enova 6.0 Spis treści

Transkrypt

1 enova 6.0 Instrukcja Spis treści Kadry i Płace... 2 I. Korekta wynagrodzenia i zasiłku chorobowego... 2 II. Storno płacowe przykłady wykorzystania Księgowość I. Definicja analityki konta księgowego II. Rozszerzone definicje dokumentów ewidencji

2 Kadry i Płace I. Korekta wynagrodzenia i zasiłku chorobowego W związku z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z dnia 24 czerwca 2008 r. sydn. akt SK 16/06 (Dz.U. Nr 119, poz. 771) w sprawie naliczenia podstaw do chorobowego powstał nowy mechanizm do naliczania korekt zwolnień chorobowych oraz odsetek od kwot zaległych. Na liście pracowników w czynnościach dołożono funkcję nalicz korekty chorobowego. Dzięki tej funkcji możemy przeliczyć chorobowe za dowolnie zaznaczony okres. Dodatkowo przy pomocy nowych elementów wynagrodzenia "Odsetki" można naliczyć odsetki ustawowe za zaległe wynagrodzenie. PRZYKŁADY WYKORZYSTANIA KOREKTY CHOROBOWEGO I. Korekta źle naliczonej podstawy chorobowego Przykład 1. Pracownik Bednarek Damian ma umowę o pracę na kwotę 2000 zł zawartą od r. do r., standardowo opodatkowaną i z kodem ubezpieczenia W okresie od r. do r. pracownik ma jednorazową premię w kwocie 300 zł. Naliczamy pracownikowi wypłatę na koniec miesiąca za wrzesień i październik 2007 r. W okresie od 12 do 15 listopada 2007 r. pracownik przebywa na zwolnieniu chorobowym. W naliczonej wypłacie za miesiąc listopad 2007 r. do podstawy chorobowego nie weszła premia, ponieważ w momencie naliczania wypłaty w konfiguracji programu (Narzędzia Opcje Kadry i płace Płace Zasiłki ogólne) parametr Do podstawy nie wliczaj dodatków, których wypłata została zakończona był ustawiony na TAK co w tamtym okresie było zgodne z interpretacją ZUS-u, natomiast po wyroku Trybunału Konstytucyjnego parametr standardowo został ustawiony na NIE. Naliczamy pracownikowi wypłatę za grudzień 2007 i styczeń W okresie od lutego 2008 r. pracownik przebywa na zwolnieniu chorobowym. W naliczonej wypłacie za miesiąc luty 2008 r. podstawa chorobowego została odczytana z poprzedniej nieobecności. W okresie od marca do sierpnia 2008 r. pracownik nie miał nieobecności, więc naliczało mu się wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 2000 zł. Rozwiązanie: Po wyroku Trybunału Konstytucyjnego premia powinna wejść do podstawy chorobowego naliczonej w listopadzie 2007 r. i styczniu 2008 r. Aby skorygować te podstawy należy: 1. Naliczyć korektę wynagrodzeń chorobowych. Z pozycji Kadry i płace Kadry Pracownicy należy podświetlić pracownika Bednarek Damian następnie wejść w Czynności i wybrać Nalicz korektę chorobowego. Pojawi się okno jak poniżej: 2

3 Datę listy płac oraz datę wypłaty wpisujemy aktualny miesiąc, natomiast w polu Okres wpisujemy okres od pierwszej przeliczanej nieobecności (czyli ) do końca aktualnego miesiąca (czyli ). Po naciśnięciu OK pojawia się okno Wypłaty etatowej, gdzie na zakładce elementy mamy jak poniżej: 2. Naliczyć odsetki ustawowe. Dodajemy pracownikowi w Etat Dodatki Definicja elementu Odsetki wynagr. chorobowe na okres (pierwsza nieobecność przeliczana) do (miesiąc, w którym naliczane są odsetki). Naliczamy dla tego pracownika na definicji listy płac LPI wypłatę z datą aktualnego miesiąca, jak poniżej: 3

4 Po naciśnięciu OK pojawia się okno Wypłaty etatowej, gdzie na zakładce elementy mamy jak poniżej: UWAGA! Do naliczenia odsetek służą poniższe Definicje elementów: Odsetki świad. rehabilitacyjne, Odsetki świad. rehabilitacyjne wypadek, Odsetki wynagr. chorobowe, Odsetki wynagr. chorobowe wypadek, Odsetki zas. chorobowy, Odsetki zas. chorobowy wypadek przy pracy, Odsetki zas. macierzyński, Odsetki zas. opiekuńczy. W zależności od kodu RSA nieobecności dodajemy odpowiednią Definicję nieobecności. W skrajnych przypadku dodamy wszystkie Naliczyć deklarację DRA Naliczamy deklarację za miesiąc wrzesień W załącznikach mamy RCA i RSA. 4

5 RCA RCA zawiera dane z aktualnej wypłaty za miesiąc wrzesień RSA Należy wypełnić imienny raport miesięczny ZUS RSA - oddzielnie dla każdego rodzaju świadczenia. Raport zawiera właściwy kod tytułu ubezpieczenia (np.0110 XX lub 3000 XX w sytuacji wypłaty wyrównania ubezpieczonemu, który w dniu wypłaty wyrównania nie podlega ubezpieczeniom u danego płatnika składek). W polu poniżej pojawia się odpowiedni kod świadczenia / przerwy, w zależności od rodzaju świadczenia, którego dotyczy wyrównanie. W polu Okres od i Okres do wykazujemy ostatni okres, za który przysługuje wyrównanie danego świadczenia. W Polu Liczba dni zasiłkowych / liczba wypłat wykazujemy liczbę dni zgodnie z ostatnim okresem, za który przysługuje wyrównanie danego świadczenia. W polu Kwota wykazujemy łączną kwotę wyrównania danego świadczenia za cały okres, którego dotyczy wypłata. UWAGA! Dostępne kody RSA (świadczenia / przerwy) wykorzystywane przy korekcie chorobowego: 315 wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego, wyrównanie zasiłku opiekuńczego z ubezpieczenia chorobowego, wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego, wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego, wyrównanie świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia chorobowego, wyrównanie świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia wypadkowego, 5

6 335 wyrównanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy, 337 wyrównanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową. Przy wypłacie odsetek z tytułu wyrównania danego świadczenia należy wypełnić kolejną pozycję raportu ZUS RSA - oddzielnie dla każdego rodzaju świadczenia. Raport zawiera właściwy kod tytułu ubezpieczenia 5000 XX. W polu poniżej pojawia się odpowiedni kod świadczenia / przerwy (identyczny z kodem wykazanym przy wypłacie wyrównania). W polu Okres od i Okres do wykazujemy ten sam okres, który został wykazany przy wypłacie wyrównania danego świadczenia. W Polu Liczba dni zasiłkowych / liczba wypłat wykazujemy liczbę dni zgodnie z ostatnim okresem, za który przysługuje wyrównanie danego świadczenia. W polu Kwota wykazujemy łączną kwotę odsetek, przysługującą z tytułu wyrównania danego świadczenia (suma wg kodu RSA). W naszym przypadku RSA zawiera: Wyrównanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, Odsetki przysługujące z tytułu wyrównania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, 6

7 Przykład 2. Pracownik Głąb Andrzej ma umowę o pracę na kwotę 3000 zł zawartą od r. na czas nieokreślony, standardowo opodatkowaną i z kodem ubezpieczenia (ma prawo do emerytury). W okresie od r. do r. pracownik ma jednorazową premię w kwocie 500 zł. Naliczamy pracownikowi wypłatę na koniec miesiąca za styczeń i luty 2008 r. W okresie od 10 do 19 marca 2008 r. pracownik przebywa na zwolnieniu chorobowym. W naliczonej wypłacie za miesiąc marzec 2008 r. do podstawy chorobowego nie weszła premia, ponieważ w momencie naliczania wypłaty w konfiguracji programu (Narzędzia Opcje Kadry i płace Płace Zasiłki ogólne) parametr Do podstawy nie wliczaj dodatków, których wypłata została zakończona był ustawiony na TAK co w tamtym okresie było zgodne z interpretacją ZUS-u, natomiast po wyroku Trybunału Konstytucyjnego parametr standardowo został ustawiony na NIE. Naliczamy pracownikowi wypłatę za kwiecień i maj W okresie od czerwca 2008 r. pracownik przebywa na zwolnieniu chorobowym z przyczyną: Wypadek przy pracy lub choroba zawodowa (100%). W naliczonej wypłacie za miesiąc czerwiec 2008 r. podstawa chorobowego została odczytana z poprzedniej nieobecności. W okresie od lipca do sierpnia 2008 r. pracownik nie miał nieobecności, więc naliczało mu się wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 3000 zł. Rozwiązanie: Po wyroku Trybunału Konstytucyjnego premia powinna wejść do podstawy chorobowego naliczonej w marcu 2008 r. i czerwcu 2008 r. Aby skorygować te podstawy należy: 1. Naliczyć korektę wynagrodzeń chorobowych. Z pozycji Kadry i płace Kadry Pracownicy należy podświetlić pracownika Bednarek Damian następnie wejść w Czynności i wybrać Nalicz korektę chorobowego. Pojawi się okno jak poniżej: 7

8 Datę listy płac oraz datę wypłaty wpisujemy aktualny miesiąc, natomiast w polu Okres wpisujemy okres od pierwszej przeliczanej nieobecności (czyli ) do końca aktualnego miesiąca (czyli ). Po naciśnięciu OK pojawia się okno Wypłaty etatowej, gdzie na zakładce elementy mamy jak poniżej: 2. Naliczyć odsetki ustawowe. Dodajemy pracownikowi w Etat Dodatki Definicja elementu Odsetki wynagr. chorobowe oraz Odsetki zas. chorobowy wypadek przy pracy na okres (pierwsza nieobecność przeliczana) do (miesiąc, w którym naliczane są odsetki). Naliczamy dla tego pracownika na definicji listy płac LPI wypłatę z datą aktualnego miesiąca, jak poniżej: 8

9 Po naciśnięciu OK pojawia się okno Wypłaty etatowej, gdzie na zakładce elementy mamy jak poniżej: 3. Naliczyć deklarację DRA Naliczamy deklarację za miesiąc wrzesień 2008 r. W załącznikach mamy RCA i RSA. RCA RCA zawiera dane z aktualnej wypłaty za miesiąc wrzesień 2008 r. 9

10 RSA Należy wypełnić imienny raport miesięczny ZUS RSA - oddzielnie dla każdego rodzaju świadczenia. W naszym przypadku RSA zawiera: Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego, Wyrównanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, 10

11 Odsetki przysługujące z tytułu wyrównania zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego, Odsetki przysługujące z tytułu wyrównania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy. 11

12 12

13 II. Storno płacowe przykłady wykorzystania PRZYKŁADY WYKORZYSTANIA STORNA PŁACOWEGO I. Korekta źle zaznaczonych i naliczonych ubezpieczeń Przykład: Zleceniobiorca Andrzejewski Jan ma umowę zlecenie na kwotę 2000 zł zawartą od do , standardowo opodatkowaną i z kodem ubezpieczenia 0411 (ze składką emerytalną, rentową,wypadkową, zdrowotną). Po naliczeniu wypłaty, zaksięgowaniu i puszczeniu przelewów okazało się w październiku, że ta wypłata ma źle naliczone składki ponieważ powinna być tylko ze składką zdrowotną. Aby skorygować tą wypłatę należy: 1. Na umowie zleceniu Pracownik Umowy na zakładce ubezpieczenia odznaczyć ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, wypadkowe. Składki zdrowotnej nie zmieniamy. 2. Kolejny krok wejść do wypłaty tej umowy na zakładkę elementy i w czynnościach zaznaczyć: Oznacz elementy wypłaty do przeliczenia. 13

14 3. Następnie naliczamy wypłatę z parametrami jak poniżej: 4. Powinna wygenerować się wypłata z dwoma elementami wynagrodzenia jak poniżej. Jeden element PIT-8B.Umowa zlecenie (20%(storno)) - element z całą kwotą wcześniej naliczonej wypłaty na minus oraz drugi element z całą kwotą nowo naliczonej wypłaty z poprawnymi składkami. Do wypłaty jest różnica między wcześniej wypłaconą kwotą, a kwotą teraz wyliczoną. 14

15 5. Naliczamy korektę deklaracji DRA za miesiąc wrzesień II. Korekta tytułu ubezpieczenia na wypłacie etatowej PRZYKŁAD: Pracownik Andrzejewski Mariusz zatrudniony jest od na 1/1 etatu, na czas nieokreślony. Po naliczeniu wypłaty za miesiąc styczeń (wypłaceniu jej na koniec miesiąca) dowiadujemy się, że pracownik ma prawo do emerytury i lekki stopień niepełnosprawności od pierwszego dnia zatrudnienia tj , a co za tym idzie na wypłacie powinien mieć kod ubezpieczenia: Uzupełniam na pracowniku zakładkę Dane Ubezpieczeniowe wprowadzając informację o prawie do emerytury i stopieniu lekkim niepełnosprawności i okresie. 15

16 2. Podobnie jak w pierwszym przypadku wchodzę do naliczonej wypłaty na zakładkę elemnty i w menu Czynności zaznaczam: Oznacz elementy wypłaty do przeliczenia. 3. Następnie naliczam wypłatę z parametrami jak poniżej: 4. W naliczonej wypłacie na zakładce Elementy mamy dwa elementy: Wynagrodzenie zasadnicze mies. (storno) z wycofaną z minusem wypłatą oraz drugi element Wynagrodzenie zasadnicze mies. Z kwotą dodatnią i prawidłowym kodem ubezpieczenia. 16

17 5. Naliczamy deklarację korygującą za miesiąc styczeń

18 18

19 Księgowość I. Definicja analityki konta księgowego Definicja analityki Program od wersji 6.0 daje możliwość definiowania analityki dla kont księgowych. Aby zdefiniować analitykę dla konta syntetycznego należy otworzyć konto, przejść na zakładkę Definicja analityki i wybrać Nowy (Definicja analityki) Rys. 1 Definicja analityki Pola: LP: oznacza poziomy analityki Słownik: wybór dostępnego słownika Typ: Księgowy X9?* - daje użytkownikowi najwięcej możliwości. X-litera 9-liczba?-dowolny znak *-dowolna liczba dowolnych znaków Podobny*? wybierając ten typ można użyć stałego elementu, który zawsze będzie tworzony na tym poziomie analityki (np.?404?, na analityce będzie zawsze miała w środku 404) Wyrażenie regularne - daje możliwość użycia algorytmu. Podobny SQL %_ -funkcja działa na poziomie zapytań SQL. %-dowolna liczba dowolnych znaków _-jeden dowolny znak Wzór segmentu: W tym miejscu definiujemy jak będzie wyglądał poziom analityki, (np.xx9*, czyli dwie litery cyfra i dowolny ciąg znaków, długość możemy zastrzec w polu Długość segmentu) Długość segmentu liczba znaków dla analityki Składnia nazwy 19

20 {0} nazwa konta syntetycznego, {1} nazwa konta poziomu 1 {2} nazwa konta poziomu 2 {NS} nazwa słownika Definiowanie słowników na podstawie cechy - mechanizm ten pozwala tworzyć analityki dla kont na podstawie cech. Etapy tworzenia analityki słownikowej dla kont księgowych na podstawie cechy: 1. Na początku należy w Narzędzia/Opcje/Księgowość/ Definicje Słowników Kont stworzyć nowy słownik, w tym celu należy wybrać Nowy (Definicja słownika). Następnie należy uzupełnić pole nazwę dla słownika oraz dodać elementy przez Nowy (Element słownika). 2. Kolejny etap to stworzenie cechy, która będzie wykorzystana do budowania analityki konta np. cecha dla Dokumentów ewidencji. W tym celu należy wejść do Narzędzia /Opcje /Ewidencja Dokumentów/ Cechy/Dokumenty i wybrać Nowy (Definicja cechy). Jeśli jest to cecha dla dokumentów ewidencji należy ją podpiąć w konfiguracji do właściwej definicji dokumentu. Na cesze należy uzupełnić pole: Nazwa: Słownik 20

21 Typ wartości wprowadzanej cechy: Referencyjna, Tabela danych referencyjnych: ElemSlownikow Po uzupełnieniu danych należy wybrać Generuj kod ograniczający listę, wskazać definicje słownika, i na końcu zapisać zmiany. 3. Jeśli zdefiniowany jest już słownik i cecha należy przejść do planu kont, i na koncie księgowym na zakładce Definicja analityki dodać element analityki poprzez wybór Nowy (Definicja analityki) 21

22 W polu słownik należy wskazać wcześniej zdefiniowany słownik który będzie tworzyć analitykę dla konta 4. Użycie elementów słownika do budowy konta odbywa się za pośrednictwem cechy. Należy dostosować odpowiednio pozycje schematu księgowego poprzez dodanie konta i cechy. 22

23 23

24 II. Rozszerzone definicje dokumentów ewidencji Rozszerzone definicje dla dokumentów ewidencji Aby rozszerzyć definicje dla dokumentu należy wejść do Narzędzia / Opcje / Ewidencja dokumentów / Definicje dokumentów. Zakładka Rozszerzenie Definicji dla dokumentu pozwala na indywidualne zdefiniowanie definicji dla Dokumentów Ewidencji. Rys. 2 Definicja dokumentu / Rozszerzenie definicji Rozszerzenie definicji aktywne - zaznaczenie parametru na Tak daje możliwość rozszerzenia konkretnej definicji. Ukrywanie dodatkowych pól ewidencji dokumentów - na formularzu dokumentów na pierwszej zakładce występują pola, które nie zawsze są wykorzystywane przez użytkowników. Dla przejrzystości zakładki ogólne dokumentu, istnieje możliwość wyłączenia dodatkowych pól dla wybranych definicji dokumentów. Aktywność kontroli kręgu - istnieje możliwość włączenia kontroli kręgu dla konkretnej definicji po wcześniejszym zdefiniowaniu kręgu w Narzędziach / Opcje / Księgowość / Definicje kręgów. Domyślne daty księgowania - w przypadku predekretowania dokumentów istnieje możliwość wyboru daty z jaką będzie tworzony dekret księgowy dla danej definicji, może on być tworzony wg daty wpływu lub wg daty dokumentu. Dodatkowe kontrolki (1-3) - dają możliwość umieszczenia na zakładce ogólne dokumentu dodatkowego segmentu : Ewidencja VAT, Płatności, Opis analityczny, Dekrety. 24

25 Rys. 3 Dodatkowe kontrolki Opcja ta daje możliwość wprowadzania danych na zakładce ogólne, bez konieczności przechodzenia na kolejne zakładki dokumentu. Rys. 4 Dokument zakupu / Ewidencja dokumentów 25

26 Zapłać za dokument ewidencji, zaznaczenie parametru na Tak sprawi, że podczas zapisywania i zamykania dokumentu będzie podpowiadała się formatka z parametrami dla wpłaty/wypłaty za dany dokument. Po uzupełnieniu danych na formatce wygeneruje się wpłata/wypłata dla raportu kasowego lub bankowego. Predekretuj dokument ewidencji, jeśli zaznaczymy na Tak przy Zapisywaniu i zamykaniu dokumentu będzie się tworzył automatycznie dekret dla dokumentu. Wydrukuj dokument ewidencji, zaznaczenie parametru na Tak spowoduje, że podczas zatwierdzenia i zapisywania dokumentu będzie podpowiadał się dla niego wydruk. Generuj FWUE VAT, zaznaczenie parametru sprawi, że po zatwierdzeniu i zapisaniu dokumentu zostanie automatycznie wygenerowana Faktura wewnętrzna nabycia UE VAT należny. Dodatkowo dla Definicji można ustawić domyślne parametry dla Ewidencji VAT Rys. 5 Definicja dokumentu/ Rozszerzenie definicji Podlega VAT informacja czy dana definicja dokumentu podlega VAT. Definicja POV Domyślna definicje powstania obowiązku podatkowego VAT dla danej definicji Rys. 6 VAT/ Definicje POV 26

27 Automatyczne płatności zaznaczenie parametru na Tak spowoduje automatyczne przeliczenie i utworzenie płatności na podstawie danych z zakładki VAT. Rozliczaj od płatności (walutowe) Kwoty dla elementu VAT oraz elementu opisu analitycznego obliczane są automatycznie według kwoty i kursu płatności w walucie obcej. Definicja stawki VAT istnieje możliwość ustawienia stawki VAT, która będzie się domyślnie podpowiadać dla danej definicji dokumentu. Domyślne odliczenia VAT, można przypisać dla danej definicji domyślne odliczenia: Tak - zakup opodatkowany związany wyłącznie z działalnością opodatkowaną. Nie - zakupy, od których nie ma prawa do odliczenia podatku VAT. Warunkowo zakupy opodatkowane związane zarówno z działalnością opodatkowaną jak i zwolnioną. 27