożyczona) (dostępna) (dostępna) Ustaw teczki jako nieaktywne (nieaktywna) (nieaktywna) Ustaw teczki jako dostępne (dostępna) Dokumenty klienta w teczce akt Aby wyświetlić listę dokumentów w teczce klienta, w oknie Teczki akt należy zaznaczyć odpowiednią teczkę, a następnie wybrać ikonę numer teczki. lub dwukrotnie kliknąć w ikonę teczki. Otworzy się okno Dokumenty w teczce 22

23 W oknie prezentowane są dokumenty dostępne w teczce, które zostały przesłane z systemu źródłowego lub zarejestrowane ręcznie w CRD (w trakcie opracowania). Znaczenie poszczególnych ikon dokumentów zostały opisane rozdziale Zasilenie aplikacji CRD dokumentami z systemu źródłowego. Wszystkie dokumenty dostępne w teczce klienta są oznaczone czerwoną pinezką ( ) w lewym górnym rogu ikony dokumentu. Dokumenty dostępne w teczce klienta to takie dokumenty, które zostały pozytywnie zweryfikowane jako występujące w fizycznej teczce klienta. Pozytywna weryfikacja występowania dokumentu w teczce oznacza, że (jeżeli dla teczki/dokumentu wybrano operację Ustaw teczki jako dostępne/ustaw dokument jako dostępny w teczce). Dokumenty, które nie są dostępne w teczce nie posiadają oznaczenia czerwoną pinezką i są to wszystkie nowe dokumenty w teczce. Dla takich dokumentów należy ręcznie wprowadzić fakt dostępności dokumentu w teczce. Aby oznaczyć dokument jako dostępny w teczce, należy wybrać ikonę a następnie wykonać operację Ustaw dokument jako dostępny w teczce:, dostępną w panelu zakładek, 23

24 Po wykonaniu tej operacji dokument zostanie oznaczony pinezką zostanie zmieniony na dokument jest dostępny w teczce : i status dokumentu Uwaga! Aby uzyskać dostęp do podglądu załączonych dokumentów, np. do wydruku wniosków dotyczących SR/FA/SW, Użytkownik może skorzystać z przycisków (Podgląd pliku, który otwiera widok w trybie podglądu, dostępny na zakładce Podgląd załącznika lub Otwórz plik, który otwiera podgląd pliku), dostępnych poniżej sekcji Załączniki lub przejść bezpośrednio na zakładkę Podgląd załącznika. 24

25 Za pomocą ikon dostępnych w górnej części zakładki możemy zapisać plik na dysk, przejść na kolejną stronę dokumentu lub zmienić stopień przybliżenia podglądu dokumentu: Operację Ustaw dokument jako dostępny w teczce można wykonać np. dla dokumentów automatycznie przesłanych z systemu źródłowego, do istniejącej i udostępnionej teczki klienta. Uwaga! Jeżeli dokumenty oznaczone pinezką ( ), znajdujące się w teczce (dostępnej lub wypożyczonej), zostały zmienione lub usunięte w systemie źródłowym, to pinezka zostanie usunięta, a status dokumentu zostanie zmieniony stosownie do akcji wykonanej na tym dokumencie w systemie źródłowym. Aby oznaczyć dokument jako niedostępny w teczce, należy wykonać operację Cofnij informację o dostępności dokumentów w tej teczce. Po wybraniu operacji dla dokumentu zostanie zmieniony jego status na dokument jest w trakcie opracowania, co będzie widoczne poprzez usunięcie pinezki w rogu ikony dokumentu. Operacja cofnięcia informacji o dostępności jest możliwa do wykonania tylko dla dokumentów, które uprzednio zostały oznaczone jako dostępne. Wybierając ikonę, dostępną w panelu zakładek, można wyszukać dokument, ograniczyć listę dokumentów teczki wg wprowadzonych kryteriów, np. wg numeru lub nazwy dokumentu, daty rejestracji lub wg statusu dokumentu: Zaznaczenie opcji zmienione w systemie źródłowym spowoduje ograniczenie widoku do dokumentów, które w systemie źródłowym zostały zmienione (np. cofnięto status tego dokumentu). Zaznaczenie opcji usunięte w systemie źródłowym spowoduje ograniczenie widoku do dokumentów, które w systemie źródłowym zostały usunięte. Szczegółowy opis czynności powodujących usunięcie dokumentu z CRD znajduje się w rozdziale Zasilenie aplikacji CRD dokumentami z systemu źródłowego. Uwaga! W systemie istnieje dodatkowa możliwość wyszukania dokumentów, dostępna z poziomu okna głównego, po wybraniu ikony Wyszukanie dokumentu. Szczegółowy opis obsługi wyszukania dokumentów został opisany w rozdziale Wyszukiwanie dokumentów. Aby dodać nowy dokument w do teczki, wybieramy ikonę Dodaj nowe dane. Otworzy się okno Dokument, w którym wprowadzamy podstawowe informacje dotyczącego tego dokumentu: numer, datę utworzenia, nazwę oraz rodzaj dokumentu. 25

26 Na zakładce Załączniki istnieje możliwość dodania załączników w formie dokumentów elektronicznych, tj. dokumentów (plików) zapisanych na dysku komputera lub dokumentów zeskanowanych. Załączniki dodane do dokumentu możemy modyfikować w zakresie nazwy i numeru pliku. Szczegółowy opis wykonywania czynności na zakładce Załączniki został opisany w rozdziale Załączniki. Po akceptacji okna dokument pojawi się na liście dokumentów w teczce, oznaczony jako dokument w trakcie opracowania. Załączniki Na zakładce Załączniki istnieje możliwość dodania załączników w formie dokumentów elektronicznych, tj. dokumentów (plików) zapisanych na dysku komputera lub dokumentów zeskanowanych. Załączniki dodane do dokumentu możemy modyfikować w zakresie nazwy i numeru pliku. Do wykonania tych czynności służą przyciski znajdujące się u dołu okna: Wybranie poszczególnych przycisków spowoduje: Dodaj przycisk umożliwia dodanie załącznika z dysku komputera, na którym pracuje Użytkownik; po jego wybraniu otworzy się okno Dodawanie załącznika, w którym należy uzupełnić numer załącznika. 26

27 Aby wskazać z dysku plik załącznika, należy wybrać przycisk Wybierz plik. Otworzy się okno Wybór załącznika, w którym wskazujemy miejsce na dysku, gdzie znajduje się załączany plik i wybieramy przycisk Otwórz. Nazwa pliku zostanie przepisana w oknie Dodawanie załącznika, jednak możemy ją dowolnie modyfikować. Po zaakceptowaniu okna załącznik zostanie dodany do listy załączników. Modyfikuj przycisk umożliwia modyfikację danych załącznika; po jego wybraniu otworzy się okno Dodawanie załącznika, w którym Użytkownik może zmienić numer lub nazwę załącznika. Po zaakceptowaniu okna załącznik zostanie dodany do listy załączników ze zmienionymi danymi. Usuń przycisk umożliwia usunięcie pozycji z listy załączników. Skanuj przycisk umożliwia zeskanowanie nowych dokumentów i dołączenie ich w postaci załącznika. Szczegółowy opis dotyczący konfigurowania ustawień skanera oraz dodawania jako załączniki zeskanowanych dokumentów znajduje się w rozdziale Obsługa skanowania. Podgląd pliku przycisk umożliwia podgląd pliku załącznika; Otwórz plik przycisk umożliwia podgląd pliku załącznika w nowym oknie aplikacji dedykowanej do obsługi formatu wybranego pliku. Zapisz plik - przycisk umożliwia zapisanie załącznika na dysk komputera, na którym pracuje Użytkownik; po jego wybraniu otworzy się okno Wybór miejsca zapisu, w którym wskazujemy miejsce na dysku, w którym chcemy zapisać załączany plik i wybieramy przycisk Zapisz. 27

28 Wyszukiwanie teczki Aby w aplikacji CRD wyszukać teczkę lub kilka teczek spełniających te same kryteria, w głównym oknie aplikacji należy wybrać ikonę. Otworzy się okno Wyszukiwanie teczek akt, w którym wprowadzamy parametry, wg których chcemy wyszukać teczkę np. numer teczki, nazwę, status teczki, miejsce przechowywania. Po zaakceptowaniu wprowadzonych parametrów wyszukiwania otworzy się okno Teczki akt prezentujące listę teczek spełniających zdefiniowane kryterium wyszukiwania. Wyszukiwanie dokumentów Aby wyszukać w aplikacji CRD dokument lub kilka dokumentów spełniających te same kryteria, w głównym oknie aplikacji należy wybrać ikonę. Otworzy się okno Wyszukiwanie dokumentów, w którym wprowadzamy parametry, wg których chcemy wyszukać dokument np. numer dokumentu, nazwę, rodzaj dokumentu, daty rejestracji dokumentu w CRD. 28

29 Po zaakceptowaniu wprowadzonych danych wyszukiwania otwiera się okno Dokumenty z ilością dokumentów odpowiadającą kryteriom wyszukiwania uwzględnionym przez użytkownika. Po zaakceptowaniu wprowadzonych parametrów wyszukiwania otworzy się okno Dokumenty prezentujące listę dokumentów spełniających zdefiniowane kryterium wyszukiwania. Uwaga! Jeżeli Użytkownik nie wskaże żadnej wartości w polu Data od, to system wyszuka wszystkie dokumenty, od daty pierwszej rejestracji dokumentów (w systemie źródłowym lub ręcznego utworzenia w CRD), które spełniają pozostałe kryteria wyszukiwania. Jeżeli Użytkownik nie wskaże żadnej wartości w polu Data do, to system wyszuka wszystkie dokumenty, do bieżącej daty. Obsługa wypożyczeń i zwrotów teczek Centralny Rejestr Dokumentów obsługuje cały proces związany z ewidencjonowaniem i przeprowadzeniem wypożyczenia teczek papierowych z archiwum. Proces wypożyczenia wymaga złożenia przez Użytkownika (posiadającego uprawnienia do pracy w roli Pracownika) wniosku o wypożyczenie, w ramach, którego można wskazać wiele teczek klientów. Użytkownik posiadający uprawnienia do obsługi roli Pracownik może zarejestrować w aplikacji CRD wniosek o wypożyczenie teczki akt klienta i podpisem potwierdza odebranie teczek oraz zwrot teczek. Użytkownik posiadający uprawnienia do obsługi roli Ewidencja otrzymuje wniosek o wypożyczenie teczek akt, kompletuje dokumenty z teczki klienta i podpisem potwierdza wydanie teczek oraz przyjęcie teczek z powrotem do miejsca przechowywania akt. W celu wykonania czynności związanych z obsługą wypożyczeń i zwrotów teczek akt klientów należy wybrać w głównym oknie systemu ikonę. Otworzy się okno Wypożyczenia i udostępnienia akt, w którym prezentowane są wszystkie zarejestrowane wnioski o wypożyczenie akt. 29

30 Wybierając ikonę, dostępną w panelu zakładek, Użytkownik może wyszukać wnioski, ograniczyć listę wniosków prezentowanych w oknie wg wprowadzonych kryteriów. W oknie Wypożyczenia i udostępnienia akt mamy możliwość rejestracji wniosku, przeglądania danych zarejestrowanych wniosków, modyfikacji i usuwania wniosków w przygotowaniu oraz wykonania operacji wypożyczenia lub zwrotu teczek akt. Aby zarejestrować nowy wniosek, Użytkownik w roli Pracownik wybiera ikonę Wypożycz/udostępnij akta. Otworzy się okno, w którym rejestrowane są dane wniosku o wypożyczenie akt, dane pracowników wnioskującego o wypożyczenie oraz wydającego akta. W oknie należy również wskazać akta do wypożyczenia. 30

31 Pracownik uzupełnia informacje w sekcjach Dane wniosku, Wypożyczenie oraz Akta do wypożyczenia/udostępnienia, następnie akceptuje wniosek, który otrzymuje status w przygotowaniu i pojawi się na liście w oknie Wypożyczenia i udostępnienia akt oznaczony, jako. Uwaga! Osoba wnioskująca (Wnioskodawca) o wypożyczenie akt nie może być jednocześnie osobą wydającą dokumenty. Prawidłowy proces weryfikacji wymaga zaangażowania dwóch Użytkowników. Za pomocą ikony Wypożycz, znajdującej w panelu zakładki, otworzy się okno Potwierdzenie wypożyczenia akt, w którym Użytkownicy w roli Pracownika i Ewidencji potwierdzają fakt wypożyczenia teczek akt wprowadzając hasła Użytkownika. Uwaga! Użytkownik przekazujący akta do wypożyczenia Ewidencja, może potwierdzić fakt wypożyczenia akt bez obecności użytkownika odbierającego akta do wypożyczenia Pracownika, zaznaczając opcję Odłóż potwierdzanie przez odbierającego. Zaznaczenie opcji spowoduje wyszarzenie pól w sekcji uzupełnianej przez użytkownika odbierającego akta. Po akceptacji okna status teczki nie zostanie zmieniony, akta będą oczekiwały na weryfikację użytkownika odbierającego akta. Przy kolejnym wejściu na okno potwierdzenia zwrotu sekcja 31

32 uzupełniania przez użytkownika przekazującego akta zostanie zablokowana i zostanie wyświetlony komunikat: Użytkownik został już potwierdzony. Po akceptacji okna Potwierdzenie wypożyczenia akt zawierającego podpisy obu użytkowników status wniosku zmieni się na wypożyczono i zostanie oznaczony, jako. Status teczki wypożyczonej zmieni się z dostępna na wypożyczona i w oknie Teczki akt zostanie oznaczona, jako. W celu rejestracji faktu zwrotu wypożyczonych teczek akt należy w oknie Wypożyczenia i udostępnienia akt odnaleźć na liście odpowiedni wniosek o wypożyczenie. Następnie za pomocą ikony Zwróć, znajdującej się w panelu zakładki, otworzy się okno Potwierdzenie zwrotu akt, w którym Użytkownicy w roli Pracownika i Ewidencji potwierdzają fakt zwrotu teczek akt do miejsca przechowywania akt wprowadzając hasła Użytkownika. Sposób uzupełniania informacji w oknie Potwierdzenie zwrotu akt jest analogiczny, jak w przypadku okna Potwierdzenie wypożyczenia akt. Po akceptacji okna Potwierdzenie zwrotu akt zawierającego podpisy obu użytkowników status wniosku zmieni się na zwrócono i zostanie oznaczony, jako. Status teczki zwróconej zmieni się z wypożyczona na dostępna i w oknie Teczki akt zostanie oznaczona, jako. Rejestr miejsc przechowywania akt Miejscem przechowywania akt nazywamy wirtualny odpowiednik rzeczywistego miejsca, w którym znajdują się papierowe teczki akt. W aplikacji CRD Użytkownik w roli Archiwista ma możliwość tworzenia słownika miejsc dokumentów, z dokładnością do pomieszczenia, półki, regału wraz z możliwością edycji oraz usuwania istniejących miejsc przechowywania akt. Aby przejść do rejestru miejsc przechowywania akt, w głównym oknie aplikacji wybieramy ikonę akt.. Otworzy się okno Miejsce przechowywania akt, prezentujące listę miejsc przechowywania 32

33 Uwaga! Domyślnie w aplikacji utworzone jest jedno domyślne miejsce przechowywania akt - Punkt przyjęcia do archiwum, do którego przypisywane są teczki akt z dokumentami przesyłanymi automatycznie z systemu źródłowego Dane domyślnego miejsca przechowywania akt można dowolnie modyfikować, w tym nazwę tego miejsca, lecz nie może go usunąć z aplikacji CRD. Dla teczek przesłanych z systemu źródłowego, przypisanych do domyślnego miejsca - Punkt przyjęcia do archiwum istnieje możliwość zmiany miejsca przechowywania, korzystając z ikony. Szczegółowy opis działania operacji przekazania teczek akt znajduje się w rozdziale Grupowa zmiana miejsca przechowywania teczek akt. Użytkownik posiadający uprawnienia do obsługi roli Archiwista posiada dostęp do wszystkich operacji w oknie Miejsce przechowywania akt takich jak: przeglądanie, dodawanie, usuwanie oraz modyfikowanie. Uwaga! Wybierając ikonę, dostępną w panelu zakładek, Użytkownik może wyszukać miejsca przechowywania akt wg wprowadzonych kryteriów. Aby utworzyć nowe miejsce przechowywania akt wybieramy ikonę Dodaj. Otworzy się okno, w którym należy uzupełnić dane nowego miejsca przechowywania akt. 33

34 Uwaga! Aby określić numer (lub zakres numerów) pomieszczenia, regału lub półki, powiązanych z miejscem przechowywania akt, należy wybrać znajdującą się obok wymienionych pól ikonę. Wybór ikony spowoduje otwarcie odpowiedniego słownika numeru dla pomieszczenia, regału lub półki. W oknie słownika możemy dodawać oraz modyfikować istniejące wartości słownikowe (numery pomieszczenia, regału i półki), a także usuwać wartości słownikowe. Po uzupełnieniu wszystkich informacji dotyczących nowego miejsca przechowywania akt akceptujemy okno. Nowe miejsce przechowywania akt zostanie dodane na listę miejsc przechowywania akt. Aby wyświetlić listę teczek przechowywanych w danym miejscu przechowywania akt, należy zaznaczyć dane miejsce na liście i wybrać ikonę. Otworzy się okno Teczki akt przechowywane w miejscu nazwa miejsca, prezentujące listę teczek przechowywanych dla wybranego miejsca Uwaga! Okno Teczki akt przechowywane w miejscu nazwa miejsca, otwarte dla nowododanego miejsca przechowywania akt nie zawiera żadnych teczek, korzystając z ikony Dodaj nowe dane można dodać nową teczkę z tego poziomu. Do miejsca przechowywania akt można przenieść część teczek przechowywanych w innych miejscach, wykonując operację Przekazania lub rejestrując w oknie nowe teczki. 34

35 W oknie Użytkownik w roli Ewidencja może wykonywać te same operacje na teczkach, co w oknie Teczki akt, dostępnym z okna głównego aplikacji. Szczegółowy sposób wykonywania operacji na teczkach został opisany w rozdziale Czynności dla teczek akt. Grupowa zmiana miejsca przechowywania teczek akt Użytkownik posiadający uprawnienia do obsługi roli Archiwista ma możliwość zmiany miejsca przechowywania jednocześnie wielu teczek akt, czyli przeniesienia jednej lub więcej teczek akt do innego miejsca przechowywania. W tym celu w głównym oknie należy wybrać ikonę. Otworzy się okno Parametry grupowej zmiany miejsca przechowywania, w którym w polu Nowe miejsce przechowywania wskazujemy nazwę nowego miejsca przechowywania, w którym w polu Selekcja teczek wskazujemy teczki, które chcemy przenieść do wskazanego miejsca przechowywania. W polu Selekcja teczek należy wskazać teczki, które chcemy przenieść w inne miejsce przechowywania akt. Po wskazaniu odpowiednich teczek klientów w oknie "Parametry grupowej zmiany miejsca przechowywania" pole Selekcja teczki uzupełni się wartością wskazującą na ilość teczek wybranych do przeniesienia. Po akceptacji wprowadzonych parametrów zmiany miejsca przechowywania rozpocznie się proces przenoszenia wskazanych teczek klientów wybranego miejsca przechowywania. Po zakończeniu tego procesu zostanie wyświetlony raport z informacją o przebiegu przenoszenia. Obsługa skanowania W aplikacji CRD istnieje możliwość skanowania dokumentów papierowych, zapisywania ich treści do pliku np. PDF i dołączania takich plików jako załączniki do dokumentów występujących w ramach teczki klienta. Aby w aplikacji CRD móc skorzystać z funkcjonalności skanowania konieczne jest: - zainstalowanie na stacji roboczej oprogramowania Java Runtime environment (JRE) 8 update 65 w wersji 32- bitowej; - zainstalowanie aplikacji CRD na stacji roboczej z obsługą skanowania - rodzaj instalacji Stacja robocza (Klient z obsługą skanowania ); - skonfigurowanie ustawień skanera. Szczegółowe wymagania dla sprzętu skanującego znajdują się w oddzielnym dokumencie Wymagania sprzętowo - systemowe dla CRD. 35

36 Ustawienia skanera W celu skonfigurowania ustawień parametrów skanera, należy wybrać w głównym oknie menu Cyfrowe Repozytorium Dokumentów>Kontrola>Ustawienia skanera. Otworzy się okno "Ustawienia skanera", w którym wprowadzamy informacje dotyczące skanera oraz definiujemy opcje skanowania. Aby dodać skaner, z którym będzie się łączyć aplikacja CRD, należy wybrać przycisk Dodaj. Uaktywni się dolna część okna, w której: W polu Nazwa wprowadzamy dowolną nazwę skanera służącą Użytkownikowi do skojarzenia ustawień z konkretnym skanerem (np. skaner w pokoju 103 ). Opcja Aktywne jest domyślnie zaznaczona (oznacza to, że skaner jest dostępny), odznaczenie opcji Aktywne oznacza, że skaner jest niedostępny np. skaner uległ awarii. Zaznaczenie opcji Zablokowane oznacza, że nie można zmieniać opcji skanowania np. rozdzielczości w oknie "Opcje skanowania" w sekcji Opcje skanowania. W polu Skaner wybieramy z listy model skanera, który chcemy skonfigurować (na liście znajdują się wszystkie modele skanerów, które są zainstalowane na danym komputerze). Przy polu Skaner domyślnie zaznaczone są opcje skanowania: Podajnik i Dwustronnie określają one, jaki typ skanowania jest możliwy z dostępnego urządzenia. 36

37 W polu Użytkownik wybieramy użytkownika za pomocą przycisku. Wskazanie Użytkownika oznacza, że tylko on ma dostęp do wskazanych ustawień danego skanera, w związku z tym tylko wskazany Użytkownik może skanować dokumenty z poziomu CRD i dodawać zeskanowane dokumenty jako załączniki. W sekcji Opcje skanowania uzupełniamy pola: Kolory - wybieramy kolor skanowania (czarno-biały, skala szarości, kolorowy) zgodny z możliwościami podłączonego skanera. Rozdzielczość - wybieramy rozdzielczość skanowania. Poziom kompresji - wybieramy poziom kompresji odpowiedni do możliwości skanera. Rozmiar papieru - wybieramy rozmiar papieru/strony. Format pliku - wybieramy format zapisu, w jakim będzie zapisywany dokument po zeskanowaniu. Zaznaczenie opcji Sterownik producenta spowoduje uruchomienie (przez sterowniki skanera) okna przypisanego danemu skanerowi, zamiast standardowego okna skanowania w aplikacji CRD. Zaznaczenie opcji Pomiń puste strony spowoduje, że zostaną usunięte puste strony w dokumencie z wyników skanowania. Po zakończeniu wprowadzania wszystkich ustawień skanera, należy wybrać przycisk Zapisz. Uwaga! Jeżeli Użytkownik wprowadził nieodpowiednią wartość parametru konfiguracji skanera, to wówczas podczas zapisywania ustawień skanera pojawi się komunikat informujący o tym, że dany skaner nie obsługuje wprowadzonej wartości. Jeżeli Użytkownik pomimo komunikatu zapisze wprowadzone ustawienia, to podczas procesu skanowania wyświetli się komunikat informujący o błędzie skanowania oraz o konieczności zmiany wprowadzonych ustawień. Dodany skaner możemy usunąć, wybierając przycisk Usuń lub zmodyfikować jego ustawienia wybierając przycisk Modyfikuj. Skanowanie i dodawanie zeskanowanych dokumentów jako załączników Aby z poziomu aplikacji CRD zeskanować dokument i dołączyć zeskanowany dokument jako załącznik do wybranego dokumentu znajdującego się w teczce klienta, należy w danych dokumentu, do którego chcemy dodać załącznik będący zeskanowanym dokumentem, w sekcji Załączniki wybrać przycisk Skanuj. Otworzy się okno "Skanowanie", w którym możemy skanować oraz dodawać zeskanowane dokumenty, jako załączniki do dokumentu. 37

38 Jeżeli do systemu jest podłączony więcej niż jeden skaner, to wówczas w górnej części okna w polu zawierającym nazwę skanera, możemy wybrać to urządzenie skanujące, z którym chcemy pracować. Aby zeskanować dokument należy umieścić papierowy dokument na szybie skanera a następnie wybrać przycisk. Wybór przycisku spowoduje, że otworzy się okno "Opcje skanowania", w którym Użytkownik może wskazać skaner, za pomocą którego będzie skanowany dokument, dostosować opcje skanowania oraz bezpośrednio z tego okna zeskanować dokument (wybierając przycisk Skanuj) znajdujący się w urządzeniu skanującym. Aby zeskanować dokument, należy wybrać przycisk Skanuj, wówczas zeskanowany dokument pojawi się w oknie "Skanowanie" w sekcji Obszar roboczy skanera. W Sekcji Obszar roboczy skanera prezentowane są miniaturki zeskanowanych dokumentów. 38

39 Aby dodać zeskanowany dokument do dokumentu teczki klienta jako załącznik, należy przenieść zeskanowane dokumenty z obszaru roboczego do sekcji Załączniki. W tym celu należy zaznaczyć miniaturki zeskanowanych dokumentów i wybrać ikonę (Przenieś zaznaczone skany). Jeżeli np. dodamy do załączników nieodpowiednią miniaturkę zeskanowanego dokumentu, to wówczas możemy za pomocą ikony przenieść ją z powrotem do obszaru roboczego skanera. Ikony widoczne po prawej stronie okna w sekcjach Obszar roboczy skaner oraz Załączniki służą do obsługi miniaturek dokumentów zeskanowanych i załączników, dzięki nim Użytkownik ma możliwość: Usunięcia zaznaczonych miniaturek ikona (Usuń zaznaczone skany). Zaznaczenia wszystkich miniaturek zeskanowanych dokumentów ikona (Zaznacz wszystkie). Uwaga! Jeżeli w obszarze roboczym zaznaczymy np. 4 miniaturki zeskanowanych dokumentów (dotyczy tylko formatu.pdf) i przeniesiemy je do sekcji Załączniki, to wówczas te wybrane skany dodadzą się w jednym załączniku, a miniaturka zostanie oznaczona liczbą 4: Odznaczenia wcześniej zaznaczonych miniaturek zeskanowanych dokumentów ikona (Odznacz wszystkie). 39